REINGEGNERIZZAZIONE DELLA LOGISTICA

DI MAGAZZINO

Il Progetto è stato premiato

a FORUM P.A. Sanità 2005

per l’innovazione nei servizi sanitari

PARTNER DEL PROGETTOPARTNER DEL PROGETTO

Azienda ULSS n. 8 - Asolo

Zanardo Servizi Logistici S.r.l Venezia

Intema S.r.l.

SITUAZIONESITUAZIONE PRECEDENTEPRECEDENTE

Magazzino centrale era:

articolato in due sedi (Castelfranco Veneto e Montebelluna);

replicato in doppio (farmaci e beni economali sia a Castelfranco Veneto che a Montebelluna);

dipendente da:

Servizio Farmaceutico Ospedaliero

Economato;

Direzione Amministrativa di Ospedale

collocato in sedi inadeguate;

SITUAZIONESITUAZIONE PRECEDENTEPRECEDENTE

dotato di un sistema gestionale informatico di vecchiagenerazione (senza interfaccia con sistema contabile), con varie funzioni manuali e cartacee;

organizzato con una mappatura interna non giustificata logisticamente.

Magazzino centrale era:

SITUAZIONESITUAZIONE PRECEDENTEPRECEDENTE

Magazzini di reparto:

erano distribuiti senza controllo in vari locali delle UU.OO.;

non operavano su un inventario attendibile e una corretta predeterminazione del livello minimo delle scorte;

avevano profili di prodotti non verificati;

erano gestiti pressoché manualmente, con richieste di fornitura cartacee;

erano dotati di tecnologia quasi sempre superata o inesistente.

SITUAZIONESITUAZIONE PRECEDENTEPRECEDENTE

Manifestazioni critiche di tale situazione erano:

alta consistenza delle scorte di reparto e delle rimanenze finali dei Magazzini centrali;

elevato numero di operatori impegnati;

replicazione stesse attività (ad es., ricevimento merce)

METODOLOGIA DEL PROGETTOMETODOLOGIA DEL PROGETTOdella partnership ULSS n. 8 /Zanardo S.r.l.della partnership ULSS n. 8 /Zanardo S.r.l.

Analisi della situazione preesistente e sua contestuale presa in carico all’1.1.2004 con riferimento a:

• Strutture• Risorse• Procedure• Tecnologie

Definizione risultati a breve da conseguire:

• al 31.12.2004, riduzione scorte di reparto del 20%;• al 31.12.2005, ulteriore riduzione del 15%.

Elaborazione progetto, con implementazione a fasi:

FASE 1: riorganizzazione magazzino centrale su strutture esistenti

FASE 2: revisione/riprogettazione procedure

FASE 3: informatizzazione 64 UU.OO. ospedaliere, 40 UU.OO.

FASE 4: acquisizione, progettazione, allestimento nuovo Centro

extraospedaliere, 14 Case di Riposo

Servizi di Logistica a Caerano S. Marco

segue

Elaborazione progetto, con implementazione a fasi:

FASE 5: operatività on-line con strumentazione e procedure dicarico/scarico magazzini di reparto

FASE 6: trasferimento e consolidamento 4 magazzini ospedalieri e attivazione nuovo Centro Servizi di Logistica

FASE 7: distribuzione farmaco con tecnologia monodose e nuovi armadi di reparto

OBIETTIVO STRATEGICO OBIETTIVO STRATEGICO COMPLESSIVOCOMPLESSIVO

CONVALIDA

ACQUISTOFORNITURA

RICHIESTA ACQUISTO

MESSA ON-LINE/GOVERNO DI TUTTO IL FLUSSO FISICO/INFORMATIVO

MIGLIORAMENTO ASSISTENZA SANITARIA EROGATA

MIGLIORAMENTO PERFORMANCE ECONOMICO-GESTIONALI

ORDINE

EVASIONE ORDINE

SOMMINISTRAZIONE

PRESCRIZIONE

FORNITORI

OBIETTIVI SPECIFICI PROGETTOOBIETTIVI SPECIFICI PROGETTO

PERFORMANCE ECONOMICO-GESTIONALI:

Riduzione delle scorte (magazzino centrale e magazzini di reparto)

Miglioramento dei processi di acquisto, con riduzione della soglia di riacquisto

Estensione controlli di gestione farmaco e tracciabilità a tutta la filiera

Riduzione costi della struttura logistica complessiva (consolidamento in unico magazzino, riduzione personale e selezione personale con aumento produttività, ottimizzazione trasporti)

OBIETTIVI SPECIFICI PROGETTOOBIETTIVI SPECIFICI PROGETTO

QUALITA’ LOGISTICA

Qualità servizi logistici di base (conservazione in spazi idonei, gestione FIFO, gestione data di scadenza, sistema di controllo 24H temperatura celle frigorifero e locali, video sorveglianza 24H, radiofrequenza per picking)

Qualità servizi logistici evoluti (tracciabilità filiera intera, informazioni per processi di acquisto, informazioni in tempo reale su consumi e giacenze reparti, informazioni contabili ULSS)

OBIETTIVI SPECIFICI PROGETTOOBIETTIVI SPECIFICI PROGETTO

QUALITA’ LOGISTICA

Riduzione errori nelle fasi di prescrizione, prelievo, allestimento, consegna e somministrazione

Riduzione flussi merce in transito e fenomeni di così detta dispersione

L’introduzione di sistemi automatici di dose unitaria associati all’utilizzo del codice a

barre consente di ridurre gli errori (secondo esperienze internazionali) del 60%.

