Progetto AURORA 2008-2009 - unica.it...Si ritiene più conveniente un intervento più profondo sui...

Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano1

Progetto A.U.R.O.R.A.

L’approccio per processie per funzioni

7 ottobre 2008


Sommario

Le funzioni ed i processi;L’analisi di processo, concetti generali;Il ruolo dell’analisi di processo;Gli strumenti dell’analisi di processo.


Riferimenti bibliografici

Candiotto R. (2003), Process Management, Giuffrè.Tonti A. (2002), La semplificazione dei processi e delle procedure. Modelli e strumenti operativi per il decentramento nella P.A., Egea;CNIPA: guida alla re-ingegnerizzazione dei processi.


“Insieme di attività, svolte secondo una determinata sequenzialità e/o simultaneità, che ha un’origine (un punto di partenza) e che permette di raggiungere un determinato risultato (punto di arrivo).”

Tonti (2002), pagg. 19-20.

Definizione di Processo


“Insieme di attività coordinate che, utilizzando input di varia natura, originano output che abbiano un valore per il cliente (interno od esterno).”

Candiotto (2003), pag. 6.

Definizione di Processo 2

Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano

6

Bisogni clienti interni-esterni

Bisogni clienti esterni

Unità org. C

Unità org. A

Unità org. B

Bisogni Unità B

Bisogni Unità C

Output unità A=Input unità B

Output unità B=Input unità C


Atto, attività e processo

PROCESSO

ATTO

ATTIVITÀ


Processo-input-output

OUTPUTPROCESSO

Materie primeBeni strumentaliRisorse umaneAmbienteComunicazioneEcc.


Tipologie di processo

Processi primari;Processi di supporto.


Scomposizione dei processi

Sub-processi

Macro processi

Processi

Segmenti

Attività


Scomposizione dei processiMacro processo Gestione risorse umane

Processo Acquisizione personale

Sub-processi 1. Reclutamento;2. Selezione;3. Assunzione;4. Inserimento.

Segmenti ( es. SELEZIONE) 1. Identificaz. requisiti. ruolo;2. Individuaz. Candidati;3. Scelta candidato;4. Orientamento;5. Ecc.

Attività (es. del segmento: SCELTA CANDIDATO)

1. Verifica requisiti;2. Convocazione;3. Test;4. Colloquio,;5. Ecc.


L’approccio per funzioni


L’approccio per processi

Sono i processi a creare valoreSono i processi a incidere sulla soddisfazione del cliente

CLIEN

TIFO

RN

ITO

RI


Processo e funzioni


Lo sviluppo dei processi attraverso le unitàfunzionali di un’organizzazione


Procedura e Processo

RISULTATO

DECISIONE

OPERAZIONE

INFORMAZIONE

DELIBERAZ.

ESECUZIONE

ISTRUTTORIA


Procedura vs Processo 1

Procedura Processo

Maggiore enfasi sulla coerenza interna del processo

Maggiore enfasi sul risultato finale

Attenzione alla conformità di ogni fase rispetto alla precedente (necessità di giustificare eventuali non conformità)

Attenzione alla capacità di risolvere un problema ed alla razionalità della soluzione

Autonomia di ogni fase rispetto alle altre

Ogni fase (attività) concorre al raggiungimento dell’obiettivo in un’ottica sistemica


Procedura vs Processo 2Procedura Processo

Responsabilità per singole fasi

Responsabilità globale rispetto al raggiungimento del risultato

Mancanza di responsabilitàcomplessiva per il risultato finale (es. in termini di erogazione di servizio e/o soluzione ad un problema)

Risultato non diretta conseguenza di un atto o di una sequenza di atti, ma di un sistema di attività

Qualità atto formale=qualitàrisultatoTutela dei diritti demandata alla correttezza formale degli atti

Tutela dei diritti demandata alla qualità delle decisioni, all’attendibilità dei dati e delle informazioni in base ai quali le decisioni sono prese


Mappatura processi;Analisi dei processi.

Conoscenza dei processi


Analisi dei processi

Denominazione del processo;Input e output;Singole attività del processo;Ordine in cui le attività sono svolte; Unità organizzative interessate;Risorse impiegate.


Business Process Improvement;Business Process Reengineering.

Governo dei processi


Ricerca continua del miglioramento delle performance sia in termini di efficacia che di efficienza (Process Improvement);Cambiamenti meno radicali rispetto al reengineering;Attenta analisi processi esistenti;Individuazione processi da modificare;Collegato al concetto di Total Quality Management.

Miglioramento dei processi



Interventi migliorativi

Conoscenza

Interpretazione

Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano

1. Individuazione aree di miglioramento:Individuare aspetti prioritari e indicatori

2. Ricerca possibili cause:Individuare gli elementi agendo sui quali è possibile

migliorare il processo;

3. Attuare azioni correttive o preventive;4. Valutazione risultato interventi e misurazione

miglioramento;5. Mantenimento:

Controllare i nuovi livelli di prestazione e standardizzare il cambiamento 24

Fasi miglioramento dei processi


Cambiamenti di carattere piùradicale;I processi vengono ri-progettati ex-novo;Si ritiene più conveniente un intervento più profondo sui processi, in luogo di semplici miglioramenti.

Reingegnerizzazione


Intervento mirato ad implementare un cambiamento, in riferimento a:§Modalità di lavoro;§Comportamento (l’agire);§Modo di pensare e di porsi di

fronte ad un problema.Tonti (2002), pag. 22.

