1

E-ProcurementSoluzioni Internet per le aziende

Seminario on line

E-Procurement

2

E-Procurement Seminario sulle soluzioni Internet per le aziende

3. Benvenuto

4. Obiettivi

5. Approvvigionamento

6. Definizione di E-Procurement

7. Elementi di E-Procurement

8. Fasi dell’E-Procurement

9. I vantaggi dell’E-Procurement

10. Requisiti per avere successo

11. Soluzioni tecnologiche

12. Conclusioni

Seminario on line

3

Benvenuto al seminario on line di Cisco Systems sull’E-Procurement.

Negli ultimi anni Internet ha aiutato molte aziende a snellire i propri processi produttivi utilizzando diverse

soluzioni. L’E-Procurement applica le tecnologie Internet al processo di acquisto nella supply chain di un’azienda.

Con l’automazione dei processi di acquisto le aziende possono condividere i dati con i propri fornitori

e comprendere meglio i rapporti tra la domanda e l’offerta.

Partendo dal concetto di E-Procurement arriveremo a capire come è possibile migliorare il processo di acquisto.

Seminario sull’E-Procurement

Benvenuto

4

In questo seminario saranno discussi gli aspetti commerciali legati all’introduzione dell’E-Procurement

nella tua azienda.

Analizzeremo innanzitutto il concetto di ‘acquisto’ e la sua trasposizione sul Web, ovvero l’E-Procurement.

Scoprirai inoltre tutti i vantaggi che la tua azienda potrà avere attraverso l’E-Procurement.

E infine, tratteremo le soluzioni di implementazione dell’E-Procurement e di tutto ciò che è necessario

per introdurlo nella tua società.

Seminario sull’E-Procurement

Obiettivi

5

“Un momento. Nella mia piccola azienda di 40 persone non abbiamo in realtà né il tempo né il bisogno

di organizzare i nostri acquisti come quelli di una grande azienda. Non credo perciò che l’E-Procurement

sia indispensabile per noi, almeno fino a quando non diventeremo un po’ più grandi. Sei d’accordo?”

“Non proprio. Le applicazioni Internet attuali sono spesso scalabili e possono adattarsi perfettamente ad aziende

di qualsiasi dimensione. Di solito la maggior parte delle applicazioni aziendali è rivolta alle grandi imprese.

Oggi, tuttavia, si cerca di renderle disponibili ad aziende di ogni dimensione e spesso vengono anche pensate

per il Web”.

“Ogni azienda, per poter svolgere le proprie attività, ha bisogno di acquistare, continuamente, beni e servizi.

Gli acquisti possono essere diretti, si acquistano ad esempio materie prime per la produzione di prodotti o per

i servizi che la stessa azienda offre ai propri clienti; oppure possono essere indiretti, necessari cioè per

la manutenzione, per le riparazioni o le operazioni di routine dell’azienda. In generale questi tipi di acquisto

vengono chiamati approvvigionamenti”.

“Quando un’azienda ha bisogno di identificare aree potenziali di riduzione dei costi, l’approvvigionamento

è spesso il primo della lista. La riduzione dei costi potrebbe essere attuata con una negoziazione di contratti

migliori, con la ricerca di un fornitore più competitivo, con la concentrazione di tutti gli acquisti in una funzione

centralizzata, e così via. Nonostante tutti questi sforzi, comunque, gli approvvigionamenti possono continuare

ad essere un processo complesso e costoso”.

“Come vedremo in seguito, il processo di E-Procurement ti permetterà non solo di migliorare ulteriormente

i processi di approvvigionamento, ma anche di ridurre i costi ad essi associati”.

Seminario sull’E-Procurement

Approvvigionamento

6

“Ma l’E-Procurement non coinvolge l’utilizzo dei computer per la preparazione e la documentazione

degli acquisti? Noi usiamo già il foglio elettronico e archiviamo gli acquisti in un database, non è sufficiente?”

“L’E-Procurement va ben oltre tutto ciò. Si tratta di un termine generico che definisce le tecnologie e i processi

che permettono alle organizzazioni di gestire il processo di approvvigionamento su Internet, senza l’utilizzo

di supporti cartacei”.

