Piano Telematico ProvincialeIINFORMATIZZAZIONENFORMATIZZAZIONE S SISTEMAISTEMA B BIBLIOTECARIOIBLIOTECARIO RREGGIANOEGGIANO

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PPIANOIANOTTELEMATICOELEMATICOPPROVINCIALEROVINCIALE

IINFORMATIZZAZIONNFORMATIZZAZIONEE S SISTEMAISTEMA BBIBLIOTECARIOIBLIOTECARIO RREGGIANOEGGIANO

SOMMARIO GENERALESOMMARIO GENERALE

1.1. OOBIETTIVIBIETTIVI DELDEL P PROGETTOROGETTO..............................................................................................................................................................................................441.1.1.1. Il piano Telematico ProvincialeIl piano Telematico Provinciale.......................................................................................................................................................................................... 441.2.1.2. Situazione attuale delle Biblioteche nella Provincia di R.E. e individuazione delle criticitàSituazione attuale delle Biblioteche nella Provincia di R.E. e individuazione delle criticità. .. .44

1.2.11.2.1 BiblioBiblio..................................................................................................................................................................................................................................................551.2.21.2.2 Biblio nel SistemaBiblio nel Sistema..........................................................................................................................................................................................................551.2.31.2.3 Biblio per la bibliotecaBiblio per la biblioteca............................................................................................................................................................................................661.2.41.2.4 I costiI costi................................................................................................................................................................................................................................................ 661.2.51.2.5 Isolamento di BiblioIsolamento di Biblio.................................................................................................................................................................................................... 661.2.61.2.6 L'SBNL'SBN................................................................................................................................................................................................................................................ 66

1.3.1.3. Ipotesi progettuali presentate dalla Commissione Tecnica dei BibliotecariIpotesi progettuali presentate dalla Commissione Tecnica dei Bibliotecari....................................................662.2. L'L'INFORMATIZZAZIONEINFORMATIZZAZIONE DELLEDELLE BIBLIOTECHEBIBLIOTECHE....................................................................................................................................................77

2.1.2.1. Definizione degli obiettivi del progettoDefinizione degli obiettivi del progetto..................................................................................................................................................................772.1.12.1.1 Rompere l'isolamentoRompere l'isolamento..............................................................................................................................................................................................772.1.22.1.2 GestioneGestione...................................................................................................................................................................................................................................... 772.1.32.1.3 Disponibilità on-line dei documentiDisponibilità on-line dei documenti....................................................................................................................................................772.1.42.1.4 Gestione interna della bibliotecaGestione interna della biblioteca............................................................................................................................................................772.1.52.1.5 CatalogazioneCatalogazione......................................................................................................................................................................................................................882.1.62.1.6 Interrogazione catalogoInterrogazione catalogo........................................................................................................................................................................................882.1.72.1.7 ConnettivitàConnettività............................................................................................................................................................................................................................ 99

3.3. PPROCEDUREROCEDURE OFFERTEOFFERTE DADA POTENZIALIPOTENZIALI FORNITORIFORNITORI..................................................................................................................................10103.1.3.1. I prodotti individuatiI prodotti individuati........................................................................................................................................................................................................................10103.2.3.2. Schema delle informazioni richiesteSchema delle informazioni richieste......................................................................................................................................................................10103.3.3.3. Valutazione sui progetti esaminatiValutazione sui progetti esaminati............................................................................................................................................................................1111

3.3.13.3.1 PremessaPremessa................................................................................................................................................................................................................................ 11113.3.23.3.2 Software Amicus della ditta TeknesisSoftware Amicus della ditta Teknesis........................................................................................................................................11113.3.33.3.3 Software Biblio di So Se BiSoftware Biblio di So Se Bi............................................................................................................................................................................18183.3.43.3.4 Zetesis 4 della ditta H&TZetesis 4 della ditta H&T................................................................................................................................................................................20203.3.53.3.5 Alexandrie di IFNETAlexandrie di IFNET................................................................................................................................................................................................ 26263.3.63.3.6 BIBLIOWIN di CG Soluzioni InformaticheBIBLIOWIN di CG Soluzioni Informatiche..................................................................................................................................2828

3.4.3.4. Verifiche effettuate dal gruppo di lavoroVerifiche effettuate dal gruppo di lavoro........................................................................................................................................................31313.4.13.4.1 Visita al sistema bibliotecario trentinoVisita al sistema bibliotecario trentino......................................................................................................................................31313.4.23.4.2 Visita al sistema informatico della Biblioteca PanizziVisita al sistema informatico della Biblioteca Panizzi..........................................................................................31313.4.33.4.3 Visita al centro di catalogazione della Provincia di Ferrara per software Sebina diVisita al centro di catalogazione della Provincia di Ferrara per software Sebina di Acros InformaticaAcros Informatica................................................................................................................................................................................................................................ 3232

3.5.3.5. Conclusioni sui software consideratiConclusioni sui software considerati......................................................................................................................................................................32323.6.3.6. La sceltaLa scelta............................................................................................................................................................................................................................................................ 3333

4.4. FFASIASI DELDEL PROGETTOPROGETTO........................................................................................................................................................................................................35354.1.4.1. Macro fasi per la realizzazione del progettoMacro fasi per la realizzazione del progetto..............................................................................................................................................3535

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4.1.14.1.1 Normalizzazione del catalogoNormalizzazione del catalogo..................................................................................................................................................................35354.1.24.1.2 Acquisto hardware e software di baseAcquisto hardware e software di base........................................................................................................................................36364.1.34.1.3 Acquisto, installazione e avviamento del software nelle bibliotecheAcquisto, installazione e avviamento del software nelle biblioteche............................................36364.1.44.1.4 Formazione dei bibliotecari all'uso della nuova proceduraFormazione dei bibliotecari all'uso della nuova procedura..........................................................................3737

4.2.4.2. Predisposizione database centralizzato e disponibilità on-linePredisposizione database centralizzato e disponibilità on-line......................................................................................37375.5. IIPOTESIPOTESI DIDI REALIZZAZIONEREALIZZAZIONE DELLDELL’’ARCHITETTURAARCHITETTURA INFORMATICAINFORMATICA..................................................................................................3939

5.1.5.1. Il collegamento delle biblioteche provinciali col centro stellaIl collegamento delle biblioteche provinciali col centro stella..........................................................................................39395.2.5.2. La scelta: database centralizzato o database distribuitiLa scelta: database centralizzato o database distribuiti..........................................................................................................4040

5.2.15.2.1 Gestione del sistema dei datiGestione del sistema dei dati..................................................................................................................................................................43435.2.25.2.2 L'utilizzo del terminal serverL'utilizzo del terminal server.................................................................................................................................................................... 4343

5.3.5.3. Database centrale per la catalogazione e il prestitoDatabase centrale per la catalogazione e il prestito......................................................................................................................43435.4.5.4. Database per la consultazione da InternetDatabase per la consultazione da Internet..................................................................................................................................................44445.5.5.5. Analisi dei requisiti funzionaliAnalisi dei requisiti funzionali.......................................................................................................................................................................................... 4444

5.5.15.5.1 Installazione di una versione di prova presso una biblioteca provincialeInstallazione di una versione di prova presso una biblioteca provinciale..............................46465.6.5.6. Integrazione con altri progetti del Piano Telematico ProvincialeIntegrazione con altri progetti del Piano Telematico Provinciale................................................................................4646

6.6. MODALITÀMODALITÀ DIDI REALIZZAZIONEREALIZZAZIONE..................................................................................................................................................................................48486.1.6.1. Modalità di gestione della fase di normalizzazione del catalogo provincialeModalità di gestione della fase di normalizzazione del catalogo provinciale............................................48486.2.6.2. Modalità di gestione della fase di acquisto hardware e software di baseModalità di gestione della fase di acquisto hardware e software di base......................................................49496.3.6.3. Modalità di gestione della fase di acquisto,installazione e avviamento del software nelleModalità di gestione della fase di acquisto,installazione e avviamento del software nelle bibliotechebiblioteche........................................................................................................................................................................................................................................................................ 49496.4.6.4. Modalità di gestione della fase di formazione dei bibliotecari all’uso della nuova proceduraModalità di gestione della fase di formazione dei bibliotecari all’uso della nuova procedura

49496.5.6.5. Modalità di gestione della fase di predisposizione database centralizzato e disponibilità on-Modalità di gestione della fase di predisposizione database centralizzato e disponibilità on-lineline 49496.6.6.6. Esercizio e manutenzioneEsercizio e manutenzione...................................................................................................................................................................................................... 5050

7.7. VVALUTAZIONEALUTAZIONE ECONOMICAECONOMICA........................................................................................................................................................................................51517.1.7.1. Costi stimati per la messa in opera delle singole macro fasiCosti stimati per la messa in opera delle singole macro fasi............................................................................................51517.2.7.2. Costi stimati per gli anni successivi all'installazioneCosti stimati per gli anni successivi all'installazione......................................................................................................................5151

8.8. RRACCOMANDAZIONIACCOMANDAZIONI..........................................................................................................................................................................................................53539.9. GGLOSSARIOLOSSARIO DEIDEI TERMINITERMINI..............................................................................................................................................................................................5454

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Piano Telematico ProvincialeIINFORMATIZZAZIONENFORMATIZZAZIONE S SISTEMAISTEMA B BIBLIOTECARIOIBLIOTECARIO RREGGIANOEGGIANO

1.1. OOBIETTIVIBIETTIVI DELDEL P PROGETTOROGETTO

1.1.1.1. Il piano Telematico ProvincialeIl piano Telematico ProvincialeIl progetto “Informatizzazione del sistema bibliotecario reggiano" ha lo scopo di

implementare un nuovo metodo di gestione dei flussi delle informazioni bibliografiche tra le biblioteche e tra le biblioteche e gli utenti del sistema bibliotecario provinciale.

Il nuovo sistema dovrà da un lato rompere l'isolamento in cui si trovano oggi a operare le biblioteche della provincia e dall'altro consentire l'importazione e la condivisione dei dati catalografici da altri sistemi, la verifica sulle disponibilità on-line dei documenti nelle biblioteche reggiane e una gestione agile, ma metodologicamente corretta e completa, delle diverse attività svolte dalle singole biblioteche.

Il risultato finale sarà quello di ottenere benefici per gli utenti delle biblioteche e in generale per tutti i cittadini che potranno verificare da casa la disponibilità dei documenti, prenotare un libro per il prestito o la consultazione ed essere abilitati immediatamente al prestito, in qualsiasi biblioteca, senza nessuna ulteriore richiesta di dati.

Il sistema bibliotecario potrà garantire singoli servizi più efficienti, una razionalizzazione del servizio centralizzato di catalogazione (con un significativo risparmio economico), un potenziamento dei servizi telefonici e on-line come “Il Cercalibri" e il Prestito Interbibliotecario Provinciale. L'uso di tecnologie avanzate consentirà inoltre sviluppi futuri sul piano dei servizi telematici.

Questo progetto è parte integrante del Piano Telematico Provinciale (PTP), approvato dalla

Provincia di Reggio Emilia e da tutti i 45 Comuni della provincia.

Il PTP consiste in sei progetti telematici integrati in una rete infrastrutturale di trasmissione dati tra tutti i Comuni della provincia.

1.2.1.2. Situazione attuale delle Biblioteche nella Provincia di R.E. eSituazione attuale delle Biblioteche nella Provincia di R.E. e individuazione delle criticitàindividuazione delle criticità

Attualmente il sistema bibliotecario è costituito dalle quattro biblioteche del Comune capoluogo, da 40 biblioteche comunali, da 2 biblioteche universitarie, da 10 biblioteche speciali, da circa 20 biblioteche scolastiche e dai servizi erogati dalla Provincia: l’ufficio biblioteche (centro sistema), il Prestito Interbibliotecario provinciale, il servizio di ricerca bibliografica (Il Cercalibri), il centro provinciale di catalogazione e il servizio di assistenza informatica.

Il sistema è formalizzato attraverso una convenzione sottoscritta dai diversi soggetti pubblici e privati e dalla Provincia: ogni soggetto, secondo le proprie competenze, si impegna a garantire lo sviluppo dei servizi bibliotecari.

Lo strumento che coordina il sistema è l’Ufficio Biblioteche della Provincia che si avvale della Commissione Tecnica dei Bibliotecari quale strumento di supporto alla progettazione e alla definizione dei piani di intervento.

I servizi delle biblioteche

I servizi sono, per quanto riguarda le singole biblioteche, erogati secondo livelli diversificati nell'ambito di un coordinamento comune delle tecniche e delle metodologie di erogazione delle prestazioni.

I servizi di base sono la messa a disposizione di documenti (libri, riviste, video, cd e multimediali), lo spazio per la lettura, lo studio e il prestito.

Le biblioteche più strutturate offrono anche servizi di consulenza, segnalazione novità, desiderata, reference, formazione all'utilizzo delle nuove tecnologie, navigazione in Internet, accesso e consultazione di banche dati su cd-rom o su web.

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I servizi centralizzati erogati dalla Provincia sono:

il coordinamento; la formazione dei bibliotecari; il rilevamento annuale dei dati sui servizi; la promozione dei servizi; la catalogazione della saggistica e del materiale multimediale il servizio di ricerca bibliografica telefonico e on-line “Il Cercalibri”; il Prestito Interbibliotecario Provinciale l’assistenza informatica L'utenza

La popolazione di riferimento per i servizi è quella provinciale: circa 450.000 abitanti. Coloro che utilizzano le biblioteche sono il 20,7% della popolazione complessiva.

I dati (2001)

centro servizi:

Il Cercalibri: 3.036 ricerche effettuate Prestito Interbibliotecario: 4 viaggi sett.li/40 bibl. Catalogazione: 11.500 documenti catalogati Assistenza informatica: 98 interventi nelle biblioteche, circa 200

interventi di assistenza telefonica

servizi bibliotecari:

totale documenti presenti: n° 985.000 documenti accessionati: n° 69.400 prestiti effettuati: n° 1.015.700 transazioni informative: ca. 250.000 accessi a Internet e cd-rom: 31.800

1.2.11.2.1 BiblioBiblioNasce all'inizio degli anni ‘90 come programma di gestione locale dei prestiti delle singole

biblioteche della Provincia di Reggio Emilia. La catalogazione è svolta centralmente utilizzando prevalentemente il programma del Servizio Bibliotecario Nazionale.

Si è trattato di un programma che ha significato non solo l'ingresso dell'informatica nelle più piccole realtà ma anche lo strumento attraverso il quale si è realizzato il catalogo unico provinciale e si è condiviso un metodo comune di valutazione e confronto dei servizi.

1.2.21.2.2 Biblio nel SistemaBiblio nel SistemaBiblio è stato pensato esclusivamente come un programma gestionale dei movimenti; i dati

catalografici non vengono gestiti se non in termini di riconoscimento del "pezzo" da movimentare, e quindi non in termini bibliografici: ne consegue che il catalogo unico risulta essere un enorme inventario del posseduto delle biblioteche della provincia e non un insieme precoordinato di dati gerarchici. Perciò non si dispone oggi di un metodo codificato di descrizione bibliografica che consenta la riconoscibilità degli elementi necessari ad individuare in maniera univoca i documenti. Mancano tra l'altro gli "authority files", le relazioni gerarchiche tra i record, e le funzioni di importazione ed esportazione dei dati nel formato di scambio internazionale (UNIMARC).

L’intrinseca semplicità di Biblio ha favorito l'approccio degli operatori all'uso delle nuove tecnologie, ha supportato in questi anni la crescita dei servizi ed ha consentito la costituzione del Sistema Bibliotecario della Provincia.

Grazie alla cooperazione si sono avviati i nuovi servizi centralizzati come il Prestito Interbibliotecario Provinciale, il servizio de "Il Cercalibri", il catalogo on-line.

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Proprio rispetto a questi servizi sono emersi i limiti più evidenti della procedura: non sono, infatti, gestibili i dati bibliografici, non è visibile la disponibilità dei documenti e non sono possibili attività come la prenotazioni a distanza, il prestito interbibliotecario online, la gestione di un unico database degli utenti iscritti ai servizi.

1.2.31.2.3 Biblio per la bibliotecaBiblio per la bibliotecaQuesto programma è stato sviluppato per DOS, sistema operativo per PC più diffuso

all'epoca, che oggi mostra tutti i limiti del tempo in rapporto ai nuovi sistemi operativi in ambiente grafico: L’attuale lentezza nelle transazioni quando gli archivi diventano consistenti, la rigidità delle procedure, le difficoltà funzionali legate all’evoluzione dei sistemi operativi consigliano di migrare quanto prima verso ambienti più evoluti e performanti. Si evidenzia inoltre che le biblioteche si sono sviluppate in direzione dei materiali multimediali che la procedura Biblio non gestisce.

1.2.41.2.4 I costiI costiLa procedura, sviluppata per conto della Provincia da una ditta locale, non è stata

commercializzata dalla casa sviluppatrice. Pertanto tutti i costi di aggiornamento sono stati a carico della Provincia. Inoltre gli stessi costi di assistenza e manutenzione in loco risultano essere impegnativi.

1.2.51.2.5 Isolamento di BiblioIsolamento di BiblioE' necessario rilevare che nella provincia di Reggio Emilia esiste anche il sistema di

catalogazione utilizzato dalla Biblioteca Panizzi, dalle sue decentrate e dalla biblioteca dei Musei che trattano complessivamente più di 20.000 libri l’anno. Il sistema del comune capoluogo e quello della Provincia non dialogano tra di loro. Ne nasce una forte diseconomia sia in termini di costi di catalogazione, sia per quanto concerne l’omogeneità dei dati prodotti.

1.2.61.2.6 L'SBNL'SBNIl sistema provinciale è parte del Polo SBN di Reggio Emilia dove tutte le biblioteche della

provincia insieme al Centro sono soggetti titolari di identificativo SBN e partner del polo reggiano. Il metodo di catalogazione su SBN fu a suo tempo abbandonato dal Centro perché non conveniente- Poche biblioteche inserivano sull’Indice Centrale libri simili a quelli in genere acquistati dalle biblioteche della provincia oppure lo facevano con forti ritardi. Il Centro fu quindi costretto ad inserire la maggior parte dei record con uno sforzo ed un costo non opportuni. In questo modo veniva a mancare una delle ragioni principali dell’adesione all’SBN: la cattura di dati catalografici immessi da altre biblioteche. Uno sviluppo non del tutto dissimile è avvenuto alla Biblioteca Panizzi, dove la quantità e soprattutto la tempestività degli acquisti rende in parte non conveniente catalogare in SBN. Il metodo messo a punto dalla Panizzi prevede un pretrattamento dei dati catalografici rimandando a tempi più “convenienti” il momento dell‘individuazione e della cattura del record in SBN. Naturalmente i documenti di storia locale, quelli di autori reggiani o di produzione locale vengono direttamente e tempestivamente inseriti in SBN.

1.3.1.3. Ipotesi progettuali presentate dalla Commissione Tecnica deiIpotesi progettuali presentate dalla Commissione Tecnica dei BibliotecariBibliotecari

Dopo aver attentamente valutato gli obiettivi e le finalità che si propone il Sistema Bibliotecario della Provincia di Reggio Emilia per i prossimi anni e considerando il contesto fortemente caratterizzato dalla presenza di una Biblioteca come la Panizzi (ritenuta dal mondo della biblioteconomia italiana una delle realtà più significative in assoluto), la Commissione Tecnica dei Bibliotecari ha da tempo auspicato che le biblioteche pubbliche della provincia si uniformino alle metodologie in uso alla Panizzi e che utilizzino, con i necessari adattamenti e le opportune modifiche, le stesse metodologie informatiche e lo stesso impianto organizzativo. In questo modo, oltre ad utilizzare conoscenze già sedimentate nel territorio, risulta facilitata la cooperazione tra tutte le biblioteche. Nasce così la possibilità di progettare nuove e più incisive forme di cogestione delle attività biblioteconomiche e dei servizi all’utente che consentono - oltre a forti economie e razionalità di gestione - di perseguire l’uniformità nel trattamento delle informazioni bibliografiche e

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di realizzare il catalogo unico di tutte le biblioteche della provincia e l’archivio di tutti gli utenti delle biblioteche.

2.2. L'L'INFORMATIZZAZIONEINFORMATIZZAZIONE DELLEDELLE BIBLIOTECHEBIBLIOTECHE

2.1.2.1. Definizione degli obiettivi del progettoDefinizione degli obiettivi del progetto

2.1.12.1.1 Rompere l'isolamentoRompere l'isolamentoSi ritiene prioritario e oltremodo vantaggioso che la procedura di catalogazione del Centro

Provinciale possa essere connessa con il database di catalogazione della Panizzi. Si tratta di stabilire un nesso tra i due cataloghi che consenta ad entrambi i partner di scambiare i dati delle operazioni di catalogazione tramite operazioni di importazione. Ciò è possibile se ambedue i cataloghi utilizzano il medesimo database, Questa condizione deve essere presente non negli archivi di ricerca ma a monte nel database di catalogazione dove i due formati devono essere perfettamente compatibili.

2.1.22.1.2 GestioneGestioneE’ indispensabile che la nuova procedura importi e tratti i dati di SBN, non quando questi

sono indicizzati nell’OPAC dell’ICCU, ma scaricandoli direttamente dal polo di Reggio Emilia ed immettendoli nel database di catalogazione centralizzato. Ciò consente, attraverso codici univoci come l’ISBN e il BID, di individuare con assoluta certezza i record da catturare prima ancora che l’ICCU indicizzi l’OPAC.

Le attuali condizioni di connettività tra la Biblioteca Panizzi ed il Centro Provinciale di catalogazione consentono lo scambio agevole di dati a banda larga tra i due soggetti, ferma restando la necessità di garantire la sicurezza degli accessi alle due reti vuoi con permessi gestiti via proxy vuoi attraverso un database di replica.

Il problema dell’uniformità dei record bibliografici invece non è risolto dal catalogo unico che si presenta come somma di più titoli non omogenei, tanto da rendere complicata e imprecisa qualsiasi ricerca bibliografica.

Il nuovo software deve consentire e rendere agevole :

la fusione dei record con caratteristiche uguali per la creazione di un catalogo gerarchicamente corretto, dove il titolo figuri una sola volta con tutti gli inventari posseduti legati;

la conversione delle maiuscole in minuscole; il riconoscimento delle strutture gerarchiche delle notizie; la compatibilità con il sistema attuale per gestire una migrazione progressiva.

