Time Management

Percorso formativo di F. SCHIANCHI

IFOA Bologna15/16.3.2010

AVVENIMENTO REALE.Che un' era fosse finita, Richard

Donkin, già editorialista del Financial Times ed esperto di

organizzazione del lavoro, se ne è accorto al funerale di un caro amico. In piena cerimonia, un collega ha

sentito il bip-bip sul Blackberry: posta in arrivo.

L'uomo si è messo a digitare sul tastierino per rispondere al

messaggio. Non aveva più alibi, quando il dovere

chiama - dovunque tu sia - non puoi più fare finta di niente.

 2

SIAMO ALLA FINE DI UN’ ERA• Quella del lavoro in ufficio, del

cartellino da timbrare, della routine professionale

• Quella dell'età della pensione • Quella della rigida divisione delle

mansionisoprattutto

• Quella della distinzione tra tempo di lavoro e tempo libero.

• Lavorare meno, lavorare sempre

  3

SIAMO DI FRONTE AD UN CAMBIO DI PARADIGMA

La tendenza emergente mette in discussione il concetto stesso

di luogo e tempo di lavoro.

"In fondo già oggi non smettiamo di vivere quando andiamo al lavoro, e non smettiamo di

lavorare quando siamo a casa".4

“L'orario settimanale può scendere anche a 30 ore. Non

distribuite in modo omogeneo, se necessario. Si può anche arrivare a lavorare dieci ore al giorno, in

cambio di maggiore libertà il venerdì - libero dall'obbligo di

presenza - e magari anche parte del giovedì: a condizione di

accettare che anche i giorni fuori ufficio, weekend compresi,

possano essere - in qualche modo - lavorativi”. Richard Donkin

5

Le imprese per vincere la sfida della competitività e superare la “crisi

profonda globale”, debbono modificare radicalmente i propri

modelli mentali, culturali, organizzativi e gestionali.

• Conoscenze, competenze, capacità, flessibilità,

motivazione, appartenenza, collaborazione:

contro

Gerarchia, rigidità, ripetitività, presidi, scontri generazionali,

indifferenza,ecc.6

"Spesso io lavoro da casa: posso leggere le e-mail, fare telefonate, partecipare in conference call a una riunione anche

mentre sono ai giardinetti coi miei figli. L'osmosi è un impagabile vantaggio, non

una zavorra". Roberta Cocco, manager di Microsoft

"Io ho sempre detto: il venerdì spengo tutto e non ci sono per nessuno. Ma oggi questo

non è più possibile, gli strumenti sono diventati talmente pervasivi per cui si crea una forma di ansia: se non rispondi entro

un certo numero di minuti a un messaggino come minimo passi per maleducato e se quelli del tuo social

network non ti vedono in linea per qualche ora si preoccupano e ti chiedono se stai

male". Gianna Martinengo, Didael 7

Google e Microsoft introducono il tempo libero

nell'orario di lavoro. Obbligatorio, nel bel mezzo della giornata, andare a fare

passeggiate coi colleghi, cucinare insieme, fare lunghi giri in bicicletta, scendere in

campo per una partita a pallone, nuotare nella piscina

aziendale, portare i cani in ufficio. 8

E’ in atto un cambiamento del significato del lavoro nella nostra vita: non è più vero che si lavora

solo perché c’è una necessità economica.

“Si lavora per vivere” è una risposta molto più reale e più

ampia del significato comunemente dato a questa

affermazione Il lavoro inizia a rispondere ad altri

bisogni, diventando parte della nostra identità fino, a volte, a

occuparla completamente, trasformandosi spesso in

“passione”.9

Il lavoro inizia a rispondere ad altri bisogni, diventando parte della nostra identità fino, a volte, a

occuparla completamente, trasformandosi spesso in “passione”.

Il lavoro della socializzazione,del confronto, dello scambio, della conoscenza, dell’ascolto, della sperimentazione del potere e/o

dei pregiudizi,ecc

10

Due tesi : • la prima che il lavoro debba

trovare nuovi modi di organizzazione temporale, più

legati ai risultati che alla presenza, utilizzando in modo appropriato le potenti innovazione tecnologiche. • Il lavoro del futuro potrà

prescindere dal luogo e dal controllo del tempo: oggi molti

vincoli impediscono questa innovazione.

11

• La seconda tesi: • le donne hanno una esigenza di

tempo maggiore e migliore, sia per la tradizionale problematica di

conciliazione, ma anche e soprattutto perché rivendicano

un tempo più personale, da articolare secondo modalità

proprie e con scopi che non siano solo quelli del lavoro.

• Il tempo al femminile rappresenta stimolo e sfida all'innovazione del

lavoro.

