Time management Model

Time Management

AVVENIMENTO REALE.Che un' era fosse finita, Richard Donkin, già

editorialista del Financial Times ed esperto di organizzazione del lavoro, se ne è accorto

al funerale di un caro amico. In piena cerimonia, un collega ha sentito il

bip-bip sul Blackberry: posta in arrivo. L'uomo si è messo a digitare sul tastierino per

rispondere al messaggio. Non aveva più alibi, quando il dovere chiama -

dovunque tu sia - non puoi più fare finta di niente.

2

SIAMO ALLA FINE DI UN’ ERA

• Quella del lavoro in ufficio, del cartellino da timbrare, della routine professionale

• Quella dell'età della pensione

• Quella della rigida divisione delle mansioni

soprattutto

• Quella della distinzione tra tempo di lavoro e tempo libero.

• Lavorare meno, lavorare sempre3

SIAMO DI FRONTE AD UN CAMBIO DI PARADIGMA

La tendenza emergente mette in discussione

il concetto stesso

di luogo e tempo di lavoro.

"In fondo già oggi non smettiamo di vivere quando andiamo al lavoro, e non smettiamo di lavorare quando

siamo a casa".4

“L'orario settimanale può scendere anche a 30 ore. Non distribuite in modo omogeneo, se necessario. Si può anche arrivare a lavorare dieci ore al giorno,

in cambio di maggiore libertà il venerdì - libero dall'obbligo di presenza - e magari anche parte del giovedì: a condizione di accettare che anche i

giorni fuori ufficio, weekend compresi, possano essere - in qualche modo -

lavorativi”. Richard Donkin

5

Le imprese per vincere la sfida della competitività e superare la “crisi

profonda globale”, debbono modificare radicalmente i propri modelli mentali,

culturali, organizzativi e gestionali.

• Conoscenze, competenze, capacità, flessibilità, motivazione,

appartenenza, collaborazione:

contro

Gerarchia, rigidità, ripetitività, presidi, scontri generazionali, indifferenza,ecc.

6

"Spesso io lavoro da casa: posso leggere le e-mail, fare telefonate, partecipare in conference call a una riunione anche mentre sono ai giardinetti coi miei

figli. L'osmosi è un impagabile vantaggio, non una zavorra".

Roberta Cocco, manager di Microsoft

"Io ho sempre detto: il venerdì spengo tutto e non ci sono per nessuno. Ma oggi questo non è più

possibile, gli strumenti sono diventati talmente pervasivi per cui si crea una forma di ansia: se

non rispondi entro un certo numero di minuti a un messaggino come minimo passi per maleducato e se quelli del tuo social network non ti vedono in linea per qualche ora si preoccupano e ti chiedono se stai

male". Gianna Martinengo, Didael

7

Google e Microsoft introducono il tempo libero nell'orario di

lavoro.

Obbligatorio, nel bel mezzo della giornata, andare a fare passeggiate coi colleghi, cucinare insieme, fare lunghi giri in bicicletta, scendere in

campo per una partita a pallone, nuotare nella piscina aziendale,

portare i cani in ufficio.

8

E’ in atto un cambiamento del significato del lavoro nella nostra vita: non è più vero che si lavora solo perché c’è una necessità

economica.

“Si lavora per vivere” è una risposta molto più reale e più ampia

del significato comunemente dato a questa affermazione

Il lavoro inizia a rispondere ad altri bisogni, diventando parte della nostra

identità fino, a volte, a occuparla completamente,

trasformandosi spesso in “passione”.9

Il lavoro inizia a rispondere ad altri bisogni, diventando parte della nostra identità fino, a

volte, a occuparla completamente,

trasformandosi spesso in “passione”.

Il lavoro della socializzazione,del confronto, dello scambio, della conoscenza, dell’ascolto, della

sperimentazione del potere e/o

dei pregiudizi,ecc

10

Due tesi :

• la prima che il lavoro debba trovare nuovi modi di organizzazione

temporale, più legati ai risultati che alla presenza, utilizzando in

modo appropriato le potenti innovazione tecnologiche.

• Il lavoro del futuro potrà prescindere dal luogo e dal controllo del tempo:

oggi molti vincoli impediscono questa innovazione.

11

• La seconda tesi:

• le donne hanno una esigenza di tempo maggiore e migliore, sia per la tradizionale problematica di

conciliazione, ma anche e soprattutto perché rivendicano un tempo più personale, da articolare secondo

modalità proprie e con scopi che non siano solo quelli del lavoro.

