Organizzazione Italiana dei Leader28/03/2010 • PADOVA

«Leader del tuo tempo»di Ivan Larosi

Per ulteriori informazioni o contatti:ivan.larosi@larosi.net o www.ivanlarosi.it

Presentazione a cura di: Anton RosanovImpaginazione e grafica: Anton Rosanov

© 2010 IvanLarosi.it Tutti i diritti riservati. All rights Reserved.

• cenni corsi gestione tempo

• problematiche individuali

• eventuale esercitazione

• avanzare tempo: tecniche quantitative

• domande & risposte

• avanzare tempo turbo: tecniche qualitative

• domande & risposte

• resumè

3

• Tutti abbiamo lo stesso tempo di tutti in un giorno.

• Tutti abbiamo lo stesso tempo di tutti in un anno.

• Nello stesso, uguale, periodo di tempo alcuni producono grandi risultati, altri invece mediocri.

• Perché? Qual è la differenza?

• Troppo spesso la ragione è nel modo in cui scelgono di usare il tempo.

problematiche individuali

4

“Il tempo è denaro”

5

• Avere un debito = avere di meno di quello che ci serve = impoverirsi sempre più = essere insoddisfatti

• Avere un credito = avere di più di quello che ci serve = avere abbondanza = essere soddisfatti.

6

Quanti di voi possono dire

• “Oggi sono soddisfatto di quello che ho fatto” ?

• “Sono soddisfatto del tempo e del denaro che ho a disposizione” ?

• “Sono soddisfatto del livello che ho raggiunto in termini di carriera e soddisfazione personale” ?

7

Allora siete DEBITORI

• Siete debitori perché siete in debito di tempo nei confronti di chi aspetta il vostro lavoro

• Siete debitori perché siete in debito di denaro nei confronti delle vostre tasche e di chi vi ha mantenuto

• Siete debitori perché siete in debito con voi stessi in termini di carriera e soddisfazione personale

8

Allora siamo qui per diventare CREDITORI

• Essere cioè creditori perché abbiamo un credito di tempo nei confronti del nostro lavoro

• Essere cioè creditori perché abbiamo un credito di denaro nelle nostre tasche

• Essere cioè creditori perché abbiamo un credito in termini di carriera e soddisfazione personale

9

Efficiente (tempo) o Efficace (utilità)

• Tutti hanno il “problema tempo”. Il tempo è una tipica risorsa uguale per tutti.

• Come tutti problemi, e tutte le risorse limitate, è da gestire.

10

cenni corsi gestione tempo

• La gestione del tempo è un compito che domanda tempo. Va pianificato, non improvvisato.

• “Dai tempo al tempo”

11

Il tempo non si crea, né si trova, si usa in base

alle proprie scelte.

12

Non sei in controllo di tutto il tuo tempo

• essere consapevole della parte di tempo su cui hai il controllo

• fare il miglior uso della parte sotto il tuo controllo,

• utilizzare il tempo su cui non hai controllo in un modo più efficace,

• utilizzare il tempo nel modo che scegli tu (lavoro, divertimento o riposo).

13

LA GESTIONE DEL TEMPO E’ ORGANICA,• E’ COME UN ORGANISMO, SE UNA PARTE VA

MALE INTACCA TUTTO IL RESTO,

• FAR FUNZIONARE BENE QUESTO ASPETTO DEL NS. ORGANISMO RICHIEDE LE STESSE ABILITA’ E LO STESSO TIPO DI APPLICAZIONE E STUDIO CHE RICHIEDE OGNI ALTRA ARTE (arti marziali).

• Chi sono le “cinture nere” della gestione del tempo che conosci?

14

avanzare tempo: tecniche quantitative

• Obiettivi

• Mancanza di obiettivi = mancanza di produttività.(no visione d’insieme, no priorità, reagire invece di agire, no direzione).

• Mancanza di pianificazione = Improvvisazione = errori, imprevisti, ripetizioni

15

• Il tempo è una risorsa che non si può non spendere, dunque va spesa bene.

• Occorre gestire il tempo come si gestisce il denaro in tempo di inflazione = nelle cose che rendono di più.

16

“Prioritarizzare”Il vero dilemma è scegliere in base alle priorità, non avere più tempo.

