Master alma laboris (milano) audit e iso 19011

AUDITOR INTERNO 19011:12

Corso base sulle linee guida per audit di Sistemi di Gestione

RIFERIMENTI BASE:

• UNI CEI EN ISO/IEC 17021:2011

• UNI EN ISO 19011: 2012

2

Filosofia Audit Interni

Valore Aggiunto

La prestazione dell’Auditor Interno è misurabile in termini di

miglioramento apportato alle attività dei Clienti

Indipendenza

L’Auditor Interno non ha alcun interesse produttivo o

commerciale che possa mettere a repentaglio la sua

indipendenza

Miglioramento continuo

L’Auditor Interno opera in stretta collaborazione con i propri

Clienti al fine di migliorare continuamente l’efficienza e la

gestione dei rischi

3

Programma del corso

Primo giorno

Dalla UNI EN ISO 19011:2003 alle UNI CEI EN ISO/IEC 17021 & UNI EN ISO 19011 –

Principali differente e novità

UNI CEI EN 19011:2012 - Par. 3 Principali termini e definizioni

UNI CEI EN 19011:2012 - Par. 4 Principi dell’attività di audit

UNI CEI EN 19011:2012 – Par. 5 Gestione di un programma di audit

UNI CEI EN 19011:2012 – Par. 6 Svolgimento di un audit (di 1° parte)

AUD19011


4

Programma del corso

Secondo giorno

UNI CEI EN 19011:2012 – Par. 6 Svolgimento di un audit (di 2° parte)

UNI CEI EN 19011:2012 – Par. 7 Competenza e valutazione degli auditor

Cenni sulla Appendice A della UNI EN ISO 19011:2012

Certificazione ed accreditamento

Codice deontologico dell’auditor e schemi di certificazione per auditor

AUD19011


5

ORARI DELLE LEZIONI:

1° GIORNO: 09.30 - 18.30

2° GIORNO: 09.30 - 18.30

Per potere sostenere l’esame,

non sono consentite assenze

superiori al 10% della durata del

corso e comunque ogni assenza

dovrà essere giustificata ai docenti.

AUD19011


http://chsites01.sgs.net/sites/Imagebank/test folder/Forms/DispForm.aspx?ID=265&RootFolder=%2fsites%2fImagebank%2ftest%20folder%2fConcept

6

Valutazione candidati attività in aula esame

Capacità personali, attitudine,

interesse, modo di reagire,

motivazioni

Attitudine agli audit

Punteggio max. 50 punti

una prova scritta di 60 minuti

complessivi, articolata in:

50 domande (quiz) sui contenuti

della norma UNI EN ISO19011:2012

max. 50 punti

Per superare il corso i candidati devono ottenere

almeno il 60% del punteggio per ogni prova,

nonché almeno 60 come punteggio totale

(su un punteggio massimo di 100).

AUD19011


7

RICONOSCIMENTI DEL CORSO

Il superamento dell’esame del corso è condizione necessaria per :

- Completare il percorso formativo su uno o più Sistemi di gestione

- Accedere all’esame per ottenere la certificazione da parte di un OdC del Personale

UNI CEI EN ISO

19011:2012

(AUD 19011)

2 GG

UNI EN ISO

9001:2008

(AUDQUAL) 3 GG

UNI EN ISO

14001:2004

(AUDAMB) 3 GG

OHSAS18001:07

(AUDSIC) 3 GG

QUESTIONARIO

PREACCESSO

Valutatore sistema

gestione qualità

Valutatore sistema

gestione ambiente

Valutatore sistema

gestione sicurezza

ESAME

UNI EN ISO

22000:2005

(AUDSAL) 3 GG

Valutatore sistema

gestione sicurezza

alimentare

Indice delle due norme

Contenuti base afferenti la conduzione degli audit

scopo e campo di applicazione delle due norme

termini e definizioni principali delle due norme

AUD 19011

Corso base sulle linee guida per audit di sistemi di gestione

LEZIONE 1

Dalla UNI EN ISO 19011:2003 alle UNI CEI EN ISO/IEC 17021 & UNI EN ISO 19011 –

Principali differente e novità

9

INDICE 17021

Scopo e campo di applicazione – § 1

Riferimenti normativi – § 2

Termini e definizioni – § 3

Principi – § 4

Requisiti generali, strutturali, per le risorse e

relativi alle informazioni – §§ 5 - 8

Requisiti di processo e relativi al SG degli OdC -

§§ 9 - 10

Appendici (A-F)

10

CONTENUTI BASE 17021

La norma contiene i principi ed i requisiti per la competenza,

la coerenza e l’imparzialità dell’audit e della certificazione

dei sistemi di gestione di tutti i tipi (per es.: SGQ – SGA –

SGSSL – SGRS – SGSA) e per gli organismi di certificazione

(OdC) che forniscono queste attività.

