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Osservatorio sul Documento Digitale4 aprile 2006– Slide 1

NetConsulting-InfoCamere

Osservatorio sul Documento DigitalePrimo Rapporto

Roma, 4 aprile 2006


Eventuale gestione

archivio documenti

cartacei

Gestione documentale e documento digitale: il perimetro di riferimento

Le attività della gestione documentale

Le attività della gestione documentale

Documento digitale=

Elemento cardine nella gestione documentale

Documento digitale=

Elemento cardine nella gestione documentale

Acquisizione documenti

e trasformazionein formatoelettronico

Condivisionedocumenti e

gestioneworkflow

Archiviazionesostitutivadocumenti elettronici

Distribuzionedocumenti a

pubblici esterniIntegrazione

con Sistemi Informativi aziendali


Principali ambiti di gestione di documenti digitali

Fatturazione elettronica

Cedolino stipendi elettronico

Po

sta E

lettron

ica C

ertifica

ta (P

EC

)

A

rch

iviazio

ne e

con

serv

azio

ne

so

stitutiva

Codice dell’Amministrazione Digitale


La normativa di riferimento per il documento digitale

Fonte: NetConsulting, 2006

NormativaNormativa Cosa definisceCosa definisce Impatto su gestione documentale

Impatto su gestione documentale

D.L. 20 febbraio 2004 n. 52D.L. 20 febbraio 2004 n. 52 Istituisce la fatturazione elettronica.

Impatto elevato soprattutto nell’Industria e nel Commercio

DPR n. 68 del 11/02/2005DPR n. 68 del 11/02/2005 Ufficializza la Posta Elettronica Certificata, sancisce la validità legale

dei messaggi trasmessi tramite PEC

Regole tecniche relative sia alle modalità di realizzazione e

funzionamento della PEC per privati e imprese

Decreto Legislativo

7 Marzo 2005 n. 82

Decreto Legislativo

7 Marzo 2005 n. 82

Istituisce il Codice dell’Amministrazione Digitale,

aggiunge alla possibilità di scambiare documenti in formato elettronico con la PA, quella di poter effettuare pagamenti

con modalità informatiche

Dal 1° gennaio 2006, rappresenta, per l’intera PA, il punto di

riferimento normativo in tema di documento digitale.

Deliberazione CNIPA n. 11

del 19/02/2004

Deliberazione CNIPA n. 11

del 19/02/2004

Regola la conservazione sostitutiva dei documenti

informatici. Definisce le regole tecniche da osservare per la

riproduzione e conservazione dei documenti necessarie a garantirne la

conformità agli originali.

Rappresenta l’ultimo passo verso la definitiva de-materializzazione dei

documenti


PA e aziende: tra documento cartaceo e digitale


Aree aziendali più critiche ed opportunità utilizzo documento digitale

Valutazione da 1: molto bassa a 5: molto alta

62,1%

55,2%

34,5%31,0%

24,1%

6,9%3,4%

17,2%

2,3

1,0

2,7

3,43,5

3,8

3,2

2,5

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Processicore

Acquisti Amm.ne Personale CustomerCare

Marketing/vendite

Legale Logistica

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4Complessità

Propensione investimento



PA: aree aziendali più critiche ed opportunità utilizzo documento digitale

Valutazione da 1: molto bassa a 5: molto alta

100,0%

28,6%

14,3% 14,3%

3,3

3,5

3,0 3,0

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Gestione pratiche Personale Acquisti/ gestione fornitori/ciclo passivo

Amministrazione/ finanza

2,7

2,8

2,9

3

3,1

3,2

3,3

3,4

3,5

3,6Complessità

Propensione investimento



Esigenze di gestione documentale

Valori da 1: poco importante a 5: molto importante

4,3 4,6

3,6

2,9

3,5

4,9

3,1

4

2,92,4 2,6

3,1

2,3 2,1

Acquisizione didocumenti da

formato cartaceoa formato digitale

a norma e non

Gestione delworkflow

documentale inazienda

Protocolloelettronico con

conservazione anorma (otticasostitutiva)

Sicurezza/protezione del

documento (firmadigitale)

