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Manuale Fatturazione Elettronica - Versione 18.12

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Manuale “Fatturazione elettronica”

Versione 18.12 Questo manuale spiega come gestire le fatture elettroniche con PrometeoRifiuti: leggi solo i

paragrafi di tuo interesse sulla base delle funzionalità acquistate (solo generazione dell’XML, invio delle fatture attive allo SDI, consultazione delle fatture passive).

Indice del manuale:

Introduzione - Cos’è la fatturazione elettronica? ................................................................... 2 Qual è il ruolo di PrometeoRifiuti? ...................................................................................... 4

Impostazioni iniziali sull’anagrafica del cliente...................................................................... 5 Generazione del solo file XML con Prometeo ........................................................................ 6

Generazione, invio e conservazione del file XML con PrometeoRifiuti ....................................... 8 Verifica degli invii effettuati ............................................................................................. 11 Recezione dei file XML emessi dai tuoi fornitori (ciclo passivo) ............................................. 13

Impostazioni consigliate sull’intermediario di PrometeoRifiuti ............................................... 15

http://www.lineaprometeo.com/




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Introduzione - Cos’è la fatturazione elettronica?

Da Gennaio 2019, salvo proroghe, entrerà in vigore l’obbligo per tutte le aziende italiane (tranne per chi è in regime forfettario e le aziende agricole) di emettere esclusivamente Fatture

elettroniche al posto delle tradizionali cartacee per le vendite di beni e servizi a tutti i soggetti italiani inclusi i privati con il solo codice fiscale.

La fattura elettronica è un file XML che contiene in formato digitale tutti i dati del documento di vendita compreso il dettaglio dei righi.

L'Agenzia delle Entrate ha messo a punto un sistema di ricezione e invio di questi documenti chiamato SDI (Sistema Di interscambio).

Tutte le fatture elettroniche emesse dovranno essere necessariamente inviate allo SDI che si occuperà dell’inoltro al destinatario tramite PEC o intermediari.

Non sono consentiti invii diretti del file tra clienti e fornitori. Gli unici documenti validi a fini fiscali sono quelli transitati attraverso lo SDI.

Per facilitare la gestione delle fatture elettroniche, senza l’utilizzo della PEC o del portale

dell’agenzia delle entrate, esistono delle piattaforme terze, definite ‘intermediari’, che si occupano di spedire e ricevere i file .XML allo SDI e attivare la loro conservazione digitale a

norma. L’utilizzo di queste piattaforme garantisce anche la possibilità di consultare i documenti e stamparli in un formato tabellare analogo alle attuali fatture cartacee.





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Stessa sorte per le fatture dei fornitori che arriveranno esclusivamente attraverso lo SDI tramite PEC o dall’intermediario. Solo i documenti ricevuti attraverso SDI potranno essere registrati in contabilità e mandati in detrazione dell’IVA.

Un’eccezione alla gestione delle fatture elettroniche riguarda le fatture emesse o ricevute dall’estero. La normativa è esclusivamente italiana e per questi documenti si dovrà comportare come prima utilizzando le fatture cartacee.

E’ però in arrivo uno spesometro a cadenza mensile per inviare tutti i documenti esteri (acquisti e vendite) all’agenzia delle entrate. Prima scadenza, mese di febbraio.





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Qual è il ruolo di PrometeoRifiuti?

PrometeoRifiuti mette a disposizione gli strumenti per gestire al meglio la nuova normativa e saranno illustrati nel presente manuale.

Oltre al software per la generazione del file XML, forniamo il servizio di invio, di ricezione e di conservazione tramite il collegamento diretto a un intermediario.

Questo per garantire un servizio completo con un unico riferimento.

Vendite

Nuovo modulo per la gestione della fattura elettronica che permette la creazione e l’invio in formato xml delle fatture direttamente all’interno del nostro software.

Il flusso prevede principalmente i seguenti passaggi:

1) Generazione della fattura (da formulario/DDT o manuale) con le stesse modalità attuali; 2) La fattura viene convertita in formato XML; 3) La fattura viene inviata all’intermediario che la inoltra al SDI (se è stato acquistato il

relativo modulo per l’invio delle fatture attive) con monitoraggio della consegna della fattura.

Acquisti

4) Tutte le fatture dei fornitori arriveranno all’intermediario (se è stato acquistato il relativo modulo per la ricezione delle fatture passive) che darà la possibilità di stamparle in

formato tabellare, simile alle attuali fatture, attraverso un portale web.

