Fatturare in formato
elettronico: quando lo
standard della Pubblica
Amministrazione torna utile
anche al privato
La Case History
Fatturazione elettronica dalla PA al B2B: un percorso dove il controllo di gestione fa la differenza.
#FeB2B
Riferimenti normativi:
Decreto Ministero Economia e Finanze n 55 del 3 aprile 2013 Circolare dell’Agenzia delle Entrate 18/E del 24 giugno 2014
Decreto Ministero Economia e Finanze n 146 del 17 giugno 2014
Fatturazione elettronica dalla PA al B2B: un percorso dove il controllo di gestione fa la differenza.
#FeB2B
Premessa metodologica: La best practice della fatturazione elettronica verso la P.A.
I tre pilastri: A.I.L.
FE Documento che non viene mai materializzato, dall’emissione alla conservazione. abbiamo bisogno di garanzie tecniche che:
• il doc. sia autentico, ossia provenga e sia stato emesso dal fornitore nella fattura stessa
• il doc sia integro ossia non abbia subito modifiche nel contenuto di qualsiasi tipo dal momento di emissione sino alla ricezione
• leggibile cioè sia visualizzabile in modo tale che tutte le informazioni rilevanti siano facilmente leggibili su carta o sullo schermo. (human readable) Se necessario la leggibilità può essere il risultato di una conversione con un software di visualizzazione. ( pensiamo ai formati strutturati XML o EDI)
• La leggibilità deve essere garantita per tutto il periodo di conservazione elettronica obbligatorio anche ai fini dell’esibizione alle autorità fiscali/revisori etc.
Fatturazione elettronica dalla PA al B2B: un percorso dove il controllo di gestione fa la differenza.
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Premessa metodologica: La best practice della fatturazione elettronica verso la P.A.
La nuova FE - deregulation dal 1.1.13• Semplificazione in emissione con, in alternativa i seguenti metodi x
assicurare autenticità ed integrità:• Apposizione firma elettronica qualificata o digitale,• Utilizzo di sistemi EDI di trasmissione
NOVITA’:• Mediante sistemi controllo di gestione che assicurino collegamento
affidabile tra la fattura e la cessione dei beni/servizi riferibile ad essa
• Altre tecnologie in grado di garantire A I
NO RIFERIMENTO TEMPORALE.LIBERTA’ DI SCELTA DEL FORMATO DI EMISSIONE :Es. STRUTTURATA (XML) NON STRUTTURATA (PDF)
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Premessa metodologica: La best practice della fatturazione elettronica verso la P.A.
Sistemi di controllo di gestione (audit trails)
• Devono essere utilizzati sistemi di controllo per garantire che esista un collegamento certo tra ciascuna operazione imponibile Iva e la fattura emessa ( autenticità ed integrità):
• Quindi tenere traccia dei documenti collegati relativi al ciclo di fatturazione: contratto-accordo commerciale/ordine d’acquisto/ddt/fattura/pagamento
• elementi da riconciliare:x autenticità: verifica del cliente che ha fatto l’ordine, ricevuto la consegna, intestatario della fatturax integrità: verifica di prezzo, quantità, termini di pagamento, Iva dovuta, p.ivacorretta
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Premessa metodologica: La best practice della fatturazione elettronica verso la P.A.
Accordo con destinatarioChe sia accordo (agreement) o “accettazione”, è un elemento essenziale, anche se non più obbligatorio, in uno scambio di FE:
anche se la norma non richiede una formalizzazione scritta, ritengo che l’accordo debba essere formalizzato, poiché le parti devono concordare una serie di elementi, tra cui:
• il formato della FE
• il sistema di trasmissione usato
• i metodi usati per garantire A I L
• Tempistiche
INOLTRE POTREBBE ESSERE NECESSARIO DIMOSTRARE L’ESISTENZA DELL’ACCORDO SU RICHIESTA DELLE AUTORITA’ FISCALI.
Fatturazione elettronica dalla PA al B2B: un percorso dove il controllo di gestione fa la differenza.
