Ldb CultureLab 2.0 Cavaliere 01

IL PROJECT MANAGEMENTIL PROJECT MANAGEMENT DEGLI EVENTI CULTURALI

Vi C liVincenzo Cavaliere

Materiali didattici

LECCE5-6 dicembre 20145-6 dicembre 2014

Abstract pianificazione e budget

Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli

IL PROJECT MANAGEMENTASPETTI GENERALI

IL PROJECT MANAGEMENTPUO’ ESSERE DEFINITO COMEPUO’ ESSERE DEFINITO COME:

gestione sistemica di un’attività complessa ed unica, con un inizio e una fine predeterminate, che viene svolta con risorse organizzate,

di t ti di i ifi i t llmediante un processo continuo di pianificazione e controllo, per raggiungere degli obiettivi predefiniti, rispettando vincoli interdipendenti di costo, tempo e qualità


ASPETTI GENERALI

I PARAMETRI GUIDA

TEMPO COSTO QUALITA’

TERMINI BUDGET SPECIFICHETERMINI BUDGET SPECIFICHE


LA QUALITA’ DEL PROGETTOASPETTI GENERALI

LA QUALITA’ DEL PROGETTO

Qualità artistica Qualità organizzativa

(

Qualità della comunicazione

(processo e competenze)

Qualità del progettoQualità culturale


ASPETTI GENERALI

LE FASI DEL PROJECT MANAGEMENT CULTURALE

FASE 1 - IDEAZIONE

FASE 2 – ATTIVAZIONE

FASE 3 - PIANIFICAZIONE

FASE 4 - ATTUAZIONE

FASE 5 - COMPLETAMENTO

FASE 6 - VALUTAZIONE


ATTIVAZIONE

La fase dell’attivazione nei progetti culturali riguarda 4La fase dell attivazione nei progetti culturali riguarda 4 aspetti fondamentali:

1. Definire la fattibilità del progetto2. Fare l’analisi delle forze in campo3 D li l li id di ti t t i d tti d3. Delineare le linee guida di tipo strategico, produttivo ed

organizzativo4. Attivare i primi comportamenti operativi e strategici basilari p p p g

che rendono possibile il progetto così come è stato ideato


ATTIVAZIONE

La fase dell’attivazione nei progetti culturali deveLa fase dell attivazione nei progetti culturali deve consentire di ipotizzare:

COSTI, TEMPI E DURATA DEL PROGETTO (ordini di grandezza approssimativa)

RISORSE PRINCIPALI e FONDAMENTALIRISORSE PRINCIPALI e FONDAMENTALI ELEMENTI CHE CARATTERIZZANO LA QUALITA’ STRUTTURA DEL PROGETTO (PBS) PRIORITA’ SITUAZIONI A RISCHIO (Crash) e SOLUZIONI ALTERNATIVE


ATTIVAZIONE

Dalla fase dell’attivazione derivano tre differenti output:

1. Il progetto viene avviato di fatto come è stato definito nella fase ideativafase ideativa

2. Il progetto viene modificato in alcune sue parti e/o riposizionato in termini di struttura, obiettivi, caratteristiche, ecc…

3. Il progetto non è realizzabile perché vengono meno requisiti e condizioni importanti pertanto viene annullatocondizioni importanti pertanto viene annullato


ATTIVAZIONE

1 – La fattibilità del progetto

FATTIBILITA’ ORGANIZZATIVA

Mezzi, Risorse Umane, E i Skill A

Possediamo al nostroORGANIZZATIVA Expertise, Skills, Attrezzature,

Spazi e Location, ecc..FATTIBILITA’ Possibilità di allestimenti

Possediamo al nostro interno o possiamo acquisire dall’esterno?

FATTIBILITA TECNICO - LOGISTICA

Possibilità di allestimenti, Requisiti di sicurezza, Aspetti logistici, Requisiti Tecnici per l’uso di particolari

Ci sono queste condizioni?

l uso di particolari apparecchiature, ecc…

FATTIBILITA’ Struttura ed entità dei costi, Di i diECONOMICO

FINANZIARIAforme e fonti di ricavo, paternariati, fund raising e sponsorship, liquidità, ecc

Disponiamo di queste risorse o sappiamo dove e come reperirle?

p p, q ,FATTIBILITA’ DIMARKETING

Destinatari effettivi, pubblico, relazioni, modalità di

i i i

Ci sono queste condizioni?

