FATTURA ELETTRONICA 2.0

Dott. Federico CAMPOMORI

Evoluzione e compliance

della nuova fattura

elettronica

www.menocarta.net

ABSTRACT

• I TRE PILASTRI DELLA FATTURA ELETTRONICA

• 1.01.2013 UNA NUOVA DEREGULATION

• ACCORDO CON IL DESTINATARIO E PISTE DI CONTROLLO

• IMPATTO E BEST PRACTICES DELLA FE

• FE OBBLIGATORIA PER LA PA DAL 2014• FE OBBLIGATORIA PER LA PA DAL 2014

• LA FATTURA PA: emissione e trasmissione

FATTURA ELETTRONICA 2.0

Dott. Federico CAMPOMORI www.menocarta.net

I tre pilastri: A.I.L.

FE Documento che non viene mai materializzato, dall’emissione alla conservazione. abbiamo bisogno di garanzie tecniche che:

• il doc. sia autentico, ossia provenga e sia stato emesso dal fornitore nella fattura stessa

• il doc sia integro ossia non abbia subito modifiche nel contenuto di qualsiasi tipo dal momento di emissione sino alla ricezione qualsiasi tipo dal momento di emissione sino alla ricezione

• leggibile cioè sia visualizzabile in modo tale che tutte le informazioni rilevanti siano facilmente leggibili su carta o sullo schermo. (human readable) Se necessario la leggibilità può essere il risultato di una conversione con un software di visualizzazione. ( pensiamo ai formati strutturati XML o EDI)

• La leggibilità deve essere garantita per tutto il periodo di conservazione elettronica obbligatorio anche ai fini dell’esibizione alle autorità fiscali/revisori etc.

La nuova FE - deregulation dal 1.1.13

• Semplificazione in emissione con, in alternativa i seguenti metodi x assicurare autenticità ed integrità:

• Apposizione firma elettronica qualificata o digitale,

• Utilizzo di sistemi EDI di trasmissione

NOVITA’:

• Mediante sistemi controllo di gestione che assicurino collegamento • Mediante sistemi controllo di gestione che assicurino collegamento affidabile tra la fattura e la cessione dei beni/servizi riferibile ad essa

• Altre tecnologie in grado di garantire A I

NO RIFERIMENTO TEMPORALE.

LIBERTA’ DI SCELTA DEL FORMATO DI EMISSIONE :

Es. STRUTTURATA (XML) NON STRUTTURATA (PDF)

Sistemi di controllo di gestione ( audit trails)

• Devono essere utilizzati sistemi di controllo per garantire esista un collegamento certo tra ciascuna operazione imponibile Iva e la fattura emessa ( autenticità ed integrità):

• Quindi tenere traccia dei documenti collegati relativi al ciclo di fatturazione:

contratto-accordo commerciale/ordine d’acquisto/ddt/fattura/pagamentocontratto-accordo commerciale/ordine d’acquisto/ddt/fattura/pagamento

• elementi da riconciliare:

x autenticità: verifica del cliente che ha fatto l’ordine , ricevuto la consegna, intestatario della fattura

x integrità: verifica di prezzo, quantità, termini di pagamento, Iva dovuta, p.iva corretta

Accordo con destinatario

Che sia accordo ( agreement) o “accettazione” , è un elemento essenziale, obbligatorio in uno scambio di FE:

anche se la norma non richiede una formalizzazione scritta, ritengo che l’accordo debba essere formalizzato, poiché le parti devono concordare una serie di elementi, tra cui:

• il formato della FE• il formato della FE

• il sistema di trasmissione usato

• i metodi usati per garantire A I L

• Tempistiche

INOLTRE POTREBBE ESSERE NECESSARIO DIMOSTRARE L’ESISTENZA DELL’ACCORDO SU RICHIESTA DELLE AUTORITA’ FISCALI.

Impatto della FE

La maggior parte dei vantaggi economici non deriva dai risparmi nei costi di stampa e spedizione (seppur non trascurabili) , ma dalla

completa automazione ed integrazione dei processi tra le partiQuesti vantaggi sono sfruttati a pieno se il formato è STRUTTURATO.

Quindi :

- Riduzione ed ottimizzazione dei costi: no data entry manuale , no errori registrazioni, no smarrimenti etc

- Ridotto rischio falsi e duplicazioni: x riconciliazione automatica dei dati e processi autorizzativi con controlli sui dati fattura più efficienti

- Riduzione errori pagamenti e calo del numero medio giorni necessario a ricevere pagamento

Best practices generali x la FE

- Validazione e riconciliazione dati fattura con i doc collegati: ordini, prezzi pattuiti, DDT, termini pagamento, dati fiscali e bancari cliente/fornitore

- Trasmissione dati in modalità sicure (https, FTP, PEC etc.)

