1

Savigliano

2

PREMESSA AL FUNZIONAMENTO .......................................................................................................................3

1. PRIMO ACCESSO .........................................................................................................................................4

1.1 BENVENUTO SU COPERNICO ....................................................................................................................4

1.2 RESET PASSWORD ....................................................................................................................................5

1.3 HOME PAGE COPERNICO ..........................................................................................................................6

1.4 ACCESSO AL CARTELLINO PRESENZE ........................................................................................................6

2. REGOLE TIME COMUNI A TUTTI I SITI DI ALSTOM FERROVIARIA SPA ........................................................8

3. GESTIONE DEL PROPRIO CARTELLINO ........................................................................................................9

3.1 INSERIRE I PROPRI GIUSTIFICATIVI SUL CARTELLINO / PROFILO UTENTE NON FORFETTIZZATO

(personale inquadrato dal livello 1^ al livello 5S^ o al livello 6^ non forfettizzato) .....................................11

3.2 INSERIRE I PROPRI GIUSTIFICATIVI SUL CARTELLINO / PROFILO UTENTE MONO TIMBRATORE

(personale inquadrato al livello 6^ forfettizzato, al livello 7^ o quadro) .....................................................12

3.3 COME INSERIRE I GIUSTIFICATIVI DI FERIE .............................................................................................13

3.4 COME INSERIRE I GIUSTIFICATIVI DI TRASFERTA ....................................................................................13

3.5 STRAORDINARIO .....................................................................................................................................16

3.5.1 STRAORDINARIO IN INGRESSO ............................................................................................................16

4. GIUSTIFICATIVI PER ASSENZE TUTELATE/INDENNIZZATE .........................................................................17

5. ELIMINARE UN GIUSTIFICATIVO ...............................................................................................................18

6. MANCATA TIMBRATURA ..........................................................................................................................19

MANCATA TIMBRATURA DI PAUSA PRANZO....................................................................................................19

7. INSERIMENTO REPERIBILITA’ ....................................................................................................................20

7.1 INDENNITÀ DI CHIAMATA .......................................................................................................................22

7.2 STRAORDINARIO IN REPERIBILITA’ .........................................................................................................22

8. INSERIMENTO RIPOSO COMPENSATIVO ..................................................................................................23

9. RICHIESTA CAMBIO ORARIO .....................................................................................................................23

10. STAMPA DEL CARTELLINO ....................................................................................................................24

11. VISUALIZZAZIONE FERIE/PAR RESIDUE E BLOCCO FERIE/PAR NEGATIVE ............................................24

12. ALTRE FUNZIONALITA’ DEL CARTELLINO ..............................................................................................26

PAGINA GIUSTIFICATIVI ASSENZA ....................................................................................................................27

ALTRE FUNZIONALITA’ ..................................................................................................................................28

3

PREMESSA AL FUNZIONAMENTO

Prima di iniziare ad esplorare le funzionalità del sistema COPERNICO per la gestione delle presenze e la

visualizzazione delle buste paga, vorremmo fare due premesse:

1. La scadenza per l’inserimento dei giustificativi di presenza da parte di ogni dipendente coincide

con il primo giorno lavorativo del mese successivo rispetto al mese di presenza da chiudere.

2. La scadenza per l’autorizzazione dei giustificativi dei propri collaboratori da parte dei manager

coincide con il secondo giorno lavorativo del mese successivo rispetto al mese di presenza da

chiudere.

3. Ogni inserimento a sistema, una volta approvato dal responsabile, sarà elaborato solo il giorno

successivo rispetto alla data della stessa approvazione.

4

.

1. PRIMO ACCESSO 1.1 BENVENUTO SU COPERNICO

Per accedere sarà necessario collegarsi al link sottostante.

https://www.copernico.com/ConsoleALS

Le tue credenziali per il primo accesso saranno le seguenti:

Utente: Il tuo ALPS ID (es. 111111)

Password: Console

Una volta inserite comparirà una finestra che ti chiederà di cambiare la tua password. Cambiare la

password è obbligatorio, altrimenti il sistema non permette di procedere alle schermate successive.

Per procedere all’inserimento della tua nuova password sarà necessario inserire il tuo nome utente

(ALPS ID), la tua data di nascita, la password usata per il primo accesso (Console), quindi la tua nuova

Parola d’Ordine e la conferma della stessa.

Una volta completata la compilazione, clicca sul flag in alto a destra

Il sistema in automatico ritorna sulla pagina di login, sotto riportata.

5

Inserisci il tuo Codice Utente (ALPS ID), la tua nuova password e clicca su Accede.

1.2 RESET PASSWORD

Qualora dimenticassi la tua password, sarà sufficiente cliccare sulla scritta “Password Dimenticata”,

che puoi trovare a lato dei dati per l’autenticazione. Ti verrà richiesto di inserire il tuo indirizzo e-mail, al

quale verrà inviata la tua nuova password, da modificare al tuo primo accesso.