2.1.32.1.3 Disponibilità on-line dei documentiDisponibilità on-line dei documentiL’informazione on-line sulla disponibilità dei documenti sarà un notevole passo avanti nello

sviluppo di nuovi servizi all’utenza: dovrà essere possibile da qualsiasi punto sapere via Internet se il tal libro nella tal biblioteca è disponibile per il prestito sia personale che interbibliotecario. L’efficacia di questa innovazione dipenderà dalla disponibilità di connessioni aperte full time . Anche se oggi non tutte le biblioteche dispongono di connessioni full time non vi è dubbio che in un prossimo futuro ciò sarà la regola.

2.1.42.1.4 Gestione interna della bibliotecaGestione interna della bibliotecaI servizi indispensabili che un qualsiasi software gestionale destinato all'uso nelle biblioteche

deve garantire sono:

gestione prestito, prenotazione, deposito e consultazione; indipendenza del sistema di prestito dal catalogo elettronico ai fini dei controlli

disponibilità e prestabilità;- 7 -

configurabilità del sistema in termini di tipologie di utenza e di materiale; gestione opere sia a magazzino che a scaffale aperto; prestiti fuori sistema; personalizzazione della messaggistica; gestione del tesseramento utenti, delle autorizzazioni e delle sospensioni - abilitazioni

differenziabili per tipo materiale fino al singolo volume; stampa delle richieste di prenotazione; controllo massimo numero di richieste per tipo tessera; controllo data pubblicazione per tipo tessera; gestione stato di conservazione; prestito annate seriali; possibilità di utilizzo di codici a barre sia per i volumi che per le tessere utenti; identificazione utente sia per codice sia per nome; visualizzazione situazione utente e volume; segnalazione utenti con blocchi; controllo autorizzazioni, disponibilità e prestabilità; esclusione automatica dal prestito per utenti morosi; avvisi prenotazioni al rientro; avviso ritardi; solleciti telefonici e stampa lettere di sollecito preimpostate e personalizzabili; proroga prestiti; elenco movimenti anomali; forzatura delle limitazioni; catalogazione breve durante il prestito; inventariazione durante il prestito, generazione automatica di inventari, stampa etichette; storicizzazione movimenti conclusi; ricerche e relative stampe personalizzabili; elaborazione e rappresentazione grafica di statistiche; funzionalità' differenziabili per stazione e operatore;

2.1.52.1.5 CatalogazioneCatalogazioneIl nuovo software - oltre alle caratteristiche necessarie per un vero e proprio sistema

bibliografico: validazione e cattura da authority files, struttura relazionale con link gerarchici fra le notizie, campi replicabili, record e campi a lunghezza variabile, etc. – deve avere una spiccata vocazione all’integrazione rispetto a sistemi di catalogazione esistenti.

Il software in questione deve poter essere configurato per qualsiasi tipologia di dato e deve quindi essere idoneo alla catalogazione di materiali normalmente esclusi dai sistemi primari. In particolare, deve essere in grado di gestire più database simultaneamente e di accedere ad archivi di retrieval consentendo rapide operazioni di validazione e la cattura dei dati sulla base primaria o su basi esterne importate. Inoltre deve consentire qualsiasi tipo di estrazione dei dati senza necessità di intervenire sul software.

Sono necessari degli automatismi che permettano l’inserimento più rapido possibile:

copia di informazioni da un record all'altro; controllo dei valori inseriti tramite authority files con gestione delle forme non accettate alimentazione automatica degli authority files precatalogazione dei documenti; numerazioni automatiche; importazione di record catalografici da database bibliografici esterni; correzioni multiple - le correzioni multiple devono poter essere effettuate sia negli

authority files (autori, editori, luoghi di edizione, classificazione, soggetti, serie) sia direttamente sull'archivio con procedure mirate.

2.1.62.1.6 Interrogazione catalogoInterrogazione catalogoLe tipologie di ricerca garantite da un software destinato all'uso nelle biblioteche devono

essere:

ricerca per autore principale o altro collaboratore segnalato; ricerca per parola di titolo, soggetto, collana; ricerca per inizio titolo, soggetto, collana; ricerca per parola di tema (o parola chiave) ; ricerca per editore;

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ricerca perISBN; ricerca con operatori booleani; ricerca per troncamento di nome o parola; risposta con scheda descrittiva in formatoISBD; risposta con localizzazioni e collocazioni; risposta con piantina di collocazione locale; risposta con immagine di 1. e/o 4. di copertina; risposta con disponibilità in ogni localizzazione; possibilità di archiviazione e stampa delle risposte; possibilità di richiesta di prestito interbibliotecario (con stampa al richiedente e invio alla

localizzazione interessata) ; possibilità di prenotazione presso la localizzazione interessata; possibilità di verifica situazione utente (protetta)

2.1.72.1.7 ConnettivitàConnettivitàIl sistema deve essere progettato per funzionare con le connettività esistenti pensando

tuttavia alle evoluzioni dei cablaggi e delle connessioni future che riguarderanno l’utilizzo di banda larga per interconnettere tutti i punti di accesso al servizio bibliotecario. Devono essere garantite tutte le fasi possibili di connettività:

modem tradizionale a 56 K connessione ISDN connessione ADSL (HDSL) connessione CDN tramite linea dedicata

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3.3. PPROCEDUREROCEDURE OFFERTEOFFERTE DADA POTENZIALIPOTENZIALI FORNITORIFORNITORI

Si premette che parte dell'analisi dei prodotti individuati si basa sulla relazione "Progetto di fattibilità per la riorganizzazione informatica del sistema bibliotecario della provincia di Reggio Emilia" commissionata dalla Provincia e fatta propria dalla Commissione Tecnica dei Bibliotecari nel corso del 2001.

Considerato inoltre che lo strumento principale per il recupero catalografico (sia del corrente che del pregresso) e per la catalogazione del materiale storico e di interesse locale è S.B.N., l’individuazione dei software da esaminare non ha preso in considerazione i prodotti perfettamente sostitutivi di S.B.N. Sono stati quindi esaminati i prodotti a più larga diffusione nazionale che consentono di importare i record da S.B.N. o di importare direttamente le basi locali dei singoli poli.

I prodotti presi in esame possiedono caratteristiche tali da essere in vario modo rispondenti alle necessità del Sistema Bibliotecario della Provincia. Da questo esame sono stati esclusi gli applicativi che per loro natura non rispondono pienamente agli obiettivi di politica bibliotecaria seguiti dalla Provincia in questi anni. Si tratti di linee di orientamento del lavoro del bibliotecario che privilegiano l’informazione all’utente, l’organizzazione e lo sviluppo della lettura, l’attività di promozione dei servizi, i rapporti con la comunità piuttosto che l’onerosa attività di catalogazione scientifica che è stata riservata agli specialisti del Centro Provinciale.

I prodotti esaminati hanno tutti diffusione nazionale, vengono adottati da biblioteche pubbliche e speciali, rispettano gli standard internazionali di scambio bibliografico e consentono lo scarico dei dati in formato UNIMARC.

Alle ditte produttrici è stato richiesto di includere nelle loro analisi un progetto dettagliato di trattamento della banca dati unica e di un conveniente metodo, il più automatico possibile, di conversione dei record dal formato “Biblio” al formato UNIMARC.

3.1.3.1. I prodotti individuatiI prodotti individuati ALEXANDRIE di IFNET - Firenze BIBLIO di SOSEBI - Cagliari ZETESIS di H&T - Firenze AMICUS di Teknesis - Roma BIBLIOWIN di CD Soluzioni Informatiche - Udine

3.2.3.2. Schema delle informazioni richiesteSchema delle informazioni richiesteAlle ditte contattate che hanno proposto i loro prodotti è stata richiesta una proposta di

realizzazione del progetto che contenesse le modalità di esecuzione dell'intervento di competenza diretta della ditta stessa ed evidenziasse l’ambiente hardware e software indispensabile per la realizzazione .

Di seguito vengono riportati gli elementi della proposta ritenuti essenziali per una corretta valutazione dei progetti:

Le metodologie e i costi per una prima normalizzazione dell’archivio di BIBLIO insieme ad un sistema di correzioni e catture da altri database.

Il piano d'intervento per il passaggio al nuovo software; I costi delle licenze (server di rete e client): primo anno - licenze necessarie alle 10

biblioteche medio grandi (fino a 5 client l’una), nel 2002 - altre 50 licenze per le biblioteche medio piccole (fino a tre client l’una). Se necessario specificare il costo relativo ai singoli moduli: acquisizione, catalogazione, prestito, prestito interbibliotecario, consultazione ed altre funzioni se disponibili.

Il costo delle licenze per il Centro sistema compreso Webserver e quant’altro necessario. Una proposta per la gestione centralizzata della catalogazione e dell’OPAC con

interrogazione sulla disponibilità dei documenti per le biblioteche connesse full time; Un sistema di acquisizione “in differita” dei movimenti per le biblioteche ancora non

connesse.- 10 -

Ipotesi di implementazione di un database centralizzato degli utenti. Costi di manutenzione annua dei pacchetti installati. Costi di installazione; Durata e costi del corso di formazione del personale.

3.3.3.3. Valutazione sui progetti esaminatiValutazione sui progetti esaminati

3.3.13.3.1 PremessaPremessaI progetti arrivati e completi di un piano particolareggiato d’intervento con un chiaro

prospetto dei costi, nonché delle necessità informatiche per il funzionamento del piano sono solo 3: Amicus, Zetesis e SoSeBi.

La ditta IFNET, che ha presentato il software “Alexandrie”, non ha fatto pervenire nessuna proposta né economica né di progetto.

La ditta CG Soluzioni informatiche produttrice di BiblioWin, contattata per un analogo progetto nel 1999, ha fatto pervenire un piano fortemente incompleto.

I tre prodotti selezionati sono abbastanza diversi tra loro sia per struttura del sistema sia per costi.

Quelle che seguono sono le presentazioni dei tre prodotti forniteci dalle Ditte produttrici.

3.3.23.3.2 Software Amicus della ditta TeknesisSoftware Amicus della ditta TeknesisCaratteristiche tecniche

AMICUS è un sistema "aperto", in grado di evolvere stando al passo con il cambiare della tecnologia, basato su un'architettura client/server e realizzato in maniera modulare. Amicus è un sistema integrato di gestione di biblioteca, progettato per sostenere utenti multipli contemporanei, dislocati in differenti postazioni. Il sistema gestisce un'interfaccia multi-lingue e può essere acceduto da utenti esterni via Internet.

AMICUS può gestire più di 30 milioni di record e centinaia di utenti concorrenti.

Il sistema mette a disposizione una completa struttura gerarchica di livelli di autorizzazione per consentire accessi differenziati degli utenti alle funzioni previste dal sistema stesso.

Il database server è costruito intorno ad un relational database (Oracle) ed un full-text database (Fulcrum Full/text). Il database bibliografico centrale implementa un modello relazionale pienamente normalizzato basato su MCR2, ISBD e MARC record con integrazione dei formati. Il full-text database è usato esclusivamente per memorizzare dati bibliografici testuali: duplicando i dati testuali del database relazionale consente ampie possibilità di ricerca con tronca mento e/o operatori di prossimità AMICUS è disponibile per la parte server su piattaforma IBM RS/6000 con sistema operativo AIX e per la parte client su Windows 95 e successivi, Windows NT.

L'accesso all'OPAC esteso (Libri Vision) tramite browser Internet è possibile anche da workstation Macintosh. Libri Vision è disponibile dalla v.2 anche su sistema operativo Linux.

Organizzazione e gestione dei dati bibliografici

AMICUS si basa sul concetto di one item one record: i record bibliografici non sono duplicati nel database, ma ogni biblioteca o componente di un consorzio può mantenere la propria personale "vista logica" di dati bibliografici, pur partecipando ad attività di catalogazione derivata e partecipata e contribuendo alla creazione di un catalogo unico.

Il concetto delle viste logiche (user view) in AMICUS è molto efficace e consente la condivisione dei dati senza rischi di duplicazioni e di appesantimento. Questo principio riduce anche fortemente la incidenza di duplicazioni poiché il record è memorizzato una sola volta come pure le modifiche locali dello stesso.

AMICUS consente la creazione e la manutenzione di un Catalogo Unico con le collezioni sia delle biblioteche membri di un consorzio che di biblioteche esterne che propongano copie del proprio posseduto. Ogni qualvolta un catalogatore crei per la prima volta Informazioni di copia per un record nella propria user view gli viene richiesto se il record è pronto per essere aggiunto al Catalogo Unico. In questo modo il Catalogo Unico è costruito con estrema semplicità A catalogatori autorizzati è consentita la modifica di record bibliografici nel Catalogo Unico e la possibilità di aggiungere direttamente informazioni sulle copie. Ogni biblioteca locale dovrà avere la possibilità di creare e aggiornare la propria versione della descrizione bibliografica

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senza che questo modifichi i dati delle altre biblioteche locali. Ogni biblioteca locale ha completa riservatezza dei propri dati. L'accesso ai moduli è limitato dalla biblioteca locale; tuttavia una singola persona autorizzata all'accesso può avere contemporaneamente differenti ruoli in più di una biblioteca e quindi più di uno user account. Come prima accennato AMICUS supporta differenti viste logiche del database. E' possibile fare ricerche su una singola vista o contemporaneamente su tutte le viste.

Il motore di ricerca AMICUS può collegarsi a qualunque database 239.50 compliant, sia locale che remoto. La stessa interfaccia di ricerca e visualizzazione viene usata per tutti i database collegati ad AMICUS. Non c'è limite al numero di database che possono essere aggiunti ad AMICUS. Le ricerche possono essere effettuate contemporaneamente su più database. Analogamente l'interfaccia Libri Vision può fornire un gateway a database esterni 239.50 compliant.

Architettura client-server

Il client professionale di AMICUS, attraverso una connessione TCP/IP intranet, può accedere, ricercare informazioni ed aggiornare il database. Il client consiste dei seguenti moduli funzionali: 'Ricerca, 'Acquisizione, 'Circolazione, 'Catalogazione, 'Utenti/Fornitori, 'Fatturazione', 'OPAC', 'Gestione dei periodici' ed 'ILL'. Le ricerche originate dal client traggono vantaggio dallo standard 239.50, mentre le query di tipo non bibliografico vengono effettuate attraverso un'interfaccia di tipo SQL *Net e dalla corrispondente controparte sul Server.

Il sistema consente l'accesso all'insieme dei dati con una interfaccia grafica (bilingue: italiano e inglese), attraverso l'OPAC Libri Vision basato su tecnologia Internet o attraverso qualunque altra applicazione origin 239.50. Sia il database che i metodi di accesso sono adatta bili, estensibili e personalizzabili a discrezione dell'utente ed in base alle mutevoli necessità della biblioteca. Il potente motore di ricerca esegue le ricerche sia sul database relazionale che sul database full-text.

Libri Vision: l’accesso ad Amicus via OPAC;

L'OPAC libri Vision fa parte integrante del software AMICUS. Consiste in unaapplicazione, basata su tecnologia Web, che funge da interfaccia tra l'utente finale, AMICUS

ed altre eventuali sorgenti di informazioni e servizi.La ricerca e il recupero delle informazioni bibliografiche su database AMICUS e su database

esterni è basata sul protocollo Z39.50: attraverso l'ori gin Z39.50, il sistema offre la possibilità di consultare altre fonti di informazione, come CD_ROM e database on line.

Per accedere all'OPAC è sufficiente disporre di personal computer o di workstation corredate di un comune browser WWW. Nel server, il modulo Libri Vision agisce da gateway tra AMICUS ed i client Internet e/o intranet. Il modulo Libri Vision è basato su scripts CGI e pagine HTML.

Le specifiche funzioni di AMICUS non coperte dal protocollo Z39.50, sono implementate nell'applicazione librAmi.

I servizi all'utenza offerti da LibrAmi vanno dalla possibilità di visualizzare le informazioni relative alla biblioteca (orari e giorni di apertura, accessibilità etc.) alla possibilità di identificare e visualizzare le informazioni relative al singolo utente (con le eventuali scadenze di prestiti, la situazione delle multe e delle prenotazioni etc.), dalla visualizzazione della disponibilità del documento presso la biblioteca alla possibilità di effettuare prenotazioni sulle copie o di richiedere un prestito via ILL.

Funzionalità di Amicus 3.3

AMICUS è un sistema di automazione di biblioteche moderno e totalmente integrato, progettato per rispondere alle esigenze di biblioteche singole come di reti di biblioteche, con la flessibilità di adattamento a nuove necessità e ad istituzioni di diverse dimensioni e tipologie. AMICUS offre al mondo delle biblioteche un prodotto concepito su un'architettura modulare che consente la realizzazione di estensioni in modo semplice e strutturato.

Gestione dell'informazione bibliografica Punto centrale di AMICUS è la creazione e la gestione dell’informazione bibliografica (incluso authority e holding) finalizzata alla descrizione, organizzazione, gestione ed accesso ad item bibliografici e di altri tipi. Le notizie bibliografiche sono memorizzate su un database relazionale pienamente normalizzato, basato su AACR2, ISBD e USMARC.

AMICUS consente la catalogazione originale ma anche la catalogazione derivata basata su diverse fonti di record: questi possono essere caricati da database AMICUS o acquisiti da archivi remoti, in altre biblioteche o su CD-ROM locali. AMICUS consente la gestione di grandi quantità di informazioni bibliografiche provenienti da fonti esterne.

L'utente di Amicus fruisce di un supporto bilingue (inglese e italiano).

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Il sistema Amicus gestisce la creazione, manutenzione ed uso di intestazioni per nome, titolo e soggetto; indicatori di classe e collocazione; numeri di controllo (compresi ISSns, ISBNs, ISMNs); tavole di codici ed informazioni codificate; note bibliografiche e di altra natura, relazioni tra record, gestione delle informazioni sul posseduto e delle informazioni relative alle copie, diversi tipi di rinvii, gestione degli authority files. Alla base del sistema AMICUS c'è il concetto di creazione di cataloghi comuni con indici quanto più possibile puliti è per questo motivo che il controllo e la gestione delle intestazioni è pienamente supportato (gestione dell'authority file). Ogni intestazione è memorizzata una sola volta, in modo che qualsiasi cambiamento negli indici si rifletta automaticamente in tutti i record che la utilizzano. Per la gestione delle informazioni relative all'authority file, AMICUS crea e gestisce descrizioni di intestazioni controllate,comprendenti nomi, titoli, nomi/titoli e intestazioni per soggetto (termini principali e suddivisioni). In questo modo il sistema segnala sempre, nell'indice, un’intestazione controllata rispetto ad un'intestazione semplice, non sottoposta cioè a nessun tipo di controllo, al fine di aiutare il catalogatore nella scelta della intestazione più corretta ed evitare quanto più possibile ripetizioni di intestazioni, con conseguente appesantimento degli indici. Le descrizioni contengono informazioni codificate, note, numeri di controllo e rinvii.

L'authority control è indipendente rispetto alle operazioni di catalogazione, e può essere avviato in una fase precedente o successiva rispetto alla creazione di una intestazione da parte del catalogatore (e possibile creare intestazioni senza associarle a nessun documento) oppure, a discrezione della biblioteca, completamente omesso.

In AMICUS è possibile catalogare usando tag MARC oppure la bel definiti (es. nome, titolo, intestazione per soggetto, note) per coloro che non hanno familiarità con il formato MARC. Tutti i tag dell'USMARC, con i relativi sottocampi, sono ricercabili e catturabili dal template di catalogazione e gran parte dell'informazione usata nel record catalografico può essere aggiunta semplicemente puntando e cliccando sulle list box e sui tasti.

La catalogazione originale è basata su template (modelli di schede catalografiche) definibili dallo stesso catalogatore: ogni record bibliografico del database può essere scelto, eventualmente modificato, e usato come template; questi template possono essere registrati in una specifica lista per essere riusati all'occorrenza e possono essere condivisi tra catalogatori. Ciò significa che ogni catalogatore può creare e adoperare diversi tipi di temp/ate, secondo le differenti esigenze di catalogazione, del tutto autonomamente, senza l'intervento del personale informatico.

AMICUS prevede un sistema di creazione di legami tra record bibliografici o di authority equivalenti. Questa facility può essere usata per gestire cataloghi bilingue e multilingue in thesauri multipli. Diversi tipi di cross-reference (See, See From, See A/so ed Equivalence) e di relazioni tra record sono previsti dal sistema (Assorbito da, Altra edizione, Contenuto in, Contiene, Continua, Raccolto in, Continuato da, Unito con, Separato da, Diviso in, Sostituito da, Tradotto da, Sospeso come, Con... sono solo alcune delle possibili relazioni tra record previste dal sistema).

AMICUS prevede un rigido controllo delle collocazioni; gestisce shelflist di biblioteche indipendentemente da numeri di collocazione bibliografici o indicatori di classe, sebbene le une possano essere derivate dalle altre in fase di creazione di un record di copia. La funzionalità di browse delle shelflist visualizza una breve descrizione bibliografica per ogni item (in modo da consentire sempre un controllo incrociato tra collocazione e item associato). Collocazioni fisiche possono essere assegnate agli item indipendentemente dal numero di shelflist.

Nel sistema AMICUS è possibile creare dei sotto database (per es. per record bibliografici catalogati a livello minimale utilizzati per la gestione degli ordini), la cui vista può essere riservata ad una parte dell'utenza o completamente occultata, per un uso solo interno alla biblioteca stessa o a particolari sezioni di essa.

Alla versione 3.3. di Amicus è stata aggiunta la gestione dell' Inventario, integrata al modulo di catalogazione e legata alla finestra di sommario delle holding della biblioteca.

La maschera di Inventario gestisce i dati relativi al numero d'inventario, la data di acquisizione, le informazioni bibliografiche, il tipo di materiale, il tipo di acquisizione, il valore del documento in oggetto, il nome del fornitore e le eventuali note.

Condivisione delle Informazioni Bibliografiche

AMICUS consente la catalogazione condivisa ed altre attività consortili. Fulcro di questa funzione è il concetto di database logici multipli con un solo database fisico. Ogni database logico rappresenta un set di record, che può essere visto come un singolo catalogo di biblioteca. Ognuno di questi database logici è gestito e acceduto come se fosse una distinta entità fisica. In realtà ogni database logico è una particolare vista dei dati contenuti nel database fisico AMICUS. Nel caso in cui un dato in AMICUS fosse comune a diversi database logici, questo dato non è duplicato, ma ognuno dei suddetti database logici può contenere la propria personale e unica variante dello stesso dato bibliografico. Le ricerche possono essere limitate al catalogo di una singola biblioteca del consorzio, a particolari cataloghi selezionati oppure possono estendersi all'insieme di tutti i database presenti nel sistema.

