La Gestione dei dati della Qualità e gli

indicatori di Performance.

Paolo Ferrarini Sales Manager Blulink

E-mail: pferrarini@blulink.com

http://it.linkedin.com/in/pferrarini

Chi è Blulink ?

L’ambito Qualità e Sicurezza rappresenta il core business della società senza defocalizzazioni.

Oltre 1000 clienti indipendentemente da:

Dimensione (Multinazionali, Piccole e Medie Imprese)

Settori di appartenenza (Manifatturiero, Servizi, PA, Multiutility, etc…)

Dislocazione geografica (Tutta Italia, Installazioni Estere – Europa, Asia,

Sud America, Nord America)

…una storia che inizia nel 1990.

Azienda Leader nello sviluppo ed implementazione di

sistemi informativi per la Qualità e la Sicurezza.

Pantoni di Quarta®

Value Beyond Compliance.

Compliance Management

20/10/2014 4

ISO 9000 ISO 14000 ISO 16000

OHSAS 18000 WCM TQM ….

D.Lgs 81 D.lgs 231 HACCP …

ISOTS 16949 AS /EN 9100 IRIS ISO 13485 ISO 22000 .. .

I moduli Applicativi

Sistema Qualità

Gestione Non Conformità Gestione Deroghe e Concessioni Gestione Garanzie

Reclami Gestione Resi Azioni Correttive e Preventive 8D Report Omologhe e Benestari Audit / Check list

Controllo Qualità Accettazione Merci Controllo Statistico di Processo

Calvin – Gestione Strumenti di Misura Capacità Mezzi di Misura Cad Convert Gestione Processo Campionature

Project Management Project Management FMEA

Documenti

Gestione Documentale

Sist. Sicurezza -Ambiente

Valutazione Rischi

Risorse Umane Risorse Umane

Manutenzione Impianti Manutenzione

Ordinaria/Straordinaria/Preventiva

Workflow - BPM Business Process Modeling

Main features

Flowchart

Groups/Roles

BPM-PMS Inside

Multi DataBase

UNICODE

Multi Linguage

Multi Domains

Portal beyond

Alarm Manager

Multi Company

Mobile Friendly

Come sempre, partiamo dall’inizio…

Perché siete/siamo qui…???

Parole Chiave…

Qualità e Scarti: Efficienze produttive

APERTURA all’ESTERNO: Clienti e Fornitori

COSTI MANIFESTI vs. COSTI INDIRETTI

Unico DB per dati distribuiti

Garantire il monitoraggio dei fornitori

Aggiornamento, fruibilità, sicurezza dei dati.

TEMPI di ATTRAVERSAMENTO: Efficienze Organizzative

KPI e Contabilità

“I Dati per essere

analizzati devono

essere Raccolti…”

A CASA DI TUTTI…?

Lamentele sui sistemi transazionali “tradizionali” (Kimball)

Abbiamo montagne di dati ma non possiamo accedervi

Come è possibile che persone che svolgono lo stesso

ruolo presentino risultati sostanzialmente diversi

Vogliamo selezionare, raggruppare e manipolare i dati in ogni modo

Mostratemi solo ciò che importante

Tutti sanno che alcuni dati non sono correnti

Brutte notizie...

1. I Dati per essere analizzati devono essere

Raccolti.

2. Non tutti i dati stanno sullo stesso database.

3. La Tempestività dei dati è un fattore

determinante.

4. Gli indicatori sono personali, ogni azienda ha i

propri.

5. Pochi ma buoni

6. Il costo per avere questi indicatori deve essere

sostenibile.

DATI e STRUMENTI

“I Dati per essere

analizzati devono

essere Raccolti…”

…ma c’è modo e

modo.

DIO EXCEL

Vantaggi

• Molto diffuso, nessun investimento nuovo;

• bassa barriera d’ingresso come

Competenza;

• molto flessibile: formattazione, Analisi e

selezione dei dati;

• grande comunità di utilizzatori attraverso

i quali si trovano tante Add-in e

informazioni;

• veloce risposta ad alcune richieste

particolari;

• Trasparenza “malleabile”.

Svantaggi

• non è integrato nel resto

dell’ambiente informatico;

• manutenzione a rischio di errori

(inserimento manuale)

• rischio di sicurezza;

• caos di gestione quanto la quantità

di documenti cresce;

• funzionalità semplici…a meno di…;

• limitato per la pianificazione e il

consolidamento;

• Trasparenza… “malleabile” !

DIVINA E-MAIL

Chi se ne deve occupare?

Entro quando ?

Avra finito ?

Perché non risponde ?

E adesso come faccio ?

Guerra o Pace ?

L’email non rappresenta la

causa delle storture nelle

comunicazioni ma semmai è

l’effetto più evidente.

L’email è un formidabile

strumento, basta aver ben

presente che:

NON è il fine ma un…mezzo

NON è un…Data Base

NON sostituisce…il lavoro.

