DWMdocument

& workflowmanagement

il futuro che vorrestiIl futuro delle applicazioni software è già realtà: STR VISION DWM dà inizio alla nuova era delle soluzioni per il mondo delle costruzioni. STR VISION nasce dalla ricerca e sviluppo di STR e coniuga l’esperienza di oltre 30 anni vissuti a fianco delle PA, Aziende Multiutilities, Committenti pubblici e privati, con le migliori tecnologie informatiche.Il risultato è straordinario: tutto è più semplice, veloce, sicuro, condivisibile. Oggi è possibile decidere e operare con facilità, anche nel campo della gestione documentale con STR VISION DWM. Espandi la tua visione, moltiplica le tue capacità, allarga la tua prospettiva: c’è STR VISION.

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L’interfaccia completamente nuova di STR VISION DWM permette di lavorare massimizzando efficienza e produttività, mettendo a disposizione maschere dinamiche che consentono di utilizzare al meglio tutto lo spazio disponibile, adattando l’applicazione al proprio modo di operare, alla propria visione; con input dati del tutto analoghi a quelli di Microsoft Office 2007.

STR VISION DWM sfrutta appieno la tecnologia di Microsoft SharePoint che consente l’utilizzo della procedura in ambienti Intranet, Internet ed Extranet al fine di potenziare al massimo la possibilità di archiviazione e consultazione in realtà distribuite. In questo modo si possono guadagnare notevoli vantaggi in termini di condivisione di informazioni e documenti e miglior collaborazione tra le diverse aree aziendali. Viewer avanzati consentono di poter stampare direttamente fino a 250 tipi diversi di documenti senza bisogno di aprire il documento con il programma originario.

INNOVATIVO

AFFIDABILE

La solidità della piattaforma tecnologica di STR VISION DWM consente di gestire le informazioni e i documenti sia delle commesse più semplici nonché di quelle più complesse, sempre inserendo i dati una sola volta, e operando con tutte le funzioni del prodotto in piena sicurezza. Il massimo dell’affidabilità e sicurezza si raggiunge con la tecnologia di Microsoft SharePoint che archivia tutti i dati e le informazioni connesse direttamente in un database di MS SQL SERVER.

COMPLETO

STR VISION DWM è la soluzione completa per la gestione dei processi gestionali e documentali. I processi di acquisizione, archiviazione e consultazione sono gestiti anche attraverso l’interoperabilità con Microsoft Office, Microsoft Outlook, Autocad e i gestionali quali STR VISION e Edili/Impiantisti/Immobiliari solutions. In questo modo è possibile acquisire documenti in entrata, in uscita e interni potendoli organizzare per commessa, per cliente/fornitore, per area, per settore o ufficio.

SEMPLICE

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L’era informatica ha portato radicali cambiamenti nella società industriale per quanto riguarda sia gli aspetti produttivi che per quelli prettamente gestionali. Cambiamenti che si configurano non solo in un mutato approccio nei confronti dell’organizzazione del lavoro, ma anche in nuovi supporti e nuove modalità di gestione dei fattori di produzione. Una delle trasformazioni di maggiore impatto nella struttura operativa delle imprese di costruzioni e impiantistiche, società d’ingegneria e pubbliche amministrazioni è quella attinente all’elaborazione e gestione dei documenti, siano essi di natura amministrativa, gestionale oppure tecnica. All’interno delle organizzazioni si è venuto a creare un enorme volume di contenuto non strutturato, ad esempio documenti e messaggi di posta elettronica che spesso è in uno stato di totale disorganizzazione al punto di impedire l’utilizzo adeguato di queste preziose risorse e quindi il miglioramento delle comunicazioni e l’aumento di efficacia dei processi. Anche se non completamente scomparsa, la carta è sempre più supporto di sola “visualizzazione” delle informazioni,

che vengono invece trasmesse, gestite ed archiviate in formato elettronico. Tale cambiamento impone una trasformazione anche nelle procedure di gestione globale dei documenti, introducendo la necessità di fare affidamento su strumenti del tutto nuovi e soprattutto appositamente sviluppati. Una necessità ancora più sentita dove l’interazione tra informazioni e documenti diversi, quali elaborati tecnici, capitolati, prezziari, documenti contabili, è fondamentale per elevare l’efficienza complessiva e di conseguenza la redditività di ogni progetto. Una corretta gestione documentale non può prescindere dal considerare alcuni aspetti quali la gestione dell’archiviazione, la possibilità di recupero delle informazioni in tempi rapidi, il controllo degli accessi, la sicurezza dei dati, la gestione dei flussi, la creazione di nuovi documenti. Ma è soprattutto la condivisione in tempo reale di documenti e informazioni tra tutti gli operatori che, a diverso titolo, partecipano alla progettazione e alla costruzione di un’opera o di un progetto il vero campo di prova contemporaneo per garantire efficienza, precisione e rapidità nella realizzazione dell’intervento previsto.

introduzione

L’archiviazione digitale dei documenti migliora i processi

Progetto Per le Imprese

La gestione documentale con STR Vision DWM

• Gli attori coinvolti nel progetto sono molteplici

• I documenti sono complessi (DWG) e tra loro correlati

• Necessità di controllare le revisioni dei disegni e dei contratti

• Distribuzione dei documenti controllata in base a ruoli

• Tracciabilità delle informazioni

• Necessità di condividere documenti di grande dimensione tramite internet

• Tutti gli operatori devono poter utilizzare il sistema immediatamente

• Necessità di integrare le applicazioni aziendali di uso quotidiano

(Office, Outlook, CAD, STR Vision)

