Corso SOLCorso SOLServizi interbibliotecariServizi interbibliotecari

21 settembre 200921 settembre 200923 settembre 200923 settembre 2009

5 ottobre 20095 ottobre 2009

Contenuti del corsoContenuti del corso

MattinoL’anagrafe bibliotecheEsercitazioniRICHIESTE IMMESSE:

VERSO altre biblioteche

Esercitazioni

Pomeriggio

RICHIESTE RICEVUTE: DA altre biblioteche

EsercitazioniI controlliElenco movimenti ILLStatistiche movimenti ILLEsercitazioni

L’anagrafe biblioteche SOLL’anagrafe biblioteche SOL

L’anagrafe delle bibliotecheL’anagrafe delle biblioteche

È condivisa da tutto il polo UNIMINon è scaricabile da elenchi esterniVa compilata manualmente dagli operatoriNon va gestita dalla funzione “gestione utenti” ma da “amministrazione sistema”

Utilizzare le LG per mantenere ordine negli elenchiCERCHIAMO DI TENERLA IN ORDINE

Accesso all’anagrafe bibliotecheAccesso all’anagrafe biblioteche

Ricercare una bibliotecaRicercare una biblioteca

Tutte le biblioteche devono appartenere ad un POLO. Se non lo conosco, lascio in bianco la stringa di ricerca

I POLI di SOLI POLI di SOL

In SOL sono presenti tutti i poli SBN con sigla e denominazione corrispondente ad anagrafe ICCUI Poli italiani non SBN sono stati creati per ogni regione e hanno denominazione X + sigla regione I poli stranieri non SBN sono stati creati per ogni stato (quelli più utilizzati) e hanno denominazioneY + sigla paese

Esempi di Poli non SBNEsempi di Poli non SBN

Elenco biblioteche trovateElenco biblioteche trovate

Se la biblioteca non è nell’elenco va inserita a mano usando il pulsante Nuovo

L’utente biblioteca deve essere associato ai servizi ILL per poter essere utilizzato nel modulo ILL

Dopo aver creato o aggiornato la scheda anagrafica, associare la biblioteca ai servizi ILLDettaglio utente Associa

Associazione biblioteca ai servizi ILL (1)Associazione biblioteca ai servizi ILL (1)

Associazione biblioteca ai servizi ILL (2)Associazione biblioteca ai servizi ILL (2)

Esercitazioni sull’anagrafe Esercitazioni sull’anagrafe bibliotechebiblioteche

RICHIESTE IMMESSERICHIESTE IMMESSELe richieste per i nostri utenti rivolte Le richieste per i nostri utenti rivolte

ad altre bibliotechead altre biblioteche

Prestiti e servizi ILLPrestiti e servizi ILL

Inserire o gestire una richiesta immessaInserire o gestire una richiesta immessa

Richieste immesseRichieste immesse

Richiesta di prestito interbibliotecarioDocument delivery interbibliotecario

Sono transazioni rivolte a biblioteche che non appartengono all’Università di Milano

Scelta della bibliotecaScelta della biblioteca

Se la biblioteca scelta non è associata alla Se la biblioteca scelta non è associata alla nostra nostra

Devo andare nell’anagrafe biblioteche e associare la biblioteca di lavoro oppure …

Associazione biblioteca di lavoroAssociazione biblioteca di lavoro

Indicare l’utente per cui viene fatta la Indicare l’utente per cui viene fatta la richiestarichiesta

Tutti gli utenti devono essere presenti nell’anagrafe di SOL, altrimenti vanno aggiunti manualmenteSe l’utente ha prestiti o prestiti interbibliotecari scaduti il sistema segnala il problema

Documento non nel catalogoDocumento non nel catalogo

Per le richieste immesse utilizzare solo la funzione documento non presente nel catalogo

Registrazione effettuataRegistrazione effettuata

Se la registrazione è corretta, dopo aver compilato i campi utili otterrò come risultato:

Inviare la richiesta alla bibliotecaInviare la richiesta alla biblioteca

Per la notifica della richiesta alla biblioteca fornitrice è necessario provvedere con i sistemi tradizionali

E-MailFax TelefonoAltro…

È stata disabilitata tutta la messaggistica automatica di SOL

L’iter della richiestaL’iter della richiesta Aggiornamento degli stati Aggiornamento degli stati

Richiesta inviata a bibliotecaAnnullatoRespintoAccettatoRichiesta condizionataDoc. spedito a bibl. richiedenteDoc. arrivato in bibl. rich.

Passaggi di stato obbligatoriPassaggi di stato obbligatori

Non è possibile saltare dal primo all’ultimo stato senza eseguire alcuni passaggi intermedi. Alcuni passaggi non sono noti al bibliotecario maandranno eseguiti ugualmente Passaggi obbligatiRichiesta inviata a bibliotecadocumento arrivato in biblioteca richiedente(doc. consegnato al lettore)doc. rispedito a bibl. prestanterientrato

Visualizza iter degli statiVisualizza iter degli stati

Il lettore nello suo spazio personaleIl lettore nello suo spazio personale

Documento al lettore: durata del prestitoDocumento al lettore: durata del prestito

È possibile settare i giorni del prestito in funzione della durata consentita dalla biblioteca prestante, ma solo riducendo i giorni. Come per il prestito locale

