Conservazione sostitutiva a norma

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N09

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Tradizione e innovazione

si crea si firma si archivia si conserva

Firma digitale

PostaElettronica Certificata

Conservazionea norma

si spedisce

Ieri

Oggi

Gestione Documentale

Documenti elettronici

La conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, che garantisce neltempo la validità legale di un documento informatico.

La normativa in materia di conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei conquelli elettronici e permette a Pubblica Amministrazione e aziende di eliminare la carta risparmiando sui costi distampa, stoccaggio e archiviazione.

Il risparmio è sensibile soprattutto per le tipologie di documenti che, a norma di legge, devono essere conservati perpiù anni.

«Secondo un’indagine del Politecnico di Milano setutte le imprese italiane iniziassero ad utilizzare lapratica della conservazione sostitutiva, i beneficicomplessivi arriverebbero a 60 miliardi di eurol’anno, pari a circa il 4% del Pil nazionale.»

(ItaliaOggi 7, 11 gennaio 2010)

«Risparmi da 2 a 80 euro a fattura e personalelibero di svolgere altre mansioni. Investimenti insoftware e formazione per la conservazionevengono ammortizzati in uno/due anni.»

(ItaliaOggi 7, 11 gennaio 2010)

Il quadro normativo

Regole TecnicheDefinisce le regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali […]

Obblighi FiscaliConsente la conservazione sostitutiva su supporti informatici dei documenti e delle scritture contabili obbligatorie ai fini fiscali e civilistici.

Art. 4 - Conservazione sostitutiva di documenti analogici Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici avviene mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti ottici, eventualmente, anche della relativa impronta, e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta così il corretto svolgimento del processo.

Delega di conservazione

Art. 5 - Responsabile della Conservazione Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può

delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate (…)

Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione

QUALITA’

2003 Certificazione del Sistema Gestione Qualità UNI EN ISO9001 per progettazione, sviluppo e mantenimento inesercizio dei servizi online nel campo della Messaggistica,dell’Internet banking, della Firma Digitale,dell’eGovernment,dell’eCommerce e delle Intranet aziendali.

SICUREZZA

2004 Certificazione del Sistema di Gestione per la SicurezzaInformativa (ISMS) secondo lo standard BS 7799-2:2002per i servizi erogati dal sito www.poste.it

2006 Passaggio dalla BS 7799-2:2002 allo standard ISO IEC27001

FIRMA DIGITALE

2000 Iscrizione all’elenco pubblico dei Certificatori di FirmaDigitale tenuto da DigitPA (ex CNIPA)

POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

2005 Iscrizione all’elenco pubblico dei Gestori di PostaElettronica Certificata tenuto da DigitPA (ex CNIPA)

Socio fondatore di Assocertificatori

Certificatore per la Comunità Europea (2006 – 2010)

Iscritta all’elenco del Consorzio CBI (Corporate Banking Interbancario)

Postecom è membro del Consiglio Direttivo di Assinform,associazione nazionale delle principali aziende di Information& Communication Technology che operano in Italia, aderentea Confindustria.

Delegare Postecom

Postecom è un operatore affidabile e qualificato.

Postedoc conservazione sostitutiva

Postedoc è il servizio di conservazione sostitutiva a norma che permette di conservare qualsiasi tipo di documento

informatico, sia esso nativo o scansione di un documento cartaceo, nel rispetto della normativa vigente e in totale

sicurezza.

Il servizio è fornito in totale outsourcing.

Pieno valore legale ai documenti grazie a firma digitale del Responsabile della Conservazione e marca temporale

rispetto di specifiche scadenze

garanzia di integrità, leggibilità e accessibilità per tutto il tempo previsto dalla normativa di riferimento.

gestione della sicurezza fisica e informatica del sistema di archiviazione

accesso ai documenti sempre disponibile esibizione dei documenti

opponibile a terzi.

Postedoc garantisceLa delega a Postecom solleva il cliente da oneri quali

Documenti da conservare con Postedoc

● Fatture Attive● Fatture Passive● DDT● Bollettini Postali● Registro IVA acquisti ● Schede contabili di magazzino● Registro IVA fatture emesse ● Libro Giornale ● Libro Mastro ● Libro Cespiti ● Modello F24● Modello Unico● Modello 730● Modello 770 ● Cedolini Stipendi● Libro Unico del Lavoro

● Referti clinici e diagnostici● Cartella Clinica● Delibere, Determine, Protocollo● Ricevute PEC● Pratiche● Altri documenti che il cliente desidera conservare

Vantaggi

Risparmioeliminazione dell’archivio cartaceo e tagli dei costi di mantenimento e di gestione degli archivi fisici; annullamento delle difficoltà di reperimento di informazioni dai diversi archivi

Efficienzadiminuzione della dispersione delle risorse interne su processi non strategici per l’azienda, aumento della produttività del personale grazie all’impiego delle risorse in altre attività e riduzione dei tempi d’attesa per la gestione dei pagamenti

Sicurezzaadeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e privacy

Valore legalerisoluzione delle problematiche di contenzioso e libertà di azione, con la Delega a Postecom come Responsabile della Conservazione

Facilità di utilizzomiglioramento dell'efficacia nella gestione delle informazioni grazie ad accessibilità al sistema semplice e veloce (via WEB)

Nessun intervento invasivo sul sistema informativo del cliente

Come funziona

L’accesso al servizio avviene tramite web https o web service in caso di integrazione con i servizi ERP in uso presso il cliente.

I documenti da conservare, opportunamente strutturati in lotti, sono trasmessi al sistema tramite web o web service.

