Processo d´approvvigionamento Beáta Vlčková Maggio 2010.

Processo d´approvvigionamento

Beáta Vlčková

Maggio 2010

Beáta Vlčková

Maggio 2010

Use: internal

Procurement Division2

Introduzione e scopo

Il processo dápprovvigionamento

- I ruoli e i principi nel processo dápprovvigionamento

- I sistemi dápprovvigionamento

- I requisiti per i fornitori e la valutazione

Il presente documento descrive:

internal

Strategy, planning and controlling of procurement3

• Caratteristica ed indicatori di base

• Principi dápprovvigionamento e Documenti di gestione

• Ruoli e responsabilitá nel processo dápprovvigionamento

• Sistemi dápprovvigionamento

• Pianificazione dei requisiti APPIA

• Processo dápprovvigionamento nel sistema SAP

• Richiesta dápprovvigionamento

• Richieste relative ai supplementi ai contratti – adempimento supplementare

• Tipi di contratti

• Piccoli ordini

Agenda

• Classificazione dei materiali e delle attivitá in gruppi

• Codici dei servizi– Dati di base delle attivitá

3 Gestione dei fornitori

• Requisiti dei fornitori – contrattuali

• Requisiti dei fornitori– qualificativi (condizioni di partecipazione)

• Prima della qualifica dei fornitori - Connexio

• Qualifica dei fornitori SE

• Valutazione dei fornitori

2 Codici dei materiali e dei servizi

1 Processo dápprovvigionamento

internal


Approvvigionamento - caratteristica

Slovenské elektrárne sono approvvigionatori secondo la Legge sullápprovvigionamento pubblico (N. 25/2006 ) – nel caso di appalto di ordine al di sopra del limite * (relativi alléseguimento delláttivitá principale).

Lápprovvigionamento é un reparto centralizzato, il quale garantisce tutto il processo di scelta del fornitore e láccordo con il fornitore, é situato nella parte della direzione della SE, a.s. a Bratislava e nello stabilimento di Mochovce e in minor parte negli altri stabilimenti.

Reparto acquisti

I compratori divisi in 4 gruppi:

• Merci• Servizi core e attivitá• Servizi generali• MO34

Design To Cost (DTC) Team

Team di lavoro funzionale per l

ábbassamento dei costi sulle forniture con alto valore d

ápprovvigionamento.

Strategia, pianificazione e

controllo

Anche questo ha in carico il contatto con l´

ÚVO

EU limit:práce:4. 845 000 EUR; tovary a služby: 387 000 EUR EU limit:práce:4. 845 000 EUR; tovary a služby: 387 000 EUR

internal


I nostri indicatori di base

ContrattiPiú di 2 800 contratti di un valore di 1,847 mld. di EURO

Piú del 70% del valore dei contratti ottenuti tramite gara

In media 3 fornitori prendono attivamente parte alla gara

Sempre piú contratti e ordini con valore molto basso – il 54% di tutti i contratti hanno un valore inferiore a 8.300 EUR – un segnale positivo é, che tale misura é in ribasso

Il circa 26% dei contratti ha un valore inferiore a 1.100 EURO

FornitoriPiú di 804 fornitori attivi

Con piú di 1 321 fornitori abbiamo stipulato un contratto nel 2009

Nel processo di implementazione del sistema di gestione fornitori – qualifica e valutazione

internal


Principi dápprovvigionamento

Procedere in maggior modo tramite la procedura di gara

Includere nella procedura di gara il maggior numero di fornitori

Concedere ai fornitori il tempo necessario per lélaborazione dellófferta

Garantire, che tutti i partecipanti adempiscano i requisiti di

qualificazione

Dividere lófferta nella parte tecnica e quella commerciale (valutare

economicamente solamente le offerte, le quali adempiscono i requisiti

tecnici)

internal

Strategy, planning and controlling of procurement

Struttura della documentazione del processo– processo n.6 – Approvvigionamento

• Contiene le regole principali e le procedure per i reparti, i quali prendono parte al processo dácquisto (reparti del richiedente)

- pianificazione dei requisiti

- elaborazione e approv. dei req. per lápprovvigionam.

- presentazione della richiesta dápprovvigionamento

- scelta del fornitore e sottoscrizione del contratto

- ordine nellámbito di contratti aperti

- piccoli ordini

- completamenti/modifica del contratto

- ritiro delládempimento del contratto

- rivendica della reclamazione

- rivendica della multa contrattuale

- termine del contratto

Direttiva• Definite il processo dápprovvigionamento, i ruoli e

le responsabilitáSE/SM–600

Acquisti e logistica

Manuale metodico

SE/MNA–600.01

Acquisti

• Contiene le regole interne e le procedure per gli acquistatori nel processo dápprovvigionamento

GuidaSE/PU–30000

Principi nellápprovvigionam.

SE/MNA–600.02

Fornitori - requisiti• Contiene le procedure per la definizione dei

requisiti dei fornitori (qualifica, condizioni contrattuali e criteri per la valutazione delládempimento.

internal


Intranet per lápprovvigionamento Tutte le informazioni importanti per gli acquistatori e per i nostri clienti interni sono accessibili su intranet in due lingue (sk a en).

Le informazioni sono divise in 9 gruppi.