• Scegliere gli obiettivi

• Per “trovare” il tempo bisogna fare delle scelte.

• Scegliere = selezionare = scartare

• Selezione aziendale (Boston Matrix = Percentuale di crescita del mercato, Quota di mercato relativa)

• Selezione di mercati (Forze competitive di Porter = Potere dei concorrenti, potere contrattuale dei fornitori, Potere contrattuale degli acquirenti, Minacce ingresso potenziali entranti, Minacce introduzione prodotti sostitutivi)

• Visione personale (sogni, immaginazione, cosa faresti se fossi sicuro di non poter perdere?)

• E’ il lavoro su cui impegneresti i prossimi due anni della tua vita, pur senza avere risultati?

17

Scartare è saper dire di no

• Il tuo capo vuole che tu finisca i progetti di lungo periodo ma ti sommerge continuamente con richieste per lavoretti veloci che ti impediscono perfino di iniziare a prendere in mano i progetti importanti?

• Se non sai dire di no, non ti basterà nemmeno una giornata di 100 ore.

• Applicare la Legge di Pareto al tempo: con il 20% del tempo si porta a termine l’80% del lavoro

18

Pianificazione

•Piano dell’anno

•Piano del mese

•Piano della settimana

•Piano del giorno

19

Budget del tempo

• Ogni lavoro prende il tempo che gli dedichiamo.

• La produttività aumenta con l’avvicinarsi della scadenza.

• Valutare a fondo i progetti prima di iniziare a realizzarli:

• rientra nella vision?

• Quanto tempo occupa?

• Quanto tempo occupa moltiplicato per due?

• Quale beneficio può dare al raggiungimento della Vision?

20

Differente livello – differenti compiti

• In base al livello, ogni dirigente deve allocare proporzioni diverse di tempo fra i vari compiti.

• Il Top management deve dedicare + tempo a:

• Visione

• Controllo e Guida

• I quadri esecutivi devono dedicare + tempo a:

• Pianificazione

• Organizzazione

• Esecuzione

21

Organizzare organizzare organizzare

• studiare e definire i processi per eseguirli meglio

• sviluppare routines per i compiti abituali

• automatizzare i processi per eseguirli più velocemente (catena di montaggio di Ford)

• raggruppare i compiti ripetitivi

22

Importante/urgente

• Spesso le cose urgenti non sono importanti,

• e le cose importanti non sono urgenti

• Tirannia dell’urgenza

• I compiti urgenti richiedono continuamente azioni istantanee, aumentando la pressione ogni ora e ogni giorno.

• Produttività dell’importanza (visione)

• I compiti importanti raramente devono essere fatti OGGI o addirittura questa settimana.

23

• Le cose importanti trascurate diventano poi problemi urgenti.

• Tenere del tempo per le cose importanti, non consumare tutto il tempo per quelle urgenti.

• Se i compiti del quadrante 4 non vengono fatti, è un buon segno!

24

Come gestirsi:

• fare un buon piano del giorno con lista compiti per la giornata

• definire posizionamento quadrante

• seguire la sequenza

• valutare il tempo necessario

• fare una cosa alla volta

• prevedere sempre un po’ di tempo per il quadrante 3: il quadrante dei compiti importanti non urgenti richiede particolare attenzione perché da una buona gestione dello stesso dipende il successo e l’avere meno compiti urgenti in futuro.

25

Cosa non fare:

• pensare a tutto contemporaneamente (il cervello può pensare a tutto, ma non trova la soluzione. Se ci si concentra su una cosa alla volta si trovano le soluzioni)

• tenere altri documenti/pratiche/compiti in vista per la visione periferica: appesantiscono e rallentano il funzionamento del cervello

26

Definire le priorità complesse

• Quando la classificazione “Sì / no” non basta o non può essere fatta ??

• Usare classificazione ABC per importanza e 123 per urgenza

27

Risultato

28

29

30

31

• Se i compiti del quadrante 4 non vengono fatti, è un buon segno!

32

CronovoriPassatempo = Ammazzatempo = Time killer = Assassino del tempo

• Cronovori, i ladri del tempo:

• Organizzativi, Umani, Stargate.

