Fatturazione Elettronica · Fatturazione Elettronica ----- Manuale operativo utente Fatel Rispetto...

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Reg. Pile IT12110P00002965 - Capitale Sociale 100.000,00 I.V. Reg. Impr. AR n.03225010481 - REA AR - 94189 Azienda Certificata ISO 9001 - Certificato n. 9151 - CNS0 - IT-17778

Zucchetti Centro Sistemi S.p.A. - Software Division Palazzo delle Idee - Via Lungarno, 305/A 52028 Terranuova Bracciolini - Arezzo, Italy tel. +39 055 91971 - fax. +39 055 9197515 [email protected] - [email protected] - zcscompany.com

Filiali: Parma Via Benjamin Franklin, 31/A - 43100 Parma

tel. +39 0521 606272 -fax +39 0521 607747

Perugia Via della Valtiera, 227 - 06135 Perugia tel. +39 075 527 9893 - fax +39 075 5286595

Sassari Via Michele Saba, 2 - 07100 Sassari

tel. +39 079 298332 - fax +39 079 298332

Cagliari Via Abruzzi, 20 - 09122 Cagliari tel. +39 070 2099006 - fax +39 070 278799

Nuoro Via Iglesias, 63 - 08100 Nuoro

tel. +39 0784 202751 - fax +39 0784 202751

Fatturazione Elettronica --------------------------------------------------------------------- Manuale operativo utente Fatel Rispetto al precedente manuale operativo FATTURAZIONE ELETTRONICA PA E B2B rilasciato in fase di configurazione iniziale, con il presente manuale si vuole fornire una breve guida tecnica step by step per lemissione e linvio delle fatture elettroniche tramite il programma Fatel.

1. Passi da svolgere su Ad Hoc Emissione delle fatture e delle note credito nel gestionale AD HOC come di consueto, utilizzando le causali dedicate (comunicate al termine delle attivit di configurazione).

2. FATEL: verifiche da fare una tantum Di seguito vengono elencati alcuni controlli da effettuare al primo utilizzo di FATEL

1. Richiamare la maschera dei Dati Azienda da Archivi Dati azienda e premere il pulsante Altri dati

(evidenziato in figura):

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2. Controllare ed eventualmente impostare, il Regime fiscale (es. Ordinario):

Nel tab successivo Iscrizione Albo e REA si possono aggiungere ulteriori campi da riportare nel file xml generato (non obbligatori).

Fatture Attive - Passi da svolgere a regime per inviare la fattura a SDI Di seguito riportiamo i passi operativi da svolgere per linvio delle Fatture Elettroniche B2B e B2C. 1. Entrare in FATEL selezionando lazienda corretta (nel caso di gestione multi aziendale selezionare quella

corretta facendo doppio click sul campo evidenziato):

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2. Mediante i pulsanti interattivi posti nel desktop, entrare nella sezione della Fatturazione Elettronica PR:

3. Import Documenti da AD HOC

Dalla schermata premere il pulsante Importazione documenti per importare da Ad Hoc i nuovi documenti (con le relative anagrafiche clienti):

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Nuoro Via Iglesias, 63 - 08100 Nuoro

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Premere il pulsante Ok (senza modificare i check presenti nella maschera) per eseguire limportazione dati (documenti e anagrafiche) da Ad Hoc:

Attendere la fine del processo e premere Ok:

Rispondere Si alla seguente richiesta:

Questa verifica consente di gestire automaticamente fin da subito

labbinamento tra i codici di Ad Hoc (Causali, Codici IVA, Pagamenti

eccetera) e quelli del SDI.

N.B.: se per errore avete risposto No, possibile effettuare questa

operazione in un secondo momento (vedi al punto successivo)

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Si aprir in questo modo la maschera di gestione delle transcodifiche, con gli abbinamenti da gestire da parte

dellutente.

La procedura memorizzer gli abbinamenti effettuati in modo da non ripeterli le volte successive.

E necessario compilare il solo campo evidenziato nella figura sottostante, premendo il pulsante * si aprir la

lista dei codici disponibili.