• Crea contenuti arricchiti di metadati attraverso una libreria di modelli aziendali

• Supporto ai processi di Qualità aziendale

• Workflow approvativi per aumentare l’efficienza aziendale

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STR VISION DWM: il primo software di gestione documentale per chi opera nel settore delle costruzioni

STR VISION DWM consente di controllare e integrare dati, documenti e informazioni in tutte le fasi della commessa, sia facilitando la collaborazione fra i diversi operatori, sia utilizzando i canali Intranet, Internet o Extranet. Con STR VISION DWM è possibile archiviare, condividere e ricercare qualsiasi documento in modo ordinato con facilità e rapidità. Il software acquisisce e archivia documenti in formato digitale, ne consente la condivisione e la visualizzazione veloce grazie all’integrazione con Office, Outlook e AutoCAD e al viewer integrato, in grado di fornire il miglior supporto disponibile per la lettura dei documenti (Adobe Acrobat,

Autodesk DWF, Microsoft Visio, etc.).Basato su Microsoft SharePoint, soluzione web based per la collaborazione aziendale, completamente integrato con le altre aree, STR VISION DWM, permette la gestione di documenti di qualunque tipo: disegni, preventivi, ordini e contratti, DDT e fatture, comunicazioni, e-mail e altro ancora.

Per l’utilizzo di tutte le funzionalità di STR Vision DWM è necessario l’uso di server pro-prietari.Solamente il modulo Vision Organice è utiliz-zabile sia su un’infrastruttura proprietaria che online attraverso i Microsoft Online Services.

Applicazioni MicrosoftApplicazioni STR Vision DWMSQL Server Storage

Architettura di STR VISION DWM

WINDOWS SHAREPOINT SERVICES 3.0 (WSS)

IIS Web

WINDOWS SERVER 2008

INFRASTRUTTURA PROPRIETARIA INFRASTRUTTURA WEB

Internet Explorer Organice Internet Explorer Organice

SQL Server Storage

SHAREPOINTONLINE(BPOS)

STR Vision DWM - AMD

STR VISION DWM - SYA

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i processi

STR VISION DWM consente di affrontare efficacemente i tre processi principali che caratterizzano una gestione documentale: l’acquisizione, l’archiviazione e la consultazione dei documenti.

Acquisizione

E’ il processo riguardante l’acquisizione in formato “digitale” dei documenti che si desidera archiviare. In ogni azienda infatti i documenti possono essere di diversi tipi e formati come pure avere fonti ed origini diverse. In particolare i documenti potrebbero arrivare o essere emessi già in formato “digitale” ( es. Email, file di Word o di Autocad, PDF,etc.) oppure in formato “cartaceo” (es. Fax, lettere, circolari, documenti firmati): nel primo caso il documento viene acquisito facilmente attraverso funzioni semplici come copia-incolla o salvataggi guidati dei file; nel secondo caso invece i documenti dovranno essere prima trasformati in file con strumenti quali scanner e/o stampanti laser multifunzione.

STR Vision DWM offre una soluzione a tutte queste problematiche. Grazie all’integrazione con il gestionale, documenti quali preventivi, ordini, certificati di pagamento, ddt e fatture vengono acquisiti e successivamente archiviati e protocollati automaticamente. Attraverso il modulo ORGANICE EXPLORER è possibile acquisire in modalità integrata documenti da Outlook (email e fax elettronici), da Autocad e da Office. Infine attraverso la procedura di AMD è possibile organizzare un sistema di acquisizione massiva dei documenti con l’utilizzo di etichette barcode e scanner.

Dai gestionali STR basta un clic per l’archiviazione automatica

di un documento.

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Archiviazione

Comprende le attività che servono per protocollare e salvare in raccolte definitive i documenti una volta acquisiti. Il processo di archiviazione è dato dalle seguenti attività: instradamento e salvataggio nelle raccolte/cartelle di destinazione; aggiunta di informazioni/metadati ad ogni file archiviato in base a parametri definiti; protocollazione; avvio di processi di workflow autorizzativi.

STR Vision DWM consente di configurare la struttura di archiviazione dei documenti mediante la definizione di aree, archivi (siti) e cartelle (raccolte). In particolare sono

disponibili già delle configurazioni tipo a seconda del tipo di utente (Impresa, Studio ingegneria) nonché annessi modelli di siti e raccolte.

Ogni documento viene salvato con tutte le informazioni e il proprio protocollo.

