Workshop #fe b2b menocarta_ascopiave_23.10.2015_@smau

Fatturare in formato

elettronico: quando lo

standard della Pubblica

Amministrazione torna utile

anche al privato

La Case History

Fatturazione elettronica dalla PA al B2B: un percorso dove il controllo di gestione fa la differenza.

#FeB2B

Riferimenti normativi:

Decreto Ministero Economia e Finanze n 55 del 3 aprile 2013 Circolare dell’Agenzia delle Entrate 18/E del 24 giugno 2014

Decreto Ministero Economia e Finanze n 146 del 17 giugno 2014


#FeB2B

Premessa metodologica: La best practice della fatturazione elettronica verso la P.A.

I tre pilastri: A.I.L.

FE Documento che non viene mai materializzato, dall’emissione alla conservazione. abbiamo bisogno di garanzie tecniche che:

• il doc. sia autentico, ossia provenga e sia stato emesso dal fornitore nella fattura stessa

• il doc sia integro ossia non abbia subito modifiche nel contenuto di qualsiasi tipo dal momento di emissione sino alla ricezione

• leggibile cioè sia visualizzabile in modo tale che tutte le informazioni rilevanti siano facilmente leggibili su carta o sullo schermo. (human readable) Se necessario la leggibilità può essere il risultato di una conversione con un software di visualizzazione. ( pensiamo ai formati strutturati XML o EDI)

• La leggibilità deve essere garantita per tutto il periodo di conservazione elettronica obbligatorio anche ai fini dell’esibizione alle autorità fiscali/revisori etc.


#FeB2B


La nuova FE - deregulation dal 1.1.13• Semplificazione in emissione con, in alternativa i seguenti metodi x

assicurare autenticità ed integrità:• Apposizione firma elettronica qualificata o digitale,• Utilizzo di sistemi EDI di trasmissione

NOVITA’:• Mediante sistemi controllo di gestione che assicurino collegamento

affidabile tra la fattura e la cessione dei beni/servizi riferibile ad essa

• Altre tecnologie in grado di garantire A I

NO RIFERIMENTO TEMPORALE.LIBERTA’ DI SCELTA DEL FORMATO DI EMISSIONE :Es. STRUTTURATA (XML) NON STRUTTURATA (PDF)


#FeB2B


Sistemi di controllo di gestione (audit trails)

• Devono essere utilizzati sistemi di controllo per garantire che esista un collegamento certo tra ciascuna operazione imponibile Iva e la fattura emessa ( autenticità ed integrità):

• Quindi tenere traccia dei documenti collegati relativi al ciclo di fatturazione: contratto-accordo commerciale/ordine d’acquisto/ddt/fattura/pagamento

• elementi da riconciliare:x autenticità: verifica del cliente che ha fatto l’ordine, ricevuto la consegna, intestatario della fatturax integrità: verifica di prezzo, quantità, termini di pagamento, Iva dovuta, p.ivacorretta


#FeB2B


Accordo con destinatarioChe sia accordo (agreement) o “accettazione”, è un elemento essenziale, anche se non più obbligatorio, in uno scambio di FE:

anche se la norma non richiede una formalizzazione scritta, ritengo che l’accordo debba essere formalizzato, poiché le parti devono concordare una serie di elementi, tra cui:

• il formato della FE

• il sistema di trasmissione usato

• i metodi usati per garantire A I L

• Tempistiche

INOLTRE POTREBBE ESSERE NECESSARIO DIMOSTRARE L’ESISTENZA DELL’ACCORDO SU RICHIESTA DELLE AUTORITA’ FISCALI.


#FeB2B


Impatto della FELa maggior parte dei vantaggi economici non deriva dai risparmi nei costi di stampa e spedizione (seppur non trascurabili), ma dalla completa automazione ed integrazione dei processi tra le parti

Questi vantaggi sono sfruttati a pieno se il formato è STRUTTURATO.

Quindi :

- Riduzione ed ottimizzazione dei costi: no data entry manuale, no errori registrazioni, no smarrimenti etc

- Ridotto rischio falsi e duplicazioni: x riconciliazione automatica dei dati e processi autorizzativi con controlli sui dati fattura più efficienti

- Riduzione errori pagamenti e calo del numero medio giorni necessario a ricevere pagamento


#FeB2B


Best practices generali x la FE- Validazione e riconciliazione dati fattura con i doc collegati: ordini,

prezzi pattuiti, DDT, termini pagamento, dati fiscali e bancari cliente/fornitore

- Trasmissione dati in modalità sicure (https, FTP, PEC etc.)- Uso di dati strutturati e standard (XML)- Piani di recovery ( ripristino dati in caso di perdite/danni sistema

etc)- Mantenere un “audit trial” tra il sistema di FE e l’applicativo interno

x l’elaborazione dati fatturazione- Leggibilità dei dati conservati durante il periodo di archiviazione - Documentazione interna dettagliata dell’intero processo (Manuale

del responsabile della conservazione)


#FeB2B


• Il 6 giugno 2013 è entrato in vigore il decreto attuativo che prevede modalità e tempistiche per l’operatività della FE obbligatoria per la PA.

