L’Azienda.Gruppo Coin è leader in Italia nel retailabbigliamento con una quota di mercato del 6,2%.Opera sul mercato italiano ed internazionale con imarchi OVS, Coin, Upim, Iana ed Excelsior Milanocon un totale di 1.020 punti vendita in Italia e 117all’estero che si estendono su un’areacommerciale pari a 840mila metri quadri. Il Gruppooccupa 9.511 dipendenti e nel 2011 ha registratovendite pari a 1.647,8 milioni di euro e un Ebitda di183,1 milioni di euro. OVS è la prima azienda inItalia nel fast fashion. Conta 668 negozi in Italia eall’estero, più di 13 milioni di clienti all’anno, oltre115 milioni di capi venduti. Coin proponeun’esperienza multi brand e multi categoryriassunta nel claim “new shopping experience”.Conta 101 department store nei centri storici dellepiù importanti città italiane. Ogni anno registra lapresenza di circa 46 milioni di visitatori con 20,5milioni di capi di abbigliamento venduti. Upim è undepartment store di fascia medio/medio bassapresente in Italia con 37 punti vendita diretti e 118in franchising per un totale di 210.000 mq.Iana è una catena di negozi di abbigliamentobambino. Excelsior Milano, luxury boutique storein cui si contaminano moda, food, designprogettato da Jean Nouvel e Monica Armani.Inaugurato nel settembre 2011 è ormai diventatoun punto di riferimento per le fashion communityinternazionali. La catena di approvvigionamentoprodotti di Gruppo Coin si estende su una reteinternazionale di fornitori e in Italia poggia su duegrandi magazzini a Milano e Piacenza. Il volume diprodotti che arrivano sugli scaffali dei puntivendita dei diversi brand del Gruppo supera i 180milioni di pezzi.

CUSTOMER PROFILE

Il Problema Della ManutenzioneDegli Asset.

Tra gli asset da gestire nei punti vendita dei diversi brand di Gruppo Coin si trovano

impianti di condizionamento, impianti elettrici, di rilevazione fumo, di allarme, antincendio,

di sollevamento, di diffusione sonora e la componente hardware dei sistemi di

trasmissione dati.

La gestione della manutenzione di questi impianti e attrezzature è da sempre delegata a

circa venti aziende esterne attraverso specifici contratti con SLA (Service Level

Agreement) definiti tra azienda e fornitori. Le aziende di manutenzione operano sotto lo

stretto coordinamento di Gruppo Coin attraverso le varie figure del Direttore del Punto

Vendita, dell’Assistente Tecnico di Area e della Direzione Tecnica Centrale.

La gestione delle attività di manutenzione ordinarie e straordinarie svolte dalle società

esterne è sempre stata effettuata con il supporto di fogli Excel e file Word e attraverso

email, sms e chiamate telefoniche. “Strumenti assolutamente insufficienti – spiega

l’Ingegner Andrea Scussel, Responsabile dei Servizi Tecnici, Gruppo Coin - per garantire ai

nostri servizi tecnici un efficace monitoraggio e controllo del servizio di manutenzione”.

L’assenza di strumenti specializzati rendeva infatti impossibile controllare e analizzare in

modo preciso il rispetto da parte dei fornitori esterni delle prestazioni definite negli SLA

contrattuali e quindi tenere sotto controllo i costi effettivi e l’efficienza complessiva

del servizio.

Gli Obiettivi.

Una peculiarità delle attività di manutenzione in Gruppo Coin risiede nel fatto che i siti

interessati, sia pur con caratteristiche diversificate, non sono di grandi dimensioni, e

nessuno di essi richiede la presenza fissa di uno specialista interno di manutenzione. Per

quanto riguarda gli interventi di tipo ordinario, questi possono avere, secondo i casi,

cadenze settimanali, quindicinali o mensili per cui è importante una loro rigorosa

programmazione; in caso di allarmi o richieste di interventi straordinari, queste vengono

richieste generalmente da una figura non tecnica come il direttore del punto vendita, che

richiede l’intervento della società specializzata esterna. Per poter controllare e monitorare

la situazione occorre quindi gestire una triangolazione di compiti e responsabilità tra il sito

che genera la chiamata, la società esterna che riceve la chiamata ed effettua l’intervento e

la struttura tecnica interna; questa è costituita da venti specialisti guidati da Scussel che

devono conoscere e avere sotto controllo tutti questi flussi di attività, di chiamate e di

interventi, per verificarne l’effettiva necessità e l’adeguatezza, dal punto di vista tecnico, e

per poter effettuare inoltre un monitoraggio costante per evitare l’addebito di costi

aggiuntivi non giustificati.