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Completamente integrato al modulo di Catalogazione è il modulo di Ricerca, per cui un record bibliografico trovato nel catalogo di un componente del consorzio oppure in una qualsiasi altra fonte di record può essere catturato e aggiunto all'archivio locale con un semplice click del mouse. I record trovati in database esterni possono essere catturati e modificati per uso locale senza apportare alcuna modifica all'originale. I componenti del consorzio possono scegliere di condividere altre funzioni quali acquisizione e/o circolazione o di gestire le stesse separatamente.

AMICUS consente anche la creazione e la manutenzione di un Catalogo Unico di documenti appartenenti a biblioteche facenti parte di un consorzio oppure a biblioteche esterne che propongano la condivisione dei propri dati. Il Catalogo Unico è aggiornato automaticamente (a scelta del catalogatore), in fase di catalogazione, con le copie delle biblioteche associate; è distinto dai cataloghi delle singole biblioteche consorziate e può essere interrogato separatamente o come parte di una vista globale.

Ricerca di Informazioni Bibliografiche

Il modulo di Ricerca AMICUS fornisce un'interfaccia per accedere a tutte le collezioni librarie che formano il database così come a tutti i database conformi al protocollo Z39.50 esterni alla biblioteca o al consorzio di biblioteche. Il modulo di Ricerca è completamente integrato con i moduli di Catalogazione, Acquisizione e Circolazione.

Il database fisico di AMICUS è formato dai differenti database logici. Il numero di database logici è definito dalla stessa biblioteca. La ricerca può essere fatta indistintamente e contemporaneamente su uno solo o su tutti i database selezionati. AMICUS consente la ricerca e !'accesso alle informazioni bibliografiche attraverso indici primari e secondari. Gli indici primari sono costituiti dai punti di accesso standard utilizzati nella ricerca, come nomi, titoli, soggetti, classificazioni, parole-chiave in campi testuali (autori, titoli, soggetti, note), diversi tipi di numeri di controllo, collocazioni, numeri di sistema (AMICUS number), ISBN e ISSN. Gli indici secondari sono utilizzati insieme agli indici primari, offrendo numerose possibilità per il restringimento delle ricerche, quali la lingua, il paese, la data di pubblicazione o la descrizione del materiale. Grazie all'utilizzo da parte del sistema al un database relazionale Oracle) e di un database full-text (Fulcrum) virtualmente ogni campo del record MARC può essere oggetto di ricerca.

Tutti gli indici primari, eccetto gli AMICUS number, possono essere scorsi, attraverso una ricerca “SCAN” (e, in fase di catalogazione, tutti le voci ritrovate in un indice possono essere catturate e utilizzate nel record bibliografico). Il sistema visualizza I risultati della ricerca, con il numero di documenti trovati, eventuali authorities e rinvii correlati all'intestazione. Usando il tipo di ricerca "FIND" si avrà, come risultato, un sommario, un elenco di tutti i record che rispondono ai criteri di ricerca precedentemente definiti. Ogni item può essere successivamente visualizzato in formato breve, completo o MARC.

Alla versione 3.3. di Amicus è stata aggiunta l'opzione di ricerca degli indici per Locazione e per Branch, per Numero di copia e per Numero di codice a barre.

AMICUS adopera operatori booleani (AND, OR, NOT, NEAR, WITH), usando la logica semplice e composta, operatori di comparazione (=, <, >, ~, #, ~), operatori di prossimità, mascheramento e troncamento di caratteri (!, ", ?, #)Gli utenti possono consultare uno qualsiasi degli indici (oppure indici associati) e gli elenchi delle collocazioni. Da qualsiasi termine dell'indice possono essere recuperati record di autorithy o bibliografici con un semplice click del mouse. Il client Windows di AMICUS permette di formulare ricerche differenti, in base ai differenti gradi di esperienza dell'utente: attraverso un approccio point-and-click, o tramite la digitazione dei comandi di ricerca usando la sintassi ANSI Z39.58 Common Command Language. Entrambi gli approcci sono supportati da un'unica interfaccia di ricerca e possono essere alternati in relazione alle esigenze e al grado di esperienza dell'utenza.

Durante una sessione di ricerca on line AMICUS registra le ultime 25 stringhe di ricerca. Attraverso queste registrazioni, le ricerche precedentemente effettuate possono essere riviste e riutilizzate durante una successiva sessione on line (funzione Active Query log).

AMICUS consente la registrazione di particolari criteri di selezione in fase di ricerca, che possono essere creati, aggiornati, definiti e identificati con specifici nomi e utilizzati, in congiunzione con indici primari, in sessioni successive di ricerca, sempre al fine di restringere e dunque di ottimizzare le ricerche (uso delle Qualifications).

AMICUS visualizza i risultati di una ricerca in forma di sommario. Quando le operazioni di ricerca avvengono su un indice i risultati visualizzati comprendono il termine ricercato incluso gli accessi immediatamente precedenti e successivi, eventuali voci controllate (record di authority), tutti i tipi di rinvio legati a quella specifica intestazione, il documento o i documenti associati. In una ricerca FIND il risultato della ricerca include l'AMICUS number, il titolo, l'autore, le date, la lingua e il supporto del documento; l'utente può scegliere di eliminare qualcuno di questi campi e definire, dunque, un diverso formato di visualizzazione di default. I risultati della ricerca possono essere visualizzati scegliendo un ordine ascendente o discendente dei punti di accesso.

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Una funzione aggiuntiva di AMICUS abilita l'utente a ricevere solo un conteggio dei record che rispondano ai criteri di ricerca, senza avere la visualizzazione degli stessi.

La funzione di ricerca integrata di AMICUS consente l'accesso all’intero database così come a fonti bibliografiche remote e a database esterni. Questa funzione risolve la necessità di ridigitare i dati, ed i comandi di ricerca possono essere formulati e memorizzati per essere eseguiti successivamente in modalità batch oppure on line.

I record possono essere catturati da database esterni e locali in machine-readable form (forma riconoscibile dalla macchina) consentendo il successivo caricamento nel database.

AMICUS supporta un'ampia serie di dispositivi per le funzioni di ricerca, quali terminali, workstation e sistemi remoti che supportano il protocollo Z39.50.

Acquisizione

Il modulo di Acquisizione in AMICUS è completamente integrato con quelli di Ricerca, Catalogazione, Circolazione e Gestione dei periodici.

AMICUS gestisce tutti i tipi di acquisizione di biblioteca: acquisto, dono, scambio, ordini differiti, prestito interbibliotecario, ordini prepagati, abbonamenti, richieste e ordini di legatoria.

Gli ordini, le fatture e le note di debito e credito possono essere prodotti in qualsiasi valuta. È possibile registrare tutti i cambiamenti nel tasso di cambio delle valute consentendo di effettuare analisi "what-if". Nella versione 3.3. di Amicus supporta totalmente !'uso dell'euro.

Ogni biblioteca può avere il proprio set di ordini, fatture, fondi, note di credito e debito, statistiche e proprie politiche dei reclami. Nel modulo di Acquisizione gli ordini prodotti per un item bibliografico sono automaticamente spediti ad uno specifico fornitore ed hanno un’incidenza su uno specifico fondo finanziario. Completato l'ordine il sistema crea copie e fatture dello stesso. Note di credito e debito sono previste nel caso di errori in fase di pagamento di un ordine.

I diversi fondi utilizzati per gli acquisti sono gestiti separatamente per ciascun periodo fiscale e possono essere trasferiti al successivo. Statistiche e report on line consentono al personale di biblioteca di identificare fornitori efficienti e convenienti e di gestire i propri fondi in maniera accurata. Le richieste di prestito interbibliotecario sono emesse e gestite al11nterno della funzione di acquisizione. AMICUS gestisce gli abbonamenti correnti e consente rinnovi periodici con la possibilità di mantenere lo stesso numero d'ordine. Il sistema gestisce fino a 99 differenti politiche di reclami, determinate in fase di installazione. I reclami sono prodotti automaticamente sulla base della politica dei reclami È possibile creare sommari di fatture per ordini multipli, nel momento in cui le fatture siano ricevute dai fornitori.

In AMICUS è possibile, per l'utente, prenotare testi ancora solamente ordinati, con notificazione della prenotazione nel momento in cui il testo arriva in biblioteca.

Con Amicus i membri di un consorzio dì biblioteche possono condividere informazioni quali archivi dei fornitori e registrazioni degli acquisti.

Circolazione

Il modulo di Circolazione in AMICUS è progettato per supportare consorzi e cooperative di biblioteche. Le politiche di prestito, di sanzione e gli orari di apertura/chiusura della biblioteca possono essere specificati per l'intera biblioteca e/o per ciascuna delle sue sezioni, se necessario.

Il modulo di circolazione, le cui funzioni sono definite in base a differenti livelli di autorizzazione, gestisce archivi di utenti, funzioni di check-in e charge-out, status dell’item, politica delle multe, prenotazioni al prestito, inventario, statistiche di vario genere.

La politica del prestito per ogni item posseduto dalla biblioteca è determinata, in fase di registrazione dell'uscita dell’item stesso, in base al tipo di utente e al tipo di circolazione definito per quell'item. Il sistema può contenere un indefinito numero di tipologie di utente e di tipi di circolazione. Limiti alla politica di prestito definiscono per quanto tempo e da quale data un particolare item può essere preso in prestito da un particolare tipo di utente. AMICUS adatta in modo elastico le politiche di circolazione alle specifiche esigenze di ciascuna biblioteca.

La politica di prestito propone differenti soluzioni: prestiti limitati, estesi, continuati, overnight, a data fissa e normali. La politica delle sanzioni consente il calcolo degli importi minimi e massimi delle multe, pagamenti parziali o completi durante e dopo la registrazione di restituzione del prestito, modifiche autorizzate o deroghe di multe. La politica delle scadenze definisce quando saranno spedite all'utente avvisi di scadenza del prestito e dopo quanto tempo quel particolare utente sarà incluso nella blacklist.

E' possibile far circolare documenti non ancora interamente catalogati.

La versatile funzione di prenotazione di AMICUS permette la prenotazione di un particolare documento o di un qualsiasi documento già ordinato, come pure prenotazioni a tempo. Quando

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un documento è registrato in entrata, qualunque messaggio ad esso correlato, riguardante una multa dovuta, richieste di prenotazioni, prestiti speciali interbibliotecari o informazioni non valevoli, viene visualizzato. È possibile in qualsiasi momento un monitoraggio sullo status dell'utenza (la situazione rispetto al prestito) e lo status di ogni singolo item (se in prestito o prenotato etc.). AMICUS offre alla biblioteca la possibilità di spostare temporaneamente grandi quantità di materiale tra i suoi settori, o di spostare definitivamente documenti da uno all'altro settore. Ogni settore può conservare traccia dei documenti che circolano al di fuori del settore stesso.

AMICUS ha una funzione di controllo di inventario che consente alla biblioteca di effettuare un dettagliato esame sullo status fisico di ognuna delle copie. Una volta proceduto all’inventariazione fisica dell’item è possibile produrre e stampare due differenti tipi di report:

un report contenente la lista di tutti gli item Che dovrebbero trovarsi sugli scaffali e che invece, per una qualsiasi ragione, manchino;

un report contenente una lista di item registrati sul sistema come "in prestito", ma che di fatto si trovano sugli scaffali.

In AMICUS è possibile, con estrema semplicità produrre e stampare vari tipi di statistiche relative alla circolazione.

Attraverso AMICUS le biblioteche di un consorzio possono condividere informazioni quali archivi di utenti e archivi di numeri.

Già la versione 3 .2 consente, con il modulo di Circolazione Offline, le funzioni di Charge-out e Check-in anche a sistema non operante e la registrazione di note relative agli utenti ammessi al prestito.

Queste informazioni saranno, a sistema nuovamente attivo, caricate automaticamente e validate nello stesso modo che durante le "normali" attività di Circolazione.

Controllo Periodici

Il fulcro del modulo di gestione dei periodici in AMICUS è la completezza e la flessibilità dei suoi "modelli di previsione". Il modello di previsione definisce quelle informazioni che saranno poi visualizzate nel record di check-in relativo al titolo di periodico. I bibliotecari possono inserire "modelli" da semplici a molto complessi (pubblicazioni irregolari all'interno di periodici regolari), scegliere la frequenza standard specificata nel record MARC o selezionare da un catalogo estensibile di pubblicazioni schemi di frequenza.

Il sistema non richiede necessariamente, per la gestione di un titolo di periodico, il legame con un modello di previsione: i titoli che non abbiano relazionato un modello di previsione possono comunque essere gestiti ed ogni singolo fascicolo può essere comunque registrato.

I modelli di previsione possono essere copiati e modificati con estrema semplicità Tra le proprietà dei modelli di previsione c'è la possibilità di definire i dati relativi al formato della copertina, le relazioni tra i fascicoli e i volumi, il sistema di numerazione dei fascicoli, I modelli di previsione di indici, fascicoli speciali e supplementi (e le loro relazioni con pubblicazioni regolari) e il tipo di legatura per i volumi. I fascicoli possono essere combinati fisicamente e/o per data, così come gli indici, i fascicoli speciali e I supplementi. Una particolare funzione consente la creazione di schede per le sottoscrizioni, con indicazione di eventuali routing list, delle istruzioni per la legatura, del tipo di prestito, del tipo di shelflist (con indicazione del preciso numero) e con la registrazione del periodo di ritardo previsto per l'arrivo dell’item. La legatura offre la possibilità di includere o escludere articoli individuali, di includere indici, fascicoli speciali e supplementi. Il bibliotecario è automaticamente informato di ogni pubblicazione danneggiata. Le copie aggregate di pubblicazioni non hanno record di copia individuali, ma sono raccolte in un unico e nuovo record relativo all’intero volume.

Questo dato e rintracciabile in rase di ricerca ed e riportato nello status della circolazione. La registrazione dei periodici è finalizzata all'efficienza. I "modelli di previsione" possono essere rapidamente rintracciati attraverso diversi criteri, tra cui codici a barre SISAC, numeri AMICUS, nome del fornitore, frequenza, regolarità, codici di collocazione specificati dalla biblioteca e tutti i normali indici bibliografici. I bibliotecari possono anche registrare grosse serie di periodici specificando semplicemente la serie dei fascicoli e del volume, modalità molto utile negli enti che hanno periodici retrodatati non ancora inseriti on line.

Possono essere registrate copie multiple di fascicoli, indici, pubblicazioni speciali e supplementi, ed è possibile aggiornare rapidamente e dinamicamente i "modelli di previsione", tutte le volte che un articolo non atteso venga ricevuto. La "receipt history" (cioè la registrazione dei fascicoli ricevuti) produce una traccia che consente poi in qualsiasi momento il riesame del numero, della collocazione, del tipo di prestito, dello stato e di altri particolari relativi alle copie ricevute. Questa "receipt history" contiene anche informazioni relative alle copie che potrebbero essere state da un certo punto in poi cancellate dai cataloghi. Sono disponibili filtri per limitare

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l'informazione visualizzata, e i dati filtrati possono essere poi ulteriormente selezionati attraverso diversi criteri.

Il modulo di gestione dei periodici di AMICUS contiene diverse altre funzioni speciali, comprendenti l'archiviazione di grandi quantità di copie e di volumi, attività di preservazione, report e statistiche.

Libri Vision: l'OPAC di AMICUS su Web

AMICUS include il modulo Libri Vision, che consente funzionalità avanzate di OPAC, con una combinazione ottimale di interfacce amichevoli e di funzioni di ricerca, attraverso la tecnologia Internet (HTTP, HTML, ecc.). Libri Vision è caratterizzato da una interfaccia multifunzionale, standardizzata e facile da usare, per accedere al catalogo (o ai cataloghi) attraverso una 'Intranet' locale e ai servizi utenti, come pure per accedere a database su CD-ROM e database esterni accessibili tramite Internet che supportano Z39.50, un server multi-media e anche motori di ricerca Internet. Il modulo Libri Vision è costituito da una serie di script CGI in pagine HTML che supportano e guidano il collegamento, l'accesso, il recupero e lo smista mento verso e da database locali ed esterni. L'utente accede a questo ampio spettro di fonti di informazione attraverso un browser WWW standard e può sfruttare tutte le possibilità offerte dai moderni browsers. In quanto tale le stesse funzionalità che sono fornite internamente attraverso la Intranet possono essere fornite interamente, in parte o attraverso un access control anche ad utenti che si colleghino tramite Internet da un sito remoto al server libri Vision.

Libri Vision offre agli utenti AMICUS la possibilità di interrogare il catalogo (o i cataloghi) locale, eseguire ricerche di tipo booleano ed accedere ai record dei detti cataloghi. Utenti autorizzati possono inviare i risultati della ricerca alloro Indirizzo e-mail o riversare l'informazione su un disco locale. Cliccando semplicemente sul mouse l'utente può lanciare una ricerca su uno o più database esterni, selezionati da una lista predefinita dalla biblioteca. La tecnologia utilizzata offre al management di biblioteca la possibilità di estendere !'applicazione per fornire pagine di informazione locale, bulletin boards, e servizi on line.

Il risultato della ricerca sarà inizialmente presentato in formato breve, visualizzando titolo, autore, anno di pubblicazione e/o soggetto/classificazione. Il numero di record da visualizzare può essere definito dall'utente. In base al risultato in forma breve, l'utente può scegliere quali record desidera vedere in formato completo. I campi bibliografici visualizzati contengono hyperlinks per lanciare nuove ricerche utilizzando il contenuto dei campi attuali come termini di ricerca. Così per esempio dopo una ricerca sul titolo si può cliccare sul campo autore per rintracciare tutte le altre descrizioni di record bibliografici indicizzate sotto questo nome autore nello stesso o in un altro catalogo.

Il server Libri Vision, inoltre, supporta Z39.50 versione 3, l'accesso a database esterni, la gestione dei result set prodotti da sorgenti multiple di informazione e collegamenti ad un server multi-media.

Oltre alle funzionalità estese di ricerca bibliografica, l'OPAC Libri Vision comprende un'ampia serie di servizi di prestito. Gli utenti possono consultare i propri record, controllare la situazione delle opere già in prestito, avere informazioni sulle sanzioni come pure sulle prenotazioni di titoli e copie. È possibile fare prenotazioni di copie e rinnovi di prestiti.

La realizzazione di Libri Vision è basata sull'utilizzo degli attuali standard Internet, quali TCP/IP, HTTP, HTML e di Z39.50. Il software del server Libri Vision può essere installato sullo stesso sistema del server AMICUS (è richiesto il software HTTP server, che non è fornito con AMICUS).

Utenti/Fornitori

AMICUS gestisce informazioni relative a persone ed organizzazioni che utilizzino o forniscano prodotti e servizi per biblioteche. Sono registrate informazioni circa gli utenti, le persone che accedono ad AMICUS, contatti coi consulenti, unità dipartimenti, biblioteche, editori e fornitori. Le informazioni nel database relazionale comprendono, ma non sono limitate a, nome, indirizzo, numero di telefono, specializzazione, e gruppi cui enti o individui appartengono. L'accesso ad AMICUS è controllato attraverso parametri di sicurezza definiti per ciascun utente. Inizialmente gli utenti hanno un profilo di default coerente con il loro ruolo. Questo profilo determina i loro privilegi per le funzioni di lettura, scrittura, aggiornamento, cancellazione ed accesso. Entro limiti predefiniti, gli utenti possono personalizzare il loro profilo per opzioni quali visualizzazioni di informazioni, ordine di ricerche su database esterni, scelta della lingua, livello di aiuto, minimo o massimo numero di record da ricevere, e limiti di spesa per ricerche sui database.

Addebiti

AMICUS gestisce i requisiti informativi finanziari, di controllo e di gestione delle biblioteche dei consorzi che possono voler recuperare parte o tutti i loro costi dai propri utenti. Fornisce

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informazioni sull'uso, produce report, dati finanziari e supporta ricerche on line. Il modulo di addebito può essere usato per generare sia fatture per i clienti esterni e relazioni sui costi interni sia fatture "fantasma/1 per uso gestionale.

Da ognuno dei moduli di gestione di AMICUS è possibile produrre ed aggiornare dati sull'utilizzo del sistema, per supportare la funzione di addebito. Fatture e report sono prodotti periodicamente o su richiesta. Ogni servizio e prodotto AMICUS può essere addebitato ed il modulo in oggetto gestisce la manutenzione e la pubblicazione di liste di prezzi e distinte di competenze utilizzate per il calcolo della fatturazione. I crediti possono inoltre essere registrati per le istituzioni che forniscano servizi ad AMICUS, compreso la fornitura di copie al catalogo unico e di record catalografìci originali.

Le funzioni previste dal modulo di addebito sono le seguenti:

Dati finanziari (per la gestione di categorie e codici di costi) Situazione del conto Tassazione degli item Note di credito Esenzioni Distinta delle fatture Fatturazione Liste di prezzi per differenti servizi Proiezioni delle vendite Monitoraggio dell’impiego delle risorse Informazioni sulle vendite relative ad organizzazioni o persone Tasse Contatti interni ed esterni Liste di distribuzione Gestione delle organizzazioni Gestione delle persone

3.3.33.3.3 Software Biblio di So Se BiSoftware Biblio di So Se Bi E’ un software modulare integrato di gestione biblioteche. Pieno rispetto normative ISBD,

RICA, SBN. Authority file (editori, autori, soggetti, classi). Gestione immagini, abstract, indicizzazione automatica. Stampa schede, bibliografie, barcode. Stampa su file. Gestione sistemi bibliotecari distribuiti.

E’ un applicativo “chiavi in mano” che si appoggia su database “Access”, inserito nel pacchetto “Office” di Microsoft. Abbastanza ricco di funzioni in ogni sua parte, presenta un’interfaccia piuttosto semplice ed amichevole.

E’ un buon prodotto che ben si adatta a convertire database corretti e strutturati già in origine. L’interfaccia del prestito è molto immediata e

facilmente utilizzabile anche da persone poco esperte.

Descrizione

Facile e funzionale strumento per biblioteche, enti, amministrazioni, unviersità, centri di documentazione.

Modulare e completo per la gestione integrata di tutte le attività della biblioteca: catalogazione, ricerche, stampe, circolazione documenti, gestione utenti, statistiche, ordini/preventivi, bilancio, catalogazione testata(periodici), gestione e spoglio fascicoli, importazione/esportazione dati, OPAC a consultazione grafica, prestito interbibliotecario, importazione da banche dati (come BNI, Alice CD, LiberDATABASE), tesauro, codici a barre, scambio dati via modem, accesso, ai dati via Internet.

Intuitiva ed amichevole interfaccia web.

Scrivania virtuale

Il monitor è una scrivania virtuale dove è possibile aprire contemporaneamente più moduli del programma, e non solo più finestre dello stesso modulo. Tutte le finestre sono attive, è quindi sempre possibile inserire, modificare, legare o cancellare dati senza dover accedere a complicate procedure o scelte di menù. La base dati è accessibile da macchine diverse collegate in rete per lavori di catalogazione, prestito, statistiche ecc..