• Il tempo al femminile rappresenta stimolo e sfida all'innovazione del

lavoro.12

Quelli che oggi emergono come tre valori fondamentali- soggettività, estetica, emotività- ieri erano considerati disvalori e come tali

erano relegati nella sfera domestica e lasciati alle donne…Per tre secoli le donne sono state vestali di questi tre

valori,di cui sono oggi ricche depositarie. Di qui la rivalutazione

del mondo femminile e del suo patrimonio culturale. (D. De Masi)

13

monocronicità e policronicitàL’antropologo E.T. Hall per lo studio

delle differenze culturali tra diverse società, caratterizzate da una serie di norme non scritte sull’uso del tempo, dello spazio, delle cose

materiali, definisce due modelli :

14

• le culture “low context” (orientate al compito) :

il tempo monocronico• le culture “high context” (orientate alla relazione ):

il tempo policronico

tempo monocronico• Le culture Occidentali e Nord Europee tendono a

concentrare l’attenzione su una sola attività per volta, attribuendo grande importanza allo

sviluppo di piani e alla loro esecuzione.

• Per chi segue questa impostazione il tempo è una risorsa, (in maniera simile al denaro).

• Il tempo può essere risparmiato, preventivato, speso, consuntivato.

15

La persona monocronica• Fa una cosa per volta

• E’ molto concentrata sul lavoro, di qualsiasi genere

• Prende gli impegni legati al tempo (scadenze,

appuntamenti) molto seriamente

• Agisce abitualmente in una logica orientata al compito ed ha bisogno di informazioni

• E’ poco predisposta a considerare il contesto generale, ciò che la circonda

• Aderisce in maniera “religiosa” ai piani

16

La persona monocronica

• Si preoccupa di non disturbare gli altri

• Segue le regole della privacy e della urgenza: tende ad essere molto riservata, non si “perde volentieri in chiacchiere”

• Esalta la puntualità e la tempestività

• E’ abituata prevalentemente a relazioni di breve periodo

• Mostra grande rispetto per la proprietà privata: prende in prestito o presta con molta difficoltà

17

punti di forza della persona monocronica:

• E’ veloce nel fare le cose ed è particolarmente efficiente

• Viene considerato dagli altri un buon gestore del tempo

• Tende ad avere un atteggiamento: “il tempo è denaro .. e non va sprecato”

• E’ quasi sempre prevedibile ed affidabile • E’ avvantaggiato in situazioni che richiedono sincronizzazione: per es. gestione di processi o piani organizzativi • Costituisce un forte stimolo per gli altri a rispettare le scadenze

18

punti di debolezza della persona monocronica• Rischia di fissarsi sul tempo e di

diventare insensibile nei confronti degli altri (guarda continuamente l’orologio durante una chiacchierata, in viaggio

segue il programma senza essere sensibile alle necessità degli altri)

• Rischia di non vedere o trascurare gli aspetti non definibili concretamente,

come la fiducia, l’armonia o la passione per un obiettivo

• Ogni tanto dovrebbe dedicare “tempo e testa” ai rapporti interpersonali ,

soprattutto con gli amici 19

tempo policronico • Rappresenta l’approccio tipico delle culture mediorientali, latine e

mediterranee. La puntualità è meno importante e la flessibilità, i

cambi di programma, le distrazioni dall’obiettivo sono all’ordine del

giorno.

20

La persona policronica• Fa molte cose contemporaneamente (ha

sempre più cose – libri, lavori, attività, appuntamenti -aperte in contemporanea)

• Si distrae e si interrompe facilmente • Considera che un obiettivo si debba

raggiungere, se possibile • Agisce in una logica orientata alla

relazione e possiede già le informazioni • E’ coinvolta dalle persone e dalle relazioni

umane• Cambia piano spesso i programmi, quasi

senza problemi •E’ molto curiosa 21

La persona policronica• E’ portata a considerare attentamente

il contesto generale

• Si preoccupa di più di coloro ai quali è legata (famiglia, amici, colleghi stretti), piuttosto che della privacy

• Presta e prende in prestito spesso e facilmente

• Basa la puntualità sulle relazioni

• Ha una forte tendenza a costruire relazioni che durano per tutta la vita

22

punti di forza della persona policronica • E’ orientata alla relazione con gli altri • Considerata sensibile, intuitiva e

disposta ad aiutare • Risulta abile nell’affrontare i problemi

prima che diventino seri, in quanto ha capacità di previsione per la sua tendenza ad osservare il contesto

• Abile nel creare e far funzionare un gruppo di persone

• E’ capace di ascoltare e dirigere con armonia

23

punti di debolezza della persona policronica

• Non riesce a valutare la durata reale di un determinato incarico, appuntamento,ecc. • Può generare frustrazione negli altri perché si fa aspettare • Può sembrare poco efficace perché ripone più valore sugli aspetti immateriali (valori, sentimenti) che su quelli materiali • La sua natura pacifica e calma può

essere percepita dagli altri come arrendevolezza

24

“Che cos’è dunque il tempo? Quando nessuno me lo chiede, lo so; ma se

qualcuno me lo chiede e voglio spiegarglielo, non lo so.

Tuttavia affermo con sicurezza di sapere che, se nulla passasse, non vi sarebbe

un tempo passato; se nulla si approssimasse non vi sarebbe un

tempo futuro; se non vi fosse nulla, non vi sarebbe il tempo presente.