Legenda : 01 – Organizzazione dápprovvigionamento, 02 – Regole e procedure dápprovvigionamento,

03 – Richiesta dápprovvigionamento, 04 – Documenti campione relativi alle gare,

05 – Standard contrattuali, 06 – Fornitori, 07 SAP – MM acquisti, 08 – APPIA – Piano dei requisiti,

09 – ACM – sistema tender

internal


Partecipanti nel processo dápprovvigion. – procedura

Richiedente

Presentazione della richiesta

Contratto sottoscrittoApprovvigionam. Scelta del fornitore

Fornitore adempisce ládempimento pattuito

Richiedente

Ritiro delládempimento

Richiedente valuta ládempimento del fornitore

NEL PROCESSO DÍMPLEMENTAZIONE

internal


Ruoli e responsabilitá nel processo dádempimento

• Identificazione delle necessitá dellápprovvigionamento

• Elaborazione del Piano dei requisiti per il settore gestito

• Elaborazione dei requisiti dápprovvigionamento – Specifica tecnica e criteri tecnici, piano delle forniture e requisiti

• Copertura finanziaria sufficente per i Requisiti dápprovvigionamento

• Valutazione tecnica dellófferta

• Monitoraggio, gestione e ritiro delládempimento del contratto

• Presentazione dei documenti di base per la valutazione dei fornitori

• Corretta applicazione della procedura per piccoli ordini

UTENTE / RICHIEDENTE

• Consolidamento del piano dápprovvigionamento per tutta la SE

• Determinazione della strategia dápprovvigionamento – impostazione della procedura, dei fornitori rivolti, Richiesta dófferta

• Valutazione economica dellófferta

• Discussione e assegnazione dellórdine (sottoscrizione del contratto)

• Creazione e gestione di un sistema di qualificazione e un sistema per la valutazione dei fornitori

APPROVVIGIONAMENTO

internal


SAP WISESAP WISE

Pianificazione dei requisiti e del Controlling

(APPIA)

Pianificazione dei requisiti e del Controlling

(APPIA)

Tender System (ACM/AES)

Tender System (ACM/AES)

VMDS (vendor master data system)

VMDS (vendor master data system)

Sistemi nel processo dápprovvigionamento

Riadenie POBJ a zmluvy

Riadenie dodávateľov

1

1

Elenco delle necessitá/ requisitiPer lélaborazione del piano delle necessitá é utilizzata lÁPPIA. Lélenco dei requisiti approvati nell´ APPIA é trasmesso nel SAP (codice e descrizione). Pil POBJ é collegato con il numero dídentificazione della necessitá. In base a tale collegamento é possibile nellÁPPIA ottenere le informazioni sullo stato del POBJ.

2Elaborazione POBJ e approvazioneDopo la creazione e lápprovazione del POBJ nel SAPe il POBJ sará assegnata ad unácquistatore responsabile e nel caso di necessitá trasmessa nel sistema Tender, dove lácquistatore creerá il progetto del tender.

2

3

3

Processo TenderEventuali POBJ aggregati sono trasmessi nel sistema Tender. Dopo il termine del tender sono identificati i partecipanti, che hanno vinto e i prezzi.

1 Gestione dei fornitori I dati relativi ai fornitori sono riportati in base alle esigenze dellácquistatore tramite acquisto nel backoffice nellápplicazione VMDS. 1

3

Trasferimento dati relativi ai fornitori nel sistema TenderI dati relativi ai fornitori (codice unico, numero identificativo, etc.) sono mandati nel sistema Tender, per consentire ai fornitori di partecipare al tender.

3

5 Trasferimento dei dati sul tender e sul contratto Per ottenere i dati relativi al POBJ, tali dati sono trasferiti nell´ APPIA

5

5

4

Registrazione del contratto Lácquistatore creerá il contratto con láiuto del preadempimento dei dati dal sistema.

4

4

Trasferimento datiI dati relativi ai fornitori sono trasferiti nel SAP.

4

2Per la qualifica del fornitoreNel VMDS é possibile implementare il fornitore anche tramite trasmissione da un sistema esterno di fornitori prequalificati Connexio).

2

internal


Specifica delle necessitá

Scelta del fornitore

Sottoscrizionedel contratto

Ritiro merce e servizi

Per ogni fase dácquisto nel SAP sono creati dei determinati tipi di documenti

• Progetto – PS• ordine – PM• prenotazione

materiale - MRP

Requisito per lórdine

Richiesta

Offerta

Contratto

Ordine

Ricevimento merce

Lista dei servizi effettuati (LEV)

Processo dápprovvigionamento nel sistema SAP - Dokument flow

internal


Il reparto professionale ha necessitá di merce o di servizi. Nel caso di manutenzione la preparazione delládempimento é gestita nel modulo PM, nel caso di grandi investimenti la necessitá é gestita nel modulo PS .

Se il reparto professionale ha bisogno di materiale e la sua necessitá non é gestita nel modulo PM o PS, entra nel modulo MM, dove crea manualmente una richiesta per la prenotazione del materiale. Se la necessitá é gestita nel modulo PM e si tratta di merce, il modulo PM genera automaticamente nel MM la rich. Di pren. In seguito la parte A.

Nel caso, che il fornimento di servizi é garantito contrattualmente continua in C.

Nel caso che il valore presupposto del servizio fornito é basso, fino a 500 EURO, ai sensi dei Diritti di sottoscrizione il manager del reparto in questione é abilitato a garantire tale adempimento direttamente.

Il reparto professionale registra il small order nel SAP. Dopo la sua creazione é necessario confermare tale documento dal manager del reparto professionale.