• i fornitori delle amministrazioni pubbliche non possono più inviare fatture cartacee bensì fatture elettroniche secondo le specifiche tecniche indicate negli allegati.

• Una prima data di partenza è stata quella del 6 giugno 2014 e sono stati coinvolti i fornitori di ministeri, agenzie fiscali e degli enti nazionali di previdenza (inpdap, inail, inps).

• La seconda data è stata il 31 marzo 2015 , a partire dalla quale sono coinvolte tutte le amministrazioni pubbliche indicate nell’apposito elenco ISTAT ed inserite nel conto economico consolidato dello Stato + enti locali ( regioni, comuni).

Fe PA obbligatoria


#FeB2B


La fatturaPA: emissione e trasmissione

• File XmlPA (XML schema per fattura elettronica Sistema Di Interscambio SDI 1.0).

• Specifiche tecniche su www.fatturapa.gov.it

• Firma elettronica qualificata dell’emittente + riferimento temporale

• Trasmessa al Sistema di interscambio (SDI)


#FeB2B


http://www.fatturapa.gov.it/

Ricevute / Notifiche Ricevute / Notifiche

1

Pubblica Amministrazione

SDI - Sistema di interscambio

Intermediari per la PA

Intermediari per i fornitori

Analisi

Fatture Fatture

Fornitori

Fornitori


#FeB2B


4

Decreto L.vo n. 127 del 5.8.2015 Trasmissione telematica delle operazioni IVA e di controllo delle cessioni di beni effettuate attraverso distributori automatici,

Attivazione su base volontaria della fatturazione elettronica B2B

• A partire dal 1.7.2016 SOGEI mette a disposizione la stessa infrastruttura già in uso per la FePA

• Conferma della possibilità di utilizzo dello standard XmlPA

• Conferma della validità dei dettami di processo già evidenziati nella CM 18/E del 24.6.2014 – Vedi «Controllo di gestione interno Aziendale»

• Sistema di Incentivi per i soggetti che adotteranno la FE B2B:- Snellimento di adempimenti quali «Spesometro» e «Black List» e priorità nei

Rimborsi IVA- Per le imprese di minori dimensioni eliminazione delle scritture obbligatorie IVA


#FeB2B

L’evoluzione della Fatturazione Elettronica B2B

Fatture SDI - Sistema di

interscambio

Fornitore

Cliente

Fatture Ricevute / Notifiche

Dati/Mod. Pre Compilati

• Si tratta di una delle modalità possibili di FeB2B•In alternativa:

•FeB2B tra aziende (anche in modalità EDI)•FeB2B tramite canale bancario

Ricevute / Notifiche


#FeB2B

L’evoluzione della Fatturazione Elettronica B2B

(*) I dati delle società consolidate con il metodo del patrimonio netto sono considerati pro-quota.