Gruppo COIN gestisce la Manutenzionedei suoi oltre 600 Punti Vendita con lasoluzione Infor EAM

Vista la limitatezza degli strumenti a disposizione per supportare in

modo adeguato tutte queste attività di gestione, controllo e

monitoraggio, nel corso del 2009 Scussel e il suo team decidono

di stabilire le proprie esigenze fissando una serie di obiettivi:

• creare un database partendo dall’anagrafica degli asset

presenti nei diversi punti vendita e quindi costruire un sistema

a cui i fornitori esterni avrebbero dovuto adattarsi;

• gestire le informazioni e i flussi informativi delle operazioni

legate alle attività di manutenzione in modo da avere una

conoscenza precisa della situazione, controllare il rapporto con

i fornitori e il rispetto degli SLA contrattuali da parte loro;

• controllare e contenere i costi soprattutto delle chiamate extra

comunque generate dal punto vendita.

Il raggiungimento di questi obiettivi richiedeva la disponibilità di

uno strumento informatico adeguato.

Sin da subito viene avviata una software selection per la ricerca di

questo strumento, che si indirizza su Infor™ EAM Enterprise e sul

prodotto di un altro importante fornitore. Dopo circa due mesi di

verifiche e confronti tra le due applicazioni e il coinvolgimento della

struttura IT aziendale per le verifiche degli aspetti più tecnici, a fine

2009 Gruppo Coin sceglie il prodotto di Infor, anche perché la

società produttrice, spiega Scussel “ci è sembrata particolarmente

attiva, ricettiva e flessibile rispetto alle nostre esigenze”.

Infor EAM Enterprise è una soluzione di gestione degli asset

aziendali con architettura web che consente di gestire il ciclo di

vita degli asset aziendali e agevola il loro rendimento ottimale.

Gestisce i dettagli quotidiani relativi alle attrezzature e agli impianti

dal momento dell'acquisto fino alla loro dismissione. I processi

configurabili di gestione degli ordini di lavoro forniscono ai clienti

gli strumenti per semplificare le attività che partono

dall’acquisizione del lavoro fino alla sua realizzazione. Tra le

funzionalità principali di EAM Enterprise figurano la gestione del

ciclo di vita degli asset, la gestione degli ordini di lavoro con

manutenzione predittiva e preventiva e la gestione del magazzino

allineata con attività di manutenzione programmata e supportata

mediante l’approvvigionamento di materiali e servizi.

Per l’implementazione e la realizzazione del progetto basato sul

prodotto di Infor è intervenuta, come partner di Infor, la società

Know-How di Padova che, a giudizio dell’ingegner Scussel “si è

dimostrata molto flessibile, presente e competente”.

La prima fase del progetto, guidato da un team costituito dagli

specialisti di Know How e da quelli della struttura tecnica di Gruppo

Coin, ha visto il trasferimento dell’anagrafica degli asset dei singoli

punti di vendita sul nuovo strumento e l’individuazione delle figure

e delle entità interne ed esterne all’azienda (Direttore punto

vendita, Servizi tecnici, Fornitori dei servizi di manutenzione,

Contabilità, Controller) che potevano accedere al sistema, con i

diversi livelli di autorizzazione, e alle informazioni in esso

contenute.

Nel 2011, a un anno dalle prime implementazioni, il sistema era

operativo. Secondo Scussel “nel corso dello sviluppo del progetto

non si sono registrati problemi specifici; le esigenze e le richieste di

adattamenti emerse in questa fase sono state raccolte e risolte in

modo positivo”.

Per circa due mesi il sistema è stato testato, coinvolgendo i

direttori dei punti vendita di una trentina di siti e raccogliendo i loro

rilievi; in seguito si è estesa la rete di copertura del nuovo sistema

ai diversi punti vendita, processo che è stato completato, nel

rispetto dei tempi fissati, entro giugno del 2011.

In sintesi.SoluzioneEAM

ProdottoInfor EAM Enterprise

PaeseItaly

2INFOR > INFOR EAM ENTERPRISE

“Siamo soddisfatti sia di EAM Enterprise sia di Infor. EAM Enterprise ha mantenuto fede atutte le promesse, ed è diventato un insostituibile strumento di controllo e un importantepunto di riferimento per l’azienda. Infor ha saputo ascoltare le nostre richieste e hafavorito la costituzione di un team di lavoro che si è mosso sulla base delle nostreesigenze e le ha tradotte nelle soluzioni più adeguate”.

—INGEGNER ANDREA SCUSSEL, RESPONSABILE DEI SERVIZI TECNICI, GRUPPO COIN

I Benefici.

L’architettura del sistema prevede l’accesso via web

all’applicazione dai singoli punti vendita. L’anagrafica del sistema è

in rete e collegata al singolo negozio, il cui direttore può vedere lo

stato dei diversi asset e la programmazione degli interventi

previsti, con le eventuali variazioni introdotte dai fornitori dei servizi

in funzione dei loro impegni.

