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RICEZIONE E CONSERVAZIONE FATTURE

Anche un file pdf (senza firma digitale) può essere validato

Per fattura elettronica si intende la

fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico.

autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante • sistemi di controllo di gestione che

assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile,

• ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente

• Ovvero tramite EDI

Il DL 216 semplifica la conservazione delle fatture elettroniche

Cos’è il sistema di controllo richiesto ?

• Fattura servizi – Utenza corrisponde

– Pagamento tracciato

– Servizi plausibili

– Importi ragionevoli.

– oppure esiste contratto

– Email di ricezione

• Fattura di merci – Il cliente ha tutte le bolle

relative e gli ordini

• Fattura con firma digitale

• Estendibile ad altri documenti – Si (estratti conto , contabili,

acquisti on line)

In tutti questi casi la fattura elettronica può essere conservata come tale .

Non è necessaria la stampa, l’etichettatura , la scansione

Per approfondire il concetto di Sistema di controllo è utile questo documento

http://ec.europa.eu/taxation_customs/resources/documents/taxa

tion/vat/traders/invoicing_rules/explanatory_notes_it.pdf

L’ACCORDO

E NON MANCANO INTERPRETAZIONI

RIGIDE

il ricorso alla fattura elettronica e' subordinato all'accettazione da parte del destinatario.

Negli anni passati sono state concesse accettazioni all’invio di fatture PDF Fino ad ora il ricevente doveva stampare il pdf e trattarlo come cartaceo Ora secondo la direttiva quello è un documento elettronico e come tale andrebbe trattato

Il DL 216 PREVEDE COMUNQUE CHE TRA LE

PARTI VI SIA UN ACCORDO

Non è quindi da escludere che qualche competitor in queste condizioni parli di OBBLIGO ad attivare la conservazione elettronica

IL PROCESSO CONTABILE

CONTABILITA’

DIGITALE

LE RILEVAZIONI CONTABILI SONO

BASATE SU DOCUMENTI DIGITALI

IL PROCESSO ELETTRONICO

SOSTITUISCE A TUTTI I FINI DI LEGGE IL

PROCESSO CARTACEO

QUANTE AZIENDE SONO IN GRADO DI FARLO ?

Ricezione di fattura elettronica

Ricevo la fattura pdf per email

il file dove lo metto ? Che protocollo inserisco nella registrazione iva ?

Fattura in PDF scaricata dal sito del fornitore .

Tengo l’email ? Dove nell’archivio delle fatture ? Oppure estraggo solo il file della fattura ? E dove lo metto ?

La fattura è firmata (P7m) Tengo il p7m ? Ma per registrarlo devo vedere il pdf ? Come faccio ? E se ha la marca temporale

La fattura è xml Da che parte comincio ?

GLI EFFETTI POTREBBERO ESSERE POSITIVI

Negli studi

Una buona fetta di fatture può essere ricevuta in formato pdf tramite email, una parte si può scaricare dal sito del fornitore.

Ripensare il processo di registrazione • Dare opportunità ai clienti evoluti di

utilizzare il formato elettronico fin dall’origine

• Convertire in modalità massiva il cartaceo.

IN AZIENDA

Ipotizzabile che più del 50% delle fatture diventeranno elettroniche

Evoluzione Anche i documenti contabili (estratti conto, contabili banche, altri costi) possono essere conservati in modalità elettronica

APPLICABILITA’

Organizzazione A seconda della dimensione dell’impresa, delle consuetudini dell’organizzazione, occorre strutturare il sistema e attivare archivi e procedure necessarie

SE APPLICATO GENERA GRANDE

AUMENTO DI EFFICIENZA E CONTROLLO

MA

NON E’ FACILE MA E’ DI GRANDE EFFICACIA

SENZA UN BUON ARCHIVIO DIGITALE

DIVENTA QUASI IMPRATICABILE

CONTABILITA’ DIGITALE IN AZIENDA

GLI ARCHIVI DELLA CONTABILITA’ DIGITALE

Per realizzare una contabilità digitale corretta, dovremo predisporre almeno questi archivi: • Inviati ricevuti

• Per protocollare le email che contengono documenti fiscali

• Documenti contabili • Per protocollare tutti i documenti

che non sono soggetti a iva • Fatture acquisto

• Per tutte le fatture acquisto • Fatture vendita

• Per tutte le fatture di vendita • Note credito

• Per le note credito emesse. • Archivi di servizio

• Archivi di parcheggio temporaneo dei documenti scansionati o raccolti

Ricezione di fattura elettronica

Ricevo la fattura pdf per email

il file inserito in Archivia Plus, • Viene archiviato e numerato con il Numero

Progressivo di Conservazione (NPC) • l’xml con i dati esportato per il gestionale

(docfinder) In prima nota NPC è il protocollo iva

Fattura in PDF scaricata dal sito del fornitore .

