Manuale Operativo Rilevazione Presenze ed Assenze da ... · Dipendente è Cartellino personale....

RILEVAZIONE

PRESENZE

GESTIONE RILEVAZIONE PRESENZE – PORTALE DIPENDENTE

EMESSO: LUGLIO 2011

VALIDITÀ:

REVISIONE:

Rif. Interno: DED.MKT803TGGD002A Redazione: Luglio 2011 Edizione: Gabriele Gardini

Emesso: Luglio 2011

RILEVAZIONE PRESENZE - PORTALE DEL DIPENDENTE

Indice

Presentazione 3

Utilizzo 4

Dipendente 4

Visualizzazione mese 5

Inserimento timbrature 6

Cancellazione / modifica timbrature 7

Annullamento richieste timbrature 8

Inserimento assenze 9

Cancellazione/modifica assenze 11

Altre funzioni del Cartellino 12

[Per l’aggiornamento del sommario è sufficiente premere F9.]

Codice documento DED.MKT803TGGD002A mese anno 07 2011 2/12


Le tradizionali applicazioni di gestione dellerisorse umane sono da sempre destinate alla ristretta comunità di utenti: glioperatori dell’ufficio del personale. Le funzioni di gestione del Portale delDipendente consentono un coinvolgimento in prima persona dei dipendentinei processi che li vedono coinvolti, in un’ottica di decentramentoproduttivo.

Le nuove funzionalità si possono inserire in un progetto più ampio didefinizione complessiva del Portale Aziendale, che fornisca, allo stessotempo, servizi rivolti tanto al personale dipendente quanto agli assistiti. Lacomponente del personale, per sua stessa natura, produce contenuti chepossono essere messi a disposizione dei dipendenti.

Le funzioni informative e di servizio realizzate si fondano su di una strutturadi base alla quale sono affidate due ruoli fondamentali:

� Il controllo degli accessi alle informazioni� L’interfacciamento tecnologico ed applicativo con il database di

gestione delle risorse umane.

La struttura regola quindi la funzione del portale, rendendo possibile:

� La definizione dei livelli autorizzativi per l’accesso dei dipendentiverso i servizi informativi messi a disposizione da parte dell’Azienda;

� Il controllo degli accessi sulla base dei livelli autorizzativi;� L’attivazione delle transazioni di comunicazione ed il controllo sugli

archivi con le tradizionali applicazioni di Gestione delle RisorseUmane.

La struttura garantisce il rispetto delle condizioni di sicurezza e riservatezza,indispensabili per una realizzazione di questo tipo. Su questo livello diinnestano i diversi servizi applicativi previsti per i dipendenti e per altrecategorie di personale.

Il portale si presenta con le sembianze tipiche di un prodotto che si deverivolgere ad un pubblico senza competenze né “manualità” specifiche, il cherichiede un approccio intuitivo e semplificato verso le funzioni proposte.Esso affianca funzioni ad uso generico a quelle più specifiche derivate dalleattività applicative: dalla possibilità di scambiare facilmente mail con l’ufficiopersonale con eventuali allegati, alla possibilità di richiedere la modifica degliindirizzi personali (residenza, recapito, domicilio), alla possibilità divisualizzare dati giuridici, di trattamento economico e di presenza/assenza.

A proposito dello scambio di e-mail menzionato è disponibile allo scopo lafunzione “contattaci”, di fatto uno standard dei siti che propongono alcliente l’area di assistenza, questa funzione consente all’utente un faciledialogo con l’ufficio personale.

Nel contesto informativo della rilevazione presenze/assenze è previsto unservizio informativo che consente al dipendente di:

� Visualizzare le timbrature effettuate


Presentazione


� Visualizzare il proprio cartellino mensile consolidato, contimbrature, assenze e totali giornalieri

� Visualizzare la situazione mensile del monte ore, delle variabilistipendiali rilevate e delle ferie disponibili.

Il portale dispone poi di un servizio dispositivo che dà la possibilità aldipendente di inserire le richieste di omissione timbratura e legiustificazioni di assenza abilitate (es. ferie, timbrature, permessi, missioni ecosì via).

Il sistema prevede un percorso specifico dell’iter autorizzativo: immesse daidipendenti o dai referenti, le richieste vengono valutate dal responsabile perl’autorizzazione od il rifiuto; esse vengono poi accettate dall’ufficiopresenze/assenze. Il responsabile ha modo di inserire a sua volta richieste,accelerando di fatto il percorso autorizzativo.