12

Quelli che oggi emergono come tre valori fondamentali-

soggettività, estetica, emotività- ieri erano considerati disvalori e come tali erano relegati

nella sfera domestica e lasciati alle donne…Per tre secoli le donne

sono state vestali di questi tre valori,di cui sono oggi ricche

depositarie. Di qui la rivalutazione del mondo femminile e del suo patrimonio culturale. (D. De Masi)

13

monocronicità e policronicità

L’antropologo E.T. Hall per lo studio delle differenze culturali tra diverse società, caratterizzate da una serie

di norme non scritte sull’uso del tempo, dello spazio, delle cose

materiali, definisce due modelli :

14

• le culture “low context” (orientate al compito) :

il tempo monocronico • le culture “high context” (orientate

alla relazione ): il tempo policronico

tempo monocronico• Le culture Occidentali e Nord Europee

tendono a concentrare l’attenzione su una sola attività per volta, attribuendo

grande importanza allo sviluppo di piani e alla loro esecuzione.

• Per chi segue questa impostazione il tempo è una risorsa, (in maniera simile al

denaro).

• Il tempo può essere risparmiato, preventivato, speso, consuntivato.

15

La persona monocronica• Fa una cosa per volta • E’ molto concentrata sul lavoro, di

qualsiasi genere • Prende gli impegni legati al tempo

(scadenze, appuntamenti) molto seriamente

• Agisce abitualmente in una logica orientata al compito ed ha bisogno di informazioni

• E’ poco predisposta a considerare il contesto generale, ciò che la circonda

• Aderisce in maniera “religiosa” ai piani

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La persona monocronica• Si preoccupa di non disturbare gli

altri • Segue le regole della privacy e

della urgenza: tende ad essere molto riservata, non si “perde volentieri in chiacchiere”

• Esalta la puntualità e la tempestività

• E’ abituata prevalentemente a relazioni di breve periodo

• Mostra grande rispetto per la proprietà privata: prende in prestito o presta con molta difficoltà

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punti di forza della persona monocronica:

• E’ veloce nel fare le cose ed è particolarmente efficiente

• Viene considerato dagli altri un buon gestore del tempo • Tende ad avere un atteggiamento:

“il tempo è denaro .. e non va sprecato” • E’ quasi sempre prevedibile ed affidabile • E’ avvantaggiato in situazioni che richiedono sincronizzazione: per es. gestione di processi o piani organizzativi • Costituisce un forte stimolo per gli altri a rispettare le scadenze

18

punti di debolezza della persona monocronica

• Rischia di fissarsi sul tempo e di diventare insensibile nei

confronti degli altri (guarda continuamente l’orologio durante una

chiacchierata, in viaggio segue il programma senza essere sensibile alle

necessità degli altri) • Rischia di non vedere o trascurare gli aspetti non

definibili concretamente, come la fiducia, l’armonia o la passione

per un obiettivo

• Ogni tanto dovrebbe dedicare “tempo e testa” ai rapporti

interpersonali , soprattutto con gli amici 19

tempo policronico

• Rappresenta l’approccio tipico delle culture

mediorientali, latine e mediterranee. La puntualità è meno

importante e la flessibilità, i cambi di programma, le distrazioni dall’obiettivo

sono all’ordine del giorno.

20

La persona policronica• Fa molte cose

contemporaneamente (ha sempre più cose – libri, lavori, attività, appuntamenti - aperte in contemporanea)

• Si distrae e si interrompe facilmente

• Considera che un obiettivo si debba raggiungere, se possibile

• Agisce in una logica orientata alla relazione e possiede già le informazioni

• E’ coinvolta dalle persone e dalle relazioni umane

• Cambia piano spesso i programmi, quasi senza problemi •E’ molto curiosa

21

La persona policronica• E’ portata a considerare

attentamente il contesto generale

• Si preoccupa di più di coloro ai quali è legata (famiglia, amici, colleghi stretti), piuttosto che della privacy

• Presta e prende in prestito spesso e facilmente

• Basa la puntualità sulle relazioni • Ha una forte tendenza a

costruire relazioni che durano per tutta la vita

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punti di forza della persona policronica • E’ orientata alla relazione con

gli altri • Considerata sensibile, intuitiva e disposta ad aiutare • Risulta abile nell’affrontare i problemi prima che diventino seri, in quanto ha capacità di previsione per la sua tendenza ad osservare il contesto • Abile nel creare e far funzionare un gruppo di persone • E’ capace di ascoltare e dirigere con armonia

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punti di debolezza della persona policronica • Non riesce a valutare la durata

reale di un determinato incarico, appuntamento,ecc. • Può generare frustrazione negli altri perché si fa aspettare • Può sembrare poco efficace perché ripone più valore sugli aspetti immateriali (valori, sentimenti) che su quelli materiali • La sua natura pacifica e calma può

essere percepita dagli altri come arrendevolezza

24

“Che cos’è dunque il tempo? Quando nessuno me lo chiede, lo so; ma se qualcuno me lo chiede e voglio spiegarglielo, non lo so.

Tuttavia affermo con sicurezza di sapere che, se nulla passasse,

non vi sarebbe un tempo passato; se nulla si approssimasse non vi

sarebbe un tempo futuro; se non vi fosse nulla, non vi sarebbe il

tempo presente.S.Agostino, Le confessioni

25

definizione• Il vocabolario della

lingua italiana riporta come definizione di tempo la seguente: “successione illimitata di istanti in cui si svolgono gli eventi e le variazioni delle cose; il succedersi dei diversi stati del nostro spirito”.