La norma 17021 è utilizzata dagli Organismi di

accreditamento (OdA) per accreditare gli OdC.

Gli OdC operanti secondo la norma non sono tenuti ad

offrire tutti i tipi di certificazione di sistema di gestione.

Noi analizzeremo solo la parte della norma relativa all’attività

dell’auditor

11

CONTENUTI BASE 17021

Il punto 4 descrive i principi dell'attività di audit. Questi

principi aiutano l'utilizzatore ad apprezzare la natura

essenziale dell'attività di audit.

Il punto 9.1, con l’aiuto delle appendici E ed F, fornisce

una guida per la gestione di programmi di audit e per la

conduzione di audit di sistemi di gestione, compresa la

scelta dei gruppi. Copre, inoltre, aspetti quali la

determinazione della durata degli audit, i criteri per il

campionamento delle organizzazioni multi-sito e la

comunicazione interna ed esterna al gruppo di audit.

Il punto 7.2, con l’aiuto delle appendici dalla A alla D,

fornisce una guida sulla competenza necessaria per un

auditor e descrive un processo per la valutazione degli

auditor.

12

Campo di applicazione della 19011 e relazione con la 17021

La 19011 si applica :

• Agli audit interni ( denominati anche “audit di prima parte”)

• Agli audit sui fornitori ( denominati anche “ audit di seconda parte”)

• Per fini legali, per fini stabiliti da regolamenti e da altre prescrizioni

obbligatorie in genere ( audit di terza parte)

Agli audit di certificazione di sistemi di gestione si applicano i requisiti della

norma ISO 17021 ( sebbene si possano considerare utili i requisiti di dettaglio

forniti nella ISO 19011).

Dalla UNI EN ISO 19011:2003 alle UNI CEI EN ISO/IEC 17021 &

UNI EN ISO 19011 – Principali differente e novità

13

INDICE 19011

1 Scopo e campo di applicazione

2 Riferimenti normativi

3 Termini e definizioni

4 Principi dell'attività di audit

5 Gestione di un programma di audit

6 Svolgimento di un audit

7 Competenza e valutazione degli auditor

Appendice A – Guida ed esempi illustrativi delle conoscenze e abilità degli auditor

Appendice B – Guida supplementare per la pianificazione e conduzione degli audit



14

UNI EN ISO 19011:2012

Il punto 4 Descrive i principi dell'attività di audit. Questi principi

aiutano l'utilizzatore ad apprezzare la natura essenziale

dell'attività di audit.

Il punto 5 Fornisce una guida per la gestione di programmi di

audit e copre aspetti quali l'assegnazione di responsabilità per la

gestione di programmi, la definizione degli obiettivi del

programma, il coordinamento delle attività e la fornitura di risorse

sufficienti per il gruppo di audit.

Il punto 6 Contiene la guida per la conduzione di audit di sistemi

di gestione per la qualità e/o di gestione ambientale, compresa la

scelta dei gruppi.

Il punto 7 Fornisce una guida sulla competenza necessaria per

un auditor e descrive un processo per la valutazione degli

auditor.



15

- PRINCIPALI DIFFERENZE CON UNI EN ISO 19011:2003 Modifica del campo di applicazione

Introduzione del concetto di rischio associato

Introduzione del concetto di audit remoto

Introduzione del principio di riservatezza

Esplicitazione delle responsabilità

Eliminazione degli Help Box

Modificato il concetto di competenza degli auditor

Eliminato il prospetto 1 ed. 2003, contenente i requisiti

minimi puntuali dell’auditor

Alla ed. 2012 aggiunte 2 appendici (Guide)

UNI EN ISO 19011: 2012

16

TERMINI E DEFINIZIONI

AUDIT ( DA 19011)

Processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze dell’audit e valutarlo con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri di audit sono stati soddisfatti.

AUDIT DI CERTIFICAZIONE DI TERZA PARTE (DA 17021)

Audit eseguito da un’organizzazione indipendente dal cliente e dall’utilizzatore, per certificare il sistema di gestione del cliente.