Distribuzione / Archiviazione

Scansione

Impaginazione

Il processo di acquisizione dei documenti

Uff. Acquisti

Segreteria

Amministrazione

Uff. Vendite

Uff. Tecnico

Classificazione

Ricevimento documenti

Integrazione con i gestionali STR

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i processi

In sostanza, ad ogni commessa avviata è possibile associare automaticamente un archivio di cartelle corrispondenti alle tipologie di documenti ed elaborati relativi alla commessa stessa: piani di sicurezza, comunicazioni, disegni, certificati di pagamento, fatture, ordini, preventivi, contratti. E’ possibile ovviamente modificare i modelli proposti, scegliere di definirne di nuovi nonché modificare e personalizzare ogni sito e raccolta con l’aggiunta di nuove cartelle o di nuovi campi. All’integrazione di STR VISION DWM con i gestionali STR consegue in automatico sia la predisposizione della struttura di organizzazione dei documenti suddividendoli per cantiere, cliente, e fornitore, sia l’archiviazione dei documenti; negli altri casi l’utente viene guidato nell’effettuazione dell’operazione.Per esempio, un ordine fornitore creato dal modulo Approvvigionamenti di STR Vision Admin, una volta lanciata la stampa, verrà

automaticamente salvato nella cartella Ordini del Fornitore con tanto di informazioni annesse quali data ordine, oggetto, importo, commessa e n°protocollo; diversamente, per archiviare una e-mail ricevuta, l’utente accederà direttamente da Outlook all’elenco delle cartelle del sistema documentale, deciderà dove salvarla e contemporaneamente ne indicherà le informazioni. Del documento è infatti possibile memorizzare non solo l’immagine, ma una serie predefinita di attributi, espandibile dall’utente, utili ad identificarlo, classificarlo, organizzarlo e ricercarlo.STR VISION DWM dispone di funzioni per la protocollazione dei documenti, con possibilità di definirne la struttura in modo parametrico.Parallelamente al processo di archiviazione per ogni cartella di destinazione è possibile gestire altre funzioni importanti quali versioning, notifiche automatiche e workflow autorizzativi.

Strumenti di ricerca, filtri e preview consentono di trovare e visualizzare

ogni documento.

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Consultazione

E’ l’insieme delle attività che consentono di ricercare, visionare e modificare i documenti precedentemente archiviati. STR VISION DWM offre diverse modalità d’accesso all’archivio documentale nonché la possibilità di attivare criteri di ricerca multipli, filtri e ordinamenti, viste appositamente studiate.Il modulo ORGANICE EXPLORER in particolare permette di accedere ai siti e alle raccolte attraverso la scelta degli archivi da consultare, una navigazione per cartelle all’interno delle quali è possibile ordinare e filtrare i documenti in base alle informazioni collegate ai singoli documenti. Un’altra funzione importantissima di ORGANICE EXPLORER è quella di permettere la consultazione in preview e stampa di circa 250 tipi diversi di file quali PDF, Word, Excel, e-mails, DWG e tanti altri, senza bisogno di aver installato l’applicativo originario che li ha creati.

La consultazione dei documenti è possibile anche attraverso Internet Explorer o Firefox; in questi casi si possono vedere, ordinare o filtrare le informazioni relative ai documenti ma per visualizzarli occorre avere installati i relativi applicativi.Per quanto riguarda la possibilità di effettuare ricerche estese, nel caso il sistema sia installato in un ambiente WSS il programma consente di ricercare per una o più parole a livello di nome file e metadati all’interno di tutto l’archivio. Per necessità di ricerche Full Text occorre installare STR Vision DWM in un ambiente MOSS 2007 (vedi pag.14). Su richiesta è possibile realizzare delle personalizzazioni di viste di navigazione dei documenti e dei relativi metadati.L’attività di consultazione comprende anche le funzioni di modifica e visibilità di chi sta in quel momento utilizzando un documento.

INTERNET

CANTIERE

SEDE SECONDARIA

PARTNER O COLLABORATORI ESTERNI

STR VISION DWM consente la ricerca e la consultazione dei

documenti agli operatori sia interni che esterni all’azienda

SEDE PRINCIPALE

Pcscanner

Pcscanner

Pc

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Navigazione siti con dettaglio raccolta ordini fornitore.

SYA - system automation

STR VISION DWM è composto da 4 moduli: SYA – System Automation WORKFLOW ORGANICE EXPLORER AMD – Acquisizione Massiva Documenti

SYA: system automation

SYA (SYstem Automation) è il modulo di STR VISION DWM basato su Microsoft Share Point che include le funzioni principali della gestione documentale e permette: L’archiviazione in modelli di siti e raccolte L’integrazione con STR VISION e le linee Solutions La gestione del protocollo

Modelli di siti e raccolte

SYA consente di archiviare documenti prodotti dal gestionale o acquisiti dall’esterno in “siti” e “raccolte” generati da modelli predefiniti. Sono disponibili differenti modelli di sito in relazione alla tipologia di realtà organizzativa considerata (Studi Tecnici, Imprese, etc.). All’interno di questi modelli i siti sono ulteriormente suddivisi in Clienti, Fornitori, Cantieri (Progetti). I documenti confluiscono in raccolte presenti nei siti e diversificate per tipologia di documento. In ciascuna di esse è possibile memorizzarne non solo l’immagine

del documento ma una serie predefinita di attributi, espandibili dall’utente, utili ad identificarlo, classificarlo, organizzarlo e ricercarlo. I documenti possono essere archiviati manualmente o automaticamente mediante l’integrazione con altri applicativi. Gli attributi del documento possono riferirsi a definizioni provenienti dagli applicativi STR (automatismi) oppure essere costruiti dinamicamente (protocollo) o ancora valorizzati manualmente.