Se il valore presupposto del servizio fornito é maggiore di 500 EURO e la sua fornitura non é garantita contrattualmente, il reparto professionale deve creare manualmente la Richiesta per lácquisto nel SAP. Nel caso dápprovazione il manager del reparto professionale libera nel SAP ládempimento.

Se ládempimento é gestito nel modulo PS o PM, il modulo PS/PM automaticamente dopo la liberazione dellórdine / operazione genera la richiesta per lácquisto (ordine).

In seguito B.

Creazione della

necessitá

Man

ag

er

del

rich

ied

en

te

Ric

hie

den

teFir

ma

Processo dácquisto nel sistema SAP

Liberazione Richiesta dácquisto

Garantimentocontrattuale?

Creazione necessitá

per lácquisto

Il prezzo é di 500 Euro?

Ordine– small order

CSí

No

Sí

NoNecessitá dimateriale?

Požiadavka na rezerváciu

materiálu

Sí

No

A

Approvazione small

order

X

B

PS/PMservizio

mate

riale

internal


C: Se il servizio fornito é garantito contrattualmente tramite un contratto di base, il reparto professionale rilascerá la Richiesta per lórdine manualmente nel modulo MM. Nel caso dápprovazione il manager del reparto professionale libererá nel SAP per ládempimento.

B: É in corso il processo di scelta del fornitore da parte dellácquistatore.

C: Se il servizio fornito é garantito tramite contratto aperto, il reparto professionale inviterá il fornitore alládempimento. Nel SAP é necessario creare unórdine (specifica). Il manager libererá lórdine nel SAP.

B: Lácquistatore registrerá nel SAP la relazione contrattuale o il contratto, se si tratta di una prestazione regolare del servizio in base agli ordini della SE, a.s. In seguito il reparto professionale continua su C.

Se si tratta di una prestazione unica del servizio, o i termini dádempimento sono definiti precisamente, lácquistatore registrerá la relazione contrattuale nel SAP come ordine.

B, C: Dopo ládempimento del servizio ordinato, o se il fornitore é giá abilitato a fatturare una parte delládempimento fornito secondo il contratto, il reparto professionale creerá nel SAP una lista delle attivitá, la quale conterrá il prezzo unitario per il servizio fornito e la quantitá dei servizi forniti. Il manager libererá la lista delle attivitá per scopi di contabilitá. In seguito D.

CLista delle

attivitá

Approvazione lista delle attivitá

Ordine (Specifica)

Liberazione dellórdine

Contratto base?

Liberazione PnO

Creazione PnO

Processo scelta del fornitore

D

Sottoscrizione del contratto

Contratto?

Ordine

No

Sí

Sí

No

C

B

Acq

uis

tato

reR

ep

art

o

pro

fessio

nale

Fir

ma

Man

ag

er

del

rep

art

o

pro

fessio

nale


internal


Il sistema MRP controlla se il materiale si trova in magazzino. Nel caso, che il materiale si trovi in magazzino sará possibile consegnarlo dal magazzino in base alla scheda di rilascio.

Se il materiale non si trova nel termine richiesto, il sistema MRP genera lórdine pianificato. Dopo il rilascio dellórdine pianificato da parte del manager addetto al materiale, il sistema MRP genera una richiesta dácquisto.Nel caso di merci acquistate regolarmente, il manager addetto al materiale puó creare manualmente nel modulo MM una richiesta preliminare dácquisto in base al cosumo annuale presupposto.

Dopo il generamento della richiesta dácquisto, il manager addetto al materiale controllerá, se lóggeto in questione é garantito dal punto di vista contrattuale. Se lóggetto in questione non é garantito dal punto di vista contrattuale, passerá la richiesta al SAP per essere sbrigata dallácquistatore.

Se per lóggetto richiesto esiste un contratto, il manager addetto al materiale creerá nel SAP unórdine per il fornitore (specifica, call off).

Se per lóggetto in questione non esiste un contratto, lácquistatore sceglierá il fornitore e rilascerá lórdine nel SAP.

Se lóggeto della richiesta é il garantimento di una relazione contrattuale, lácquistatore registrerá nel SAP la relazione contrattuale come contratto. Gli ordini relativi a tale contratto saranno rilasciati dal manager addetto ai materiali.

Il manager addetto ai materiali rilascerá lórdine nel SAP.

Dopo la fornitura della merce il manager addetto ai materiali creerá nel SAP una scheda di ritiro della merce, la quale conterrá la quantitá di merce realmente fornita e il prezzo unitario. Il manager addetto ai materiali rilascerá la scheda di ritiro per scopi contabili. In seguito D.

Acq

uis

tato

reFir

ma

A

Scheda di rilascio dal magazzinoM

an

ag

er

per

mate

riale

É in magazzino?

Garantimento

contrattuale?

Generamento della Richiesta

dácquisto

END

Ordine (Specifica/ Call

off)

Rilascio dellórdine

Processo per ňla scelta del

fornitore

Conclusione dellórdine

Ritiro del materiale

Rilascio della scheda di

ritiro

D

No

Sí

No

Sí


internal


Dopo lárrivo della fattura la persona responsabile per la registrazione della fattura troverá nel modulo MM in base al numero dórdine sulla fattura la relativa scheda di ritiro per il materiale / la lista delle attivitá.

La persona responsabile per la registrazione della fattura paragonerá la somma riportata sulla fattura con la somma riportata sulla scheda di ritiro / lista delle attivitá.