“L’E-Procurement, ovvero l’approvvigionamento attraverso il Web, è in pratica un’applicazione che permette

ad un’azienda di acquistare in modo automatico i beni e i servizi di cui ha bisogno per la propria attività”.

“Gli acquisti possono comprendere parti di prodotti, materie prime, soluzioni personalizzate, forniture speciali

o quei prodotti che un’azienda utilizza per la manutenzione, le riparazioni o le operazioni in generale”.

Seminario sull’E-Procurement

Definizione di E-Procurement

“D’accordo, utilizzo già Internet per le e-mail e per il Web, ma, secondo te, potrei già sostituire alcune

delle telefonate e i fax legati ai miei approvvigionamenti con le e-mail e chiamare tutto ciò E-Procurement?”

“Non esattamente, l’E-Procurement utilizza la Web Communication ma va ben oltre la comunicazione elettronica

con i tuoi fornitori. Tutti gli elementi del processo di acquisto possono essere integrati in una soluzione

di E-Procurement”.

“Il processo di acquisto inizia di solito con la selezione dei fornitori per determinati prodotti.

Con l’E-Procurement puoi utilizzare cataloghi on line consolidati che offrono prodotti provenienti da vari

fornitori tutti attentamente selezionati. Puoi quindi scegliere il fornitore che ti offre globalmente la soluzione

migliore, puoi accedere allo stesso catalogo da qualsiasi postazione della tua azienda e consultare on line tutta

la complessa documentazione legata ai contratti”.

“Le fasi di approvazione interna, per esempio, per le richieste di acquisto, possono essere facilmente

automatizzate e collegate ai prodotti selezionati. Le successive transazioni di acquisto, come l’elaborazione

degli ordini e il loro invio al fornitore, possono essere poi completate attraverso il Web”.

“Il follow-up e il controllo dell’avanzamento degli ordini, compresi l’evasione, l’invio, il ricevimento e

il pagamento delle merci, possono essere eseguiti con applicazioni basate sul Web che ti offrono un controllo

sicuramente migliore e in tempo reale, in qualsiasi momento”.

Seminario sull’E-Procurement

Elementi di E-Procurement

7

8

“L’automazione dei processi interni di approvvigionamento è comunque solo una delle prime fasi delle possibili

applicazioni dell’E-Procurement”.

“Uno dei passi successivi potrebbe comprendere un più stretto allineamento della tua azienda con la rete dei

fornitori e la creazione di un sistema di acquisti diretto. Con alcuni fornitori di fiducia, per esempio, potresti

definire contratti d’acquisto standard con prezzi, sconti, quantità già negoziati. Condividendo con loro, via Web,

alcune informazioni, puoi risparmiare tempo e denaro, ad esempio per la richiesta d’ordine, il controllo

dei crediti e l’invio della conferma dell’indirizzo di spedizione”.

“Un’altra strada, per un rapido approvvigionamento, potrebbe essere quella di effettuare scambi commerciali

on line o nei Marketplace. In questo secondo caso, la tua azienda potrebbe entrare direttamente in un

E-Marketplace già esistente, oppure crearne uno nuovo. Inoltre, questo tipo di commercio basato sul Web spinge

gli acquirenti, i venditori e i broker a collaborare tra loro ed offre molti vantaggi come ad esempio una maggiore

flessibilità dell’offerta, il raggruppamento degli ordini, la scelta dei fornitori e la chiarezza del prezzo”.

Seminario sull’E-Procurement

Fasi dell’E-Procurement

9

“Adesso comincio a capire, ma siamo sicuri che l’investimento richiesto per l’E-Procurement dia effettivamente

un ritorno adeguato?”

“Bene, numerosi studi recenti hanno dimostrato che quasi tutte le organizzazioni che hanno implementato soluzioni

di approvvigionamento basate sul Web hanno poi beneficiato di numerosi vantaggi, in linea con le proprie

aspettative. E poiché approvvigionamento significa anche spendere denaro, i primi benefici che ne derivano sono

proprio una sostanziale riduzione dei costi”.