Abbinamento tra Codice Gestionale e Codice SDI:

Tipologia Documento: la procedura chiede di abbinare la causale documento proveniente da Ad Hoc (nellesempio: EFAVI) con una delle tipologia documento messe a disposizione da SDI a livello nazionale. A titolo di esempio, le tipologie pi comuni gestite da SDI sono le seguenti: - TD01 = Fattura - TD04 = Nota Credito Natura IVA e Norma: labbinamento necessario per i codici IVA che hanno aliquota IVA pari a zero, per i quali si deve effettuare la corretta transcodifica in base alle Norme IVA dettate da SDI. A titolo di esempio: - N1 = Escluse ex art. 15 - N2 = non soggette - - N7 = IVA assolta in altro stato UE Con la stessa logica devono essere fatti gli abbinamenti, quando richiesti, per: - Condizioni Pagamento

- Modalit Pagamento

- Regime Fiscale

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Nuoro Via Iglesias, 63 - 08100 Nuoro

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- Condizioni Consegna

- Tipologia Cassa Previdenziale

Si riporta di seguito un esempio di compilazione della maschera, una volta terminati gli abbinamenti, premere il

tasto Aggiorna per memorizzare tutte le impostazioni.

Una volta effettuato limport e le transcodifiche premere Esci

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4. Cruscotto Fatture Emesse

La maschera consente di gestire tutte le fatture acquisite da Ad Hoc seguendo tutto il processo, dalla validazione fino allinvio a SDI.

Se in fase di import. non si premuto Si al messaggio delle transcodifiche, oppure ci si vuole assicurare di averle effettuate tutte, premere il pulsante Verifica in basso nella maschera e seguire i passaggi gi indicati precedentemente.

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Nuoro Via Iglesias, 63 - 08100 Nuoro

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Procedere, a questo punto, allelaborazione delle fatture importate seguendo gli step elencati:

4.1. Selezione

E possibile selezionarle singolarmente, a blocchi di n, oppure tutte, usando il pulsante Seleziona:

4.2. Validazione

In questa fase FATEL effettua una serie di controlli sulle fatture, per evitare il pi possibile casistiche di scarto da parte di SDI. Selezionare le fatture che si intende lavorare e premere il tasto Esegui. Se una fattura supera la validazione, possibile passare alla generazione del file. Diversamente, in caso di errore, compare il messaggio

vuol dire che uno o pi documenti (indicati con un quadrato arancione nella colonna Validazione) non hanno superato i controlli.

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Nuoro Via Iglesias, 63 - 08100 Nuoro

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Per procedere con la risoluzione guidata degli errori, selezionare la fattura da correggere e premere il pulsante

Log per apportare le dovute correzioni.

Di seguito abbiamo riportato i principali errori che possono verificarsi durante la validazione:

- Codice Destinatario / PEC mancanti:

la procedura chiede allutente di indicare lindirizzo telematico del cliente al quale inviare il documento.

Premendo il tasto Risolvi si aprir una maschera dove si potr indicare la PEC o il Codice Destinatario

del cliente:

IMPORTANTE: indicare solo uno dei due dati.

N.B.: nel caso in cui non si conosca nessuno dei due

dati, spuntare la casella Dati di indirizzamento non

conosciuti: la procedura inserir in automatico il

Codice Destinatario 0000000 previsto in questi

casi.

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Alla conferma, premere Si nella seguente maschera se si vogliono memorizzare le impostazioni

sullanagrafica del cliente in FATEL, in modo che la procedura non richieda pi tali informazioni:

Una volta corrette le anomalie, la schermata riporter in colore verde il problema che stato risolto:

Chiudere la maschera, selezionare la fattura appena corretta e premere nuovamente il pulsante Esegui.

Altri errori che possono presentarsi pi frequentemente possono essere: - Transcodifica mancante (nel caso non sia stata gestita in precedenza) - P.IVA. non corretta - Nazione mancante Anche tutti questi casi devono essere risolti con la stessa metodologia illustrata nei passaggi precedenti.

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Nuoro Via Iglesias, 63 - 08100 Nuoro

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4.3. Generazione:

Selezionare le fatture e premere il tasto Esegui per generare il file XML. Questa una fase che non richiede azioni ulteriori da parte dellutilizzatore. 4.4. Invio, Firma e conferma:

Premendo pi volte il tasto Esegui, la procedura effettua, sulle fatture selezionate, le azioni in cascata di invio al Digital Hub, firma digitale e invio poi a SDI. Le fatture inviate a SDI verranno spostate nella scheda Documenti in attesa

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Sassari Via Michele Saba, 2 - 07100 Sassari

tel. +39 079 298332 - fax +39 079 298332

Cagliari Via Abruzzi, 20 - 09122 Cagliari tel. +39 070 2099006 - fax +39 070 278799

Nuoro Via Iglesias, 63 - 08100 Nuoro

tel. +39 0784 202751 - fax +39 0784 202751

5. Aggiornamento stato fatture

Per le fatture inviate, elencate in questa scheda, periodicamente, necessario aggiornarne lo stato per conoscere lesito dellinvio a SDI.