I lotti vengono sottoposti al processo di conservazione tramite apposizione della marca temporale e della firma digitale e memorizzati su più sistemi al fine di assicurare un corretto backup e disaster recovery.

il processo di generazione dei documenti da parte del Cliente. I documenti possono essere firmati

digitalmente (singolarmente o a lotti) prima di essere inviati a Postecom.

l’invio dei lotti di documenti al sistema di conservazione sostitutiva tramite interfaccia web o web service

l’esecuzione del processo di archiviazione e indicizzazione;

l’esecuzione del processo di conservazione sostitutiva, con la firma digitale del Responsabile della Conservazione e l’apposizione della marca temporale.

Il servizio prevede:

Accesso via web

Tutte le procedure necessarie per garantire legalità esicurezza al processo di conservazione vengonoautomaticamente assicurate durante il processo diupload. Il richiamo del documento, in fase diconsultazione, avviene sempre attraverso l’accesso alportale, in maniera semplice ed immediata.

Attraverso l’accesso al portale protetto Postedoc èpossibile inviare direttamente in conservazione idocumenti (singoli o a lotti) eseguendo i seguentisemplici passi:• Inserire gli attributi di ciascun documento• Allegare i documenti (in qualsiasi formato)• Chiudere il lotto di documenti e avviarlo al processo diconservazione.

Il processo di conservazione

Postedoc conservazione sostitutiva

ESIBIZIONEPoste Italiane

PostecomCliente

Lotto di documenti

Dematerializzazione

INVIOWEB o Web

Service

Supportiprobatori

Marca

Temporale

Disa

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Reco

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FD

ERPCliente

Postedoc: offerta

Il servizio, proposto in completo outsourcing, è modulabile in base alle necessità del cliente grazie alla

possibilità di integrare l’Offerta Base con i servizi opzionali:

Offerta Base

Storage iniziale con possibilità di acquisto di nuovi pacchetti

Figura del responsabile della conservazione

Accesso tramite username e password sia via web che tramite web service

Recupero in tempo reale del documento conservato con evidenza dei dati di conservazione

Eventuali interventi di manutenzione evolutiva

Servizi opzionali

Periodo di conservazione configurabile

Consulenza professionale per l’integrazione con servizi ERP

Formazione degli operatori

Approfondimenti

Conservazione sostitutiva

CIT BRESCIA

Il Centro Servizi Territoriale provinciale di Brescia è una struttura operativa asostegno dei Comuni e degli Enti aderenti, attiva nella realizzazione di un piùvasto e qualificato sistema di servizi telematici, accessibili online dai cittadini edalle imprese del territorio. Dal 2009, il servizio di conservazione sostitutiva diPostecom consente ai Comuni aderenti al CIT di conservare secondo lanormativa vigente documenti quali Delibere, Determine,Verbali, Bandi,Regolamenti e Registri.La soluzione è pensata come tipologia HUB in cui la Provincia di Brescia e ilCIT sono al centro della soluzione: i Comuni, tramite web services,trasferiscono i documenti in conservazione sotto la responsabilità diPostecom. Ogni realtà aderente al CIT ha a disposizione un proprio spaziodedicato a cui inviare i documenti e a cui accedere, in fase di esibizionesuccessiva (spazi coordinati dal Centro Servizi Postecom).

MESSAGGERO DI SANT’ANTONIO

Conservazione sostitutiva delle attestazioni di pagamentodi sostenitori e lettori abbonati. Nel 2009 gli invii hannocoinvolto 1.335 lotti per un totale di 646.976 documenti

Gestione Elettronica Documentale

COMUNE DI PRATO

Digitalizzazione e conservazione sostitutiva delle fatturepassive. Le fatture che i fornitori inviano al Comune vengonosottoposte al processo di conservazione. Tramiteun’interfaccia web i dipendenti del settore amministrativo-contabile possono ricercare, visualizzare e scaricare le copieelettroniche delle fatture passive. Il progetto didematerializzazione ha consentito al Comune di Prato diottimizzare il rapporto con i fornitori e la gestione delle risorseinterne. In un anno sono state inviate in conservazionesostitutiva 24.000 fatture.

Gestione Elettronica Documentale - Portali web

CAF CISL

Caf Cisl con 2.000 sedi in tutta Italia ha gestito nel 2009 ben 5 milioni di pratiche didichiarazione dei redditi. Postecom ha curato per Caf Cisl tutto il processo didematerializzazione e invio in conservazione sostitutiva dei documenti relativi alledichiarazione dei redditi, garantendo conformità alle disposizioni in materia didematerializzazione in ambito fiscale; abbattimento dei costi logistico/strutturali eorganizzativi; adeguamento delle procedure organizzative interne alle disposizioni inmateria di privacy e sicurezza nei luoghi di lavoro;garanzia di integrità e reperibilitàdella documentazione in caso di richiesta di esibizione del documento originale.

INVITALIA

Invitalia è un’agenzia nazionale che finanzia le PMI sostenendone la nascita e losviluppo; Il progetto di Postecom ha previsto la creazione di un portale per la gestionedella documentazione inerente i procedimenti di erogazione delle misure agevolative dicui al D.Lgs. N 185/2000 “Titolo II”. Tale documentazione viene raccolta tramite ilservizio “Seguimi” di Poste Italiane e, dopo essere stata dematerializzata, inserita nelPortale creato per Invitalia.Tutti i dati oggetto della dematerializzazione vengono inviatiin Conservazione Sostitutiva. In questo modo, attraverso il portale, il personale diInvitalia può consultare e gestire on-line tutta la documentazione.

Info e contatti

web www.postecom.it

email commerciale@postecom.it