Fatturazione ElettronicaPA

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Copyright © InfoCert 2014 Da obbligo ad opportunità La fatturazione elettronica alla PA , 2014 Fabrizio Leoni/Mkt Manager, Soluzioni Enterprise Igor Marcolongo/Senior Consultant Mar’yana Bilska/Consultant

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Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione richiede alle aziende un cambiamento tecnologico e di processo nelle attività del ciclo attivo e passivo, dato dalla necessità di dialogo con il Sistema di Interscambio di Sogei (Sdi), l'infrastruttura che si occupa di ricevere i flussi di fatture elettroniche destinate alla PA e di destinarli verso gli uffici competenti. InfoCert ha già provveduto a supportare i soggetti coinvolti in tale processo attraverso l'erogazione di un servizio specifico di Fatturazione Elettronica per PA, per la gestione automatizzata del ciclo di invio, ricezione e conservazione delle Fatture Elettroniche PA, perciò può organizzare e inviare le fatture elettroniche e successivamente organizzare tutto il processo di conservazione sostitutiva.

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Da obbligo ad opportunità

La fatturazione elettronica alla PA , 2014

Fabrizio Leoni/Mkt Manager, Soluzioni Enterprise Igor Marcolongo/Senior Consultant Mar’yana Bilska/Consultant

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Higlights Infocert Profilo societario Composizione offerta Enterprise

Overview Fatturazione elettronica verso PA La normativa Regole e processi

La soluzione Infocert LegalBus for eInvoices L’opportunità multicanale

Agenda

Il contenuto di questa presentazione è strettamente confidenziale e non può

essere distribuito in alcuna forma senza il consenso esplicito di InfoCert.

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Highlights su InfoCert

Una delle maggiori Certification Authority europee 170 dipendenti

~ 32 milioni di euro di fatturato 2013

~ 5 milioni di certificati di firma digitale emessi

1,3 milione di caselle PEC

~ 450 milioni di documenti conservati a norma

17 milioni di euro di capitale sociale

Presidio normativo e tecnologico attraverso le organizzazioni nazionali ed internazionali

certificazioni ISO quale formalizzazione dell’impegno e della qualità aziendale nel trattamento dei dati e delle informazioni

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Comunicazione digitale a norma (PEC)): garantisce valore legale (non ripudiabilità alla comunicazione)

Conservazione a Norma: Assicura integrità, leggibilità e autenticità del documento conservato

Integrazione servizi certificati e applicazioni: Orchestrazione processi di compliance, auditing.

Firma Qualificata e Firma Elettronica Avanzata e Marca Temporale per la sottoscrizione digitale dei documenti

InfoCert – I servizi di compliance

Servizi Normati

Firma Digitale e Marca Temporale

Posta Elettronica Certificata

Conservazione Sostitutiva

Solution Framework

Soluzioni Enterprise

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Integrare le soluzioni di dematerializzazione lungo tutto il processo

Dall’adozione

«atomica» di prodotti e

di dematerializzazione

…alla composizione

in sotto-processi… …alla soluzione paperless end-

to-end

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Compliance

Servizi a norma

Processi Servizi tecnologici

Dai servizi ai processi a norma; la visione InfoCert

Content Applications

Enterprise Applications

Integrazione

architetturale

PEC

Firma

Conservazione sostitutiva

Identity Management & Sicurezza

Libreria di Processi

Disegno

Competenze

Competenze Interne

Ecosistema Partner

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La normativa Focus su fatturazione elettronica alla PA

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Il quadro normativo di riferimento

Fattura Elettronica

D.L. n. 357 del 1994 Disposizioni tributarie urgenti

L. n. 549 del 1995 delega al Governo modalità conserv. scritture

contabili

Delib. AIPA 24/1998 Regole tecniche per l'uso dei supporti ottici

Delib. AIPA 42/2001 Regole tecniche per la riprod e conserv di doc su

supporto ottico

Delib.CNIPA 11/2004 Regole tecniche per la riproduzione e conservaz di

doc su supporto ottico

Codice Civile art 2220 Conservazione scritture contabili

DPR 445/2000 Testo unico sulla documentazione amministrativa

D. MEF 23/01/2004 Modalità assolvimento obblighi fiscali relativi a

documenti informatici e alla riproduzione in diversi tipi di supporto

DPR 633/1972 Istituzione e disciplina dell’imposta sul valore

aggiunto

D. Lgs 52/2004 Attuazione della Direttiva 2001/115/CE che

semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA Legge Finanziaria 2008

D.MEF n. 55 del 03/04/2013 Regole Tecniche fatturazione PA

Direttiva Europea 2010/45/UE Recepita con Decreto Salva Italia di Monti

DPCM 03/12/2013 Regole Tecniche in material di Sistema di

Conservazione

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Cos’è la fatturazione elettronica