Gestione flussidocumentali in

uscita

Archiviazione deidocumenti

cartacei residui

Pubblicazionedocumenti econtenuti su

Internet

Totale campione

PA


Riduzionedocumenti

cartacei

Gestione documenti digitaliGestione

documenticartacei

Gestionedocumenti

digitali

Gestionedocumenti

cartaceie digitali


Analisi per potenziali aree di riduzione dei flussi cartacei

In corso13,8%

Non sa/non

risponde3,4%

Già fatta31,0%

Non prevista

51,8%


7,7%

7,7%

7,7%

7,7%

7,7%

7,7%

7,7%

7,7%

30,8%

30,8%

69,2%Ciclo passivo

Ciclo attivo

Gestione HR

Gestione delle attività degliinformatori scientifici

Acquisizione doc. da clienti

Erogazione di circolari

Gestione sinistri

Comunicazioni ai clienti

Gestione negozi associati

Gestione documenti tecnici

Controllo Qualità

Potenziali aree di riduzione flussi cartacei


I progetti di adozione del documento digitale


Progetti di adozione del documento digitale

Previsto (entro 1 anno)3,4%

In corso48,3%

Concluso48,3%

Aree interessate (progetti conclusi)

7,1%

7,1%

7,1%

7,1%

7,1%

14,3%

28,6%

64,3%Amministrazione/ finanza/ ciclo attivo

Processi core

Acquisti/ gestione fornitori/ ciclo passivo

Personale

Marketing/ vendite

Logistica

Customer Care/gestione reclami

Legale

7,1%

7,1%

7,1%

14,3%

42,9%

50,0%Processi core

Acquisti/ gestione fornitori/ ciclopassivo

Personale

Marketing/ vendite

Amministrazione/ finanza/ ciclo attivo

Customer Care/gestione reclami

Aree interessate (progetti in corso)



PA: Progetti di adozione del documento digitale

In corso42,9%

Concluso57,1%

Aree interessate (progetti conclusi)

25,0%

25,0%

75,0%Gestione pratiche

Personale

Amministrazione/Finanza


Aree interessate (progetti in corso)Gestione pratiche

• Automazione servizi demografici (Ministero Interni)• Processo civile telematico (Ministero Giustizia)• Conservazione cartelle cliniche (Ministero Salute)


Obiettivi progetti

69,0%71,4%

51,7%

28,6%

37,9%42,9%

31,0%

14,3%

27,6%

42,9%

27,6%28,6%

17,2%

28,6%

10,3%

28,6%

3,4%

14,3%

Riduzionetempi

svolgimentoprocesso

Riduzione costiprocesso

Migliorecondivisione

informazioni inazienda

Riduzionepersonaleaddetto agestioneprocesso

Riduzionecomplessità

processo

Sicurezza/protezione del

documento

Miglioreservizio al

cliente

Riduzionedifettositàprocesso

Riduzionespazio fisico diarchiviazione

Totale campione

PA



Gli impatti del documento digitale sulle aziende e sul Sistema Paese


I costi e le inefficienze della gestione documentale tradizionale in Italia nel 2005

Acquisizionedocumenti

Acquisizionedocumenti

Stampa/ Produzione documenti

Stampa/ Produzione documenti

Distribuzionedocumenti

Distribuzionedocumenti

Archiviazionedocumenti

Archiviazionedocumenti

115 miliardi di pagine stampate, di cui 19,5 miliardi inutilizzate

Costo: 287 milioni di euro all’anno

Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte => costo: 18 euro per documento

1 documento perduto su 20

3% dei documenti archiviati erroneamente

Costo per recuperare un documento non archiviato correttamente: 120 euro

Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti IPSOS Global e Xplor Italia Research, 2006

40%:Percentuale media del tempo di ogni impiegato

speso in attività di gestione documentale


I costi della gestione documentale tradizionale nella Pubblica Aministrazione

Fonte: Ministero per l’Innovazione e le tecnologie – Libro Bianco del Gruppo di Lavoro interministeriale per la dematerializzazione della documentazione tramite supporto digitale (Marzo 2006)

PACPAC

• 110 Mln di documenti

• 160 Mln di registrazioni di protocollo

• 147 Mln di documenti archiviati

• 50.000 dipendenti coinvolti in 19.000 uffici

• 110 Mln di documenti

• 160 Mln di registrazioni di protocollo

• 147 Mln di documenti archiviati

• 50.000 dipendenti coinvolti in 19.000 uffici

CostiCosti

3 MLD di Euro

1.5 MLD di Euro

PALPAL

• 75 Mln di documenti protocollati

• Gestione cedolini stipendi per 1.5 Mln di dipendenti

• 75 Mln di documenti protocollati

• Gestione cedolini stipendi per 1.5 Mln di dipendenti


I costi e le inefficienze della gestione documentale tradizionale in Italia nel 2005