26

Due tipologie di Tempo• Tempo mentale: il modo di vivere emozionalmente il rapporto

con le cose, le situazioni. Un insieme complesso delle relazioni prima-durante-dopo tra la persona

e gli avvenimenti

• Tempo reale: una convenzione organizzativa, scandita/ misurata dall’orologio (quantità di tempo)e dal calendario (quando nel tempo)

27

• Più esatto sarebbe dire:”Tre sono i tempi, il presente del passato, il presente del presente, il presente del futuro”.. il

presente del passato è la memoria, il presente del presente è l’intuizione diretta , il presente del futuro è l’attesa. ”

S.Agostino, Le confessioni

28

Il tempo rende uguali: è una risorsa preziosa, la risorsa base di ogni individuo e di ogni organizzazione: non è né abbondante, né infinita.

•  • Il tempo è una risorsa irripetibile, non ritorna, non si ricrea. Non si può

andare avanti nel tempo e tornare indietro (o forse non

siamo capaci ancora).

  29

 Il tempo passa, non si

ferma mai. Non è vero che il tempo

corre,

il tempo... scorre. Inesorabile, ineluttabile,

costante. Scorre sempre alla stessa

velocità. 30

Il tempo

Possiamo farne l'uso che vogliamo/decidiamo:

• gestirlo o farci gestire• esserne padroni o

prigionieri• tenerlo per noi o regalarlo

ad altri • difenderlo strenuamente

• farcelo rubare 

31

“È tardi, è tardi, sono in ritardo, in arciritardissimo!», così urlava il

Bianconiglio girando con un vistoso orologio nel panciotto e correndo a

gambe levate.

Gli mancava il concetto di Time Management, ovvero la

capacità di collocare efficacemente le azioni nel

tempo, caratteristica fondamentale per il successo di

un progetto.32

• Il time management la gestione del tempo, è un insieme di scelte consapevoli

per organizzare le risorse temporali finite che abbiamo a

disposizione• Il time management

è la disciplina che ci consente di controllare la nostra vita utilizzando le 168 h che

abbiamo a disposizione ogni settimana.

33

Il time management

Gestire questo tempo “ci costringe”

a prendere una posizione esplicita

riguardo alle cose a cui diamo più

valore nella nostra vita lavorativa e

in quella privata  34

Il time management

Gestire questo tempo “ci aiuta”

a ripartire conseguentemente i nostri sforzi e a trovare un

equilibrio tra i diversi fattori che ci mettono sotto stress,

per mancanza di tempo. . 

35

Una gestione efficace del tempo produce :• un livello più alto di produttività personale • una riduzione degli sprechi di tempo

• l'attenuazione del sovraccarico di lavoro oltre all'aspetto forse più importante:

la gestione ottimale del tempo garantisce che

le attività più importanti vengano effettivamente portate a termine.

36

Le ricerche

Molte ricerche hanno mostrato che:

• i manager lavorano seguendo ritmi incessanti

• le loro attività sono caratterizzate da brevità,

varietà e discontinuità• essi sono fortemente orientati

all'azione e non amano le attività riflessive

(Henry Mintzberg)

37

Le ricercheIl manager medio italiano e il suo tempo di

lavoro : • Colloqui/riunioni: 42%

• Telefono, e-mail, corrispondenza: 15%

• Lavoro autonomo, riflessione e produzione individuale: 13%

• Viaggi e trasferimenti : 9%

• Impegni extraziendali: 7%

• Supervisione collaboratori: 5%

• Lettura e acculturazione : 5%

• Altro: 4%38

Suggerimenti per i Colloqui• Fate colloqui di 20 min. (max.)• Scegliete orari intelligenti• Comunicate subito l'orario in cui si

concluderà l'incontro• Mettetevi in una predisposizione di

ascolto e di interesse• Chiudete la porta, spegnete i

cellulari e chiedete di non essere disturbati per i prossimi 15 min.

• Entrate subito nel merito del tema/argomento

• Comunicate un senso di “produttività/utilità” derivata dall’incontro

39

Suggerimenti per riunioni

• Si siete come la maggior parte dei manager, come abbiamo

visto, probabilmente trascorrete dal 30 al 50% del

vostro tempo in riunione. Non è una percentuale eccessiva, se

le riunioni servono davvero per raggiungere i vostri obiettivi; ma se servono a poco, lo è.

•  

40

I cambiamenti del mondo del lavoro rendono le riunioni necessarie e

decisive. Questi cambiamenti comprendono:

• empowerment dei collaboratori (con l’esigenza di un maggior coordinamento),

• il maggior ricorso ai team trasversali e alla crescente complessità del processo decisionale

• il crescente numero di “alleanze” e interdipendenze tra organizzazioni/ uffici diversi.

Le riunioni sono una parte essenziale della vita organizzativa.