Fattura elettronica

E’ stata inserita nel sistema normativo italiano col Decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 in attuazione della direttiva 2001/115/CE.

DEFINIZIONE:

Per fattura elettronica s’intende il documento informatico, formato secondo specifiche modalità che garantiscono l’integrità dei dati contenuti e l’attribuzione univoca del documento al soggetto emittente, senza necessità di provvedere alla stampa su supporto cartaceo (circolare 45/E del 19 ottobre 2005).

Oggi la normativa stata cambiata: la legge di stabilità n.228/12 ha modificato l’art.21 del DPR 633/72 dando una nuova definizione, simile a quella prevista dalla direttiva 2010/45/UE:

‘’Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico’’

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Requisiti della fattura

Requisiti della fattura elettronica:

Autenticità dell’origine: comprovazione dell’identità del fornitore o del prestatore o dell’emittente della fattura e della riferibilità della fattura allo stesso attraverso:

riferimento temporale in fase di emissione (data e ora di emissione) la firma digitale apposta dall’emittente che garantisce la provenienza della fattura con le nuove disposizioni comunitarie: anche mediante appositi sistemi di controllo di gestione sistemi di trasmissione EDI (Electronic Data Interchange, che assicurano gli stessi requisiti suddetti)

Integrità del contenuto: immodificato dall’emissione alla conservazione delle fatture. Ad esempio usando XML, PDF.

Leggibilità del documento: il documento deve poter essere letto e consultato nel tempo, a prescindere dal formato originale con cui è stato emesso e conservato.

I Requisiti devono essere assicurati dal momento dell’emissione fino al termine del periodo di archiviazione della fattura. Ogni soggetto passivo stabilisce il modo in cui assicurare i tre requisiti. Il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario (art. 21, comma 1, d.p.r. n. 633 del 1973).

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Formato della fattura

Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico (art. 21 c.1 DPR 633/72).

Il soggetto passivo può scegliere il formato con cui la fattura elettronica viene emessa o ricevuta (es. XML ma anche qualsiasi altro tipo di formato elettronico come ad es. un messaggio di PEC con PDF allegato della fattura). Non va confusa con la “trasmissione elettronica della fattura cartacea”.

Trasformare le fatture in xml permetterebbe:

di automatizzare l'intero processo amministrativo, contabile, gestionale e finanziario;

di collegare le fatture sia in entrata che in uscita con estrattori automatici di dati e di informazioni al fine di effettuare elaborazioni relative ai propri clienti ed ai propri fornitori oltre che a tutti gli altri dati contabili;

La fattura informatizzata utilizzando il metalinguaggio di descrizione dei dati XML (eXtensible Markup Language), diventerebbe da semplice

"documento fiscale"

ad un vero e proprio

"oggetto software fiscale"

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Regole Tecniche e linee guida di fatturazione

Col Decreto (3 aprile 2013, n. 55) emanato dal Consiglio dei Ministri sono state individuate le regole tecniche e le linee guida per la gestione dei processi di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione. Questo passaggio rappresenta l'ultimo step del lungo percorso legislativo attivato con la Legge Finanziaria 2008 (più in dettaglio, la Legge 244 del 2007, articolo 1, commi da 209 a 214).

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Il contenuto del decreto in pillole

Le disposizioni di cui alla suddetta legge finanziaria 2008 prevedono che, al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, l’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le pubbliche amministrazioni, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica.

A livello normativo, quindi, tutte le PA destinatarie non potranno né accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né procedere al pagamento, neppure parziale, sino all’invio del documento in forma elettronica.

I fornitori delle amministrazioni pubbliche dovranno invece gestire il proprio ciclo di fatturazione esclusivamente in modalità di fatturazione elettronica, non solo nelle fasi di emissione e trasmissione ma anche in quella di conservazione. Ed è proprio questa, la parte che certifica la volonta’ di dematerializzare quanto piu’ possibile il sistema di fatturazione.