N.B. Alcuni aspetti da tenere in considerazione rispetto all’avvio del nuovo sistema:

- La creazione delle fatture continuerà a svolgersi con le stesse identiche procedure del

passato, ma bisognerà successivamente associare la sola creazione (con invio a proprio carico) o la creazione/invio (tramite Prometeo) del file XML. Queste operazioni sono gestibili in modo semplice e veloce con Prometeo;

- Sarà comunque possibile associare alla fattura in formato XML, il “vecchio” formato cartaceo/pdf per dare evidenza immediata al cliente degli importi da pagare (anche se

tale formato non avrà valore fiscale); - L’Agenzia delle Entrate, anche per favorire un approccio graduale al nuovo sistema,

consentirà l’invio delle fatture entro il quindicesimo giorno del mese successivo alla sua

emissione. Quindi le fatture emesse nel mese di Gennaio 2019 potranno essere spedite sino al 15 di Febbraio (tale dilazione sarà valida fino a Giugno 2019).





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Impostazioni iniziali sull’anagrafica del cliente

Sulle anagrafiche clienti, linguetta “Fatture”, sarà necessario impostare il “Codice destinatario”

che consentirà allo SDI di recapitare correttamente la fattura al nostro cliente.

Vai quindi sulla voce di menu: “ANAGRAFICA

GENERALE > Anagrafica Generale” e indica il “Codice Destinatario” per ogni cliente.

N.B. L’indicazione del codice destinatario, benché caldamente consigliata, è facoltativa. In alternativa, può essere utilizzato l’indirizzo PEC (indicabile nell’apposito campo).

Una ulteriore soluzione praticabile consente di non indicare né il codice destinatario, né l’indirizzo PEC, solo a patto che il cliente si sia debitamente registrato in autonomia sull’apposito

sito predisposto dall’agenzia delle entrate https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/

(Anche la tua azienda può procedere a tale registrazione). Eventualmente, telefona al tuo

cliente per sapere come intende procedere.


https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/




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Generazione del solo file XML con Prometeo N.B. Devi leggere questa parte di manuale se la tua azienda ha deciso di gestire la SOLA

CREAZIONE del file XML con Prometeo, perché tu e/o il tuo commercialista vi occuperete dell’invio del XML e della sua conservazione digitale. Invece, se invece hai scelto di fare con

Prometeo invio e conservazione del file XML, vai al paragrafo successivo di questo manuale.

Successivamente all’indicazione del codice destinatario (e a seguito di configurazione da parte dei nostri tecnici), sarà possibile generare un file XML per ogni fattura creata con

Prometeo (sia essa automatica a partire da formulari/DDT o caricata manualmente).

Voce di menu: “Fatture > FATTURAZIONE ELETTRONICA > Generazione/Invio file XML.

N.B. L’invio dei file XML allo SDI è disponibile solo se hai

acquistato il relativo servizio, altrimenti dovrai procedere autonomamente (ad esempio inviando i file XML generati al tuo commercialista).

Tramite la seguente schermata, seleziona le fatture relative al periodo di interesse mettendo una

spunta e clicca su per procedere con la generazione dei file XML (uno per ogni

fattura).





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Compare il seguente messaggio per indicare che la

generazione è andata a buon fine:

Le fatture con XML generato potranno essere visualizzate selezionando l’opzione “Estrai… > Solo

fatture con file XML già generato” e saranno evidenziate in verde.

Il campo “Prog. Invio” indica il numero del file XML generato.

Il pulsante ti permette di accedere alla cartella di destinazione dei file XML

generati. Questi file dovranno essere inviati allo SDI con la modalità che più riterrai opportuna.

N.B. Non inviare allo SDI fatture di prova o comunque fatture emesse nell’anno 2018!





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Generazione, invio e conservazione del file XML con PrometeoRifiuti

N.B. Devi leggere questa parte di manuale se la tua azienda ha deciso di gestire con Prometeo

sia l’invio, sia la conservazione del file XML.

Successivamente all’indicazione del codice destinatario (e a

seguito di configurazione da parte dei nostri tecnici), sarà possibile generare e inviare un file XML per ogni fattura

creata con Prometeo (sia essa automatica a partire da formulari/DDT o caricata manualmente).

Voce di menu: “Fatture > FATTURAZIONE ELETTRONICA > Generazione/Invio file XML.

Tramite la seguente schermata, seleziona le fatture relative al periodo di interesse mettendo una

spunta e clicca su per procedere con la generazione e invio dei file XML (uno

per ogni fattura).

Una volta premuto il tasto, Prometeo ti darà messaggio di avvenuta generazione e spedizione

del file.