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Integrazione con i gestionali STR

SYA è integrato con STR VISION e con Edili, Impiantisti e Immobiliari solutions. I principali documenti prodotti o acquisiti da tali applicativi vengono archiviati nella Gestione Documentale in modo completamente trasparente oppure su richiesta all’utente finale (opzione configurabile). I siti e le relative raccolte vengono creati in modo automatico alla generazione della relativa anagrafica (Cliente/Fornitore/Cantiere) oppure alla archiviazione di un primo

documento. Tutti gli attributi dei documenti archiviati automaticamente sono compilati in autonomia dal sistema di archiviazione senza necessità di input manuale dell’utente. L’integrazione inoltre aggiorna automaticamente sul sistema documentale una rubrica contatti, l’anagrafica delle aziende, l’elenco dei siti, l’elenco generale protocolli e altre informazioni a supporto dell’intero processo di archiviazione.

Gestione del protocollo

SYA fornisce inoltre un sistema di protocollazione documenti altamente parametrico. La struttura del protocollo, definibile in modo univoco per tutti i documenti della Gestione Documentale così da garantire la stabilità e la correttezza dei codici generati, può essere composta in modo flessibile dall’amministratore del sistema.

Tramite l’Elenco Generale Protocolli i documenti archiviati possono essere visualizzati in un’unica raccolta ordinabile e raggruppabile per differenti attributi quali l’Azienda, la Data del Protocollo, il Tipo di Sito (Cliente, Fornitore, Cantiere),

Sistema di protocollazione documenti.

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workflow

Workflow

La soluzione prevede un Workflow sequenziale con più livelli di approvazione. Ad ogni categoria di documento (Rda, Ordini, Fatture, ...) è possibile associare flussi e regole differenti. Il flusso permette di gestire le attività assegnate tramite verifiche dello “Stato” di approvazione. La gestione della procedura di approvazione avviene tramite interfaccia Web consentendo una semplificazione di quelle attività che devono essere svolte dal personale di cantiere.

Per ogni livello di approvazione è possibile stabilire un elenco di referenti definibili in base a parametri come per esempio il cantiere. Per esempio, nel caso di fatture passive, l’incaricato ad autorizzare sarà chi viene indicato come responsabile della commessa a cui fa riferimento il documento.

Le persone coinvolte nel flusso possono collaborare in modalità differenti: condivisa, l’approvazione del documento

avviene solo se è stata data conferma da parte di tutti gli utenti coinvolti;

esclusiva, l’esito della validazione del documento è stabilito dal primo utente che prende in carico l’attività. Questa modalità è utilizzata in caso di validazione assegnata non ad un ruolo identificato ma al personale di uno specifico ufficio.

Altra caratteristica fondamentale è che per ogni categoria di documento è possibile

STR VISION DWM comprende anche una soluzione per la realizzazione di procedure di workflow approvativi dei documenti completamente integrata con i moduli SYA e AMD nonché con STR VISION ADMIN e CPM.

STR VISION DWM permette di definire più persone di riferimento

per ogni livello approvativo.

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stabilire regole che permettono di identificare sequenze di approvazioni differenti in base alle caratteristiche del documento stesso. Questo permette una maggior flessibilità nella definizione e messa in opera dei flussi approvativi e di coprire anche processi complessi. I principali vantaggi della soluzione sono: Microsoft SharePoint come piattaforma

unica per workflow approvativi e gestione documentale.

Automazione dei processi di approvazione dei documenti di commessa e aziendali.

Cicli di approvazione differenziabili per tipologia di documento.

Approvazione multipla per ogni livello. Creazione di Log delle attività di processo. Analisi delle prestazioni di processo. Integrazione con i sistemi STR.

Attraverso il modulo Workflow si possono informatizzare anche processi autorizzativi complessi.

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APPROVATA

APPROVATA

Registrazione Fatturain STR VISION

ADMIN

VerificaMetadatoReferente

MetadatiReferenteImpostati

MetadatiReferente non

Impostati

Approvatore1

Approvatore2

ApprovatoreN

Referente

FINE

Fine

Avvio

RIFIUTATA

Stato =“RIFIUTATA”

Stato =“APPROVATA”

RIATTIVAZIONEFATTURA RIFIUTATA

RIFIUTATA

RIFIUTATA

APPROVATA

VERO

FALSO

App1 = ?

Approvatore1

RIFIUTATA

APPROVATA

RIFIUTATA

Stato =“IN APPROVAZIONE”

SequenzaApprovazioni

App1 = Falso

App2 = Falso

AppN = Falso

Organice Explorer

Organice Explorer è il modulo che consente l’accesso ai siti e alle raccolte del sistema di gestio-ne documentale attraverso efficaci strumenti che aumentano la produttività degli operatori e facilitano l’integrazione con le applicazioni del mondo Office e CAD.

Sistema di ricerca e navigazione

Il sistema di ricerca può essere per struttura di progetto, per metadati o per blocchi di testo. Il motore di ricerca di Organice Explorer per-mette quindi di disporre di diverse modalità per trovare i documenti velocemente senza liste o librerie: è impostato quindi per ricer-

che full text con la possibilità di ricerche mul-tiple per criterio e logica Booleana. I risultati sono poi presentati in un’apposita Finestra di Ricerca, dalla quale è possibile approfondire partendo dai risultati.

Organice Explorer

Ordinamento e filtro dei documenti nella modalità preferita.