comunicazione e promozione, eccFonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli

ATTIVAZIONE

3 – Le linee guida di tipo strategico – organizzativo

Il soggetto attuatore del progetto (se diverso dal committente) o comunque il gg p g ( ) qsoggetto delegato alla produzione esecutiva

Le forme di alleanza e paternariato possibili e l’architettura degli accordi Il networking collegato al progettoIl networking collegato al progetto La definizione delle attività critiche e chiave del progetto Le strategie artistiche, produttive, organizzative, economico finanziarie, di

k ti i i t i l i ti h d ttmarketing e comunicazione, tecnico – logistiche da attuare I requisiti basic del team di lavoro La comunicazione esterna ed interna

In particolare a seguito delle Swot Analysis e dell’analisi delle forze in campocampo

La risoluzione delle debolezze, dei vincoli e degli ostacoli rilevantiL l i i d i ti di f d ll t ità d i t i La valorizzazione dei punti di forza, delle opportunità e dei vantaggi


ATTIVAZIONE

4 – Attivare i primi comportamenti operativi e strategici basilari del progetto

In questa sede tramite contatti, incontri, desk research, sondaggi esplorativi, acquisizione di informazioni, sopralluoghi, si verifica SUL CAMPO:SUL CAMPO:

Disponibilità e requisiti di spazi e luoghi (location) Disponibilità delle risorse artistiche Disponibilità delle risorse artistiche Disponibilità di costi presunti Consistenza dei costi presunti Accesso a forme e fonti di finanziamento/introito Interesse dell’audience e dei mass media Altro Altro

E ci si attiva con pre impegni, richieste formali, accordi di p p g , ,massima


LA PIANIFICAZIONEPIANIFICAZIONE

LA PIANIFICAZIONEUNA ARCHITETTURA DI VARI DOCUMENTI CORRELATI

Brief iniziale, progetto artistico / scientifico (dossier presentazione)Piano di produzione generale e palinsesto delle attività

Piano di produzione tecnica degli allestimenti on site design e setupPiano di produzione tecnica, degli allestimenti, on site design e setupPiano delle prove (progetti di spettacolo)

Piano delle burocracies (permessi, autorizzazioni)Piano della logistica (viaggi trasporti listing room)Piano della logistica (viaggi, trasporti, listing – room)

Piano della comunicazione e della promozionePiano di sponsorship e fund raising

Matri responsabilit (alloca ione compiti e responsabilità)Matrix responsability (allocazione compiti e responsabilità)Budget e piano di tesoreria

Checklist di controlloPiano dei rischi

Piano della contingenza (if)Schema della valutazione (in itinere, ex post)


L’IMPORTANZA DELLA PIANIFICAZIONEPIANIFICAZIONE

L IMPORTANZA DELLA PIANIFICAZIONE

Permette l’Analisi delle condizioni restrittive e dei vincoli (tecnologici, di fornitura, artistici, organizzativi, legati alle risorse umane, strutturali, climatici, ecc…)

Aiuta a prendere decisioni, identifica i problemi e consente di Aiuta a prendere decisioni, identifica i problemi e consente di valutare le alternative

Permette di razionalizzare le azioni ed il controllo delle contraddizioni e delle impossibilità non rilevabili in sede dicontraddizioni e delle impossibilità non rilevabili in sede di ideazione ed attivazione

Consente di calcolare rischi, opportunità e soluzioni, identificare intasamenti scarti di tempo a disposizione scorciatoieintasamenti, scarti di tempo a disposizione, scorciatoie

Aiuta a pensare in termini di fatti e sviluppa una approfondita conoscenza della realizzazione

S il l ti ità Sviluppa la creatività Abitua a lasciare il meno possibile al caso ed a stare all’erta Aiuta a gestire gli accadimenti anziché subirlig g