100% 68%

32%

Costi totali Costi diretti Costi indiretti

Costi gestione documentale tradizionale

CartaStampaCopia

CartaStampaCopia

PersonaleArchiviazione

Ricerca documenti

PersonaleArchiviazione

Ricerca documenti

Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti ISTAT e fonti varie, 2006

70 Mld di Euro

70 Mld di Euro

Tutte le tipologie di documenti:peso gestione documentale

tradizionale su PIL: 5%

Documenti contabili-amministrativi:peso gestione documentale

tradizionale su PIL: 3%

42 Mld di Euro

42 Mld di Euro


I risparmi ottenibili: fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva

Risparmio50-60%

Risparmio50-60%

costi per l’acquisto di carta, buste e francobolli

Costi di archiviazione tempo destinato all’archiviazione ed alle

successive ricerche ritardi e disguidi dall’inoltro cartaceo delle

fatture costi di distruzione delle fatture

Fonte: NetConsulting su dati BVA (2002) e Arthur D. Little (2001)

Fattura attiva9 euro


• Costi:• redazione della fattura• invio della fattura• archivio• gestione degli incassi• copie “allegate”• dispute e controversie

Costo fattura tradizionale

• Costi:• ricevimento della fattura• controllo e smistamento• archivio• gestione dei pagamenti• copie “allegate”• dispute e controversie

Fattura passiva13 euro


Costo fattura elettronica






I risparmi ottenibili: cedolino elettronico

Risparmio:90%

Fonte: NetConsulting su fonti MIT, 2006

• Stampa su doppio foglio di carta a ricalco chimico

• Imbustamento

• Spedizione

• Invio via eMail


I risparmi ottenibili: Posta Elettronica Certificata (PEC)

Raccomandata A/RRaccomandata A/R

3,29 €3,29 €

Affrancatura+

Carta+

Busta+

Archiviazione

Affrancatura+

Carta+

Busta+

Archiviazione

PECPEC

0,35 €0,35 €

Risparmio:90%

Risparmio:90%

Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti varie, 2006


I risparmi potenziali dall’utilizzo del documento digitale nella PA

CodiceAmministrazione

Digitale

CodiceAmministrazione

Digitale

Trasmissione telematicacertificati

Posta ElettronicaCertificata

Cedolino elettronico

Risparmio:472,5 Mln di €


Risparmio:360 Mln di €

Risparmio:360 Mln di € Risparmio:

882 Mln di €


Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti MIT e CNIPA - 2006

Risparmio complessivo: 1,6 Miliardi di EuroRisparmio complessivo: 1,6 Miliardi di Euro


Esempi di risparmi dall’utilizzo della PEC nella PA: il progetto @P@

RegistrazioneAtti giudiziari

RegistrazioneAtti giudiziari

1,6 milionicomunicazioni

1,6 milionicomunicazioni

600.000comunicazioni


Gestione Amministrativa

interna

Gestione Amministrativa

interna

Processo telematico

Processo telematico



Avvisi di reatoAvvisi di reato











Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti MIT, CNIPA, UPU, BVA e Arthur D. Little - 2006

Risparmio complessivo: 85 Milioni di Euro (150 includendo le altre iniziative)

Risparmio complessivo: 85 Milioni di Euro (150 includendo le altre iniziative)


PA: indicatori di efficienza dei progetti di adozione di documenti digitali

66,7%

-90,0%

50,0%

-72,5%

33,3% 33,3%

-90,0%

16,7% 16,7%

Tempo ricercadocumento

Tempo medio disvolgimento del

processo

Numero di personededicate al

processo (FTE)

% documentiperduti

Numero documenticartacei stampati e

gestiti all'anno

Difettosità delprocesso (%

documenti noncorretti)

Aree impattate Impatto stimatoFonte: NetConsulting, 2006

Valori in % su totali rispondenti


Risparmi complessivi dall’uso di documenti digitali





Risparmio:14 Mld di €

Risparmio:14 Mld di €



Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti MIT, CNIPA, CNEL, UPU, BVA e Arthur D. Little - 2006

Risparmio complessivo: 16 Miliardi di Euro Risparmio complessivo: 16 Miliardi di Euro

Trasmissionetelematicacertificati

Trasmissionetelematicacertificati

35 milionidi

certificati cartacei

35 milionidi

certificati cartacei

PA

PECPEC

245 milionidi raccomandate

A/R

245 milionidi raccomandate

A/R

PA + aziende

Cedolinoelettronico

Cedolinoelettronico

3,5 milionidi cedolini

cartacei al mese

3,5 milionidi cedolini

cartacei al mese

PA

1,4 miliardidi fatture cartacee

e doc. contabili

1,4 miliardidi fatture cartacee

e doc. contabili

FatturazioneElettronica e

Conservaz. Sost.