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Premessa metodologica: La best practice della fatturazione elettronica verso la P.A.
Impatto della FELa maggior parte dei vantaggi economici non deriva dai risparmi nei costi di stampa e spedizione (seppur non trascurabili), ma dalla completa automazione ed integrazione dei processi tra le parti
Questi vantaggi sono sfruttati a pieno se il formato è STRUTTURATO.
Quindi :
- Riduzione ed ottimizzazione dei costi: no data entry manuale, no errori registrazioni, no smarrimenti etc
- Ridotto rischio falsi e duplicazioni: x riconciliazione automatica dei dati e processi autorizzativi con controlli sui dati fattura più efficienti
- Riduzione errori pagamenti e calo del numero medio giorni necessario a ricevere pagamento
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Premessa metodologica: La best practice della fatturazione elettronica verso la P.A.
Best practices generali x la FE- Validazione e riconciliazione dati fattura con i doc collegati: ordini,
prezzi pattuiti, DDT, termini pagamento, dati fiscali e bancari cliente/fornitore
- Trasmissione dati in modalità sicure (https, FTP, PEC etc.)- Uso di dati strutturati e standard (XML)- Piani di recovery ( ripristino dati in caso di perdite/danni sistema
etc)- Mantenere un “audit trial” tra il sistema di FE e l’applicativo interno
x l’elaborazione dati fatturazione- Leggibilità dei dati conservati durante il periodo di archiviazione - Documentazione interna dettagliata dell’intero processo (Manuale
del responsabile della conservazione)
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Premessa metodologica: La best practice della fatturazione elettronica verso la P.A.
• Il 6 giugno 2013 è entrato in vigore il decreto attuativo che prevede modalità e tempistiche per l’operatività della FE obbligatoria per la PA.
• i fornitori delle amministrazioni pubbliche non possono più inviare fatture cartacee bensì fatture elettroniche secondo le specifiche tecniche indicate negli allegati.
• Una prima data di partenza è stata quella del 6 giugno 2014 e sono stati coinvolti i fornitori di ministeri, agenzie fiscali e degli enti nazionali di previdenza (inpdap, inail, inps).
• La seconda data è stata il 31 marzo 2015 , a partire dalla quale sono coinvolte tutte le amministrazioni pubbliche indicate nell’apposito elenco ISTAT ed inserite nel conto economico consolidato dello Stato + enti locali ( regioni, comuni).
Fe PA obbligatoria
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Premessa metodologica: La best practice della fatturazione elettronica verso la P.A.
La fatturaPA: emissione e trasmissione
• File XmlPA (XML schema per fattura elettronica Sistema Di Interscambio SDI 1.0).
• Specifiche tecniche su www.fatturapa.gov.it
• Firma elettronica qualificata dell’emittente + riferimento temporale
• Trasmessa al Sistema di interscambio (SDI)
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Premessa metodologica: La best practice della fatturazione elettronica verso la P.A.
Ricevute / Notifiche Ricevute / Notifiche
1
Pubblica Amministrazione
SDI - Sistema di interscambio
Intermediari per la PA
Intermediari per i fornitori
Analisi
Fatture Fatture
Fornitori
Fornitori
Fatturazione elettronica dalla PA al B2B: un percorso dove il controllo di gestione fa la differenza.
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Premessa metodologica: La best practice della fatturazione elettronica verso la P.A.
4
Decreto L.vo n. 127 del 5.8.2015 Trasmissione telematica delle operazioni IVA e di controllo delle cessioni di beni effettuate attraverso distributori automatici,
Attivazione su base volontaria della fatturazione elettronica B2B
• A partire dal 1.7.2016 SOGEI mette a disposizione la stessa infrastruttura già in uso per la FePA
• Conferma della possibilità di utilizzo dello standard XmlPA
• Conferma della validità dei dettami di processo già evidenziati nella CM 18/E del 24.6.2014 – Vedi «Controllo di gestione interno Aziendale»
• Sistema di Incentivi per i soggetti che adotteranno la FE B2B:- Snellimento di adempimenti quali «Spesometro» e «Black List» e priorità nei
Rimborsi IVA- Per le imprese di minori dimensioni eliminazione delle scritture obbligatorie IVA
Fatturazione elettronica dalla PA al B2B: un percorso dove il controllo di gestione fa la differenza.