Le anagrafiche dei punti vendita vengono aggiornate

automaticamente da ogni intervento di manutenzione ordinaria o

straordinaria consentendo così di tenere traccia dei costi degli

interventi e dei materiali impiegati. Questo porta a ottenere una

situazione aggiornata, consultabile e gestibile degli asset, punto di

partenza di un sistema di Asset Management integrato.

Il sistema è attivo da pochi mesi, ma in futuro e con l’inserimento

di una quantità significativa di dati nell’anagrafica del database,

sarà possibile effettuare analisi storiche e di dettaglio sui singoli

asset, utilizzare tecniche e strumenti di business intelligence

(scoreboard, key performance indicator) analizzare le attività

svolte e controllare in modo più preciso costi, tempi e modalità

degli interventi, in modo da verificarne la coerenza rispetto alle

condizioni contrattuali e agli SLA (Service Level Agreement) definiti

con i fornitori dei servizi di manutenzione e consentire eventuali

rinegoziazioni di singoli contratti.

Tra le realizzazioni originali sviluppate nel corso del progetto,

Scussel cita quella riguardante la cosiddetta ‘Bacheca virtuale’

sviluppata dagli specialisti di Know-How sulla base di una richiesta

presentata dai Servizi Tecnici di Gruppo Coin. Come spiega il

manager “la bacheca è costituita da un foglio di lavoro su cui

vengono inserite richieste di lavoro da parte del direttore del

negozio o dello stesso fornitore.

Questa richiesta rimane allo stato virtuale finché non viene valutata

e autorizzata dal Servizio Tecnico, il solo che può decidere se la

richiesta è urgente e quindi assegnarle una priorità, o in caso

contrario accodarla ad altri interventi già previsti, oppure chiedere

un preventivo più accurato”

Uno strumento di gestione come EAM Enterprise ha un impatto

positivo molto significativo sul modo di lavorare e sui processi

aziendali. Nel caso di Gruppo Coin, poi, questo impatto è particolare

proprio per le caratteristiche strutturali dell’azienda. Infatti, spiega

l’ingegner Scussel, “per una realtà come Coin costituita da tante

unità medio-piccole distribuite su tutto il territorio nazionale il

nuovo sistema basato su EAM Enterprise costituisce ormai un

punto di riferimento fisso e uno stimolo a practice e

comportamenti omogenei da parte sia dei direttori dei numerosi

punti vendita sia dei diversi fornitori dei servizi di manutenzione”.

E per i fornitori dei servizi di manutenzione l’utilizzo di EAM

Enterprise si è rivelato di grande beneficio anche per un ulteriore

motivo. Dovendo servire punti vendita come quelli del Gruppo Coin

presenti in tutte le provincie d’Italia queste aziende possono

utilizzare il sistema per organizzare la propria attività e ottimizzare

tempi e modalità di intervento, soprattutto quando, come accade in

molti casi, lo stesso fornitore si trova a dover servire più punti di

vendita. “Siamo soddisfatti sia di EAM Enterprise sia di Infor.

L’applicazione ha mantenuto fede a tutte le promesse, ed è

diventata un insostituibile strumento di controllo e un importante

punto di riferimento per l’azienda. Infor ha saputo ascoltare le

nostre richieste e ha favorito la costituzione di un team di lavoro

che si è mosso sulla base delle nostre esigenze e le ha tradotte

nelle soluzioni più adeguate”, ha affermato Scussel.

INFOR > INFOR EAM ENTERPRISE3

Prossimi sviluppi.

Naturalmente il progetto basato su EAM Enterprise non è concluso,

ma prevede una serie di nuovi passi. Resta ancora da completare

la copertura del parco degli asset da gestire, visto che alla data

dell’avvio del progetto non erano stati considerati i punti vendita

Upim, in cui le operazioni di manutenzione degli asset erano allora

gestite da uno specifico prodotto software.

Sono inoltre previste una serie di nuove implementazioni, a partire

dall’integrazione su dispositivi mobili di tutte le attività e le

operazioni effettuate dalle società esterne. I fornitori di servizi

potranno così accedere ai piani di manutenzione relativi ai punti

vendita di loro competenza, aprire e chiudere i propri interventi a

partire da questi dispositivi. Con gli stessi dispositivi potranno

anche leggere i bar code che verranno successivamente applicati

ai singoli asset per consentire una loro rapida e univoca

identificazione.

Infor.

Infor è il terzo fornitore al mondo di applicazioni enterprise e di

servizi. Offre il proprio supporto a oltre 70.000 aziende di

medie e grandi dimensioni con l'obiettivo di migliorare le

attività operative e di favorire la crescita in numerosi settori.

Per ulteriori informazioni su Infor, visitare il sito

www.it.infor.com.

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