S.Agostino, Le confessioni25

definizione• Il vocabolario della lingua

italiana riporta come definizione di tempo la seguente: “successione illimitata di istanti in cui si svolgono gli eventi e le variazioni delle cose; il succedersi dei diversi stati del nostro spirito”.

26

Due tipologie di Tempo• Tempo mentale: il modo di vivere emozionalmente il rapporto con le cose, le situazioni. Un insieme complesso delle relazioni prima-durante-dopo tra la

persona e gli avvenimenti

• Tempo reale: una convenzione organizzativa, scandita/ misurata

dall’orologio (quantità di tempo)e dal calendario (quando nel tempo)

27

• Più esatto sarebbe dire:”Tre sono i tempi, il presente del

passato, il presente del presente, il presente del futuro”.. il presente del passato è la

memoria, il presente del presente è l’intuizione diretta , il presente

del futuro è l’attesa. ”S.Agostino, Le confessioni

28

Il tempo rende uguali: è una risorsa preziosa, la risorsa base di ogni

individuo e di ogni organizzazione: non è né abbondante, né infinita.

•

• Il tempo è una risorsa irripetibile, non ritorna, non si ricrea. Non si può

andare avanti nel tempo e tornare indietro (o forse non siamo capaci ancora).

29

Il tempo passa, non si ferma mai.

Non è vero che il tempo corre,

il tempo... scorre. Inesorabile, ineluttabile, costante.

Scorre sempre alla stessa velocità.

30

Il tempo

Possiamo farne l'uso che vogliamo/decidiamo:

• gestirlo o farci gestire

• esserne padroni o prigionieri

• tenerlo per noi o regalarlo ad altri

• difenderlo strenuamente

• farcelo rubare

31

“È tardi, è tardi, sono in ritardo, in arciritardissimo!», così urlava il

Bianconiglio girando con un vistoso orologio nel panciotto e correndo a gambe

levate.

Gli mancava il concetto di Time Management, ovvero la capacità di

collocare efficacemente le azioni nel tempo, caratteristica fondamentale per

il successo di un progetto.

32

• Il time management

la gestione del tempo, è un insieme di scelte consapevoli per organizzare le risorse temporali finite che abbiamo

a disposizione

• Il time management

è la disciplina che ci consente di controllare la nostra vita utilizzando le 168 h che abbiamo a disposizione

ogni settimana.33

Il time management

Gestire questo tempo

“ci costringe”

a prendere una posizione esplicita

riguardo

alle cose a cui diamo più valore

nella nostra vita lavorativa e

in quella privata

34

Il time management

Gestire questo tempo

“ci aiuta”

a ripartire conseguentemente i nostri sforzi e a trovare un equilibrio tra i diversi fattori che ci mettono sotto

stress, per mancanza di tempo.

.

35

Una gestione efficace del tempo produce :• un livello più alto di produttività personale

• una riduzione degli sprechi di tempo

• l'attenuazione del sovraccarico di lavoro oltre all'aspetto forse più importante:

la gestione ottimale del tempo

garantisce che

le attività più importanti vengano effettivamente portate a termine.

36

Le ricerche

Molte ricerche hanno mostrato che:

• i manager lavorano seguendo ritmi incessanti

• le loro attività sono caratterizzate da brevità, varietà e discontinuità

• essi sono fortemente orientati all'azione e non amano le attività

riflessive (Henry Mintzberg)

37

Le ricercheIl manager medio italiano e il suo tempo di lavoro :

• Colloqui/riunioni: 42%

• Telefono, e-mail, corrispondenza: 15%

• Lavoro autonomo, riflessione e produzione individuale: 13%

• Viaggi e trasferimenti : 9%

• Impegni extraziendali: 7%

• Supervisione collaboratori: 5%

• Lettura e acculturazione : 5%

• Altro: 4%

38

Suggerimenti per i Colloqui

• Fate colloqui di 20 min. (max.)

• Scegliete orari intelligenti

• Comunicate subito l'orario in cui si concluderà l'incontro

• Mettetevi in una predisposizione di ascolto e di interesse

• Chiudete la porta, spegnete i cellulari e chiedete di non essere disturbati per i prossimi 15 min.

• Entrate subito nel merito del tema/argomento

• Comunicate un senso di “produttività/utilità” derivata dall’incontro

39

Suggerimenti per riunioni

• Si siete come la maggior parte dei manager, come abbiamo visto,

probabilmente trascorrete dal 30 al 50% del vostro tempo in riunione. Non è una percentuale eccessiva, se

le riunioni servono davvero per raggiungere i vostri obiettivi;

ma se servono a poco, lo è.

•

40

I cambiamenti del mondo del lavoro rendono le riunioni necessarie e decisive.

Questi cambiamenti comprendono:

• empowerment dei collaboratori (con l’esigenza di un maggior coordinamento),

• il maggior ricorso ai team trasversali e alla crescente complessità del processo decisionale

• il crescente numero di “alleanze” e interdipendenze tra organizzazioni/ uffici diversi.