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Web Opac

È un sistema di ricerca indirizzato esclusivamente all'utente finale. L'interfaccia grafica è semplice e intuitiva, l'accesso alla base dati avviene in modo totalmente guidato. Tutte le ricerche possono essere effettuate in modo rapido, completo ed efficace.

Informa in tempo reale sulla disponibilità al prestito.

Supporto delle normative di catalogazione.

La procedura di catalogazione è predisposta per trattare qualsiasi tipologia di documento nel rispetto degli standard internazionali ISBD, con il controllo automatico delle aree utilizzate da ogni ISBD specifico. Sono garantiti inoltre: la gestione dei codici ISO per nazione e lingua, il pieno rispetto della tabella sinottica dei legami titolo-titolo di SBN, il controllo sintattico nella costruzione degli autorithy files.

Modulo Base

catalogazione, interrogazione, gestione delle stampe gestione password; procedura di catalogazione predisposta per trattare qualsiasi tipologia di documento, nel

rispetto degli standard internazionali ISBD con il controllo automatico delle aree utilizzate per ogni ISBD specifico;

possibilità di gestire generi e sezioni particolari di archivi, selezionando la natura della notizia bibliografica e utilizzando gli stessi codici SBN;

nessun limite di inserimento all'interno di ogni campo; catalogazione veloce; codici ISO di nazione e lingua; gestione abstract; gestione authority files relative ad autori, soggetti; pieno rispetto della tabella sinottica dei legami titolo-titolo di SBN; ricerca totalmente flessibile, con possibilità di definire tutti i parametri disponibili per le

ricerche abbinate; controllo sintattico nella costruzione degli authority files; stampe totalmente configurabili, con la possibilità di visualizzare l'anteprima di stampa; gestione legami soggetto - soggetto e classe - soggetto; controllo sintattico nella costruzione degli authority files; stampe totalmente configurabili, con la possibilità di visualizzare l'anteprima di stampa; gestione legami soggetto - soggetto e classe - soggetto; controllo terminologico dell'input su autori, titoli, soggetti, classi, numero d'inventario, in

modo da evitare possibili errori di trascrizione ed introdurre doppie registrazioni; possibilità di utilizzare più livelli di classificazione per ogni notizia bibliografica, con

creazione di archivi "codice - classe" e "descrizione - classe"; gestione di opere in più volumi e più copie di una stessa pubblicazione; gestione avanzata delle immagini; stampa codice a barre, in riferimento al codice delle biblioteche e al numero di inventario; gestione delle interrogazioni tramite: chiave titolo, autore, soggetto, termine, codice o

descrizione classe parole e operatori logici; stampa di qualsiasi scheda formato standard per i cataloghi autori, soggetti, titolo,

topografico, classificato; stampa registro d'ingresso, listati bibliografie.

Modulo Prestiti

circolazione documenti, gestione utenti e statistiche Prestito mediante numero di inventario (digitato o letto tramite codice a barre); Prenotazione documento; Controllo scadenze; Blocco prestiti per utenza morosa; Prestiti per sala; Gestione archivio utenti; Stampe relative a: libri mai richiesti, solleciti prestiti scaduti, situazione patrimoniale in

ordine di inventario, bollini ottici in ordine di inventario e collocazione; Elaborazione statistiche: libri prestati, frequenza dei lettori, argomenti più richiesti,

professione utente, titolo di studio, ecc..; Visualizzazione e stampa di 12 tipologie di grafi statistici;

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Abbinamento ai periodici, per consentire il prestito di ogni singolo fascicolo.

Modulo Periodici

Catalogazione delle testate utilizzando le stesse funzioni del modulo base; Gestione degli abbonamenti, con tutti i controlli relativi al ricevimento dei fascicoli, nei

tempi opportuni; Segnalazione di lacune e stampa delle lettere di reclamo ai fornitori; Visualizzazione e stampa degli schedoni amministrativi; Spoglio dei fascicoli; Gestione legami: titolo-titolo, titolo-fascicolo-titolo.

Modulo Import-Export

importazione - esportazione dati Funzioni di import - export da/verso altri sistemi di automazione: ISO 2709 - UNIMARC -

USMARC - ASCII; Consente il recupero di notizie bibliografiche da diverse banche dati, tra le quali

segnaliamo BNI, Alice CD, Liber DataBase.

Modulo Acquisizioni

Gestione Ordini, Preventivi, Trasferimenti, Scarichi; Registrazione dell'ordine (possibilità di recupero dati bibliografica relativi all'ordine per la

catalogazione); Stampa dell'ordine; Controllo della situazione amministrativa generali; Verifica immediata dei fondi a disposizione per gli acquisti con possibilità di visualizzare

sia l'impegno non ancora evaso che la spesa effettivamente sostenuta; Calcolo del totale di ogni singola fattura; Controllo della situazione relativa ai fornitori, e ai richiedenti; Gestione di un archivio fornitori.

Modulo Prestito Interbibliotecario.

Realizzato per i sistemi bibliotecari distribuiti, gestisce un archivio biblioteche ed il relativo prestito di documenti tra le stesse.

OPAC

Web-OpacSistema avanzato di ricerca per la costruzione della base dati su Internet.

Le ricerche possono essere effettuate per:

Titoli - Autori - Editori; Soggetti - Classi - Termini.

3.3.43.3.4 Zetesis 4 della ditta H&TZetesis 4 della ditta H&TZetesis non è un unico programma ma un insieme di procedure comunicanti, ciascuna

concepita per assolvere al meglio ad uno scopo specifico.La struttura modulare di Zetesis consente di affrontare di volta in volta le problematiche

specifiche di ogni biblioteca grazie alla maggiore flessibilità e facilità nelle personalizzazioni.

Zetesis Surf è una potente e versatile interfaccia utente il cui ruolo primario è quello di servire da OPAC per i database di Zetesis. Tuttavia questo strumento integra una serie di funzionalità che consentono di utilizzare Surf come interfaccia primaria per tutti i servizi offerti dalla biblioteca

Zetesis può essere configurato per interagire con un sistema di prestito esterno, ma possiede anche un proprio modulo in grado di gestire ogni aspetto della circolazione, dal tesseramento degli utenti alle statistiche sui movimenti.

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Caratteristiche e prestazioni

L'OPAC di Zetesis è stato realizzato intorno ad uno dei più potenti motori di ricerca, realizzato da H&T nel 1992.

La sua incredibile velocità è dovuta al fatto che questo strumento fu inizialmente concepito per la consultazione di grosse banche dati su CD-ROM, quando ancora i CD-ROM in commercio avevano un tempo di accesso medio di 800 millisecondi (quelli che oggi chiameremmo 1x). Per superare le limitazioni imposte dall'hardware era necessario qualcosa di ben diverso da un database.

Zetesis scinde la catalogazione dal retrieval anche da un punto di vista fisico. Il fatto che la base di retrieval non sia modificabile è la chiave di volta.

Mentre il database deve mantenere strutture idonee all'inserimento veloce dei dati, un sistema di retrieval non ha questa preoccupazione. Si possono perciò creare delle strutture dati interamente rivolte alla ricerca, ignorando qualsiasi aspetto relativo alla modifica dei dati.

Zetesis offre le prestazioni di un information retrieval ma opera su basi strutturate. E' infatti in grado di gestire sia strutture relazionali che di tipo gerarchico - quindi può gestire record di una complessità tale da essere difficilmente implementabili con i sitemi relazionali.

Zetesis è in grado di gestire occorrenze multiple di qualsiasi campo senza ricorrere a tabelle relazionate (cioè utilizzando un'unica tabella) e consente una strutturazione gerarchica del record in aree (sub-record) a qualsiasi livello di nidificazione.

Interfaccia friendly.

Surf non è semplicemente uno strumento di information retrieval. Nonostante le capacità del suo motore di ricerca, le caratteristiche più interessanti di questo programma sono da ricercare nella sua interfaccia.

Nel realizzare Surf si è tenuto conto di due aspetti fondamentali:la necessità di creare un'interfaccia adeguata agli strumenti in via di espansione e che quindi

fosse familiare e conseguentemente di facile uso per il pubblico, ma anche facilmente modificabile da parte degli operatori.

l'interfaccia avrebbe dovuto essere il punto di accesso a tutti i servizi della biblioteca, era quindi necessario che Surf fosse in grado di eseguire applicazioni esterne nel modo più semplice e flessibile e nel contempo costituisse una sorta di 'blindatura' contro gli accessi indesiderati al sistema da parte degli utenti.

Surf è in grado di gestire gran parte dei propri oggetti - Menu, Help, Record - utilizzando documenti HTML.

Surf è altrettanto in grado di gestire qualsiasi documento HTML, ASP, etc., per quanto complesso, dato che utilizza uno dei migliori browser di mercato. Questo consente di modificare ed espandere continuamente le informazioni offerte all'utenza.

Dalle pagine HTML è possibile inviare comandi specifici per Surf o creare script che interagiscono con Surf stesso, aprendo così un numero infinito di nuove possibilità.

Surf ha la capacità di creare stazioni al pubblico dalle quali è possibile non solo accedere al catalogo, ma anche effettuare richieste di prestito, eseguire applicazioni esterne (come la consultazione di altre banche dati su CD-ROM), accedere a siti Web o a pagine HTML locali senza l'ausilio di un browser esterno - il tutto all'interno di un ambiente protetto, che non consente accessi indesiderati al sistema.

Accesso a Internet

Poiché Surf contiene un potente browser Web (Internet Explorer di Microsoft) è naturale che sia anche lo strumento privilegiato per dare agli utenti l'accesso a siti Internet e intranet.

Connessione al modulo di circolazione

Surf è in grado di connettersi automaticamente al modulo di circolazione di Zetesis dalla visualizzazione della notizia.

L'utente può così verificare la disponibilità di ogni pezzo inventariato e, opzionalmente, eseguire una richiesta di prestito, una prenotazione etc.

Surf non è legato ad un particolare software di gestione del prestito. Infatti in alcune biblioteche Surf utilizza un software preesistente.

Surf può essere facilmente inserito in realtà molto diverse senza divenire un elemento di frattura rispetto alle procedure già esistenti.

Configurabilita'

Surf può essere facilmente configurato utilizzando Zetesis Design, lo stesso strumento utilizzato anche dalle altre componenti di Zetesis. Infatti il registro di configurazione non è

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specifico di Surf ma è un unico file condiviso da tutte le applicazioni e da tutti i computer della rete.

In questo modo la configurazione di Surf viene ad essere una parte della configurazione globale del sistema, interamente contenuta in un unico registro utilizzato anche dalla procedura di import, dal Web server, etc. L'unità del sistema è mantenuta e garantita da questo strumento.

Nel registro di Zetesis sono memorizzate migliaia di parametri che determinano il comportamento dei client. Ad esempio è possibile determinare quali menu, help, formati record - e di conseguenza quali funzionalità - attivare per un determinato utente o classe di utenza, quali stampanti rendere disponibili, etc.

Tramite il registro di Zetesis è quindi possibile impostare gli account dei singoli utenti e far sì che ogni client abbia una sua particolare configurazione.

Inoltre, poiché il registro contiene tutta la messaggistica di Surf, i nomi delle pagine HTML utilizzate, etc., è possibile creare versioni in più lingue e consentire a qualsiasi utente di selezionarne una.

Circolazione

Zetesis può essere configurato per interagire con un sistema di prestito esterno, ma possiede anche un proprio modulo in grado di gestire ogni aspetto della circolazione, dal tesseramento degli utenti alle statistiche sui movimenti.

Connessione trasparente all'OPAC

L'OPAC di Zetesis può accedere direttamente al sistema di circolazione dalla visualizzazione del record. Tuttavia l'OPAC non è in grado di gestire nessuna delle funzionalità di prestito. Questa capacità è resa possibile solo dall'alto livello di automazione delle componenti di Zetesis, che consente all'OPAC di interagire con un'applicazione esterna in modo del tutto trasparente all'utente. Zetesis dispone di un proprio modulo di circolazione - Zetesis Loan - che offre funzionalità uniche e che si integra perfettamente con il sistema nel suo insieme.

Zetesis Loan è composto da un programma gestionale - riservato agli operatori per le funzionalità di consegna e rientro dei volumi, tesseramento degli utenti, etc. - e da una libreria software che l'OPAC richiama quando si vuol accedere alle funzionalità di circolazione sul lato utente - disponibilità, prenotazione, etc.

Gestione della circolazione sul non-catalogato

Una delle caratteristiche peculiari di Zetesis Loan è la capacità di gestire la circolazione anche su opere non presenti nel catalogo elettronico.

Il problema è particolarmente sentito dalle biblioteche di dimensioni medio-grandi e da quelle che hanno iniziato da poco la catalogazione elettronica.

Tramite Zetesis Loan gli utenti possono richiedere la disponibilità di una collocazione acquisita dal catalogo cartaceo. Se l'opera risulta disponibile è possibile eseguire una prenotazione o - se non è gestita a scaffale aperto - una richiesta di prestito.

Nella richiesta di prestito fuori catalogo è possibile eseguire una catalogazione minimale di queste opere: sia l'utente (nel caso di una gestione a magazzino) che l'operatore al banco di distribuzione possono inserire i dati salienti (autore, titolo, etc.) che verranno utilizzati per la stampa della cedola di prestito e andranno a confluire in uno speciale database. Questi dati potranno successivamente essere completati dai catalogatori utilizzando lo stesso Zetesis Loan (che possiede un proprio modulo di data entry tutt'altro che minimale) e immessi nel database dell'OPAC.

Scaffale aperto vs. magazzino

Zetesis Loan è in grado di gestire il prestito con un'organizzazione sia scaffale aperto che a magazzino oppure mista.

Infatti, sulla base della collocazione è possibile introdurre parametri che, senza interferire con il catalogo - quindi senza che sia necessario avere una codifica all'interno dei record bibliografici - consentono al programma di verificare se l'opera è direttamente accessibile dallo scaffale.

A seconda della tipologia, Zetesis Loan indirizza l'utente allo scaffale oppure inoltra la richiesta di prestito al magazzino. La gestione è completamente automatizzata e consente l'invio diretto ad una stampante della richiesta. In questo modo il volume sarà inviato al banco di distribuzione completo del cedolino di prestito.

Nel caso invece il volume sia disponibile a scaffale aperto, l'utente si rivolgerà direttamente al banco di distribuzione, dove il cedolino di prestito verrà prodotto automaticamente dalla procedura di consegna.

Gestione centralizzata con connessioni TCP-IP

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Zetesis Loan consente di mantenere allineate le basi del prestito di più biblioteche.Questa configurazione prevede che ogni biblioteca (inclusa eventualmente la centrale) abbia

una propria gestione del prestito. In questo modo la singola biblioteca è sempre autonoma, anche nel caso si verifichino guasti sulle linee di comunicazione, in quanto gestisce un proprio database.

Nel contempo, la sincronizzazione dei database fa sì che le transazioni di ciascuna biblioteca siano inviate al sistema centrale, che a sua volta provvederà ad inviarle a tutte le altre biblioteche. (In caso di interruzione delle comunicazioni, le transazioni saranno accodate e spedite appena possibile.)

In questo modo ogni biblioteca avrà nel proprio database la situazione aggiornata di tutto il sistema. Sarà dunque possibile verificare la disponibilità presso altre biblioteche e inviare loro richieste di prenotazione etc.

Questa soluzione consente di avere i vantaggi di una gestione centralizzata (accesso ad un database comune) senza gli svantaggi che in genere questo comporta (costi rilevanti per le linee e disservizi in caso di malfunzionamento delle connessioni).

Prestito interbibliotecario

Sfruttando il modulo di sincronizzazione dei database del prestito è possibile realizzare un sistema di prestito interbibliotecario fra le biblioteche del sistema.

Poiché le basi delle singole biblioteche vengono mantenute allineate, è sempre possibile verificare la disponibilità di un'opera in qualsiasi biblioteca e l'utente - se abilitato - può eseguire una richiesta di prestito su una biblioteca diversa da quella dalla quale sta consultando il catalogo.

Per il prestito con biblioteche fuori sistema è previsto un modulo ILL che consente di utilizzare l'anagrafica degli utenti del sistema e di stampare o inviare la richiesta - per fax o e-mail - alla biblioteca presso la quale viene eseguita la richiesta.

Il modulo ILL consente di gestire un proprio scadenziario separato dalla gestione del prestito interno.

Strumenti per il personale di biblioteca

Dai terminali del personale di biblioteca è possibile, in base all'account dell'operatore, eseguire ricerche sul database del prestito e accedere ad una grande quantità di funzioni.

In particolare, Zetesis Loan mette a disposizione degli operatori le seguenti funzionalità:

tesseramento utenti (con eventuale stampa della tessera completa di barcode) personalizzazione cedolino di accompagnamento dei volumi impostazione dei parametri per i singoli utenti e per le classi di utenza - numero massimo

di prestiti, data di pubblicazione minima per il prestito, prestabilità in base allo stato di conservazione, autorizzazioni, sospensioni, esclusione utenti morosi

impostazione dei parametri relativi al prestito dei periodici - esclusione, gestione per annate, etc.

personalizzazione messaggistica - in particolare quella relativa alle indicazioni per le opere fuori catalogo

consegna e restituzione, proroghe pre-catalogazione in fase di prestito con eventuale generazione automatica inventari e

stampa etichette con barcode visualizzazione della situazione dell'utente e del volume al momento del prestito e della

restituzione, segnalazione utenti in attenzione, segnalazione prenotazioni in corso al momento della restituzione, gestione delle eccezioni rispetto ai parametri dell'utente e/o del volume

segnalazione ritardi, invio solleciti su moduli configurabili elenco movimenti anomali storicizzazione dei movimenti conclusi personalizzazione di ricerche e statistiche con query SQL

Configurabilita'

Zetesis Loan può essere dettagliatamente configurato per rispondere alle esigenze della singola biblioteca.

In particolare è possibile creare classi di utenza e di materiale in modo che il sistema sia in grado di eseguire automaticamente controlli incrociati al momento della richiesta o dell'evasione di un prestito.

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Nemesis

Nemesis è il sistema professionale di catalogazione di H&T, sviluppato con le più avanzate tecnologie per offrire un ambiente solido, rigoroso e nel contempo di facile utilizzo.

Architettura aperta

Nemesis è stato sviluppato tenendo conto dell'evoluzione dei sistemi operativi e sfruttando al massimo le tecniche di programmazione in ambiente Windows.

L'interfaccia di Nemesis infatti si avvale pienamente del Component Object Model, in quanto ogni singola maschera del programma è un oggetto separato - l'applicazione in quanto tale è sostanzialmente un guscio vuoto che ospita le maschere definite a livello di configurazione.

Il principale vantaggio di questa struttura risiede nel fatto che essa permette di aggiungere o sostituire componenti con relativa semplicità. Questo comporta una riduzione sensibile dei costi per la realizzazione di personalizzazioni e dell'incidenza di errori rispetto a programmi monolitici.

Nemesis sfrutta al massimo tutte le tecniche più evolute di realizzazione di interfacce utente al fine di offrire un ambiente di lavoro comodo e soprattutto allineato con i più diffusi prodotti commerciali. In questo modo il catalogatore non dovrà subire un completo rivolgimento mentale tutte le volte che passerà da Nemesis ad un'altra applicazione Windows realizzata con gli stessi criteri.

Nemesis ha un approccio client-server al database ed è facilmente adattabile ad una grande varietà di DATABASEMS che supportano lo standard ODATABASEC (SQL Server, Oracle).

Nemesis può essere utilizzato anche con un database più 'leggero', realizzato con il Jet di Microsoft (equivalente di Access), che non comporta costi per le licenze sui client.

Il database di Nemesis è aperto e può essere interrogato con i normali strumenti previsti per il DATABASEMS impiegato. Questa possibilità è notevolmente semplificata dal fatto che le tabelle di Nemesis hanno tutte la stessa struttura - è quindi sufficiente una conoscenza assai limitata del database concettuale. Vien perciò garantita una grande libertà nell'uso dei dati.

Nemesis possiede comunque un proprio set di librerie - richiamabili da qualsiasi linguaggio che supporti lo standard COM, come il VBA di Access - tramite le quali non solo è possibile eseguire ricerche sul database, ma anche ottenere i record nei formati di uscita supportati (Unimarc, ISBD, etc.).

Catalogazione full-Marc

Nemesis non è solo in grado di acquisire dati da un file Unimarc o scaricarli in questo formato, Nemesis gestisce effettivamente almeno la stessa quantità di informazioni previste dalle specifiche Unimarc, fin nei minimi dettagli, ed è in grado di restituire nel formato Unimarc, con esattezza, tutte le informazioni inserite dal catalogatore. Questo perché Nemesis usa al suo interno una strutturazione dei dati molto prossima alla struttura Unimarc.

Nemesis consente la visualizzazione del record in vari formati - particolarmente ISBD e Unimarc durante la sua stessa creazione. In questo modo il catalogatore può costantemente avere una visione d'insieme della notizia durante la sua stessa composizione.

Nemesis consente una catalogazione completa ma modulare. Vengono infatti gestite tutte le informazioni previste dalle specifiche Unimarc ma questa imponente massa di informazioni viene gestita agilmente grazie ad un'interfaccia molto intuitiva nella quale le varie aree sono suddivise e facilmente raggiungibili.

Gestione degli Authorities

Nemesis supporta completamente Unimarc ma possiede ovviamente estensioni indispensabili per la catalogazione. In particolare:

Una piena gestione degli authorities: poiché Nemesis adotta il modello relazionale, i record di authority possono essere modificati direttamente. Le modifiche saranno ereditate automaticamente da tutti i record collegati.

I record di authority possono essere strutturati gerarchicamente: questo consente di creare forme di rinvio per gli autori e un thesaurus strutturato su tutte le relazioni.

A livello di posseduto vengono gestiti campi per la biblioteca, la serie inventariale, la collocazione segmentata, codici relativi alla prestabilità dell'opera, consentendo così la gestione di più biblioteche e un diretto supporto del prestito (Nemesis genera tabelle 'aperte' che qualsiasi programma di circolazione può utilizzare)

Import interattivo

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Nemesis può acquisire dati da fonti esterne - si presume che la biblioteca nella quale viene installato abbia avuto un precedente sistema.

L'operazione è estremamente semplice e non richiede alcun lavoro di conversione dei dati se si dispone di uno scarico Unimarc. Vengono però gestiti anche formati non standard ma che comunque sono generati da pacchetti di larga diffusione, come Sebina e Tinlib. E' comunque possibile realizzare una procedura ad hoc che verrà utilizzata automaticamente da Nemesis per l'acquisizione di dati da qualsiasi fonte.