17

TERMINI E DEFINIZIONI (tratte da 19011:2012)

Considerazioni sulla definizione di AUDIT – Nota 3 - 4

L’audit eseguito su più Sistemi di Gestione contemporaneamente (es. Qualità/Ambiente, Qualità/Ambiente/Sicurezza), viene definito "audit combinato”

L’audit eseguito congiuntamente da due o più organismi di audit sulla medesima organizzazione, viene definito "audit congiunto".

Un “audit integrato” sussiste quando un cliente ha integrato l’applicazione di requisiti di due o più norme di sistemi di gestione in un unico sistema di gestione ed è sottoposto ad audit rispetto a più di una norma (tratto da 17021)

18

TERMINI E DEFINIZIONI (tratte da 19011:2012) Considerazioni sulla definizione di AUDIT

Verificare la conformità degli

elementi del Sistema di

Gestione alle prescrizioni

Verificare l’efficacia del

Sistema di Gestione attuato

nel raggiungere gli obiettivi

prefissati

Fornire ad una organizzazione

l’opportunità di migliorare il

proprio Sistema di Gestione

Adempiere a specifiche

prescrizioni contrattuali

Certificare il Sistema di

Gestione di una organizzazione

SCOPO DELL’AUDIT:

19

AUDIT INTERNI

(DI PRIMA PARTE)

ESEGUITI DA UNA ORGANIZZAZIONE SULLA ATTUAZIONE

ED EFFICACIA DEL PROPRIO SG

POSSONO ESSERE CONDOTTI AUDIT SU PROCESSI

OPERATIVI, PRODOTTI O SERVIZI

GLI AUDITORS POSSONO APPARTENERE O MENO ALLA

ORGANIZZAZIONE


Considerazioni sulla definizione di AUDIT – Nota 1

20

determinare se quanto predisposto è:

Applicato

Applicabile

Efficace

Migliorabile

SCOPO DEGLI AUDIT INTERNI



21

AUDIT ESTERNI

DI SECONDA PARTE



POSSONO

ESEGUITI DA CLIENTI SU PROPRI FORNITORI

ESSERE COMMISSIONATI A UNA SOCIETA’ ESTERNA

ESSERE

PRELIMINARI ALL’ORDINE, A SCOPO DI VALUTAZIONE E

QUALIFICAZIONE

SVOLTI IN CORSO DI FORNITURA (CLAUSOLA CONTRATTUALE)

SVOLTI SU COMMESSA ULTIMATA

22

AUDIT ESTERNI

DI TERZA PARTE

Una terza parte indipendente esegue l’audit al fine di certificarne la

conformità rispetto ai requisiti espressi dalle norme di riferimento

Gli audit di certificazione di terza parte comprendono audit iniziali, di

sorveglianza, di rinnovo della certificazione così come audit speciali.



23



GLI AUDIT ESTERNI

(seconda e terza parte)

SONO DI SOLITO MENO APPROFONDITI DEGLI AUDIT

INTERNI (MINOR TEMPO A DISPOSIZIONE)

TENDONO A VERIFICARE CAMPIONI RIDOTTI DEL SG

I VALUTATORI DEVONO AVERE GRANDE

ESPERIENZA E SAPER PRENDERE PRONTE

DECISIONI

24


CRITERI DELL’ AUDIT

Insieme di politiche, procedure o requisiti utilizzati come

riferimento, rispetto ai quali si confrontano le evidenze

dell’audit

EVIDENZE DELL’AUDIT

Registrazioni, dichiarazioni di fatti o altre informazioni, che sono pertinenti ai criteri dell’ audit e verificabili.

Nota: le evidenze dell’audit possono essere qualitative o quantitative

25


RISULTANZE DELL’AUDIT

Risultati della valutazione delle evidenze dell'audit

raccolte rispetto ai criteri dell’ audit

NOTA: Le risultanze dell'audit possono indicare conformità o non conformità rispetto ai criteri di audit, o segnalare opportunità di miglioramento.

CONCLUSIONI DELL’AUDIT

Esito di un audit dopo aver preso in esame gli obiettivi e tutte le risultanze dell'audit.

26


COMMITTENTE DELL’AUDIT

Organizzazione o persona che richiede un audit

NOTA: In caso di audit interno, il committente può essere l’organizzazione

oggetto dell’audit o la persona che gestisce il programma di audit. Le

richieste di audit esterni possono provenire da fonti come autorità in ambito

legislativo, parti contrattuali o potenziali clienti.

ORGANIZZAZIONE OGGETTO DELL’AUDIT

Organizzazione sottoposta all’audit.