Tramite le funzioni applicative disponibili e configurabili l’azienda puòdefinire

� I responsabili di settore o di reparto, per organizzare il percorsoautorizzativo,

� I referenti che, al pari dei dipendenti, hanno la possibilità di inserirerichieste per se stessi e per altri, dando modo all’azienda di copriredal punto di vista organizzativo l’intera struttura sanitaria,

� Le tipologie di giustificazioni che possono essere utilizzate daldipendente e dal responsabile,

� I modi ed i tempi con i quali i dipendenti ed i responsabili possonoaccedere al portale, sia per la visualizzazione che per la fasedispositiva.

Nell’esporre le modalità di utilizzo del portale, si considereranno le 3tipologie di operatori a cui il portale è rivolto: dipendenti, responsabili ereferenti. Per tutte le 3 tipologie, le modalità di ingresso al portale sarannole medesime: differenti sono invece le maschere e le modalità di gestionedelle presenze/assenze.

Appena entrato nel portale, il Dipendente riceve un messaggio dibenvenuto, vede alcuni dati personali e l’indicazione dell’ultima volta che si ècollegato.


Utilizzo Dipendente


A seconda della configurazione dell’utente all’interno di WHR, In alto asinistra compaiono delle voci di menù: quella di specifico interesse per ilDipendente è Cartellino personale. Cliccando su questa funzione, ilDipendente può accedere al proprio cartellino con la possibilità di inserirele richie ste di assenza e di timbrature mancanti.

Cliccando su Cartellino personale, si possono visualizzare i mesipubblicati dall’ufficio rilevazione presenze.

In questa maschera abbiamo due pulsanti in alto a destra:

� Ricarica: rivisualizza la maschera nel caso la stessa sia stata caricata maledurante la sua apertura. Nel caso in cui la maschera nel frattempo siacambiata, la aggiorna.

� Indietro: pulsante di “ritorno”. Chiude la maschera dell’elenco.

Le colonne della videata hanno il seguente significato:

Anno/Mese: indicano l’Anno ed il Mese di riferimento.



Stato: in questa colonna, la scritta “Visualizzazione” indica la possibilità dipoter solamente visualizzare il mese di riferimento; la scritta “Gestione”indica che è anche possibile inserire richieste di presenza (timbrature) o diassenza (giustificativi).

Da Validare: il valore indicato in questa colonna, segnala il numero dirichieste (inserimenti) non ancora validate dal Responsabile.

A questo punto, per visualizzare il cartellino del mese di interesse ilDipendente dovrà cliccare sul nome del mese sottolineato e scritto in blu.

Per effettuare una richiesta di inserimento di una timbratura (ad es.per dimenticanza o per il malfunzionamento del badge) si clicca sul

alla destra della data interessata.

Sul cartellino comparirà la seguente maschera

sulla quale il dipendente potrà inserire Ora, Verso, eventuale Causale (lecausali abilitate sono visualizzabili tramite il relativo menù a tendina) e Notedel Dipendente relative alla timbratura inserita.

evidenziata come segue:

Per effettuare la richiesta di cancellazione di una timbratura, basta cliccaresulla timbratura interessata. Comparirà la medesima maschera


Inserimento timbrature Cancellazione / modifica

timbrature


Al momento della cancellazione, comparirà il seguente messaggio diconferma

La richiesta di cancellazione viene evidenziata dal colore blu dellatimbratura.

Per la richiesta di modifica di una timbratura nel Verso o nella Causale, la

timbratura.

Per annullare una richiesta di inserimento, di cancellazione o di modifica di

di Modifica Dati Timbratura.

Al momento dell’annullamento, comparirà il seguente messaggio diconferma

Si noti bene che:

� Il Dipendente a cui il proprio responsabile ha validato (accettato) orifiutato una richiesta, non può più annullare la propria richiesta. Pereffettuare qualsiasi variazione il dipendente deve effettuare una nuovarichiesta di cancellazione o di modifica della timbratura.

� Il Responsabile non può mai cancellare o modificare una richiesta deipropri collaboratori, Dipendente o Referente che siano: può soloaccettarla (validandola) o rifiutarla.

Per effettuare una richiesta di inserimento di una assenza basta alla destra della data interessata.

Nella maschera che si apre

è possibile inserire:


Annullamento richieste

timbrature

Inserimento assenze


� Giustificativo: è possibile inserire direttamente il codice (se lo si conosce)oppure cercare il giustificativo di assenza scegliendolo dal menù a tendinaa fianco.