IMPORTANTE:

L’indirizzo mail da utilizzare è sempre quello aziendale oppure, nel caso non si disponga di un indirizzo

aziendale, sarà necessario inserire l’indirizzo mail dell’amministrazione hr-aes.it@alstomgroup.com che

provvederà poi ad inoltrare la password alla mail del diretto responsabile dell’utente.

Cliccando invece su “Modifica Password” ti verrà proposta una finestra analoga a quella che hai

compilato per modificare la password dopo il tuo primo accesso, per procedere alla modifica della

password precedentemente impostata.

6

.

1.3 HOME PAGE COPERNICO

La home page di COPERNICO ti permette di accedere a due diverse funzionalità:

Gestione Cartellino Presenze (Copernico – Console Web)

Consultazione Cedolino Paga/ CU (Documenti ON-LINE)

1.4 ACCESSO AL CARTELLINO PRESENZE

Cliccando sull’icona Copernico – Console Web, la prima pagina visibile è quella dei Giustificativi

Assenza, sotto riportata.

Prima di proseguire, però, occorre fare una verifica. Clicca sul pulsante

7

Si aprirà la seguente finestra:

Controlla che sia stato inserito correttamente il tuo responsabile diretto. Se riscontri delle anomalie

scrivi all’indirizzo hr-aes.it@alstomgroup.com.

IMPORTANTE:

Il responsabile deve sempre essere solo uno, salvo la presenza dell’utenza SEGRETERIA ALSTOM/AES

oltre a quella del responsabile (casistica possibile solo per alcuni profili presenza particolari).

A questo punto puoi iniziare ad utilizzare le funzionalità di COPERNICO.

8

2. REGOLE TIME COMUNI A TUTTI I SITI DI ALSTOM FERROVIARIA SPA

Dal 1 giugno 2018 sono entrate in vigore in vigore le nuove regole relative all’orario di lavoro per tutto il

personale di Alstom Ferroviaria Spa, come da accordo siglato in data 16 marzo 2018 tra Azienda ed

Organizzazioni Sindacali.

Le regole comuni a tutte le sedi di Alstom Ferroviaria Spa sono le seguenti:

Arrotondamenti delle

timbrature

Timbrature effettuate all’interno della flessibilità in entrata (laddove

presente): arrotondamento al minuto

Timbrature effettuate al di fuori della flessibilità in entrata (laddove

presente) e timbrature effettuate dal rientro dalla pausa pranzo:

arrotondamento ai 15 minuti

Numero di timbrature

Personale inquadrato al livello 7^,

8^ e Dirigente

una sola timbratura all’inizio

della prestazione lavorativa

Personale inquadrato al livello 6^

con forfettizzazione dello

straordinario

una sola timbratura all’inizio

della prestazione lavorativa ed

entro i limiti della flessibilità in

ingresso laddove prevista

Personale inquadrato al 6^ livello

con pagamento dello straordinario

due timbrature giornaliere (inizio

e fine della prestazione

lavorativa – no timbrature di

mensa)

Personale inquadrato dal 1^ al 5S^

livello

quattro timbrature giornaliere

(inizio e fine della prestazione

lavorativa + inizio e fine della

pausa pranzo)

Fruizione FERIE A giornata intera oppure a blocchi di 1 ora fino ad un massimo di 4 ore

giornaliere (mezza giornata)

Fruizione PAR/BANCA ORE A blocchi di 15 minuti

Tali regole dovranno sempre essere rispettate per la gestione del proprio cartellino presenza

La compilazione del cartellino presenza sarà quindi sostanzialmente diversa a seconda che io sia un

profilo mono timbratore (personale inquadrato al livello 6^ forfettizzato, 7^ o quadro) o un profilo che

9

deve effettuare 2 timbrature (personale inquadrato al 6^ livello non forfettizzato) o 4 timbrature

(personale inquadrato dal livello 1^ al livello 5S^).

Vediamo ora come compilare in modo corretto il proprio cartellino presenze.

3. GESTIONE DEL PROPRIO CARTELLINO

Per visualizzare il tuo cartellino clicca sull’icona in alto a destra, che ti porta sulla pagina Presenze.

Di seguito l’esempio di un cartellino.

Il tuo cartellino è composto dalle seguenti colonne:

GG : giorni del mese

Orario : il codice del tuo orario

Teorico : il tuo orario teorico di entrata ed uscita

10

Timbrature : le timbrature registrate da terminale oppure inserite manualmente

Giust : Codici di anomalia (ANG) o di giustificativi inseriti ed approvati. La descrizione

dettagliata dei codici è visibile posizionandovisi per qualche istante con il mouse (senza

cliccare).