27


AUDITOR

Persona che conduce un audit.

GRUPPO DI AUDIT

Uno o più auditor che conducono un audit, supportati, se richiesto, da

esperti tecnici (ET)

NOTA: Un auditor del gruppo di audit è nominato responsabile del gruppo di audit.

NOTA: Il gruppo di audit può comprendere auditor in addestramento

ESPERTO TECNICO

Persona che fornisce conoscenze o esperienze specifiche al gruppo di audit.

NOTA: Le conoscenze o esperienze specifiche sono riferite all'organizzazione, al

processo, o all'attività da sottoporre ad audit, alla lingua o alla cultura.

NOTA: Un esperto tecnico non agisce come auditor nel gruppo di audit.

28


GUIDA

Persona designata dall’organizzazione oggetto dell’audit per assistere il gruppo di audit.

OSSERVATORE

Persona che accompagna il gruppo di audit ma non effettua l’audit.

PROGRAMMA DI AUDIT

Disposizioni per un insieme di uno o più audit pianificati per un arco di

tempo definito ed orientati verso uno scopo specifico.

CAMPO DI APPLICAZIONE DELL’AUDIT

Estensione e limiti di un audit

NOTA : Comprende generalmente una descrizione dei siti, delle unità organizzative, delle attività e dei processi, così come il periodo di tempo richiesto.

29


PIANO DELL’AUDIT

Descrizione delle attività e delle disposizioni riguardanti un audit.

AREA TECNICA … da 17021

Area caratterizzata da aspetti comuni di processi relativi ad un tipo specifico di sistema di gestione

COMPETENZA … da 17021

Capacità di applicare conoscenze e abilità per ottenere i risultati desiderati.

Lezione 2

Capitolo 4 - Principi dell’attività di audit

AUD19011


31

PRINCIPI DELL’ATTIVITA’ DI AUDIT

I principi seguenti dovrebbero essere applicati come guida per le decisioni e per il miglioramento delle prestazioni.

I principi non sono requisiti.

Il valore di un audit è il grado di fiducia e credibilità che deriva da una valutazione imparziale e competente, effettuata da una terza parte.

Il rispetto di questi principi è un prerequisito per fornire conclusioni dell’audit pertinenti e sufficienti e per contribuire a rendere l’audit uno strumento efficace e affidabile a sostegno delle politiche e dei controlli della direzione.

32


RISERVATEZZA

Sicurezza delle informazioni. Fiducia, integrità, riservatezza e discrezione

sono essenziali per l'attività di audit, comprese le informazioni sensibili.

PRESENTAZIONE IMPARZIALE

Obbligo di elaborare rapporti veritieri e accurati. L’obbligo di riportare

fedelmente e con precisione le risultanze, le conclusioni ed i rapporti di

audit riflettono fedelmente ed accuratamente le attività dell'audit.

Vengono riportati ostacoli significativi incontrati durante I'audit ed opinioni

divergenti non risolte tra il gruppo di audit e l'organizzazione oggetto

dell'audit.

INTEGRITA’

Il fondamento della professionalità. Svolgere il lavoro con onestà, diligenza,responsabilità, in modo imparziale e senza pregiudizi, osservando e rispettando tutti i requisiti legali applicabili, dimostrando competenza e tenendo conto di eventuali influenze che possono essere esercitate sul proprio giudizio in tutte le relazioni.

33

DOVUTA PROFESSIONALITA’

L’applicazione di diligenza e di giudizio nel corso dell’attività di audit. Porre

attenzione all’importanza del compito da svolgere e della fiducia che è riposta in

un auditor dalle parti interessate. Emettere giudizi ponderati in tutte le situazioni.

INDIPENDENZA

La base per l’imparzialità dell’audit e l’obiettività delle conclusioni dell’audit.

Garantire una adeguata e reale indipendenza ove possibile e poter agire in modo

libero da pregiudizi e conflitti di interesse. Per audit interni almeno mantenere

indipendenza dai responsabili operativi della funzione sottoposta ad audit. Per

piccole organizzazioni al di là dell’indipendenza occorre fare uno sforzo per

eliminare i pregiudizi e favorire l’obiettività.

APPROCCIO BASATO SULL’EVIDENZA

Il metodo razionale per raggiungere conclusioni dell’audit affidabili e riproducibili

in un processo di audit sistematico. Risultati verificabili e in linea di massima

basati su campioni delle informazioni disponibili, poiché l’audit è condotto

durante un periodo di tempo limitato e con risorse limitate.


