Ma quando (e a chi) conviene la fatturazione elettronica?

Alla ricerca dell’Oceano Blu...

Roma, 17 Aprile 2008

Oceano Rosso Oceano Blu

Competere in uno scenario predefinito

Forte concorrenza

Sfruttare la domanda che esistente

Trade-off fra costo e valore

Focus su differenziazione o costo basso

Creare un nuovo spazio di mercato

Concorrenza irrilevante

Creare nuova domanda

Spezzare il trade off fra costo e valore

Focus su differenziazione e costo basso

copyright Kim & Mauborgne

La differenza fra l’Oceano Rosso e l’Oceano Blu

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Le regole del gioco devono ancora essere fissate La domanda viene creata, invece che disputata fra i concorrenti Opportunità per una crescita rapida e profittevole

Ma come si fa, per la fatturazione elettronica???

L’Oceano Blu rappresenta lo spazio di mercato sconosciuto

3

4

Non è la domanda che crea l’offerta ma è l’offerta che

crea la domanda

Perchè non ci scambiamo fatture elettroniche?

HENRY FORD

La penetrazione della fatturazione elettronica è ferma a meno del 5%..

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OggiDirettiva115/2001

Pre

visi

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i dif

fusi

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e fa

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ettr

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ica

Tempo

L’impatto dell’e-invoicing è stimato in punti di PIL, sebbene la sua diffusione continui a deludere le aspettative anche nei paesi più avanzati e a essere procrastinata nel tempo

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Impatto su chi invia

Bassa penetrazione fatturazione elettronica

Alta penetrazione fatturazione elettronica

Risparmi limitati: può inviare solo poche fatture elettroniche e deve lavorare per convincere i clienti ad accettarle

Risparmi interessanti: può inviare una molte fatture elettroniche senza perdere tempo a convincere i clienti

Impatto su chi riceve

Nessun risparmio: non vale la pena processare poche fatture elettroniche in modo automatico

Risparmi molto interessanti: può gestire un grande volume di fatture automaticamente

OK

!

Impatto su fornitori soluzioni

Basso fatturato e bassi margini: bisogna tenere prezzi bassi per spingere le aziende ad adottare la tecnologia

Alto fatturato e margini: business a costi fissi con volumi crescenti

OK

!

...ciò che la rende per ora un business poco interessante

OK

!

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Vincoli attuali della offerta

Non “necessaria” (una azienda non ha veramente motivo di essere “la prima”)

Il cliente la userà poco (solo pochi clienti vorranno ricevere fatture elettroniche)

Il prezzo deve essere basso e deve richiedere poco investimento per l’installazione

All’inizio i volumi saranno bassi

Go-to-market ad un costo piu basso possibile

Cercare di allargare l’offerta ad altri servizi “utili subito”

L’offerta “soffre” dei vincoli del mercato

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Documento in formato elettronico "strutturato" (txt, XML),

elaborabile automaticamente (“machine readable”),

oltre che in formato immagine (pdf, tiff)

La fattura elettronica in senso “business”

Tutta la discussione sulla fattura elettronica “legale” (documento non modificabile...) è invece focalizzata sulla eliminazione dell’archivio cartaceo

u

L’eliminazione dell’archivio cartaceo porta vantaggi relativamente limitati

Per chi invia:

risparmio costi di spedizione √ √ √ recapito immediato della fattura e certezza ricezione √ √ semplificazione riconciliazione fatture con pagamenti √ √ eliminazione archivio cartaceo √

Per chi riceve:

automazione ciclo passivo e OK pagamento √ √ √ √ √ √ √ √ √ semplificazione pagamento √ √ √ √ no digitazione manuale della fattura √ √ √ eliminazione archivio cartaceo √ √

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La fatturazione elettronica è complessa e costosa

Chi invia deve:

predisporre il gestionale ad inviare fatture elettroniche risolvere le problematiche legali associate alla firma della fattura convincere i propri clienti a ricevere fatture elettroniche adeguarsi allo standard/formato richiesto da ogni cliente

Chi riceve deve:

convincere i propri fornitori ad inviare fatture elettroniche risolvere le problematiche legali associate alla archiviazione convincere i fornitori ad inviare le fatture nel "proprio" formato/standard predisporre il gestionale per ricevere fatture elettroniche

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La fatturazione elettronica non conviene se non si inviano tante fatture

ROI

% fatture inviate per via elettronica

0%10% 20%

Per le grandi imprese, il ROI della fatturazione elettronica attiva diventa positivo attorno al 15% delle fatture. Per le PMI servono % molto più alte