Se la somma fatturata non é la stessa, la persona responsabile per la registrazione della fattura comunicherá tale divergenza alla persona del reparto, la quale ha rilasciato la scheda di ritiro / la lista delle attivitá. Se la somma fatturata é equivalente alla somma riportata sulla scheda di ritiro / la lista delle attivitá, la fattura sará registrata e saldata.

Il reparto professionale eseguirá il controllo della correttezza del documento.

Se la scheda di ritiro del materiale / la lista delle attivitá é stata creata correttemente, la fattura sará restituita al fornitore.

Se la scheda di ritiroo lórdine non é stato creato correttemente, dovranno essere corretti e solo dopo di questo il contabile registrerá e salderá la fattura.

FI

D

La fattura é comformealla scheda di ritiro

(ev. výkonov)?

Rep

art

o

pro

fessio

nale

/

Man

ag

er

ad

dett

o a

l m

ate

riale

Ricevimento della fattura

Registrazione e saldo della

fattura

Restituzione della fattura

Controllo della

correttezzadella

scheda di ritiro/ lista

delle attivitá

La scheda éOK?

Correggimento del documento

Fir

ma

Sí

No

Sí

No


internal


Modalitá di creazione

• ZFOR – se si tratta di una richiesta preliminare per la sottoscrizione di un contratto (contratto aperto).

o• ZMAN – se si tratta di una richiesta per un

´ordine, la cui preparazione e pianificazione non é gestita da altri moduli nel SAP (servizi legali, non core servizi, ICT...)

manualmente

Auto

matica

mente

Generamento dai moduli SAP • MRP (richieste di materiale)• PM (richieste di manutenzione

(servizi) generate da ordini), • PS (richieste generate da

progetti)

Richiesta d´approvvigionamento

internal


» Specifica tecnica dettagliata

definita tramite parametri e non tramite sigla o tipo – nel caso di definizione tramite sigla sará necessario allegare la Spiegazione

elaborare in base al campione DTC – lóggetto della formazione per il giorno successivo

» Il valore presupposto dellóggetto di fornitura e il metodo per la determinazione del prezzo – tramite definizione delle voci dápprovvigionamento con relativa unitá di misura, il prezzo attuale di mercato unitario e il numero di unitá di misura

» Il termine richiesto di durata del contratto, eventualmente i termini di fornitura

» Il gruppo del materiale

» Il luogo di fornitura / adempimento

» Il metodo di assegnamento dei costi per gli oggetti controllati (assegnamento dei conti)

» Allegati

Le altre informazioni necessarie per dichiarare unápprovvigionamento e per la sottoscrizione del contratto – tramite la compilazione del formulario:

Senza lésistenza di risposte alle domande menzionate il POBJ non puó essere accettato per essere sbrigato.

Richiesta dápprovvigionamento

Dokument programu Microsoft Word

RequisitiRequisiti

internal


Nel caso di una richiesta con la determinazione della merce / del fornitore sará necessario presentare la Spiegazione su formulario secondo campione nel MNA. La Spiegazione della denominazione del fornitore deve basarsi sulládempimento di una delle seguenti condizioni : cause tecniche, adempimento supplementare, cause per via delle tempistiche, per via di circostanze straordinarie

Nel caso di una richiesta con la determinazione della merce / del fornitore sará necessario presentare la Spiegazione su formulario secondo campione nel MNA. La Spiegazione della denominazione del fornitore deve basarsi sulládempimento di una delle seguenti condizioni : cause tecniche, adempimento supplementare, cause per via delle tempistiche, per via di circostanze straordinarie

Per necessitá del reparto di gestione

Direttore dello stabilimento

Direttore dello stabilimento

Direttore del reparto

JE/KE insieme al direttore dello stabilimento

Direttore del reparto

JE/KE insieme al direttore dello stabilimento

Richiesta con la determinazione della merce/del fornitore

1. Spiegazione 1. Spiegazione

2. Competenze per lápprovazione del fornitore/merce 2. Competenze per lápprovazione del fornitore/merceIn relazione al valore dellóggetto dápprovvigionamento e al reparto, per il quale tale approvvigionamento sará realizzato, la convalida della denominazione precisa della merce / del fornitore e la seguente :

In relazione al valore dellóggetto dápprovvigionamento e al reparto, per il quale tale approvvigionamento sará realizzato, la convalida della denominazione precisa della merce / del fornitore e la seguente :

POBJ con valore presupposto <1.500€

POBJ con valore presupposto

>1.500€<10.000 €

POBJ con valore presupposto >10.000 €

FunzioneDirettore del reparto di

gestione insieme al direttore del reparto JE/KE

Direttore del reparto di gestione insieme al direttore

del reparto JE/KE


internal


Per esigenze del Reparto GR (oltre al ICT)

Manager del repartoManager del reparto


POBJ con valore presupposto >1.500€

Funzione GRGR

Per esigenze del Reparto ICT

Manager ICTManager ICT


POBJ con valore presupposto >10.000€

Funzione GRGR

Per esigenze di altri repartiPOBJ di qualunque valore

Funzione Direttore del repartoDirettore del reparto


internal


sí no

> 3

87

k €

Pre

zzo d

ell

órd

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pre

su

pp

osto

< 3

87

k €

Senza formulario

Si trova nella lista?

Spiegazione dettagliata

senza Approvazione

Spiegazione approvata su formulario

La seguente matrice illustra, in quali casi é necessario presentare e approvare la Spiegazione per la determinazione del fornitore / merce nel formulario in relazione al valore dellórdine e in relazione allésistenza nella Lista.

