Time Management

Luca Foresti

Programma della giornata

Presentazione Principi del Time Management Metodo GTD (Getting Things Done) Strumenti I ladri di tempo: cause e soluzioni La tecnologia del time management

Principi del Time Management

Gli unici due problemi della vita

1. Sai cosa vuoi ma non sai come ottenerlo (emisfero sinistro)

2. Non sai cosa vuoi (emisfero destro)

Tre frasi da ricordare

La visione non è sufficiente, va abbinata all’attività. “Non basta guardare i gradini, bisogna salire le scale” (V. Havel)

Non c’è mai una ragione per avere due volte lo stesso pensiero, a meno che quel pensiero vi piaccia.

Lo scopo è di togliervi dalla mente progetti e situazioni, ma senza perdere alcuna idea potenzialmente utile.

Lo spazio tra qui e là

Dove sono oggi Dove voglio arrivare Percorso a ritroso, dalla fine all’inizio Un gradino alla volta per il programma Un gradino alla volta per l’azione Cosa succede se cambiano le condizioni o le

passioni?

Prima legge di Parkinson

Il lavoro tende ad occupare il tempo ad esso disposto

La memoria a breve termine

Quante unità semplici di informazioni riusciamo a tenere in memoria?

Fare più cose alla volta è possibile? Switching time tra task differenti

Sgombrare la mente

Obiettivo: avere la mente libera da impegni Mezzo: avere gli impegni ordinati e

catalogati, pronti per essere eseguiti, uno per uno

Stato psicologico: senso di leggerezza Risultato: gestione del tempo ottima

Efficacia ed efficienza

Cos’è l’efficacia? Cos’è l’efficienza? Quando è necessaria la prima e quando la

seconda?

Urgenza vs Importanza

Urgenza: il tempo domina Importanza: il valore domina

Il passatoIl futuro

Materiale --> ImmaterialeCapitale --> PersoneEsperienza --> CreativitàAvversione al rischio --> Risk ManagementLocalizzato --> MobileDipendenti --> ImprenditoriCentralizzazione --> Decentralizzazione Dovere --> PassioneRiservatezza --> TrasparenzaUguaglianza --> MeritocraziaFini --> PrincipiPolitica --> Conflitti Espliciti e RisoltiProblemi --> SoluzioniObbedienza --> Leadership Diffusa

Il principio 80/20: contro il perfezionismo

L’80% dei risultati si ottengono con il 20% di sforzo e viceversa

L’80% dei clienti ci danno il 20% dei profitti e viceversa

Voler essere perfetti nelle istituzioni umane è razionalmente stupido

La perfezione è una trappola psicologica e culturale

Il Metodo GTD (Getting Things Done)

I 5 stadi della gestione del tempo

Raccogliere Esaminare Organizzare Verificare Fare

Raccogliere

Annotare tutto ciò che è in sospeso Raccogliere tutti i fogli, gli oggetti, le idee Non lasciare nulla in “sospeso” durante la

raccolta Centralizzare la raccolta (e-mail?)

Esaminare

Un elemento alla volta Si può fare ora?Si

Farla se richiede meno di due minuti Delegare Rimandare

No Cestinare Rimandare Archiviare

Organizzare

Etichette possibili:– In agenda ad una data precisa (eventualmente

anche con ora precisa)– Progetti (da spacchettare in azioni e in

particolare in “la prossima azione”)– Da fare appena possibile– Prima o poi– Altre (scelte da voi)– Archivio

Verificare

Agenda Attività successive Progetti “Prima o poi” Altre etichette applicate da voi

Fare: cosa viene prima?

Dobbiamo ordinare secondo questa scala:1. Contesto2. Tempo a disposizione3. Energia4. Urgenza5. Importanza

Contesti

Computer Internet Telefono In viaggio A casa Con persone specifiche Ovunque Altro (scelto da voi)

Suggerimenti per diminuire lo stress

Cercate di avere sempre a portata di mano qualcosa su cui annotare, scrivere, appuntare.

Centralizzate i vostri DataBase. Organizzate immediatamente tutto ciò che appare all’orizzonte. Fate subito le azioni che vi richiedono meno di 2 minuti. Concludete sempre i meeting con risultati, prossime azioni,

designazione di responsabili e tempo limite dei progetti. Processate immediatamente le informazioni create nei meeting. Trattate solo e solamente azioni, non idee vaghe. Legate i vostri obiettivi ultimi alle azioni giornaliere.