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L’evoluzione della Fatturazione Elettronica B2B
Fatture SDI - Sistema di
interscambio
Fornitore
Cliente
Fatture Ricevute / Notifiche
Dati/Mod. Pre Compilati
• Si tratta di una delle modalità possibili di FeB2B•In alternativa:
•FeB2B tra aziende (anche in modalità EDI)•FeB2B tramite canale bancario
Ricevute / Notifiche
Fatturazione elettronica dalla PA al B2B: un percorso dove il controllo di gestione fa la differenza.
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L’evoluzione della Fatturazione Elettronica B2B
(*) I dati delle società consolidate con il metodo del patrimonio netto sono considerati pro-quota.
Attività del Gruppo Ascopiave
Il Gruppo Ascopiave opera principalmente nel settore del gas naturale
Distribuzione gas naturale
Principali attivitàAltre attività
Gestione
calore
Vendita gas ai clienti finaliAttività non regolata / mercato
libero
Attività regolata / Concessioni
aggiudicate dai ComuniCogenerazione
Vendita
energia
elettrica
DISTRIBUZIONE GAS NATURALE (*)smc =standard metro cubo
N. di concessioni gestite 192
Lunghezza della rete di distribuzione (km) 8,227
Volumi di gas distribuiti (smc/mln) 776
VENDITA GAS NATURALE (*)smc =standard metro cubo
Volumi di gas venduti (smc/mln) 888
Numeri chiave 2014
Fatturare in formato elettronico: quando lo standard della
Pubblica Amministrazione torna utile anche al privato
Posizione Gruppo Vol. (mcs) %
1 Eni 16.375 25,9%
2 Edison 7.555 11,9%
3 Enel 5.803 9,2%
4 GdF Suez 3.137 5,0%
5 E.On 2.904 4,6%
6 Iren 2.482 3,9%
7 Hera 2.123 3,4%
8 Royal Dutch Shell 1.764 2,8%
9 A2A 1.588 2,5%
10 Sorgenia 1.406 2,2%
11 Ascopiave 1.107 1,7%
12 Estra 745 1,2%
13 Erogasmet 529 0,8%
14 Dolomiti Energia 459 0,7%
15 Unogas 439 0,7%
16 Linea Group Holding 429 0,7%
17 Erg 419 0,7%
18 Swiss Power & Gas 381 0,6%
19 Agsm Verona 377 0,6%
20 Enerxenia 366 0,6%
Altri 12.950 20,4%
Totale 63.338 100,0%
Posizione Gruppo Vol. (mcs) %
1 Snam 7.800 22,9%
2 F2I Reti Italia 5.661 16,6%
3 Hera 2.684 7,9%
4 Iren 2.099 6,2%
5 A2A 2.072 6,1%
6 Toscana Energia 1.218 3,6%
7 Ascopiave 912 2,7%
8 Estra 770 2,3%
9 Linea Group Holding 676 2,0%
10 Amga - Azienda Multiservizi 475 1,4%
11 Erogasmet 410 1,2%
12 Acsm-Agam 397 1,2%
13 Agsm Verona 380 1,1%
14 Ambiente Energia Brianza 378 1,1%
15 Energei 333 1,0%
16 Gas Natural Sdg 326 1,0%
17 Gas Rimini 294 0,9%
18 Dolomiti Energia 287 0,8%
19 Edison 281 0,8%
20 Aimag 275 0,8%
Altri 6.394 18,7%
Totale 34.122 100,0%
Il Gruppo Ascopiave vanta una supremazia regionale consolidata, collocandosi al 1° posto in Triveneto
quanto a numero di utenze servite.