Le riunioni sono una parte essenziale della vita organizzativa.

41

Le riunioni sono superflue: quando:• Non seguono l'ordine del giorno

• Si trasformano in lunghe chiacchierate

• Sono dominate da una o due persone che parlano tutto il tempo

• Si prolungano oltre l'orario

• Non producono decisioni, non invitano all'azione

• Non conferiscono alle persone la responsabilità di svolgere i compiti loro assegnati

• Sono routine ossia non sono veramente necessarie 42

Gli scopi di una riunione sono,

dovrebbero essere:• condividere gli obiettivi, le idee e le opinioni

• coordinare gli interventi o prendere decisioni

• creare un clima di dialogo e coinvolgimento, facilitando l'interazione fra i partecipanti.

Se non avete queste necessità probabilmente non vi è bisogno di

fissare una riunione.

43

Ogni volta che organizzate la riunione:

assicuratevi che:

• ” il punto” (lo scopo centrale) sia chiaro, importante ed evidente nell'ordine del giorno

• avete invitato le persone giuste, cioè chi sia davvero interessato all'argomento, chi abbia informazioni importanti, chi abbia la responsabilità di partecipare un'eventuale decisione.

Fate in modo che la riunione sia breve, che resti in argomento e non permettete che si vada

oltre l'orario. 44

Ogni volta che organizzate una riunione :

siate orientati all'azione.

• Ogni riunione dovrebbe produrre una decisione, avvicinare i partecipanti a un

dato obiettivo, cercare di “chiudere” una questione importante.

• Le persone che lasciano la riunione debbono avere la consapevolezza della “produttività reale”, concreta che si è

prodotta.45

Per realizzare riunioni efficaci è necessario prestare attenzione su

questi

3 aspetti:

• la preparazione

• lo sviluppo (la gestione)

• il follow-up.

46

Suggerimenti per le riunioni• Assicuratevi che le vostre riunioni

siano necessarie. Chiedetevi se potete raggiungere il vostro obiettivo senza indire

una riunione.

• Chiarite l'obiettivo di ogni riunione. Tutti partecipanti dovrebbero essere in

grado di rispondere alla domanda: "perché sono qui?". Se lo scopo è quello di prendere

una decisione, assicuratevi che tutti lo sappiano in anticipo e che abbiano il tempo

e i materiali necessari per prepararsi.47

Suggerimenti per le riunioni• Prima dell'incontro, quando è possibile, sondate il terreno con i partecipanti più importanti. Sarete

meglio preparati se saprete in anticipo che cosa pensano rispetto ai punti fondamentali da discutere. Ciò di cui venite a conoscenza

potrebbe suggerirvi alcune modifiche all'ordine del giorno.

• Distribuite in anticipo l’ ordine del giorno; questo indirettamente serve anche

a identificare l'obiettivo della riunione.48

Suggerimenti per riunioni

• Insistete affinché i partecipanti arrivino preparati.

Ciò significa che tutti devono: • essere informati sui temi che saranno

affrontati

• portare i documenti, i report o i dati, ecc. che servono per la riunione

• essere pronti a dare un contributo alla discussione e al raggiungimento delle

eventuali decisioni49

Suggerimenti per Durante la riunione

Una buona preparazione vi aiuta ad affrontare al meglio questa seconda

fase. Nel corso della riunione dovreste seguire i seguenti consigli:

• Ri-dichiarate l'obiettivo della riunione.

Benché lo abbiate già comunicato quando avete diramato gli inviti è sempre

consigliabile ripeterlo.

50


• Favorite il fatto che ognuno esprima il proprio punto di vista.

Impedite che una o due persone monopolizzino la conversazione. Se

alcuni partecipanti sono troppo timidi per intervenire chiedete anche a

queste persone di esprimere il loro punto di vista rispetto al problema in

discussione. perché lo considerate importante.

•

51

Suggerimenti per Durante la riunione• Evitate che la discussione divaghi in

mille digressioni. Quando si perdono di vista i punti

fondamentali, la riunione degenera in una serie di chiacchiere a vuoto.

• Terminate la riunione, chiudendola formalmente,

comunicando il piano operativo.

• Ogni riunione dovrebbe sempre portare a qualche azione concreta.

52


Chi conduce una riunione , a seconda delle dinamiche interne al gruppo, spesso deve

assumere i seguenti ruoli:

• Moderatore. Si assicura che l'ordine del giorno venga seguito, che chi

vuole parlare abbia l'opportunità e che nessuno monopolizzi riunione.

• È un compito difficile specie quando tra i partecipanti vi è una “figura

dominatrice".53


• Avvocato del diavolo. Se emerge troppo presto un consenso unanime,

cioè senza una vera riflessione , egli lo mette in discussione .

Se vi accorgete che la “convergenza” è opportunistica e non reale, fornite una

“lettura opposta o alternativa” per portare i partecipanti ad una

riflessione/decisione ponderata e partecipata.

54


• Negoziatore: ruolo indispensabile quando i partecipanti non riescono a trovare un terreno comune, oppure

non vogliono farlo.

