PALERMO, 28 febbraio 2011 Reingegnerizzazione e digitalizzazione del procedimento sanzionatorio-...

PALERMO, 28 febbraio 2011

Reingegnerizzazione e digitalizzazione del procedimento sanzionatorio-

amministrativo in materia di assegni

Curato da:Prefettura di Palermo - Area III – D.ssa Maria Danila SpagnaFacoltà di Ingegneria – Corso di Laurea in Ingegneria Gestionale- Prof. Umberto La Commare e Ing. Manfredi Bruccoleri


Obiettivo del progettoRaggiungere più alti livelli di efficacia, efficienza, qualità del servizio

Risultati attesi (nel lungo periodo)Contrazione del fenomeno degli illeciti amministrativiRiduzione dei conseguenti illeciti penaliProgressiva riduzione dell’arretrato Aumento delle entrate erarialiRiduzione del costo del servizio (in termini di risorse umane, carta, spazi di archivio)

Risultati raggiunti (nella fase di sperimentazione)Contrazione dei tempi del procedimentoIncremento della produttivitàMaggiori incassi per l’erario

Obiettivi e risultati


Il processo


Fase della contestazione AS-IS

Risorsa Attività

Esterne

Notai, Segretari comunali, Banca

d’Italia, Poste, Istituti bancari

• Inviano le segnalazioni delle violazioni (in modalità cartacea)

Interne

Dirigente •verifica la regolarità e la completezza della documentazione trasmessa

Operatore

•carica i dati e svolge l’accertamento anagrafico e/o tributario (in modalità cartacea)

•valida i dati, verbalizza e stampa la contestazione

Addetto alla spedizione •imbusta, registra e spedisce

Archivista •cura l’inserimento al fascicolo

I tempi del procedimento sono prossimi al termine prescrizionale (90 giorni)


Fase della contestazione TO-BE

Risorsa Attività

Esterne

Notai, Segretari comunali, Banca

d’Italia, Poste, Istituti bancari

• inviano le segnalazioni delle violazioni (in modalità elettronica)

Poste S.p.a.

•adottando il Sistema integrato notifiche, stampa, imbusta, spedisce la contestazione

•allega, sempre via internet, l’esito della spedizione direttamente al fascicolo elettronico

Interne Operatore

•effettua l’accertamento anagrafico e/o tributario in tempo reale via internet

•valida i dati, li invia telematicamente a Poste S.p.a.

•archivia nel fascicolo elettronicoDigitalizzazione del fascicolo

Si riducono le fasi e si accorciano i tempi del procedimento


Fase della contestazione

AS-ISAS-IS TO-BETO-BE

FONTI ESTERNEFONTI ESTERNE

DIRIGENTEDIRIGENTE

OPERATOREOPERATORE

ADDETTO SPEDIZIONEADDETTO SPEDIZIONE

ARCHIVISTAARCHIVISTA

FONTI ESTERNEFONTI ESTERNE

OPERATOREOPERATORE

POSTE SPAPOSTE SPA


Fase dell’ordinanza AS-IS

Risorsa Attività

Interne

Archivista

•preleva i fascicoli in stretto ordine cronologico•inserisce la ricevuta di ritorno della raccomandata con cui è stata spedita la contestazione e le eventuali memorie•Alla fine, inserisce tutta la documentazione al fascicolo

Collaboratoreesamina il fascicolo, emette e stampa l’ordinanza

Dirigente verifica e firma l’ordinanza

Addetto alla spedizione imbusta, registra e spedisce

I tempi del procedimento sono prossimi al termine prescrizionale (5 anni)


Fase dell’ordinanza TO-BE

Si annulla la movimentazione dei fascicoli cartacei, si abbreviano i tempi di trattazione e si riducono lo spazio d’archivio e i tempi del procedimento

Risorsa Attività

Interne

Archivista•allega eventuali memorie al fascicolo elettronico

Collaboratore

•esamina il fascicolo digitalizzato del nominativo. •sanziona tutte le violazioni commesse negli anni, emettendo il minor numero possibile di ordinanze, che invia telematicamente al dirigente.

Dirigente•valida le ordinanze, con firma elettronica o digitale, e le invia da PC a Poste

Esterne Poste S.p.a.

•stampa, imbusta, spedisce le ordinanze (tramite S.I.N.)•successivamente allega, sempre via internet, l’esito delle spedizioni direttamente al fascicolo elettronico


Fase dell’ordinanza

AS-ISAS-IS TO-BETO-BE


COLLABORATORECOLLABORATORE

DIRIGENTEDIRIGENTE

ADDETTO SPEDIZIONEADDETTO SPEDIZIONE



COLLABORATORECOLLABORATORE

DIRIGENTEDIRIGENTE

POSTE SPAPOSTE SPA


Interventi Vantaggi

Ricezione rapporti informativi solo per via telematica

1. Si elimina del tutto la fase di inserimento dati e verbalizzazione;

2. L’operatore valida soltanto i dati;3. La verbalizzazione avviene in maniera automatica;4. Il fascicolo viene digitalizzato;5. Notevole risparmio di personale, carta e spazi di

archivio.

Creazione di una rete interistituzionale con comuni,

anagrafe tributaria ed ente per la riscossione

1. La verifica anagrafica e/o tributaria avviene in tempo reale (eliminazione della corrispondenza cartacea e conseguenti tempi di attesa);

2. Si riducono le notifiche multiple e quindi i costi; 3. Diviene possibile una verifica in tempo reale dei

pagamenti delle O.I. prima della iscrizione a ruolo (eliminazione sgravi e/o contenzioso).

Utilizzo del “Servizio Integrato Notifiche” di Poste s.p.a.

1. Invio dei provvedimenti direttamente da PC (abolizione delle fasi di stampa, imbustamento, archiviazione cartacea con conseguente recupero di personale e risparmio carta).

Riepilogo del progetto di reingegnerizzazione e digitalizzazione


Interventi (già attuati a decorrere da settembre 2009):

1.Le pratiche correnti e arretrate vengono gestite simultaneamente;2.Le segnalazioni relative alle violazioni pervengono in modalità mista:

a. via internet da parte di Notai e Segretari comunali;b. in modalità cartacea da Banca d’Italia, Poste, Istituti bancari;

3.E’ stata creata una prima rete interistituzionale con Comune capoluogo e Anagrafe Tributaria.

Risultati ottenuti:

1.Sono stati ridotti i tempi del procedimento;2.E’ migliorata la produttività dell’ufficio;3.Si è riscontrato un aumento delle entrate.

Fase sperimentale


Fase sperimentaleSono stati ridotti i tempi del procedimento

Tempi rilevati prima dell’avvio del procedimento = 8 anni

Tempi rilevati a seguito della fase di sperimentazione = 1 anno e 10 mesi


Fase sperimentale E’ migliorata la produttività dell’ufficio


Fase sperimentaleSi è riscontrato un aumento delle entrate

* L’importo è relativo al periodo Gennaio-Ottobre 2010

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