TIME MANAGEMENT - secretary.it · La rivista trimestrale per l’Assistente di Direzione ESTRATTO...

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Business Secretary journal La rivista trimestrale per l’Assistente di Direzione ESTRATTO TIME MANAGEMENT NEGOZIAZIONE SOCIAL MEDIA 3 regole per governare il proprio tempo La comunicazione negoziale e la gestione delle relazioni Il ruolo dell’assistente di direzione come portatrice di innovazione social e digital in azienda SPECIALE Secretary Day e Premio ADA 2017 a cura di

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Business Secretaryjournal

La rivista trimestrale per l’Assistente di Direzione

ES

TR

AT

TO

TIME MANAGEMENT

NEGOZIAZIONE

SOCIAL MEDIA

3 regole per governare il proprio tempo

La comunicazione negoziale e la gestione

delle relazioni

Il ruolo dell’assistente di direzione come portatrice

di innovazione social e digital in azienda

SPECIALE Secretary Day e Premio ADA 2017

a cura di

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3 REGOLE PER GOVERNARE

IL PROPRIO TEMPOIndividuare le priorità, fare per risolvere e mantenere la

comunicazione aperta

La primissima cosa da fare – ed è la re-gola numero zero – è venire a patti con la frustrazione di non aver portato a termine tutto quanto avremmo voluto. Mi spiego: portare a zero la propria to-do-list è difficile, visto il contesto in cui siamo inseriti. L’obiettivo – nella ge-stione del tempo - è usarlo bene. Meglio mettere a fuoco questo aspetto per evitare di disperdere energie inse-guendo una chimera, e concentrarsi sull’efficienza che possiamo gene-rare.Veniamo al dunque.

REGOLA #1

Quando le cose da fare sono tante, è in-dispensabile scegliere da quali partire. Ci sono momenti in cui tutto può sem-brarci prioritario, ma – a ben guardare - non tutto lo è veramente.Stephen Covey, nel testo The seven Ha-bits of Highly Effective People, introduce la differenza tra importanza e urgen-za e propone una matrice in grado di far emergere naturalmente le cose che vanno affrontate per prima.

Cosa intende Covey per importanza e priorità?Il grado di urgenza è determinato unicamente dal fattore tempo. In par-ticolare, un’attività è tanto più urgente quanto prima deve essere iniziata per essere portata a termine nei tempi con-cordati.Il grado di importanza è determinato dall’impatto dell’attività sugli obiettivi aziendali. Il grado di priorità è determinato dalla somma del grado di urgenza e di importanza.

Cosa intende Covey in pratica?Covey vuole dirci che se facciamo l’e-lenco delle cose da fare, e se ci dimen-tichiamo per un momento del tempo, siamo ben capaci di individuare quelle attività che sono realmente importanti per il nostro lavoro, che hanno cioè un impatto sull’attività aziendale comples-siva. Sapremo anche capire quali devo-no essere svolte subito, indipendente-mente dalla loro importanza. La cosa bella è che scopriremo che esi-stono numerose attività che possono aspettare o essere svolte diversamen-te o da qualcun altro. E l’obiettivo

Federica Gabardi

Trainer & Coach Secretary.itHa lavorato per più di dieci anni in ruoli di Marketing e Comunicazione in azienda. Attraverso questa esperienza ha toccato con mano il valore della formazione come ingrediente importante del successo personale e aziendale.Oggi è Consulente e Formatrice in ambito di Comunicazione, Stile e Personal Branding, nonché docente per Secretary.it di corsi specializzati come The Effective Manager Assistant. Le sue proposte formative hanno l’obiettivo di favorire il potenziamento del singolo individuo, del team e dell’organizzazione aziendale attraverso l’acquisizione e lo sviluppo di competenze relazionali e manageriali.

“La cosa importante è raramente urgente

e ciò che è urgente è raramente importante”

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Organizzazione, finanza, controllo e

legal

non è “sbolognare attività”, bensì mettere in sicurezza il tempo che serve per le attività importanti. Vediamo la matrice:

Note sulla matrice: il quadrante DO NOW! non può essere pieno, dobbia-mo lavorare pianificando (ovvero con le attività che si trovano nel PLAN) per cercare di portarle a 2/3. Il motivo è semplice: le cose da fare importanti e urgenti spesso vengono fuori da sole, è quindi meglio essere pronti a recepir-le, tenendo ogni giorno una “sacca” di tempo per le cose che saranno da fare subito. La matrice urgente/importante è uno strumento formidabile, se utilizzata per qualche settimana entra nel nostro modo di agire e automaticamente ci guida nell’utilizzo del nostro tempo.