Evidenzia i “costi e le implicazioni” del disaccordo e i

vantaggi del consenso/ condivisione.

55


• Sostenitore. Loda e sottolinea sinceramente il contributo dei

partecipanti, quando ritiene utile farlo.

Essere apprezzati piace a tutti.

• Cantastorie. Spesso l’intercalare di aneddoti, rimandi ad altre “storie”e/o

situazioni, allevia le tensioni e ricorda ai partecipanti ciò che li

unisce.56

Suggerimenti per il follow-up

La riunione non è davvero conclusa se non vi siete assunti la responsabilità

delle attività che si è deciso di svolgere.

Chi ha condotto la riunione dovrebbe effettuare un follow-up in tempi

rapidi, inviando una comunicazione di sintesi sui risultati raggiunti e sulle

azioni e le attività da svolgere.

57

Suggerimenti per il follow-up

Questo tipo di messaggio di follow-up incoraggia i partecipanti a sentirsi un

passo più vicini al loro obiettivo e ricorda ad alcuni le attività con essi

concordate.

Indica sinteticamente la “produttività” della riunione e rappresenta una

piattaforma informativa comune per tutti i partecipanti.

58

Suggerimenti per il Telefono

• Fate subito le comunicazioni più difficili e faticose

• Considerate le telefonate come una vera attività

• Ritagliatevi 30/40 min. a mattino e al pomeriggio: condensate in questo tempo tutte le telefonate.

• Usate la segreteria telefonica.• Fate comunicazioni brevi e sintetiche• Mentre telefonate, sorridete.

59

Suggerimenti per Posta elettronica

• La Posta elettronica è forse il più importante tra i nuovi strumenti di comunicazione emersi negli ultimi

decenni.

• A causa del modo in cui molti la utilizzano sta diventando uno dei principali "ladri del

tempo".

•

• E’ necessario prendere il controllo della vostra posta elettronica prima che essa

prenda il controllo su di voi. 60


• Gestite le e-mail in alcuni momenti programmati durante la giornata. A meno che non siate in ansia perché aspettate un messaggio che richiede un'attenzione immediata, non aprite

ogni e-mail appena la ricevete.

• Controllate la vostra casella in orari prestabiliti, questa ridurrà

l'interruzione.

• 61


• Tenete un account separato per i messaggi privati.

• Incoraggiate chi vi scrive per motivi diversi dal lavoro a

utilizzare esclusivamente il vostro indirizzo personale.

• Controllate questi messaggi a casa o nella pausa pranzo.

62


1. Cancellate tutte le e-mail spazzatura e i messaggi irrilevanti che la gente sente "il dovere" di inoltrarmi. Fatelo velocemente.

2. Spostate tutti i messaggi urgenti in una casella denominata "messaggi urgenti"; affrontateli in un momento specifico del vostro programma di lavoro.

3. Spostate tutti gli altri messaggi meritevoli di attenzione in una cartella chiamata "più tardi". Occupatevene solo dopo aver affrontato le attività ad alta priorità del vostro programma. 63


• Un oggetto di e-mail efficace contiene sufficienti informazioni affinché il destinatario possa decidere che cosa fare del messaggio, senza bisogno di aprirlo.

• Un oggetto inefficace non lo consente: la e-mail in questo caso deve essere aperta e letta per una valutazione.

• Segnalate a chi vi scrive di indicare sempre l’oggetto in modo efficace e utile

64


• Fate in modo che i vostri corrispondenti sappiano quali informazioni vi interessano

e quali sono le vostre priorità. Inviate un messaggio di risposta spiegando: "continua a informarmi sulla questione" o "ti prego di non

inoltrarmi le e-mail quando si parla di questo tema" o ancora "ti prego di inviare in futuro tutte le informazione su questo argomento a (nome del

collaboratore appropriato)".

• Fatelo per una o due settimane,

riceverete meno messaggi inutili.

65

Suggerimenti per Lavoro autonomo

• Decidete di non farmi disturbare per mezz'ora.

• Archiviate con metodo in modo che ogni documento sia rintracciabile

velocemente

• Fate un breve intervallo tra un'attività e l'altra, in modo da

riordinare le idee

• Studiate la vostra curva di produttività.

66

Suggerimenti per Lettura, acculturazione

• Leggete con metodo, senza leggere tutto.

• Leggete un documento come si legge il giornale, non come un romanzo giallo.

• Leggete anche nei ritagli di tempo prima di una riunione, in aeroporto, mentre

state aspettando

• Costruitevi un percorso di aggiornamento/ formazione

67

Suggerimenti per : impegni extra aziendali e trasferimenti.

• Pianificateli e programmateli con anticipo

• Siate puntuali

• Stabilite in anticipo obiettivi e contenuti e verificateli con i vostri interlocutori

• Fate la sintesi dell'incontro e evidenziate le “implicazioni”

68

Suggerimenti per Supervisione dei collaboratori.

