Il sistema di gestione informatica dei documenti e il ... · tramite l’apposizione della firma...

Il sistema di gestione informatica

dei documentie il manuale di gestione

Mauro Livraga

2012 a cura di Mauro Livraga 2

Sistema di gestione dei documenti

• Linee generali:– Il sistema comporta la “totale automazione

delle fasi di produzione, gestione, diffusione e utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti e atti”, art. 51, comma 2, dPR 445/00.

– 01/01/2004.– È ultimamente normato anche dal CAD.


Il sistema di gestione dei flussi documentali 1

• Prevede:– Gestione automatizzate dei procedimenti

amministrativi;– Progressiva riorganizzazione delle procedure

amministrative.Consente:

rapida acquisizione delle informazioni relative a: fascicolo, procedimento, responsabile, gestione fasi procedimento, informazioni singolo procedimento, informazioni statistiche, ecc.


Il protocollo informatico 1

• Il sistema di protocollo informatico non è la riproduzione informatizzata del registro cartaceo, ma un insieme integrato e coordinato di azioni relative alla produzione, gestione e conservazione dei documenti cartacei e informatici di un ente pubblico.


Il protocollo informatico 2

• Il sistema deve essere unico e interoperativo.

• Deve prevedere un unico piano di sviluppo e aggiornamento.

• Continuità operativa.• Conservazione.

2012 a cura di Mauro Livraga 6a cura di Mauro Livraga

Continuità operativa 1

• Articolo 50 bis “1 In relazione ai nuovi scenari di rischio, alla crescente complessità dell’attività istituzionale caratterizzata da un intenso utilizzo della tecnologia dell’informazione, le PP. AA. Predispongono piani di emergenza in grado di assicurare la continuità delle operazioni indispensabili per il servizio e il ritorno alla normale operatività”.

• A tali fini le PP. AA definiscono: il piano di continuità operativa e il piano di disaster recovery.

2012 a cura di Mauro Livraga 7a cura di Mauro Livraga

Continuità operativa 2

• Un efficace e efficiente piano di continuità operativa deve essere messo in relazione con la conoscenza che l’organizzazione ha di se stessa e con la sua missione. Consente di ri-strutturare il proprio funzionamento.

• No approccio standard.


Dematerializzazione 1

• Con dematerializzazione si intende non produzione di documenti cartacei, attraverso la sostituzione dei supporti scrittori, di quelli di conservazione e la riprogettazione dei sistemi documentari classici verso quelli informatici.



• Le organizzazioni e gli enti pubblici investono ingenti risorse nell’automazione dei propri processi al fine di essere conformi alle diverse normative, di eliminare inefficienze operative e per dematerializzare i propri sistemi documentali.



• Dematerializzare è possibile attraverso due distinti approcci:

1) informatizzare/eliminare la carta;

2) evitare di produrre carta.



• Informatizzare/eliminare la carta:

- acquisizione via scanner;- conservazione sostitutiva.Dove si conservano gli originali

cartacei e le copie digitali?


Scansione/sostitutiva

• Trasformazione attraverso tecnologia digitale di un documento cartaceo in immagine dello stesso su supporto digitale, che corrisponde a una riproduzione con valore legale, perché c’è la dichiarazione di conformità all’originale tramite l’apposizione della firma digitale al file di riproduzione.

• È sostitutiva dell’originale.


Scansione sostitutiva

+



• Evitare di produrre carta:- evitare di produrre carta;- gestione documentale e workflow per la

gestione automatica- posta elettronica;- form intelligenti su web;- archiviazione e conservazione a norma

dei documenti digitali.



• Evitare di produrre carta:- formazione e gestione documenti

nativi informatici (firma e valore legale, elettronica e digitale, pec, servizi web che gestiscano in sicurezza i processi di validazione e approvazione dei documenti).



• Per non produrre carta non necessaria e documenti cartacei è indispensabile dotarsi di tecnologie e servizi usabili, semplici e intuitivi, per consentire una gestione agile dei documenti digitali, per facilitare il passaggio dai fascicoli cartacei a quelli digitali, che incentivino comunicazione e trasmissione dei dati e documenti fra persone/uffici, secondo processi/sistemi definiti – workflow. (Gianni Sandrucci)


Il sistema di gestione dei flussi documentali 2

• Obbligo garantire sicurezza e integrità del sistema:– Manuale di gestione.– Piano di conservazione.– Piano per la sicurezza informatica:DPS,

continuità operativa e disaster recovery.


Il Manuale di gestione previsto dal dpcm 31/10/00

• Il manuale descrive il sistema di organizzazione e di conservazione dei documenti e fornisce istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la gestione documentale.

• Nell’ambito di ogni Amministrazione pubblica deve essere adottato un modello generale, da specificare sulla base delle particolarità dell’ente.