Nemesis ha anche la capacità di acquisire dati in modalità interattiva.Questa funzionalità è particolarmente utile per la catalogazione derivata in quanto consente

di aprire un file Unimarc, scorrere i record visualizzandone il contenuto (in formato Unimarc o ISBD) e catturare un record selezionato. Il record verrà inserito nelle maschere di Nemesis in modalità di modifica, come se il catalogatore lo avesse inserito manualmente.

I dati di Nemesis possono essere scaricati in uno qualsiasi dei formati previsti, sia in modalità interattiva (il record correntemente visualizzato) sia come procedura batch. In questa seconda modalità sarà possibile scaricare i record in un file Unimarc applicando eventualmente vari filtri di selezione dei dati oppure eseguendo uno scarico totale del database.

Multiutenza in LAN e WAN

Qualunque sia il DATABASEMS adottato, Nemesis garantisce una corretta gestione della multiutenza all'interno della LAN mediante una gestione degli accessi in scrittura che impedisce situazioni di deadlock e/o di aggiornamento intersecato fra più utenti, ma che non influisce sugli accessi in lettura.

Nemesis consente anche l'accesso da parte di client remoti che utilizzano connessioni lente (linee ISDN o anche commutate via modem). E' quindi possibile accedere al server sia direttamente che tramite una connessione a Internet.

Questa funzionalità è resa possibile da un modulo server, implementato come estensione di Microsoft IIS (il server Web di Windows NT), che si incarica di gestire le transazioni dei client remoti. Viene così realizzata una connessione tramite il protocollo HTTP del tutto simile a quella che intercorre fra un server e un browser Web, con la differenza che sul fronte del client non si ha un browser che riceve pagine HTML, bensì Nemesis, con tutte le funzionalità di una normale stazione di lavoro. Dal punto di vista del client la connessione è dunque del tutto trasparente e il catalogatore non rileva alcuna differenza rispetto ad una normale connessione in LAN.

Accesso in retrieval

Nemesis possiede strumenti di ricerca idonei alla catalogazione, ma assolutamente inadatti a costituire un vero OPAC. Inoltre non è consigliabile che gli utenti accedano direttamente alla base di catalogazione, sia per motivi di performance, sia per motivi di sicurezza.

I dati di Nemesis possono essere scaricati in formato Unimarc (esportando eventualmente solo gli aggiornamenti) e come tali acquisiti da un OPAC esterno, come Zetesis Surf

Utilizzando il sistema di Import di Zetesis si potrà avere una base fisicamente separata dal catalogo e capace di garantire prestazioni e funzionalità che nessun database può offrire.

Questo database potrà essere consultato sia da Surf che attraverso il web di Zetesis.

Caratteristiche e prestazioni

Il Web Server di Zetesis sfrutta lo stesso 'motore' di Surf, l'OPAC di Zetesis, quindi consente di accedere allo stesso database con le stesse prestazioni e caratteristiche - scorrimento di liste con posizionamento immediato, query ultra veloci, help contestuali, configurazione in base allo stesso registro.

Connessione al modulo di circolazione

Come Surf, anche il Web Server è in grado di connettersi automaticamente al modulo di circolazione di Zetesis dalla visualizzazione della notizia.

L'utente può così verificare la disponibilità di ogni pezzo inventariato e, opzionalmente, eseguire una richiesta di prestito, una prenotazione etc.

Configurabilita'

Zetesis Web Server condivide lo stesso registro di configurazione di tutte le altre applicazioni che formano il pacchetto Zetesis. Di conseguenza è possibile impostare qualsiasi caratteristica a livello centrale, senza dover intervenire fisicamente sul server Web.

Grazie al registro di configurazione e a Zetesis Design che ne consente la modifica è possibile mantenere un sistema flessibile ma omogeneo, in quanto tutte le applicazioni, sia sui client che sul server Web, accedono alla stessa configurazione.

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Flessibilita'

Zetesis Import è l'ultimo di una lunga serie di strumenti di acquisizione da fonti dati esterne. Le sue caratteristiche tengono quindi conto di un'esperienza più che decennale nella problematica.

Rispetto alle versioni precedenti di Zetesis questo strumento si distingue soprattutto per la sua capacità di adattarsi ai più svariati formati interni ed esterni.

Questa caratteristica è dovuta all'uso dei più recenti strumenti di automazione che consentono a Zetesis Import di avvalersi di procedure esterne per la conversione dei dati e alla capacità intrinseca di Zetesis di adattarsi ai più svariati modelli di database.

Zetesis è quindi facilmente adattabile a qualsiasi sorgente di dati, per quanto complessi e articolati essi siano. Infatti, Zetesis Import non gestisce in proprio l'eventuale trasformazione dei dati ma delega questo compito ad una procedura esterna creata ad hoc. Non è quindi necessario intervenire sul codice di Zetesis quando si vuole acquisire dati da una nuova fonte e questo ovviamente si traduce in costi minori.

Ovviamente anche Zetesis Import si avvale del registro di configurazione di Zetesis che consente di modellare la struttura dei record da acquisire, le regole di indicizzazione, etc.

Formati supportati

Naturalmente il fatto che Zetesis Import sia un prodotto flessibile non significa che non sia dotato di una serie di librerie già predisposte per l'acquisizione da formati standard o comunque originati dai programmi di catalogazione più diffusi.

Zetesis è in grado di acquisire dati da fonti Marc, da file di export Tinlib, da file e da stampe Sebina, da scarichi ISIS, oltre che da molti formati ottenuti da versioni personalizzate di alcuni prodotti più o meno diffusi.

Aggiornamento incrementale

Nonostante l'import di Zetesis sia molto veloce (mediamente circa 10-15.000 record l'ora per record bibliografici ricchi e una indicizzazione completa) caricare ogni volta un database completo di centinaia di migliaia di record può essere problematico sotto questo aspetto.

Zetesis è in grado di acquisire dati anche in forma incrementale, inserendo cioè solo i nuovi record, le variazioni e le cancellazioni su una base preesistente.

Se il sistema di catalogazione che origina i dati è capace di scarichi differenziali per data è possibile sfruttare questa caratteristica e ridurre al minimo i tempi di acquisizione.

Gestione centralizzata dei client

Grazie a Zetesis Design è possibile mantenere il controllo totale di uno o più database con un unico registro, installato sul server di rete ma visibile da qualsiasi client.

Con questo tool è possibile intervenire non solo sulla configurazione del database centrale ma anche sulle caratteristiche delle singole workstation, senza dover replicare il lavoro su ogni computer della rete.

Zetesis Design è uno strumento estremamente sofisticato ma di impiego intuitivo, che consente di manipolare qualsiasi caratteristica del sistema - dal singolo messaggio alla generazione di un nuovo database.

L’uso di un gestore centralizzato consente di risolvere efficacemente uno dei più annosi problemi, quello dell’installazione e della configurazione dei singoli client. Grazie a questo nuovo sistema, Zetesis è in grado non solo di autoconfigurarsi sulla base delle impostazioni del registry centrale, ma può anche riconoscere ed installare automaticamente le componenti aggiunte o aggiornate messe a disposizione dal server.

3.3.53.3.5 Alexandrie di IFNETAlexandrie di IFNETAlexandrie è un copyright GB Concept, Parigi distribuito in esclusiva da Ifnet Srl Servizi per

biblioteche e centri di documentazione.

Ambito di utilizzo

Alexandrie può essere utilizzato in biblioteche speciali, centri di documentazione, mediateche, archivi speciali, aziende e centri di ricerca. Permette di catalogare e gestire libri,

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articoli, audiovisivi, materiale musicale, foto, documenti di archivio, letteratura grigia, rassegne stampa e tutto quanto è attinente al mondo dell'informazione.

Questo significa che, acquisendo il prodotto per un compito specifico, lo si può comunque utilizzare per altri usi all'interno dell'istituzione (gestione archivi, videocassette, cd-audio, documentazione speciale, rassegna stampa, ecc.).

Caratteristiche tecniche generali

DATABASEMS: 4th Dimension, ver.6.0Ambiente: Microsoft Windows 95, 98, NT 4; Macintosh OS 8 o mistoArchitettura: monoutente - client/serverProtocollo: TCP/IPConnettività: Z39.50, via client o via Web (Intranet/Internet) in modalità differita o in

tempo reale sui dati della base

Con la sua struttura modulare, Alexandrie permette di adattare la propria configurazione ai bisogni specifici. I numerosi automatismi e i trattamenti dei dati proposti ne fanno uno strumento estremamente flessibile.

 Modulo base

Permette di: configurare l'ambiente di lavoro, le maschere di inserimento, i criteri di lavoro tramite la

funzione SETUP; effettuare l'inserimento dei dati, la loro ricerca, la stampa di liste o cataloghi, la creazione

di statistiche sulla base dati, di importare ed esportare dati, di collegare oggetti in formato di pilotare scanner Twain tramite la funzione CATALOGO;

creare e gestire gli accessi semantici, i centri di interesse, le gerarchie secondo lo standard ISO 2788, la stampa dei descrittori tramite la funzione TESAURO;

inserire e gestire l'anagrafica degli utenti della base dati, indicandone il livello di accesso, i centri di interesse, le liste di circolazione, il mailing automatico delle novità, la costruzione di procedure automatiche di SDI (Diffusione Selettiva dell'Informazione) con la funzione UTENTI.

Produttività

Alexandrie è provvisto di numerosi automatismi che permettono un inserimento molto rapido dei record:

mantiene informazioni da un record all'altro; permette l'inserimento a partire da un record modello; alimenta automaticamente gli archivi autori, referenze, thesauro; ha indici e archivi annessi in linea (accesso in consultazione, in inserimento o in

correzione agli archivi seguenti: autori, referenze, campi onfigurabili, tesauro, indici).

Numerose operazioni che velocizzano e controllano i criteri di immissione sono direttamente legate ai diversi campi:

tipi di documento: possibilità di inserire solo i primi caratteri; numerazione automatica della collocazione a partire da una radice comune e di

determinazione di un codice di classificazione, come gestione di serie multiple; attribuzione automatica di un numero del documento; data di stampa: inserimento sotto forma di anno, mese e anno o completa; titolo: soppressione degli a capo superflui, soppressione dei doppi spazi, controllo dei

doppi; editori e periodici: verifica automatica dell'esistenza di una voce ed eventuale creazione

automatica della voce stessa previa richiesta; possibilità di inserire solo i primi caratteri e gestione dei rimandi;

ISBN/ISSN: report automatico dell'informazione in caso di lettura ottica; aggiornamento automatico delle date di indicizzazione e di correzione; indicizzazione di ogni parola significativa del titolo e delle note (tranne i termini di stop

list); importazione di testi (anche provenienti da OCR) direttamente nei campi delle note; analisi dei campi nota e titolo, per l'estrazione di termini che figurano nel tesauro

(compresi i plurali e i sinonimi);

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autori: accettazione a partire dall'inserimento in diversi formati: cognome nome, nome esteso, ecc. Possibilità di inserire solo i primi caratteri e di validare su authority file, con gestione delle forme non accettate.

Correzioni multiple

Le correzioni multiple possono essere effettuate sia negli authority file (autori,  Alexandrie ha al suo interno la funzione GED, che permette di gestire l'archiviazione di

documenti collegati a notizie bibliografiche. Diversi sono i bisogni per cui le possibilità GED sono importanti.

Tra i diversi documenti presenti in una collezione, possono essere trattati in forma elettronica:

articoli di stampa rapporti interni indici immagini e fotografie documenti di testo copertine

Uso di scanner

Dall'uso dello scanner all'archiviazione dei record con indicizzazione a testo integrale: tutte operazioni che é possibile fare tutte queste operazioni con Alexandrie. Gli scanner con interfaccia Twain possono essere utilizzati direttamente da Alexandrie. I documenti in bianco e nero sono registrati in formato TIFF con compressione gruppo 4; i documenti in colore nel formato JPEG.

I documenti amministrativi possono essere trattati nei due formati di cui sopra o in formato PDF (vedi oltre).

Archiviazione

L'archiviazione é trattata in modalità client/server (nel caso di un'architettura a più utenze). Man mano che aumenta la quantità dei record, i file più vecchi possono essere riversati in un CD-Rom. I record immagini possono essere archiviati impostando automaticamente criteri diversi di compressione (ridotta, bassa risoluzione, alta risoluzione).

Consultazione

L'apertura di un documento può essere effettuata sia dall'applicazione d'origine (nel caso di un documento amministrativo) sia da un visualizzatore universale (come ACDSee 32, Acrobat, Key-View, ecc.).

Nel caso di una soluzione con server Web, i documenti archiviati possono essere inviati sul browser dell'utente.

Ricerche

Principi di funzionamento:

ricerca per fasi (parole del titolo, descrittori, ecc.); consultazione in linea di liste associate (tesauro, autori, tipi di documento); combinazione dei criteri con l'aiuto di operatori booleani (AND, OR, NOT); indicazione del numero di documenti trovati in ogni fase; registrazione delle strategie di ricerca; profili per SDI (Diffusione Selettiva

dell'Informazione); accesso alla lista dei documenti corrispondenti a qualunque fase della ricerca; numero di linee di ricerca illimitato; esecuzione di ricerche registrate.

Cataloghi di immagini

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La gestione delle immagini associate a notizie (nel caso di una fototeca, per esempio) permette di realizzare cataloghi di immagini in formato ridotto. Sono proposte diverse modalità di presentazione.

Sincronizzazione basi

Il modulo di sincronizzazione permette di automatizzare gli scambi tra le basi documentarie Alexandrie: catalogo collettivo, server Web dislocato. Di seguito alcune caratteristiche relative a questo modulo.

Casi di utilizzo della sincronizzazione

La sincronizzazione permette di rispondere a diversi casi, come descritto negli esempi seguenti.

Il catalogo collettivo

I siti A e B lavorano autonomamente sui loro fondi documentari e gestiscono indipendentemente l'attività della loro unità documentaria. Nonostante questo, ognuno di essi ha bisogno di conoscere occasionalmente le risorse disponibili nell'altro. Si costituisce allora una base collettiva, in cui confluiranno i documenti dei diversi centri. Ogni nuova immissione in uno dei siti è ripresa nella base comune.

E' possibile applicare dei filtri:

a livello dei documenti: non far migrare, ad esempio, documenti riservati a livello dei dati: non far migrare informazioni specifiche di ciascun centro.

3.3.63.3.6 BIBLIOWIN di CG Soluzioni InformaticheBIBLIOWIN di CG Soluzioni InformaticheCaratteristiche

è un programma realizzato direttamente in base alle richieste degli operatori del settore e tiene conto delle esigenze gestionali e di catalogazione di piccole e medie Biblioteche (N. Records inferiore a 500.000).

L'interfaccia innovativa proposta dal programma, sfruttando tutte le funzionalità dell'ambiente operativo a finestre, permette quindi anche all’utente non specializzato di avvicinarsi al programma con facilità.

Risultano, quindi, immediate e semplici le attività di tutti i giorni: la compilazione e visualizzazione dei dati relativi alle tabelle fisse - operazione che risulta fondamentale per la corretta funzionalità del programma - la catalogazione o la consultazione dei dati presenti in archivio.

La fase di catalogazione dati risulta estremamente semplificata mediante il collegamento dinamico tra tabelle, pulsanti di navigazione e funzioni di guida in linea di tipo contestuale tipiche dell'ambiente Windows. Rilevanti sono le prestazioni relative alla veste grafica di qualità delle finestre di inserimento e delle stampe con anteprima di tutti i documenti e, soprattutto, alle possibilità di ricerca e navigazione su tutti gli archivi.

La fase di input dati risulta estremamente semplificata mediante il collegamento dinamico tra tabelle collegate, pulsanti di navigazione e funzioni di guida in linea di tipo contestuale tipico dell'ambiente Windows.

Rispetto alla versione precedente BIBLIOWin 4.0 integra funzionalità tipiche della navigazione sulle pagine WWW (World Wide Web) di Internet: la consultazione e interrogazione sui dati avviene tramite clic o doppio clic del mouse all'interno dei campi soggetti a validazione; in tutte le finestre, inoltre, si utilizza il menù contestuale attivabile mediante tasto destro del mouse. Queste nuove funzionalità rendono BIBLIOWin 4.0 estremamente semplice da utilizzare e immediato nelle sue possibilità di richiamare, direttamente tramite mouse, le operazioni più comuni come le stampe, le diverse visualizzazioni sui dati, l'applicazioni di filtri di ricerca e altro ancora.

BIBLIOWin 4.0 può, opzionalmente, funzionare anche in rete locale di PC (Versione LAN) consentendo quindi di sfruttare al massimo tutte le risorse condivise e la gestione del programma da più postazioni contemporaneamente. La versione LAN può inoltre essere integrata con una consultazione degli utenti tramite la tecnologia INTRANET INTRABW4 Server.

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Questa ulteriore possibilità consente di fornire uno strumento di consultazione adatto per strutture con molte postazioni di consultazione. La tecnologia INTRANET presenta il notevole vantaggio di non richiedere alcuna installazione software sulle postazioni di consultazione in quanto INTRABW4 Server può essere interrogato tramite il Browser Internet Microsoft

Caratteristiche Operative

ambienti operativi Windows95, Windows98 e WindowsNT ambiente di lavoro multifinestra con possibilità di effettuare contemporanemente

operazioni di catalogazione, prestito e ricerca. versioni monoutente e Rete utilizzo del motore database MS Access97 completa integrazione del database con gli strumenti MS OFFICE supporto tecnico e aggiornamenti automatici da Internet backup e Recupero dati integrato formato standard ZIP help in linea di tipo contestuale manualistica in italiano potenti strumenti di Ricerca con filtri personalizzabili funzioni disponibili con modalità contestuale menù di comandi su tasto destro del mouse report e Stampe sui dati filtrabili dall'utente report e Stampa Rubriche Indirizzi/Telefonica

Catalogazione

inventariazione e catalogazione in conformità allo standard isbd gestione pluri-inventario e pluri-biblioteca consultazione di più archivi di tipo bibliowin 4.0 catalogazione derivata da cataloghi collettivi cd-rom biblioteche utent BIBLIOwin gestione tabelle authority files con controllo referenziale sui dati catalogazione a più livelli gestione titoli d'insieme collegamento multiplo a tabelle per: autori, serie, soggetti, editori, dewey collegamenti multipli per: lingua, anno e luogo pubblicazione ricerche su tabelle ricerche a tutto campo con utilizzo di operatori logici inizia per, contiene, ecc… gestione monografie, libri per ragazzi gestione catalogazione periodici gestione spoglio di articoli da monografie o periodici gestione altri tipi di materiale - nbm iconografico, musicale, audio, video… gestione letteratura grigia gestione materiale cartografico - cm gestione libro antico gestione abstracts collegamenti multipli a campi esterni documenti elettronici, files word, excel, immagini,

siti web, altro… gestione forme non accettate e dei rinvii autori gestione forme non accettate e dei rinvii editori gestione forme non accettate e dei rinvii soggetti gestione forme non accettate e dei rinvii luoghi di pubblicazione gestione rinvii tra serie gestione acquisizione documenti cartacei con riconoscimento - OCR modulo opzionale

Gestione Circolazione e Prestiti

gestione prestiti manuale e automatica gestione proroghe e prenotazioni multiple possibilità di personalizzazione delle operazioni di prestito a livello di utente possibilità di personalizzazione delle operazioni di prestito a livello di volume gestione degli avvisi al prestito e alla restituzione sull'utente gestione degli avvisi al prestito e alla restituzione su volume stampa grafica circolazione filtrabile stampa grafica elenco utenti in ritardo filtrabile stampa grafica ricevuta di prestito filtrabile stampa grafica scheda dii prestito filtrabile stampa grafica sollecito per Ritardi filtrabile

Gestione Prestito Automatico

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(con lettore elettronico a led di codici a barre (Larghezza: 80mm)

Integrazione con ambiente Windows

ambiente di lavoro multi-finestra versione per Windows95/98/NT possibile contemporaneità prestiti-catalogazione-ricerca in inserimento dati guida in linea di tipo contestuale stampe di Bibliografie ed Elenchi File, Word, Excel, … completa integrazione del database con gli strumenti MS OFFICE supporto tecnico e aggiornamenti automatici da Internet word Processor Interno per la Gestione della relazione statistica formato RTF

Internet e posta elettronica possibilità di condivisione di archivi con altre Biblioteche possibilità di teleassistenza modem invio di files di esportazione mediante posta elettronica funzione interna a BIBLIOWin importazione della Catalogazione dall'OPAC Internet www.infoteca.it aggiornamento automatico del catalogo della biblioteca sull''OPAC Internet

www.infoteca.it possibilità di effettuare prenotazioni direttamente dall'OPAC Internet www.infoteca.it

Collegamento in rete

funzionalità di rete di PC postazioni di Catalogazione, Prestito e sola Consultazione gestione funzionalità mediante Amministratore gestione password di abilitazione

differenziata funzionalità di rete di PC Server dati e Postazioni Client funzionalità Intranet NT 4.0 Server Internet Information Server4 consultazione in Intranet mediante Browser MS Explorer 4.0 o superiore

Servizi agli utenti

gestione liste di circolazione automatica da storico prestiti stampa bollettino nuove acquisizioni stampa nuove acquisizione/liste di circolazione stampe di bibliografie ed elenchi file, word, excel stampa storico utente finestra, file, word, excel stampa bibliografia semplice e completa

Consultazione Grafica per Utenti

modulo grafico di consultazione per gli utenti postazione di consultazione possibilità di ricerche per liste authority files o ricerche avanzate solo con consultazione

in intranet: ricerca sulla parola con operatori logici and, or, not possibilità di composizione progressiva di bibliografie personali con invio in stampa possibilità di compilare la scheda di proposta acquisto da parte degli utenti possibilità di effettuare prenotazioni sui volumi in prestito direttamente da parte degli

utenti possibilità di visualizzazione degli allegati alle schede da parte degli utenti files o

immagini possibilità di consultare la scheda della biblioteca informazioni generali, orario, profilo e

attività culturali consultazione in Intranet su Browser standard MS Explorer 4.0 o superiore

Statistiche

Gestione Storico Titoli, Prestiti e Utenti Statistiche con generazione di tabelle valori assoluti e percentuali Statistiche con generazione di grafici personalizzazione di legenda, grafico 2D/3D, barre,

torte, linee Gestione delle stampe sulle statistiche filtrabile dal bibliotecario per N. di inventario, per

data o periodo e per caratteristiche degli Utenti Gruppo, Categoria, Località, Fascia d'età, Sesso

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Titoli: Conteggio schede catalografiche tabella valori assoluti e percentuali

Funzioni di importazione ed esportazione

Moduli Aggiuntivi (opzionali

modulo aggiuntivo acquisizioni (opzionale) modulo aggiuntivo prestito interbibliotecario – ill modulo aggiuntivo acquisizione documenti elettronici - ocr modulo aggiuntivo consultazione in rete intranet- intrabw4 OPAC open (public Access Catalogue) in rete Internet opzionale

3.4.3.4. Verifiche effettuate dal gruppo di lavoroVerifiche effettuate dal gruppo di lavoro

3.4.13.4.1 Visita al sistema bibliotecario trentinoVisita al sistema bibliotecario trentinoLa Provincia di Trento, attuando quanto previsto nel Piano degli investimenti per le attività

culturali 2000 ha acquisito il software "Amicus" per la gestione del Catalogo Bibliografico Trentino. La scelta ha comportato "la messa in rete" di vari soggetti culturali del Trentino (musei, archivi, biblioteche, associazioni, eccetera).