Protocollo email con ArchiProto • Con l’opzione salva allegato, il file viene inviato

alla conservazione (si crea collegamento con email)

Procedo come al precedente

La fattura è firmata (P7m) Archivia Plus verifica la firma, ed estrae il documento (conserva entrambi) Procedo come al punto 1

La fattura è xml Archivia Plus Verifica firma e compila i dati di ricerca/registrazione

GLI ARCHIVI A GARANZIA DI AUTENTICITA’

In ambito aziendale la realizzazione dei «percorsi di verifica» costringe a conservare ordinatamente anche i documenti collegati a quelli elettronici contabilizzati. Nella fattispecie: Le comunicazioni Le bolle Gli ordini Le conferme d’ordine I contratti Questi processi sono già definiti sia come trattamento di spool (quando si emettono documenti) che come scansione (quando si ricevono cartacei)

CONSIGLI D’USO – CREARE VISTE PER UTENTI

• Tramite i permessi si può far vedere agli utenti solo gli archivi di loro competenza

• Per trovare un archivio c’è anche la ricerca • In questo esempio l’utente CONTADIGITA

vede tutti gli archivi soggetti a contabilità digitale

ISTITUIRE I SEZIONALI PER I DOCUMENTI ELETTRONICI

Nella prima tabella una tipico suddivisione di tipi documento e sezionali classici, nella seconda i due valori vengono usati come prefisso di una cartella I sezionali sono UTILI per differenziare elettronico da cartaceo tuttavia si può anche ipotizzare un protocollo unificata, ma non è semplice. Vi è anche una indicazione dell ‘AdE sull’uso dei sezionali. I documenti emessi si presume siano processati automaticamente come spool

cod_tipo_

doc_f cartacei elettronici

0 contabili 0 1

1 fatt. vendita 0 1

2 fatt. acquisto 0 1

2 fatt. acquisto cee 2 3

2 fatt. acquisto extra cee 4 5

3 note credito 0 1

4 notedebito 0 1

1 fatt. vendita (cee) 2 3 *

CARTELLE PER DITTA

• Le cartelle vengono create dalla anagrafica ditta

• Possono ovviamente essere create in modalità personalizzata (numeri dei sezionali, descrizioni etc.)

• Ma contestualmente vengono pianificati in Archifile i trattamenti per i documenti elettronici che verranno depositati in quei percorsi

• Significa che per OTTENERE IL PROTOCOLLO ELETTRONICO delle varie tipologie di documenti basta depositarli nelle apposite cartelle

ArchiFile raccoglie e protocolla

ESPORTAZIONE PER LA REGISTRAZIONE

File pdf scaricato protocollo manuale

il file inserito in Archivia Plus, • Viene archiviato e numerato con il Numero

Progressivo di Conservazione (NPC) • l’xml con i dati esportato per il gestionale

(docfinder) In prima nota NPC è il protocollo iva

In questo caso manualmente decido tipo documento ,

progressivo e ditta

Email con allegato

• Con l’Addins di Outlook (o con il protocollo pec), possiamo Protocollare l’email ricevuta e inviare il file allegato (la fattura vera e propria) alla cartella di conservazione.

• Il sistema di protocollo dei files provvederà a inserire il documento nell’archivio e ad avviare l’esportazione per la registrazione

• Tra l’email e la fattura archiviata rimane un collegamento .

