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Maurizio Duse – Consulenza, Formazione – Marketing Automation & CRM email: [email protected] – www. maurizioduse.it - www.crm-specialist.net

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M.Duse – Consulenza

ICT, Formazione ed Organizzazione

Manuale essenziale

per l’utilizzo operativo di

SugarCRM C.E.

Basato sulla versione 6.5

Copyright © Maurizio Duse – 2014 Il presente manuale può essere liberamente copiato, duplicato, stampato

e distribuito purché non venga alterato e sia sempre citato l’Autore

Socio n°2663 ANIP Albo Nazionale Informatici

Professionisti

Socio e Docente Accreditato ISIPM


2Note sull’autore

Maurizio Duse, docente e consulente ICT, si occupa soprattutto di assistenza alle aziende nella realizzazione di progetti di miglioramento organizzativo, in particolare nelle aree Project Management, Business Intelligence e CRM (Customer Relationship Management).

E’ socio e presidente del Collegio Provinciale di ANIP (Ass. Albo Nazionale Informatici Professionisti). E’ uno dei docenti accreditati dall’Istituto Italiano di Project Management (ISIPM), di cui è membro del

C.D.; è iscritto al Registro dei C.T.U. per il Tribunale Ordinario di Venezia.

Ha già pubblicato i seguenti volumi: Banca e Office Automation, Il Sole24Ore Libri (1995); L’Azienda per progetti, Franco Angeli (1998); il libro educativo per bambini Tommy, il computer che racconta come funziona, Gi-Bi Edizioni (1998); Insegnare l’informatica in azienda, Franco Angeli (2001), Il CRM Strategico, Franco Angeli (2009), Rime per il nuovo Golem, Youcanprint, 2014, Come si usa il CRM, Youcanprint_2014. L’autore può essere contattato all’indirizzo email: www.maurizioduse.com oppure tramite i siti: www.maurizioduse.com - www.crm-specialist.net Per maggiori informazioni sull’utilizzo aziendale di un CRM potete far riferimento al volume:

Come si usa il CRM – edizioni Youcanprint (www.youcanprint.it)

disponibile anche sulle migliori librerie on-line


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Sommario

AVVIO DEL CRM ..................................................................................................... 4

VIDEATA “HOME” .................................................................................................. 4

MODIFICA DELLA PASSWORD ................................................................................ 6

INSERIMENTO DI UNA RIUNIONE (APPUNTAMENTO) ............................................ 7

ARCHIVIAZIONE DI UN DOCUMENTO ..................................................................... 9

RICERCA DI UN NOMINATIVO .............................................................................. 12

INSERIMENTO DI UN CLIENTE POTENZIALE (O DI UN CONTATTO) ........................ 13

INSERIMENTO DI UN CONTATTO AZIENDALE DALLA SCHEDA AZIENDE................. 13

STAMPA DI UNA SCHEDA CLIENTE ........................................................................ 14

USCITA DAL CRM .................................................................................................. 15


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Avvio del CRM

1) Andare su Internet Explorer (o su un qualsiasi altro browser internet) e digitare, sulla barra

dell’indirizzo, il link della pagina iniziale di SugarCRM, ad esempio:

http://www.nomedelsitodelsitodelcrm.it

2) Inserire il nome utente e la password che Vi sono state fornite dall’amministratore del crm

3) Premere il pulsante “Login”.

Videata “Home”

La prima videata che apparirà automaticamente all’utente dopo l’accesso al CRM è la videata “Home”, dove

sono riassunti, in modo automatico, tutte le attività più importanti:

- le telefonate (“Chiamate”) arrivate per me e registrate da qualche altro collega oppure dei

promemoria;

- le telefonate che dovrò fare;

- le ultime riunioni fatte o da fare (o alle quali sono stato invitato);

- gli ultimi clienti inseriti o semplicemente visualizzati (o sui quali ho fatto degli inserimenti di

dati);

- eventuali compiti (cose da fare/pro-memoria) da svolgere.


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Tutti i riquadri contenuti nella “Home” (si chiamano “dashlet”) sono personalizzabili posizionando il mouse

sulla barra del nome e poi premendo, in alto a destra di ogni riquadro, il simbolo di una piccola penna.

Che provocherà l’apertura di una apposita finestra dove potrò indicare le mie preferenze di visualizzazione

di quel particolare oggetto. Ad esempio, se si desidera visualizzare, nel riquadro “Le mie Chiamate” tutte le

telefonate pianificate o non effettuate bisognerà selezionare – col mouse, tenendo il tasto “Ctrl” premuto

– i vari elementi che, una volta “cliccati” diventeranno di colore blu.


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Concluderà l’operazione la pressione del tasto “Salva”.

Modifica della password

1) Cliccare, in alto a destra sulla videata (dopo l’accesso) sul proprio nome

2) Poi selezionare la scheda “Cambiare Password”


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3) Inserire 2 volte la nuova password e premere “Salva”.

ATTENZIONE!!! PER MOTIVI DI SICUREZZA (D.L. 196/200 3) LA NUOVA PASSWORD NON DEVE ESSERE INFERIORE AD 8 CARATTERI ALFANUMERI CI.