Strumenti

I tre tipi di lavoro

Lavoro pre-definito Lavoro che “arriva” e da fare ora Definire il lavoro da fare

Produttività

Il valore di quello che stiamo facendo L’efficacia L’efficienza L’ambiente La dipendenza dagli altri per fare ciò che

dobbiamo fare L’energia

Velocità e Fretta

La fretta rende lenti La gestione del tempo è una maratona, non i

100 m! La velocità è figlia della volontà, della

concentrazione e dell’organizzazione

Dead-line

Abitudine sbagliata: finire i task dopo la data di scadenza.

Tanto più quello che dobbiamo fare non ci piace, tanto più procrastiniamo il momento in cui iniziare.

Finire un lavoro prima di una scadenza produce soddisfazione per noi e per chi ce lo ha chiesto.

Dobbiamo imparare a definire noi le dead-line sulle azioni che ci competono (aggiungendo il 30% in più rispetto all’esperienza)

Vita Privata vs Lavoro

I due mondi interagiscono e si influenzano Se si sta bene in uno dei due mondi è più

probabile che si stia bene anche nell’altro e viceversa

La vita privata va protetta dal lavoro I guadagni in produttività possono essere

investiti in:– Maggiori guadagni o avanzamenti di carriera– Più tempo per la vita privata– Investimento in sè stessi

Il soliloquio interno

L’autoformazione Gli impegni con se stessi Lo specchio L’autogratificazione I momenti di relax Ciò che ci piace L’onestà intellettuale

Lettura e Memoria: il software per l’efficienza sul lavoro

Tecniche di lettura veloce Tecniche di memoria

Delegare: le condizioni per farlo

Se c’è qualcuno che può farlo al posto nostro: esistono risorse con competenze specifiche ed è possibile dare loro le informazioni necessarie ad agire

Se abbiamo troppo lavoro rispetto al tempo a disposizione

Se stiamo formando i nostri collaboratori Se il nostro tempo può e deve essere usato per attività

più complesse Se dobbiamo trasferire know-how ad altri nell’istituzione

Delegare: come

Definire gli obiettivi, non i mezzi Mettersi a disposizione per fare coaching e aiutare,

se richiesto Definire insieme alla persona un tempo limite e un

budget economico Prima della scadenza del task informarsi su come

vanno le cose Premiare e riconoscere pubblicamente chi fa un

buon lavoro, criticare in maniera specifica e costruttiva chi fa errori

I 7 livelli della delega

1. “Aspetta che ti venga detto qualcosa, o fai esattamente quello che ti dico" – Questo è l’approccio di non delega assoluta.

2. “Analizza questo e dimmi come lo risolveresti" - Richiesta di investigazione e analisi ma non di indicazione ad agire.

3. “Fammi le tue segnalazioni, dammi opinioni con i pro e i contro di ognuna. Ti farò sapere se puoi procedere" – Richiesta di analisi e opinioni. Le idee vengoro però controllate prima di procedere all’azione.

4. “Decidi e fammi sapere cos’hai deciso. Aspetta però il mio consenso per proseguire" - state segnalando al vostro dipendente fiducia nel giudicare le varie opzioni, anche se è ancora necessaria la vostra approvazione prima di farlo passare all’azione.

5. "Decidi e fammi sapere cos’hai deciso.  Prosegui a meno di ricevere un mio stop." – Livello in cui l’altra persona sta iniziando a controllare le azioni.  Questo permette un veloce aumento di autonomia.

6. "Decidi e agisci, ma fammi sapere cos’hai fatto” – In questo modo si guadagna ancora più tempo. Questo approccio permette una veloce reazione da parte vostra se la decisione presa dal vostro subordinato è sbagliata.

7. "Decidi e agisci. Non hai più bisogno del mio controllo – A questo livello state dando al vostro dipendente la più totale libertà d’azione, dimostrando un elevato livello di fiducia nei suoi confronti. Assicuratevi comunque di avere un buon controllo della situazione per correggere evntuali errori, prima che possano diventare ancora più gravi.

