time management

RCS PubblicitàMilano 1 dicembre 2011

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Amate la vita ?

Allora non sprecate il tempo,

perché è la stoffa di cui è fatta la vita

Benjamin Franklin

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Cos’è il tempo?

• E’ una risorsa limitata• Non può essere sostituita da nessun’altra risorsa• Non è accumulabile• E’ deperibile: non è possibile immagazzinarlo• E’ misurabile in modo oggettivo• Ma ciascuno ne ha una percezione soggettiva

• Ogni giorno ne abbiamo tutti a disposizione la medesima quantità.

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Dimmi:

• Quando ho un po’ di tempo …• Mi piace andare a tempo di … (musicale)• Non ho mai tempo di …• Il tempo che verrà è tempo di …• Un’ora sola ti vorrei … (dedicato a …)• Se fossi una stagione, sarei …• Se potessi rinascere, vorrei vivere nel …• Mi chiamo … • Vengo da …

Gestione del tempo

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Il tempo è una risorsa, dobbiamo imparare a gestirlo.

Per gestire il tempo occorrono:

obiettivi chiari motivazione a raggiungerli strumenti di programmazione

Un obiettivo è …

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uno stato desiderato raggiunto

Immaginiamolo come fosse il fotogramma di una scena di un film in cui si riconosce che il risultato della nostra attività è stato pienamente raggiunto.

Un obiettivo ci serve per

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• sapere dove andare;• definire in che direzione indirizzare i nostri sforzi.

“Nessun vento è favorevole al marinaio che non sa dove andare”

Seneca

Un obiettivo, quindi …

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deve essere:

• immaginato come stato raggiunto;• ben formulato;• possibilmente per iscritto;• dettagliato in sotto-obiettivi;• definito come risultato di un piano di azione.

Un obiettivo ben formulato

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Ha queste caratteristiche:

S specifico. Che cosa esattamente voglio fare?Mmisurabile. Come valuterò il suo raggiungimento?A attraente. Perché sto facendo questo sforzo?R raggiungibile. Posso credere di raggiungerlo?T tempificato. Entro quando lo raggiungerò? Con

quali tappe?

L’Obiettivo ed il Tempo

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Ogni obiettivo ha:• una scadenza;• una durata dell’azione che porta al suo raggiungimento.

Ogni azione:• ha delle priorità;• prevede attività che vengono prima delle altre.

Il piano di azione per raggiungere un obiettivo definisce:• le priorità• la sequenza delle attività• le tappe intermedie di verifica.

La matrice di Eisenhower

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Importanti

ma non Urgenti

Importanti ed

Urgenti

Poco Importanti

e poco Urgenti

Urgenti ma

poco Importanti

IMPORTANZA

U R G E N Z A +

+

-

-

La matrice di Eisenhower

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IMPORTANZA

U R G E N Z A +

+

-

-

Programmo

tutto il tempo

necessario

Uso tutto il tempo

necessario da subito

Programmo spazi marginali e scadenze elastiche

Uso il tempo che serve

appena possibile

Programmare

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Significa:

• distribuire le attività da svolgere• con un ordine di priorità • in un arco di tempo definito • in base alle durate previste o necessarie • per il conseguimento di un risultato atteso• alla scadenza prefissata.

Il tempo per il successo

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Quale che sia il nostro obiettivo (preparare un piatto di spaghetti o costruire una diga) il primo passo è:

• identificare le attività ed i compiti• stimare questi ultimi in termini di durata • esaminare le relazioni tra i compiti• creare una programmazione con la sequenza

delle attività/compiti

Un esempio di programmazione

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Il mio obiettivo:

mangerò un piatto di spaghetti al pomodoro davanti alla televisione guardando la partita .

Il mio obiettivo è ben formulato?