LA PIANIFICAZIONEPIANIFICAZIONE

RUN TROUGHT

RACCOLTA DELLE INFORMAZIONISTRUTTURARE IL DOSSIER GENERALE/ARCHIVIO DI PROGETTO

PROGRAMMAZIONE DELL’EVENTODEFINIRE IL LUOGO/SPAZIO/CONTENITOREDEFINIRE LA/E DATA/E ED IL PERIODODEFINIRE L’EVENTUALE AMBITO IN CUI SI INSERISCEDEFINIRE LE SINERGIE E GLI INTERLOCUTORI PRINCIPALI

ovvero: dove, quando, in che ambito, con chi


PIANIFICAZIONE

PIANO OPERATIVO1 DEFINIRE L’ELENCO DELLE AZIONI/ATTIVITA’ OPERATIVE1. DEFINIRE L’ELENCO DELLE AZIONI/ATTIVITA’ OPERATIVE2. DEFINIRE I TEMPI E LA SCHEDULAZIONE DELLE ATTIVITA’3 DEFINIRE LE RISORSE UMANE E TECNICHE NECESSARIE3. DEFINIRE LE RISORSE UMANE E TECNICHE NECESSARIE

ovvero: ciò che si deve fare, quando, come e con cosa deve essere fatto, chi fa che cosa

PIANO ECONOMICO FINANZIARIOPIANO ECONOMICO – FINANZIARIO1. DEFINIRE IL BUDGET2. DEFINIRE IL P IANO DI TESORERIA

ovvero: quanto costa, chi paga, come e quando


LA SCELTA DEL LUOGO/SPAZIO/CONTENITORE

PIANIFICAZIONE

LA SCELTA DEL LUOGO/SPAZIO/CONTENITORE

Criteri di valutazione e scelta

Funzionalità Economicità Opportunità Capienza I i Immagine Disponibilità Compatibilità Compatibilità


PROGRAMMAZIONE DEL PERIODOPIANIFICAZIONE

Di d dDipende da:

• Permanenza dell’evento nello spaziop• Tempi di preparazione ed esecuzione del progetto• Disponibilità effettiva dei principali realizzatori coinvolti• Concomitanza con festività o con altre manifestazioni culturali• Concomitanza con festività o con altre manifestazioni culturali,

artistiche e sportive di pari o superiore importanza• Programmazione televisiva di avvenimenti artistici o sportivi di

ilirilievo• Presenza di possibili avvenimenti di grande rilievo legati alla vita

sociale, civile, politica della città• Impegni ed altra programmazione dello spazio scelto• Condizioni atmosferiche rispetto al periodo (evento all’aperto)• Situazione dello spazio rispetto a possibili vincoliSituazione dello spazio rispetto a possibili vincoli


PIANIFICAZIONE

L’AMBITO IN CUI IL PROGETTO SI INSERISCE

L’ambito può riguardare programmi o progetti più ampi, politiche dell’istituzione pubblica o del committente nelle quali il progettodell istituzione pubblica o del committente nelle quali il progetto va inserito

LE SINERGIE E GLI INTERLOCUTORI PRINCIPALI

Alcuni soggetti possono essere determinanti per il successo e laAlcuni soggetti possono essere determinanti per il successo e la realizzazione del progetto in termini di cooperazione, coproduzione, supporto.E i i i i i bbli h i i iEssi possono essere istituzioni pubbliche, soggetti privati, sponsor, organi di informazione


IL PIANO OPERATIVOPIANIFICAZIONE

O O OLE ATTIVITA’ E LE AZIONI OPERATIVE

E’ l’elenco di ciò che risponde alle seguenti domande:Che cosa deve essere fatto?Perché deve essere fatto?

vanno definiti

gli obiettivi, ovvero ciò che si intende ottenere;le specifiche, cioè come dovrà essere quella determinata attività o

iazione


LE ATTIVITA’ E LE AZIONI OPERATIVEPIANIFICAZIONE

LE ATTIVITA E LE AZIONI OPERATIVE

Il i “ k” di l ( h i f i)Il progetto va scomposto in “task” di lavoro (pacchetti o fasi).Le attività riguardano le macro aree di lavoro (produzione, aspetti economico – finanziari, comunicazione, allestimento, ecc…), , , )

Le azioni sono la suddivisione in dettaglio “del lavoro” che per ogni P j t B kd St t h W B S W k B kdProject Breakdown Structure o anche W.B.S. Work Breakdown Structure

Essa può essere fatta in forma grafica o come elenco “lista della spesa”