33

Cronovori organizzativi

• Disordine (spazio/tempo)

• Disorganizzazione (errori a cui rimediare, rifacimenti, riparazioni)

• Burocrazia inutile,

• Traffico,

• Cattive abitudini che generano urgenze (non chiudere le pratiche, lasciare cose in sospeso)

34

Cronovori umani

• Perditempo,

• Gossip,

• Dibattiti sulla squadra del cuore,

• interazioni (riunioni/colleghi/colloqui: attese, ritardi, inefficacia comunicazione, incomprensioni linguistiche, ripetitività, tempi morti, rimpalli/ping-pong)

• ritardi, mancanza di puntualità

• Riunioni inutili,

• Vampiri di tempo,

• Vampiri energetici.

35

Cronovori stargate

• (Paradosso dei gemelli di Einstein) fughe dalla realtà (stati alterati della coscienza) :

• Internet: face book, social networks, pornografia, videogames, dibattiti e troll dei forum, ecc…

• Dipendenze da sostanze: tossicodipendenze, alcool, cocaina (effetto down), ecc…

• Altre dipendenze: gioco d’azzardo, videopoker, televisione notturna, ossessioni (one-it-is e stalking), ecc…

• Più un cronovoro è affascinante, più è potente. Più è potente, più è dannoso.

36

Caccia/Guerra ai cronovori

• Ordine spazio/tempo

• Regolamentazione interazioni (riunioni/colleghi)

• Coprifuoco tempo: stabilire e comunicare degli orari di rispetto in cui non essere disturbati a vicenda

• Coprifuoco spazio: stabilire e comunicare degli spazi di rispetto in cui non essere disturbati

• Analizzare le cause degli imprevisti: lista imprevisti, lista cause

• Cara vecchia sveglia a drin della nonnna

37

Consigli quantitativi• riconoscere e prevedere tempi e momenti creativi

• cassetto di idee (brainstorming personale/scrittura a flusso libero)

• liberare lo spazio per creare tempo (effetto scrivania libera: tempestività).

• Focus sulla vision

• Definire priorità e rispettarle

• Fare liste: liste azioni (lista cose da fare e lista cose da evitare) e liste miglioramento tempo (lista imprevisti e cause, lista idee, liste da delegare, ecc…)

• Progetti consequenziali (trattamento seriale) hanno compiti che possono essere delegati anticipatamente (trattamento parallelo).

• Dedicare tempo alla gestione del tempo (“Dai tempo al tempo”)

• Dedicare tempo alla analisi a posteriori di come si è gestito il tempo

• Imparare a dire più no (scegliere quando essere reperibile, scegliere cosa fare e cosa NON fare)

• Definire a priori la durata di riunioni e incontri

• Dirigere o deviare le interruzioni

• Eliminare i perditempo,

• Essere puntuali con se stessi e con gli altri

• Prevedere riserve di tempo (raddoppio dei budget)38

Perfezionismo

• Il meglio è nemico del bene:

• chi vuole fare sempre meglio spesso fa peggio.

• Cercando il meglio si perde il buono.

• Contro l’abbellimento a oltranza, fare un budget di tempo e costi di revisione.

• “meglio un uovo oggi che la gallina domani” (crescerà)

39

Delega

• Eccessivo accentramento = voler controllare, dirigere, decidere tutto = voler fare tutto = aver bisogno di tempo per tutto.

• Collaboratori poco autonomi.

• Non puoi acquistare tempo nella tua vita, ma puoi delegare per un certo costo/tempo.

• Applicare la Legge di Pareto alle deleghe : delegando il 20% dei compiti si risparmia l’80% del tempo

• Aumentare l’autonomia dei collaboratori: come ?

• Fare lista delle utili formazioni, anche tramite errori, in modo da renderli autonomi anche nel risolvere i problemi

40

Delegare

• Assegnare incarichi in base alle capacità necessarie

• Controllare la reale comprensione del compito (tutti rispondono sì a un “Hai capito”) “Come pensi di procedere”?

• Fare “grounding” del compito: inserirlo nel contesto della visione e delle scadenze

• Comunicare momenti di verifica “ci vediamo mercoledì alle 10 col primo capitolo”

• Fornire gli strumenti necessari o richiesti

• Fornire e ratificare l’autorità necessaria “vi informo che se ne occuperà lui in qualità di direttore progetto”

• Chiedere le proposte di possibili soluzioni agli imprevisti

• Metodo “Patton” (chiedi solo cosa vuoi ottenere, senza entrare nei dettagli di come farlo e gli altri ti stupiranno con la loro creatività).