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Integrazione con MS Office

Organice Explorer integra Microsoft Office con SharePoint, rendendo più semplice il sal-vataggio e recupero dei documenti di Office in e da SharePoint. Grazie alla Organice Ex-plorer toolbar installata in ogni applicazio-ne Office (Word, Excel, Powerpoint, Project, Visio) gli utenti possono aprire facilmente i documenti da SharePoint e salvarli dentro lo

L’integrazione con Microsoft Outlook, e la presenza della toolbar di Organice Explorer all’interno di questo, fa sì che gli utenti possa-no salvare e-mail e allegati di queste diretta-mente all’interno di SharePoint, i cui metadati vanno a formare automaticamente le pro-prietà delle e-mail. È possibile creare nuove

stesso SharePoint, compresi i file CAD. La cre-azione di nuovi documenti Office può avveni-re anche direttamente da Organice Explorer: sono a disposizione modelli specifici di layout quali lettere, fax, disegni e e-mail. I documen-ti possono poi essere agilmente salvati da Windows Explorer a Organice Explorer utiliz-zando la funzione “drag and drop”.

e-mail anche da Organice Explorer, utilizzan-do i modelli disponibili e si ha la possibilità di allegare qualsiasi documento da SharePoint.

La funzione “send and save” permette di inviare e salvare contemporaneamente le e-mail all’interno di SharePoint.

Integrazione con MS Outlook

Archiviazione diretta delle e-mail.

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Organice Explorer

Integrazione con le applicazioni AutoCAD

L’integrazione con Autodesk e gli altri sistemi CAD consente un supporto completo sia per i file XREF e TITLE BLOCK. I meta dati di Sha-rePoint possono essere collegati direttamente

al tuo CAD cosicché il documento è automati-camente sincronizzato con il disegno nel suo progredire sfruttando Autodesk Real DWG Technology.

Organice permette di visualizzare in anteprimai file di AutoCad con la possibilità di

accendere/spegnere i Layer ed effettuare direttamente la stampa del disegno selezionato.

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Viewer

Organice Explorer possiede un Viewer integrato che supporta oltre 250 formati di file diversi. Questo permette a tutti gli utenti di aprire e vedere immediatamente i documenti desiderati, compresi anche i disegni CAD, senza necessariamente possedere le applicazioni originarie. Altri Viewer quali Adobe Acrobat Reader, Autodesk Design Review e Microsoft Visio possono essere utilizzati per vedere nel modo ottimale specifici formati file. I tempi

di ricerca vengono quindi fortemente ridotti e diminuisce anche il rischio di modifiche ai documenti non volute o autorizzate.

Lo stesso strumento dà la possibilità di effettuare stampe e di attivare funzioni tipiche del tipo di file: per esempio, per i file di Autocad, è possibile sia stampare in diversi formati sia attivare e disattivare differenti layers.

Il Viewer di Organice Explorer permette di visualizzare

e stampare circa 200 tipi diversi di formati file.

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AMD fornisce, sia in modalità integrata agli applicativi di STR VISION e delle linee Solutions, sia in modalità stand alone, un sistema di archiviazione massiva dei documenti ricevuti in azienda. Questi vengono etichettati con un barcode sulla prima pagina oppure su foglio a se stante e successivamente riposti nel cassetto di alimentazione di uno scanner multi pagina (*) così da evitare scansioni manuali dei singoli fogli. Tramite il barcode i documenti vengono automaticamente rintracciati in tutte le successive fasi di elaborazione. Le gestioni di linea Solutions e Vision alle quali è possibile associare documenti esterni o per mezzo delle quali è possibile emetterne sono state dotate della capacità di acquisire i barcode da dispositivo di lettura ottica (in emulazione tastiera). Tramite apposita

applicazione è possibile generare e stampare i barcode, verificare l’esito delle operazioni di acquisizione immagini ad opera dello scanner, valorizzare tutte le informazioni associate anche quando i documenti siano destinati a raccolte definite autonomamente dall’utente. E’ inoltre possibile etichettare documenti prodotti dagli applicativi di linea Solutions e Vision con barcode così che, una volta inviati al destinatario, questi possano ritornare in azienda sottoscritti e confluire in modo completamente automatizzato nelle raccolte di destinazione (consultare i requisiti di sistema per verificare compatibilità dell’hardware).

(*) L’hardware non è compreso nel modulo.

Generazione barcode etichette

AMD - Acquisizione Massiva Documenti

Classificazione e scansione asincrone

Riconciliazione metadata ed immagine

Applicazione per la generazione delle etichette barcode e per la valorizzazione dei metadata nel

processo di AMD.

AMD: acquisizione massiva documenti

AMD

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accessori hardware per AMD

Per ottimizzare al meglio il modulo AMD del sistema documentale STR Vision DWM, grazie alla collaborazione con EPSON e DACOM, proponiamo un pacchetto hardware costituito da:

Componente hardware Scanner EPSON GT-S50 Stampante EPSON TM-L90 Lettore barcode lineare Honeywell 3200

Affidabile ed economico, Epson GT-S50 consente un’acquisizione rapida e di altissima qualità dei documenti aziendali con velocità di scansione fino a 25 pagine e 50 immagini al minuto. Grazie all’alimentatore automatico di documenti è possibile acquisire grandi quantità di documenti proprio per soddisfare le esigenze di AMD.E grazie alla tecnologia Epson ReadyScan si può cominciare a lavorare fin da subito.

Scanner EPSON GT-S50

Assicura velocità e prestazioni di massimo livello. Costituisce un elemento indispensabile per la stampa dei barcode e la catalogazione dei documenti.