• Imparate ad ascoltare

• Chiedete i numeri, i dati , i fatti, non solo opinioni, impressioni personali

• Valutate lo sforzo profuso per il raggiungimento degli obiettivi

• Chiedete ai collaboratori di tenere memoria scritta delle decisioni e di prendere appunti durante gli incontri

• Non rimandate la soluzione di situazioni conflittuali

• Affrontate subito errori e mancanze69

Il tempo è una risorsa divisibile in tre aree: tempo lavorativo, tempo libero e tempo

"indispensabile"

(per mangiare, dormire, pensare)

• Il tempo per il mantenimento del proprio benessere fisico e mentale non dovrebbe

mai essere sacrificato.

• E’ utile migliorare l'efficienza delle altre due tipologie attraverso un progetto e

un'organizzazione efficace delle proprie attività.

70

legge 80/20

È interessante ricordare il Principio di Pareto , ossia che per qualsiasi campo di

applicazione

il 20% di qualche cosa è solitamente responsabile per il restante 80%,

ovvero

il 20% è importante l’80% è secondarioovvero

il 20% degli impegni produce l’80% di risultati

71

• Applicando il principio di Pareto al tempo lavorativo: il 20% del lavoro significativo consuma l'80% di tempo e risorse.

• Molto, e forse troppo tempo, viene sprecato per cose non significative/ non importanti.

Effetti collaterali:

• la diffusa abitudine di sentirsi

"schiavi del tempo“

• l'atteggiamento mentale di dover

"riempire il tempo”72

Effetti collaterali

• Ci si lamenta perché si hanno troppe cose da fare e perché non si riescono a

fare tutte.

• Si è sempre estremamente impegnati, freneticamente occupati, ovvero quasi

sempre in uno stato di emergenza, continuando a posporre le cose.

73

Conseguenze

• Una perdita di efficienza, di produttività, un mancato raggiungimento degli obiettivi

prefissati ed un inevitabile fallimento delle attività operative assegnate.

• Se questo rappresenta un problema per chiunque, per un Manager è dannoso e intollerabile, dato che lavorare per

obiettivi e scadenze rappresenta la sua normale modalità di lavoro.

74

Applicando la regola di Pareto• Un Manager si deve focalizzare su ciò che è realmente importante, cioè

il 20%, perchè produce maggiori risultati.

.

Troppo spesso soddisfare le attese degli altri (“clienti”, collaboratori, familiari ) porta a lasciarci influenzare da infondate urgenze e

a dedicarci a cose non strettamente necessarie, innescando una

gestione passiva del tempo.75

La necessità di cambiare approccio: fare quello che si è deciso,

concentrandosi sulle attività essenziali e rilevanti, passando ad una

gestione attiva del tempo

il Time Management aiuta a focalizzare l'interesse sul presente e sulle priorità reali: si può essere produttivi restando

calmi, rilassanti e controllando la situazione.

76

Time Management

1. Arretrati/Arretratezza. Spesso alcune attività vengono rimandate

infinitamente semplicemente perché sono considerate noiose e di scarso

interesse, anche se la loro esecuzione richiederebbe un tempo oggettivamente

contenuto.

Gli interventi di un efficace Time Management riguardano 4 gruppi d'azione:

77

1. Arretrati/Arretratezza• Si accumulano provocando a volte

conseguenze dannose e diventando, nella peggiore delle ipotesi, "delle grane" che ci

rincorrono, per essere risolte.

• Inserendo fra le cose da fare, anche alcune fra le meno gradite, è possibile evitare

l'accumulo di arretrato.

78

Un atteggiamento positivo e costruttivo permette di eseguire qualsiasi incarico, anche se percepito inizialmente come gravoso e poco interessante.

2. Discontinuità/Distrazione

• Può capitare di dedicarsi ad un lavoro in modo discontinuo a causa di

continue interruzioni.

• Nella maggior parte dei casi ciò è dovuto ad una mancanza di

concentrazione/organizzazione che, anche inconsciamente, permette il verificarsi di questi contrattempi.

79


• Imparate a dire di no .

Se non lo fate, difficilmente arriverete a portare a termine il vostro lavoro.

Al termine di ogni giornata di lavoro tutti i "sì" che avrete detto avranno aiutato gli altri a raggiungere

i loro obiettivi e le loro priorità.

E forse voi sarete molto soddisfatti della vostra generosità, della capacità di risolvere problemi altrui e del fatto che tutti vi

cercano.80


• Il più subdoli ed esperti ruba-tempo sono maestri della

comunicazione persuasiva e occulta: sono simpatici e

piacevoli. Usano parole, frasi , sorrisi e modi di fare così

gradevoli per incunearsi nel nostro lavoro e nella nostra

giornata che ci convincono ad assecondarli.

81


Per gentilezza, per paura di offenderlo/a, semplicemente

perché non abbiamo la prontezza/ l’abilità per pensare a delle scuse credibili, non ci viene spontaneo

rispondere “no!“.