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S specifico: mangio gli spaghetti guardando la partita

Mmisurabile: a tavola in tempo per l’inizio della partita a mangiare un buon piatto di spaghetti

A attraente: non me la voglio perdere ma ho fameR raggiungibile: inizia tra una mezzoretta e ce la

posso fareT tempificato: alle 21 devo essere a tavola a

mangiare.

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Scomposizione delle attività

Attività principali Compiti Durata

a Organizzare

1 Prendere gli ingredienti 1 min

2 Preparare l’attrezzatura per cucinare 2 min

3 Apparecchiare 2 min

bPreparare la

pasta

4 Far bollire l’acqua 8 min

5 Versare la pasta nella pentola 1 min

6 Salare, assaggiare e girare la pasta durante la cottura 10 min

7 Scolare la pasta 1 min

cPreparare il condimento

8 Sminuzzare la cipolla 2 min

9 Mettere l’olio nella padella e soffriggere la cipolla 5 min

10 Aggiungere i pelati al soffritto di cipolle 1 min

11 Salare, assaggiare e girare il sugo 10 min

12 Grattare il parmigiano 2 min

dAndare a

tavola

13 Impiattare 1 min

14 Condire 30 sec

15 Sistemarmi a tavola 30 sec

18

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

a. Organizzare

ATTIVITA’

a Organizzare

b Preparare la pasta

c Preparare il condimento

d Andare a tavola

COMPITI

1 Prendere gli ingredienti

2Preparare l’attrezzatura per cucinare

3 Apparecchiare

4 Far bollire l’acqua

5Versare la pasta nella pentola

6Salare, assaggiare e girare la pasta durante la cottura

7 Scolare la pasta

8 Sminuzzare la cipolla

9Mettere l’olio nella padella e soffriggere la cipolla

10Aggiungere i pelati al soffritto di cipolle

11Salare, assaggiare e girare il sugo

12 Grattare il parmigiano

13 Impiattare

14 Condire

15 Sistemarmi a tavola

1

8

b. Preparare la pasta

3

4

5

6

7

c. Preparare il condimento

9

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10

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13

14

d. Andare a tavola

2

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Il diagramma del Tempo (Gantt)

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Il diagramma di GanttPorta il nome dell'ingegnere che introdusse questo metodo agli

inizi del ‘900. Il diagramma si realizza facilmente:• una linea orizzontale in alto è suddivisa nell’unità di misura

del tempo• sotto, partendo dall’alto a sinistra, si riportano le attività o i

compiti • come segmenti della lunghezza equivalente alla loro durata.

In questo modo si può avere una visione immediata• dell’intero piano di azione distribuito nel tempo;• della fine di ogni attività o compito• di quali attività o compiti possono essere svolti in

contemporanea.

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1 2

3

4 5 6 7

8 9 10 11

12

13

14

15

COMPITI

1 Prendere gli ingredienti 9Mettere l’olio nella padella e soffriggere la cipolla

2Preparare l’attrezzatura per cucinare

10 Aggiungere i pelati al soffritto di cipolle

3 Apparecchiare 11 Salare, assaggiare e girare il sugo

4 Far bollire l’acqua 12 Grattare il parmigiano

5 Versare la pasta nella pentola 13 Impiattare

6Salare, assaggiare e girare la pasta durante la cottura

14 Condire

7 Scolare la pasta 15 Sistemarmi a tavola

8 Sminuzzare la cipolla

…

n.

= compito/evento

= durata

= compiti collegati

= compiti non collegati

1 2 8 1 10 1

12

2 5 1 10

2

2

0,5

Pertt del progetto

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Il PERTSta per Program Evaluation and Review Tecnique ed è un

diagramma:

• in cui le attività sono rappresentate con cerchi• collegati tra loro attraverso frecce, • in modo da visualizzare l'interdipendenza delle attività; • sulle singole frecce è scritto il tempo di rilascio

dell’attività; • quando un'attività non è interdipendente con altre,• il cerchio si collega con l'evento finale con una linea

tratteggiata.