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Percorso a tappe (1/2)

www.osservatori.net Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione Workshop 3 del 12 Febbraio 2014

6 Giugno 2014 6 Giugno 2015 Da definire

Presidenza del Consiglio, Ministeri, Avvocatura dello Stato Enti Nazionali di Previdenza e Assistenza sociale Agenzie Fiscali Istituti di Istruzione Statale di ogni ordine e grado

Gestori di Pubblici Servizi Forze di Polizia Federazioni Nazionali, Ordini, Collegi e Consigli Professionali Altre PA centrali

Regioni, Province, Comuni, Comunità Montane, unioni di Comuni e loro consorzi e associazioni Università e Istituti di Istruzione Universitaria Pubblici Aziende Sanitarie Locali, Aziende Ospedaliere, Policlinici, Agenzie Regionali Sanitarie ecc. Altre PA locali

-10.400 -9.300 -1.500

Numero totale soggetti dei Enti all’obbligo: -21.200

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Percorso a tappe (2/2)

www.osservatori.net Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione Workshop 3 del 12 Febbraio 2014

6 Giugno 2014

Presidenza del Consiglio, Ministeri,Avvocatura dello Stato Enti Nazionali di Previdenza e Assistenza sociale Agenzie Fiscali Istituti di Istruzione Statale di ogni ordine e grado

-9.300

Alcuni esempi: 13 Ministeri, Presidenza del Consiglio dei Ministri, Avvocatura dello Stato INAIL, INPS, INPDAP, INARCASSA, Cassa Nazionale del Notariato, Cassa Nazionale Dottori Commercialisti ecc. Agenzia del Demanio, Agenzia delle Dogane e dei Monopoli, Agenza delle Entrate Tutti gli istituti scolastici statali presenti sul territorio italiano (!!!)

lll

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Fatturazione obbligatoria verso la PA

Articolo 1 commi da 209 a 214 Legge numero 244 del 2007, Finanziaria 2008

Emissione

Trasmissione

Pagamento

Conservazione

esclusivamente in forma elettronica (XML) delle fatture, note, parcelle, conti e simili.

esclusivamente con strumenti elettronici, utilizzando il Sistema di Interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate, tramite il «braccio operativo» Sogei. Possono essere utilizzati degli intermediari; Sogei deve mettere a disposizione delle PMI strumenti di supporto

esclusivamente e obbligatoriamente in forma elettronica, secondo le regole tecniche (Deliberazione CNIPA 11/2004).

Questo comporta per tutte le PA e i fornitori della PA di gestire obbligatoriamente la fatturazione elettronica, di tutte o parte delle proprie fatture (sezionali).

le PA destinatarie non potranno né accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né procedere al pagamento, neppure parziale, sino all’invio del documento in forma elettronica

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http://www.fatturapa.gov.it

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Ministero dell’Economia e delle Finanze Circolare n.1 del 31.03.2014

Anagrafiche delle amministrazioni Si applica a tutte le amministrazioni nei cui confronti è fatto obbligo di fatturazione elettronica, comprese quelle per le quali non è ancora stabilita la decorrenza.

Data di emissione della fattura elettronica

La fattura può considerarsi emessa ai sensi della normativa fiscale anche nel caso in cui il sistema notifichi all'emittente un messaggio di mancata consegna del documento.

Pagamenti nella fase transitoria La necessità di rispettare i termini di pagamento previsti dalla legge - termine di tre mesi (ad esempio, alla data del 6 settembre 2014, per il primo gruppo di obbligati)

Impossibilità di Recapito della fattura Nei casi anomali, nell’Ipa non c’è il codice dell’ufficio centrale: allora l’azienda può mandare all’Sdi con codice ufficio fittizio, “9999’’

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Le regole e i processi

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Le specifiche

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Processo: La fattura elettronica verso la PA

Comunicazione Fornitore - SDI

Comunicazione PA - SDI

Fornitore

Sistema di

Interscambio

(Sogei)

