Informatizzazione degli studi legali di Firenze · Se lo studio è sempre più “in tasca” meno...

Informatizzazione degli studi legali di Firenze Presentazione dei risultati della rilevazione

Ricerca sullo stato di informatizzazione degli studi legali di Firenze nella prospettiva

dell’obbligatorietà del Processo Telematico Ricerca effettuata nel secondo semestre 2013

Ricerca sullo stato di informatizzazione degli studi legali di Firenze nella prospettiva dell’obbligatorietà del Processo

Telematico

I modelli di informatizzazione

considerazioni generali

Gli studi legali e l’informatizzazione Modelli emersi

3 Ricerca sullo stato di informatizzazione degli studi legali di Firenze verso l’obbligatorietà del Processo Telematico

Il modello più diffuso che emerge dalla ricerca è uno studio legale ubicato in città, costituito da un solo avvocato (55% degli studi) o due (17%) la cui età media è fra i 40 e i 50 anni. Solo il 20% dichiara di avere dei praticanti. Il 98% degli studi che hanno risposto opera nelle materie del civile. Il livello di informatizzazione (dotazione hardware e software) è tarato su tale dimensione del professionista singolo. Come vedremo di seguito, piuttosto diffuso appare l’utilizzo di strumenti evoluti (firma digitale, PCT), che rappresentano quindi un valore aggiunto per la professione, in particolare per gli studi piccoli.

1 avv 55%

2 avv 17%

3 avv 11%

4 avv 8%

5 avv 3%

tra 6 e 9 avv 4%

più di 10 avv

2% Altra 9%

Dimensioni degli studi per numero avvocati Essendo un modello molto diffuso, i dati sull’informatizzazione che presenteremo hanno una valenza indicava ampia. Inoltre, come mostreremo di seguito, non vi sono sostanziali differenze nel comportamento rispetto alla variabile di dimensione degli studi legali.

Gli studi legali e l’informatizzazione Dimensione degli studi


Gli studi più grandi (più di 4 avvocati) rappresentano il 17% del totale, con una preminenza degli studi di media dimensione, con 4 avvocati (8%). Incrociando i dati della dimensione degli studi con l’età media si osserva che la distribuzione è piuttosto uniforme nelle tre tipologie di studio legale, salvo che per la variabile “oltre i 60 anni” che è assente negli studi più grandi. Inoltre gli studi più grandi sono complessivamente costituiti da avvocati con un’età media più bassa.

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Studi con 1Avvocato

Studi con 2/3Avvocati

Studi con 4 o piùAvvocati

Minore di 40 anni

Tra 40 e 50 anni

Tra 51 e 60 anni

Oltre i 60 anni

Gli studi con più di 4 avvocati evidenziano una tendenza maggiore, seppur di poco, all’utilizzo del PCT e dei nuovi strumenti informatici. Tale aspetto, come mostreremo di seguito con alcuni focus specifici, non appare correlato alla mera dimensione degli studi, quanto all’età media degli avvocati.

Gli studi legali e l’informatizzazione- La firma digitale


La diffusione della firma digitale è molto ampia, posseduta dall’ 80% degli studi legali. Il 70% dichiara che più della metà o tutti gli avvocati dello studio sono dotati di firma digitale. Di seguito mostriamo il dato disaggregato per dimensione degli studi e per età media degli avvocati, facendo riferimento a chi ha risposto che tutti o la maggio parte posseggono la firma. Appare evidente che la variabile che incide di più è quella dell’età media, non riscontrando significative variazioni rispetto alle altre.

Oltre i 60 anni

Tra 51 e 60 anni

Tra 40 e 50 anni

Minore di 40 anni

50,00

68,09

69,49

79,63

Studi con ampia diffusione della firma digitale

1 avvocato

2/3 avvocati

4 o più avvocati

69,77

72,31

63,41

Studi con ampia diffusione della firma digitale

Gli studi legali e l’informatizzazione- L’utilizzo della firma digitale


L’utilizzo effettivo della firma digitale può essere un utile specchio del livello di informatizzazione degli studi. Il grafico di seguito mostra il dato medio di utilizzo.

18%

61%

44% 36%

11%

Non viene utilizzata Per accedere allebanche dati e al Punto di

Accesso

Per depositare attitelematici

Per firmare documentielettronici

nessuna risposta

Utilizzo della Firma digitale

50,00 60,00 70,00 80,00 90,00 100,00

1 avvocato

2/3 avvocati

4 avvocati o più

83,70

82,98

93,10

Utilizzo della firma digitale per dimensione dello studio

Di seguito mostriamo il dato disaggregato per dimensione degli studi e per età media degli avvocati, facendo riferimento ai soli studi in cui tutti o la maggior parte posseggono la firma. Il dato aggrega le tre risposte relative all’utilizzo effettivo della firma (accesso alle banche dati, deposito e firma documenti).