Il Manuale di gestione previsto dal dpcm 31/10/00

• Importanza dei modelli di manuale per tipologia

di ente:Comune, comunità montana

ecc.


Manuale 1

• Il manuale è una componente necessaria di un sistema archivistico, anche il più piccolo e meno strutturato.

• Descrive in modo dettagliato, non tecnico, l’intero sistema di gestione documentario (Allegati).

• Il manuale è per tutti.


Manuale 2

Tutta la documentazione


Manuale 3

• Il vantaggio maggiore deriva dalla standardizzazione delle prassi e procedure.

• Elimina duplicazioni e interferenze (Procedimenti amministrativi).

• Revisione periodica del Manuale.• Deve essere flessibile e facilmente

aggiornabile (Allegati).


Manuale 4

• Autorizzazione ufficiale dei massimi livelli direttivi (Giunta, ecc.).

• Gli utenti del manuale devono avere una comprensione adeguata del sistema di gestione documentale.

• Formazione del personale.


Manuale 5• Prima di effettuare l’introduzione del manuale è

necessario verificare le modalità gestionali dei documenti nel vostro ente, per fare questo si suggerisce di consultare http://www.sato-archivi.it/word/obblighi-legge-ente-pubblico.doc.

• Il manuale è il risultato di un progetto di “messa a norma” del sistema documentale dell’ente.

• La redazione del manuale deve essere condivisa con tutti i settori/servizi/uffici dell’ente.

http://www.sato-archivi.it/word/obblighi-legge-ente-pubblico.doc






Manuale 6

• Responsabile del Servizio archivistico (dPCM 31/10/2000, dPR 445/2000 Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi):- predispone lo schema del manuale,- predispone il piano della sicurezza informatica

d’intesa con il responsabile dei sistemi informativi.


Manuale 7

• Ci sono vari metodi per la raccolta delle informazioni che servono al Responsabile del servizio archivistico per redigere il manuale:- questionario,- intervista,- esame diretto.


Manuale 8• Questionario: invio di un modulo a tutte le unità

organizzative (rapidità, impersonale, non condivisione, risposte non standardizzate, disturbo routine quotidiana)

• Intervista (rapidità, condivisione, standardizzazione risposte, disturbo routine quotidiana).

• Esame diretto: metodo più accurato (notevole dispendio di tempo, specializzazione).

• Approccio migliore: combinazione vari metodi.


Manuale 9

• Il manuale deve dire ciò che fate, non quello che vorreste fare; pertanto il modello che adottate è uno strumento di lavoro e deve essere adeguato alla vostra realtà, non deve essere copiato tout court.

• Prima di introdurre il manuale nel vostro ente dovete ottenere l’approvazione della Soprintendenza archivistica.


Manuale 10• Gli enti che non adottano il protocollo

informatico, ma utilizzano un protocollo informatizzato, dovranno eliminare dal manuale gli articoli e i commi che si riferiscono esplicitamente alla gestione del protocollo e del documento informatico a firma elettronico/digitale.

• Altre informazioni, e modelli di manuale, si possono trovare nel sito http://protocollo.gov.it.

http://protocollo.gov.it/





Conclusioni

• Il manuale non va mai considerato come un’opera definitiva e completa, ma costituisce parte sostanziale dell’attività di creazione e messa in opera del sistema documentario, gestione, mantenimento, aggiornamento e sviluppo dello stesso.


Bibliografia• www.archivi.beniculturali.it/SAMI (alla voce manuale per enti)• http://protocollo.cnipa.it• www.sspa.it (ricerca sulla gestione informatica dei documenti)• www.archivi.beniculturali.it (quadro completo sulla normativa)• Inged.it, numeri 2009-2011• Maria Guercio, Archivistica informatica. I documenti in ambiente

digitale, Carocci editore, 2002• Luciana Duranti, I documenti archivistici. La gestione dell’archivio

da parte dell’ente produttore, in “Pubblicazioni degli archivi di Stato. Quaderni della rassegna degli archivi di Stato”, 1997.

• Gregorio Arena, Marco Bombardelli, Maria Paola Guerra, Alfonso Ma succi, La documentazione amministrativa, Maggioli Editore, 2001.

• http://www.interpares.org (progetto InterPARES)• http://www.erpanet.org (Erpanet)• http://www.unipd.it/archivio/anai2006/corsoanai2006.htm

http://www.archivi.beniculturali.it/




http://protocollo.cnipa.it/




http://www.sspa.it/

http://www.sspa.it/

http://www.sspa.it/

http://www.sspa.it/





http://www.interpares.org/




http://www.erpanet.org/






http://www.unipd.it/archivio/anai2006/corsoanai2006.htm









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