Lezione 3

Capitolo 5 - Gestione di un programma di audit

AUD19011


35

GESTIONE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT

GENERALITÀ

A seconda della dimensione, natura e complessità dell'organizzazione da sottoporre ad audit, il programma di audit può includere uno o più audit. Questi audit possono avere vari obiettivi e possono anche includere audit congiunti o combinati.

Un programma di audit comprende anche tutte le attività necessarie per pianificare ed organizzare i tipi ed il numero di audit e fornire le risorse per condurli efficacemente ed efficientemente entro gli intervalli di tempo stabiliti.

Un'organizzazione può stabilire più di un programma di audit

36

REQUISITI GENERALI DI UN PROGRAMMA DI

AUDIT DI TERZA PARTE

Deve essere sviluppato un programma di audit per un ciclo completo di certificazione per identificare in modo chiaro le attività di audit richieste per dimostrare che il sistema di gestione del cliente soddisfi i requisiti per la certificazione.

Il programma di audit deve comprendere un audit iniziale a due fasi, audit di sorveglianza nel primo e secondo anno ed un audit di rinnovo della certificazione al terzo anno, prima della scadenza della certificazione.

L’appendice E riporta un diagramma di flusso di un processo tipico di audit e di certificazione di terza parte

L’appendice F riporta elementi aggiuntivi che possono essere presi in considerazione quando si sviluppa o si sottopone a revisione un programma di audit.

37


GENERALITA’

L'alta direzione dell'organizzazione dovrebbe garantire l'autorità per la gestione del programma di audit.

I responsabili della gestione dell'attività di audit dovrebbero:

stabilire, attuare, tenere sotto controllo, riesaminare e migliorare il programma di audit stabiliti.

identificare le risorse necessarie ed assicurare che queste siano fornite

38

procedure

risorse

obiettivi/estensione

DEFINIZIONE PROGRAMMA AUDIT

ATTUAZIONE DEL PROGRAMMA AUDIT

valutazione degli auditor

definizione gruppo audit

criteri

registrazioni

MONITORAGGIO E

RIESAME PROGRAMMA AUDIT

individuazione di

opportunità di miglioramento

MIGLIORAMENTO

PROGRAMMA AUDIT

PLAN

DO

ACT

CHECK

L’AUTORITÀ per la gestione dei programmi di AUDIT deve:


39


ESEMPI:

una serie di audit interni relativi ad un sistema di gestione per la qualità dell'organizzazione esteso all'anno in corso;

audit di sistemi di gestione di seconda parte di potenziali fornitori di prodotti critici, da condursi entro 6 mesi

audit di certificazione e sorveglianza condotti da un organismo di certificazione di terza parte su un sistema di gestione ambientale entro un periodo di tempo concordato contrattualmente tra l'organismo di certificazione ed il committente.

Un programma di audit comprende anche una pianificazione appropriata, la fornitura di risorse e la definizione di procedure per condurre gli audit nell'ambito del programma.

40

Eesempio di

PROGRAMMA DEGLI AUDIT INTERNI

IL PROGRAMMA DEVE PREVEDERE

LA VERIFICA DI TUTTE LE COMPONENTI

(PROCESSI) DEL SG DELL’ORGANIZZAZIONE

IL PROGRAMMA NON È LIMITATIVO

IN QUANTO POSSONO ESSERE ATTUATI AUDIT

ADDIZIONALI NON PROGRAMMATI

PROGRAMMA AUDIT INTERNI

2012

41

DETERMINARE LA FREQUENZA DI AUDIT IN BASE A

CRITICITÀ, REALI O POTENZIALI, DEI PROCESSI

TENDENZE NEGATIVE IN MERITO ALLA QUALITA’ DEL

“PRODOTTO” O DEL SISTEMA DI GESTIONE

NUMERO E SEVERITÀ CARENZE RISCONTRATE IN PRECEDENZA

E RELATIVI COSTI

RECLAMI DEL CLIENTE O SEGNALAZIONI PARTI INTERESSATE

CHE EVIDENZIANO AREE CRITICHE

FAMILIARITÀ ED ESPERIENZA DEL PERSONALE RELATIVA

ALL’APPLICAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE

RICHIESTE DEL CLIENTE O ALTRE PARTI INTERESSATE QUALI

AUTORITÀ COMPETENTI o ORGANISMO DI CERTIFICAZIONE

PROGRAMMA DEGLI AUDIT INTERNI

42

ESEMPIO DI IMPOSTAZIONE DI PROGRAMMA AUDIT.