Per esempio, FER = Ferie Godute a Ore

Q.ta : ore complessive relative alle anomalie / giustificativi

Teor : ore teoriche lavorate della giornata

Eff : ore effettive lavorate nella giornata

Diur/Nott/Fest : ore effettive lavorate all’interno del proprio orario teorico

St.Diu/Not/Fs : ore effettive lavorate dal termine dell’orario di lavoro teorico ed AUTORIZZATE

dal responsabile entro il secondo giorno lavorativo del mese successivo rispetto a quello di

presenza

NA Diu/Not/Fs : ore effettive lavorate dal termine dell’orario di lavoro teorico e NON

AUTORIZZATE dal responsabile entro il secondo giorno lavorativo del mese successivo rispetto a

quello di presenza

Flex GG. : flessibilità giornaliera accumulata. Solo per le Sedi in cui è presente la flessibilità

Flex Saldo : saldo della flessibilità della giornata. Solo per le Sedi in cui è presente la flessibilità

IMPORTANTE

Se nella colonna “GIUST” compare la dicitura ANG evidenziata in rosso, in corrispondenza di una

particolare giornata, significa che è presente una anomalia da giustificare, nelle modalità che

descriveremo nel successivo paragrafo.

11

3.1 INSERIRE I PROPRI GIUSTIFICATIVI SUL CARTELLINO / PROFILO UTENTE NON FORFETTIZZATO

(personale inquadrato dal livello 1^ al livello 5S^ o al livello 6^ non forfettizzato)

Al fine di inserire i propri giustificativi sul cartellino a copertura delle assenze come ad esempio Ferie,

PAR, Servizi Esterni e Permessi, sarà necessario cliccare sulle ANG, selezionare il giustificativo

necessario da “Seleziona Eccezione”, indicare l’orario da coprire o la quantità oraria necessaria a

copertura dell’assenza e cliccare su Salva.

IMPORTANTE

Se ti occorresse inserire due o più giustificativi per la fascia oraria evidenziata dalla ANG sulla singola

giornata, clicca una prima volta su ANG, inserisci il primo giustificativo per il tempo che intendi coprire

e salva. Clicca quindi nuovamente su ANG, inserisci il secondo giustificativo, il tempo che vuoi coprire

con quest’ultimo e salva.

Esempio: ANG di 4 ore che voglio giustificare con 2 ore di PAR e 2 ore di Servizio Esterno. Clicco su

ANG, seleziono PAR, digito 2 ore, salvo. Clicco nuovamente su ANG, seleziono Servizio Esterno, digito 2

ore, salvo. La mia richiesta è ora in approvazione dal mio responsabile.

Nel caso in cui l’assenza sia invece futura e quindi non ancora evidenziata da una ANG, sarà necessario

cliccare sull’icona Giustificativi Assenza presente in alto a destra rispetto alla schermata e quindi

su “Inserisci Nuovo Giustificativo” al fine di procedere nelle medesime modalità previste

dall’inserimento precedentemente descritto per le ANG.

12

La lista dei giustificativi che hai inserito è presente nella pagina Riepilogo Giustificativi che apri

cliccando sull’icona all’interno della sezione Giustificativi Assenza una volta selezionato ed

estratto il periodo desiderato con click su estrai periodo.

I giustificativi presenteranno diversi stati di autorizzazione, quali:

ASSENTE: Il giustificativo è stato correttamente inserito ma non ancora approvato dal

responsabile

CONCESSA: Il giustificativo è stato correttamente inserito, approvato dal responsabile ma non

ancora acquisito dal sistema.

NEGATA: Il giustificativo è stato correttamente inserito ma NON approvato dal responsabile.

PASSATO A PRESENZE: Il giustificativo è stato correttamente inserito, approvato dal

responsabile e definitivamente acquisito dal sistema.

ELIMINATO: Il giustificativo è stato inserito ma eliminato dal dipendente o dal responsabile

prima dell’autorizzazione. Una volta autorizzati dal responsabile, i giustificativi non possono

essere eliminati se non attraverso specifica richiesta alla mail hr-aes.it@alstomgroup.com

3.2 INSERIRE I PROPRI GIUSTIFICATIVI SUL CARTELLINO / PROFILO UTENTE MONO TIMBRATORE

(personale inquadrato al livello 6^ forfettizzato, al livello 7^ o quadro)

I profili mono timbratori devono effettuare un’unica timbratura, come indicato al paragrafo 2.

Le assenze personali (ferie o PAR) dovranno essere giustificate solo se pari o superiori alle 4 ore

giornaliere.

La modalità di inserimento dei giustificativi è la medesima sia che di tratti di Ferie e/o PAR che di altri

giustificativi, quali ad esempio Visita Medica, Servizio o Trasferta: sarà sempre necessario inserire la

sola quantità ai fini della corretta registrazione a sistema.

Nel caso in cui fosse necessario assentarsi dall’ufficio per Ferie, PAR, visita medica, servizio o trasferta,

non dovranno essere effettuate più timbrature nella giornata: si dovrà effettuare sempre e solo una

unica timbratura all’inizio della propria giornata lavorativa ed indicare a sistema la quantità di assenza

da giustificare.