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PMI

Grandi aziende

30%

Per chi riceve, la e-fatturazione “conviene” solo sopra una certa % di fatture

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Utilità del servizio

% di fatture ricevute in formato elettronico

Oltre il 10-20% i vantaggi crescono rapidamente, fino a 10-20€ a fattura

Se si riesce a convincere pochi fornitori ad inviare fatture

elettroniche, la e-fatturazione non conviene per chi riceve

0 €

1 €

Scanning e correzione delle fatture costa circa 1€ a fattura

Pochissime aziende riescono a ricevere più del 30-40% di e-fatture

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Fornitori marginali, tipicamente PMI, che non è possibile e non conviene obbligare ad inviare fatture elettroniche

La “coda”contiene la grande massa dei fornitori piccoli e occasionali, ciascuno dei quali invia poche fatture; tutti insieme possono rappresentare fino al 60% dei documenti passivi

Fatturato x fornitore

“Corpo” “Coda”

Fornitori importanti, tipicamente grandi aziende, che è possibile e conveniente obbligare/convincere ad inviare fatture elettroniche

Fornitori top (utility, telco,...) che già inviano

le proprie fatture in formato EDI

Le fatture elettroniche devono alimentare un sistema di workflow

Gestione fatture passive

• Si immettono manualmente pochi dati della fattura (numero, totale, IVA,...)

• Se il totale corrisponde la fattura è OK• La maggior parte del lavoro è assorbito

dal processo di autorizzazione e verifica delle eccezioni

“Manuale”/“Tradizionale”

“Automatica”/”Straight through

processing”

• Si caricano tutti i dati della fattura (righe comprese) su un sistema di workflow

• Se i dati corrispondono la fattura è OK• La maggior parte del risparmio è legato

alla ottimizzazione del processo di autorizzazione e verifica delle eccezioni

“Il costo di installazione del nostro servizio è di circa 50.000 euro. Il trattamento delle fatture passive costa da 3 euro a documento in su.”EMMANUEL DE TERNAY, Direttore produzione RR Donnelley, fonte: PME Magazine

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Chi riceve vorrebbe ricevere fatture “zero error” generate direttamente dal gestionale, mentre chi invia preferisce che il cliente scannerizzi le fatture

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Fattura elettronica generata via scanning OCR

Fattura elettronica generata dal gestionale

Per chi invia

Per chi riceve

Costo x fattura inviata basso/nullo e impegno limitatissimo per il set-up

Costoso intervento umano necessario per eliminare/ridurre errori di interpretazione

Costo/impegno per adattare il gestionale a emettere fatture elettroniche

Zero errori o quasi. Fattura utilizzabile direttamente per alimentare il gestionale

OK

OK

!

!

Assetto di “equilibrio”

La lettura via scanning generalmente non cattura le righe fattura

Cosa bisogna fare per inviare fatture elettroniche

Estrarre immagine e dati della fattura dal gestionale

Firmare la fattura come richiesto dal legislatore

Archiviare la fattura come richiesto dal legislatore

Trasmettere la fattura

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Vantaggi

“Fibra” : connettersi direttamente “scavando” nel gestionale

“ADSL”: leggere i dati sul canale che già esiste, lo spool di stampa

“Dial up 1”: immissione fatture su web portal

“Dial up 1”: invio fatture a centro di scanning

“Ampiezza di banda”: possibile recuperare ogni tipo di dato

Non invasivo, low cost, “any- format&standard-in”, “any-format&standard-out”

Molto facile da utilizzare

Zero impatto sulla PMI

Esistono diversi approcci per “emettere” fatture elettroniche

Inconvenienti

Costo elevato, presuppone esistenza di standard unico

Se il dato non è stampato sulla fattura probabilmente non si può catturare

Per volumi bassi di fatture

Molto difficile accertare identità del mittente per apporre firma qualificata

~ 3.8M aziende,200 fatture ad azienda

~ 170.000 aziende,2.000 fatture B2B per azienda

~ 4.000 aziende, 90.000 fatture B2B x azienda

Top

PMI

Soho

Nessun problema a implementare un sistema di fatturazione elettronica “scavando” direttamente nel gestionale

Risorse insufficienti per implementare un sistema che “scavi” nel gestionale, troppe fatture per immetterle manualmente su un portale web

Poche fatture elettroniche possono essere gestite con immissione manuale (copia) su un portale web

Il segmento “di mezzo” è quello che ha più problemi

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La “cattura” dello spool è semplice, ha un costo < a 200€/azienda

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Tecnologia di cattura spool

È possibile “preconfigurare” fatture di

ciascun Vendor di gestionali

facile da configurare

Prende in input spool di stampa in

formato EMF Windows

target: PMI

Estrae solo le fatture da inviare per via

elettronica installa e dimentica

Cattura i dati con logica di tipo posizionale prodotto “semplice”