• Non é necessario presentare il formulario compilato nei seguenti casi:

» Lóggetto dápprovvigionamento sono Consulenze e servizi professionali , per i quali sará elaborato un Rapporto riassuntivo.

» Si tratta di unórdine sotto il limite, il quale si trova nel documento „Elenco degli oggetti con definizione precisa del fornitore – é presente per essere approvato nel reparto di gestione. Lo scopo désistenza é la riduzione del tempo per la preparazione del POBJ.

3. Eccezione dalla presentazione e dallápprovazione della spiegazione su formulario

3. Eccezione dalla presentazione e dallápprovazione della spiegazione su formulario


internal


La deliberazione relativa alla procedura dápprovvigionamento RKbZ/ assegnamento diretto é di competenza unica del reparto dápprovvigionamento. In relazione alla procedura dápprovvigionamento RKbZ/ assegnamento diretto decide la persona abilitata allápprovazione del risultato dellápprovvigionamento. La condizione per lútilizzo della procedura RKbZ é ládempimento delle condizioni per RkBZ convalidate per iscritto dallácquistatore.

4. Deliberazione relativa alla procedura RKbZ/assegnamento diretto 4. Deliberazione relativa alla procedura RKbZ/assegnamento diretto



internal


Requisiti per i supplementi ai contratti per lámpiamento dellóggetto dádempimento

• Le modifiche in forma di supplementi, lóggetto delle quali é il completamento (lámpiamento) dellóggetto dádempimento (si tratta dei casi, in cui devono essere eseguiti degli adempimenti non riportati nel contratto originario), possono essere effettuate solo nei casi, nei quali questo é spiegato dal richiedente per ládempimento della condizione B.E o B.F (adempimento supplementare, non dividibile dallóggetto originario) per lássegnamento diretto senza menzionamento nel formulario „Spiegazione della denominazione del fornitore “.

• Se tale requisito non é adempito, queste attivitá saranno eseguite dallácquistatore tramite procedura di gara.

• Il completamento / la modifica del contratto in forma di supplemento puó essere eseguito solo prima del termine dellóbbligo derivante dal contratto.

• Se gli obblighi derivanti dal contratto sono giá stati adempiti, per ládempimento supplementare sará necessario stipulare un nuovo contratto.

• Lácquistatore deciderá della procedura dápprovvigionamento e della forma per la sottoscrizione del contratto relativo alládempimento supplementare.

internal


Tipi di contrattoNel processo dácquisto e nel sistema SAP é necessario distinguere :

• Contratto• Se non sono note tutte le condizioni dádempimento (il termine di

fornitura, la quantitá esatta, ...), le quali saranno in seguito specificate tramite ordine per ládempimento (parziale o non specificato)

• Nel caso di adempimenti, i quali sono eseguiti regolarmente creare manualmente il POBJ (ZFOR) nel SAP

• Aumentano léfficacia dápprovvigionamento – risparmiano tempo (non é necessario ripetutamente scegliere il fornitore per gli stessi oggetti), possibilitá di ottenere degli sconti sulle quantitá

• Ordine• Nel caso di adempimenti unici, se non sono note tutte le condizioni d

ádempimento (termine di consegna, quantitá precisa, ...),

• Specificare in futuro ládempimento secondo il contratto – contratto parziale, specifica

• Lóbbligo dovrebbe essere registrato come ordine sempre in base al POBJ dal modulo PM (dallórdine).

Quadro – definisce la kmodalitá dórdine e i prezzi unitari, - non é unóbbligo, ma una possibilitá Aperto – definisce un nostro obbligo di ricevere unádempimento durante un periodo definito – il tempo e la quantitá precisa é specificata tramite ordini (specifiche) e sono relativi alle reali esigenze.

Ordine chiuso– obbligo individuale

Parziale – ordine relativo ad un contratto quadro

Specifica – ordine relativo ad un contratto aperto

internal


Piccoli ordini

1.In base alle Abilitazioni di sottoscrizione nella SE, a.s. ogni direttore di stabilimento o manager della direzione, é abilitato a sottoscrivere unácquisto con limite giornaliero fino a 500 EURO

2. Durante i piccoli ordino devono essere mantenute le seguenti regole:

lóggetto dácquisto non possono essere : servizi di consulenza forniture coperte da contratti quadro o contratti aperti

i contratti non possono essere usati per lámpliamento o il completamento di altri contratti esistenti, i quali sono attualmente in vigore,

il volume totale delle forniture deve rispettare il limite stabilito, non puó essere diviso in parti / forniture piú piccole per rispettare il limite giornaliero.

internal


3. Se si tratta di un materiale o un servizio gestito in modo centralizzato – approvazione da parte del manager / caporeparto (nel caso di ativitá presso lo stabilimento) del relativo reparto centralizzato. Il Manager /caporeparto non é abilitato a conferire una convalida per lácquisto di materiali / servizi, se per tali materiali o servizi é stipulato un contratto quadro / aperto.

4. Lácquisto puó essere effettuato in due modi:

Piccoli ordini

• in contanti• lápprovazione della Richiesta per il pagamento da parte di

una persona responsabile per gli ordini

• registrare nel SAP se é superiore a 250 EURO

• Registrare nel SAP se il materiale ha un prezzo unitario superiore a 1000 SKK

•con fattura• Registrare nel SAP se si tratta di unórdine di basso valore

• é possibile stampare nel SAP, allegare le Condizioni generali commerciali, eventualmente le Condizioni si sicurezza e tecniche, in base al tipo di centrale elettrica (accessibili sull´ intranet nella parte Approvvigionamento ).

internal


Classificazione dei materiali e dei servizi nelle relative categorie di materiali (1/2)

Categoria Macrosettore Settore Gruppo materiali

1. 2. 3. 4.