FatturazioneElettronica e

Conservaz. Sost.

Aziende


Conclusioni


Considerazioni conclusive

Crescente importanza documento digitale: Evoluzione normativa Riconoscimento benefici

(risparmi e ottimizzazione processi)

Costi ed inefficienze gestione documentale a livello sistema-Paese: 42-70 miliardi di Euro

Potenziali risparmi complessivi da adozione forme più diffuse di documenti digitali: 16 miliardi di Euro


La penetrazione attuale delle soluzioni di gestione documentale

Fonte: elaborazioni NetConsulting su fonti ISTAT, Movimprese e survey interne, 2006

0,8%

99,2%

Aziende/enti con soluzioni gestione documentale

Totale altre aziende/enti

Universo di riferimento:

aziende ed enti con più di 5 dipendenti

521.745

Circa 4.000aziende

0,3%

0,5%

12,0%

13,0%Finanza

PA

Servizi

Industria

0,10%

0,40%

16,00%

55,00%oltre 500

da 101 a 500

da 10 a 100

da 6 a 9

Penetrazione per settore

Penetrazione per classe dimensionale (numero addetti)


Il mercato della gestione documentale (2004-2006)


Valori in mln di Euro

91,8

202,4

403,9

91,5

92,9

208,5

419,2

97,7

93,6

214,5

437,4

105,1

2004 2005 2006

BPOdocumentale

Servizi

Software

Hardware

789,6 818,3850,6

1.2%

3.6%3.6%3.9%3.9%

0.8%

3.0%2.9%

3.8%4.3%

6.8%7.6%


Il Codice dell’Amministazione Digitale

Codice dell’Amministrazione

Digitale

….riconosce in maniera definitiva la validità giuridica del documento digitale

Dà la possibilità per le PA di effettuare

pagamenti con modalità

informatiche

Impone a tutte le Amministrazioni di

gestire i documenti con sistemi informatici

mediante protocollo elettronico e

archiviazione elettronica

Definisce i requisiti dei certificatori e dei

certificatori qualificati

Dà diritto ai cittadini di utilizzare le tecnologie

informatiche nei rapporti con la PA

Riconosce la piena validità giuridica a: PEC, firma digitale,

documenti informatici, carta d’identità elettronica, carta

nazionale dei servizi. Fonte: NetConsulting, 2006


Le evoluzioni: da gestione documentale a Enterprise Content Management

Oggi

Documenti cartacei

Documenti elettronici

Archiviazione

Processi ?

Domani

Documenti in diversi formati

Doc. cartacei

E-mailPagine

WebRecord

di DBFax

Documenti elettronici

Gestione workflow

Archiviazione

Integrazione con sistemi aziendali

Ott

imiz

zazi

on

e p

roce

ssi

Sic

ure

zza



Importanza del documento digitale nelle aziende e nella PA

Stimoli

Vincoli


2,8

2,9

3,2

4,0

4,3Ottimizzazione processi

Riduzione costi/efficienza

Sicurezza e protezionepatrimonio informativo

Adempimenti a vincoli normativi

Miglioramento servizio al cliente

1,5

1,8

1,9

2,6

2,8

3,0Cultura aziendale

Costi

Vincoli organizzativi

Incertezza normativa

Gestione pregresso

Scarsa conoscenza offerta

Imprese

3,1

3,3

3,3

3,9

4,0Ottimizzazione processi

Sicurezza e protezionepatrimonio informativo

Adempimenti a vincoli normativi

Miglioramento servizio al cliente

Riduzione costi/efficienza

1,3

1,4

1,7

2,6

3,9

4,0Vincoli organizzativi

Cultura

Costi

Gestione pregresso

Scarsa conoscenza offerta

Incertezza normativa

PA

Valori da 1: poco importante a 5: molto

importante

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