Genera un file immagine e un file in

standard XML “generico”

any-format-in & any-format-out

Software gratuito o low cost

diffusione “virale” via internet

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I costi marginali per l’archiviazione e firma tendono a zero

Costo spazio disco (€/GB)*

0

0.2

0.4

0.6

0.8

1

1.2

1.4

1.6

2002 2003 2004 2005 2006 2007

15 10 7 5 4 3Costo archiviazione fatture

x azienda/anno (€)**

* Fonte, Wired Magazine, Chris Anderson** Ipotesi: 4000 fatture per azienda/anno, 0.5MB per fattura, costi incrementali di overhead = 5 x costo spazio disco*** Ipotesi: 10 firme/secondo 7giorni/7

≈ 300M

Firme elettroniche/anno x HSM***

Capacità di firma x HSM

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Hub trusted provider* Pacchetto sw installato c/o emittente

Firma qualificata

Marca temporale

Archiviazione

Nomina Responsabile Archiviazione, manuale,…

Interfaccia con Sistema Unificato di Interscambio

Impatto minimo per chi fattura

Impatto minimo per chi fattura

Nessun problema ad assicurare sicurezza dati

Impatto minimo per chi fattura

Compliance verso S.U.I. non costituisce un problema

OK !

L’hub risolve i problemi legali di firma e archiviazione...

Problemi: dispositivo sicuro di firma, certificato, sw,….

Complessità utilizzo time stamp client da parte utente?

Come assicurare la sicurezza dei dati per 10 anni?

Necessità di formare e nominare Resp. Archiviazione, redigere manuale,.. Necessità di aggiornare sw c/o PMI per renderlo compliant

OK !

OK !

OK !

OK !

* Ipotesi rapporto di emissione fatture elettroniche da parte dell’hub in nome e per conto di chi fattura

ABCSpA

Hub

Archivio elettronico

Clienti consume o business

(e-fattura no)

Ricevono le fatture per posta, con un invito a

riceverle per via elettronica

Invia tutte le fatture all’hub per invio come posta ibrida o fattura

elettronica

Ricevono fatture firmate in formato elaborabile da tutte le

aziende che utilizzano l’hub

Gestisce emissione fatture (elettroniche),

invio delle fatture (cartaceo, telematico,

elettronico) e

archiviazione fatture (elettroniche)

...e permette di liberare l’emittente dal problema dell’invio di tutte le fatture Riceve le fatture firmate

in formato elaborabile Pubblica

Amministrazione

Clienti consumer o business(e-fattura sì)

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Chi invia non deve modificare il proprio processo

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Generazionefattura

Stampa

Imbustamento

Consegna allePoste

Generazionefattura

Cattura dati e immagine

Cifraggiofile fattura

Invio all’hub

Invio fatture cartacee Invio all’hub

Archiviocartaceo

Archiviomagnetico

Chi riceve non deve modificare il proprio processo per poche fatture

Finchè le fatture ricevute in formato elettronico sono poco numerose spesso conviene trattarle in modo “tradizionale”

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Acquisto su base

purchase order

Ricezione fattura in formato

elettronico dall’hub

Stampa immagine e gestione “standard”

Fattura corrisponde con

PO, bolla,…

Acquisto non su base

purchase order

Trattamento fattura in workflow

Inserimento in sistema

workflow mngt

Straight through

processing

Gestione eccezioni

Sì

No

Poche fatture elettroniche ricevute

Molte fatture elettroniche ricevute

Attualmente solo il top del mercato è interessato a ricevere fatture elettroniche

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Interessati a ricevere fatture elettroniche, spesso hanno già un sistema di workflow management (Filenet, Basware, Contempus, SAP,...)

Non interessati a ricevere fatture elettroniche, manca offerta di sistema/servizio di workflow management

Non interessati a ricevere fatture elettroniche. Offerta di servizio di workflow management difficilmente immaginabile

Non dimentichiamoci delle bollette!

Circa il 10% delle fatture passive sono bollette B2B inviate per posta ibrida

Sarebbe semplice trovare un modo per riceverle in formato elettronico

Si raggiungerebbe la massa critica prima che con la fatturazione elettronica obbligatoria per il B2G (5-7% del totale fatture)

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1.4 Mdi

600M

100-150M

Fatture B2B Bollette B2B & B2C

Bollette B2B inviate per posta

ibrida

~ 10%

Grazie dell’attenzione!

Fabio Annovazzi www.optiinvoice.it

fabio.annovazzi@gmail.com0041764156244

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