Moltiplicazione dei sistemi

Nella maggior parte dei casi, le informazioni sono archiviate e rese disponibili da diverse applicazioni

software che:

...e con un'usabilità che non aiuta quando queste informazioni devono essere ricercate per gestire una

relazione sia interna che esterna.

non sono integrate fra di loro

lavorano con basi dati autonome “girano” in ambienti tecnologici diversi

UN ANTIDOTO: WORKFLOW.

Sui processi di produzione siamo abituati a documentare

(cicli e fasi di lavorazione) ed ottimizzare fino all’estremo dettaglio.

Ma come possiamo ottimizzare/semplificare processi se non conosciamo in dettaglio il loro comportamento (obiettivi,

risorse coinvolte, tempi, regole e controlli, etc.) ?

Quindi dobbiamo PRIMA documentare, POI misurare per

semplificare e ALLA FINE velocizzare i processi e renderli efficienti.

Dovremo abituarci ad affrontare nello stesso modo

i processi organizzativi – la parola d’ordine è semplicità.

Il Workflow ci obbliga a definire i processi, ci permette

di monitorare il loro comportamento, ci permette di misurare

le performance e quindi ci fornisce le informazioni per

semplificare/ottimizzare.

Alcuni Spunti

Quarta3 è dotato di un motore di worklow management, che

offre tutte le funzionalità di modellazione processi di un vero

BPM:

Rules Steps

Signs

Roles

Delegation

Forward

Check List

Cross Reference

Hierarchies

Process links

Rights

Users

Awareness

Workflow

Documento, indica qualsiasi

oggetto strutturato che si

muove attraverso il workflow e ospita dati da

registrazione (un Reclamo,

una Non Conformità, un

Collaudo in Controllo Qualità, …) o

documentazione (un file).

Processo, rappresenta la

dinamica con cui il

documento, seguendo una

procedura.

Processi e Documenti

Stati-Step, ossia il momento

in cui “qualcuno deve fare

qualcosa”

Competenze-Ruoli, ossia il

“chi deve fare qualcosa” che

rappresenta la responsabilità

di gruppi funzionali o singole persone...sedute sulla scrivania

Ruoli e Scrivanie

aggiungi commento

aggiungi stato

aggiungi sottoprocesso

aggiungi condizioni

Traccia regole

Mappatura

Il workflow di Quarta3 consente di tener traccia di una

serie di informazioni rilevanti quali:

Data di registrazione dei documenti

Due Date ossia obiettivi

Analisi dei tempi di attraversamento

Alcuni Spunti

“La Tempestività dei

dati è un fattore

determinante.”

Tracciabilità intra-processo.

Tempi e Metodi

Sempre più i processi non possono dirsi

“Interni” all’azienda ma “Esterni” o

aperti a soggetti terzi.

Questi possono essere coinvolti come

stakeholders o essere devi veri e propri

attori che operativamente partecipano al flusso.

I processi si aprono all’esterno

Esempi lampanti vengono dalla gestione dei processi tipici della qualità:

Fornitori Controlli in fase di fornitura Controlli in fase produttiva (c/terzi) Qualificazione Non conformità 8D report Clienti Gestione segnalazioni Gestione reclami Customer satisfaction Documentazione Procedure Schede tecniche Disegni Processi Manutenzioni Campionature Omologazioni

…qualche esempio.

CONTROLLI QUALITA’, ovvero L’EVOLUZIONE DELLA SPECIE.

CONTROLLO QUALITA’ IN ACCETTAZIONE

Il classico controllo in Merce in Entrata.

AUTOCERTIFICAZIONE

DEL FORNITORE Il sistema di gestione

Qualità e i prodotti sono ritenuti rispondenti ai

requisiti, no controlli. (free pass)

CONTROLLI ON LINE

L’Azienda pubblica on line i controlli da eseguire e il fornitore registra sul suo

sistema i controlli.

Dall’ in house all’ on line.

CONTROLLI ON LINE

L’Azienda pubblica on line i controlli da eseguire e il fornitore

registra sul sistema del proprio cliente i controlli.

ERP

Altro

Fornitore

Controlli On Line

INVIO MANUALE

SEGNALAZIONE DI NON

CONFORMITA’

Il classico invio di verbale

cartaceo di NC. Si attende

comunicazione da Fornitore

INVIO AUTOMATICO REPORT

DI NC

Sistema automatizzato di

invio report NC

comprendente aree per

compilare manualmente analisi/risposta For.

INSERIMENTO IN WORKFLOW

NC

L’Azienda pubblica on line le

istanze sulle quali il For. è coinvolto direttamente

Apertura vs esterno delle NC

Dai dati alle Informazioni

I dati Qualità, raccolti direttamente alla

“fonte” (enti interni coinvolti, clienti,

fornitori) in maniera strutturata

diventano informazioni grazie alle

potenzialità dei sistemi interni a Quarta®

o ai tools di analisi integrati (B.I.).

Esempi: Vendor Rating/1

Esempi: Vendor Rating/2 Andamento della classificazione fornitori,

nelle tre classi individuate

Esempi: RECLAMI

Esempi: NC Interne

Grazie per l’Attenzione.

E-mail: pferrarini@blulink.com

http://it.linkedin.com/in/pferrarini