PA

Dati fatturazione

Trasmissione fattura elettronica

XML firmato

Notifiche

Notifica ricezione fattura

Accettazione - Rifiuto

Fatture

conversione

Ricezione e inoltro notifiche

Notifica esito

Conservazione a norma

conversione

Notifiche

XML firmato Notifiche

Azienda

Conservazione a norma

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Il processo nella soluzione InfoCert

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Le attività previste – Ciclo Attivo

Comunicazione Fornitore - SDI

Comunicazione PA - SDI

Fornitore

Sistema di

Interscambio

(Sogei)

PA

Dati fatturazione

Trasmissione fattura elettronica

XML firmato

Notifiche

Notifica ricezione fattura

Accettazione - Rifiuto

Fatture

conversione

Ricezione e inoltro notifiche

Notifica esito

Conservazione a norma

conversione

Notifiche

XML firmato Notifiche

Azienda

Conservazione a norma

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1. La formazione della fattura

Recupero Dati

Genero XML

Firma digitale

+ riferimento temporale

Recupero Dati: l’azienda è responsabile del contenuto della fattura,

LegalBus riceve i dati da formati strutturati (csv,xml,rdbms,web services) o

non strutturati (pdf)

Generazione XML: LegalBus è responsabile della verifica del dato e della

formazione delle fatture nel formato richiesto dal Sistema di Interscambio

Firma e riferimento temporale: legalBus appone firma digitale e

riferimento temporale come richiesto dalle regole tecniche

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Esempio di fattura PA

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Punti di attenzione

Non c’è un «documento»

L’orginale da conservare è il file XML

Un documento PDF può essere allegato, ma non è richiesto

La fattura non è necessariamente «Human Readable»

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2. La “comunicazione” della fattura

Interfaccia verso SdI

Ricezione e intepretazione

esiti (asincrona)

Tracking e reporting

Ricezione e trattamento

esiti

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Punti di attenzione

E’ necessario gestire tutto l’insieme di notifiche e comunicazioni con SDI

Il processo ha durata fino a 15 giorni per poter considerare effettivamente trasmessa e accettata la fattura

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3. La conservazione della fattura

Invio in conservazi

one

Inserimento in lotto

Chiusura lotto

Firma e marca

temporale

Memorizzazione

Esibizione

Processo di conservazione : le fatture vengono inviate in conservazione,

in modo completamente trasparente ai sistemi utente. LegalBus intefaccia

nativamente i servizi Infocert di conservazione a norma

Esibizione: LegalBus espone una interfaccia web di ricerca dei documenti

conservati, attraverso la quale è possibile giungere all’esibizione a norma.

Tale esibizione garantisce la visibilità su tutti i dati che certificano la

compliance del processo di conservazione.

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Punti di attenzione

La conservazione non è opzionale

L’oggetto in conservazione è un XML firmato

Se la conservazione è relativa ai soli documenti PA, è necessario un partitario distinto

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L’architettura dell’InfoCert Trusted Cloud

Architettura orientata ai servizi

Accessibile in Modalità Public o Hybrid Cloud

Compliance by design

Processi “Business Ready”

I servizi Trusted InfoCert

Servizi di integrazione e orchestrazione

CRM ERP Protocollo Applicazioni

Cliente ……

Gateway SdI SOGEI

Generazione flussi fatture Invio a LegalCloud Ricezione esiti dal sistema di interscambio SOGEI corredati di data di consegna

Firma Automatica: Firma automatica fatture

Invio PEC: Consegna PEC e certificazione dell’invio a norma, ricezione esiti SdI

Conservazione a norma Conservazione fatture e ricevute/messaggi SdI

Lavorazione flusso dati: Verifica dati, codifica formati FatturaPA, lookup codici ente PA, gestione eccezioni Firma automatica Invio PEC o FTP al SdI: Comunicazione Legalmail o FTP, recupero e associazione esiti di invio e esiti del SdI Tracciati informazioni ai gestionali del cliente

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Architettura orientata ai servizi

Accessibile in Modalità Public o Hybrid Cloud

Compliance by design

Processi “Business Ready”

Servizi di integrazione e orchestrazione

CRM ERP Protocollo Applicazioni

Cliente ……

L’opportunità «fattura multicanale»

Gateway SdI SOGEI Postalizzazione Cartacea

Composizione fatture Allegati da PEC Inbound Canale PEC B2B

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www.infocert.it [email protected] [ ]

[email protected] [email protected]