Reingegnerizzazione


Eliminazione delle attività inutili

“ Non esiste niente di più inutile del fare con estrema efficienza ciò che non dovrebbe essere fatto per nulla”.

"There is surely nothing quite so useless as doing with great efficiency what should not be done at all.“

Peter Drucker (1963), Managing for Business Effectiveness, Harvard Business Review, May, June, pag. 83


L’approccio per processi ed i sistemi di gestione per la qualità

Già presente nel TQM;Norme ISO e VISION 2000.


Otto principi per la gestionedella qualità

1. Orientamento al cliente2. Leadership3. Coinvolgimento del personale4. Approccio per processi5. Approccio sistemico alla gestione6. Miglioramento continuo7. Decisioni basate su dati di fatto8. Rapporti di reciproco beneficio con i fornitori


Rappresentazione graficadei processi

Rappresentare graficamente un processo facilita:

La comprensione anche per coloro che non conoscono a fondo il processo;La diffusione del processo presso tutta l’organizzazione;

La rappresentazione grafica:Richiede il ricorso a simboli condivisi;Può essere fatta con diverse metodologie.


Strumenti: Diagramma di flusso

Rappresentazione tramite disegno o schema delle varie fasi di un processo;Ricorso a simboli (figure geometriche) collegati da linee continue (segmenti di collegamento tra i simboli);Rappresenta il processo mettendone in rilievo lo sviluppo e l'articolazione logico-temporale.


Diagramma di Flusso: simboli


Esempio: processo di organizzazione di una riunione

1. Definizione obiettivo riunione(ordine del giorno);

2. Preparazione riunione (istruzione pratiche, preparazione documentazione,

logistica, ecc.);3. Svolgimento della riunione;4. Verbalizzazione.


Diagramma di flusso a matrice

Invio convoca-

zione

Segreteria Segretario verbalizzante

Rinvio riunione

Consiglio corso laurea

Svolgimento riunione Verbale

Calendario riunioni

Definizione ordine del

giorno

Convocazione ODG

Verifica numero legale

NO SI

Presidente corso laurea


Scomposizione in sotto-processi

Sotto processo: Preparazione riunioneIstruzione pratiche (es. domande studenti):

Ricezione domande studenti;Analisi domande studenti;Proposta di decisione su domande studenti;Presentazione proposta al Consiglio di corso di laurea e/o facoltà.


Scomposizione in sotto-processi

Sotto processo: Preparazione riunioneLogistica e documentazione:

Convocazione partecipanti;Preparazione sala;Predisposizione sedie, tavoli, proiettore, ecc.;Predisposizione documenti, fascicoli, fotocopie, ecc.


Diagramma di flusso a matriceSegretario

verbalizzante

Rinvio riunione

Consiglio corso laurea

Svolgimento riunione Verbale

Calen-dario

Definizione ordine del

giorno

Convocazione ODG

Verifica numero legale

NO SI

Presidente corso laurea

Preparaz.sala

Servizi logistici

Invio convoca-

zione

Segreteria

Prenotazione sala


Diagramma di flusso a matriceD ia g r a m m a d i f lu s s o 0 1 d e l l ' a c q u is iz io n e , t r a tt a m e n t o , e m is s io n e m a t e r ia le d o c u m e n t a r io

R e s p o n s a b i l e c u l t u r a

O p e r a t o r i d i f r o n t - o f f i c e A i u t o b i b l i o t e c a r i o R e s p o n s a b i l it à

u n i t à o p e r a t i v a N o t e F o n t i A t t i v i tà

2 ) P r o g e t t a z i o n e

a c q u i s t i

7 ) C o llo c a z i o n e e d e m i s s io n e m a t e r i a le

d o c u m e n t a r io

6 ) T r a t t a m e n t o m a t e r ia l e

d o c u m e n t a r io

5 ) C a t a l o g a z i o n e

4 ) A c q u i s t o

3 ) L a v a l u t a z io n e è p o s i t i v a ?

1 ) P r o p o s t a d i in c r e m e n t o /

a g g i o r n a m e n t o m a t e r ia l e

d o c u m e n ta r i o

I .O 0 1 1

3

P e r f o n t i s i i n t e n d o n o : 1 ) u t e n t i ;

2 ) e s i g e n z a d i a g g i o r n a r e l e c o l l e z i o n i ;

3 ) r e c e n s i o n i ; 4 ) i n f o r m a z i o n i e d i t o r i a l i ;

5 ) f o r n i t o r i

4

5

I . O 0 2

I .O 0 3

P r o c e s s i 6 0 e 6 6

I .O 0 4

6

7

S ì

N o

I .O 0 5

I l l i b r o n o n v i e n e a c q u i s t a t o

2


Diagramma usato per la rappresentazione a due dimensioni (attività-tempi) di un progetto, per evidenziare relazioni, date e scadenze delle diverse fasi e attività progettuali.

Strumenti: Diagramma di Gantt


Esempio di Diagramma di Gantt

Il progetto viene rappresentato su due dimensioni: sull’asse orizzontale viene riportato il tempo e sull’asse verticale vengono indicate le diverse attività che costituiscono il progetto. Le attività vengono rappresentate nel piano di progetto da segmenti di lunghezza pari alla loro durata e posizionati in modo da rispettare le loro date calcolate d’inizio e fine


Esempio delle Opere Pubbliche

Il diagramma rappresenta sequenza delle lavorazioni distribuite nell’arco dei giorni consecutivi concessi in Contratto.Ogni Gruppo di lavorazione è collocato in ordine temporale, in funzione della logica esecuzione dell’intera opera di progetto.

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