REGOLA #2

Quando ci troviamo davanti alle cose da fare, chiediamoci se abbiamo già fatto tutto quello che potevamo fare per risolvere/mandarle avanti. Questo approccio spesso modifica la lista stessa delle attività: si passa da un

elenco di problemi - criticità ad un elenco di soluzioni. Ad esempio, quando si sta organizzan-do un evento si ha l’obiettivo di riunire

delle persone all’ora x nel luogo y. Per portare a termine con successo que-sto compito, non basta spedire gli inviti, è necessario pianificare del tempo per

alcune attività (ad esempio telefonate, incontri one to one…) che servono a far arrivare le persone all’evento. Que-ste attività di soluzione devono trovare spazio nella nostra giornata, devono es-sere pianificate (quadrante PLAN).

REGOLA #3

Infine la terza regola prevede che si comunichi con il proprio responsabile e/o con le persone con cui si lavora. Il motivo è semplice: per quanto aiu-tati dalla matrice di Covey a definire che cosa è oggettivamente importante per il business, ognuno di noi opera delle scelte in merito di tempo e urgenza che hanno un impatto ed è meglio essere in accordo e far sapere da cosa partiremo a fare.La matrice urgente/importante è uno strumento formidabile e – abbinata a una buona comunicazione - permette a noi e all’azienda di gestire il tempo nel modo più efficace ed efficiente pos-sibile.

LA MATEMATICA DEL TEMPO

Se le cose da fare aumentano e il tempo resta una costante (fino a pro-va contraria una giornata dura 24 ore in tutte le aziende!), dobbiamo anche occuparci di aumentare le energie a nostra disposizione.

IN PRATICA: è utile che ognuno si chieda: che cosa mi rigenera? Quali sono le attività che mi energizzano? E qui l’elenco delle attività che possiamo fare è infinito: dall’attività sportiva al decoupage, passando per una passeggiata in centro di window-shopping fino a suonare uno strumento. Adesso chiediamoci: quanto ho praticato queste attività nell’ultimo mese/nell’ultima settimana? Se la risposta è poco o troppo poco (sarebbe meglio tradurre in numero per essere più oggettivi possibili) significa che dobbiamo pianificare del tempo per svolgere queste attività, che ci aiutano a stare e fare meglio.

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LA COMUNICAZIONE NEGOZIALE E LA

GESTIONE DELLE RELAZIONI

Barbara Demi

Titolare di ETLINE e AssociatiÈ tra i massimi esperti del nostro Paese di comunicazione negoziale e gestione dei conflitti e di diversity management.Coach, counsellor e formatrice transazionalista iscritta all’albo, è Grafologa professionista abilitata A.G.P. (Associazione Grafologi Professionisti). Coautrice dei libri “Il tuo curriculum vitae”, “Il colloquio di lavoro” e “Fare stage in azienda” editi da Il Sole 24 Ore, del libro “Le nuove tecniche del coaching” edito da De Vecchi Editore e del “Manuale di scrittura per l’assistente di direzione” edito da Buffetti su progetto della community Secretary.it. Coautrice del libro “Business Coaching” edito per Arval. È presidente del comitato scientifico dei nuovi programmi formativi italiani e in lingua di ETLINE e Associati. Ha condotto diverse rubriche sulle tematiche del lavoro alla televisione all’interno delle trasmissioni “Village” di Italia Uno, “Okkupati” di Rai2 e “Tasklavoro” per Canale 5. Dal 1999 è stata ospite e relatrice in diretta con i radioascoltatori presso la trasmissione “Giovani Leoni”, “Lavoro e Carriere” e “Job24” di Radio 24, Il Sole 24 Ore.Autrice delle videopillole registrate per Il Sole24Ore – JOB24, relative ai seguenti temi: Emotional fitness, Diversity, Assertività e Well Being.