Oltre i 60 anni

Tra 51 e 60 anni

Tra 40 e 50 anni

Minore di 40 anni

62,50

84,85

87,80

93,02

Utilizzo della firma digitale per età

Gli studi legali e l’informatizzazione- PCT


L’iscrizione ad un PdA è effettuata da più della metà o tutti gli avvocati dello studio nel 65% dei casi. Nel 14% dei casi sono iscritti solo alcuni avvocati. Significa che nell’80% degli studi c’è almeno un avvocato iscritto al PdA. Tale dato molto positivo è significativo rispetto alla diffusione e all’utilizzo del PCT (rimandiamo alla sezione specifica per ulteriori approfondimenti).

Di seguito mostriamo il dato disaggregato, facendo riferimento ai soli studi in cui tutti o la maggior parte sono iscritti ad un PdA PCT. Anche in questo caso l’unica variabile che ha un andamento leggermente superiore è quella dell’età media inferiore ai 40 anni.

Minore di 40 anni

Oltre i 60 anni

Tra 40 e 50 anni

Tra 51 e 60 anni

77,78

50,00

61,86

61,70

Iscrizione al Punto d'accesso PCT per età media dello studio

67,44

58,46

68,29

1 avvocato

2/3 avvocati

4 o più

Iscrizione PdA PCT per dimensione dello studio

La maggior parte 13%

Nessuno 21%

Solo alcuni 14%

Tutti 52%


Telematico

Gli strumenti

Gli strumenti informatici


Gli strumenti più diffusi sono indubbiamente quelli “storici” , fax e stampanti. Avanzano nella diffusione gli strumenti portatili, laptop, smartphone e tablet. Quest’ultimi hanno quasi sopravanzato i pc fissi per diffusione, anche se è molto ampia la percentuale di chi ancora non ne possiede. Nel campione under 40 solo il 13% non usa un tablet o smartphone per fini professionali, di contro al 34% di media. Al contrario il 15% non possiede un PC fisso di contro ad una media del 7%. Tali dati in prospettiva evidenziano la mobilità della professione, sempre meno legata ad uno studio fisico. Se lo studio è sempre più “in tasca” meno evidente appare un’ altra dinamica, ovvero della condivisione degli strumenti. Il numero dei dispositivi è sempre pari o superiore al numero degli avvocati in studio e nel 34% degli studi intervistati i computer non sono collegati tra loro, nemmeno in rete.

PC

LAPTOP

TABLET

7%

33%

30%

40%

43%

34%

14%

13%

14%

9%

6%

7%

8%

6%

21%

8%

0 1 2 3 4 5 o più

STAMPANTI, SCANNER FAX

0,4% 0,9%

35,7%

87,0% 21,7%

10,0%

36,2%

1,7% 0,4%

5,5% 0,4%

Sistemi operativi e gestionale


Dall’analisi emerge che il sistema operativo Windows è il più utilizzato (93% degli studi). I software di scrittura sono correlati al sistema operativo e l'utilizzo di open source non sembra ancora molto elevato (28%), anche se la domanda registra un elevato numero di “non so” (29%). Il software gestionale è utilizzato solo dal 30% degli studi. Tra coloro che se ne servono, le funzioni più utilizzate sono quelle relative al calendario e al data base delle pratiche.

36 37 44

51 61 63

010203040506070

Redazioneatti e

documenti

Controllo digestione

Rubricacontatti

Contabilità efatturazione

Data basepratiche

Agenda escadenzario

PER QUALI FUNZIONI è PREFERIBILE UTILIZZARE IL GESTIONALE?

Strumenti di comunicazione online Sito internet e social web


73%

27%

Sito web dello Studio

No

Sì

L’utilizzo di strumenti online per la comunicazione sembra ancora piuttosto contenuto: tra gli avvocati degli studi intervistati solo il 27% ha un proprio sito web e il 6% utilizza un blog a livello professionale.

La percentuale di coloro che hanno un sito sale al 48 % fra gli studi con più di 4 avvocati.

Il 67% degli studi non usa nessun social network a scopo professionale. Dei restanti, la maggioranza utilizza a scopo professionale LinkedIn (60%) e Facebook (30%).