Non ci sembra conveniente,

educato: non corrispondente al nostro modo di gestire le relazioni

con gli altri 82

2. Discontinuità/Distrazione• Troppo spesso utilizziamo un semplice,

generoso “si” ad ogni richiesta: un'arma letale verso noi stessi e un assecondare chi il tempo non lo rispetta (specie quello

degli altri)

È necessario realizzare le condizioni ambientali per favorire il mantenimento della

crimandando ad un momento più opportuno le "interazioni con l'esterno".

oncentrazione, 83

Consigli .Per limitare i danni prodotti dai “disturbatori” quotidiani:• Accogliete il disturbatore in piedi, senza farlo

sedere• Chiedete il motivo dell'interruzione• Dichiarate in anticipo quanto tempo si ha a

disposizione: trascorso questo periodo interrompere educatamente il colloquio

• Chiedetegli di mandar in anticipo una e-mail con gli argomenti che verranno affrontati nell'incontro successivo

• Educate i disturbatori con l'esempio (cioè non disturbandoli) e pretendete che facciano altrettanto con voi, sottolineando i vantaggi reciproci che si otterrebbero con un comportamento più corretto.

84

3. Confusione/con-fusione• La caotica gestione dei propri impegni

e la “confusione” negli strumenti di lavoro non consentono di lavorare per

scadenze.

• E’ necessaria l'organizzazione degli interventi da fare subito e di quelli da

fare in rapida successione, specificando data e ora.

85

3. Confusione/con-fusioneDecidere il cammino, essere determinati nel prossimo passo e metterlo in atto

• è una disciplina mentale, trascriverlo sull'agenda

• è un'abitudine indispensabile per qualsiasi Quadro-Manager.

86

4. Gestione delle priorità

Nelle organizzazioni molto spesso il termine "urgente" è usato come sinonimo di

"importante". 87

4. Gestione delle priorità

• Se tutto è classificato come "urgente" e richiesto in esecuzione per "ieri" c'è una ansiogena e inadeguata valutazione delle

priorità.

• Se non gestite attentamente il tempo è facile che le giornate si riempiano di

attività urgenti, ma irrilevanti.

88

4. Valutazione delle priorità

Il Quadro-Manager

deve essere in grado di stabilire la differenza tra attività urgenti

rispetto ad attività importanti e, di conseguenza, può affrontare

sensatamente un processo di programmazione e

pianificazione.

89

distinguere

• Criterio di importanza: classifica le attività secondo la

logica di ciò che più o meno importante fare.

• È importante ciò che dà ritorno, valore aggiunto, ciò

che è vitale fare o è indispensabile conseguire.

90

distinguere

• Criterio di urgenza: classifica le attività secondo la logica di ciò che è più o

meno impellente fare.Sono urgenti quelle attività

in cui è indispensabile essere veloce e tempestivo

nella risposta o nella reazione.

91

urgenza • Il concetto di urgenza è

determinato unicamente dal fattore tempo.

• Un’attività è tanto più urgente quanto prima deve essere iniziata, per essere portata a termine nei tempi (e nei modi) concordati.

92

urgenza Per calcolare il grado di urgenza di

un’attività sono necessarie due informazioni:

1. la scadenza dell’attività e

2. il tempo di esecuzione previsto. Sottraendo il tempo previsto dalla scadenza si

ricava la data prevista di inizio lavori.

Un’attività è tanto più urgente

quanto più è vicina a quella data. 93

importanza

• Il concetto di importanza è determinato

dall’impatto/implicazione dell’attività sugli obiettivi

aziendali.

• Il tempo ha un “peso importante”, ma subordinato .

94

importanza• Per calcolare il grado di importanza di

un’attività sono necessarie almeno due informazioni:

1. la conoscenza dettagliata degli obiettivi aziendali e

2. l’impatto che prevedibilmente ciascuna attività esercita sul

raggiungimento degli obiettivi stessi.

95

• La distinzione tra “urgenza e importanza” è sempre importante.

Particolarmente nei momenti “cruciali” che spesso caratterizzano alcuni periodi della vita delle organizzazioni, nei quali si tende a privilegiare l’urgenza rispetto

all’importanza,

a farsi dominare dal fattore tempo e

a perdere di vista gli obiettivi essenziali dell’organizzazione stessa

96

E’ opportuno ricordare che:

• Non sempre ciò che è urgente è anche importante

• L'urgenza scaccia quasi sempre l'importanza• L'urgenza produce stress• L'urgenza produce ansia• L'urgenza nasce spesso da eventi prevedibili,

ritardi accumulati su attività previste... facendo rimandare le attività importanti

• Quando urgenza e importanza coincidono e sono entrambe elevate si verifica una crisi.

97

Utilizzando i concetti di urgenza e importanza :

Urgenza alta

Urgenza bassa

Importanza bassa Importanza alta

D. area della delega

Attività più urgenti e meno importanti:spesso si presentano in modoimprevisto e necessitano di

essere eseguite velocemente,ma non rilevanti in termini di

obiettivi a lungo termine. Da delegare ai collaboratori .