(a) Elaborazioni interne su dati 2013 AEEGSI; (b) Comprende i volumi distribuiti da Ascopiave, Edigas Esercizio Distribuzione Gas, ASM
Distribuzione Gas e Unigas Distribuzione Gas; (c) Comprende i volumi venduti ai clienti finali da Ascotrade, Etra Energia, ASM Set, Estenergy,
Edigas Due, Veritas Energia, Pasubio Servizi, Blue Meta e Amgas Blu; i dati delle società consolidate con il metodo del patrimonio netto sono
considerati pro-quota.
(c)
(b)
Il Gruppo Ascopiave ha creato un polo industriale tale da divenire un operatore a livello nazionale nel
settore del gas naturale e leader in Veneto.
VOLUMI DI GAS DISTRIBUITI (a): VOLUMI DI GAS VENDUTI (a):
Principali operatori nel mercato Italiano del gas
Fatturare in formato elettronico: quando lo standard della
Pubblica Amministrazione torna utile anche al privato
Il Gruppo Ascopiave, attraverso le progressive acquisizioni societarie, ha visto aumentare le
aree geografiche in cui opera, per cui ad oggi è presente, oltre che nella provincia di Treviso,
anche nel resto del Veneto, in Friuli-Venezia Giulia, in Lombardia e Piemonte, in Emilia
Romagna e Liguria, ed infine, grazie alla recente acquisizione della società di vendita Amgas
Blu Srl, anche in provincia di Foggia.
NORD ITALIA
SUD ITALIA
Il Gruppo Ascopiave nel territorio
Fatturare in formato elettronico: quando lo standard della
Pubblica Amministrazione torna utile anche al privato
Ascopiave adotta SAP con un’implementazione standard del modello (ordine / bolla / fattura)
senza personalizzazioni.
La logistica in Ascopiave S.p.A. – Anno 2000
Convalida erogazione del servizio
Selezione / gara per
fornitura di servizi
Individuazione fornitore e
stipula contrattoORDINE
Erogazione del servizio
Emissione fattura
CARTACEA
Registrazione manuale fattura
FATTURA PagamentoControllo fattura
Notifica incongruenza
KO
FORNITORE
ASCOPIAVE
OK
Forn
itu
ra d
i se
rviz
i
SAP SAP SAP
Selezione / gara per
fornitura di beni
Individuazione fornitore e
stipula contrattoORDINE
Organizzazione per fornitura
Consegna bene / bolla
BOLLA / ENTRATA
MERCE
Emissione fattura
CARTACEA
Registrazione manuale fattura
FATTURA PagamentoControllo fattura
Notifica incongruenza
KO
FORNITORE
ASCOPIAVE
OK
Forn
itu
ra d
i be
ni
SAP SAP SAP
Fatturare in formato elettronico: quando lo standard della
Pubblica Amministrazione torna utile anche al privato
La logistica in Ascopiave S.p.A. – Anno 2006
FATTURA SCANNER
REPOSITORYDOCUMENTALE SAP
INSERIMENTO FATTURA
Adozione di un sistema di gestione delle fatture passive per eliminare l’utilizzo della carta
dalla gestione operativa.
Nel 2012 è stata poi introdotta la conservazione sostitutiva delle fatture (archiviazione digitale
vs archiviazione cartacea).
VANTAGGI:
semplificazione e miglioramento dei report per le dichiarazioni vs Erario e Agenzia delle
Entrate;
miglioramento nella gestione del recupero crediti;
riduzione dei costi.
Fatturare in formato elettronico: quando lo standard della
Pubblica Amministrazione torna utile anche al privato
1) REGISTRAZIONE MANUALE DELLE FATTURE
La registrazione delle fatture avviene manualmente con:
possibili errori di imputazione (conto, centro di costo, profit center);
impiegando personale in attività a basso valore aggiunto (IVA);
processo autorizzativo di pagamento non lineare.
2) REGISTRAZIONE DELL’ENTRATA MERCE SUCCESSIVAMENTE AL RICEVIMENTO DELLA FATTURA
La registrazione di un’entrata merce può avvenire successivamente al ricevimento della fattura
soprattutto nel caso di servizi.