IL COLLEGAMENTO TRA EMAIL E FATTURA E’ UN ELEMENTO

DI AUTENTICITA’

Allegato con firma digitale

• Se l’allegato contiene firma digitale, archifiles estrae il pdf e conserva ambedue, pdf e p7m

Email SENZA ALLEGATO (l’email è la fattura)

Protocolliamo l’email e archiviazione per praticità di lettura una stampa in formato pdf (consigliato nelle note cee di effettuare conversione quando non si può garantire la leggibilità)

Ricezione di fattura o doc. contabile cartaceo

A monte c’è l’etichettatura e la scansione ma l’elaborazione porta allo stesso risultato

Se il documento è cartaceo finisce nello

stesso processo

IN PRATICA – SOLUZIONE AZIENDALE

Ricezione files

Crea cartelle per il deposito dei files ricevuti 0 _1 – Documenti Contabili 2 _1 – Fatture acquisto 2 _3 – Fatture acquisto cee 2 _5 – Fatture di acquisto extra cee

Memorizzarli nella cartella opportuna

Dall’anagrafica azienda attivare la Contabilità digitale

Ricezione email Protocollo di ricezione e attivazione del salvataggio dell’allegato come sopra

Raccolta e registrazione

ArchiFile provvede a raccogliere i documenti e in base alla cartella applica tipo documento e sezionale. Nell’aggiungere il record assegna il protocollo contabile (e registra impronta)

La cartella fatture emesse e note credito emesse non è prevista perché si presuppone sia già attivata la conservazione sostitutiva da spool

GLI ASPETTI CRITICI

Dl 216 Per fattura elettronica si intende la

fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante • sistemi di controllo di gestione

che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile,

• ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente

• Ovvero tramite EDI

DM 23/01/2004 1. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari: - hanno la forma di documenti statici non

modificabili; - sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della

data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica;

- sono esibiti secondo le modalità di cui all'art. 6; - sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia

garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta; inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.

GLI ASPETTI CRITICI

Dl 216 Per fattura elettronica si intende la

fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante • sistemi di controllo di gestione

che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile,

• ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente

• Ovvero tramite EDI

DM 23/01/2004 1. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari: - hanno la forma di documenti statici non

modificabili; - sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della

data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica;

- sono esibiti secondo le modalità di cui all'art. 6; - sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia

garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta; inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.

GLI ASPETTI CRITICI – chiusura quindicinale

DM 23/01/2004 2. Il processo di conservazione dei documenti informatici avviene mediante le modalità di memorizzazione previste al comma 1, lettera d), e secondo il Procedimento indicato nell'art. 3 della deliberazione dell’AIPA n. 42 del 2001 e termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, in luogo del riferimento temporale, sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione di cui all'art. 5 della deliberazione dell’ AIPA n. 42 del 2001. Il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti.

DM 23/01/2004 modifiche previste 3. La conservazione di cui ai commi 1 e 2 è effettuata con cadenza almeno annuale.

Avviare la conservazione digitale delle fatture senza preoccuparsi della cadenza quindicinale è ragionevole

Non c’è motivo per non effettuare la firma quindicinale

in quelle emesse

In caso di problemi, numerazione con programma e stampa (risoluzione

14/e e 161/e)

Estensione ai documenti contabili ?

Se la garanzia di originalità di una fattura è data da percorsi di controllo che ne dimostrino la coerenza, per un estratto conto bancario ci possono essere dubbi ? L’e.c. carta di credito ? Contabili Bancarie ? Pagamenti imposte ? Costi del personale ? Acquisti web treni aerei navi ?

Un buon 50% dei documenti può essere elettronico

SOLUZIONE STUDI

Soluzione a cartelle

• Archivio di conservazione semplificato (unico)

• Il file elettronico arriva alla ditta e non allo studio

• La responsabilità di CONSERVARE IL PERCORSO DI CONTROLLO rimane in carico al cliente (1)

• Numerosi soggetti = numerose cartelle

Adatta a configurazioni standard 0 – doc contabili 1 – fatture vendita 2 – fatture acquisto 4 – note credito Se cartacei TIF CON ETICHETTA Se elettronici PDF

L’organizzazione è diversa

Client studio Adatto a rapporti più complessi / completi Più tipologie di documenti Supporto alla scansione Estendibile

ISTITUIRE I SEZIONALI PER I DOCUMENTI ELETTRONICI

Se usiamo il sistema a cartelle con il comando di creazione vengono generate 4 cartelle per ditta. I cartacei dovranno necessariamente essere FILE TIF CON ETICHETTA Gli elettronici dovranno essere FILE PDF.

cod_tipo_

doc_f cartacei elettronici

0 contabili 0 1

1 fatt. vendita 0 1

2 fatt. acquisto 0 1

4 Note credito 0 1

CARTELLE PER DITTA

• Le cartelle vengono create dall’ anagrafica ditta

• Non possono essere create in modalità personalizzata (numeri dei sezionali, descrizioni etc.)