Prove di lettura

PIANIFICAZIONE

Esempio di

PBS / WBS Prove Prove costumi

Prove generaliPRODUZIONE

Scnotecnica

Prove generali

Allestimento

Noleggi

Conf. Costumi

MusicheRegistrazioni

Affitto partiture

ASPETTI ECONOMICI

Finanziamenti pubblici

RegioneECONOMICI pubblici

EPT


LA SCHEDULAZIONEPIANIFICAZIONE

LA SCHEDULAZIONESi intende la calendarizzazione dei tempi necessari per svolgere le singole attività ed azioni operative e risponde alle seguenti domande:Quando deve essere fatto?Quando dovrebbe essere finito?Quando dovrebbe essere finito?Qual è il tempo più opportuno?Quando occorre?Q

vanno definiti partendo dalla data e dal periodo in cui è previsto l’ t it di tt t l d il’evento, a ritroso, direttamente su calendario:

1. Quando deve essere svolta ogni azione (data inizio e fine)2 Quanto tempo occorre per ogni azione (durata)2. Quanto tempo occorre per ogni azione (durata)3. Quali sono le azioni “critiche” che determinano il “cammino

critico” del progetto e qual è la sequenza delle stesse e le diverse i t i iinterconnessioni


ALCUNE INDICAZIONI OPERATIVE SUI CRONOGRAMMA

PIANIFICAZIONE

ALCUNE INDICAZIONI OPERATIVE SUI CRONOGRAMMA

Considerare tempi tecnici delle forniture e del rilascio di concessioni Considerare per le lavorazioni tutti i possibili impedimenti (festività,

“ponti”, possibili scioperi, giorni di riposo contrattuali, ritardi consegna materiali, ecc…)

Considerare quei tempi che vanno concordati con soggetti terzi e l’elemento “preavviso” per alcune lavorazioni

Considerare le capacità e le attitudini dei collaboratori e componenti del Considerare le capacità e le attitudini dei collaboratori e componenti del team nell’esecuzione dei loro compiti (tempismo, celerità, affidabilità, ecc…)

Considerare i tempi di quelle attività che sono determinanti per Considerare i tempi di quelle attività che sono determinanti per l’attivazione di altre azioni operative

Considerare la “scadenza” naturale di certe azioni o la loro “urgenza” C id li i i l i i d ll l d lt Considerare quali azioni possono svolgersi in modo parallelo ad altre Prevedere su quelle azioni i cui tempi non sono disciplinati da accordi o

su cui c’è incertezza dei “paracadute” di giorni in più


DIAGRAMMA DI GANTTPIANIFICAZIONE

DIAGRAMMA DI GANTTGiorni / SettimaneTempi

Giorno 1 Giorno 2 Giorno 3

Giorno 4 Giorno 5 Giorno 6 Giorno 7

Attività

Azione 1

CamminAzione 2oCritico

Azione 3

Attività Azione 4parallele

Azione 5


LE RISORSEPIANIFICAZIONE

LE RISORSEPer risorse si intende ciò che serve per completare ogni azione nei tempi prefissati e corrisponde alle seguenti domande:domande:

Chi lo deve fare? Con che cosa va fatto?Come dovrebbe essere fatto? Come lo si può fare meglio?Come lo si può fare in altro modo? Che cosa è disponibile?Chi dovrebbe coordinarlo e controllarlo?Chi dovrebbe coordinarlo e controllarlo?Chi altri riguarda e chi deve approvarlo?Quali sono le norme e le direttive che riguardano il caso?

vanno definite

1. Le risorse umane (artistiche, tecniche, organizzative, amministrative, di servizio)

2 Le risorse materiali (mezzi strumenti attrezzature)2. Le risorse materiali (mezzi strumenti, attrezzature)


RISORSE UMANEPIANIFICAZIONE

RISORSE UMANE Quali figure necessarie per lo svolgimento delle diverse azioni Quali figure necessarie per lo svolgimento delle diverse azioni Come e dove reperirle Come formalizzare il loro impiego (contratto) e tipologia del

trapporto Quali sono IN HOUSE e quali OUTSOURCING Quali limiti, livelli di responsabilità ed autonomia hanno nel loro , p

mandato

specifichespecifichecapacità, professionalità ed affidabilitàdeterminata esperienza in specifici settoricaratteristiche specifiche riferibili al tipo di evento (ad esempio per gli attori requisiti genotipici)disponibilità nei tempi previsti dalla schedulazione p p p