41

Le riunioni sono superflue: quando:•   Non seguono l'ordine del giorno

•  Si trasformano in lunghe chiacchierate•  Sono dominate da una o due persone

che parlano tutto il tempo•  Si prolungano oltre l'orario

•  Non producono decisioni, non invitano all'azione

•  Non conferiscono alle persone la responsabilità di svolgere i compiti

loro assegnati• Sono routine ossia non sono

veramente necessarie42

Gli scopi di una riunione sono, dovrebbero essere:

• condividere gli obiettivi, le idee e le opinioni

• coordinare gli interventi o prendere decisioni

• creare un clima di dialogo e coinvolgimento, facilitando

l'interazione fra i partecipanti.

Se non avete queste necessità probabilmente non vi è bisogno di

fissare una riunione. 43

Ogni volta che organizzate la riunione: assicuratevi che:

• ” il punto” (lo scopo centrale) sia chiaro, importante ed evidente nell'ordine del giorno

• avete invitato le persone giuste, cioè chi sia davvero interessato all'argomento, chi abbia informazioni importanti, chi abbia la responsabilità di partecipare un'eventuale decisione. Fate in modo che la riunione sia breve,

che resti in argomento e non permettete che si vada oltre l'orario.

44

Ogni volta che organizzate una riunione :

siate orientati all'azione. • Ogni riunione dovrebbe produrre

una decisione, avvicinare i partecipanti a un dato obiettivo,

cercare di “chiudere” una questione importante.

• Le persone che lasciano la riunione debbono avere la consapevolezza

della “produttività reale”, concreta che si è prodotta.

 45

Per realizzare riunioni efficaci è necessario

prestare attenzione su questi

3 aspetti: • la preparazione

• lo sviluppo (la gestione) • il follow-up.

46

Suggerimenti per le riunioni• Assicuratevi che le vostre riunioni

siano necessarie. Chiedetevi se potete raggiungere il vostro obiettivo

senza indire una riunione.• Chiarite l'obiettivo di ogni

riunione. Tutti partecipanti dovrebbero essere in grado di

rispondere alla domanda: "perché sono qui?". Se lo scopo è quello di

prendere una decisione, assicuratevi che tutti lo sappiano in anticipo e che

abbiano il tempo e i materiali necessari per prepararsi.

47

Suggerimenti per le riunioni• Prima dell'incontro, quando è possibile, sondate il terreno con i partecipanti più importanti. Sarete

meglio preparati se saprete in anticipo che cosa pensano rispetto ai punti

fondamentali da discutere. Ciò di cui venite a conoscenza potrebbe suggerirvi alcune

modifiche all'ordine del giorno.

• Distribuite in anticipo l’ ordine del giorno; questo indirettamente serve anche

a identificare l'obiettivo della riunione.

•  

48

Suggerimenti per riunioni• Insistete affinché i partecipanti

arrivino preparati. Ciò significa che tutti devono: • essere informati sui temi che

saranno affrontati • portare i documenti, i report o i dati, ecc. che servono per la riunione

• essere pronti a dare un contributo alla discussione e al raggiungimento

delle eventuali decisioni

49

Suggerimenti per Durante la riunione

Una buona preparazione vi aiuta ad affrontare al meglio

questa seconda fase. Nel corso della riunione dovreste seguire i seguenti consigli:

•  Ri-dichiarate l'obiettivo della riunione.

Benché lo abbiate già comunicato quando avete diramato gli inviti è sempre consigliabile ripeterlo.

50

Suggerimenti per Durante la riunione

• Favorite il fatto che ognuno esprima il proprio punto di vista.

Impedite che una o due persone monopolizzino la conversazione. Se

alcuni partecipanti sono troppo timidi per intervenire chiedete

anche a queste persone di esprimere il loro punto di vista

rispetto al problema in discussione. perché lo considerate

importante. •  

51

Suggerimenti per Durante la riunione• Evitate che la discussione

divaghi in mille digressioni. Quando si perdono di vista i punti fondamentali, la riunione degenera in una serie di chiacchiere a vuoto.

• Terminate la riunione, chiudendola formalmente,

comunicando il piano operativo. • Ogni riunione dovrebbe sempre portare a qualche azione concreta.

52

Suggerimenti per Durante la riunione

Chi conduce una riunione , a seconda delle dinamiche interne al gruppo, spesso deve assumere i seguenti

ruoli:

• Moderatore. Si assicura che l'ordine del giorno venga seguito,

che chi vuole parlare abbia l'opportunità e che nessuno

monopolizzi riunione. • È un compito difficile specie quando

tra i partecipanti vi è una “figura dominatrice".

53

Suggerimenti per Durante la riunione

• Avvocato del diavolo. Se emerge troppo presto un

consenso unanime, cioè senza una vera riflessione , egli lo

mette in discussione . Se vi accorgete che la “convergenza”

è opportunistica e non reale, fornite una “lettura opposta o alternativa”

per portare i partecipanti ad una riflessione/decisione ponderata e

partecipata.

54

Suggerimenti per Durante la riunione

• Negoziatore: ruolo indispensabile quando i

partecipanti non riescono a trovare un terreno comune, oppure non vogliono farlo.