Stampante EPSON TM-L90

Lettore barcode lineari

Il 3200 consente una elevata qualità di lettura dei codici a barre lineari ed una piacevole ergonomia, integrata in una soluzione economica ed affidabile per un’ampia gamma di applicazioni. Il 3200 rappresenta la soluzione ideale sia che si desideri automatizzare una procedura ancora manuale (carta e penna), sia che si necessiti di un lettore di codici a barre di qualità elevata, ma economicamente conveniente, per sosti-tuire dispositivi già in uso.

Honeywell 3200

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guida alla sceltadella piattaforma

Grazie alla scelta dell’architettura Microsoft, STR propone diversi livelli di software e servizio in base alle esigenze. Tutte le soluzioni garantiscono la massima sicurezza e affidabilità proprio perché basate su standard di mercato.Grazie a Live Workspace è possibile iniziare a scambiare sul web i documenti senza costi men-tre attivando i Microsoft Online Services puoi avere più funzionalità di profilazione dei dati, di ricerca e di workflow.La scelta di una soluzione proprietaria permette in più l’attivazione di tutti i moduli DWM sia sui Windows Sharepoint Services (già compresi all’interno di Windows 2003/2008 Server) che su Moss 2007 (Microsoft Office Sharepoint Server 2007). La scelta di Moss 2007 consente di mi-gliorare gli strumenti di ricerca e workflow e aggiungere funzionalità di business intelligence e content management.

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Servizio online(in affitto)

Servizi gratuiti:Microsoft Office Live Work Space

Servizi a pagamento:Microsoft Online Services

Serverproprietario

WSS: Windows Sharepoint Services3.0 - Microsoft Windows Server 2008

MOSS: Microsoft Office Sharepoint Server 2007

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Contesto applicativo:gli studi professionali

Gestione documentale esternaLa necessità di gestire i documenti scambiati con l’esterno (collaboratori, clienti, fornitori, enti appaltanti, etc.) diventa ogni giorno più impellente. I modi per risolvere questa problematica sono molteplici: si va dall’apertura della propria intranet aziendale all’esterno con un sistema VPN, all’affitto di server o porzioni di essi presso server farm attrezzate.L’affitto all’esterno di una porzione di server su tecnologia Microsoft Sharepoint Services consente di utilizzare sia in ufficio che fuori lo stesso tipo di interfaccia browser o stile outlook. E’ possibile acquistare lo spazio e destinarlo alla condivisione dei dati di uno o più progetti per consentire ai propri partner, fornitori e clienti di accedere alle informazioni; oppure, è possibile acquistare lo spazio e destinarlo all’archiviazione di tutta la propria documentazione.

Dall’intervista a NCA Enginnering Srl di Milano, cliente STR per la procedura STR

Vision DWM:

“In una struttura articolata come la vostra, quanto è importante utilizzare uno strumento di

gestione documentale come STR VISION DWM?”“Una gestione efficiente è molto importante:

siamo abituati a lavorare con società multinazionali con diverse sedi in Italia e

all’estero. Questa piattaforma ci ha offerto l’opportunità di lavorare trovando una

soluzione a questa esigenza”

Gestione documentale interna all’ufficioTutti i documenti digitali prodotti in ufficio, con qualsiasi applicazione software, diventano oggetti del sistema documentale con attributi quali autore, data di inizio, data di ultimazione, versione (revisione), categoria, stato, etc.. Anche i documenti provenienti dall’esterno vengono acquisiti tramite scanner per l’immediata fruibilità di tutti. In questo modo sia i documenti delle singole commesse che i documenti di rilevanza aziendale sono sempre disponibili e di facile consultazione per tutti coloro che sono autorizzati ad accedervi.A distanza di anni rimangono disponibili le informazioni relative ai progetti, che aiutano a comprenderne meglio il significato: partecipanti, autori dei disegni, responsabile di una relazione, etc. Le notevoli quantità di tempo risparmiate per la ricerca dei documenti possono essere finalmente investite in attività produttive.La semplicità di utilizzo di STR VISION DWM e la possibiltà di accedere tramite interfaccia browser (internet explorer, firefox, etc) o tramite la intuitiva interfaccia stile outlook (STR vision DWM modulo Organice Explorer) consente a tutti i dipendenti di iniziare immediatamente ad utilizzare il sistema e, ai collaboratori esterni che operano per talune commesse, di lavorare accedendo solo ai loro documenti senza perdite di tempo e costi aggiuntivi. La possibiltà di integrare la soluzione di gestione documentale con i servizi di posta elettronica e chat di Microsoft permettono di avere un sistema di collaborazione e condivisione dei documenti completamente integrato.

L’introduzione del sistema STR VISION DWM nello studio tecnico e nella società di ingegneria permette di soddisfare nuove esigenze organizzative. Di seguito un esempio concreto di come STR VISION DWM può migliorare i processi aziendali all’interno dell’ufficio e nella condivisione con l’esterno.

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FASEESECUTIVA

FASE DIPROGETTO

FASEPRELIMINARE

Cliente - DOMANDA

Feedback Feedback

Cliente - UTILIZZOIndustria delle Costruzioni - RiSPOSTA

FASE DIESERCIZIO EGESTIONE

INTERNET

• Elaborati di progetto preliminari, definitivi, esecutivi: disegni CAD, ...

PROGETTISTI

• Leggi, regolamenti, comunicazioni, autorizzazioni, ...