13

3.3 COME INSERIRE I GIUSTIFICATIVI DI FERIE

Come definito dagli accordi di marzo 2018, le FERIE possono essere fruite a giornata intera oppure a

blocchi di 1 ora fino ad un massimo di 4 ore giornaliere (mezza giornata).

Per la corretta gestione a cartellino, si rende quindi necessario utilizzare i seguenti giustificativi:

- nel caso di fruizione di ferie per la giornata intera (8 ore) FGG Ferie a giornata intera

- nel caso di fruizione di ferie a ore (1 ora, 2 ore, 3 ore, 4 ore massime) FEH Ferie a ore

3.4 COME INSERIRE I GIUSTIFICATIVI DI TRASFERTA

Le causali di TRASFERTA, SERVIZIO ED ORE VIAGGIO devono seguire due diverse procedure di

inserimento al fine di permettere la corretta chiusura della giornata:

1- SERVIZI/TRASFERTE

2- ORE VIAGGIO

1 – SERVIZI/TRASFERTE

Le causali di SERVIZIO o TRASFERTA potranno essere inserite nelle seguenti modalità:

Accedere alla pagina Giustificativi Assenza e non sulla ANG proposta dal sistema sul cartellino (al

fine di semplificare l’inserimento).

14

Cliccare su Inserisci Nuovo Giustificativo.

Selezionare la giornata per la quale si vuole inserire il giustificativo. Specificare l’orario di inizio e di fine

del Servizio / Trasferta, comprensivo/a di eventuali ore di maggior presenza in modo da coprire l’intera

assenza.

Di seguito un esempio di inserimento:

IMPORTANTE

In questo modo l’assenza della giornata verrà sanata e si genererà la relativa maggior presenza.

Giustificativo ed eventuale straordinario saranno autorizzati contestualmente.

2 – ORE VIAGGIO

Le eventuali ORE VIAGGIO devono essere inserite su Copernico solo se svolte al di fuori del proprio

normale orario di lavoro (la causale non copre infatti l’assenza generata dal sistema).

Le ore viaggio effettuate durante il proprio orario di lavoro (esempio 9-18) devo essere comprese

all’interno della trasferta o del servizio esterno.

15

L’inserimento dovrà essere effettuato a quantità, come nell’esempio riportato:

ESEMPIO

Una prestazione in trasferta di questo tipo, dovrà essere così inserita:

Giorno Partenza

viaggio

andata

Arrivo viaggio

andata

Lavoro: Partenza

viaggio

ritorno

Arrivo viaggio

ritorno dalle – alle

2/7/2016 Ore 5.00 Ore 10.00 10.00 - 20.00 Ore 20.00 Ore 1.00

Nel caso in cui l’orario teorico di lavoro sia dalle 8:00 alle 17:00, gli inserimenti andranno effettuati

come segue:

1) dalle 5.00 alle 8.00 = "ORE VIAGGIO" da inserire in quantità oraria per un totale di 3 ore, anche se il

viaggio si è protratto fino alle ore 10.00; le ore dalle 8:00 alle 10:00 rientreranno infatti nel normale

orario di lavoro e quindi sono già considerate nella giornata lavorativa.

2) dalle 8.00 alle 20.00 (in base al vostro profilo orario) = "TRASFERTA" (non è necessario inserire la

pausa pranzo perchè il sistema la calcolerà in automatico). SI RACCOMANDA DI PROCEDERE CON UN

UNICO INSERIMENTO DALLE 8.00 ALLE 20.00 AFFINCHE’' IL SISTEMA POSSA RICONOSCERE GLI

STRAORDINARI.

3) dalle 20.00 alle 01.00 = "ORE VIAGGIO" da inserire in quantità oraria per un totale di 5 ore; anche se

il viaggio è terminato alle 01.00, e quindi dopo la mezzanotte; il caricamento andrà sempre fatto sulla

giornata di partenza.

16

3.5 STRAORDINARIO

Il calcolo dello straordinario derivante dalle timbrature avverrà in automatico. Il sistema COPERNICO

calcolerà la durata teorica dello straordinario e lo renderà disponibile per l’approvazione direttamente al

responsabile, al quale spetterà la decisione di autorizzarlo entro il secondo giorno lavorativo del mese

successivo rispetto a quello della presenza. Passata questa scadenza lo straordinario rimarrà come non

autorizzato e sarà necessario procedere ad una rettifica inoltrando l’autorizzazione del proprio

responsabile direttamente al Contact Center di Accenture.

3.5.1 STRAORDINARIO IN INGRESSO

Nel caso in cui si rendesse necessario riconoscere dello STRAORDINARIO IN INGRESSO dovrà

pervenire all’ufficio HR AES (hr-aes.it@alstomgroup.com) una mail di autorizzazione del manager con

indicazione del giorno e del periodo dalle/alle a cui lo straordinario si riferisce.