Evidenzia i “costi e le implicazioni” del disaccordo e i vantaggi del consenso/

condivisione.55

Suggerimenti per Durante la riunione

• Sostenitore. Loda e sottolinea sinceramente il

contributo dei partecipanti, quando ritiene utile farlo.

Essere apprezzati piace a tutti.

• Cantastorie. Spesso l’intercalare di aneddoti,

rimandi ad altre “storie”e/o situazioni, allevia le tensioni e ricorda ai partecipanti ciò che

li unisce.56

Suggerimenti per il follow-up

La riunione non è davvero conclusa se non vi siete assunti la responsabilità delle attività

che si è deciso di svolgere. Chi ha condotto la riunione

dovrebbe effettuare un follow-up in tempi rapidi, inviando una

comunicazione di sintesi sui risultati raggiunti e sulle azioni

e le attività da svolgere.

57

Suggerimenti per il follow-up Questo tipo di messaggio di

follow-up incoraggia i partecipanti a sentirsi un passo

più vicini al loro obiettivo e ricorda ad alcuni le attività con

essi concordate.Indica sinteticamente la

“produttività” della riunione e rappresenta una piattaforma informativa comune per tutti i

partecipanti.

58

Suggerimenti per il Telefono

• Fate subito le comunicazioni più difficili e faticose

• Considerate le telefonate come una vera attività

• Ritagliatevi 30/40 min. a mattino e al pomeriggio: condensate in questo tempo tutte le telefonate.

• Usate la segreteria telefonica.• Fate comunicazioni brevi e

sintetiche• Mentre telefonate, sorridete.59

Suggerimenti per Posta elettronica

• La Posta elettronica è forse il più importante tra i nuovi strumenti di comunicazione emersi negli ultimi

decenni. • A causa del modo in cui molti la utilizzano sta diventando uno dei

principali "ladri del tempo". •  

• E’ necessario prendere il controllo della vostra posta elettronica prima che essa

prenda il controllo su di voi.

60

Suggerimenti per Posta elettronica

• Gestite le e-mail in alcuni momenti programmati durante la giornata. A meno che non siate in

ansia perché aspettate un messaggio che richiede

un'attenzione immediata, non aprite ogni e-mail appena la

ricevete.• Controllate la vostra casella in

orari prestabiliti, questa ridurrà l'interruzione.•  

61

Suggerimenti per Posta elettronica

•  Tenete un account separato per i messaggi privati.

• Incoraggiate chi vi scrive per motivi diversi dal lavoro a utilizzare esclusivamente il vostro indirizzo personale.

• Controllate questi messaggi a casa o nella pausa pranzo.

62

Suggerimenti per Posta elettronica

1. Cancellate tutte le e-mail spazzatura e i messaggi irrilevanti che la gente sente "il dovere" di inoltrarmi. Fatelo velocemente.

2. Spostate tutti i messaggi urgenti in una casella denominata "messaggi urgenti"; affrontateli in un momento specifico del vostro programma di lavoro.

3. Spostate tutti gli altri messaggi meritevoli di attenzione in una cartella chiamata "più tardi". Occupatevene solo dopo aver affrontato le attività ad alta priorità del vostro programma. 63

Suggerimenti per Posta elettronica

• Un oggetto di e-mail efficace contiene sufficienti informazioni affinché il destinatario possa decidere che cosa fare del messaggio, senza bisogno di aprirlo.

• Un oggetto inefficace non lo consente: la e-mail in questo caso deve essere aperta e letta per una valutazione.

•  Segnalate a chi vi scrive di indicare sempre l’oggetto in modo efficace e utile

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Suggerimenti per Posta elettronica

• Fate in modo che i vostri corrispondenti sappiano quali

informazioni vi interessano e quali sono le vostre priorità. Inviate un

messaggio di risposta spiegando: "continua a informarmi sulla questione" o "ti prego di non inoltrarmi le e-mail quando si parla di questo tema" o ancora "ti prego di inviare in futuro tutte le informazione su questo argomento a

(nome del collaboratore appropriato)".

• Fatelo per una o due settimane, riceverete meno messaggi inutili.

65

Suggerimenti per Lavoro autonomo• Decidete di non farmi disturbare per mezz'ora.

• Archiviate con metodo in modo che ogni documento sia

rintracciabile velocemente•  Fate un breve intervallo tra

un'attività e l'altra, in modo da riordinare le idee

• Studiate la vostra curva di produttività.

 

66

Suggerimenti per Lettura, acculturazione

• Leggete con metodo, senza leggere tutto.

• Leggete un documento come si legge il giornale, non come un

romanzo giallo.• Leggete anche nei ritagli di tempo prima di una riunione, in

aeroporto, mentre state aspettando

• Costruitevi un percorso di aggiornamento/ formazione

67

Suggerimenti per : impegni extra aziendali e trasferimenti.

• Pianificateli e programmateli con anticipo

• Siate puntuali• Stabilite in anticipo obiettivi

e contenuti e verificateli con i vostri interlocutori

• Fate la sintesi dell'incontro e evidenziate le “implicazioni”

68

Suggerimenti per Supervisione dei collaboratori.