11%

59%

30%

SOCIAL NETWORK UTILIZZATI PER SCOPO PROFESSIONALE

Twitter

LinkedIn

Facebook

Strumenti di comunicazione online


Alla richiesta di indicare i vari strumenti di condivisione generalmente utilizzati, il il 46% non risponde segno che in questo settore la necessità di informazione e formazione è ancora elevata. Fra coloro che li utilizzano, Skipe è il più diffuso (49%).

24%

13% 49%

MESSAGGISTICA E/O CONDIVISIONE ONLINE

Dropbox Google Drive

Google Hangout messagistica su mail

nessuno Skype

altri

Minore di 40anni

Oltre i 60anni

Tra 40 e 50anni

Tra 51 e 60anni

37,04

25,00

33,90

27,66

Studi in cui si utilizzano i social network

Di contro al 23% di media che utilizza i social network, negli studi in cui l’età media è al di sotto dei 40 anni il dato sale al 37%.

L’utilizzo degli strumenti “social” per finalità professionali è poco diffuso, sebbene si evidenzi una linea di tendenza all’utilizzo nelle classi di età più basse.

Consultare l'Albo,statistiche e banche

dati

Reperire indicazionioperative per

rapportarsi con gliuffici giudiziari del

distretto

Conoscere le novitàsulle attività delconsiglio e delle

commissioniconsiliari

Reperire le circolarie le comunicazioni

dell'Ordine

86,38

58,30 56,17

73,62

Il sito internet dell’OdA


Mai 0%

A volte 36% Spesso

63%

Non so 1%

FREQUENZA DI CONSULTAZIONE SITO

Il sito internet dell’Ordine degli Avvocati sembra essere uno strumento utilizzato con frequenza. Tra le diverse finalità per le quali il sito viene consultato, oltre alla consultazione dell’albo e delle comunicazioni dell’Ordine, c’è anche la ricerca di informazioni su come rapportarsi con gli uffici giudiziari e delle attività e degli eventi promossi dal Foro.

SCOPO DI CONSULTAZIONE DEL SITO

Posta Elettronica Certificata


54% 20%

10%

8% 3% 5%

NUMERO CASELLE PEC

1 2 3 4 5 6 o più

14%

82%

3% 1%

TIPOLOGIA DI PEC

Aruba La PEC fornita dall'Ordine Legalmail altro

1% 1%

7%

15%

37%

39%

Non so

Mai

Molto raramente

Qualche volta al mese

Più volte a settimana

Quotidianamente

La maggioranza degli studi ha una sola casella PEC, un dato in linea con i modelli precedentemente delineati, ovvero essendo la maggior parte studi legali con un solo avvocato o massimo due. Gli studi che utilizzano la PEC frequentemente sono il 76%. Le funzioni maggiormente utilizzate sono l’accesso a banche dati (61%) e il deposito documenti elettronici (44%). La PEC prevalentemente utilizzata (82%) è quella fornita dall’Ordine (@firenze.pecavvocati.it). Importante rilevare che la PEC è utilizzata nel 55% dei casi in modalità integrata con i software di posta (Outlook, Mail ecc). Solo nel 26% è utilizzata con Consolle avvocato.

FREQUENZA DI UTILIZZO PEC


Telematico

Il PCT

Il Processo Civile Telematico


20%

23% 15%

42%

POSTAZIONI DELLO STUDIO SONO ABILITATE PCT

Nessuna

Solo alcune

La maggiorparteTutte

Nel grafico soprastante significativa la percentuale di studi con postazioni abilitate al PCT (80%). Nel 20% dei casi nessuno tra praticanti e avvocati dello studio è iscritto a un punto di accesso al PCT, mentre di contro nel 42% dei casi tutti lo sono.

19,15 18,72 6,38

77,87

0,00

50,00

100,00

Nessuno Altri addetti Praticanti Avvocati

Dall’indagine emerge come il PCT in studio è utilizzato in maggioranza dagli avvocati (77%), mentre sono pochi gli studi in cui i praticanti vi accedono. Interessante anche il dato relativo all’utilizzo da parte di altri addetti, sostanzialmente dovuto all’utilizzo da parte di addetti di segreteria nei grandi studi (dove incidono per il 23% di contro agli studi singoli dove pesano solo per il 3%).