L’inserimento dello straordinario in ingresso sarà effettuato direttamente dall’ufficio HR AES entro i

normali termini di chiusura delle presenze.

La richiesta di inserimento di straordinario in ingresso dovrà essere inoltrata ad HR AES entro e non

oltre il secondo giorno lavorativo del mese successivo a quello di riferimento. Le autorizzazione che

dovessero pervenire successivamente, saranno gestite come rettifica nel mese successivo.

17

4. GIUSTIFICATIVI PER ASSENZE TUTELATE/INDENNIZZATE

Sarà cura di ogni dipendente coprire le proprie assenze a cartellino, fatta eccezione per le sole causali

non presenti nell’elenco delle eccezioni disponibili all’interno della lista dei giustificativi presentati dal

sistema, nella schermata GIUSTIFICATIVI ASSENZA , selezionabili come “Eccezione Lavorativa”.

La malattia, non essendo presente nell’elenco delle eccezioni disponibili, viene acquisita in automatico

dal sito dell'INPS; non occorrerà quindi inserire alcun giustificativo e sarà necessaria la sola

comunicazione al servizio di Contact Center di Accenture dedicato alla malattia, entro 24 ore dal

manifestarsi dell’evento morboso. Per ulteriori dettagli, puoi consultare il comunicato relativo alle

modalità di comunicazione della malattia.

4.1 GESTIONE DEI GIUSTIFICATIVI DI ASSENZA TUTELATA/INDENNIZZATA

Ogni giustificativo di assenza tutelata/indennizzata dovrà sempre essere accompagnato da giustificativo

cartaceo da inoltrare al TEAM AES attraverso la mail hr-aes.it@alstomgroup.com

Di seguito viene fornito un breve elenco dei giustificativi che devono essere inoltrati ad HR AES ai fini

della corretta gestione del cartellino:

TIPOLOGIA DI ASSENZA GIUSTIFICATIVO DA PRODURRE

VISITA MEDICA SPECIALISTICA Attestazione rilasciata dalla struttura medica/medico

specialista con indicazione del giorno e dell’orario di inizio e

fine della visita medica

PERMESSO LUTTO Copia del certificato di morte rilasciato dal Comune e

comunicazione tramite mail del grado di parentela

CONGEDO PADRE Copia del certificato di nascita del figlio rilasciato dal Comune

(non potrà essere accettato certificato di nascita rilasciato

dalla struttura ospedaliera)

18

ALLATTAMENTO PADRI Copia della domanda presenta all’INPS e della relativa

ricevuta con numero di protocollo

CONGEDI DI MATERNITA’

OBBLIGATORIA E/O FACOLTATIVA

Copia della domanda presentata all’INPS e della relativa

ricevuta con numero di protocollo

ASSENZA PER GRAVI MOTIVI Copia del certificato attestante la GRAVE INFERMITA’ o

indicante i riferimenti alla Legge 53/2000

LEGGE 104 Copia della domanda presentata all’INPS e della relativa

ricevuta e comunicazione tramite mail del grado di parentela

DONAZIONE SANGUE Copia dell’attestato di donazione rilasciato dall’ente presso cui

viene effettuata la donazione

PERMESSI ELETTORALI Copia del certificato di chiamata al seggio + certificato di

presenza al seggio firmato dal Presidente di seggio con

indicazione delle giornate di effettiva presenza, orario di inizio

e di chiusura delle operazioni elettorali

CONGEDO MATRIMONIALE Copia del certificato comprovante il matrimonio rilasciato

dall’anagrafe italiana

MALATTIA BAMBINO Copia del certificato rilasciato dal pediatra attestante il

numero di giorni di assenza di cui il bambino necessita

5. ELIMINARE UN GIUSTIFICATIVO

Può capitare di ritrovarsi nella situazione di voler eliminare un giustificativo inserito. Come fare?

Innanzitutto è necessario ricordare che è possibile eliminare un giustificativo solo se non è già stato

approvato dal responsabile.

In questo caso il giustificativo a sistema come da seguente immagine:

19

Sarà necessario cliccare sul simbolo per eliminare il giustificativo. Dopo aver cliccato su OK nella

finestra di conferma, il giustificativo comparirà con la dicitura “Eliminato” e non sarà più autorizzabile

dal responsabile.

Nel caso sia stato già approvato, il giustificativo potrà essere eliminato dal responsabile fino alla fine del

giorno della stessa approvazione.

Passata la suddetta giornata, il giustificativo apparirà in stato “ PASSATO A PRESENZA” e non sarà più

eliminabile, se non attraverso la consueta procedura di richiesta via mail al Contact Center di Accenture.