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In caso di anomalie nel dati del tuo cliente o nel corpo delle tue fatture, ti darà apposita segnalazione:

Spostati sulla linguetta “Anomalie” per individuare la causa. Correggi di conseguenza l’anagrafica cliente o la fattura che ha generato l’anomalia e riprova la

spedizione. In caso di ulteriori difficoltà, contatta il nostro supporto tecnico.





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Se la spedizione è avvenuta senza anomalie e desideri rivedere l’elenco delle fatture già spedite, puoi agire sul filtro:

Le fatture inviate saranno evidenziate in verde. Il campo “Prog. Invio” indica il progressivo

dell’invio.






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Verifica degli invii effettuati

Come detto, in fase di generazione e invio del file XML, Prometeo verifica da subito se la tua fattura e/o i dati del tuo clienti sono corretti.

Tuttavia, è prevista una seconda verifica fatta dallo SDI entro 5 giorni dalla spedizione del tuo

file, a seguito della quale avviene l’inoltro del file al tuo cliente finale.

Se, durante le verifiche, lo SDI dovesse individuare delle anomalie all’interno del tuo file XML sarà inviata una segnalazione visualizzabile da Prometeo.

Per verificare, con una certa frequenza, l’esito delle spedizioni dei tuoi

file XML vai sulla voce di menu “FATTURE CLIENTI >

FATTURAZIONE ELETTRONICA > Esito Invii”.

La colonna ’Stato’ ti consente di capire come lo SDI ha gestito il tuo file XML. Poni attenzione alle righe con stato ‘Rifiutato’, ‘Non Inviato’ o ‘Errore invio’.






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In alternativa, gli invii potranno essere verificati anche accedendo direttamente al portale dell’intermediario di PrometeoRifiuti.

A questo link:

https://fatturazioneelettronica.aruba.it/GUI/FepaApp/start.ashx#login

Appare una maschera di login: utilizza lo username e la password che i nostri tecnici ti hanno fornito.

Quindi clicca sul menu a sinistra: “FATTURE INVIATE”.

N.B. Se tu o il tuo commercialista vi occuperete in autonomia della ricezione dei file XML relative

alle fatture passive emesse dai tuoi fornitori (“ciclo passivo”), interrompi qui la lettura del manuale.





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Recezione dei file XML emessi dai tuoi fornitori (ciclo passivo)

N.B. Devi leggere questa parte di manuale se la tua azienda ha deciso di gestire con l’intermediario di Prometeo la ricezione, conservazione e consultazione delle fatture passive.

Anche i tuoi fornitori genereranno le loro fatture in formato XML e dovranno spedirtele

attraverso lo SDI. Prometeo ha una partnership con un’azienda intermediario che si occupa della ricezione dei file

XML e della loro conservazione digitale. SOLO se userai Prometeo per ricevere e conservare i file XML inviati dai tuoi fornitori, dovrai

comunicare ad essi il codice del nostro intermediario che è KRRH6B9.

Potrai consultare i file XML relativi alle tue fatture passive attraverso il portale web del partner di Prometeo.

Questo sito internet è linkato all’interno di Prometeo nella

voce al menu

“FATTURE > FATTURE FORNITORI > FATTURAZIONE ELETTRONICA > Ricezione fatture passive dallo SDI”

Appare una maschera di login: utilizza lo username e la password che i nostri tecnici ti hanno

fornito.





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Quindi clicca sul menu a sinistra: “FATTURE RICEVUTE.

Ti appariranno le fatture ricevute che non hai ancora letto.

Puoi cliccare su ciascuna di esse per vederle in anteprima in un più intuitivo formato A4.

Oppure premere sui tasti PDF che trovi sulla destra per esportarle in quel formato.





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Impostazioni consigliate sull’intermediario di PrometeoRifiuti Se usi l’intermediario di PrometeoRifiuti per gestire la conservazione delle fatture attive o la

ricezione e conservazione delle fatture passive, consigliamo di procedere con l’impostazione di una PEC per gestire le comunicazioni relative a invii/ricezioni effettuati/e dei file XML.

A questo link:

https://fatturazioneelettronica.aruba.it/GUI/FepaApp/start.ashx#login

Appare una maschera di login: utilizza lo username e la password che i nostri tecnici ti hanno fornito.

Quindi clicca sul menu a sinistra: “Carica Fattura > CONFIGURAZIONE > IMPOSTAZIONI” e imposta un indirizzo PEC da utilizzarsi per le comunicazioni da parte dello SDI. Inoltre, attiva la gestione delle “Notifiche su PEC”.


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