Il funzionamento di tutto il processo dápprovvigionamento e dei sistemi dápprovvigionamento si basa sulla divisione dei materiali e dei servizi in categorie di materiali

• Il numero delle categorie di materiali é uguale per tutta lÉnel (cca 1200). Le categorie di materiali sono divise in gruppi logici – albero di categorizzazione:

Forniture (F) Materiali primari (forniture di impianti e materiali) – inclusi i servizi supplementari, se il

valore del servizio supplementare é inferiore al valore del materiale / impianto Lavori (L)

Lavori edili ed industriali – inclusi i materiali, i quali fanno parte dei lavori, se il valore di questi materiali é di gran inferiore al valore dei lavori.

Servizi (S) Servizi generali, consulenze, servizi professionali e commerciali, affitti, trasporti,

liquidazione Riparazioni (M) Riparazione e manutenzione, inclusi i pezzi di ricambio per le riparazioni e le manutenzioni

Lóbiettivo delle categorie di materiali non é la divisione in Capex e Opex.

F, L, M, S

Ogni gruppo di materiali ha un suo Numero dídentificazione, dal quale é possibile determinare a quale categoria e macrosettore appartiene.

internal


Classificazione dei materiali e dei servizi nelle relative categorie di materiali (2/2)

internal


Codici dei servizi – Dati base delle attivitá

Ogni materiale / servizio acquistato deve essere codificato tramite i dati di base del materiale / servizio. Láttivitá (servizio) acquistato deve essere definito tramite i seguenti parametri :

Numero delláttivitá

Breve testo delláttivitá

Gruppo dei materiali

Unitá di misura

Lunga descrizione delláttivitá

Tipo di servizio

Classe di valutazione

Indicatore esplicito delláttivitá nel SAP Numerazione manuale - PASSSXXXX1 Possibilitá di rilascio di un report relativo alle quantitá e al prezzo delle singole

attivitá Breve descrizione per la ricerca di attivitá (40 caratteri) Dovrebbe essere il piú reale possibile (testo= attivitá approvvigionata) Nel testo deve essere riportato lo scopo dúso (T / NT, INV)

Descrizione tecnica dettagliata delláttivitá

Core (ZCON), Non Core (ZOTH), combustibili (ZFUE), ...

Serve alla classificazione dei fornitori, il reporting delle spese diviso in merci ~1100 gruppi di materiali, láttivitá sará esplicitamente assegnata ad una categoria

Definita secondo il numero delle unitá di misura(JV, HOD, M3, ...) Serve a paragonare i singoli prezzi di vari fornitori

Assegna esplicitamente il conto del libro principale, nel quale é registrata láttivitá. Láttivitá é assegnata in un TO => nel caso, che láttivitá, in base al suo scopo dúso, potrebbe essere registrata su piú conti, láttivitá deve essere registrata per ogni classe di valutazione

internal


Condizioni di sicurezza e tecniche

BTP

• Centrali elettriche nucleari

• Centrali elettriche classiche

• Centrali elettriche idriche

• R-SE

• MO34

Lo scopo primario La rettifica degli obblighi standard del fornitore nie locali della SE, a.s. e le sanzioni per la loro trasgressione

Sanzioni:

• Raccomandazione

• Multa

• Espulsione dalla lista dei fornitori

internal


Perché un fornitore possa prendere parte alle nostre gare dovrá adempire i seguenti requisiti, a secondo del gruppo di materiali, nel quale nellámbito della registrazione, il fornitore é stato assegnato

Posizione personale

• non puó essere soggeto a concorso o a liquidazione

• Non puó avere arretrati fiscali e dei contributi

• non puó essere stato condannato per delitti relativi alláttivitá díntraprendimento

EcoFin• Stato finanziario positivo, accessibilitá a mezzi

finanziari

- dati finanziari degli ultimi 3 anni

Prima della qualifica Connexio utility

O documenti

Abilitazione professionale

• Abilitazione professionale ed esperienza

• Disposizione di impianti e tecnologie

Requisiti - adeguati e relativi allóggetto dellórdine

Documenti

Non é sospeso o inserito nella lista dei fornitori espulsi della SE

• Il fornitore non ha trasgredito i suoi doveri durante ládempimento nella SE, a.s.

Valutazione del fornitore SE

Qualitá

Requisiti del fornitoreGruppo di requisiti

Requisiti dei fornitori in relazione alle gare

• Certificati del sistema gestionale

• Valutazione positiva del sistema gestionale da parte di unáudit esterno SE – condizione per la sottoscrizione del contratto

Chi li definisce

Approvvigion.

Approvvigion.

Forma di verifica

Richiedente

ISM

Approvvigion.

Quando

Prima della qualifica Connexio Utility Audit SE

sempre

sempre

A secondo dellóggetto

JB, VZ, VTZ

sempre

Prima della qualifica Connexio utility

o dati finanziari

Gestione BOZP • Certificato OHSAS o Politica della sicurezza Prima della qualifica Connexio utility

MS pericolosiBOZP

internal


Subappalto

Legislativa slovacca:

• Consente la partecipazione di subappaltatori durante ládempimento dellópera

• Se il fornitore adempirá il suo dovere tramite altre persone, é responsabile come se avesse svolto il lavoro da solo

SE, a.s.