Attività del Gruppo Ascopiave

Il Gruppo Ascopiave opera principalmente nel settore del gas naturale

Distribuzione gas naturale

Principali attivitàAltre attività

Gestione

calore

Vendita gas ai clienti finaliAttività non regolata / mercato

libero

Attività regolata / Concessioni

aggiudicate dai ComuniCogenerazione

Vendita

energia

elettrica

DISTRIBUZIONE GAS NATURALE (*)smc =standard metro cubo

N. di concessioni gestite 192

Lunghezza della rete di distribuzione (km) 8,227

Volumi di gas distribuiti (smc/mln) 776

VENDITA GAS NATURALE (*)smc =standard metro cubo

Volumi di gas venduti (smc/mln) 888

Numeri chiave 2014

Fatturare in formato elettronico: quando lo standard della

Pubblica Amministrazione torna utile anche al privato

Posizione Gruppo Vol. (mcs) %

1 Eni 16.375 25,9%

2 Edison 7.555 11,9%

3 Enel 5.803 9,2%

4 GdF Suez 3.137 5,0%

5 E.On 2.904 4,6%

6 Iren 2.482 3,9%

7 Hera 2.123 3,4%

8 Royal Dutch Shell 1.764 2,8%

9 A2A 1.588 2,5%

10 Sorgenia 1.406 2,2%

11 Ascopiave 1.107 1,7%

12 Estra 745 1,2%

13 Erogasmet 529 0,8%

14 Dolomiti Energia 459 0,7%

15 Unogas 439 0,7%

16 Linea Group Holding 429 0,7%

17 Erg 419 0,7%

18 Swiss Power & Gas 381 0,6%

19 Agsm Verona 377 0,6%

20 Enerxenia 366 0,6%

Altri 12.950 20,4%

Totale 63.338 100,0%

Posizione Gruppo Vol. (mcs) %

1 Snam 7.800 22,9%

2 F2I Reti Italia 5.661 16,6%

3 Hera 2.684 7,9%

4 Iren 2.099 6,2%

5 A2A 2.072 6,1%

6 Toscana Energia 1.218 3,6%

7 Ascopiave 912 2,7%

8 Estra 770 2,3%

9 Linea Group Holding 676 2,0%

10 Amga - Azienda Multiservizi 475 1,4%

11 Erogasmet 410 1,2%

12 Acsm-Agam 397 1,2%

13 Agsm Verona 380 1,1%

14 Ambiente Energia Brianza 378 1,1%

15 Energei 333 1,0%

16 Gas Natural Sdg 326 1,0%

17 Gas Rimini 294 0,9%

18 Dolomiti Energia 287 0,8%

19 Edison 281 0,8%

20 Aimag 275 0,8%

Altri 6.394 18,7%

Totale 34.122 100,0%

Il Gruppo Ascopiave vanta una supremazia regionale consolidata, collocandosi al 1° posto in Triveneto

quanto a numero di utenze servite.

(a) Elaborazioni interne su dati 2013 AEEGSI; (b) Comprende i volumi distribuiti da Ascopiave, Edigas Esercizio Distribuzione Gas, ASM

Distribuzione Gas e Unigas Distribuzione Gas; (c) Comprende i volumi venduti ai clienti finali da Ascotrade, Etra Energia, ASM Set, Estenergy,

Edigas Due, Veritas Energia, Pasubio Servizi, Blue Meta e Amgas Blu; i dati delle società consolidate con il metodo del patrimonio netto sono

considerati pro-quota.

(c)

(b)

Il Gruppo Ascopiave ha creato un polo industriale tale da divenire un operatore a livello nazionale nel

settore del gas naturale e leader in Veneto.

VOLUMI DI GAS DISTRIBUITI (a): VOLUMI DI GAS VENDUTI (a):

Principali operatori nel mercato Italiano del gas



Il Gruppo Ascopiave, attraverso le progressive acquisizioni societarie, ha visto aumentare le

aree geografiche in cui opera, per cui ad oggi è presente, oltre che nella provincia di Treviso,

anche nel resto del Veneto, in Friuli-Venezia Giulia, in Lombardia e Piemonte, in Emilia

Romagna e Liguria, ed infine, grazie alla recente acquisizione della società di vendita Amgas

Blu Srl, anche in provincia di Foggia.

NORD ITALIA

SUD ITALIA

Il Gruppo Ascopiave nel territorio



Ascopiave adotta SAP con un’implementazione standard del modello (ordine / bolla / fattura)

senza personalizzazioni.

La logistica in Ascopiave S.p.A. – Anno 2000

Convalida erogazione del servizio

Selezione / gara per

fornitura di servizi

Individuazione fornitore e

stipula contrattoORDINE

Erogazione del servizio

Emissione fattura

CARTACEA

Registrazione manuale fattura

FATTURA PagamentoControllo fattura

Notifica incongruenza

KO

FORNITORE

ASCOPIAVE

OK

Forn

itu

ra d

i se

rviz

i

SAP SAP SAP


fornitura di beni



Organizzazione per fornitura

Consegna bene / bolla

BOLLA / ENTRATA

MERCE

Emissione fattura

CARTACEA




KO

FORNITORE

ASCOPIAVE

OK

Forn

itu

ra d

i be

ni

SAP SAP SAP



La logistica in Ascopiave S.p.A. – Anno 2006

FATTURA SCANNER

REPOSITORYDOCUMENTALE SAP

INSERIMENTO FATTURA

Adozione di un sistema di gestione delle fatture passive per eliminare l’utilizzo della carta

dalla gestione operativa.