“Questo perché, innanzi tutto, con l’E-Procurement sei in grado di gestire meglio i fornitori. Poi puoi individuare

più facilmente i fornitori con i prezzi e la qualità migliori e snellire allo stesso tempo i processi di negoziazione

e contrattazione. L’approvvigionamento via Web ti permette inoltre di aumentare la produttività e di diminuire

i costi delle risorse dedicate agli acquisti. E puoi ridurre anche la mole di carta legata alle richieste d’offerta,

alle risposte e agli ordini d’acquisto. Il costo delle materie prime e dei servizi scende, grazie ad un utilizzo maggiore

di fornitori privilegiati, mentre il tuo potere d’acquisto aumenta facilitandoti le contrattazioni degli sconti sui

volumi o sulle offerte speciali. Essendo poi tutte le vendite documentate e registrate elettronicamente,

l’E-Procurement ti garantisce un maggiore ordine della gestione contabile”.

“Puoi così migliorare l’accuratezza del processo di approvvigionamento ed eliminare acquisti “indipendenti” non

registrati o al di fuori dei contratti aziendali”.

“L’E-Procurement aumenta quindi l’efficienza dei tuoi processi di acquisto grazie all’automazione di procedure

standard e all’eliminazione di fasi interne ripetute. I costi amministrativi di conseguenza diminuiscono ed il ciclo

di acquisto, dalla richiesta d’ordine alla sua evasione, diventa molto più breve”.

Seminario sull’E-Procurement

I vantaggi dell’E-Procurement

10

“Va bene, ma come posso essere certa di potere beneficiare di tutti questi vantaggi? Dal momento in cui

l’approvvigionamento è un elemento essenziale nella mia supply chain, voglio essere più che sicura che l’approccio

sia corretto”.

“Giusto. Ma sebbene l’E-Procurement offra molti vantaggi alle aziende che lo applicano, è importante ricordare

anche le motivazioni che in passato hanno portato molte società ad implementarlo con successo”.

“L’introduzione dell’E-Procurement avrà sicuramente un grande impatto sulla tua azienda e sul modo in cui

lavorano i tuoi dipendenti. Come per molti progetti in ambito informatico, il successo dipende più

dal cambiamento culturale e dalla voglia di attuarlo, piuttosto che dalla tecnologia acquisita.

Essere convinti dell’efficacia del mezzo è essenziale per implementare con successo il nuovo approccio

all’approvvigionamento on line”.

“Importantissima è la revisione e la rettifica di tutti i processi interni di approvvigionamento dell’azienda

e di quelli dei fornitori. Anche l’analisi delle operazioni di approvvigionamento esistenti e il modo in cui verranno

influenzate dall’introduzione dei nuovi processi e strumenti è indispensabile”.

“Come ti ho già detto prima, l’E-Procurement può comunque essere introdotto a gradi e in fasi diverse.

Il progetto deve essere pianificato, preparato e gestito attentamente e non imposto dalla sera alla mattina”.

“Infine, non va sottovalutato il training: il gruppo che decide di occuparsi dell’approvvigionamento deve

imparare le nuove applicazioni e i processi mentre il resto dell’azienda deve capire come richiedere, approvare,

inviare e seguire i nuovi acquisti”.

Seminario sull’E-Procurement

Requisiti per avere successo

11

“Certo, non è un processo che si può imporre dall’oggi al domani. Ma quali sono in pratica i requisiti hardware

e software necessari?”

“L’E-Procurement si basa innanzitutto sull’impiego di nuovi strumenti e applicazioni che sfruttano le capacità

di networking. Le applicazioni offerte da vari fornitori sono moltissime e sono rivolte ad aziende di ogni

dimensione. Queste applicazioni richiedono generalmente uno o più server, all’interno o all’esterno della rete

aziendale, ad esempio per l’accesso da parte dei fornitori”.

“Non dimenticare inoltre che l’approvvigionamento è un’operazione aziendale strategica, gli strumenti,

le applicazioni e la rete di computer devono essere quindi affidabili, scalabili, sicuri, accessibili e facilmente

gestibili. Avrai bisogno di una connessione ad Internet permanente e ad alta velocità, con l’impiego, ad esempio,

di tecnologie a banda larga quali l’ADSL o la fibra ottica. La connessione ad Internet dovrebbe poi essere

protetta da visitatori indesiderati, per esempio mediante un router con funzionalità firewall. Puoi eventualmente

prendere in considerazione le tecnologie VPN, cioè le reti private virtuali, che ti permettono di creare reti con

accessi controllati e sicuri per lo scambio di informazioni con i tuoi fornitori. Queste reti vengono solitamente

chiamate Extranet”.