6. MANCATA TIMBRATURA

La mancata timbratura può essere inserita solo dalla schermata dei Giustificativi Assenza e non

cliccando sulla ANG evidenziata a cartellino

Di conseguenza, nel caso in cui si dovesse inserire una timbratura manuale, sarà necessario cliccare sul

pulsante “Inserisci Nuovo Giustificativo”, selezionare il corretto giustificativo tra MANCATA

TIMBRATURA ENTRATA e MANCATA TIMBRATURA USCITA, inserire la data, l’orario e salvare.

Come negli altri casi, la richiesta sarà visibile al responsabile e dopo essere stata approvata ed acquisita

dal sistema, sarà visibile il giorno successivo sul cartellino.

IMPORTANTE

Tutti i giustificativi per i quali è richiesto l’inserimento di un orario (es. MANCATA TIMBRATURA

ENTRATA alle ore 08.15) oppure un monte ore (es. 4.30 ore di ferie), vanno inseriti con gli orari

minutati e non a frazione (es.: sì 04.45 ore di ferie; no 04.75).

MANCATA TIMBRATURA DI PAUSA PRANZO

Per il personale inquadrato fino al livello 5S^, si richiedono anche le timbrature di inizio e di fine della

pausa pranzo.

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Qualora ci fosse la necessità di procedere all’inserimento manuale di queste timbrature, sarà necessario

utilizzare appositi giustificativi:

- per la prima timbratura della pausa MPU Mancata timbratura pausa uscita

- per la seconda timbratura della pausa MPE Mancata timbratura pausa entrata

Si raccomanda di prestare attenzione alla sequenza corretta da utilizzare.

7. INSERIMENTO REPERIBILITA’

La Reperibilità dovrà essere inserita a sistema solo dalla popolazione coinvolta e solo su specifica

richiesta dei responsabili.

Sarà necessario cliccare sull’icona “Inserisci Nuovo Giustificativo” direttamente dalla pagina iniziale:

A questo punto sarà possibile procedere all’inserimento di una delle seguenti causali:

CAUSALE REPERIBILITA' GIORNALIERA INSERIMENTO

REPERIBILITA' FERIALE

16 ORE

(DA INSERIRE ESCLUSIVAMENTE SUI GIORNI LAVORATI)

REPERIBILITA' SABATO

24 ORE

(DA INSERIRE ESCLUSIVAMENTE SUI SABATI NON

LAVORATI)

REPERIBILITA' FESTIVA

24 ORE FESTIVO

(DA INSERIRE ESCLUSIVAMENTE SULLE DOMENICHE O SUI

FESTIVI NON LAVORATI)

CAUSALE REPERIBILITA' SETTIMANALE INSERIMENTO

REPERIBILITA' SETTIMANALE 6 GIORNI

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(DA INSERIRE ESCLUSIVAMENTE SUL PRIMO GIORNO DEI 6

PREVISTI PER LA REPERIBILITÀ SOLO QUANDO IN QUESTI

NON È COMPRESA UNA DOMENICA O UN FESTIVO)

REPERIBILITA' SETTIMANALE CON FESTIVO

6 GIORNI CON FESTIVO

(DA INSERIRE ESCLUSIVAMENTE SUL PRIMO GIORNO DEI 6

PREVISTI PER LA REPERIBILITÀ SOLO QUANDO IN QUESTI È

COMPRESA LA SOLA DOMENICA/FESTIVITÀ E NON IL

SABATO)

REP SETTIMANALE CON FESTIVO GG LIBERO

6 GIORNI CON FESTIVO E GIORNO LIBERO

(DA INSERIRE ESCLUSIVAMENTE SUL PRIMO GIORNO DEI 6

PREVISTI PER LA REPERIBILITÀ SOLO QUANDO IN QUESTI È

COMPRESA SIA LA DOMENICA/FESTIVITÀ CHE IL SABATO)

IMPORTANTE

Le causali possono variare da sito a sito e possono anche non essere esplicitamente previste per il tipo di

attività svolta.

Le modalità di inserimento sono le seguenti:

La reperibilità giornaliera ad esempio del 7 maggio andrà inserita dal 7/05/2016 al 7/05/2016

SPECIFICANDO SOLO LA DATA E NON LE ORE;

La reperibilità settimanale ad esempio dal 7 maggio fino al 12 maggio (6 giorni) andrà inserita

dal 7/05/2016 al 7/05/2016 SPECIFICANDO SOLO LA DATA E NON LE ORE;

Cliccando su SALVA, l’inserimento viene inviato al proprio responsabile per validazione e sarà necessario

attendere che il giustificativo passi allo stato di “PASSATO A PRESENZA” per poterlo visualizzare nella

griglia presenze a sistema.

22

IMPORTANTE

La reperibilità va inserita con SOLO ed ESCLUSIVAMENTE la data del primo giorno d’inizio; il sistema

legge il giustificativo e lo associa all’evento singolo, facendo scendere la corrispondente indennità

settimanale piuttosto che giornaliera, semplificando notevolmente l’approccio all’inserimento.