LA NEGOZIAZIONE

Ci piaccia o no siamo negoziatori per-ché negoziare è una realtà della vita, il modo per ottenere quello che si vuole dagli altri, trovando l’obiettivo comune e il vantaggio reciproco quando i vo-stri interessi in certi casi contrastano. La parola negoziazione infatti deriva

dal latino «Negotium» affare, «no otium»…darsi da fare! Ampliando il significato di questa paro-la alla vita quotidiana, al di là dell’am-bito commerciale, si indica un’intera-zione, un’attività che coinvolge due o più individui (o gruppi di persone) che comunicando tra loro ottengono un ac-cordo comune in merito a qualcosa e

raggiungono i reciproci obiettivi. Nel lavoro, in famiglia, con gli ami-ci, nel sociale le persone arrivano alla maggior parte delle decisioni attraverso la negoziazione. Nonostante il negozia-to si svolga ogni giorno della nostra vita non è semplice farlo bene.Spesso si tende a considerare la tratta-tiva negoziale come un conflitto, una competizione in cui le controparti en-trano in un’ottica di “guerra”, gioco di attacco e difesa con la conseguenza che si crea l’immagine e l’aspettativa di un vincitore e di un vinto. Nella vita professionale dell’assistente di direzione l’abilità negoziale e la ge-stione delle relazioni è fondamentale per riuscire a svolgere bene il proprio lavoro: essere diplomatica con il capo, con il cliente interno ed esterno richie-de continuamente abilità di mediazio-ne e diplomazia. In realtà la negozia-zione, per essere definita tale, è basata sulla comunicazione assertiva e la collaborazione (in quanto la respon-sabilità è suddivisa al 50% tra le due parti) ed implica, al di là dei contenuti trattati, che si entri in relazione con l’altro.

LA COMUNICAZIONE NON VERBALE

Un aspetto molto importante della comunicazione negoziale, che spesso viene sottovalutato, è la comunicazio-ne non verbale, intendendo con questo termine tutto ciò che accompagna il nostro parlare e dialogare:

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Comunicazione, leadership e competenze

relazionali

LA NEGOZIAZIONE COMUNICAZIONE ASSERTIVA

� esplicitare intenzioni, dati, disaccordi � esprimere le emozioni e comprendere quelle altrui � concentrare l’attenzione su chi parla � stare in silenzio, osservando e ascoltando l’altro � chiedere chiarimenti o fare controdomande � dare e chiedere feedback � riassumere ciò che è stato detto, chiedendo conferma � riformulare � trattare con rispetto le informazioni altrui � canalizzare le proprie emozioni mentre l’altro parla � essere consapevoli della responsabilità condivisa � verificare le intenzioni dell’altro

• CONCRETEZZA - DATI• COSTRUZIONE POSITIVA• CADENZA TEMPORALE• COMPLETAMENTE

DESIDERATONon verbale: contatto visivo, voce ferma e acco-glienza, postura morbida, annuire con la testa, gesti delle mani che sottolineino il discorso. Osservare l’interlocutore (il capo ad esempio) e cogliere da questi aspet-ti non verbali delle intuizioni sul suo stato d’animo, emozioni e motivazioni può aiutare ad entrare in empatia con lui e creare una situazione favorevole al confronto, individuando la strategia negoziale efficace in quel momento. A volte per creare affinità con il nostro interlocutore o per evitare uno scontro diretto in un momento critico, sdram-matizzare aiuta molto, “l’ironia neu-trale” e l’autoironia diventano un mezzo e una modalità di relazionarsi all’altro che crea leggerezza negoziale, coglie l’altro di sorpresa e creando stu-pore, la relazione diventa positiva e con essa cambiano tono anche i contenuti che sono trasmessi. Questa modalità di affrontare la situa-zione conferma il “legame-sintonia tra le parti”, ristabilisce familiarità appor-tando leggerezza e freschezza, intese come scelta consapevole e non casuale. Potremo in questo modo con il sorri-so “essere d’accordo di non esse-re d’accordo”, anche se nel rispetto e mantenendo il “legame” relazionale con l’altro. Pensando ad un’immagine che possa descrivere la negoziazione

possiamo pensare ad una danza tra due persone che ha un obiettivo preci-so a cui tendere, che oscilla tra dare più spazio in certi momenti alla relazione e altri ai contenuti, in cui a volte si con-duce e a volte “si lascia che l’altro con-duca” per andare insieme all’obiettivo che vogliamo.Questa modalità di affrontare la situa-zione appare semplice e condivisibile, ma nella vita quotidiana e nel mondo

del lavoro cosa vuol dire concretamen-te utilizzare la comunicazione negozia-le efficace?