• Ma in Archifile con 2 sole configurazioni effettueremo tutti i trattamenti

La programmazione in ArchiFile

I due processi

ESPORTAZIONE PER LA REGISTRAZIONE

LA CONDIVISIONE

Probabilmente il limite sta nella condivisione da realizzare. Esistono diverse soluzioni come • il disco virtuale di TeamPortal, • un sito ftp • Un server nella nuvola ma per ognuna poi nasce il problema degli utenti e dei permessi etc. In ogni caso la soluzione cartelle è applicabile subito a chi ha già organizzato un accesso remoto Risolve egregiamente il problema di ricezione dei documenti

FTP

VDISK CLOUD

internet

IL SERVIZIO

Il programma in esecuzione sul server Archivia Plus (anche pc win7 no xp) è attivo in ascolto su una apposita porta. La porta reindirizzata dal server di accesso consente ai client di autenticarsi e dialogare. L’autenticazione avviene a livello di programma. Il file di configurazione viene generato dallo studio. Si può gestire ogni tipologia con diversi sezionali e, in prospettiva, consentire l’imputazione di maggiori dati .

Client documentale

Pc o server

Archivia

ip pubblico

Server pubblico

o firewall

Porta xx

ip locale

IL CLIENT

Può includere diverse funzioni e forme. Lo sviluppo dipenderà dal mercato. Per ora consente l’invio in forma facilitata dei documenti e la scansione

IL CLIENT

La configurazione personalizzata

Configurazione protocolli standard

prog Cod_tdf tdf descrizione cartaceo elettronico

1 0 Documenti Contabili 0 1

2 1 Fatture vendita 0 1

3 2 Fatture Acquisto 0 1

4 3 Note debito 0 1

5 4 Note Credito 0 1

Esempio di personalizzazione

prog Cod_tdf tdf descrizione cartaceo elettronico

1 0 Documenti Contabili 0 1

2 0 Documenti Contabili Filiale senigallia 2 3

3 1 Fatture vendita 0 1

4 1 Fatture vendita Filiale senigallia 2

5 2 Fatture Acquisto 0 1

6 2 Fatture Acquisto Filiale senigallia 2 3

7 3 Note debito 0 1

8 4 Note Credito 0 1

Esempio ditta quater

1 0 Documenti Contabili 0 1

2 1 Fatture vendita Alimentari 1

3 1 Fatture vendita Tabaccheria 1

4 2 Fatture Acquisto Alimentari 0 1

5 2 Fatture Acquisto Tabaccheria 2 3

6 3 Note debito 0 1

7 4 Note Credito 0 1

I file ricevuti

I documenti elettronici vengono immediatamente protocollati da AutoSpool. Le immagini dei documenti cartacei finiscono nell’archivio scansioni per il processo Bar Code di ArchiScan

Sviluppi

Dati aggiuntivi inseriti dalla ditta ?

Cartaceo senza etichetta ?

Pre riconoscimento ?

Consultazione ?

Fornire il servizio ?

Dip

end

e d

ai r

isu

ltat

i

Client web – Marzo/aprile 2013

Planning documentale

Offerta

Requisiti

• Archivia Plus Suite

• Estensione Sql Express

• ArchiScan

• Client in numero adeguato (1 collegamento 1 client)

• No xp

Azioni

Video presentazioni

• Introduzioni a visione libera (quelle del depliant)

• Approfondimenti solo per utenti registrati

Archivio Informatico 13 su dl 216

Revisione dei Quaderni della conservazione sostitutiva

Revisione dei leggimi (semplificazione)

Novità già introdotte

Aggiornamenti automatici

• Miglioreremo con flag per aggiornamenti indispensabili e facoltativi

• Personalizzabile

Tele assistenza con supporto audio

• Personalizzabile

Controllo rapido anagrafiche

• Per disattivare velocemente quelle inutili

• Filtri per creare liste

Feedback

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