• Regola la quota di lavori effettuati tramite subappalto (consiglia il 20%)

• Controlla la partecipazione di subappaltatori

Il fornitore nella parte tecnica dellófferta menziona la lista dei subappaltatori e le loro mansioni.

La lista, dopo essere stata approvata diventerá unállegato al contratto

Modifica: La modifica puó essere effettuata solo dopo previo consenso da parte di una persona abilitata

Controllo = il fornitore/subappaltatore durante láccesso nellárea deve dimostrare la sua abilitazione e comunicare il numero di persone – in questo passo é necessario controllare, se il subappaltatore si trova sulla Lista approvata dei subappaltatori

internal


Sistema Connexio

Registrazione nel settore

comune

Registrazione nel settore

comune VMDSVMDS

• Accessibilitá dei dati relativi ai fornitori in un punto unico• Velocitá dóttenimento dei dati e contatto diretto con i fornitori• Diminuzione del tempo dápprovvigionamento del tempo

necessario di richiesta e di valutazione dei documenti relativi alládempimento dei requisiti di partecipazione alla gara

Benefici

La lista SE dei fornitori é gestita nellápplicazione VMDS. La creazione della lista dei fornitori é costituita dal collegamento alla database esterna „Connexio“ per i fornitori qualificati gestita dalla societá Achilles.

Fornitori scelti

Prima della qualifica dei fornitori - Connexio

SE settore privato

(Approvazione)

SE settore privato

(Approvazione) Minimo

trasferimento di dati

Qualifica

Nella database sono accessibili i seguenti dati:

• Dati di base della societá

• Dati relativi ai dipendenti

• Dati legislativi

• Assicurazioni

• Dati finanziari

• Sistema di gestione della qualitá

• Sistema di gestione dellámbiente naturale

• Salute e sicurezza

• Merci e servizi

• Responsabilitá sul lavoro, commerciale e morale

internal


Con la registrazione nella database Achilles (Connexio, Repro) i dati relativi ai fornitori saranno accessibili in piú di 190 utility societá, le quali utilizzano i servizi della societá Achilles. I servizi Connexio utility sono utilizzati da 10 utility societá. Nella database attualmente di trovano piú di 30.000 fornitori (nella database utility si trovano cca 1500 fornitori).

Prima della qualifica dei fornitori - Connexio

internal


Coordinatore tecnico per la qualificazione

Team di qualifica

Qualifica dei fornitori – Attivitá e ruoli, i quali devono essere

implementati

Gestore del gruppo di materiali

Identificazione dei gruppi di materiale e nomina dei gestori dei gruppi di materiale

1 Approvvigionamento

Definizione dei requisiti tecnici per la qualifica e degli indicatori per la valutazione dei fornitori

1 O&M e Investimenti

1 Servizi

1 ICT

Definizione dei gruppi di materiale e requisiti per l´ environment

Definizione dei gruppi di materiale e requisiti di qualitá

Definizione dei gruppi di materiale e requisiti per la sicurezza

Gestore per la qualitá

Gestore per l´ environment

Gestore per la sicurezza

Coordinatore per la

Qualificazione e la Valutazione

Coordinamento di tutte le attivitá per la qualifica e la valutazione dei fornitori, línterfaccia con gli altri reparti

1 Reparto ambiente naturale

1 Reparto ISM

1 Reparto sicurezza

Attivitá principali

Reparti interessati

Pre-qualificati

Gestore per la qualif.

Se •MS ha unínfluenza sui costi•MS ha unálta importanza strategica

•MS ha unálta misura dútilizzocomunica allápprovvigionamento:

• alla MS scelta i requisiti e i documenti per il fornitore

Approvvig.

•Garantisce la presentazione dei documenti e dei certificati per la qualificazione

Team di qualificazione

Il team di qualificazione valuta e registra lo stato del fornitore

Processo principale

O&M e Investimenti

Servizi

ICT

Il nostro scopo é la creazione di una Lista di fornitori qualificati in base ai gruppi di materiale, per scopi di diminuire le tempistiche necessarie alla valutazione della conformitá del fornitore nella gara e per unificare i requisiti per lábilitazione professionale e tecnica per tutti gli stabilimenti.

internal


Valutazione dei fornitori - Vendor rating

Se la qualif. MS ha:

• unálta influenza sul prodotto finale

• unínfluenza sulla sicurezza della gestione di impianti di produzione

•unálto grado dútilizzo

•una funzione economica importante

Quando é necessaria la valutazione dei fornitori?

Il risultato del processo di valutazione é un voto di valutazione : Index vendor rating .

Lo scopo della valutazione dei fornitori é láumento della qualitá dádempimento da parte dei fornitori e lútilizzo dei risultati della valutazione dei fornitori nel processo dápprovvigionamento (espulsione della partecipazione di un fornitore o possibilitá di prolungare un contratto esistenete).

La valutazione é relativa alla relazione Fornitore/Gruppo di materiali, questo vuol dire, che un fornitore puó essere migliore per alcuni gruppi di materiale e meno per altri.

La valutazione del fornitore é eseguita su livello di un formulario di valutazione dopo il termine delládempimento o parte delládempimento da parte del fornitore. Nel caso di adempimenti , i quali si ripetono regolarmente, é possibile stabilire un periodo di valutazione (ad esempio un mese).