LA COMUNICAZIONE NEGOZIALE EFFICACE

È necessario innanzitutto avere un obiettivo concretamente chiaro, co-struito con parole che mettano in ri-salto la direzione dove si sta andando e non i problemi che si vogliono evitare, con tempi definiti e completamente de-siderato.

È sempre funzionale e importante es-sere flessibili e essere pronti a proporre opzioni e alternative valide, vantaggiose per entrambe le parti. Essere collaborativi, sapendo quali siano gli obiettivi che vogliamo

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raggiungere e cosa si è disposti a con-cedere all’altro per ottenerli, diventa la strada per riuscire ad arrivare alla co-municazione negoziale mantenendo la relazione in modo positivo. Durante la negoziazione, un aspetto molto importante come già accenna-to all’inizio, è quello di creare sintonia con l’altro, mettendolo a proprio agio: non è solo importante cosa diciamo, ma come lo diciamo e ricordarsi sem-pre che “l’altro non è il problema” e che bisogna quindi separare la per-sona dai contenuti negoziali per poter essere “duri con il problema” e “morbidi con la persona”. Ci si può domandare allora perché le persone tendono a “farsi la guerra” piuttosto che utilizzare la comunica-zione negoziale gestendo le relazioni in modo positivo? Questo nasce dal fatto che la modalità relazionale “dello scontro-fuga” è più facile da intraprendere ed istintiva, è innata e porta alla difesa e alla chiusu-ra. Per utilizzare la comunicazione ne-goziale in modo positivo è importante essere consapevoli del proprio agire/pensare/sentire (comportamenti, paro-le ed emozioni) e scegliere, desideran-

do intensamente di modificare alcuni aspetti, dove necessari, per migliorare il modo di relazionarsi con gli altri, vi-vendo e lavorando meglio generando giornate che tendono al benessere per-sonale e organizzativo. Questo richiede allenamento, occorre lavorare su ciò che si desidera migliorare, ma la buona notizia è che grazie alla neuro plasticità cerebrale, con un impegno di 5 minuti al giorno, la meta dell’apprendimento può essere raggiunta in 21 giorni! Per attuare la strategia migliore rispetto alla situazione, una volta appresi gli strumenti della comunicazione nego-ziale, è fondamentale quindi essere pa-zienti e aperte sempre a nuove oppor-tunità e strategie. Mettendosi in gioco come assistenti ogni giorno, credendo in voi, in quello che direte e farete sare-te più efficaci come negoziatrici. Per la mia esperienza di oltre 25 anni di negoziatrice e trainer/coach, posso dirvi che qualunque utilizzo farete dei suggerimenti contenuti in questo arti-colo o di tutte le formazioni fatte sul tema, non portatele come se indossaste i vestiti di un’altra. Tagliate e ricucite quello che avete ap-preso finché non trovate un approccio

che abbia senso per voi sentendovi a proprio agio.

Questo può necessitare di un periodo di allenamenti e prove “non riposante”, anche se alla fine riuscirete a valoriz-zare la vostra potenza negoziale; cre-dendo in voi e credendo in quello che direte, direte quello in cui credete e con molta probabilità potrete raggiungerlo!

“Niente è più visibile di quello che è nascosto”

Confucio

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L ‘assistente digitale e i social media

IL RUOLO DELL’ASSISTENTE DI DIREZIONE COME

PORTATRICE DI INNOVAZIONE SOCIAL E DIGITAL IN AZIENDA

Situazione attuale e Vision evolutiva del prossimo futuro

Andrea Albanese

Social media marketing manager, Digital Communication Advisor, Project Manager, Docente

Docente presso IUSVE (Verona), Business School IlSole24Ore, Centro Studi Giornalismo e Comunicazione (Roma). Ha condotto ricerche sull’utilizzo dei Social Media in azienda per SDA Bocconi.Organizzatore del Social Media Marketing Day Italia #SMMdayIT, conduce attività di ricerca, formazione e consulenza per aziende private ed organizzazioni pubbliche italiane.Ha sviluppato e conduce con Secretary.it due corsi specializzati per le assistenti: Social Media & Digital Assistant e Personal Branding.