Nel 2012 è stata poi introdotta la conservazione sostitutiva delle fatture (archiviazione digitale

vs archiviazione cartacea).

VANTAGGI:

semplificazione e miglioramento dei report per le dichiarazioni vs Erario e Agenzia delle

Entrate;

miglioramento nella gestione del recupero crediti;

riduzione dei costi.



http://www.google.it/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0CAcQjRw&url=http://hyperwave.com/e/Vision/&ei=nc6HVcrvMuK_ygOm7Zh4&psig=AFQjCNHr1UmqGKZU8L-g4p_9svxhx9l06Q&ust=1435049976383336

http://www.google.it/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0CAcQjRw&url=http://hyperwave.com/e/Vision/&ei=nc6HVcrvMuK_ygOm7Zh4&psig=AFQjCNHr1UmqGKZU8L-g4p_9svxhx9l06Q&ust=1435049976383336

http://www.google.it/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0CAcQjRw&url=http://affettatricetop.it/come-scegliere-una-affettatrice/&ei=7QKJVf6IKYPTU_LhgIAF&bvm=bv.96339352,d.ZGU&psig=AFQjCNEVoenkjAdybHHb2Wqra3koWdIRzw&ust=1435128926340729






1) REGISTRAZIONE MANUALE DELLE FATTURE

La registrazione delle fatture avviene manualmente con:

possibili errori di imputazione (conto, centro di costo, profit center);

impiegando personale in attività a basso valore aggiunto (IVA);

processo autorizzativo di pagamento non lineare.

2) REGISTRAZIONE DELL’ENTRATA MERCE SUCCESSIVAMENTE AL RICEVIMENTO DELLA FATTURA

La registrazione di un’entrata merce può avvenire successivamente al ricevimento della fattura

soprattutto nel caso di servizi.

Anno 2014: le criticità presenti







Emissione fattura

CARTACEA




KO

FORNITORE

ASCOPIAVE

OK

Forn

itu

ra d

i se

rviz

i

SAP SAP SAP



1) LA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LE P.A. (XML PA) E’ STATO UN SUCCESSO

Giugno 2014 PAC

Marzo 2014 PAL

2) L’ANALISI DELLO STANDARD XML PA E’ COMPLETO, FRUIBILE E DIFFUSO

Lo standard XML PA si è dimostrato completo anche per l’automatizzazione del flusso informativo tra

aziende private. In SAP ECC 6.0 è sufficiente disporre di un semplice modulo di acquisizione automatica

delle fatture in formato XML.

Progetto XML – fattori abilitanti per il progetto

FATTURAFORNITORE

POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

FATTURA

ASCOPIAVE SAP

TRANSAZIONE AUTOMATICA



PER I FORNITORI:

eliminazione delle attività di stampa ed invio fattura cartacea

perfezionamento immediato delle obbligazioni contrattuali

possibilità di scontare finanziariamente il flusso di fornitura

PER ASCOPIAVE:

maggiore tempestività e azzeramento delle attività a basso valore aggiunto

riduzione dei costi del personale addetto. Riducendo della metà le fatture

cartacee – da 20 a 10 mila l'anno – la riduzione è nell’ordine dei113 mila euro

annui

annullamento degli errori di registrazione delle fatture

semplificazione del processo autorizzativo di pagamento

riduzione dei contenziosi e riduzione del rischio frode

Vantaggi



OLD

NU

OV

ON

EW


fornitura di beni


stipula contratto

ORDINE



BOLLA / ENTRATA

MERCE

Emissione fattura

CARTACEA


FATTURAPagamento 60 gg (min.)


fornitura di beni


stipula contratto

ORDINE



BOLLA / ENTRATA

MERCE

Emissione fattura

ELETTRONICA

FATTURAPagamento

15 gg

Controllo fattura


KO

Registrazione automatica

FORNITORE

FORNITORE

ASCOPIAVE

ASCOPIAVE

OK

Fornitura di beni – soluzioni a confronto



Fornitura di servizi – soluzioni a confronto



OLD

NU

OV

ON

EW




stipula contratto

ORDINE


Emissione fattura

CARTACEA


FATTURAPagamento 60 gg (min.)




stipula contratto

ORDINE


Emissione fattura

ELETTRONICA

FATTURAPagamento

15 gg

Controllo fattura


KO

Registrazione automatica

FORNITORE

FORNITORE

ASCOPIAVE

ASCOPIAVE

OK

Invio del documento

via posta elettronica



Grazie per l’attenzione

www.ascopiave.it

www.menocarta.net www.faststart.it

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Economy & Finance

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