Lingua italiana (CT)2003-2004

Le applicazioni (3)

Relazioni e rapporti

Rapporti e relazioni

Rapporti e relazioni sono testi che hanno funzione eminentemente informativa: mirano, cioè, a comunicare dati in merito ad una questione o ad un set di questioni ben definite.

Alcuni rapporti possono avere anche finalità accessorie, come quella valutativa o argomentativa; in questi casi, il loro estensore non si limita a raccogliere informazioni per poi comunicarle neutralmente al suo destinatario, ma le analizza (magari istituendo dei paragoni) ed avanza, sulla base dell'analisi condotta, una serie di raccomandazioni la cui bontà cerca di sostenere

Esempi

Avrebbe, ad esempio, finalità schiettamente informativa, un rapporto nel quale un tecnico illustrasse al suo caporeparto le caratteristiche di un apparato per la stampa digitale di microfilm.

Avrebbe caratteristiche valutative se in questo rapporto, però, venissero messe a confronto due differenti apparecchiature e si stabilisse quale di esse sia la migliore, esso assumerebbe un chiaro intento valutativo.

Se, infine, il tecnico concludesse la sua relazione consigliando di acquistare proprio la macchina che gli fosse parsa più adatta ed adducendo, a sostegno della sua raccomandazione, una serie sensata di ragioni, ecco che il rapporto diverrebbe, in almeno una parte, argomentativo.

I rapporti sono testualità molto diffuse soprattutto in azienda, un ambiente nel quale è indispensabile una continua ed aggiornata dispersione delle informazioni a tutti i livelli.

Le caratteristiche comunicative e la struttura dei rapporti I rapporti e le relazioni possono avere strutture diverse: alcuni

tendono ad essere piuttosto informali e ad avere forma di lettera, altri ad essere molto complessi e formali e ad assumere la forma del saggio, tanto da potersi estendere anche per qualche centinaio di pagine.

I rapporti informali sono in generale indirizzati a destinatari che condividono l'ambiente o l'ambito lavorativo dello scrivente e concernono problemi condivisi e questioni note; la loro stesura è quindi, in genere, relativamente “economica”, perché l'autore non deve fornire informazioni di sfondo.

I rapporti formali, invece, sono diretti ad un uditorio più "lontano", che necessita, quindi, di un apparato informativo più ricco. Il fatto che la audience sia poco nota fa inoltre sì che il linguaggio sia più controllato e che il documento sia più curato dal punto di vista formale più tradizionale da quello strutturale.

Le caratteristiche comunicative e la struttura dei rapporti Pressoché tutti i rapporti comprendono in

generale 3 sezioni fondamentali (a loro volta articolate in più sottosezioni): una sezione di introduzione, in cui si inquadra la

questione che viene affrontata nel testo; una sezione di analisi del problema e di

trasmissione dell'informazione fondamentale (corpo del documento);

una sezione di conclusione, in cui vengono riepilogati i dati acquisiti.

I rapporti informali

I rapporti informali possono avere l'aspetto di una lettera o quello di un saggio di breve o media lunghezza. I rapporti organizzati in forma di lettera mostrano, in genere: un blocco dedicato all'estensore, che comprende la data di redazione

ed il nome (ed eventualmente la qualifica) del redattore; un blocco dedicato al ricevente, che include il nome (ed

eventualmente la qualifica) del destinatario un blocco dedicato all'argomento; questo ha contenuto molto

variabile, ma include per lo più: un capoverso introduttivo, in cui si indicano le ragioni che hanno resa

necessaria la comunicazione e che inquadra il problema; un capoverso opzionale in cui si offrono informazioni sui metodi di

raccolta dei dati e sui criteri che si sono seguiti per convalidarli; una serie di capoversi in cui si analizza a fondo il problema e si

forniscono le informazioni fondamentali (quelle che giustificano la stesura del rapporto);

uno o più capoversi, opzionali, in cui si fanno considerazioni di vario tipo in merito al problema e si offrono anche alcuni consigli per risolverlo;

un capoverso opzionale di chiusura, in cui si riepilogano i dati salienti della comunicazione.