IL PIANO ECONOMICO FINANZIARIOPIANIFICAZIONE

IL PIANO ECONOMICO FINANZIARIO

BUDGET PIANO DI TESORERIATESORERIA

COSTI FLUSSI IN USCITACOSTI

FLUSSI DI CASSARICAVI

FLUSSI IN USCITA


PROCESSO DI BUDGETINGPIANIFICAZIONE

COSTI RICAVICOSTI RICAVI

Planning delle risorse Stima dei ricaviPlanning delle risorse Stima dei ricavi

Stima dei costi Mix fund raising

Budget dei costi Budget dei ricavi

Controllo dei costi Controllo dei ricavi


BUGETPIANIFICAZIONE

Il budget va redatto secondo alcuni principi:

Principio della chiarezza Principio della chiarezza Principio dell’oculatezza Principio della prudenza Principio della prudenza Principio dell’operatività Principio del collegamento finanziario Principio della responsabilità


IL BUDGETPIANIFICAZIONE

IL BUDGETAlcuni criteri di computo Alcuni criteri di stima

Costo unitario della risorsa moltiplicato per la quantità di utilizzo (su base temporale ora /giorno /

Costi storici Dimensione dei risultati Proiezioni e simulazioni( p g

mese oppure sulla sola quantità numero pezzi) Oppure costo forfettario della

Proiezioni e simulazioni Benchmarking Date inizio / fine e durataOppure costo forfettario della

risorsa (concordato a monte) Costo della risorsa umana maggiorato degli oneri sociali a

Riserve di contingenza

maggiorato degli oneri sociali a seconda della tipologia contrattuale conteggiati in % Forniture con o senza prestazioniForniture con o senza prestazioni accessorie (cosa è incluso/escluso) Paracadute


BUDGET E PROJECT FINANCINGPIANIFICAZIONE

COSTI (valore assoluto e percentuali) Costi diretti di progetto (artistici, allestitivi, tecnici, logistici,

organizzativi)organizzativi) Costi di comunicazione e marketing Costi di funzionamento e spese generali

RICAVI (provenienza, valore assoluto e percentuali) Finanziamenti pubblici (comunitario locale regionale Finanziamenti pubblici (comunitario, locale, regionale,

nazionale) Finanziamenti privati (sponsorizzazioni, donazioni, servizi,

erogazioni liberali)erogazioni liberali) Autofinanziamento ed entrate proprie (mezzi propri, attività

commerciale, coproduzioni) Fi i ti i li Finanziamenti sovranazionali


NATURA DI COSTI E RICAVIPIANIFICAZIONE

NATURA DI COSTI E RICAVI

COSTI Di tti I di ttiCOSTI Diretti Indiretti

Fissi Fitto cinema Uffici (fitti, utenze, ecc…)Noleggio films

( , , )

Variabili Proiezioni straordinarieD t t li it f

Oneri finanziari su scoperti c/cDecentramento zone limitrofe scoperti c/c

RICAVI Diretti Indiretti

Fissi Sovvenzioni finalizzate,Sponsorizzazioni dirette

Sovvenzioni generali all’attività

fVariabili Vendita biglietti Interessi finanziari attivi


LA VALUTAZIONE DEI RISCHIPIANIFICAZIONE

LA VALUTAZIONE DEI RISCHI

Tutti i progetti implicano rischio ed incertezza, ma questi aspetti possono essere limitati:

1. Identificano il tipo, il livello e le fonti dei rischi del progetto o di talune sue aree

2. Valutando l’impatto, la probabilità e l’entità dei rischi stessi3. Intraprendendo le necessarie azioni (se possibile) per ridurre

o eliminare tali rischi elaborando un eventuale piano dellao eliminare tali rischi, elaborando un eventuale piano della contingenza

4. Decidendo se accettare o meno tali rischi


LA VALUTAZIONE DEI RISCHIPIANIFICAZIONE

LA VALUTAZIONE DEI RISCHI

Le soluzioni

1. Elusione – si cambia il modo di procedere scegliendo una azione o dei tempi più sicuri

2 P i i di id l h2. Prevenzione – si cerca di ridurre le cause che possono generare il rischio e si pianificano le vie alternative

3. Assicurazione – ci si cautela trasferendo ad una compagnia p gassicurativa il rischio intero o parziale, subendone il costo

4. Trasferimento – il rischio viene affidato a terzi (fornitori, appalti ecc ) con un possibile aumento dei costiappalti, ecc.), con un possibile aumento dei costi.


Ldb CultureLab 2.0 Cavaliere 01

Presentations & Public Speaking

Transcript of Ldb CultureLab 2.0 Cavaliere 01