Laggiornamento va fatto per i documenti che si trovano nelle seguenti fasi:

- Documenti in attesa, per abbinare il documento alla notifica di accettazione/scarto,

- Documenti Iter completato, per sapere se la fattura stata inviata in Conservazione Digitale.

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6. Esiti di notifica documenti inviati

I casi dopo linvio dei documenti a SDI sono:

6.1. Fattura ACCETTATA da SDI:

- La fattura consegnata e disponibile nel tab Documenti Iter completato

Va in CODI (COnservazione DIgitale) automaticamente

- La fattura non stata consegnata (ma sempre accettata) e disponibile nel tab Documenti Iter

completato

Si ha in questo caso una mancata consegna, significa che SDI non riuscito a consegnare la fattura al

Cliente.

Anche questa fattura andr in CODI automaticamente.

Sotto riportiamo un esempio di una fattura in stato Mancata Consegna:

Importante, in questo caso necessario:

a. Avvisare il cliente che la copia della fattura elettronica reperibile nel proprio cassetto fiscale

b. Consegnare al cliente la copia analogica o informatica (stampa o PDF) della fattura stessa.

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Cagliari Via Abruzzi, 20 - 09122 Cagliari tel. +39 070 2099006 - fax +39 070 278799

Nuoro Via Iglesias, 63 - 08100 Nuoro

tel. +39 0784 202751 - fax +39 0784 202751

Anche nel caso di queste fatture in mancata consegna, occorre aggiornare lo stato per verificare se vengono inviate in Conservazione Digitale.

6.2. Fattura SCARTATA da SDI:

Vediamo adesso la gestione dello scarto di una fattura che deve essere gestito in modalit diversa a seconda:

- entro 5 giorni dallesito di notifica

- oltre 5 giorni dallesito di notifica

E possibile gestire lo scarto entro i 5 giorni dalla notifica ricevuta, operando la dovuta correzione e rifacendo linvio completo seguendo i passi elencati:

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Sassari Via Michele Saba, 2 - 07100 Sassari

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Cagliari Via Abruzzi, 20 - 09122 Cagliari tel. +39 070 2099006 - fax +39 070 278799

Nuoro Via Iglesias, 63 - 08100 Nuoro

tel. +39 0784 202751 - fax +39 0784 202751

1. Premere il pulsante Log

Appare il motivo dello scarto (es. p.iva non valida/cessata, ecc)

2. Premendo il tasto Risolvi la procedura riporta alla relativa maschera in cui possibile fare la

correzione (es. anagrafica cliente)

Dopo la correzione, il log di elaborazione diventa verde ed possibile rifare linvio del documento premendo nuovamente il tasto Esegui.

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Nuoro Via Iglesias, 63 - 08100 Nuoro

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A seconda dellerrore presentato, se necessario, vi consigliamo di apportare le stesse modifiche anche nel gestionale Ad Hoc (es. P.IVA e/o C.F. cessata o non valida) in quanto questo non viene aggiornato automaticamente.

Se ci troviamo a gestire lo scarto dopo i 5 giorni dalla ricevuta di scarto, il documento non pi modificabile ed

necessario:

- Non tentare di modificare o cancellare il documento

- Emettere Nota di Variazione Interna con causale apposita nel gestionale, che non deve essere inviata al

SDI.

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Sassari Via Michele Saba, 2 - 07100 Sassari

tel. +39 079 298332 - fax +39 079 298332

Cagliari Via Abruzzi, 20 - 09122 Cagliari tel. +39 070 2099006 - fax +39 070 278799

Nuoro Via Iglesias, 63 - 08100 Nuoro

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Ricevimento Fatture Passive

1. Aprire il cruscotto relativo alla gestione delle fatture passive

2. Scaricare le fatture ricevute nel Digital Hub attraverso il tasto Agg./Sinc. selezionando lintervallo di tempo:

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Sassari Via Michele Saba, 2 - 07100 Sassari

tel. +39 079 298332 - fax +39 079 298332

Cagliari Via Abruzzi, 20 - 09122 Cagliari tel. +39 070 2099006 - fax +39 070 278799

Nuoro Via Iglesias, 63 - 08100 Nuoro

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3. La fattura ricevuta compare nel cruscotto delle fatture passive:

4. E possibile a questo punto visualizzare la fattura mediante il foglio di stile, con la possibilit di scegliere tra

i due modelli disponibili (ministeriale e semplificato):

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Sassari Via Michele Saba, 2 - 07100 Sassari

tel. +39 079 298332 - fax +39 079 298332

Cagliari Via Abruzzi, 20 - 09122 Cagliari tel. +39 070 2099006 - fax +39 070 278799