1 avvocato 2/3 avvocati 4 o più avvocati

2,33 9,23

21,95

Utilizzo del PCT


66% 69%

58% 75%

44% 33%

29% 48%

57%

Consultazione registri di cancelleria (fuori foro)

Consultazione registri di cancelleria (Corte d'Appello)

Consultazione registri di cancelleria (Giudice di Pace)

Consultazioni registri di cancelleria (Tribunale)

Reperire copia atti e verbali (Corte d'Appello)

Reperire copia atti e verbali (fuori foro)

Reperire copia atti e verbali (Giudice di Pace)

Reperire copia atti e verbali (Tribunale)

Lettura comunicazioni di cancelleria

UTILIZZO PCT per consultazione/copia

9% 15%

26% 9%

17% 7%

14% 26%

3% 29%

21%

Deposito atti contenzioso lavoro (Tribunale)

Deposito atti di ingiunzione (altri uffici)

Deposito atti di ingiunzione (Tribunale)

Deposito atti esecuzione immobiliare (altri uffici)

Deposito atti esecuzione immobiliare (Tribunale)

Deposito atti nel contenzioso lavoro (fuori foro)

Deposito atti nel contenzioso ordinario (fuori foro)

Deposito atti nel contenzioso ordinario (Tribunale)

Pagamento di contributo unificato, bolli e diritti

Predisporre viscrizione al ruolo cartacea (Tribunale)

Predisposizione iscrizione al ruolo (fuori foro)

UTILIZZO PCT per deposito atti / pagamenti

I due grafici evidenziano nel dettaglio le funzioni PCT utilizzate. In generale le funzioni di consultazione ed estrazione copia sono quelle più utilizzate, con una media di altre il 55% degli studi. La funzione più utilizzata è quella di consultazione dei registri del tribunale, con il 75% Le funzioni più “evolute” di deposito atti appaiono meno diffuse, fino ad arrivare alla funzione di pagamento che riscontra appena un 3%di utilizzo.

Utilizzo del PCT


Il mancato utilizzo viene ricondotto più a prassi e abitudini consolidate, il 48% dei casi, che ad una percezione di inaffidabilità del servizio., dichiarata solo dal 14% degli intervistati. Il 34% ritiene non vantaggioso il servizio se non si completa la telematizzazione della filiera dell’intera procedura. Significativa anche la non conoscenza dei servizi disponibili on line, per il 21% degli avvocati.

14,0%

34,9% 21,7%

48,5%

27,7%

3,0% 3,0%

Inaffidabilità delservizio

Va completatal'informatizzazione di

filiera

Non si sa che ilservizio è disponibile

online

Prassi e consuetudiniconsolidate

Preferenza di uncontatto "umano"

Problemi tecnici o diformazione

Nessuna risposta

PERCHE' CI SI RECA IN CANCELLERIA PER SERVIZI DISPONIBILI IN VIA TELEMATICA?

7%

32% 61%

VALUTAZIONE SUL PCT per niente utile

Poco utile

Abbastanza utile

Molto utile

La valutazione generale sul PCT è molto positiva: il 93% degli intervistati che hanno espresso un giudizio lo reputa «abbastanza utile» o «molto utile». Nessuno lo ritiene per niente utile.

34%

24% 12%

17% 13%

VALUTAZIONE SULL'ESCLUSIVITA' DEL DEPOSITO TELEMATICO al Giugno 2014

Adeguata e pronta per essere accolta dallo studio e dagli Avvocati dell’Ordine di Firenze

Adeguata e pronta per essere accoltalimitatamente allo studio in cui si opera

Ancora prematura dato il livello deglialtri studi di Firenze

Ancora prematura dato il livello dellostudio in cui si opera

Non so

Le opinioni sul PCT


L’ ampia adesione al progetto con il 93% degli intervistati che hanno espresso un giudizio di utilità si riflette anche nei giudizi espressi sulle scelte operate dal Consiglio dell’Ordine nei confronti del PCT, che sono per l’81% «positivi» o «molto positivi». Riguardo invece l’obbligo di deposito telematico (in vigore dal 30 giugno 2014), solo il 34% la ritiene adeguata per il proprio studio e per il foro. Un numero sensibile di intervistati (29%) la ritiene ancora prematura o per il proprio studio o per il foro, mentre un altro 24% la ritiene adeguata solo limitatamente al proprio studio.

Negativo 1%

Non so 14%

Abbastanza negativo

4%

Positivo 52%

Molto positivo 29%

Altra 81%

Qual’ è il suo giudizio sulle scelte dell'Ordine rispetto al PCT?