� Dal/Al: è possibile inserire uno o più giorni mettendo la data di inizio(“Dal”) e quella di Fine (“Al”). La data proposta in entrambi i campi saràquella del giorno selezionato.

� Copertura: la copertura possibile varia a seconda del Giustificativostesso. Dopo aver scelto il giustificativo, potranno utilizzarsi tretipologie di Copertura:

� Giorno Intero: il giustificativo copre l’intera giornata lavorativa� Valore Orario: consente di specificare un quantitativo orario a partire

da un orario specificato

In questocaso, nel campo “Per” si indicherà il quantitativo orario dainserire e nel campo “Dalle” l’orario di partenza del giustificativo

� Segmento Orario: consente di specificare un periodo di coperturaoraria per un singolo specifico giorno

In questo caso, nel campo “Dalle” si indicherà l’orario di partenzadel giustificativo e nel campo “Alle” l’orario di fine. A differenza delcaricamento per Valore Orario, non è possibile caricare ilgiustificativo su più giorni.

� Note dipendente: il dipendente può caricare una nota da comunicare alResponsabile relativa alla richiesta di assenza caricata.

ancora da validare verrà evidenziata in rosso.



Nel cartellino, in alto a destra, sono presenti alcuni tasti funzionali chepossono essere utilizzati dal Dipendente.

dà la possibilità al Dipendente di entrare nella maschera delleassenze

nella quale, oltre a potere inserire le assenze nella medesima modalitàprecedentemente indicata, potrà visualizzare, se abilitato, tramite gliopportuni tasti funzionali, la situazione di Massimale, Goduto e Residuodelle categorie di assenze indicate (ferie, etc.), le eventuali abilitazioni alDiritto studio, le schede di Maternità. Per un vademecum relativo a talifunzionalità, si rimanda al manuale della Gestione Assenze.

E’ possibile per il Dipendente, effettuare la cancellazione di una richiesta diassenza inserita precedentemente dal Dipendente stesso, purchè questanon sia ancora stata Validata o Rifiutata dal Responsabile. Per far ciò, si puòcliccare direttamente sull’assenza che si intende cancellare incorrispondenza della data interessata.

Si aprirà la seguente maschera:

e rispondere OK alla seguente videata

Per effettuare una richiesta di modifica dell’ assenza, le modalità sono lestesse della cancellazione: si clicca sull’assenza interessata, si effettuano le



Nel cartellino, in alto a destra, sono presenti alcuni tasti funzionali chepossono essere utilizzati dal Dipendente.

dà la possibilità al Dipendente di stampare il cartellino in PDF.Tale pulsante è visibile se nelle Configurazioni di QB è contemplata lastampa del cartellino da portale per il Dipendente.

dà la possibilità al Dipendente di visualizzare le richiestecaricate ed il relativo dettaglio

Per il dettaglio ancora più specifico delle richieste qui visualizzate, èpossibile cliccare ulteriormente sulla lente di ingrandimento sulla sinistradella richiesta stessa

Se la richiesta è relativa alle timbrature, si aprirà la seguente nuovamaschera:

Se la richiesta è relativa alle assenze, verranno visualizzati i seguenti dettagli:

dà la possibilità al Dipendente di visualizzare i dati delriepilogo mensile

I dati visualizzati sono gli stessi del riepilogo del cartellino in stampaconfigurato nelle Configurazioni di QB


Altre funzioni del

Cartellino

1. Stampa Cartellino 2. Visualizzazione

Richieste

3. Riepilogo Mensile


Avvertenze

I dati contenuti in questo documento sono riservati. La loro divulgazione aterzi rispetto ai destinatari potrà avvenire solo con esplicito consenso diDedalus SpA.

Dedalus è il primo gruppo specializzato nel settore dell’ICT per la sanità.



Nasce dall’integrazione delle principali aziende dell’ICT per la sanitàposizionandosi quale punto di riferimento di eccellenza, con importanticapacità di investimento in ricerca e sviluppo. Detiene importanti posizioniin tutti i segmenti di mercato della sanità pubblica e privata.

Opera con certificazione di qualità UNI EN ISO 9001:2008.

Sede operativa

via Temperanza 6

20127 Milano

tel. +39 02 26144776

fax +39 02 2822649

Sede legale

via di Collodi 6/c

50141 Firenze


Manuale Operativo Rilevazione Presenze ed Assenze da ... · Dipendente è Cartellino personale....

Documents

Transcript of Manuale Operativo Rilevazione Presenze ed Assenze da ... · Dipendente è Cartellino personale....