41

avanzare tempo turbo: tecniche qualitative

42

• Il “Lavoro” non è un’attività biologica o inconscia, ma è una performance, che richiede tempi di recupero, per rigenerarsi, momenti di riposo per ricaricarsi e periodi di vacanza per conseguire distacco obbiettività ed equilibrio necessari alla Visione.

• Anche robocop consuma le pile.

• Anche i cellulari vanno messi sul caricabatterie e ricaricati.

43

• ESAURIMENTO =

• stanchezza, debolezza, indebolimento, spossatezza, fiacca, deperimento, debilitazione, sfinimento, estenuazione , consumo, svuotamento, dissolvimento, depauperamento, compimento, fine, cessazione, conclusione, ultimazione, collasso, tracollo, morte, decadenza, declino, sfioritura, avvizzimento.

• “Fermarsi PRIMA di esaurirsi”.

44

Lo stress stanca, non il lavoro mentale

• Ricerche neurologiche Dale Carnegie: Sono le emozioni a stancare, non il lavoro intellettuale.

• Non il lavoro duro, ma il dubbio e il timore producono ansietà, mano a mano che rivedendo un mese o un anno diventiamo oppressi dalla pila enorme di compiti da finire.

45

Distacco

• E’ la differenza che c’è fra un venture capitalist e l’imprenditore che si è suicidato a 40 anni, con moglie, ditta in crisi, che ha venduto l’azienda poi è tornato a casa e si è ucciso: identificava se stesso solo con quell’attività.

• Differenza fra l’imprenditore ossessionabile e imprenditori che hanno tante attività.

• Ad un certo punto, di fronte a tutte le cose da fare, ci sentiamo come il minuto adolescente david contro il grosso assassino muscoloso GOLIATH (un dodicenne di fronte a Mike Tyson arrabbiato).

• Abbiamo bisogno quindi di allontanarci un attimo, fare dei passi indietro e capire quale strategia può essere efficace. Insistendo, peggioreremo la situazione.

46

• La schizofrenia e l’eccesso di cronovori sono una REAZIONE alla mancanza di distacco.

• Il distacco FISICO genera il distacco sensoriale/percettivo e quindi genera il distacco emotivo.

47

EMOZIONI E GESTIONE DEL TEMPO

• Riconoscere le emozioni per riconoscere i blocchi

• Che emozioni provo al pensiero di tutte le cose che DEVO fare al lavoro domani o questa settimana ?

48

Che emozioni provi, come ti senti nei confronti di quel compito/progetto/

impiego di tempo?

49

ComplessiI complessi personali di inferiorità o superiorità, influenzano le scelte di tempo

• Essere il risolutore dei problemi di tutti

• Essere l’ansioso: considerare “normali” le urgenze e subirle passivamente

• Rassegnazione (considerare “inevitabili” le urgenze): Si può SEMPRE fare qualcosa per cambiare

• identificarsi col lavoro, “faccio” quindi esisto,

• Sindrome del “faccio tutto io” per sentirsi dire bravo.

• sottostima: bassa percezione dei nostri bisogni, elevata percezione dei bisogni altrui

• Ferita interiore: bisogno di dimostrare qualcosa a qualcuno, diventare importante e rinomato, ma dentro di sé sentirsi ancora e sempre inadeguati

50

•LE FERITE DELLA VITA PORTANO I COMPLESSI

•I COMPLESSI PORTANO AL LATO OSCURO

51

Il lato oscuro della gestione del tempo

• Il lato oscuro =

• paura (senso di inadeguatezza, controllo ossessivo, vedere gli altri come nemici, …)

• avidità (senso di inadeguatezza, sindrome di scarsità/povertà, non voler lasciare nulla agli altri, …)52

Il lato oscuro della gestione del tempo

• sprecare tempo ed energie circondandosi di vampiri energetici/perversi narcisi

• sprecare tempo ed energie circondandosi di co-dipendenti

• essere vampiri energetici/perversi narcisi e dimenticarsi della propria visione