• Imparate ad ascoltare• Chiedete i numeri, i dati , i fatti,

non solo opinioni, impressioni personali

• Valutate lo sforzo profuso per il raggiungimento degli obiettivi

• Chiedete ai collaboratori di tenere memoria scritta delle decisioni e di prendere appunti durante gli incontri

• Non rimandate la soluzione di situazioni conflittuali

• Affrontate subito errori e mancanze

69

Il tempo è una risorsa divisibile in tre aree: tempo lavorativo, tempo libero e

tempo "indispensabile" (per mangiare, dormire, pensare)

• Il tempo per il mantenimento del proprio benessere fisico e mentale

non dovrebbe mai essere sacrificato.

• E’ utile migliorare l'efficienza delle altre due tipologie attraverso un

progetto e un'organizzazione efficace delle proprie attività.

70

legge 80/20

È interessante ricordare il Principio di Pareto , ossia che per qualsiasi

campo di applicazione il 20% di qualche cosa è solitamente

responsabile per il restante 80%, ovvero

il 20% è importante l’80% è secondario ovvero

il 20% degli impegni produce l’80% di risultati

71

• Applicando il principio di Pareto al tempo lavorativo: il 20% del lavoro significativo consuma l'80% di tempo e risorse.

• Molto, e forse troppo tempo, viene sprecato per cose non significative/ non importanti.

Effetti collaterali:

• la diffusa abitudine di sentirsi "schiavi del tempo“

• l'atteggiamento mentale di dover "riempire il tempo”

72

Effetti collaterali

• Ci si lamenta perché si hanno troppe cose da fare e perché non si riescono a fare tutte. • Si è sempre estremamente

impegnati, freneticamente occupati, ovvero quasi sempre

in uno stato di emergenza, continuando a posporre le cose.

73

Conseguenze• Una perdita di efficienza, di

produttività, un mancato raggiungimento degli obiettivi

prefissati ed un inevitabile fallimento delle attività operative assegnate.

• Se questo rappresenta un problema per chiunque, per un Manager è dannoso e intollerabile, dato che lavorare per obiettivi e scadenze

rappresenta la sua normale modalità di lavoro.

74

Applicando la regola di Pareto• Un Manager si deve focalizzare su ciò che è realmente

importante, cioè il 20%, perchè produce maggiori risultati.

.

Troppo spesso soddisfare le attese degli altri (“clienti”,

collaboratori, familiari ) porta a lasciarci influenzare da

infondate urgenze e a dedicarci a cose non strettamente

necessarie, innescando una gestione passiva del tempo.

75

La necessità di cambiare approccio: fare quello che si è

deciso, concentrandosi sulle attività essenziali e rilevanti,

passando ad una gestione attiva del tempo

il Time Management aiuta a focalizzare l'interesse sul

presente e sulle priorità reali: si può essere produttivi restando calmi, rilassanti e controllando la situazione.

76

Time Management

1. Arretrati/Arretratezza. Spesso alcune attività vengono

rimandate infinitamente semplicemente perché sono

considerate noiose e di scarso interesse, anche se la

loro esecuzione richiederebbe un tempo

oggettivamente contenuto.

Gli interventi di un efficace Time Management riguardano 4 gruppi

d'azione:

77

1. Arretrati/Arretratezza• Si accumulano provocando a volte conseguenze dannose e

diventando, nella peggiore delle ipotesi, "delle grane" che ci

rincorrono, per essere risolte. • Inserendo fra le cose da fare,

anche alcune fra le meno gradite, è possibile evitare

l'accumulo di arretrato.

78

Un atteggiamento positivo e costruttivo permette di eseguire qualsiasi incarico,

anche se percepito inizialmente come gravoso e poco interessante.

2. Discontinuità/Distrazione• Può capitare di dedicarsi ad un

lavoro in modo discontinuo a causa di continue interruzioni.

• Nella maggior parte dei casi ciò è dovuto ad una mancanza di

concentrazione/organizzazione che, anche inconsciamente,

permette il verificarsi di questi contrattempi.

79

2. Discontinuità/Distrazione• Imparate a dire di no .

Se non lo fate, difficilmente arriverete a portare a termine il

vostro lavoro. Al termine di ogni giornata di lavoro tutti

i "sì" che avrete detto avranno aiutato gli altri a raggiungere i loro obiettivi e

le loro priorità. E forse voi sarete molto soddisfatti della

vostra generosità, della capacità di risolvere problemi altrui e del fatto che

tutti vi cercano. 80

2. Discontinuità/Distrazione

• Il più subdoli ed esperti ruba-tempo sono maestri

della comunicazione persuasiva e occulta: sono

simpatici e piacevoli. Usano parole, frasi , sorrisi

e modi di fare così gradevoli per incunearsi nel nostro lavoro e nella nostra giornata che ci

convincono ad assecondarli.

  81

2. Discontinuità/Distrazione  Per gentilezza, per paura di

offenderlo/a, semplicemente perché non

abbiamo la prontezza/ l’abilità per pensare a delle scuse credibili, non ci viene

spontaneo rispondere “no!“.