Inserimento di una riunione (appuntamento)

1) Andare sul Calendario e selezionare, con un click del mouse, la giornata e l’ora prescelta;


82) si aprirà la finestra “Nuova Attività”, inserirne l’Oggetto, la durata, il luogo e gli altri elementi desiderati

(azienda, assegnazione, pro-memoria …) premere “Salva”

3)premere il pulsante “Modulo Completo” (in basso a sinistra) per visualizzare la propria agenda


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N.B.: Mentre o dopo aver inserito un incontro/appuntamento è anche possibile invitare dei colleghi (o dei

contatti) allo stesso appuntamento (seguire la numerazione presente nell’immagine qui sotto). La

procedura notificherà automaticamente ai colleghi/contatti la notizia ed essi potranno rispondere

accettando o declinando l’invito.

Tutti gli appuntamenti inseriti appariranno nella “Home” dell’utente (e degli eventuali colleghi “invitati”

all’appuntamento/riunione; quest’ultimi avranno anche la possibilità di accettare o respingere la propria

partecipazione con degli appositi pulsantini posti sulla parte destra del dashlet).

Un appuntamento può essere inserito direttamente dalla scheda di un cliente (a cui viene associato in

automatico), premendo, nella parte centrale della scheda Aziende/Clienti (o Contatto), nel sottopannello

“Attività”, il pulsante a discesa e selezionare “Nuova riunione”.

La stessa cosa si può fare anche per chiamate (telefonate: “Nuova chiamata”), compito (“Nuovo

compito”), note o archiviazione documenti pertinenti al cliente (“Nuova nota o allegato”) oppure e-mail.

Archiviazione di un documento

Normalmente nelle Organizzazioni aziendali, per l’archiviazione di note o documenti, si opera nel seguente

modo:

a) archiviazione di note, relazioni o documenti COMMERCIALI/MARKETING specifici su un certo

Cliente


10L’inserimento di questi documenti va effettuato dalla scheda cliente “Aziende” (per il suo utilizzo si

veda più avanti), con la funzione “Nuova nota o Allegato”.

Si aprirà una finestra più completa dove sarà possibile inserire gli estremi del documento e, mediante il

tasto “Sfoglia”, inserire e memorizzare del CRM il file del documento stesso (Word, Excel, Pdf, Txt,

immagini, foto, ecc.).

b) archiviazione di note, relazioni e documenti generici, pertinenti ad una Opportunità

L’inserimento di questa tipologia di documenti andrà effettuata tramite la scheda “Documenti”

premendo, direttamente dalla scheda Offerta, nel sottopannello “Documenti”, il tasto “Nuovo

documento”


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e compilando, in modo molto simile a quello esposto nel caso precedente, i vari campi (sono

obbligatori solo quelli contrassegnati da un * asterisco rosso) e allegando il file premendo il tasto

“Sfoglia”.

Il documento sarà automaticamente allegato (e disponibile) sia nel sottopannello “Documenti” della

relativa offerta, che nella scheda principale “Documenti” presente nel menu del CRM (vedi img. sotto)


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Ricerca di un nominativo (valida sia per la scheda “Aziende” che per “Contatti”)

1) Selezionare la scheda di riferimento

2) Andare sulla sezione “Ricerca” o “Ricerca Avanzata”

3) selezionare il campo sul quale fare la ricerca (es.: nome) e introdurre la parola da ricercare (nel caso

di dubbio inserire la parola da ricercare tra due %, es.: %Rossi% per cercare tutti i clienti che nella

ragione sociale contengano il nome “Rossi”)

4) premere il tasto “Cerca”

L’elenco delle Aziende riporterà solo quelle che corrispondono alla ricerca fatta.

PER ANNULLARE UNA RICERCA E VISUALIZZATE TUTTE LE A ZIENDE PREMERE IL TASTO

“ AZZERA” e poi nuovamente “CERCA” per ripristinare l’elenc o completo.

E’ anche possibile usare il campo “CERCA” (ricerca su tutte le schede) presente in alto a destra del menu.


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Inserimento di un cliente potenziale (o di un contatto)

1) andare nella scheda “Aziende” (o “Contatti”)

2) selezionare “Nuova Azienda” , dal menu a tendina

3) inserire i dati conosciuti di quel cliente (o contatto) (obbligatorio solo il nome)

4) riempire tutti gli altri campi noti

5) premere il tasto “Salva”

Inserimento di un Contatto aziendale dalla scheda Aziende (una persona conosciuta all’interno dell’azienda cliente)

1) Dalla scheda del cliente (Azienda), in modalità lettura (subito dopo della ricerca), andando in basso

tra i “sottopannelli”, trovare quello “Contatti”


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2) Se il contatto è stato già inserito precedentemente sulla scheda “Contatti” premere il tasto

“Seleziona” e scegliere il nome del contatto

3) Altrimenti premere il pulsante “Crea” per inserire il nuovo contatto

Stampa di una scheda cliente

- Andare in basso a destra della scheda

- Premere il pulsante “Stampa”


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Oppure, in alternativa:

- andare sul menu “opzioni” del vostro browser internet e selezionare “stampa” o “anteprima di

stampa”

Uscita dal CRM

1) cliccare la dicitura “Esci”, in alto a destra, a fianco del vostro nominativo

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