Nuoro Via Iglesias, 63 - 08100 Nuoro

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Esempio del modello semplificato

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Nuoro Via Iglesias, 63 - 08100 Nuoro

tel. +39 0784 202751 - fax +39 0784 202751

5. Se presenti, possibile visualizzare i documenti allegati alla fattura, premendo il tasto destro del

mouse su una fattura e selezionando la voce Allegati:

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Cagliari Via Abruzzi, 20 - 09122 Cagliari tel. +39 070 2099006 - fax +39 070 278799

Nuoro Via Iglesias, 63 - 08100 Nuoro

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6. Per completare la presa in carico delle fatture ricevute, possibile premere il tasto Esegui e selezionare

Aggiorna stato contabilizzazione in Da Contabilizzare

Le fatture si sposteranno nel tab Documenti completati

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Cagliari Via Abruzzi, 20 - 09122 Cagliari tel. +39 070 2099006 - fax +39 070 278799

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tel. +39 0784 202751 - fax +39 0784 202751

Manutenzione dei dati di FATEL e casi particolari da gestire FATEL gestisce separatamente le anagrafiche Clienti. I dati vengono importati dal gestionale AD HOC e, in questa maschera sullo sfondo, sono accessibili dal pulsante Clienti Privati

1. Anagrafiche clienti FATEL:

I dati vengono sincronizzati:

- Con limportazione delle fatture, i soli clienti movimentati vengono acquisiti automaticamente.

- Ogni variazione effettuata in FATEL non viene sovrascritta ad ogni importazione (se necessario, occorre

aggiornare la variazione del dato su Ad Hoc)

Nel tab dei dati principali, Il codice interno:

quello del FATEL, mentre Il codice

esterno: il codice dello stesso cliente nel

gestionale Ad Hoc .

Sempre nei dati principali sono presenti la

PEC e il Codice Destinatario

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Cagliari Via Abruzzi, 20 - 09122 Cagliari tel. +39 070 2099006 - fax +39 070 278799

Nuoro Via Iglesias, 63 - 08100 Nuoro

tel. +39 0784 202751 - fax +39 0784 202751

2. Visualizzazione dei due fogli di stile nelle fatture attive:

Come per le fatture passive, la visualizzazione dei due fogli di stile presente anche nei documenti attivi, premendo il pasto destro nella riga, come di seguito riportato:

3. Eliminazione di una o pi fatture importate

Nel caso in cui si voglia eliminare una o pi fatture importate, ma non ancora inviate, necessario: Selezionare la singola fattura e premere visualizza

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Perugia Via della Valtiera, 227 - 06135 Perugia tel. +39 075 527 9893 - fax +39 075 5286595

Sassari Via Michele Saba, 2 - 07100 Sassari

tel. +39 079 298332 - fax +39 079 298332

Cagliari Via Abruzzi, 20 - 09122 Cagliari tel. +39 070 2099006 - fax +39 070 278799

Nuoro Via Iglesias, 63 - 08100 Nuoro

tel. +39 0784 202751 - fax +39 0784 202751

Dalla gestione fatture privati, premere F5 oppure il cestino in alto nella barra degli strumenti

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Nuoro Via Iglesias, 63 - 08100 Nuoro

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Nel caso di eliminazione di pi fatture contemporaneamente: Selezionare le fatture in blocco e premere Visualizza

Si apriranno le fatture singolarmente che dovranno essere eliminate una ad una premendo il tasto F5 (oppure il cestino).

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4. Inserimento del riferimento alla Dichiarazione di Intento del cliente:

Per poter importare il riferimento alla dichiarazione di intento da Ad Hoc Revolution al FATEL, necessario effettuare alcuni controlli:

- In Adhoc Revolution controllare di aver inserito il protocollo telematico nella dichiarazione di intento di

riferimento (se il campo evidenziato sotto presente)

- In FATEL, seguendo il percorso archivi/Importazione dati/Parametri importazione:

o controllare che il numero del tracciato di importazione sia uguale o superiore al 1.1.7 (importante,

se inferiore NON MODIFICARE!);

o controllare che sia inserito il flag sul campo XML arricchito codifiche ASW, se non fosse presente

inserirlo e salvare.

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Nuoro Via Iglesias, 63 - 08100 Nuoro

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Diversamente, se il campo del protocollo telematico, nella dichiarazione di intento non presente (perch soggetto a aggiornamenti), occorre inserire nella fattura un rigo con servizio di tipo forfettario o fuori magazzino (no riga descrittiva) mettendo come descrizione il riferimento alla dichiarazione di intento. La riga sul documento sar ovviamente a importo zero