Negativo

Non so

Abbastanza negativo

Positivo

Molto positivo

Formazione sul PCT


1% 23%

18% 15%

43%

ADDETTI NELLO STUDIO CHE HAN SEGUITO ALMENO UN CORSO

FORMAZIONE PCT

Non so Nessuno Alcuni La maggior parte Tutti

Insufficiente 12%

Sufficiente 31%

Buono 43%

Ottimo 14%

VALUTAZIONE DEI CORSI

Riguardo alla formazione in materia di PCT, emerge che nel 76% degli studi almeno un addetto ha seguito un corso di formazione. Per l’80% i corsi sono stati promossi e sostenuti dall’Ordine degli Avvocati e dalle Fondazione forense.

Le valutazioni chieste a chi ha seguito almeno un corso di formazione mostrano risultati positivi: buoni voti sono assegnati dal 57% delle risposte, mentre solo il 12% li considera insufficienti o non necessari.

Assistenza Tecnica PCT


Negativa 0%

Mediamente negativa

7%

Molto positiva 38%

Positiva 55%

VALUTAZIONE SULL’ASSITENZA TECNICA dell’ODA

L’assistenza tecnica offerta dall’Ordine appare un punto di riferimento fondamentale, è valutata positivamente dall’93% degli intervistati. Inoltre, come mostra l’istogramma sovrastante, il 63% vi si rivolge in caso di problemi. Altri riferimenti, per il 20% degli intervistati, sono i referenti del Tribunale, a rafforzamento della sinergia fra Ufficio giudiziario e foro nel progetto PCT. Tali dati, incrociati con quelli della frequenza con cui si usufruisce di tali servizi, ci confermano l’affidabilità complessiva del PCT e la confidenza nell’uso acquisita dal foro. Tendenzialmente infatti, il 70% degli studi utilizza il servizio raramente o qualche volta; solo il 2,5% spesso.

Assistenza gestionale

Colleghi di altri studi

Referenti del Tribunale

Servizi dell'Ordine

degli Avvocati

nessuna risposta

Altro

0% 20% 40% 60% 80% 100%

9,36 5,53 35,74 34,89 2,55 11,91

Con quale frequenza vi rivolgete ai servizi di assisetnza PCT dell'OdA?

Mai

Non li conosco

Qualche volta

Raramente

Spesso

nessuna risposta

Le scelte dell’Ordine


5%

0%

2%

14% 54%

25%

79%

Giudizio complessivo alle politiche di sostegno all'innovazione dell'OdA

Mediamente negativo

Molto negativo

nessuna risposta

Non so

Positivo

Molto positivo

Il 79% ritiene positivo o molto positivo l’operato dell’Ordine a sostegno dell’innovazione e l’87% degli intervistati ritiene che l’Ordine debba continuare ad investire sulla strutturazione di servizi PCT per l’avvocatura. Parallelamente la valutazione degli intervistati riguardo alle azioni dell’Ordine a supporto del PCT sono molto positive. Dai giudizi espressi, emergono livelli di soddisfazione molto alti per l’operato dell’Ordine, superiori al 90% rispetto alla fornitura gratuita di strumenti e formazione PCT.

condivide lascelta difornire

gratuitamentegli strumentiper il PCT?

è soddisfattodelle

Convenzionistipulate?

è opportunoche si continui

ad investiresulla

strutturazionedei servizi per

il PCT?

93,62

57,02

86,81

Valutazione sulle scelte dell’Ordine

No Non so Sì Nessuna risposta

Nota metodologica


La presente ricerca è stata condotta attraverso un questionario on line inviato all’indirizzo email di tutti gli iscritti all’Ordine degli avvocati di Firenze. Essendo effettuata su base volontaria, la ricerca si pone l’obiettivo di delineare delle linee di tendenza generali, finalizzate ad inquadrare lo stato dell’arte in vista del prossima obbligatorietà prevista al 30 giugno 2014 (art. 16 bis del d.l. n. 179/2012). Hanno risposto al questionario 235 Studi Legali, con risposte relative alla situazione dei singoli avvocati e dell’organizzazione dello studio in cui sono inseriti, pertanto garantendo un valore statistico sufficiente a delineare delle linee di tendenza generali. La ricerca è curata dai professionisti aderenti ad Agenda Digitale Giustizia (www.adgiustizia.it) e dai ricercatori del C.O.M.I.U.G. (www.comiug.it), in particolare da Simone Rossi, Giorgia Campana, Riccardo Crosara, Federico Gusmeroli.

http://www.adgiustizia.it/





http://www.comiug.it/





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