• paura (senso di inadeguatezza ed eccesso di revisioni e blocco dall’iniziare le attività)

• controllo ossessivo

• non collaborare con chi ti può agevolare nel raggiungimento della visione (vedere gli altri come nemici…)

• avidità voler fare troppe cose, troppi progetti, troppe mansioni all’interno dei progetti,

• sindrome di scarsità/povertà (focalizzarsi sulla mancanza di tempo)

• non delegare, non voler lasciare nulla agli altri…

53

DIFENDITI DAI VAMPIRI DI TEMPOcome riconoscere i vampiri di tempo ed energie

• ha una logica diversa da quella del raggiungimento della visione, ma incentrata sull’innalzamento o sul mantenimento del suo piedistallo: Gheddafi / l’inaccontentabile Hitler / Bill di Kill Bill,

• Non vogliono nemmeno portare a casa il proprio risultato a scapito del tuo, ma vogliono solo innalzare il proprio piedistallo a scapito del tuo,

• E’ anche un vampiro “affettivo”,

• non rispetta i suoi subordinati e non li valorizza,

• più gli altri hanno successo più si sente a disagio,

• si circonda di persone mediocri invece di circondarsi di persone valide che lo aiutano nel raggiungimento della visione,

• proiettano sugli altri quello che in realtà hanno loro (chi lo dice sa di esserlo),

• ha sempre bisogno di dare prove di forza (come in adolescenza),

• comunicazione basata su dialettica, denigrare, insinuare,

54

4C degli Alcolisti Attivi (credit A.A.)

• tentano di Controllarti, Confonderti, Colpevolizzarti e renderti Connivente delle loro scelte.

• Tutti abbiamo avuto bisogno di dare prove di forza, ma chi ha sempre bisogno di provare la propria forza ha un problema con se stesso. E’ un gioco + o - inconscio che lui fa perché è in cerca di sollievo per la sua inadeguatezza. Rassicura il suo ego.

• Visto che la cura della inadeguatezza non può arrivargli da un gioco, sarebbe un gioco infinito entrare nel loro meccanismo.

55

NON SI Può FARE NULLA: NIENTE LI FARA’ CAMBIARE.

• 3C dei gruppi di sostegno per familiari e amici di alcolisti (credit Al-Anon):

• Non lo puoi curare non lo puoi controllare e non lo hai causato te.

• Non ci puoi avere una comunicazione ideale e non sono mai contenti e nemmeno la compiacenza paga, quindi puoi solo EVITARLI.

56

• Quindi basta dirgli che li ritenete adeguati e lasciarli andare.

•DIFENDETE IL VS. TEMPO EVITANDOLI ED ESSENDO INDIFFERENTI

57

•AZIONI POSITIVE = RISULTATI POSITIVI = EMOZIONI POSITIVE

•AZIONI NEGATIVE = RISULTATI NEGATIVI = EMOZIONI NEGATIVE

58

Assaporare il tempo

• Assaporando il cibo si spreca meno cibo, assaporando il tempo si spreca meno tempo

• ascoltare musica senza far niente

• terminare l’ascolto di una canzone in auto

• camminare e passeggiare

• annusare gli odori

• contemplazione dalla finestra,

• meditare

• preghiera

• percepire la natura e lo scorrere del tempo (non solo alla lezione di Yoga)

59

Anoressia o abbondanza?

• “Starving works” (anoressia/morte) Vs “Starving kills” (amore/vita)

• “Anche le pause fanno parte della musica”

• “La falce va affilata quando ancora taglia”

• “fermati PRIMA di stancarti”

60

Mentalità dell’AbbondanzaRiconoscere i negativamente ipnotizzati “non ho tempo”

• Focalizzazione (smart rossa)

• Noi tendiamo a riconoscere ciò che conosciamo e a “scartare” gli input in eccesso.

61

Cambiare focus

• Se ti focalizzi sulle cose da fare, avrai sempre più cose da fare.

• Se ti focalizzi sul tempo a tua disposizione, avrai sempre più tempo a tua disposizione.

• Focus sul tempo a tua disposizione ogni giorno, non sulle cose “da fare”.