7.1 INDENNITÀ DI CHIAMATA

Qualora nelle giornate di reperibilità si fosse anche chiamati a lavorare andrà inserita la causale

“INDENNITÀ DI CHIAMATA” inserendo in quantità il numero di interventi effettuati a seguito di

chiamata nella giornata di reperibilità.

Es. il giorno 1 sono stati effettuati 3 interventi a seguito di 3 chiamate in reperibilità

7.2 STRAORDINARIO IN REPERIBILITA’

Qualora durante la reperibilità si ricevesse una chiamata, sul Sistema occorrerà inserire il giustificativo

SERVIZIO, specificando l’orario di inizio e di fine dello straordinario effettuato per la giornata seguendo

le regole di calcolo dello straordinario previste dalla sede di appartenenza.

Se si ricevessero più chiamate, occorrerà inserire a Sistema ogni singolo straordinario effettuato,

inserendo sempre la causale di SERVIZIO, specificando sempre orario di inizio e fine a blocchi di 15

minuti.

In riferimento all’esempio precedente: 7 Giugno, due chiamate (7.00 – 7.30 e 23.00 – 23.30).

Sul Sistema inserire un primo giustificativo di SERVIZIO dalle 07.00 alle 07.30 ed un secondo dalle

23.00 alle 23.30. Il Sistema riconoscerà due straordinari effettuati di 1 ora, pagati secondo la corretta

fascia oraria inserita.

23

8. INSERIMENTO RIPOSO COMPENSATIVO

A fronte di una giornata domenicale o festiva lavorata per almeno 8 ore può essere richiesto il riposo

compensativo, e la sua fruizione dovrà avvenire entro e non oltre il mese in cui si è lavorato di

domenica/festivo.

Ogni qual volta si utilizzerà la causale di “RIPOSO COMPENSATIVO FRUITO” per giustificare l’assenza

di una giornata infrasettimanale che è stata invece riposata, dovrà esserci una domenica coperta per

almeno 8 ore con la causale di ““STRAORDINARI CON RIPOSO COMP. DIURNO/NOTTURNO”.

Il sabato non genera alcun tipo di riposo compensativo.

IMPORTANTE

Nel caso in cui il totale delle ore lavorate di domenica/festivo sia superiore alle 8 ore in presenza di

timbrature, in corrispondenza delle prime 8 ore dovrà essere specificatamente inserita le causale

“STRAORDINARI CON RIPOSO COMPENSATIVO DIURNO/NOTTURNO” a seconda della fascia oraria

(inserimento dalle_alle), mentre le successive ore verranno gestite in automatico dal sistema come

straordinario da far autorizzare al proprio responsabile.

Nel caso invece di straordinario con riposo compensativo in trasferta, sempre superiore alle 8 ore, si

dovrà procedere con l’inserimento delle prime 8 ore come “STRAORDINARI CON RIPOSO

COMPENSATIVO DIURNO/NOTTURNO” a seconda della fascia oraria (inserimento dalle_alle), e con

l’inserimento delle successive ore come TRASFERTA/SERVIZIO (inserimento dalle_alle), a partire delle

prime 8 ore gestite come straordinario con riposo compensativo.

9. RICHIESTA CAMBIO ORARIO

La richiesta CAMBIO ORARIO è una funzione necessaria SOLO al personale che effettua lavoro su turni

o in orari differenti dal profilo centrale standard impostato a cartellino.

Al fine di procedere con il CAMBIO ORARIO sarà necessario cliccare sull’icona “Presenze” ,

direttamente dalla pagina iniziale e quindi sull’icona “Pianificazione Turni” che comparirà nel

menu a lato dell’icona stessa

A questo punto sarà visibile la pianificazione turni dell’intero mese:

24

Per procedere alla RICHIESTA CAMBIO ORARIO cliccare direttamente sul codice orario da variare in

corrispondenza del giorno interessato.

Scegliere quindi tra i Profili Orari (Orari Centrali) e Turni Orari (Orari su Turno) selezionabili dalla

finestra di CAMBIO ORARIO che si aprirà subito dopo il click sul codice orario prescelto.

Una volta effettuata la RICHIESTA CAMBIO ORARIO sarà necessario attendere che tale inserimento

passi allo stato di “PASSATO A PRESENZE” affinché venga acquisito dal sistema; questo stato compare

successivamente al primo aggiornamento di sistema che avviene solitamente lungo la prima notte

successiva all’approvazione del proprio responsabile.

Non lasciare mai giornate di riposo con codici orari turno inseriti a sistema. Queste giornate potrebbero

generare trattenute non dovute. Ricordiamo quindi che è sempre necessario ed estremamente

importante inserire i codici orari di riposo nel caso di variazione da orario su Turno ad orario in Riposo e

viceversa.

10. STAMPA DEL CARTELLINO

Le icone permettono di stampare il cartellino. La prima in formato elettronico (file .csv), la

seconda in formato .pdf.