La Provincia di Trento si appoggia ad una struttura informatica robusta (azienda privata, ma creata con capitale pubblico: "Informatica Trentina s.p.a."), la quale si dedica con più persone alla manutenzione della rete e all'assistenza alla gestione del software delle biblioteche.

Il software acquisito andrà a sostituire "Dobis/Libis" che per vent'anni ha consentito la gestione centralizzata delle biblioteche trentine, anche grazie alle migliorie suggerite dagli stessi bibliotecari. Un software che oggi, tuttavia, risulta inadeguato.

L'operazione di costruzione del catalogo unico trentino è iniziata nel 1981 ed ha permesso nel tempo di collegare in rete le 140 sedi di 110 biblioteche trentine.

Il passaggio da "Dobis/Libis" al software Amicus è iniziato nel settembre 2000, quando il software è stato approvato da un gruppo di lavoro appositamente costituito, nell'ottobre 2000 si è avviato il vero e proprio progetto di migrazione. La definizione del piano di progetto è avvenuta nel Dicembre 2000, la fase pilota è iniziata nel gennaio 2002 e quindi l'avvio a regime del sistema è previsto per Agosto 2002.

Le scelte architetturali prevedono:

Un database centralizzato per la catalogazione, il prestito e la consultazione del catalogo OPAC (Oracle 7.3.4)

Le biblioteche sono tutte in rete con differenti tipologie di connessione: ADSL, ISDN a 64k, linee dedicate o anche dial up

Attualmente la procedura rispetta la classica architettura Client-Server: la procedura per la gestione e il prestito libri deve essere installata su ogni PC in ogni Biblioteca; il linguaggio utilizzato per la realizzazione della procedura lato Client è OpenRoad della Computer Associates; per la reportistica usano Crystal Report;

La procedura è in grado di garantire il funzionamento anche in caso di guasto linea (gestione "off-line").

Il problema di questa architettura è di dover gestire centinaia di PC con tutti i problemi di hardware diversi e relativi S.O. diversi. Il problema di tale disomogeneità è stato superato installando terminal server "Citrix Metaframe" che consente alle biblioteche di utilizzare la procedura via browser

Dal punto di vista funzionale, la procedura è fortemente orientata alla catalogazione: il libro è messo al prestito soltanto dopo che è catalogato; riescono a catalogare i libri in tempi molto brevi potendo contare su 100 catalogatori fissi ed una cooperativa con cui collaborano periodicamente.

3.4.23.4.2 Visita al sistema informatico della Biblioteca PanizziVisita al sistema informatico della Biblioteca PanizziLa biblioteca Panizzi utilizza il software distribuito da H&T, con versioni personalizzate per la

maggior parte dei moduli.La struttura dati è composta da più database:

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Per la catalogazione utilizzano un database principale realizzato sulla struttura dati Zetesis, denominato "Zeta", più una quindicina di database minori realizzati con un vecchio applicativo per la catalogazione di materiali speciali

Per la gestione dei prestiti si utilizza un database SQL Per l’Information Retrieval in biblioteca e in Internet viene utilizzato un altro database in

formato proprietario.

La Biblioteca Panizzi comprende inoltre alcune sedi decentrate che sono in rete con la biblioteca centrale e che utilizzano le principali procedure della sede centrale.

Le sedi decentrate effetuano una precatalogazione sul database SQL che utilizzano per il prestito, quindi inviano, con allineamenti periodici, il record catalogato sul database "Zeta" della sede centrale.

La peculiarità dell'organizzazione della Biblioteca Panizzi, che l'accomuna fortemente con le Biblioteche provinciali, è l'orientamento all'utente e non tanto alla catalogazione scientifica (che viene riservata ai materiali antichi o non bibliografici). Questo orientamento si traduce, a livello informativo, con la messa a prestito del libro anche quando non completamente catalogato. Dal punto di vista informatico quindi, la procedura deve prevedere la messa in circolo per il prestito anche dei libri i cui record di catalogazione non sono completamente compilati.

Nella procedura è prevista la presenza di un record provvisorio di descrizione bibliografica che permette l'identificazione univoca del libro e che consente di ammetterlo al prestito; tale record potrà essere completato delle notizie bibliografiche mancanti in qualunque momento.

3.4.33.4.3 Visita al centro di catalogazione della Provincia di FerraraVisita al centro di catalogazione della Provincia di Ferrara per software Sebina di Acros Informaticaper software Sebina di Acros Informatica

La Provincia di Ferrara ha collegato dal 2000 le 26 biblioteche provinciali attraverso la rete telematica, permettendo la prenotazione del documento direttamente dall'utente attraverso l'OPAC del software Sebina.

La catalogazione per tutte le biblioteche provinciali é gestita dal centro di catalogazione sempre attraverso l'applicativo Sebina. La biblioteca maggiore, come per la nostra provincia, è quella del comune capoluogo, l'Ariostea di Ferrara. Questa biblioteca utilizza attualmente un software gestionale diverso, ma migrerà tra breve a Sebina per uniformare, sia da un punto di vista gestionale che informativo, tutte le biblioteche provinciali.

L'architettura gestita dalla Provincia di Ferrara, prevede un "nodo" in Provincia che gestisce il database per l'Opac e che comprende l'allineamento e la fusione dei 26 database distribuiti nelle varie biblioteche. Sebina Opac consente di consultare il catalogo di Biblioteche e Sistemi Bibliotecari da Internet Browser e anche dall’ Intranet della Biblioteca. L'Opac è alimentabile da base dati Sebina e da altre base dati, attraverso il formato Unimarc.

Per la gestione della Base Dati, Sebina utilizza Progress, RDATABASEMS dotato di un ambiente di sviluppo che consente l'utilizzo del linguaggio d'interrogazione SQL (Standard Query Language).

La Provincia di Ferrara ha adottato un'architettura a due livelli: un Server Centrale che svolge funzioni di Centro Sistema e dei Server periferici situati presso le singole biblioteche su cui risiedono le attività gestionali utilizzando PC collegati in rete locale e in rete geografica.

Essendo Sebina un prodotto multipiattaforma, nelle varie biblioteche esistono installazioni sia su sistemi Unix, Linux sia su Windows NT.

Il software Sebina è installato in architettura client-server, in cui ogni biblioteca possiede il proprio Database Server e Application Server.

Il Catalogo Collettivo (Este Cat) è unico ed alimentato da un centro che svolge l'attività di catalogazione per tutti i partner del sistema; l'allineamento dei cataloghi situati presso le biblioteche periferiche, che permette la consultazione delle disponibilità dei documenti per la prenotazione on-line, è governato da apposite procedure.

Per quanto riguarda il software SEBINA va aggiunto che sono stati presi contatti tra le Biblioteche civiche di Bologna ed in particolare la ex-Sala Borsa e la Panizzi visto che SEBINA si è rivelato assolutamente inefficiente ad elevati tassi di prestito. La visita compiuta dai responsabili dei servizi informatici dell’Università di Bologna e della Biblioteca della ex-Sala borsa, ha fatto constatare quanto performante sia il sistema della Panizzi in rapporto a SEBINA. Dopo il primo, altri incontri sono stati richiesti al personale della Panizzi per approfondire la conoscenza del loro sistema informatico.

3.5.3.5. Conclusioni sui software consideratiConclusioni sui software considerati

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I prodotti presi in esame risultano tutti rispondenti alle esigenze tecniche e funzionali richieste dal progetto pur basandosi su differenti architetture informatiche e rispondendo a differenti orientamenti biblioteconomici.

Tuttavia, dalle valutazioni fatte dal gruppo di lavoro è emerso che alcuni prodotti risultano di

fascia molto elevata per costi e complessità, sicuramente sovradimensionati rispetto alle necessità oggettive della realtà provinciale reggiana.

Altri si configurano come riproduzioni della filosofia del S.B.N. quindi poco funzionali alla gestione interna della biblioteca.

Altri ancora risultano poco sviluppati e deboli dal punto di vista dell'architettura tecnica.

Poiché uno degli obiettivi principali del progetto è la costituzione di un sistema bibliotecario integrato con le biblioteche del comune capoluogo, la scelta del prodotto Zetesis faciliterebbe tale cooperazione, con la possibilità di progettare in futuro forme di cogestione di attività biblioteconomiche che consentirebbero oltre a forti economie anche di perseguire l’uniformità nel trattamento delle informazioni bibliografiche e nell’ Information retrieval.

Un altro aspetto per il quale Zetesis si distingue è la possibilità di importare l’intero database di Polo SBN relativo a ciascuna biblioteca per completare i record bibliografici, e non solamente utilizzando la ricerca in OPAC come avviene per gli altri pacchetti. Questa caratteristica consente di organizzare con maggiore flessibilità le procedure di lavorazione interna di ciascuna biblioteca.

Per gli aspetti telematici, condivisione di risorse e della gestione dei database, potrebbero verificarsi delle forti sinergie tra Provincia e Comune capoluogo, portando ad una sensibile riduzione dei costi di gestione per entrambi i partner.

Inoltre va aggiunto che la conversione di Biblio è già stata affrontata con successo dalla ditta H&T, nelle procedure di preparazione dei cataloghi delle biblioteche dell’Istituto musicale Peri e dei Teatri.

Presso la Biblioteca Panizzi sono inoltre già disponibili circa 3 milioni di record relativi a banche dati bibliografiche digitali di altre biblioteche, dati indispensabili per la cattura ed il completamento automatico dei record: BNI, BNCF, Back File di BNCF e altri cataloghi di sistemi bibliotecari che utilizzano Zetesis.

3.6.3.6. La sceltaLa sceltaLa scelta che la Commissione propone tiene conto del quadro generale di riferimento che

vede nella Panizzi il partner naturale della Provincia nell'organizzazione bibliotecaria.La biblioteca del capoluogo ha intrapreso da più di 20 anni il processo di informatizzazione:

fu infatti una delle prime biblioteche italiane nel lontano 1980 ad introdurre l'automazione nei propri servizi.

Si è trattato di un processo continuo che ha investito progressivamente tutta l'organizzazione del lavoro sia interna che esterna. Sono stati creati numerosi data base sia per materiali bibliografici e non (fotografie, videocassette, incisioni, ecc.) che gestionali. All'inizio degli anni '90 la biblioteca Panizzi si è posta l'obiettivo di fornire agli utenti cataloghi informatizzati e l'adozione di un software gestionale più avanzato e funzionale alle nuove esigenze dei servizi. Nel 1996 ha inaugurato, tra le prime in Italia, il sito internet con i cataloghi on-line e, nel 2000 è stato avviato il nuovo sistema gestionale che integra prestiti, acquisizioni e catalogazione.

Nel corso del 2001 la Panizzi ha iniziato a sostituire i diversi data base, creati con le vecchie procedure, con data base di nuova generazione.

Il nuovo sistema di prestito è progettato per agevolare il più possibile l’utente nelle operazioni di prestito pur garantendo il massimo di sicurezza e precisione nelle operazioni. Questo sistema consente a tutt'oggi di gestire efficacemente oltre 600.000 prestiti pari a 1.200.000 movimenti all'anno.

Da quanto sopra esposto e sulla base di specifici incontri con la Direzione della Biblioteca Panizzi emerge che il sistema in uso è estremamente funzionale alle esigenze dei servizi e degli utenti, anche grazie all'elevato grado di personalizzazione delle procedure realizzato in questi anni. Il complesso dell’architettura informatica delle biblioteche del comune capoluogo è particolarmente orientato alla soddisfazione dell’utente, così come tutta l’organizzazione bibliotecaria da cui dipende, e si differenzia dalla gran parte delle soluzioni informatiche presenti sul mercato che pongono al centro dell’attenzione il libro e non l’utente.

La Commissione e la Direzione della Panizzi hanno inoltre convenuto sulla non praticabilità di una sostituzione dell'attuale sistema sia per le motivazioni tecniche sopra esposte (la funzionalità del sistema) sia per ragioni di natura economica (la sostituzione del sistema prevederebbe costi e tempi assolutamente improponibili).

La Direzione della Panizzi si è invece dimostrata molto disponibile e interessata ad apportare modifiche al proprio sistema tali da favorire una integrazione dei servizi a livello provinciale.

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Pertanto la Commissione

dopo aver attentamente valutato gli obiettivi e le finalità che si propone il Sistema Bibliotecario della Provincia di Reggio Emilia,

dopo aver preso in esame la relazione commissionata dall’Amministrazione provinciale nel 2001 fatta propria dalla Commissione Tecnica dei Bibliotecari della provincia,

in considerazione degli approfondimenti effettuati e delle valutazioni sopra esposte e

ritiene opportuno

che le biblioteche pubbliche della provincia si uniformino alle metodologie in uso alla Panizzi utilizzando lo stesso software ZETESIS con i necessari adattamenti e le opportune modifiche dettate dalle nuove necessità.

La Commissione ritiene che, oltre ad utilizzare conoscenze già sedimentate nel territorio, risulti così facilitata la cooperazione tra tutte le biblioteche, con la possibilità di progettare nuove e più incisive forme di cogestione delle attività biblioteconomiche e dei servizi all’utente che consentono forti economie e razionalità di gestione e il raggiungimento dell’uniformità nel trattamento delle informazioni bibliografiche per realizzare il catalogo unico di tutte le biblioteche della provincia.

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4.4. FFASIASI DELDEL PROGETTOPROGETTO

4.1.4.1. Macro fasi per la realizzazione del progettoMacro fasi per la realizzazione del progetto

4.1.14.1.1 Normalizzazione del catalogoNormalizzazione del catalogoLa normalizzazione del catalogo, oltre ad essere il più urgente dei sotto processi individuati, è

anche uno degli obiettivi primari del Piano di Riassetto del Sistema Bibliotecario della Provincia di Reggio Emilia.

Normalizzare il catalogo attualmente implementato ed utilizzato dalle Biblioteche del Sistema, significa individuare e fondere diversi record bibliografici di un unico libro.

Risulta difficile determinare attraverso confronti automatici se due o più record diversi in realtà si riferiscono al medesimo libro, soltanto posto in biblioteche e collocazioni diverse.

Il procedimento di normalizzazione mira a creare record bibliografici unici e più completi possibile, corredati dei vari posseduti delle biblioteche, indicando soltanto la biblioteca e la collocazione all’interno della stessa.

La complessa e lunga fase di normalizzazione sarà suddivisa in tre fasi principali:

Procedure automatiche Procedure semiautomatiche Procedure manuali

La prima fase prevede di completare e normalizzare l'archivio mediante il recupero e la fusione dei record bibliografici utilizzando delle procedure (Zetesis Merge) che effettuano una ricerca in cascata, in ordine di priorità ed in conformità a dei parametri predefiniti, con altre basi dati di confronto, quali ad esempio l’archivio della Biblioteca Panizzi e lo scarico della BNI e della BNCF. Altri archivi potrebbero essere quelli di Zetesis già consolidati presso altri clienti importanti di H&T. Le fasi del trattamento potranno essere effettuate anche con un ordine di priorità tra le varie biblioteche in modo da usare sempre i dati più completi.

La seconda fase prevede che l’archivio derivato dalla prima fase venga trattato con procedure semiautomatiche, sperimentate e tarate da uno o più operatori direttamente al Centro di Catalogazione.

L’archivio risulterà in parte normalizzato e completo, ed in parte ridondante , anche se tutti i record saranno in formato UNIMARC, con un set minimo di campi compilato.

Tutti i trattamenti successivi alla fase di merge avvengono con il programma di catalogazione Unimarc di H&T (Nemesis). Oltre alle funzioni standard della catalogazione questo prodotto permette anche la fusione manuale di uno o più record bibliografici, la normalizzazione e la fusione di voci negli authorities e lo schiacciamento di una notizia bibliografica da un file Unimarc (che potrebbe essere il risultato di una ricerca su Indice-SBN o su cd come Alice).

La terza fase sarà la più complessa, costosa e lunga della normalizzazione.Il confronto dei record che non sono stati trattai nelle prime due fasi, verranno passati e

confrontati manualmente da operatori.

Dettaglio del software utilizzato

Procedura di acquisizione (Zetesis Merge)- 36 -

Questa procedura consente l’acquisizione in un catalogo unico dei dati provenienti da basi dati locali. I dati possono essere originati da applicazioni diverse ed avere diversi formati. La procedura di acquisizione ha due scopi:

la fusione – il più possibile automatica - di record provenienti da diverse basi locali in un unico record bibliografico quando i record stiano per un’unica notizia bibliografica;

il completamento e la normalizzazione di notizie incomplete sulla base di archivi esterni interrogabili dalla procedura – in primo luogo sulla base di archivi generati e interrogabili da Zetesis e quindi le basi dati reperibili su Internet o comunque rese disponibili da altre biblioteche, come pure basi dati ottenute mediante l’import in Zetesis di dati Unimarc.

Per utilizzare questa procedura è necessario:

creare un database di catalogazione; definire i formati dai quali si vogliono acquisire i dati e per ciascun formato scrivere una

procedura di conversione; definire la banche dati da utilizzare come fonti per il completamento e la normalizzazione

e per ciascuna impostare un profilo di ricerca e identificazione dei dati; definire le modalità di spedizione dei dati da parte delle biblioteche; definire la modalità di ritorno dei dati alle biblioteche della Provincia e per ciascuna

modalità mettere a punto le procedure necessarie.

Procedura di catalogazione (Nemesis)

La procedura di catalogazione che consente l’inserimento e la modifica di dati bibliografici. Il programma possiede un’interfaccia friendly pur consentendo un livello di complessità dei dati pari almeno a quello di un record Unimarc completo. I dati possono essere inseriti manualmente oppure importati da file Unimarc.

Oltre alle funzioni di inserimento controllato dei dati, la procedura di catalogazione consente di eseguire interventi sugli authorities per la correzione e la normalizzazione manuale.I dati del catalogo potranno essere resi disponibili al pubblico (incluse le biblioteche della provincia) in varie modalità:

mediante esportazione dei dati in file Unimarc che le biblioteche acquisiranno in un sistema locale (p.es. Zetesis);

mediante conversione del catalogo nel formato Zetesis e conseguente pubblicazione su Internet mediante Zetesis Web Server e/o invio del catalogo stesso alle singole biblioteche mediante CD-ROM;

rendendo visibile direttamente il catalogo (o, meglio, una sua copia) su Internet (questa modalità, certamente più immediata di quella al punto (b), non è altrettanto performante).

Per utilizzare questa procedura è necessario:

installare il software e generare il database (il server dovrà essere disponibile) definire il tipo di pubblicazione dei dati

4.1.24.1.2 Acquisto hardware e software di baseAcquisto hardware e software di baseL’acquisto di procedure software e di hardware di base può essere suddiviso in due parti:

Acquisto di hardware per il Centro Provinciale, acquisto di licenze software di parti terze.

Le necessità hardware sono solo in parte già determinabili, in particolare occorrerà sicuramente acquistare 3 macchine molto potenti per la seconda fase di pulizia del catalogo e tre PC (normalmente potenti) per gli operatori che partiranno con la terza fase. Sempre in questo sottoprogetto, si dovrà prevedere la parte di potenziamento del CED della Provincia, che dovrà gestire un flusso di dati sempre crescente- Questa parte può essere rimandata a quando partiranno le 10 biblioteche pilota.

Si consideri inoltre l’acquisto del software Citrix MetaFrame da installare presso il C.E.D..

Acquisto software da H&T per la gestione del Centro Provinciale.

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Costi da sostenere per il software che verrà installato al centro (software gestionale, di catalogazione e di fusione/schiacciamento record bibliografici) e al C.E.D. (web server, modulo per lo scambio dati, sistema di backup dei dati ed eventuale antivirus)

4.1.34.1.3 Acquisto, installazione e avviamento del software nelleAcquisto, installazione e avviamento del software nelle bibliotechebiblioteche

Secondo l’ipotesi progettuale scaturita dall’analisi della commissione tecnica, il progetto dovrà favorire l’adozione dell’accesso diretto ai server centrali attraverso strumenti di Terminal Server. Tale soluzione permetterà di ridurre nel tempo le spese di manutenzione hardware e software e favorirà il riuso di Personal Computer che altrimenti risulterebbero obsoleti. Con l’utilizzo del Terminal Server, gli aggiornamenti delle procedure non richiederanno interventi in loco presso le biblioteche, ma basterà lanciare gli aggiornamenti sui server centrali perché siano utilizzabili dalle biblioteche; sarà inoltre possibile utilizzare strumenti di controllo remoto che consentono l’assistenza all’utente senza doversi recare sul posto.

Le biblioteche potranno scegliere autonomamente il tipo di collegamento da attivare col centro provinciale, ma considerando che il progetto di Piano Telematico Provinciale si farà carico delle sole licenze di emulazione terminale e del software e quindi non di hardware aggiuntivo e di connessioni fisiche.

Nel processo di adozione della nuova procedura dovrà essere in primo luogo acquistato il software per il centro di catalogazione quindi si ipotizza di suddividere l’acquisto del nuovo software per le biblioteche nel seguente modo:

Licenze software per le prime dieci biblioteche pilota (“sale telematiche”) Licenze software per 30 biblioteche (le restanti aderenti alla convenzione) Licenze software per 30 biblioteche speciali o scolastiche (indicativo)

Si deve inoltre considerare l’acquisto delle licenze per emulazione di terminale (Citrix oppure Terminal Server Microsoft).

Se si adotterà tale scelta occorrerà predisporre una macchina con Windows 2000 Server (licenza da acquistare) e prevedere l’acquisto delle licenze per i relativi Client (sempre di Windows 2000 - CAL), quindi le licenze di terminal server MS più le eventuali licenze di Citrix.