- Uso di dati strutturati e standard (XML)

- Piani di recovery ( ripristino dati in caso di perdite/danni sistema etc)- Piani di recovery ( ripristino dati in caso di perdite/danni sistema etc)

- Mantenere un “audit trial” tra il sistema di FE e l’applicativo interno x l’elaborazione dati fatturazione

- Leggibilità dei dati conservati durante il periodo di archiviazione

- Documentazione interna dettagliata dell’intero processo ( Manuale del responsabile della conservazione)

Impatto della FE - PA

Fattura PA obbligatoria

• Il 6 giugno 2013 è entrato in vigore il decreto attuativo che prevede modalità e tempistiche per l’operatività della FE obbligatoria per la PA.

• A regime, i fornitori delle amministrazioni pubbliche nn potranno più inviare fatture cartacee bensì fatture elettroniche secondo le specifiche tecniche indicate negli allegati.

• Una prima data di partenza è quella del 6 giugno 2014 e saranno coinvolti i • Una prima data di partenza è quella del 6 giugno 2014 e saranno coinvolti i fornitori di ministeri, agenzie fiscali e degli enti nazionali di previdenza ( inpdap, inail, inps).

• La seconda data è il 6 giugno 2015 , vedrà coinvolte tutte le amministrazioni pubbliche indicate nell’apposito elenco ISTAT ed inserite nel conto economico consolidato dello Stato.

Impatto della fattura PA

• Sui fornitori: passaggio al ciclo attivo di fatturazione elettronico, internamente oppure avvalendosi di intermediari. Conseguente obbligo di conservazione elettronica delle fatture attive.

• Sulla PA: divieto di accettare fatture cartacee e di procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio del doc elettronico. pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio del doc elettronico. Adeguamento dei sistemi alla ricezione, gestione e conservazione di FE.

La fatturaPA: emissione e trasmissione

• File XML (XML schema per fattura elettronica Sistema Di Interscambio SDI 1.0).

• specifiche tecniche su www.fatturapa.gov.it

• Firma elettronica qualificata dell’emittente + • Firma elettronica qualificata dell’emittente + riferimento temporale

• Trasmessa al Sistema di interscambio (SDI)

SDI – sistema di interscambio

È lo snodo tra emittente e ricevente la fattura PA:

• Accredita le PA

• riceve le fatture

• Effettua i controlli sui files• Effettua i controlli sui files

• Inoltra le fatture alla PA

• Notifica l’esito della trasmissione

Trasmissione al SDI

• Sistema di PEC : come allegato al messaggio. Possono esserci più allegati. Non è necessario alcun accreditamento.

• Tramite un servizio web del SDI ( SDI COOP): un solo file alla volta. Prevede la sottoscrizione di un accordo di servizio.

• Tramite rete SPC ( sistema pubblico di connettività)

• Tramite trasmissione dati tra terminali remoti Via FTP• Tramite trasmissione dati tra terminali remoti Via FTP

• Via Web tramite il sito fatturapa.it

Identificazione delle PA : IPA

• Ai fini della ricezione delle Fe da parte dello SDI, ogni PA ha un codice univoco assegnato dallIndice delle pubbliche amministrazini (IPA)

• Pia è una sorta di anagrafica di riferimento .

• Ogni PA deve accreditarsi presso IPA

• www.indicepa.gov.it

Adeguamenti PA e fornitori

• PA: informatizzazione dei sistemi : predisposizione canale verso SDI, acquisizione della fattura PA nei gestionali, sistema documentale per la gestione elettronica ( conservazione).

• Fornitori: verifica della decorrenza dell’obbligo, acquisizione informazioni x la corretta emissione delle fatture, attrezzarsi x emissione fatturaPA nel formato XML, firma digitale emittente , etc.formato XML, firma digitale emittente , etc.

• Direttamente o tramite intermediari : servizi di emissione, trasmissione e conservazione delle fe.

• Pmi: possibilità di abilitazione al Mepa e utilizzo dei servizi gratuiti.

Riferimenti

• http://ec.europa.eu/enterprise/sectors/ict/e-invoicing/standardisation/index_en.htm

• Commissione europea- einvocing - Studio expert group )

• www.fatturapa.it

Luigi Tufano 3498870975

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Riferimenti

• http://ec.europa.eu/enterprise/sectors/ict/e-invoicing/standardisation/index_en.htm

• Commissione europea- einvocing - Studio expert group )

• www.fatturapa.it