• Tecnologia, finanza, legale, amministrativa, ... ENTI DI CONTROLLO

STR VISION DWM:enterprise content repository

STR VISION DWM:enterprise content repository

CONSULENTI

COMMITTENTI

• Appalto: valutazione costi, offerta, contratto, ...

FORNITORI

• Approvvigionamenti: fabbisogni, RDA, RDO, Ordini, DDT, Fatture, ...

SUBAPPALTATORI

• Subappalto: valutazione prezzi, contratto, ...

Contesto applicativo:l’impresa

automaticamente nel database di STR VISION DWM; quelli ricevuti in formato cartaceo (dai fornitori, dai partners, dai collaboratori, etc.) sono trasformati in formato digitale e anch’essi archiviati.Tutti i documenti sono indicizzati e

La gestione documentale nei contesti applicativi

Nell’azienda la gestione documentale avviene in modo naturale e secondo le procedure prestabilite, nello svolgimento delle attività quotidiane, contestualmente alla gestione dei dati strutturati: i documenti disponibili in formato digitale (quelli prodotti dai vari moduli di STR VISION, dal CAD, da MS Office, da Outlook, etc.) sono archiviati

L’introduzione del sistema STR VISION DWM nell’impresa di costruzioni edili e d’impiantistica, consente l’integrazione dei dati con i documenti.Di seguito alcuni esempi concreti di utilizzo di STR Vision DWM.

Il sistema di gestione documentale permette all’impresa di interagire con rapidità e sicurezza con i suoi

interlocutori esterni.

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si affiancano a quelle per la gestione dei dati, a quelle di MS Office e Outlook e rendono le attività più veloci, e affidabili. Infatti i documenti e la corrispondenza sono archiviati automaticamente, sono reperibili e consultabili rapidamente e il sistema di workflow approvativo regola l’autorizzazione degli atti relativi ai documenti (Offerte, Contratti, Fatture, etc.).

organizzati in cartelle per facilitarne la ricerca e la consultazione; inoltre la generazione e l’archiviazione sono integrate con il sistema di workflow approvativo.

I committenti, il ciclo attivoCon STR VISION si gestisce in modo integrato il flusso di dati e documenti inerenti le relazioni con i clienti: dall’acquisizione dei bandi di gare, alla presentazione delle offerte e dei documenti di partecipazione alle gare d’appalto, alla trasmissione degli elaborati dei SAL, delle fatture, etc. Le funzioni per la gestione documentale

FASEESECUTIVA

FASE DIPROGETTO

FASEPRELIMINARE

Cliente - DOMANDA

Feedback Feedback

Cliente - UTILIZZOIndustria delle Costruzioni - RiSPOSTA

FASE DIESERCIZIO EGESTIONE

INTRANET

COMMERCIALE

• Appalti• Sviluppo immobiliare

FORNITORI ERISORSE INTERNE

• Richiesta d’acquisto• Acquisti• Rilevazione costi: manodopera, subappalti e prestazioni, materiali, attrezzature, noli

AMMINISTRAZIONE

• Contabilità generale• Dichiarazioni fiscali• Tesoreria e finanza• Bilanci

CERTIFICAZIONE ENORMATIVA

• Sicurezza• Certificazione energetica• Sistema qualità

PIANIFICAZIONEE CONTROLLO

• Pianificazione commessa• Controllo commessa• Controllo di gestione• Controllo direzionale

STR VISION DWM:enterprise content repository

STR VISION DWM:enterprise content repository

Il sistema di gestione documentale supporta e migliora

i processi interni dell’impresa.

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Contesto applicativo:l’impresa

La documentazione tecnicaSTR VISION consente di gestire i documenti predisposti nella progettazione (nelle fasi preliminare, definitiva, ed esecutiva), negli adempimenti sulle norme di Sicurezza, nella rendicontazione sulle forniture di materiali e di prestazioni d’opera, etc.

In particolare i disegni ottenuti con il CAD sono visibili con appositi viewer, senza dover installare il prodotto software con cui sono stati realizzati.

Il miglioramento dei processi e i risparmi sui costiLe soluzioni così predisposte conseguono risparmi effettivi sui costi dovuti ai tempi di archiviazione e ricerca dei documenti, alla duplicazione, al consumo di carta, agli archivi fisici, alla comunicazione con i fornitori ed i partner, etc. Con la progressione nell’uso del

Gli Enti di controllo e regolatoriNell’iter di realizzazione delle costruzioni occorre effettuare azioni di segnalazione, richiesta di autorizzazioni, presentazione di certificazioni, etc., previste dai regolamenti vigenti.

Ognuno di questi adempimenti richiede la predisposizione di specifici elaborati (ad es. certificazione antimafia, piani di sicurezza etc.): il loro invio, la conservazione ordinata, lo scambio di comunicazioni, e altre attività sono efficacemente supportate dalla gestione documentale di STR VISION.

I fornitori, il ciclo passivoCon DWM si gestisce in modo integrato il flusso di dati e documenti che va dalla richiesta d’acquisto al pagamento al fornitore: RDA, Ordini, DDT, Fatture, corrispondenza, etc.

Come per il ciclo attivo le funzioni di STR VISION migliorano le attività e ne supportano il governo con il sistema automatico di workflow approvativo sui documenti (RDA, Ordini, Fatture, Pagamenti, etc.).