Da una prima valutazione, le biblioteche comunali per le quali l’adozione terminal server sarebbe la scelta preferibile sono una decina, come risulta da un indagine fatta presso le biblioteche, comunque in molti casi si potrà decidere di passare da una modalità operativa all’altra con pochi acquisti integrativi.

L’installazione e l’avviamento del software nelle biblioteche seguiranno lo stesso ordine dell’ipotesi di acquisto delle licenze, ovvero saranno portate a regime le dieci biblioteche maggiori, quindi si procederà con le successive trenta; le biblioteche speciali entreranno quindi nel sistema quando questo sarà più che testato.

Le biblioteche speciali adotteranno la modalità ipotizzata per le biblioteche minori, quindi con emulazione di terminale. Ogni implementazione futura di funzionalità ulteriori del software sarà, almeno sulla base di quanto oggi ipotizzabile all’interno di questo progetto, direttamente a carico degli enti di appartenenza delle biblioteche.

Nel caso di mancanza dei requisiti minimi per l’adozione del software (connessione internet e PC), verrà fornito comunque il nuovo programma, utilizzabile per la gestione della biblioteca, sarà cura delle biblioteche stesse far pervenire le modifiche al proprio catalogo.

4.1.44.1.4 Formazione dei bibliotecari all'uso della nuova proceduraFormazione dei bibliotecari all'uso della nuova proceduraLa formazione dei bibliotecari, così come gli acquisti software, si suddivide in trefasi.

Formazione del personale delle prime dieci biblioteche Formazione del personale delle restanti 30 biblioteche in convenzione Formazione del personale delle altre biblioteche

Si consideri inoltre la formazione necessaria agli operatori del centro di catalogazione, formazione che verrà fatta certamente prima della formazione del personale delle biblioteche e dopo la prima fase di normalizzazione del catalogo.

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4.2.4.2. Predisposizione database centralizzato e disponibilità on-linePredisposizione database centralizzato e disponibilità on-lineLa transcodifica del catalogo si compone di diverse parti:1. migrazione dei cataloghi delle biblioteche nel formato del nuovo software. A questo

punto le biblioteche sono in possesso di un catalogo normalizzato ma con ancora tutte le duplicazioni di record provenienti da BIBLIO.

2. Passaggio dai cataloghi normalizzati delle singole biblioteche al Catalogo Unico Provinciale. Il catalogo unico verrà costruito inizialmente come somma dei cataloghi delle biblioteche per poi essere sottoposto ai trattamenti volti alla pulizia dei record, all’eliminazione delle ridondanze e alla creazione di autority files.

3. Partendo dal catalogo unico si estrae l’ OPAC delle biblioteche della Provincia di Reggio Emilia, consultabile via Internet.

Il trattamento del catalogo unico procederà fino alla fine del progetto, in modo da arrivare alla forma più normalizzata possibile e col minor numero di duplicazioni ed errori.

La disponibilità on-line rappresenta la fase conclusiva del progetto, o meglio la parte conclusiva del riassetto di ciascuna biblioteca. Man mano che le biblioteche passano al nuovo software, cominciano ad implementare il database centralizzato e, ove possibile, a fornire i servizio di disponibilità delle opere e di prenotazione.

Tutte le altre operazioni procedono in parallelo. Si prosegue quindi con la conversione manuale dell’archivio, con la formazione del personale, ove non ancora completata, e con i passaggi operativi al nuovo software nelle biblioteche non ancora trattate.

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5.5. IIPOTESIPOTESI DIDI REALIZZAZIONEREALIZZAZIONE DELLDELL’’ARCHITETTURAARCHITETTURA INFORMATICAINFORMATICA

5.1.5.1. Il collegamento delle biblioteche provinciali col centro stellaIl collegamento delle biblioteche provinciali col centro stellaPer rispondere all’obiettivo di rinnovamento del software il progetto di “Riorganizzazione

informatica del sistema bibliotecario provinciale di Reggio Emilia” potrà contare sulla costruzione della nuova Rete Telematica Provinciale che collegherà i 46 comuni reggiani.

E’ definito come Centro Stella della Rete Telematica, l’insieme degli apparati di connessione che risiederanno nella sala macchine della Provincia di Reggio Emilia. Si definiscono “nodi di settore” i collegamenti dei comuni con più di 7500 unità, quindi “nodi periferici” i restanti comuni con un numero di unità inferiore alle 7500.

Nella definizione dell’architettura per le biblioteche dobbiamo tener presente il tipo di collegamento che sarà garantito tra i comuni e la sala macchine della Provincia (candidata ad ospitare i server e i database del progetto) ed in seguito l’eventuale collegamento tra i comuni e le biblioteche nel caso queste non si trovino nella sede comunale.

Vediamo a tal proposito di schematizzare la situazione nota al momento:

BIBLIOTECACollegata in Rete con il Comune

Previsione di collegamento con la sede comunale

Tipo di collegamento

Connettività Biblioteca – Centro Stella

Albinea Si Collegamento Wireless da definire ISDN 256 K FR – 128 K

CIRBagnolo Si 256 K FR – 128 K

CIRBaiso No 64 KBibbiano Si 256 K FR – 128 K

CIRBoretto Si Fibra Ottica 64 KBrescello No 64 KBusana No 64 KCadelbosco Sopra Si 10 MB 256 K FR – 128 K

CIRCampagnola No 64 KCampegine No 64 KCanossa Si 64 KCarpineti No 64 KCasalgrande Si Fibra Ottica 256 K FR – 128 K

CIR

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Casina Si 100 MB 64 KCastellarano Si Wireless 10MB 256 K FR – 128 K

CIRCastelnovo di sotto Si Fibra Ottica 256 K FR – 128 K

CIRCastelnovo né Monti Si CDA 256K 256 K FR – 128 K

CIRCavriago Si 256 K FR – 128 K

CIRCollagna No 64 KCorreggio Si Fibra Ottica 256 K FR – 128 K

CIRFabbrico Si 64 KGattatico No 64 KGualtieri No 64 KGuastalla Si Fibra Ottica 256 K FR – 128 K

CIRLigonchio No 64 KLuzzara No In previsione,

probabilmente 2003256 K FR – 128 K CIR

Montecchio Emila Si Fibra Ottica 256 K FR – 128 K

CIRNovellara Si Wireless 10MB 256 K FR – 128 K

CIRPoviglio No 64 KQuattro Castella Si Fibra Ottica 256 K FR – 128 K

CIRReggiolo Si Fibra Ottica 256 K FR – 128 K

CIRRio Saliceto No 64 KRolo No 64 KRubiera Si Fibra Ottica 256 K FR – 128 K

CIRSan Martino in Rio Si 64 KSan Polo Si 64 KSant’Ilario d’Enza No In previsione a breve 256 K FR – 128 K

CIRScandiano Si Fibra Ottica 256 K FR – 128 K

CIRToano No 64 KVetto No In previsione a breve 64 KVezzano Si 64 KViano No 64 KVilla Minozzo No 64 K

Dalla situazione si evince che tutte le biblioteche interessate all’implementazione della nuova architettura informatica potranno accedere, seppure a differenti velocità, ai server delle applicazioni e dei dati nella Sala Macchine della Provincia.

D’altro canto la connettività garantita non è tale da consentire l’utilizzo di applicazioni di tipo client/server a livello di rete provinciale, in cui il server è unico e dislocato in Sala Macchine della Provincia e i client sono distribuiti nelle sedi del territorio provinciale, se non utilizzando dispositivi di terminal server.

Nelle situazioni in cui la sede della biblioteca non può garantire un accesso continuo alla Rete telematica a causa dell’assenza di collegamento continuo tra la biblioteca stessa e la sede comunale, si dovrà prevedere che la biblioteca possa lavorare in locale per poi allineare la propria banca dati attraverso collegamenti temporanei attivabili automaticamente oppure in modo manuale dai bibliotecari stessi.

L’ipotesi di lavoro formulata non prevede che il progetto debba farsi carico dell’implementazione di connessioni continue tra le biblioteche e i Comuni, nei casi in cui la sede della biblioteca non sia già connessa alla Lan comunale. Si potrà valutare l’eventualità di erogare contributi in tal senso in caso di spese minori (economie) a quelle preventivate nella realizzazione del progetto.

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5.2.5.2. La scelta: database centralizzato o database distribuitiLa scelta: database centralizzato o database distribuitiLa scelta di adottare un sistema di catalogazione unico per tutte le biblioteche del territorio

provinciale aderenti al progetto e quindi di informare in tempo reale sulla disponibilità di tutti i loro documenti, impone di adottare un database centralizzato. Gli aspetti più significativi di tale scelta si possono riassumere nei seguenti punti:

rendere immediatamente visibile la disponibilità di un documento da qualsiasi biblioteca

avere un database uniforme avere una gestione più sicura dei dati: il database viene installato in un server che

fisicamente può essere collocato nella Sala macchine della Provincia, ambiente condizionato con sistemi antifurto, antincendio, ridondanza hardware, cluster…

permettere la consultazione di un catalogo unico sempre allineato e l’eventuale prestito on-line

lo stesso database o una copia (aggiornata in tempo reale) può essere interrogato anche per l’Opac

il database dovrà risiedere su un sistema cluster, ovvero un sistema composto da due macchine in cui vengono distribuiti i servizi, ma che garantiscono il funzionamento anche in caso di caduta di una delle due.

Alla luce dell’analisi fatta sulla connettività tra le biblioteche e il Centro Stella, si evince che la costituzione di un database unico e centralizzato acceduto direttamente dai client distribuiti sul territorio non è una soluzione adeguata per tutte le biblioteche. Ad avvalorare tale scelta non si può sottovalutare la richiesta, da parte di alcune biblioteche, di gestire i documenti in modo veloce, soprattutto negli orari di punta, per smaltire prestiti, restituzioni e ricerca di documenti, funzionalità che si richiedono di poter gestire un proprio database locale.

Si è quindi deciso di procedere alla realizzazione di un’architettura che permetta alle biblioteche stesse di scegliere se accedere direttamente al database server centrale, eventualmente attraverso terminal server, oppure che possa prevedere la presenza di database distribuiti nelle singole biblioteche con l’implementazione di procedure automatizzate per la sincronizzazione degli archivi locali con l’archivio centrale ad orari predeterminati.

Il database centrale dovrà comprendere la gestione centralizzata degli utenti, il catalogo dei documenti e la loro disponibilità.

Nel corso della stesura del progetto ci si riferisce al database che risiederà nella Sala macchine della Provincia come al database centrale e sarà quindi il compendio dei database delle singole biblioteche. Le biblioteche potranno alimentarlo secondo differenti modalità:

Implementazione diretta: la biblioteca non possiede server locali ed è collegata al Centro attraverso terminal server, alimenta direttamente il database centrale; potrà in qualsiasi momento estrapolare i propri utenti, i propri documenti e la loro disponibilità. Questa è la soluzione consigliata per le biblioteche di piccole e medie dimensioni.

Implementazione sincronizzata: la biblioteca possiede un proprio database e realizza un proprio catalogo per i documenti presenti, questo archivio alimenterà in modo automatizzato gli archivi centrali in modo da percepire la minima discrepanza sulla situazione dei documenti e degli

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Sala Macchine Provinciale

Database Server

Connessioni su linea dedicata

Biblioteca Comunale

PCPC….PC

Terminal Server

Terminal Server

Terminal Server

utenti interrogando il database centrale. Soluzione che potrà essere adottata da biblioteche medio – grandi che possiedono adeguate apparecchiature hardware e infrastrutture di rete.

Tale situazione sarà probabilmente la più diffusa per le biblioteche grandi.

Implementazione differita: la biblioteca di piccole dimensioni che non possiede un collegamento diretto con la sede comunale ma soltanto un accesso ad Internet. In tali situazioni dovrà essere possibile la creazione di un database locale per la gestione degli utenti e del catalogo che sarà allineato giornalmente con quello centrale mediante l’attivazione di una connessione Internet. La procedura d'allineamento dovrà essere il più possibile automatizzata e dovrà avvenire nel minor tempo, riducendo così al minimo i costi di connessione per la biblioteca.

Viste quindi le possibili architetture che si possono implementare e i collegamenti che le biblioteche hanno con i relativi comuni, riportiamo nella tabella sottostante le soluzioni sopra descritte:

BIBLIOTECHE CON REQUISITI PER ADOTTARE LA SOLUZIONE EMULAZIONE TERMINALE

BIBLIOTECHE CON REQUISITI PER ADOTTARE LA SOLUZIONE SINCRONIZZATA

BIBLIOTECHE CON REQUISITI PER ADOTTARE LA SOLUZIONE DIFFERITA

Albinea Bagnolo in Piano BaisoCadelbosco Sopra Bibbiano BrescelloCasina Boretto BusanaCastellarano Casalgrande CampagnolaCastelnovo Ne’ Monti Correggio Campegine

Castelnovo Sotto Guastalla CarpinetiCavriago Montecchio CollagnaLuzzara Novellara GattaticoFabbrico Quattro Castella Gualtieri

San Martino in Rio Reggiolo LigonchioSan Polo Rubiera PoviglioVezzano sul Crostolo Sant’ Ilario Ramiseto

Viano Scandiano Rio SalicetoRoloToanoVettoVilla Minozzo

Totale: 13 Totale: 13 Totale: 17

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database database

Sala Macchine Provinciale

Biblioteca ComunaleReplica con linea non dedicata

database database

Sala Macchine Provinciale Biblioteca ComunaleReplica su

linea dedicata

Le biblioteche che al momento sono state collocate nella situazione “soluzione differita” potrebbero tutte passare alla soluzione emulazione terminale implementando un’infrastruttura di rete tra biblioteca e sede comunale.

La spesa che dovrebbe essere sostenuta per tale infrastruttura sarebbe recuperata con la minor spesa per l’hardware e per la manutenzione dell’applicazione e del database.

Per quanto riguarda le biblioteche collocate nella situazione “soluzione sincronizzata”, potrebbero senza alcun tipo di intervento passare alla soluzione emulazione terminale, si è ipotizzata la soluzione con archivi presso le biblioteche vista la volontà espressa dalle biblioteche stesse.

Il database centrale deve comprendere sia la gestione dei documenti (catalogazione e disponibilità) che la gestione degli utenti: la definizione degli utenti dovrà infatti essere univoca all’interno del sistema bibliotecario in modo da evitare la registrazione doppia presso biblioteche differenti.

Non si esclude a tal proposito la possibilità di collegare l’anagrafica utenti col progetto di Circolarità Anagrafica del Piano Telematico.

Per la gestione degli utenti nelle biblioteche non direttamente collegate al database centrale, si prevede l’assegnamento in locale di un codice univoco al nuovo utente che potrà essere modificato nel momento in cui sarà allineato al database centrale in modo da mantenere la chiave univoca a livello globale.

Per la pubblicazione sul Web del Catalogo Provinciale (Opac) con la relativa disponibilità dei volumi nonché per la consultazione della propria situazione da parte di un utente di una delle biblioteche provinciali, si farà ricorso ad un ulteriore database che sarà parametrizzato ed indicizzato in modo da favorire le ricerche mentre il database centrale dovrà preoccuparsi di garantire l’integrità dei dati archiviati e consentire corrette e rapide operazioni di catalogazione.

La scelta di creare un ulteriore database per l’Opac ha il notevole vantaggio che il carico viene distribuito: le biblioteche inseriscono nuovi documenti, catalogano, gestiscono il prestito su un database, gli utenti che utilizzano Internet e che possono effettuare ricerche anche onerose per il sistema, accedono all’altro database che può essere ottimizzato per tale scopo.

Questo sdoppiamento del database comporta che la procedura sia in grado di replicare le informazioni di gestione documento su entrambi i database.

5.2.15.2.1 Gestione del sistema dei datiGestione del sistema dei datiL’ipotesi di realizzazione esposta in precedenza comporta alcune difficoltà di gestione: si

deve prevedere l’alimentazione di un database unico da parte sia di biblioteche che vi accedono direttamente sia da altri database distribuiti sul territorio provinciale. Nello sviluppo dell’architettura dovranno quindi essere studiate le modalità di replica dei dati e la loro distribuzione da un Database Server (distribuito) ad uno centralizzato.

Un parametro importante sarà lo stabilire un tempo minimo di latenza, ovvero dovrà essere ragionevolmente ridotto il tempo tra l’aggiornamento dei dati sul database distribuito e la loro replica sul database centrale.

Dovrà essere dedicata particolare attenzione alla coerenza dei dati inseriti nel database, sia attuando meccanismi di controllo perché le transazioni vengano correttamente completate, sia perché l’aggiornamento dei dati comuni non produca conflitti.

Quando la procedura sarà a regime, per la generazione del catalogo unico, si dovrà prevedere la presenza di un server con dischi veloci per l’esecuzione di elaborazioni batch che consentano di reindicizzare il catalogo in seguito all’inserimento di nuovi documenti; a tale scopo potrebbe essere utilizzato il server acquisito per la seconda fase di pulizia del catalogo.

5.2.25.2.2 L'utilizzo del terminal serverL'utilizzo del terminal serverLa scelta di un database centralizzato e quindi l’accesso diretto da parte di alcune

biblioteche, comporta un notevole “transito” di dati sulla rete. Come esposto in precedenza, per molte biblioteche la rete non potrebbe garantire prestazioni performanti all’applicazione. Si deve considerare che le operazioni di prestito sono, da un punto di vista informatico, particolarmente “onerose” visto che necessitano di più accessi al database in lettura e in scrittura, sia per le operazioni di verifica sull’utente, sia sulla disponibilità del documento. Questo tipo di operazioni devono essere eseguite in tempi brevi visto che si tratta di servizi diretti al pubblico.

Per conciliare queste necessità si è ritenuto utile introdurre la tecnologia terminal server.

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Attraverso questo software di emulazione, alle biblioteche meno attrezzate basterebbero personal computer poco potenti per utilizzare l’applicativo ed eseguire tutte le operazioni sul database.

L’impiego di banda media, per ogni utente connesso in modalità concorrente, potrebbe essere stimato attorno ai 20k, stima che garantirebbe l’accesso contemporaneo di sei utenti per le biblioteche con banda garantita di 128K e tre utenti per le restanti a 64K.

L'utilizzo di un sistema terminal server consente inoltre di superare l'ostacolo della replica, in quanto la procedura opererà direttamente sul database centrale, e di semplificare notevolmente le procedure di installazione e manutenzione della procedura da parte del personale della biblioteca e del centro provinciale.

La procedura dovrà tuttavia avvalersi di un collegamento continuo con il centro provinciale, per cui tale soluzione può essere applicata solo per quelle biblioteche che:

sono dotate di un collegamento verso il municipio e quindi verso la rete provinciale hanno un numero limitato di postazioni di catalogo e prestito (due o tre), in modo che il

traffico generato sia sopportabile dalla connessione prevista nella rete telematica;

Le caratteristiche hardware minime della macchina che dovrà ospitare il sistema terminal server potrebbero essere le seguenti valutando approfonditamente l’ipotesi di acquisire un cluster, che comporterebbe maggiori costi nella fase di acquisto, ma garantirebbe una migliore distribuzione del carico:

Almeno 1 processore ogni 10 utenti collegati Doppia alimentazione 256 MB RAM + 16 MB ogni utente collegato collegamento di rete veloce (almeno 100 Mbps) con il database centrale

Si ipotizza l’installazione iniziale di tale struttura in una biblioteca di medie dimensioni, per valutare con più dati certi la rispondenza alle necessità delle biblioteche.

5.3.5.3. Database centrale per la catalogazione e il prestitoDatabase centrale per la catalogazione e il prestitoAttualmente l’organizzazione del servizio centrale provinciale di catalogazione permette che

le biblioteche comunali non cataloghino la quota del patrimonio per cui si sono convenzionati. L’operazione è demandata al centro di catalogazione. Nella prospettiva di costituzione di un unico centro di catalogazione provinciale a cui partecipi anche la biblioteca Panizzi, tale impostazione sarà pienamente mantenuta.

Anche dal punto di vista informatico questa scelta organizzativa facilita l’accesso al database centrale,.Dal centro di catalogazione al luogo fisico in cui saranno mantenuti i dati non si presenteranno i problemi di larghezza di banda esposti in precedenza in riferimento alle biblioteche.

Altra problematica sarà la realizzazione di un’anagrafica unica a livello provinciale. La soluzione ottimale sarebbe di poter accedere al database realizzato all’interno del progetto di “Circolarità Anagrafica”,.Questo consentirebbe all’archivio bibliotecario di avere sempre dati aggiornati secondo le informazioni in possesso degli uffici anagrafici comunali ed eviterebbe sia l’ulteriore richiesta di dati al cittadino (dati già in possesso dell’Amministrazione Pubblica) sia la doppia imputazione col rischio di errori e di rari aggiornamenti soprattutto riguardo agli indirizzi (informazioni particolarmente utili per la gestione dei solleciti ed in prospettiva per le prenotazione on-line ).

Nel caso l’ipotesi non possa essere realizzata o non possa essere implementata immediatamente, si prevede il parziale recupero dei dati dagli attuali archivi, sia delle biblioteche provinciali sia della biblioteca Panizzi, con l’obiettivo di correggere ed alimentare gli archivi da parte degli operatori delle singole biblioteche.

Vista la complessità dei dati che dovrà gestire questo Database Server, si ipotizza l’acquisizione di un database solido e strutturato quale SQL Server o Oracle.

Per quanto riguarda i database che saranno installati nelle singole biblioteche, potranno essere realizzati in Access oppure in database più strutturati nel caso di biblioteche di grandi dimensioni.

Il sistema che dovrà ospitare il database centrale dovrà avere caratteristiche di ridondanza e dovrà essere fornito di cluster e di sistemi di sicurezza adeguati.

5.4.5.4. Database per la consultazione da InternetDatabase per la consultazione da Internet

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La creazione di un database per la consultazione via Internet, separato sia logicamente che fisicamente dal Database di Catalogazione e Prestito, introduce costi aggiuntivi sia nella fase di installazione sia per la manutenzione nel tempo. Si deve considerare comunque che la configurazione sia software che hardware del database ha necessità molto differenti dal Database di Catalogazione e Prestito.

La pubblicazione del Catalogo su Internet deve garantire all’utente la massima velocità di risposta, anche nel caso di ricerche complesse; non deve invece preoccuparsi di particolari verifiche di integrità sui dati, essendo questi svolti dall’altro database prima della replica dei dati.

L’organizzazione del servizio Web potrebbe mantenere la struttura attuale, ovvero il database per l’Opac potrebbe risiedere presso un fornitore ASP che ne garantisce la manutenzione e controlla il buon esito delle repliche. Sarebbe però preferibile installare il database (catalogo OPAC) nella seconda macchina che compone il cluster, in cui risiede il database centrale per la catalogazione e il prestito, lasciando al fornitore esterno la gestione e manutenzione delle pagine del sito Internet realizzate attraverso Lotus Notes. In tal caso si dovrebbe prevedere l’acquisto di un server adeguato, quindi le eventuali licenze del software di base (Sistema operativo e Internet Information Service).