11. VISUALIZZAZIONE FERIE/PAR RESIDUE E BLOCCO FERIE/PAR NEGATIVE

Collegandosi a Copernico, nella pagina di apertura del sistema, ogni utente potrà visualizzare i propri

residui di Ferie e PAR

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Dal 1 giugno 2018 il sistema non permetterà più di inserire Ferie e/o PAR a fronte di un residuo

negativo

In questo caso, si dovrà procedere a coprire l’assenza con un diverso giustificativo. Qualora sia Ferie che

PAR fossero in negativo, sarà necessario concordare con il proprio manager come procedere. In questo

caso, qualora venisse accordato l’utilizzo di Ferie e/o PAR future, il manager dovrà inviare richiesta di

deroga direttamente all’ufficio HR AES che provvederà alla gestione del cartellino.

Il blocco opererà anche in caso di residuo parzialmente negativo

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Inoltre, cliccando sul nuovo tasto del menù sarà possibile accedere ad una tabella di dettaglio,

che mostra la spaccatura tra Ferie/PAR anno corrente e Ferie/PAR anni precedenti ed il goduto

dell’anno in corso

I residui sono calcolati dal sistema in base all’effettiva maturazione e sono aggiornati alle Ferie/PAR

anche futuri già inseriti in Copernico e già validati dal proprio manager

12. ALTRE FUNZIONALITA’ DEL CARTELLINO

All’interno della pagina presenze Presenze , compaiono due icone utili a consultare il totale delle

presenze del mese e il dettaglio per periodo.

Totale del Mese : permette di estrarre il monte ore complessivo

del mese di ogni giustificativo inserito (esempio a lato).

Dettaglio per Periodo : permette di selezionare un determinato periodo e vedere quali anomalie /

giustificativi / causali sono presenti, in quali giorni e per quante ore.

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PAGINA GIUSTIFICATIVI ASSENZA

Come anticipato all’inizio, la schermata iniziale di COPERNICO è quella dei giustificativi assenza.

Tramite il tasto “Inserisci Nuovo Giustificativo” si potrà creare una nuova richiesta.

A seconda del giustificativo verrà richiesto di inserire soltanto la data con un (dalle_alle), oppure la data

e il quantitativo orario necessario. Di seguito alcuni esempi:

Dopo aver salvato, sarà visibile la richiesta nella lista “Periodo o mancate timbrature da giustificare”.

Per vedere i giustificativi inseriti in giornate precedenti modifica la data che compare in basso a sinistra.

Di seguito alcuni esempi di giustificativi:

Quando il manager approva la richiesta, il giustificativo appare in verde con la dicitura “CONCESSA”.

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Qualora decidessi di eliminare un giustificativo, prima che il tuo responsabile lo approvi, puoi cliccare

sulla X e immediatamente la tua richiesta comparirà con la dicitura “ELIMINATO” e non sarà più visibile

al tuo responsabile.

Infine, se il tuo responsabile negasse una tua richiesta, il tuo giustificativo comparirà in rosso con la

dicitura “NEGATA”.

IMPORTANTE

Qualora si inserissero due giustificativi per la stessa giornata, il sistema presenterà il warning sotto

riportato.

Nel caso si tratti di richieste per fasce orarie differenti e di giustificativi non in conflitto, si potrà

comunque decidere di procedere con la richiesta cliccando su Ok, in caso contrario si dovrà cliccare su

Annulla. Infatti, se si volesse inserire un giustificativo in sostituzione di un altro, si dovrà prima

eliminare quello non necessario e solo successivamente inserirne uno nuovo in sostituzione del

precedente.

ALTRE FUNZIONALITA’

Nella pagina Giustificativi Assenza sono presenti le seguenti icone nel riquadro bianco:

Riepilogo Giustificativi : utile a consultare i giustificativi inseriti in un determinato periodo di interesse e

con il relativo Stato Autorizzazione.

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Ripetiamo per comodità gli Stati Autorizzativi:

Assente – richiesta non ancora approvata dal responsabile

Concessa – richiesta approvata dal responsabile

Negata – richiesta respinta dal responsabile

Eliminato – richiesta eliminata

Passato a Presenze – richiesta approvata, acquisita ed elaborata dal sistema

Situazione Giustificativi : attraverso questa funzione è possibile selezionare un periodo di interesse e il

giustificativo da analizzare.

Di seguito la legenda:

Situazione Straordinari : attraverso questa funzione è possibile selezionare un periodo da analizzare e

visualizzare lo stato autorizzativo dello straordinario richiesto (Tutti, Autorizzati, Non autorizzati).

IMPORTANTE

Il sistema ti invierà settimanalmente una e-mail per ricordarti di sanare eventuali anomalie ed invierà

una e-mail al tuo responsabile qualora ci siano degli straordinari/giustificativi pendenti.