Il formulario di valutazione é compilato dalla persona abilitata al ritiro delládempimento.

- Valutazione delládempimento fornito e il mantenimento delle condizioni legislative e contrattuali da parte del fornitore in base a criteri obiettivi di valutazione e in base alla modalitá della loro valutazione

MC11300

SISTEMI AUTOMATICI PER LA PROTEZIONE E LA GESIONE SKR – MANUTENZIONI, RIPARAZIONI

La manutenzione dei sistemi SKR (sistema controllo della gestione), dei sistemi di sicurezza e di gestione, dei sistemi diagnostici, informatici e di controllo. Puó includere il capomontaggio e le prove.

ME10400

AUTOMATICHE E PROTEZIONI DEGLI IMPIANTI ELETTRICI E DEL SISTEMA - MANUTENZIONE, RIPARAZIONE

La manutenzione degli impianti elettrici usati per il controllo dei sistemi elettrici, automatiche elettriche, protezioni elettriche degli impianti elettrici, dei distributori, del blocco e dei conduttori.

MS iniziale per la valutazione – dal 1.5.2010

Pracovný hárok programu Microsoft Excel

internal


Valutazione dei fornitori - Vendor rating

Ládempimento dei singoli criteri é valutato tramite gli indicatori di valutazione. Ogni indicatore ha un suo numero di punti (su scala da 0 a 100). Per ládempimento di ogni criterio il fornitore puó ottenere al massimo 100 punti.

La formula per determinare líndicatore del fornitore Index Vendor Rating é la seguente:

IVR = (Pk ⋅ IK + Pt ⋅ IT + Pd ⋅ ID + Pb ⋅ IB + Pž ⋅ IŽ ) / 100

dove Pk, Pt, Pd, Pb e Pž sono dei valori numerici del „peso“

Criteri Codice Peso

Adempimento nei termini stabiliti secondo il contratto IT 40

Mantenimento dellámbito e della qualitá delládempimento IK 35

Mantenimento dei requisiti tecnici e di sicurezza della SE IB 20

Mantenimento dei requisiti della SE relativi allámbiente naturale IŽ 5

Líndicatore totale delládempimento del fornitore (Index vendor rating – IVR) é calcolato come combinazione dei criteri di valutazione , dove per ogni criterio é stabilita la sua importanza – „il suo peso “. Se un criterio é piú importante ha un peso superiore. Il peso dellímportanza e i singoli criteri di valutazione cambiano in relazione al gruppo di materiali.

Nella seguente tabella sono riportati i criteri per la valutazione con il peso consigliato:

internal


Valutazione del fornitore – valutazione delládempimento

LÍVR del fornitore é calcolato per un periodo stabilito, generalmente quartalmente, come media degli indicatori per la valutazione delládempimento.

In base al valore attuale dell´ IVR al fornitore é assegnato un punteggio secondo la seguente tabella

IHD Voto assegnato Successive attivitá

>80 Adatto Possibilitá di prolungare il contratto con il fornitore

Od 60 do 80 Adatto con riserveComunicazione relativa alle riserve

<60 Non adatto

Richiesta al fornitore di effettuare delle misure correttive con possibilitá, che sará sospeso dalla Lista dei fornitori SE., e con possibilitá, che sará aggiunto nella lista dei fornitori espulsi, se non saranno effettuate le misure correttive.

internal


Il fornitore puó essere sospeso della lista dei fornitori SE nei seguenti casi:

• se il dipendente del fornitore, con il quale é stato sottoscritto il contratto, durante ládempimento dei suoi incarichi ha avuto unínfortunio registrato. Il fornitore é sospeso fino a quando non sará chiarita la causa dellínfortunio.

• se il fornitore durante ládempimento del contratto trasgredisce i suoi doveri contrattuali. Il fornitore sará sospeso fino alléseguimento delle misure correttive.

Il fornitore puó essere aggiunto nella Lista dei fornitori espulsi della SE, nei seguenti casi :

• se nel processo di prequalificazione, qualificazione o durante la gara il fornitore ha presentato dei documenti falsi o ha prestato delle informazioni false o non del tutto vere,

• se il fornitore, nel caso di vincita della gara non si presenti alla trattativa per la sottocrizione del contratto e/o si rifiuti di sottoscrivere il contratto per via di condizioni per lui sfavorevoli, che comunque ha approvato durante la gara;

• Se il fornitore durante ládempimento del contratto ha trasgredito il contratto in modo molto grave

Sospensione del fornitoreAggiunta nella Lista dei fornitori espulsi

I Fornitori Sospesi o i Fornitori aggiunti nella lista dei fornitori espulsi non adempiranno i requisiti per prendere parte alle gare secondo le prescrizioni interne della SE (questo vuol dire al di fuori della ZoVO).

internal


Conclusione

• Per il corretto funzionamento del processo dápprovvigionamento é

necessaria la reciproca collaborazione e la comunicazione tra il

committente e il fornitore

• Una specifica preparata per bene e una richiesta presentata in anticipo

consente di terminare il processo della scelta in modo effettivo e con la

qualitá necessaria .

• Il feedback relativo alládempimento del fornitore é piú che necessario, i

fornitori devono essere valutati durante léseguimento delle attivitá

contrattuali.

Processo d´approvvigionamento Beáta Vlčková Maggio 2010.

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Transcript of Processo d´approvvigionamento Beáta Vlčková Maggio 2010.