Se a questo viene associata la prescrizione informatizzata, come nel caso dell’ULSS di Asolo,

la riduzione dell’errore nella catena di somministrazione dei farmaci

viene ridotta di oltre l’80%.

INTERVENTI PRELIMINARIINTERVENTI PRELIMINARI

determinazione dei profili dei prodotti acquisibili da ciascuna U.O.;

inventario fisico dei prodotti presso il magazzino di

determinazione livello minimo di scorte di reparto;

percorso formativo preliminare e parallelo.

ciascuna U.O.;

FATTORI DI INVESTIMENTOFATTORI DI INVESTIMENTO

AZIONE RIVOLTA AI CAPI SALA

progetto formativo di 40 ore con corso CUOA del Fondo Sociale Europeo su gestione magazzini di reparto;

costante supporto nell’introduzione delle nuove metodologie e tecnologie;

riconoscimento finalizzato della quota variabile dell’indennità di coordinamento.

FATTORI DI INVESTIMENTOFATTORI DI INVESTIMENTO

AZIONE RIVOLTA AGLI OPERATORI DI MAGAZZINO E FARMACIA

intervento formativo on-site sulle nuove metodologie;

riconoscimento di un compenso di uno specifico progetto finanziato dalle RAR;

disponibilità a prendere una sede di servizi nell’Ospedale di precedente assegnazione, in alternativa alla nuova sede di Caerano S. Marco.

Queste azioni sono state oggetto di intesa con le OO.SS. del comparto.

FATTORI DI INVESTIMENTOFATTORI DI INVESTIMENTO

STRUTTURA DEL CENTRO SERVIZI DI LOGISTICA ULSS 8 A CAERANO S. MARCO (mq 2371), ATTREZZATA CON:

Scaffalature metalliche Modulblock: ml 3973, su superficie metri cubi 4801;

Posti pallet n. 1350 e n. 5650 celle di ubicazione (su superficie mq 1220);

Portata a posto pallet su scaffalatura kg. 950;

Portata celle ubicazione kg. 250 mq;

Scaffalature a gravità per gestione farmaco: celle di ubicazione n. 720 ml 448, su superficie mq 550.

FATTORI DI INVESTIMENTOFATTORI DI INVESTIMENTO

Celle a temperatura controllata con sistemi di rilevamento e segnalazione anomalie sulle 24H alla centrale di vigilanza;

Rete territoriale larga banda a fibra ottica.

Radiofrequenza per tracciabilità delle operazioni di:

• stocking;

• picking;

• transferring;

(verso crossdocking e uu.oo.);

Sistema di video sorveglianza 24H esterno all’immobile;

Rete territoriale larga banda a fibra ottica 1 Gbps nell’ULSS n. 8

CASTELFRANCO V.TOVia Ospedale

MONTEBELLUNAOspedale via Montegrappa

Centro Servizi CAERANO S.MARCO

ASOLOVia Forestuzzo, 41

f.o. f.o.

f.o.

CASTELFRANCO V.TOVia Ospedale

MONTEBELLUNAOspedale via Montegrappa

Centro Servizi CAERANO S.MARCO

ASOLOVia Forestuzzo, 41

f.o. f.o.

f.o.

SISTEMA INFORMATIVO

Software specifico gestione farmaci e beni economali;

Hardware di gestione nelle UU.OO. (PC, palmari);

Interfacciamento del nuovo gestionale di magazzino con nuovo sistema integrato ERP di contabilità/bilancio.

GESTIONE FARMACO:

MODULI DI REPARTO:

MONITORAGGIO PRESCRIZIONE:

FASE A FASE B FASE C FASE D

FUNZIONI DEL SISTEMA GESTIONALE FUNZIONI DEL SISTEMA GESTIONALE INFORMATICOINFORMATICO

• principi attivi• collegamento on-linecon database ufficiale • prezzi on-line

conaggiornamento costante

• allineamento giacenze

• scarico carico con causale

di reparto con magazzino centrale

• supporto tecnologie adeguate per

semplicità/velocità operazioni

• prescrizione

assistita

• trasmissione ordini

on-line

on-line

GESTIONE SCARICOCONSUMI A PAZIENTE:

• associazione

consumi a singolo paziente

Centro Servizi Caerano S. MarcoCentro Servizi Caerano S. Marco

RETE IPOTETICA DELLE PIATTAFORME RETE IPOTETICA DELLE PIATTAFORME LOGISTICHE NEL VENETOLOGISTICHE NEL VENETO