“Attraverso Internet puoi accedere e partecipare ai mercati elettronici, i cosiddetti E-Marketplace, specifici per

la tua area di attività”.

“Comunque, per maggiori informazioni su queste tecnologie puoi consultare i Seminari di Cisco Systems

sulle Soluzioni Tecnologiche”.

Seminario sull’E-Procurement

Soluzioni tecnologiche

12

“Tu sei quindi convinto che anche per la mia piccola azienda l’E-Procurement sia la strada giusta da percorrere?”

“Sicuramente. È necessario però pianificare tutto prima, in modo accurato, e prevedere un certo investimento

iniziale, ma l’impatto che avrà sui costi sarà davvero significativo. Riassumiamo dunque insieme le caratteristiche

più importanti dell’E-Procurement”.

“Le attività di E-Procurement possono aiutarti a gestire meglio i fornitori e a ridurre significativamente i costi

di approvvigionamento. Possono migliorare il flusso di informazioni e snellire il processo di acquisto”.

“Per implementare con successo un sistema di E-Procurement è necessario modificare l’approccio culturale

dell’organizzazione nei confronti dei processi aziendali. La pianificazione e il training sono elementi strategici

ed essenziali per un’implementazione efficace”.

“L’E-Procurement è in grado di migliorare le prestazioni commerciali a livello globale, con risultati positivi nelle

aree più importanti della tua attività: questo significa costi più bassi e profitti maggiori. L’E-Procurement offre

infine numerosi vantaggi ad aziende di ogni dimensione e dovrebbe entrare a far parte dei progetti strategici

di ognuna di esse”.

Seminario sull’E-Procurement

Conclusioni

13

Le filiali Cisco Systems nel mondo sono oltre 200. Gli indirizzi e i numeri di telefono e fax sono disponibili sul sito Cisco Connection Onlinea l l ’ i n d i r i z z o h t t p : / / w w w . c i s c o . c o m / g o / o f f i c e s

Arabia Saudita • Argentina • Australia • Austria • Belgio • Brasile • Bulgaria • Canada • Cile • Cina • Colombia • Corea • Costarica• Croazia • Danimarca • Emirati Arabi • Filippine • Finlandia • Francia • Germania • Giappone • Gran Bretagna • Grecia • HongKong • India • Indonesia • Irlanda • Israele • Italia • Lussemburgo • Malesia • Messico • Norvegia • Nuova Zelanda • Olanda • Perù• Polonia • Portogallo • Portorico • Romania • Repubblica Ceca • Russia • Scozia • Singapore • Slovacchia • Slovenia • Spagna •Stati Uniti • Sud Africa • Svezia • Svizzera • Tailandia • Taiwan • Turchia • Ucraina • Ungheria • Venezuela • Vietnam • Zimbabwe

Copyright © 2002 Cisco Systems, Inc. Tutti i diritti riservati. Cisco, Cisco Systems e il logo Cisco Systems sono marchi registrati di Cisco Systems, Inc. negli Stati Uniti e in determinati altri paesi.Tutti gli altri marchi o marchi registrati sono proprietà delle rispettive aziende.

HeadquartersCisco Systems, Inc.170 West Tasman DriveSan Jose, CA 95134-1706USATel: 001 408 526-4000001 800 553-NETS (6387)Fax: 001 408 526-4100Sito World Wide Web:http://www.cisco.com

Sede europeaCisco Systems Europe11 rue Camille Desmoulins92782 Issy-les-MolineauxCedex 9, FranceTel: 0033 1 58 04 60 00Fax: 0033 1 58 04 61 00

Sede italianaCisco Systems ItalyVia Torri Bianche, 720059 Vimercate (MI)Tel: 039 6295 1Fax: 039 6295 299Sito World Wide Web:http://www.cisco.com/it

Filiali di RomaCisco Systems ItalyViale della Grande Muraglia, 28400144 RomaTel: 06 52301 1Fax: 06 5220 9952/3

Via del Serafico, 20000142 RomaTel: 06 516451Fax: 06 51645001