Non ci sembra conveniente, educato: non corrispondente

al nostro modo di gestire le relazioni con gli altri 82

2. Discontinuità/Distrazione• Troppo spesso utilizziamo un

semplice, generoso “si” ad ogni richiesta: un'arma letale verso noi

stessi e un assecondare chi il tempo non lo rispetta (specie quello

degli altri)

È necessario realizzare le condizioni ambientali per favorire il mantenimento della crimandando ad un momento più

opportuno le "interazioni con l'esterno".oncentrazione,

83

Consigli . Per limitare i danni prodotti dai “disturbatori” quotidiani:• Accogliete il disturbatore in piedi, senza

farlo sedere• Chiedete il motivo dell'interruzione• Dichiarate in anticipo quanto tempo si

ha a disposizione: trascorso questo periodo interrompere educatamente il colloquio

• Chiedetegli di mandar in anticipo una e-mail con gli argomenti che verranno affrontati nell'incontro successivo

• Educate i disturbatori con l'esempio (cioè non disturbandoli) e pretendete che facciano altrettanto con voi, sottolineando i vantaggi reciproci che si otterrebbero con un comportamento più corretto.

 

84

3. Confusione/con-fusione• La caotica gestione dei propri

impegni e la “confusione” negli strumenti di lavoro non consentono di lavorare per

scadenze. • E’ necessaria l'organizzazione

degli interventi da fare subito e di quelli da fare in rapida

successione, specificando data e ora.

85

3. Confusione/con-fusione

Decidere il cammino, essere determinati nel prossimo passo e metterlo in atto

• è una disciplina mentale, trascriverlo sull'agenda

• è un'abitudine indispensabile per qualsiasi Quadro-Manager.

86

4. Gestione delle priorità

Nelle organizzazioni molto spesso il termine "urgente" è

usato come sinonimo di "importante". 87

4. Gestione delle priorità• Se tutto è classificato come

"urgente" e richiesto in esecuzione per "ieri" c'è una

ansiogena e inadeguata valutazione delle priorità.

• Se non gestite attentamente il tempo è facile che le giornate

si riempiano di attività urgenti, ma irrilevanti.

88

4. Valutazione delle priorità

Il Quadro-Manager deve essere in grado di stabilire la differenza tra

attività urgenti rispetto ad attività importanti e, di

conseguenza, può affrontare sensatamente

un processo di programmazione e

pianificazione.

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distinguere

• Criterio di importanza: classifica

le attività secondo la logica di ciò che più o

meno importante fare. • È importante ciò che dà ritorno, valore aggiunto, ciò che è vitale fare o è

indispensabile conseguire.

  90

distinguere

• Criterio di urgenza: classifica le attività

secondo la logica di ciò che è più o meno impellente fare.

Sono urgenti quelle attività in cui è

indispensabile essere veloce e tempestivo nella risposta o nella

reazione.  91

urgenza • Il concetto di urgenza è determinato unicamente

dal fattore tempo. • Un’attività è tanto più

urgente quanto prima deve essere iniziata, per

essere portata a termine nei tempi (e nei

modi) concordati. 92

urgenza Per calcolare il grado di urgenza

di un’attività sono necessarie due informazioni:

1. la scadenza dell’attività e2.il tempo di esecuzione previsto.

Sottraendo il tempo previsto dalla scadenza si ricava la data prevista

di inizio lavori. Un’attività è tanto più urgente

quanto più è vicina a quella data. 93

importanza• Il concetto di importanza

è determinato dall’impatto/implicazione

dell’attività sugli obiettivi aziendali.

• Il tempo ha un “peso importante”, ma

subordinato .

94

importanza• Per calcolare il grado di

importanza di un’attività sono necessarie almeno due

informazioni: 1.la conoscenza dettagliata degli

obiettivi aziendali e 2.l’impatto che prevedibilmente

ciascuna attività esercita sul raggiungimento degli obiettivi

stessi. 95

• La distinzione tra “urgenza e importanza” è sempre importante.

Particolarmente nei momenti “cruciali” che spesso caratterizzano

alcuni periodi della vita delle organizzazioni, nei quali si tende a

privilegiare l’urgenza rispetto all’importanza,

a farsi dominare dal fattore tempo e a perdere di vista gli obiettivi

essenziali dell’organizzazione stessa

96

E’ opportuno ricordare che:

• Non sempre ciò che è urgente è anche importante

• L'urgenza scaccia quasi sempre l'importanza

• L'urgenza produce stress• L'urgenza produce ansia• L'urgenza nasce spesso da eventi

prevedibili, ritardi accumulati su attività previste... facendo rimandare le attività importanti

•  Quando urgenza e importanza coincidono e sono entrambe elevate si verifica una crisi.

 

97

Utilizzando i concetti di urgenza e importanza :

Urgenza alta

 Urgenza bassa

Importanza bassa Importanza alta

D. area della delega

Attività più urgenti e

meno importanti:spesso si presentano

in modo imprevisto e

necessitano di essere eseguite

velocemente, ma non rilevanti in

termini di obiettivi a lungo

termine. Da delegare ai

collaboratori .