I rapporti formali

Un rapporto formale è un testo relativamente ampio e complesso.

Le tre sezioni che costituiscono il vero e proprio corpo del testo (quelle che abbiamo già identificato come caratteristiche di ogni rapporto - introduzione, analisi e conclusione) - sono di norma articolate in più sottosezioni.

Esse possono essere anticipate da una sezione di apertura che include materiale introduttivo (la lettera di trasmissione, il frontespizio e così via)…

…e seguite da un'altra sezione di chiusura in cui viene di norma collocato materiale documentario ed accessorio.

Gli elementi di apertura

Tra gli elementi di apertura di un rapporto si contano: la lettera di trasmissione il frontespizio il sommario l'elenco delle tavole e delle figure l'abstract e/o l'executive summary.

Gli elementi di apertura

La lettera di trasmissione, che è in generale piuttosto breve, ha il compito di presentare il rapporto al suo destinatario. Essa, di norma, spiega quale sia l'oggetto del rapporto e quali siano le ragioni che hanno portato alla sua stesura; presenta i punti chiave del documento e indica la disponibilità dell'estensore a fornire al destinatario tutti i chiarimenti eventualmente necessari.

Il frontespizio presenta sempre il titolo del rapporto; il nome, la professione ed il recapito del destinatario; il nome dell'estensore o del team che ha lavorato alla stesura del documento, l'associazione o impresa a cui i redattori fanno riferimento ed il loro recapito. In calce al frontespizio è indicata la data di stampa.

Il sommario è un elenco dei titoli dei capitoli, dei paragrafi e dei sottoparagrafi in cui si articola il documento con i loro numeri di pagina.

L'elenco delle tavole e delle immagini presenta una lista di tutti i sussidi visivi inclusi nel documento. In generale l'elenco delle tavole e delle immagini viene omesso se esse sono poco numerose.

L'abstract è semplicemente un riassunto, mentre l'executive summary è una sua versione meno sintetica, che può, in linea di massima, evitare la lettura dell’intero rapporto e che è progettata soprattutto per i dirigenti.

Il sommario

L’executive summary

La sezione introduttiva

La sezione introduttiva di un rapporto - la prima del vero e proprio corpo del documento include normalmente: una sottosezione in cui si analizza la questione che ha dato

origine al rapporto ed in cui si evidenziano le finalità per cui esso è stato approntato;

una sottosezione opzionale in cui si anticipano molto brevemente i dati rilevanti emersi dalla ricerca e dall'analisi dei dati;

una sottosezione opzionale in cui si preannunciano molto sommariamente le raccomandazioni, se il rapporto ne prevede.

La sezione introduttiva

Le sezioni centrale e conclusiva

La sezione centrale del rapporto - la seconda del vero e proprio corpo del documento, e la più importante - si articola in genere nelle seguenti parti: una sottosezione opzionale in cui si inquadra storicamente o

geneticamente la questione oggetto del rapporto; una sottosezione opzionale in cui si analizza la letteratura

esistente sull'argomento; una sottosezione opzionale in cui si rende conto dei metodi

seguiti per la raccolta dei dati impiegati nell'analisi; una sottosezione in cui si comunicano i dati impiegati

nell'analisi; una sottosezione in cui si analizzano ed interpretano i dati; una sottosezione in cui si traggono le conclusioni sulla base

delle analisi svolte; una sottosezione opzionale in cui si fanno delle

raccomandazioni sulla base delle conclusioni cui si è giunti nel corso dell'analisi precedente.