5.5.5.5. Analisi dei requisiti funzionaliAnalisi dei requisiti funzionaliGran parte dei software analizzati rispettano la classica architettura Client-Server: la

procedura per la gestione e prestito documento deve essere installata su ogni client, obbligando quindi alla previsione di costi di manutenzione notevoli sia perché richiede macchine performanti sia perché comporta la necessità di aggiornare tutte le macchine collegate ogni volta che si fa un Up Grade della procedura.

Esistono anche software che funzionano in emulazione terminale e stanno per uscire sul mercato versioni Web oriented. Quest’ultima soluzione è ancora poco matura anche se molto interessante per le future evoluzioni.

Le funzionalità garantite dal software sono: la catalogazione, la gestione degli utenti e dei movimenti. La procedura di catalogazione sarà probabilmente installata soltanto sui computer del centro di catalogazione e non su quelli delle biblioteche.

Le biblioteche potranno inserire documenti non catalogati nel modulo di prestito, consentendo la messa a prestito di documenti in tempi molti brevi dal loro acquisto e il centro di catalogazione potrà in un secondo momento catturarli e catalogarli.

Sui computer delle biblioteche dovranno essere installati i moduli di gestione utenti e gestione prestiti.

Per quanto riguarda le biblioteche che sceglieranno l’accesso diretto al database, dovrà essere implementato un meccanismo di sicurezza che permetta alle biblioteche di lavorare off line (gestione prestiti) in caso di caduta della rete, in modo che al ripristino della connessione le informazioni memorizzate possano aggiornare il database centrale.

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5.5.15.5.1 Installazione di una versione di prova presso unaInstallazione di una versione di prova presso una biblioteca provincialebiblioteca provinciale

Si è ritenuto opportuno individuare nella biblioteca comunale di Rubiera una realtà di servizio particolarmente adatta ad una fase di test in cui si metteranno alla prova le funzionalità del sistema scelto sia dal punto di vista gestionale che per quanto riguarda gli aspetti e la struttura del database catalografico.

Il servizio bibliotecario di Rubiera può contare sull’esperienza particolarmente approfondita nell’uso del programma BIBLIO come primo applicativo per la gestione del patrimonio bibliotecario dal punto di vista catalografico, di circolazione e di presentazione. Inoltre si tratta di una realtà che opera secondo i concetti della “biblioteca pubblica orientata sull’utente” come indicata dalle “Raccomandazioni per le biblioteche pubbliche” dell’IFLA, obiettivo di qualità perseguito da tempo in tutto il sistema bibliotecario reggiano.

Le conseguenti soluzioni gestionali adottate dalla biblioteca di Rubiera per raggiungere gli standard di servizio elevati necessitano di una fase di adeguamento e controllo del software di gestione scelta da questa commissione. Sottoponendolo alle verifiche sul campo in una situazione reale di utilizzo prima della sua distribuzione sul territorio si potrà offrire alle biblioteche della provincia di Reggio Emilia un applicativo gestionale che apre nuove opportunità di servizio grazie alla sua flessibilità, alle soluzioni avanzate e all’alto grado di affidabilità. Ogni singola biblioteca reggiana potrà quindi decidere di migliorare i suoi servizi supportata da un programma che già prevede molte delle operazioni nuove agevolandone notevolmente le fasi gestionali.

Non ultimo, la biblioteca di Rubiera - biblioteca di base di medie dimensioni in una comunità di ca. 12.000 abitanti - può essere considerata rappresentativa per una buona parte delle realtà reggiane. La sua dotazione di spazi, patrimonio e strumentazioni corrisponde alla media delle biblioteche provinciali più efficaci a fronte della qualificazione e dell’esperienza del personale particolarmente apprezzata .

Tempi e obiettivi

Il software applicativo nuovo sarà installato presso la biblioteca di Rubiera entro la fine del mese di giugno 2002. La biblioteca di Rubiera utilizzerà da subito solo il nuovo programma per tutte le operazioni di gestione del prestito, per l’anagrafe degli utenti, per la catalogazione dei documenti, per la gestione delle collocazioni, per la misurazione dei servizi e per la promozione del patrimonio.

Durante la fase di test la biblioteca di Rubiera verifica la funzionalità e l’efficacia delle procedure, suggerisce le eventuali correzioni, migliorie ed implementazioni e ne verifica l’efficace integrazione da parte della software house H&T.

La fase di test si conclude entro il mese di settembre 2002 permettendo l’inizio delle attività di formazione del primo gruppo di biblioteche come previsto dal presente progetto.

La fase di test prevede la necessaria formazione approfondita su tutte le procedure gestionali per il personale della biblioteca di Rubiera per garantire una sua fattiva collaborazione alle fasi successive di distribuzione del programma.

La biblioteca di Rubiera manterrà il ruolo di raccolta e verifica delle implementazioni e dei suggerimenti che perverranno dalle altre biblioteche reggiane durante l’intera fase di distribuzione. Si costituisce in questo modo partner e interlocutore disponibile sul territorio provinciale nel periodo di avvio del nuovo software per le biblioteche reggiane e sarà in contatto diretto con il fornitore H&T assieme all’ufficio biblioteche della provincia ed ai tecnici che partecipano al progetto.

5.6.5.6. Integrazione con altri progetti del Piano TelematicoIntegrazione con altri progetti del Piano Telematico ProvincialeProvinciale

Il presente progetto presenta punti di contatto con due degli altri progetti del Piano Telematico Provinciale: Circolarità Anagrafica e Base del Portale territoriale.

Il progetto di Circolarità Anagrafica può essere sfruttato per fornire al sistema bibliotecario un aggiornamento costante sui nominativi, sugli indirizzi, sui titoli di studio e sulle professioni degli utenti, in modo da evitare duplicazioni e garantire la consistenza dei dati in caso di trasferimenti di residenza degli utenti.

Il progetto Base del Portale territoriale è in realtà un sotto progetto nato in seguito, avente lo scopo di realizzare un portale Internet che raccolga quei moduli standard utilizzabili da più progetti del piano telematico.

In particolare, i moduli del portale che potrebbero essere utilizzati dal progetto bibliotecario sono:

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Gestione utenti, autenticazione e permessi: Diversamente da altri progetti, gli utenti potenziali del portale delle biblioteche sono tutti gli utenti attuali delle biblioteche provinciali. Riveste quindi una grande importanza il modulo di gestione utenti. L'autenticazione dovrà essere gestita tramite il numero di tessera bibliotecaria (che costituirà lo username) e una password assegnata inizialmente dal sistema ma modificabile da parte dell'utente.

Multimedialità, SMS: Una delle funzioni che si pensa di implementare è l'utilizzo di SMS per notificare agli utenti i ritardi di riconsegna dei volumi in prestito o le disponibilità dei volumi prenotati. Questo implica anche che l'utente deve poter indicare nel proprio profilo utente il numero a cui inviare gli SMS.

Call center: Visto il numero esteso di utenti potenzialmente interessati, può essere utile un call center per rispondere alle problematiche degli utenti.

Firma digitale e Gestione smart card: Sebbene non previsto inizialmente, è da prevedere che prima o poi l'autenticazione degli utenti passi dal sistema username+password alla firma digitale. Sarà da prevedere una fase di transizione in cui entrambi i sistemi siano attivi.

Connettori virtuali e porte di dominio: Il software scelto per il progetto prevede già una interfaccia web di consultazione del catalogo e delle prenotazioni. Tuttavia, se il portale unico prenderà corpo, si potrebbe chiedere all'azienda produttrice di modificare la propria interfaccia web in modo da trasformarla in un servizio accessibile come web service o come porta di dominio.

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6.6. MODALITÀMODALITÀ DIDI REALIZZAZIONEREALIZZAZIONE

6.1.6.1. Modalità di gestione della fase di normalizzazione delModalità di gestione della fase di normalizzazione del catalogo provincialecatalogo provinciale

La complessa e lunga fase di normalizzazione, sarà per comodità suddivisa in tre fasi principali:

Procedure automatiche Procedure semiautomatiche Procedure manuali

I° fase – Procedure automatiche

Per quanto riguarda questa prima fase si propone un affidamento diretto alla Ditta H&T che, avendo svolto la stessa operazione presso la Biblioteca Panizzi, è in grado di garantire l'omogeneità dei dati con la suddetta biblioteca. I tempi previsti sono di due mesi. Al termine si disporrà di una banca dati già pubblicabile seppure ancora con numerosissime informazioni duplicate e/o incomplete.

Per la realizzazione di questa prima fase e dopo attenta valutazione della commissione, si è deciso di “appaltare” completamente l’operazione a H&T, che fornirà quindi:

Software di comparazione dei record; Basi dati e archivi di confronto; Apparecchiature Hardware e locali per la manutenzione delle stesse: Taratura delle procedure software,

arrivando quindi a fornire un archivio il più possibile corretto e normalizzato.

La data ipotizzata per la partenza è il 10 agosto - tempo ipotizzato: 100 giorni – data di fine: 10 dicembre

II° fase – Procedure semiautomatiche

La seconda fase prevede che l’archivio derivato dalla prima fase venga trattato con procedure semiautomatiche, sperimentate e tarate da uno o più operatori direttamente al Centro di Catalogazione.

L’archivio risulterà in parte normalizzato e completo ed in parte ridondante , anche se tutti i record saranno in formato UNIMARC con un set minimo di campi compilati.

Tutti i trattamenti successivi alla fase di merge avvengono con il programma di catalogazione Unimarc di H&T (Nemesis). Oltre alle funzioni standard della catalogazione questo prodotto permette anche la fusione manuale di uno o più record bibliografici, la normalizzazione e la fusione di voci negli authorities e lo schiacciamento di una notizia bibliografica da un file Unimarc (che potrebbe essere il risultato di una ricerca su Indice-SBN o su cd come Alice).

La data ipotizzata per la partenza è il 15 dicembre

III° fase – Procedure manuali

La realizzazione di questa fase non è ancora definita nel dettaglio. Si ipotizzano due percorsi:

affidamento a ditta esterna; attivazione contratti di collaborazione.

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Purtroppo risulta a tutt’oggi impossibile ipotizzare tempi di realizzazione del sotto progetto, poiché la fase III° dipende fortemente dall’esito della fase II°, che a sua volta si basa sulla percentuale di riuscita della fase I°.

Naturalmente, quanti più record si riusciranno a trattare nelle prime due fasi, tanti meno si dovranno confrontare manualmente.

6.2.6.2. Modalità di gestione della fase di acquisto hardware eModalità di gestione della fase di acquisto hardware e software di basesoftware di base

Per quanto riguarda l'acquisto dell'hardware e del software di bases’intende:

la dotazione hardware del centro inteso come C.E.D. e Centro provinciale di catalogazione: n° 6 pc (3 “normali” + 3 “performanti”), macchine su cui far girare Citrix MetaFrame; il numero di macchine da utilizare per Citrix, non è facilmente determinabile, perché dipemde strettamente dal numero cliant che si collegheranno (approsimativamente 30/40 client ogni macchina) e le caratteristiche del applicativo che verrà utilizzato;

il software di base per il C.E.D.: Citrix MetaFrame, SQL, windows 2000 e relative CAL;

l’acquisto delle licenze Citrix oppure terminal server per le singole biblioteche. si procederà:

per quanto riguarda la dotazione hardware del centro attraverso la richiesta di fornitura da parte di ditta già individuata dal C.E.D. con precedente gara, essendo tale fornitura urgente e necessaria per l'avvio della fase preliminare del progetto;

mentre per la parte restante si attuerà una nuova gara relativa a tutto il materiale hardware e software di base per tutti i progetti inseriti nel piano telematico provinciale.

6.3.6.3. Modalità di gestione della fase di acquisto,installazione eModalità di gestione della fase di acquisto,installazione e avviamento del software nelle bibliotecheavviamento del software nelle biblioteche

Per ciò che riguarda l'acquisto del software gestionale per le biblioteche si ipotizza l'affidamento diretto alla Ditta produttrice del software scelto.

Per la realizzazione di questa fase si considerano ca. 2 giorni per l’avviamento delle nuove procedure per ogni biblioteca. Pertanto i tempi di realizzazione risultano i seguenti:

avviamento prime dieci biblioteche pilota (sale telematiche) – inizio: settembre 2002 – conclusione: fine novembre 2002;

avviamento 30 biblioteche (le restanti aderenti alla convenzione) – inizio: metà gennaio 2003 – conclusione: fine aprile 2003;

avviamento 30 biblioteche speciali o scolastiche (indicativo) – inizio: metà maggio 2003 – conclusione: fine agosto 2003.

6.4.6.4. Modalità di gestione della fase di formazione dei bibliotecariModalità di gestione della fase di formazione dei bibliotecari all’uso della nuova proceduraall’uso della nuova procedura

Anche per quanto riguarda la formazione dei bibliotecari si propone che l’incarico venga affidato alla Ditta produttrice del software.

Per la realizzazione di questa fase i tempi risultano i seguenti:

Formazione del personale delle prime dieci biblioteche – inizio: metà agosto 2002 – conclusione: metà ottobre 2002

Formazione del personale delle restanti 30 biblioteche in convenzione – inizio: metà gennaio 2003 – conclusione: fine febbraio 2003

Formazione del personale delle altre biblioteche – inizio: metà maggio 2003 – conclusione: fine giugno 2003

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6.5.6.5. Modalità di gestione della fase di predisposizione databaseModalità di gestione della fase di predisposizione database centralizzato e disponibilità on-linecentralizzato e disponibilità on-line

Anche questo incarico sarà affidato alla Ditta produttrice del software in quanto la predisposizione del database è strettamente correlata al software di gestione e catalogazione.

Questa fase avrà inizio al momento dell‘installazione del software di gestione nelle prime dieci biblioteche e terminerà con l'ultima installazione prevista.

La disponibilità on-line dei documenti sarà effettiva a conclusione delle installazioni sopra indicate.

6.6.6.6. Esercizio e manutenzioneEsercizio e manutenzione Relativamente alle attività di esercizio e manutenzione i soggetti coinvolti saranno:

La Ditta produttrice del software per quanto riguarda interventi sulle procedure e/o aggiornamenti;

il C.E.D. della Provincia per ciò che riguarda la manutenzione delle macchine e del software di base centralizzato;

l'Ufficio Biblioteche per l'assistenza alle biblioteche sull'utilizzo della procedura gestionale e di catalogazione.

Le biblioteche stesse per quanto riguarda interventi hardware presso le loro sedi.

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7.7. VVALUTAZIONEALUTAZIONE ECONOMICAECONOMICA

7.1.7.1. Costi stimati per la messa in opera delle singole macro fasiCosti stimati per la messa in opera delle singole macro fasiIl budget complessivo a disposizione del progetto ammonta a € 464.811,21 (pari a L.

900.000.000)

(**dettaglio**) suddivisione costi stimati per software parti terze e Citrix:

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7.2.7.2. Costi stimati per gli anni successivi all'installazioneCosti stimati per gli anni successivi all'installazioneL’assistenza e la manutenzione annuale dei prodotti Zetesis è pari al 10% del prezzo di

acquisto. Con questo contratto viene garantita la piena funzionalità dei prodotti installati con interventi diretti e/o telefonici e/o via modem per la rimozione di eventuali anomalie di funzionamento.

Viene inoltre garantito il rilascio gratuito delle versioni intermedie dei prodotti software installati, che possono includere alcune nuove funzioni, l’eliminazione di precedenti anomalie, il miglioramento delle prestazioni.

Il contratto di assistenza garantisce inoltre i seguenti servizi:

rilascio delle versioni intermedie del software installato per adeguamento (se disponibile) ai nuovi ambienti operativi, e/o per rimozione di malfunzionamenti e difetti che non compromettono il normale utilizzo delle applicazioni nelle versioni correnti

rimozione immediata dei malfunzionamenti all’origine di anomalie che si dovessero verificare durante il normale utilizzo delle applicazioni e tali da non consentire il loro corretto utilizzo. Gli interventi potranno essere effettuati telefonicamente, via modem o direttamente sul posto

gli interventi on site sono a pagamento (€ 350,00 al giorno)

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8.8. RRACCOMANDAZIONIACCOMANDAZIONI

La corretta realizzazione di un programma di sostituzione del vecchio sistema informatico e la conversione della banca dati unica sono legati ad una rigorosa catena di elementi di tipo tecnologico, ambientale ed organizzativo. Gli aspetti organizzativi richiedono l’individuazione di un responsabile di progetto per il versante Provincia che sia il referente per la ditta incaricata.

Da parte della Provincia è non solo opportuno ma indispensabile che venga identificata fin dall’inizio la figura di Amministratore di sistema, con il compito di acquisire tutta la conoscenza necessaria per il funzionamento e la gestione a regime del software scelto.

La Provincia, nel procedere alla realizzazione del progetto, ha valutato e verificato attentamente la sussistenza e la adeguatezza di una vasta serie di aspetti:

esigenze di connettività generale e locale dotazione ed organizzazione informatica necessaria al Centro dotazione informatica delle singole biblioteche necessità formative dell’Amministratore del sistema necessità formative degli operatori del Centro

E’ indispensabile ricordare che la normalizzazione dei dati catalografici oggi presenti nel database Biblio può solo parzialmente essere attuata con procedure automatiche: il grosso del lavoro deve essere compiuto manualmente da operatori qualificati. Le operazioni tipiche di questa fase sono il riconoscimento bibliografico, la cattura, la fusione, la normalizzazione, l’indicizzazione, ecc. , che interessano buona parte degli ottocentomila record dell’archivio unico. Nella quantificazione economica del progetto si devono necessariamente prevedere le risorse per questo lavoro che può essere stimato perlomeno in due addetti, in più oltre al normale personale, per tre anni.

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9.9. GGLOSSARIOLOSSARIO DEIDEI TERMINITERMINI

AACR Acronimo di Anglo-American Cataloguing Rules. Regole di catalogazione Anglo-americane

Authority files Elenco dei termini che stabiliscono normativamente la forma degli accessi da utilizzare. Per esempio l'authority file riferito agli autori contiene l'elenco dei responsabili dei documenti (autori, coautori, ecc.) che permette l'acceso alle notizie bibliografiche catalogate informaticamente

BID All’interno di un database bibliografico la chiave univoca che identifica uno ed un solo record

Dewey Sistema di classificazione ideato dal bibliotecario americano Melvil Dewey, pubblicato per la prima volta nel 1876 ed oggi diffuso in tutto il mondo. La caratteristica fondamentale del sistema è di suddividere il sapere in dieci grandi classi (da 0 a 9), con possibilità di aggiunte, espansioni, suddivisioni praticamente illimitate. In lingua italiana siamo arrivati all'edizione 21. Per le biblioteche con un numero di volumi non eccessivo vengono pubblicate delle edizioni ridotte. Oggi si sta usando in edizione italiana la 12 edizione ridotta che corrisponde alla 20 edizione integrale in attesa della 13 ridotta che corrisponde alla 21 edizione. Spesso negli OPAC il Dewey viene indicato solamente con il termine Classificazione

DOBIS/LIBIS Struttura di catalogazione cooperativa e rete d’informazioni bibliografiche in linea di IBM

I.S.B.N. Acronimo di International Standard Book Number. Codice numerico internazionale che identifica in modo univoco un'opera o l'edizione di un'opera pubblicata da un determinato editore. Viene assegnato dal centro nazionale competente per incarico dell'agenzia internazionale con sede a Berlino (che attribuisce il codice nazione). Il codice è composto da dieci cifre, ripartite in quattro gruppi: il primo gruppo identifica la nazione o il gruppo linguistico o geografico (per l'Italia è il numero 88); il secondo gruppo identifica l'editore; il terzo, l'opera e l'edizione; il quarto, il numero di controllo.

ICCU Acronimo di Istituto Centrale per il Catalogo Unico (delle biblioteche italiane e per le informazioni bibliografiche). Organismo sorto nel 1951 come "Centro Nazionale" e trasformato nel 1975 in "Istituto Centrale", alle dipendenze del Ministero Beni Culturali e Ambientali. Ha lo scopo di coordinare e promuovere l'attività di catalogazione e documentazione. con particolare riguardo ai problemi di carattere normativo e metodologico. Attua inoltre iniziative di cooperazione bibliotecaria di particolare rilevanza e fornisce una serie di servizi bibliografici e documentari a livello nazionale e internazionale. Ha sede a Roma presso la Biblioteca Nazionale Centrale.

ISBD Acronimo di International Standard Bibliographic Description. Standard internazionale di descrizione bibliografica elaborato dall'IFLA e ormai adattato in numerosi paesi. Dal 1971, anno di prima edizione dell'ISBD, ad oggi sono stati pubblicati i testi di varie ISBD, ciascuna delle quali dedicata ad un gruppo specifico di documenti e materiali, già tradotti in parecchie lingue. L'edizione italiana è pubblicata dall'ICCU.

MARC Acronimo di Machine-Readable Cataloguing. Formato di comunicazione elettronica dei dati bibliografici.

OPAC Acronimo di On line Public Access Catalogue. Nell'ambito bibliografico sono dei cataloghi di notizie bibliografiche accessibili

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da parte di tutti on line, per esempio via Internet.RICA Acronimo di Regole Italiane di Catalogazione per Autori.

Compendio delle norme che regolano in Italia l'attività di compilazione del catalogo alfabetico per autori. Le norme attuali, ispirate ai principi formulati nella Conferenza di Parigi del 1961 ed ai successivi standard internazionali, sostituiscono le precedenti norme del 1956; il nuovo testo delle regole fu approvato con D.M. del 28/9/1978 e pubblicato nell'anno seguente.

S.B.N. Acronimo di Servizio Bibliotecario Nazionale. Progetto per la cooperazione tendente a realizzare attraverso una rete di sistemi decentrati e coordinati tra loro, una struttura nazionale di servizio in grado di risolvere in modo unitario ed efficace i problemi connessi con la gestione automatizzata delle biblioteche. Il SBN si propone essenzialmente di favorire la localizzazione e la circolazione dei documenti e di ottimizzare le risorse nella politica degli acquisti. Lo strumento per il conseguimento di questi obbiettivi è la creazione di un catalogo unico, come prodotto di un'attività di catalogazione partecipata secondo procedure e funzioni ben definite

Unimarc Acronimo di UNIversal MAchine Readable Cataloging. Progetto di standardizzazione del formato di comunicazione sviluppato con il sostegno dell'IFLA, per favorire lo scambio internazionale di informazioni bibliografiche.

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