Coaching come metodo

Incompetenza incosciente Incompetenza cosciente Competenza cosciente Competenza inconsciente

Gli investimenti in produttività

Pulire ed eliminare Focalizzarsi Strutturare e ristrutturare Azione

Management

• “Make things happen through others”

Comunicazione

• Protocollo della comunicazione• Filtri di chi riceve• Memoria a breve termine• Immagini si ricordano meglio• Se non si riceve l’informazione non la si

ricorda

Cosa bisogna chiarire prima di comunicare

• Di cosa stiamo parlando• Quali obiettivi hai tu, quali io• Che significato ha questa parola per me e

quale significato ha per te

Regole d’oro del time management

• Ciò che PUO’ essere fatto da una macchina DEVE essere fatto da una macchina

• Ciò che PUO’ essere fatto da miei sottoposti DEVE essere fatto da loro

• Se una azione complessa dovrà essere fatta molte altre volte DOCUMENTA come l’hai eseguita la prima e tieni la documentazione aggiornata (Check-List)

• Tieni la mente libera. Quando è occupata, prima liberala, poi fai la prossima cosa che vuoi fare

• Taglia le azioni ripetitive, laddove possibile• Passa il tempo a strutturare e ristrutturare, non a fare• L’obiettivo lungo il percorso è alzare il valore del proprio tempo• Dividi e definisci gli spazi temporali: cosa sto facendo ora?• Definisci, difendi e goditi il tempo libero

I ladri di tempo: cause e soluzioni

I Ladri di tempo: troppo o troppo poco

• Priorità confuse• Mancanza di planning• Tempi irrealistici• Urgenze che dominano le cose importanti• Over-reaction• Desiderio di impressionare il capo• Esagerazione nel sembrare cooperativo• Under-staffing• Perfezionismo

I Ladri di tempo: poca comunicazione

• Non ascoltare• Obiettivi non chiari• Canale sbagliato• Momento sbagliato• Comunicazione insufficiente• Mancanza di recettività• Linguaggio non adatto al background di chi ci parla• Mancanza di feedback

I Ladri di tempo: responsabilità e autorità confuse

• Mancanza di un responsabile • Mancanza di una job-description• Responsabilità senza autorità• Job-description che si sovrappone a quello di altri• Autorità che si sovrappongono• Titoli slegati dall’autorità reale• Mancanza di una struttura aziendale chiara ed

esplicitata a tutti• Personale che boicottano le responsabilità a loro

assegnate

I Ladri di tempo: delega inefficace

• Insicurezza, paura di sbagliare• Mancanza di fiducia verso chi deleghiamo• Istruzioni incomplete e confuse• Confronto con quello che noi possiamo fare• Abitudine a fare piuttosto che gestire• Aspettative esagerate sulla conoscenza dei dettagli da parte

degli altri• Mancanza di controlli appropriati• Controlli esagerati e pressanti• Mancanza di un follow-up• Sotto-staffare e riempire di lavoro oltre ogni limite

I Ladri di tempo: visitatori improvvisi

• Porte aperte per chiunque, in ogni momento• Ego• Desiderio di essere sempre disponibile• Nessun piano per gestire I periodi in cui non siamo disponibili• Paura di offendere• Richiedere o aspettarsi che I collaboratori chiedano a noi come

procedere per le loro decisioni• Incapacità di porre fine ad una visita• Boss e amici persistenti• Ufficio predisposto per essere disturbati• Clienti che vogliono parlarci “troppo”

I Ladri di tempo: incapacità di dire di no

• Desiderio di avere l’approvazione altrui• Paura di offendere• Senso del dovere• Non sapere come dire di no• Mancanza di scuse disponibili• Mancanza di tempo per trovare scuse o risposte• Mancanza di obiettivi e priorità• Aspettative sulla tua disponibilità• Non saper dire di no al capo

I Ladri di tempo: informazioni incomplete

• Priorità non assegnate• Difficoltà nel conoscere quali informazioni sono necessarie• Mancanza delle informazioni necessarie per prendere decisioni• Informazioni non affidabili • Dare e ricevere informazioni inutili• Fallimenti nel prevedere I ritardi nella ricezione delle

informazioni• Mancanza di autorità nel richiedere informazioni• Indecisioni o ritardi altrui nel darci informazioni• Staff di supporto disinformato