Anno 2014: le criticità presenti
Convalida erogazione del servizio
Selezione / gara per
fornitura di servizi
Individuazione fornitore e
stipula contrattoORDINE
Erogazione del servizio
Emissione fattura
CARTACEA
Registrazione manuale fattura
FATTURA PagamentoControllo fattura
Notifica incongruenza
KO
FORNITORE
ASCOPIAVE
OK
Forn
itu
ra d
i se
rviz
i
SAP SAP SAP
Fatturare in formato elettronico: quando lo standard della
Pubblica Amministrazione torna utile anche al privato
1) LA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LE P.A. (XML PA) E’ STATO UN SUCCESSO
Giugno 2014 PAC
Marzo 2014 PAL
2) L’ANALISI DELLO STANDARD XML PA E’ COMPLETO, FRUIBILE E DIFFUSO
Lo standard XML PA si è dimostrato completo anche per l’automatizzazione del flusso informativo tra
aziende private. In SAP ECC 6.0 è sufficiente disporre di un semplice modulo di acquisizione automatica
delle fatture in formato XML.
Progetto XML – fattori abilitanti per il progetto
FATTURAFORNITORE
POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
FATTURA
ASCOPIAVE SAP
TRANSAZIONE AUTOMATICA
Fatturare in formato elettronico: quando lo standard della
Pubblica Amministrazione torna utile anche al privato
PER I FORNITORI:
eliminazione delle attività di stampa ed invio fattura cartacea
perfezionamento immediato delle obbligazioni contrattuali
possibilità di scontare finanziariamente il flusso di fornitura
PER ASCOPIAVE:
maggiore tempestività e azzeramento delle attività a basso valore aggiunto
riduzione dei costi del personale addetto. Riducendo della metà le fatture
cartacee – da 20 a 10 mila l'anno – la riduzione è nell’ordine dei113 mila euro
annui
annullamento degli errori di registrazione delle fatture
semplificazione del processo autorizzativo di pagamento
riduzione dei contenziosi e riduzione del rischio frode
Vantaggi
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Pubblica Amministrazione torna utile anche al privato
OLD
NU
OV
ON
EW
Selezione / gara per
fornitura di beni
Individuazione fornitore e
stipula contratto
ORDINE
Organizzazione per fornitura
Consegna bene / bolla
BOLLA / ENTRATA
MERCE
Emissione fattura
CARTACEA
Registrazione manuale fattura
FATTURAPagamento 60 gg (min.)
Selezione / gara per
fornitura di beni
Individuazione fornitore e
stipula contratto
ORDINE
Organizzazione per fornitura
Consegna bene / bolla
BOLLA / ENTRATA
MERCE
Emissione fattura
ELETTRONICA
FATTURAPagamento
15 gg
Controllo fattura
Notifica incongruenza
KO
Registrazione automatica
FORNITORE
FORNITORE
ASCOPIAVE
ASCOPIAVE
OK
Fornitura di beni – soluzioni a confronto
Fatturare in formato elettronico: quando lo standard della
Pubblica Amministrazione torna utile anche al privato
Fornitura di servizi – soluzioni a confronto
Convalida erogazione del servizio
Convalida erogazione del servizio
OLD
NU
OV
ON
EW
Selezione / gara per
fornitura di servizi
Individuazione fornitore e
stipula contratto
ORDINE
Erogazione del servizio
Emissione fattura
CARTACEA
Registrazione manuale fattura
FATTURAPagamento 60 gg (min.)
Selezione / gara per
fornitura di servizi
Individuazione fornitore e
stipula contratto
ORDINE
Erogazione del servizio
Emissione fattura
ELETTRONICA
FATTURAPagamento
15 gg
Controllo fattura
Notifica incongruenza
KO
Registrazione automatica
FORNITORE
FORNITORE
ASCOPIAVE
ASCOPIAVE
OK
Invio del documento
via posta elettronica
Fatturare in formato elettronico: quando lo standard della
Pubblica Amministrazione torna utile anche al privato
Grazie per l’attenzione
www.ascopiave.it
www.menocarta.net www.faststart.it
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