La sezione di chiusura

La sezione conclusiva del rapporto - esterna al testo vero e proprio, come si è già detto - può comprendere uno o più elementi diversi, tra i quali si contano, di norma: una o più appendici documentarie, nelle quali

possono essere collocati tabulati numerici, trascrizioni di testi legislativi, excerpta testuali, testi di vario tipo, trascrizioni di interviste, grafici o altro ancora;

un glossario dei termini tecnici, delle abbreviazioni e delle sigle;

una bibliografia.

La sezione di chiusura

La sezione di chiusura

La sezione di chiusura

La sezione di chiusura

Come si titola un rapporto

Come si titola un rapporto? I titoli di un testo tecnico - e quindi anche quelli di un rapporto - dovrebbero

essere brevi ed informativi. "Informativi" significa che dovrebbero indicare quale sia il contenuto della sezione di documento cui si riferiscono, e che non dovrebbero limitarsi, se non in alcune sezioni istituzionali, a svolgere la funzione di etichette di sezione.

Per esempio, invece di titolare in questo modo... Abstract Introduzione Corpo

  Paragrafo 1    Paragrafo 2    Paragrafo 3    ...

ConclusioniAppendice

Come si titola un rapporto

...può essere meglio farlo in quest'altro:Abstract

Introduzione: scrivere da professionisti La scrittura tecnica: sfide ed opportunità    Paragrafo 1: la sfida della funzionalità    Paragrafo 2: la sfida della chiarezza    Paragrafo 3: la sfida dell'usabilità Conclusioni: l'importanza della formazioneAppendice: i dati sui corsi in Italia

Come si organizzano le pagine

Come in altri documenti professionali di una certa estensione, anche nel rapporto lungo la numerazione delle pagine dovrebbe essere in numeri romani per la premessa, in numeri arabi per il corpo del documento e per la sezione conclusiva.

I numeri di pagina andranno collocati nella testatina o nei piè di pagina; i testi per il Web non hanno paginazione; se lo si desidera, tuttavia, per facilitare il reperimento delle informazioni e rendere più agevole il riferimento ad un punto preciso del testo nelle citazioni, si possono numerare i capoversi, racchiudendo il numero tra parentesi quadre ([57]).

Le note al testo – che non dovranno essere troppo numerose - andranno poste preferibilmente a piè di pagina; materiale esplicativo o di approfondimento di particolare ampiezza sarà, invece, relegato nelle appendici.

Quanto alla struttura generale della pagina, in un testo a stampa si lascino margini sufficientemente ampi per l'annotazione (almeno 3 cm. per lato).

Quali e quanti font usare

Come in tutti i documenti "seri" ed in quelli tecnici, anche nei rapporti si dovrebbe fare un uso moderato e ragionevole dei caratteri grafici, resistendo alla tentazione di sfruttare appieno le possibilità di formattazione messe a disposizione dai programmi di impaginazione elettronica.

Una regola di massima potrebbe essere la seguente: in un rapporto si usino al massimo tre caratteri differenti: uno per il corpo del testo, uno per i titoli ed uno per sezioni specifiche (box, inserti...). Meglio ancora, se ne usino solo due: uno per il corpo del testo ed i titoli, ed uno per le sezioni specifiche. Ciò non riduce le possibilità espressive, se si conta che è sempre possibile modificare liberamente dimensioni, peso e colori di ciascun carattere.

PREMESSA

Lettera di trasmissione Opzionale

Frontespizio Necessario

Sommario Opzionale

Elenco delle tavole e delle figure Opzionale

Sommario Opzionale

Abstract (riassunto) Opzionale

SEZIONE CENTRALE

Sezione di inquadramento storico del problema Opzionale

Sezione di analisi della letteratura esistente Opzionale

Sezione di presentazione della metodologia seguita nell'analisi Opzionale

Sezione di presentazione dei dati Necessaria

Sezione di analisi ed interpretazione dei dati Necessaria

Sezione di presentazione delle conclusioni Necessaria

Sezione di presentazione delle raccomandazioni Opzionale

SEZIONE CONCLUSIVA

Appendice documentaria Opzionale

Glossario Opzionale

Bibliografia Opzionale