I Ladri di tempo: management by crisis

• Mancanza di contingency plans• Reazioni esagerate• Spegnere continuamente fuochi che si accendono• Procrastinare• Stime sui tempi irrealistiche• Rotture meccaniche • Errori umani• Riluttanza nell’essere ambasciatore di una cattiva

notizia• Reazioni esagerate dovute a richieste di VIP

I Ladri di tempo: meetings

• Mancanza di obiettivi• Mancanza di una agenda• Troppe/poche persone (o persone sbagliate)• Mancanza di planning• Troppi/pochi meetings• Mancanza della defiizione dell’ora di inizio e dell’ora di chiusura• Atteggiamento permissivo verso le interruzioni• Scarsa aderenza all’agenda• Mancanza di ricapitolazione delle conclusioni• Mancanza di follow-up verso le decisioni prese

I Ladri di tempo: carta

• Indecisione: leggere una volta e decidere• Procrastinare• Sindrome da collezionista• Organizzazione delle carte troppo strutturata• Lettura lenta

I Ladri di tempo: viaggi

• Obiettivi del viaggio non chiari• Alternative non valutate• Dimenticanza nel prendere cose importanti• Uso del tempo durante il viaggio• Schedule organizzata male• Gestione delle attività in ufficio durante

nostra assenza

GMAIL e google suite come strumento di gestione del tempo

Perchè gmail e google suite?

• Funziona• E’ gratuito• Viene continuamente sviluppato e migliorato• Ho accesso ai miei dati da ovunque (E’ web-based)• E’ pienamente integrato• Puo’ essere usato dal cellulare• Ha una GUI efficace• E’ fatto in modo da essere perfetto per GTD• Le ricerche hanno la stessa logica e velocità di google• Non ha praticamente limiti di spazio• Può essere un efficace DB delle proprie informazioni• Permette la condivisione con altri delle informazioni

Una proposta eretica: paperless office!

• E’ oggi possibile fare a meno della carta, per quasi tutto• Bisogna avere abitudine e manualità con l’informatica• Bisogna educare I collaboratori a mandarci sempre le

informazioni in formato elettronico• Bisogna avere uno scanner veloce e funzionale (buoni scanner

multifunzione oggi costano meno di 300€)• Bisogna avere strumenti web-based per poter acedere da

ovunque alle informazioni• Bisogna abituarsi a riportare in formato elettronico tutto ciò che

vogliamo archiviare• Bisogna avere uno smart-phone che dialoghi con I computer• Bisogna avere qualcuno in azienda o una azienda esterna che

risolva velocemente I problemi tecnici quando appaiono

Pronti… via!

• La fine del corso è l’inizio del cambiamento• Tenete sempre il cervello acceso e adattate I metodi

qui imparati ai vostri casi concreti e alle vostre personalità

• Chiedetevi sempre perchè fate quello che fate e se è il modo più efficace ed efficiente per ottenere gli obiettivi che vi siete posti

• Cambiate, esplorate, sbagliate, discutete con I vostri collaboratori, scrivetemi per avere consigli

Iniziare: Tempo, spazio, strumenti

• Tempo: prendetevi una giornata per raccogliere e organizzare tutto quello che esiste già

• Spazio: definite lo spazio in cui raccoglierete le cose. Liberatelo da altro che non siano le cose di vostro interesse

• Strumenti: scatole, raccoglitori, vaschette portadocumenti, computer con conessione Internet, penne, bucatore, post-it, pinzatrice, scotch, agenda, cestino, cartelline, carta bianca

Le difficoltà del cambiamento

• All’inizio dobbiamo recitare un personaggio diverso• Dobbiamo convincere gli altri che siamo cambiati• Dobbiamo ripetere le stesse azioni molte volte prima

di sentirle naturali, nostre• Dobbiamo difenderci dai momenti di sconforto in cui

le cose non sembrano funzionare• Dobbiamo difenderci dalla tendenza naturale,

soprattutto sotto stress, a ritornare ai comportamenti precedenti

Grazie!

lforesti@gmail.com

Bibliografia

• David Allen – “Detto, fatto” - Sperling e Kupfler

• Alec Mackenzie – “The Time Trap” – www.amacombooks.org