• “Messieurs, ça presse, asseyons nous” (Signori, c’è fretta, sediamoci)

62

•NEGOZIO / OZIO

•LAVORO / VACANZA

63

• OSSESSIONE = NERVOSISMO = OTTUSITA’ = ESAURIMENTO = OTTENEBRAMENTO = CECITA’

• TUTTO IL CICLO = NEVROSI = MALATTIA = MORTE

• VACANZA = DISTACCO = OBIETTIVITA’ = DISCERNIMENTO = LUNGIMIRANZA = VISIONE

• TUTTO IL CICLO POSITIVO = SERENITA’ = SALUTE = VITA

64

Scegliere il momento più favorevole

65

Ordine

• Liberare lo spazio per creare tempo (effetto scrivania libera: tempestività).

• Usa tutto il tuo cervello solo per quello che stai facendo adesso.

• Lento è preciso, preciso è veloce

66

• disordine = confusione = dispersione = improduttività = perdite = debiti(tempo/denaro) = frustrazione = disprezzo = noncuranza = disordine

• TUTTO IL CICLO NEGATIVO = DEPRESSIONE E IMMOBILISMO = MORTE

67

• Ordine = chiarezza = concentrazione = produttività = guadagni = crediti(tempo/denaro) = soddisfazione = stima = rispetto = ordine

• TUTTO IL CICLO POSITIVO = ENTUSIASMO E MOTIVAZIONE = VITA

68

Pazienza

• “Dai tempo al tempo”: molti progetti non hanno la scadenza che crediamo e vanno solo lasciati maturare

69

Benessere

• “Non puoi fermare questo giorno ma puoi perderlo”

• La qualità della vita dipende dalla somma dei giorni trascorsi di buon umore

• La qualità di ogni giorno dipende dalle ore trascorse di buon umore

• “chi va di fretta dall’alba al tramonto non vive a lungo”

70

• You don’t have to do, you have to be.

• Siamo “esseri” umani, non “fare” umani

• Humane beings, not human doings

71

Visione

•“Chi riflette in modo rilassato trova sempre una soluzione”

72

resumè

• Il guadagno di ore a disposizione della tua vita e della tua visione è esponenziale rispetto ai pochi minuti dedicati alla gestione tempo.

• Le nozioni di questo corso ti hanno ricompensato del poco tempo che gli hai dedicato?

73

Bibliografia• Emil Oesch “L’arte di avere tempo” edizioni crisalide

• Spencer Johnson “Un minuto tutto per te” Sperling & Kupfer Editori

• Lothar J. Seiwer “Gestisti il tuo tempo” Franco Angeli / Trend

• David Fontana “Gestire bene il tempo di lavoro” Edizioni Eridkson

• M.L. Varvelli – R. Varvelli “L’orologio manageriale: La cultura del tempo nelle aziende Italiane” Franco Angeli

• Jeff Davidson “Gestire il proprio tempo” tecniche nuove

• Richard Koch “Il principio 80/20: Il segreto per ottenere di più con meno” Franco Angeli Tredn

• Alain Vertadier “Amministrare al meglio il proprio tempo” Editoriale Itaca

• Charles R. Hobbs “Time Power” Harper &Row

• Marion E. Haynes “Time management” Franco Angeli

• Marc Mancini “Gestire il proprio tempo” McGraw Hill

• J.-L. Servan-Schreiber “L’arte del tempo” Rizzoli

• P. Turla / K.L. Awking “Gestire il tempo” Oscar Mondadori

• Laura e Luca Varvelli “Saper gestire il tempo” Il sole 24 ore

• Stephen R. Covey “I sette pilastri del successo” Tascabili Bompiani

• Corso “Organizzazione e gestione del tempo” Dr. Giorgio Carnesecchi – Helmut Rauch srl / Aria Studio - Luglio 2004

74

Per ulteriori informazioni o contatti:ivan.larosi@larosi.net o www.ivanlarosi.it

Presentazione a cura di: Anton RosanovImpaginazione e grafica: Anton Rosanov

© 2010 IvanLarosi.it Tutti i diritti riservati. All rights Reserved.

Mi fa piacere sentirti

Prego indirizzare ogni commento o domanda sull’argomento a:

Ivan Larosi

Ivan.larosi@larosi.net

Per ulteriori informazioni vai anche al sito personale:www.ivanlarosi.it

75