A. area della priorità

B. Attività più importanti e più urgenti

Questo è il fulcro operativo (20%) su cui si deve investire la propria attenzione e su cui ci si deve concentrare per un'immediata risoluzione.

C. area delle attività “inutili”

Attività meno urgenti e meno importanti:possono essere messe in stand-by, temporaneamente tralasciate e spesso tendono a "morire da sole".

B. area della pianificazione

Attività più importanti e meno urgenti : Non necessitano di essere svolte immediatamente, ma, essendo rilevanti, richiedono attenta programmazione e una precisa pianificazione

Importanza bassa Importanza alta98

Una tavola sinottica

impo

rtan

za

urgenza

QUADRANTE A QUADRANTE D

QUADRANTE BQUADRANTE C

area della prioritàarea della delega

area della pianificazionearea delle attività “inutili”

99

Evoluzione auspicabile delle attività

QUADRANTE DArea della

delega

QUADRANTE AArea delle

priorità

QUADRANTE CArea della

scarsa utilità

QUADRANTE B

Area della programmazione/

pianificazione

100

• La lista delle cose da fare è uno degli strumenti di programmazione più semplice : permette di avere ben

evidenti tutte le attività che dovete svolgere in una data

giornata, racchiudendola in un unico format.

• Molte persone utilizzano una lista di questo genere unitamente a una programmazione settimanale o

mensile101

Molte agende giornaliere e molti calendari del computer hanno una lista delle cose da fare integrata.

Una lista efficace comprende i seguenti argomenti:

• Le riunioni a cui dovrete partecipare

• I colloqui/incontri

• Le decisioni che dovrete prendere

• Le chiamate da fare

• I documenti, le lettere , le e-mail da scrivere

• Le attività con priorità alta che non abbiate completato il giorno prima.

•

102

• Mentre completate la vostra lista siate realistici sul numero di attività che

potete portare a termine in un giorno.

• Una buona regola è quella di inserire metà delle cose che pensate di potere

realizzare: non è per pessimismo, ma per poter apportare alcuni aggiustamenti ,

man mano che il tempo passa.

• Tenete fuori dalla lista le attività urgenti, ma irrilevanti e quelle con

bassa priorità

suggerimenti

103

• La programmazione e le agende giornaliere funzionano bene

soprattutto per chi ha un lavoro altamente strutturato, meno per chi

ha una attività maggiormente frammentaria, soprattutto i

manager di più alto di livello.

•

• Chi ha un lavoro meno strutturato può utilizzare al meglio l’organizzazione del

tempo aumentandone la flessibilità.

•104

• Alla fine di ogni giornata verificate il “bilancio” della vostra attività e stilate la vostra lista delle cose da fare per la giornata successiva o

programmate che sia la prima attività la mattina del giorno

seguente.

• Fate in modo che questa attività diventi un rituale, un obbligo

con voi stessi.105

Al tempo invece nessuno dà valore, si usa con larghezza come si fa con una cosa che non costa nulla.... preso nel vortice del lavoro e degli impegni ciascuno consuma la propria vita, sempre in ansia per quello che accadrà e annoiato di ciò che ha. Chi invece dedica ogni attimo del suo tempo alla propria crescita, chi dispone ogni giornata come se fosse la vita intera, non aspetta con speranza il domani né lo teme. Impegniamoci. Solo in questo modo la vita sarà un bene; altrimenti è solo un inerte adattarsi …. Cerchiamo dunque che ogni momento ci appartenga. Ma non sarà possibile se prima non cominceremo ad appartenere a noi stessi (Seneca )

106

Se tu conoscessi il tempo come lo conosco io -rispose il Cappellaio - non diresti che lo

perdiamo. Domandaglielo. - Non comprendo che vuoi dire - osservò Alice. - Certo che non lo comprendi! - disse il Cappellaio, scotendo il capo

con aria di disprezzo - Scommetto che tu non hai mai parlato col tempo.- Forse no - rispose

prudentemente Alice - ma so che debbo battere il tempo quando studio la musica.- Ahi, adesso

si spiega - disse il Cappellaio. - Il tempo non vuol esser battuto. Se tu fossi in buone relazioni

con lui, farebbe dell'orologio ciò che tu vuoi.

(L.Carrol,Alice nel paese delle meraviglie)

107

Per concludereUn antico testo irlandese:

Trova il tempo di lavorare, è il prezzo del successo.

Trova il tempo di riflettere, è la fonte della forza.

Trova il tempo di giocare, è il segreto della giovinezza.

Trova il tempo di leggere, è la base del sapere.

Trova il tempo di essere gentile, è la strada della felicità.

Trova il tempo di sognare, è il sentimento che porta alle stelle.

Trova il tempo di amare, è la vera gioia di vivere.

Trova il tempo di essere contento, è la musica dell'anima.

108

PER IL VOSTRO ASCOLTOGRAZIE

109

Time management Model

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