L’assistente di direzione è forse una delle figure professionali in azien-da che più si sta rendendo conto del cambiamento digitale in atto, perché dovendo gestire agende, trasfer-te ed appuntamenti con una moltitudi-ne di soggetti differenti, è obbligatoria-mente esposta al nuovo.I metodi di prenotazione su Booking, la ricerca di un hotel su TripAdvisor, la verifica di un profilo su Linkedin prima

di far passare una richiesta di appun-tamento, la convocazione di una riu-nione verificando le agende condivise su Google e chattando su Whatsapp per capire la disponibilità delle persone, sono solo alcuni dei cambiamenti che l’Assistente di Direzione ha dovuto ge-stire e sta gestendo.Sappiamo bene che la gestione della casella di posta elettronica del proprio capo è sempre stata una delle attività

fiduciarie svolta dalle Assistenti, ma ultimamente si è posto un nuovo pro-blema: “l’account Linkedin del mio capo e la messaggistica Linkedin, e l’account Facebook e Instagram e Messenger… chi li gestisce?” Non certo il capo che ha già altro da fare e spesso non ha l’età e la sensibilità digitale per comprendere quanto l’uti-lizzo Business di questi strumenti siano determinanti per l’azienda. Non certo la Direzione Comunicazione e meno che meno la Direzione Marketing, per non dire poi che è decisamente diffi-cile affidare ad una società esterna la gestione di questi strumenti di comuni-cazione su cui viaggiano informazioni preziose e riservate.L’Assistente si trova così nella situazio-ne di essere l’unica persona, che nell’in-teresse dell’azienda e del proprio capo, dovrebbe gestire questi profili Social. È chiaro che l’immagine digita-le dell’azienda passa anche per l’immagine sui Social che hanno i dipendenti, i manager ed il Top Management.Ed arriviamo ad alcuni punti cruciali: ma come si forma l’assistente di dire-zione sui temi digitali e social? Ed obiettivamente, tutte le Assistenti di Direzione hanno voglia o hanno le competenze di base per gestire la Digi-

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tal Identity ed il profilo del proprio capo come uno strumento di comunicazione aziendale? Il ruolo dell’HR in azienda è necessario per dirimere la questione, e la fiducia che il capo ha nella propria assistente fa la differenza nell’affidare nuovi compiti, responsabilità e sicura-mente anche un riconoscimento eco-nomico dovuto al maggior lavoro da gestire.Per le Assistenti questo è un periodo importante in cui possono dav-vero fare un cambio di passo e di carriera.D’altronde il capo in giro per meeting e viaggi, è bombardato da mille richieste provenienti da tutti questi strumenti. Prima era impossibile contattare per-sone apicali senza avere il numero di cellulare, oggi è un gioco da ragazzi

bypassare tutte le gerarchie e parlare direttamente con il Top Management, ma se salta il processo di gestione e validazione degli incontri/riunioni/agenda… ecco il rischio enorme è che il capo gestisca tutto da solo, affollando la propria agenda di incontri poco uti-li, perdendo opportunità e soprattutto perderebbe quel filtro protettivo da tut-te le mille richieste che spesso devono essere declinate e gestite diplomatica-mente. Un no detto di corsa su una chat di Whatsapp, può incrinare una relazione di business costruita in anni di lavoro.Per ultimo è meglio rammentare che se l’azienda ha mire di espansione in-ternazionali, dall’altra parte del globo hanno pochi elementi per valutare dav-vero la rilevanza di un partner/forni-

tore. Un potenziale cliente USA, nella scelta del fornitore, andrà sicuramente a verificare i profili social delle persone che lavorano in azienda, e se non trova nessuno o non trova un’Identity Digi-tale e Social coerente con le proprie aspettative, passerà oltre: di fornitori è pieno il mondo.Nel mondo Social/Digital/Mobile/Globale che viviamo, ci conosciamo online e sui social, dopo decidiamo se stringerci la mano e fare business insie-me. Il biglietto da visita fisico è spesso sostituito da una ricerca online, per questo è necessario gestire i propri canali Social in ottica lavorativa, e le Assistenti di Direzione sono le migliori candidate per questo nuovo lavoro.

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