La durata del prestitoLa durata del prestito

La scadenza del prestitoLa scadenza del prestito

L’utente e le scadenze nell’area personaleL’utente e le scadenze nell’area personale

L’utente dall’Opac non sempre può capire L’utente dall’Opac non sempre può capire quale documento in prestito ILL è scadutoquale documento in prestito ILL è scaduto

Proroghe e consultazioneProroghe e consultazione

Il servizio di prestito ILL prevede la possibilità di richiedere proroghe

Non è prevista la riconsegna parziale del documento, in analogia alla consultazione del prestito locale

Cancellazione ultimo stato dell’iterCancellazione ultimo stato dell’iter

Una volta consegnato il documento all’utente non è possibile cancellare l’ultimo stato della richiesta

Aggiornamento pagamentoAggiornamento pagamento

Alla fine della transazione è possibile aggiornare lo stato dei pagamenti

Richieste di DD immesseRichieste di DD immesse

Il numero di iter è minore rispetto al prestito ILL e la consegna al lettore corrisponde all’evasione

I messaggi ad utenti e bibliotecheI messaggi ad utenti e biblioteche

È possibile inviare mail a utente e biblioteca partendo dalla gestione della transazione

Testo e-mail da compilareTesto e-mail da compilare

Esercitazioni su richieste Esercitazioni su richieste immesseimmesse

RICHIESTE RICEVUTERICHIESTE RICEVUTELe richieste da altre bibliotecheLe richieste da altre biblioteche

Richieste ricevuteRichieste ricevute

Le richieste ricevute si gestiscono in modo analogo a quelle immesse, ma in questo caso non sono coinvolti utenti UNIMI

Documento nel catalogoDocumento nel catalogo

Permette di collegare il prestito al numero di inventario del documento e cattura i dati del documento (righe ISBD). Il prestito in corso è visibile in Opac

È possibile compilare manualmente la maschera “documento non presente nel catalogo”, ma in questo caso non c’è legame con l’inventario e la compilazione è completamente manuale. Il prestito in corso non è visibile in Opac

Visualizzazione in Opac del prestito ILLVisualizzazione in Opac del prestito ILL

Documenti prenotabili dall’OpacDocumenti prenotabili dall’Opac

Prestare più documenti alla stesa Prestare più documenti alla stesa bibliotecabiblioteca

1 operazione per più documenti (1)1 operazione per più documenti (1)

RischioLa procedura permette solo il rientro contestuale di entrambi i documentiNel caso in cui i volumi tornino separatamente il sistema non può gestirli in due momenti diversificati

1 operazione per più documenti (2)1 operazione per più documenti (2)

Problema richieste ricevuteProblema richieste ricevute

Una richiesta di dd interbibliotecario su una parte di monografia può bloccare un prestito locale o un prestito ILL sullo stesso documentoUna procedura di DD su un certo inventario si conclude solo con l’evasione del documentoNon posso prestare il volume fino a quando non completo l’iter dello scambio

Esercitazioni su richieste Esercitazioni su richieste ricevutericevute

I controlliI controlli

Prestito locale e prestito ILLPrestito locale e prestito ILL

Alcune funzioni di verifica sui volumi prestati ad altre biblioteche si trovano insieme ai controlli del prestito locale o ad altre funzioni di verifica sugli inventari in uso

Controllo prestitiReports prestitiStatistiche utenti e servizi

Controllo prestiti (1)Controllo prestiti (1)

Le procedure di controllo sono automaticheSe l’utente ha l’indirizzo mail nell’anagrafe arriva il sollecito via posta elettronica, come per il prestito localeI solleciti alle biblioteche possono solo essere stampati in pdfI controlli sulle scadenze riguardano gli utenti o le biblioteche

Controllo prestiti (2)Controllo prestiti (2)

Automatico dal sistema

Su scelta del bibliotecario

Reports prestitiReports prestiti

I reports dei prestiti contengono informazioni sui documenti prestati ad altre biblioteche

Numero movimenti per documentoNumero movimenti per documento

Statistiche utenti e serviziStatistiche utenti e servizi

Elenchi movimenti ILL (1)Elenchi movimenti ILL (1)

Elenchi movimenti ILL (2)Elenchi movimenti ILL (2)

Il pdf, rtf e xls permette di avere informazioni sui documenti prestati o presi in prestito potendo scegliere lo stato della transazione In dettaglio:biblioteca fornitrice o richiedenteUtente richiedente per cui è stato fatto il servizio il costo e il rimborsopagato o non pagatoCollocazione e inventario

Statistiche sui servizi ILL (1)Statistiche sui servizi ILL (1)

Statistiche sui servizi ILL (2)Statistiche sui servizi ILL (2)

Permette di conteggiare il rapporto di scambio con altre biblioteche anche in funzione del tipo di utente richiedente

Elenco biblioteche partnerElenco biblioteche partner

Elenco biblioteche partnerElenco biblioteche partner

Permette di avere gli elenchi delle biblioteche di SOL, con il dettaglio di quali sono attive con la propria e quali no. Manca l’elaborazione in fomato xls

ContattiContatti

Sebina.help@unimi.it

Elena.bernardini@unimi.it Biblioteca centrale di Farmacia

Marina.maggio@unimi.it Biblioteca di Giurisprudenza e Lettere & Filosofia

Bruna.murgese@unimi.it Biblioteca di Giurisprudenza e Lettere & Filosofia