A. area della priorità

B.Attività più importanti e più urgenti

Questo è il fulcro operativo (20%) su cui si deve investire la propria attenzione e su cui ci si deve concentrare per un'immediata risoluzione.

C. area delle attività “inutili”

Attività meno urgenti e meno importanti:possono essere messe in stand-by, temporaneamente tralasciate e spesso tendono a "morire da sole".

B. area della pianificazione

Attività più importanti e meno urgenti : Non necessitano di essere svolte immediatamente, ma, essendo rilevanti, richiedono attenta programmazione e una precisa pianificazione

Importanza bassa Importanza alta98

Una tavola sinottica

imp

ort

an

za

urgenza

QUADRANTE A

QUADRANTE D

QUADRANTE B

QUADRANTE C

area della priorità

area della delega

area della pianificazione

area delle attività “inutili” 99

Evoluzione auspicabile delle attività

QUADRANTE DArea della

delega

QUADRANTE A Area delle priorità

QUADRANTE CArea della

scarsa utilità

QUADRANTE B

Area della programmazione/

pianificazione

100

• La lista delle cose da fare è uno degli strumenti di

programmazione più semplice : permette di avere ben evidenti

tutte le attività che dovete svolgere in una data giornata,

racchiudendola in un unico format.

• Molte persone utilizzano una lista di questo genere unitamente a

una programmazione settimanale o mensile

101

Molte agende giornaliere e molti calendari del computer hanno una lista delle cose da fare

integrata.

Una lista efficace comprende i seguenti argomenti:

•  Le riunioni a cui dovrete partecipare• I colloqui/incontri

•  Le decisioni che dovrete prendere•  Le chiamate da fare

•  I documenti, le lettere , le e-mail da scrivere

•  Le attività con priorità alta che non abbiate completato il giorno prima.

•  102

• Mentre completate la vostra lista siate realistici sul numero di attività che potete portare a

termine in un giorno. • Una buona regola è quella di

inserire metà delle cose che pensate di potere realizzare: non è

per pessimismo, ma per poter apportare alcuni aggiustamenti , man mano che il

tempo passa.•  Tenete fuori dalla lista le attività

urgenti, ma irrilevanti e quelle con bassa priorità

suggerimenti

103

• La programmazione e le agende giornaliere funzionano bene

soprattutto per chi ha un lavoro altamente strutturato, meno per chi ha una attività maggiormente

frammentaria, soprattutto i manager di più alto di livello.

•  • Chi ha un lavoro meno strutturato

può utilizzare al meglio l’organizzazione del tempo

aumentandone la flessibilità.•  

104

• Alla fine di ogni giornata verificate il “bilancio” della vostra attività e stilate la

vostra lista delle cose da fare per la giornata successiva o

programmate che sia la prima attività la mattina del giorno

seguente.

• Fate in modo che questa attività diventi un rituale, un obbligo con voi stessi.

105

Al tempo invece nessuno dà valore, si usa con larghezza come si fa con una cosa che non costa nulla.... preso nel vortice del lavoro e degli impegni ciascuno consuma la propria vita, sempre in ansia per quello che accadrà e annoiato di ciò che ha. Chi invece dedica ogni attimo del suo tempo alla propria crescita, chi dispone ogni giornata come se fosse la vita intera, non aspetta con speranza il domani né lo teme. Impegniamoci. Solo in questo modo la vita sarà un bene; altrimenti è solo un inerte adattarsi …. Cerchiamo dunque che ogni momento ci appartenga. Ma non sarà possibile se prima non cominceremo ad appartenere a noi stessi (Seneca )

106

Se tu conoscessi il tempo come lo conosco io - rispose il Cappellaio - non

diresti che lo perdiamo. Domandaglielo. - Non comprendo che vuoi dire - osservò

Alice. - Certo che non lo comprendi! - disse il Cappellaio, scotendo il capo con

aria di disprezzo - Scommetto che tu non hai mai parlato col tempo.- Forse no

- rispose prudentemente Alice - ma so che debbo battere il tempo quando

studio la musica.- Ahi, adesso si spiega - disse il Cappellaio. - Il tempo non vuol

esser battuto. Se tu fossi in buone relazioni con lui, farebbe dell'orologio

ciò che tu vuoi. (L.Carrol,Alice nel paese delle meraviglie)

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Per concludereUn antico testo irlandese:

Trova il tempo di lavorare, è il prezzo del successo.Trova il tempo di riflettere, è la fonte della forza.Trova il tempo di giocare, è il segreto della

giovinezza.Trova il tempo di leggere, è la base del sapere.Trova il tempo di essere gentile, è la strada della

felicità.Trova il tempo di sognare, è il sentimento che porta

alle stelle.

Trova il tempo di amare, è la vera gioia di vivere.Trova il tempo di essere contento, è la musica

dell'anima.108

PER IL VOSTRO ASCOLTOGRAZIE

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