STR VISION DWM crea una Homepage personalizzata dell’azienda da cui è

possibile accedere a tutte le altre areee cartelle del sistema documentale.

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dell’iter relativo.La redazione controllata dei documenti è un altro esempio di attività svolta con maggior efficienza tramite la gestione documentale e le sue funzioni di attribuzione della versione, dei compiti specifici agli attori implicati (il redattore, il verificatore) e di esecuzione del workflow approvativo.

sistema di gestione documentale i processi aziendali diventano più rapidi, ed efficaci; ad esempio gli operatori ed i responsabili di attività – come il pagamento delle fatture passive – per le quali sia stato stabilito di sottoporle a workflow approvativo, controllando a video lo stato del documento interessato stabiliscono immediatamente lo stato di avanzamento

Per ogni Commessa/Cantiere è possibile realizzare una homepage con

informazioni, immagini e il collegamento ai propri documenti.

Quando viene inserito un nuovo documento di commessa o viene modificato uno esistente, si genera in automatico una e-mail di notifica a tutte le persone che fanno capo a quellacommessa. In questo modo tutti gli interessati vengono avvisati in tempo reale della disponibilità di nuove informazioni. Questa velocità di accesso alle informazioni e condivisione in tempo reale tra tutti gli operatori coinvolti in un processo, aumenta la collaborazione e accelera i tempi di risposta e di realizzazione degli interventi previsti.”

Dall’intervista a Leonardo Gherardi di Galfea Costruzioni di Roma, cliente STR: “Quali sono i principali vantaggi che avete dall’utilizzo dell’applicativo?”

“Sicuramente il recupero in tempi rapidi delle informazioni: i documenti sono tutti archiviati e protocollati digitalmente e accessibili a tutti coloro che li utilizzano e che hanno i diritti per accedervi.

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Collaborazionee Comunicazione

Le soluzioni per la collaborazione e la comunicazione di STR sono basate sulla tecnologia Microsoft. Come nell’area gestione documentale anche in questo contesto è possibile scegliere tra due tipi di modalità: server proprietario o servizio online. La scelta di un server proprietario richiede di dotarsi di hardware e software appropriati (oggi STR fornisce questo servizio tramite una rete di partner sul territorio) mentre la scelta di servizi online consente di utilizzare server Microsoft che garantiscono la massima affidabilità e sicurezza per soddisfare le proprie esigenze. Di seguito verranno presentate due differenti strade per iniziare a collaborare e comunicare online: Microsoft Windows Live servizi gratuiti di base per la posta elettronica e chat e Microsoft Online Services servizi a pagamento per aziende e studi professionali che richiedono maggiore potenza e customizzazione del servizio.

Microsoft LiveQueste soluzioni sono pensate per gli utenti che ricercano facilità d’utilizzo, accesso semplificato e flessibilità. I servizi Live sono ideali nelle situazioni in cui gli utenti non hanno accesso al supporto di esperti tecnici

e non richiedono elevati livelli di gestione del sistema. In termini generali, le offerte Microsoft Live sono servizi gestiti dall’utente, senza mediazione IT, che interessano l’intrattenimento, la comunicazione, la produttività. Il servizio prevede posta elettronica (Live Hotmail) e chat (Live Messanger) .

Microsoft Online ServicesMicrosoft Online Services è l’offerta di servizi per le aziende e gli studi professionali che presentano esigenze più avanzate dove potenza e flessibilità sono di importanza cruciale e dove la capacità di controllare l’accesso ai dati, gestire gli utenti, applicare criteri aziendali e soddisfare elevati standard di disponibilita hanno un’importanza fondamentale. Microsoft Online Servicies sono progettati per fornire le prestazioni, la scalabilita, la protezione, le funzioni di gestione e i livelli di servizio necessari per supportare le applicazioni e i sistemi utilizzati dalle aziende e dai professionisti. Tra questi servizi sono inclusi la posta elettronica (Exchange Online), le chiamate VOIP e la chat (Office Communications Online) e i meeting virtuali (Office Live Meeting).

POSTA ELETTRONICA CHAT, VOIP, AWARENESS MEETING E FORMAZIONE ONLINE

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Guida alla scelta della piattaforma di collaborazione e comunicazione

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guida all’acquisto

COD. MODULO DESCRIZIONE

Configurazioni minime software e hardware su www.strvision.it

LOCA.VISDOC

LOST.VISSYA

LOST.VISWOR00

LOST.VISAMD

Organice explorer

System Automation

STR Vision Workflow

Acquisizione massiva documenti

Microsoft Exchange Online

Microsoft Office Communications Online

Microsoft Office Live Meeting

Microsoft SharePoint Online

VISION DWM

SERVIZI GRATUITISERVIZIO A CANONE SU

SERVER MICROSOFTSOLUZIONE SOFTWARE SU

SERVER PROPRIETARI

POSTA

CHAT

ONLINE MEETING

DOCUMENTAZIONEONLINE

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GESTIONEDOCUMENTALEE WORKFLOW

SharePoint Services

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INNOVARE24 S.p.A.Società unipersonale soggetta all’attività di direzione e coordinamento de Il Sole 24 Ore S.p.A.Sede legale e amministrativa: Via Gramsci, 36 - 46020 Pegognaga (MN)tel. +39 0376.552.1 fax +39 0376.550.180 - mail@ innovare24.it

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