OCCORRE IDENTIFICARE CHIARAMENTE I PROCESSI, ATTIVITA’ E RELATIVE RESPONSABILITÀ

PROCESSO Rif. Doc.

SGQ

Rif.

ISO 9001 GEN FEB MAR

A

B

C

MQ 6.2

PR 7

PR 8

7.3

7.5

6.2 X

X

X

AUD

43


OBIETTIVI:

Dovrebbero essere stabiliti gli obiettivi di un programma di audit, al fine di dare indicazioni sulla pianificazione e l'esecuzione degli audit.

Esempi di obiettivi di programma di audit sono:

soddisfare i requisiti per la certificazione rispetto ad una norma di sistema di gestione

verificare la conformità con requisiti contrattuali

ottenere e conservare la fiducia sull'idoneità di un fornitore

contribuire al miglioramento del sistema di gestione

44


ESTENSIONE:

L'estensione di un programma di audit può variare e sarà influenzata dalla dimensione, natura e complessità dell'organizzazione da sottoporre ad audit da uno o più dei seguenti fattori:

la frequenza degli audit;

il campo, l’obiettivo e la durata degli audit;

le norme, i requisiti cogenti e contrattuali;

il numero, l’importanza, la criticità, l’analogia dei processi;

esigenze di certificazione;

conclusioni di audit precedenti, riesami di precedenti programmi di audit;

modifiche dell’organizzazione;

i ritorni dalle parti interessate, come i reclami dei clienti e le non conformità a requisiti legali:

La disponibilità di tecnologie dell’informazione e di comunicazione a supporto delle attività di audit quali l’utilizzo di metodi di audit a distanza.

45


RESPONSABILITA’:

La persona che gestisce il programma di audit dovrebbe:

Stabilire l’estensione del programma di audit;

Individuare e valutare i rischi per il programma di audit,

Stabilire le responsabilità dell’audit;

Determinare le risorse necessarie;

Garantire l’attuazione del programma di audit ( obiettivi, campo di

applicazione, criteri, metodi di audit, gruppo di audit);

Garantire che siano mantenute appropriate registrazioni ;

Monitorare, riesaminare e migliorare il programma di audit.

46


RESPONSABILITA’:

La responsabilità per la gestione di un programma di audit dovrebbe

essere assegnata ad una persona che abbia una competenza

necessaria per gestire in modo efficace ed efficiente tale

programma e i rischi ad esso associati, così come abilità e

conoscenza nelle seguenti aree :

Principi, procedure e metodi di audit;

Norme di sistemi di gestione e documenti di riferimento;

Attività, prodotti e processi dell’organizzazione oggetto dell’audit;

Requisiti legali applicabili e altri requisiti pertinenti le attività e i prodotti dell’organizzazione oggetto dell’audit;

Clienti, fornitori e altre parti interessate dell’organizzazione oggetto dell’audit, per quanto applicabile.

47


PROCEDURE:

Il gestore del programma di audit dovrebbe stabilire una o più procedure che

trattino almeno i seguenti aspetti :

La pianificazione e programmazione temporale degli audit considerando i rischi

connessi al programma di audit.

La garanzia della sicurezza e riservatezza delle informazioni.

La selezione di gruppi di audit appropriati e l’assegnazione dei rispettivi ruoli e

responsabilità.

La conduzione degli audit compreso metodi di campionamento appropriati e la

conduzione di azioni conseguenti, ove applicabile.

Mantenimento delle registrazioni.

Monitoraggio e riesame delle prestazioni e dei rischi e il miglioramento

dell’efficacia del programma di audit.

48


RISORSE:

Nell'identificazione delle risorse per il programma di audit,

dovrebbero essere presi in considerazione:

le risorse economico-finanziarie necessarie per sviluppare,

attuare, gestire e migliorare le attività di audit;

I metodi di audit;

La disponibilità di tecnologie dell’informazione e di comunicazione ;

la disponibilità di auditor e di esperti tecnici con competenze adeguate per gli obiettivi specifici dell’audit;

il tempo di viaggio, i costi di vitto – alloggio ed altre esigenze dell'attività di audit.

49


IDENTIFICAZIONE E VALUTAZIONE DEI RISCHI :

I rischi connessi alla definizione, attuazione, monitoraggio, riesame e

miglioramento di un programma di audit dovrebbero essere

considerati. Essi possono essere associati a:

Pianificazione ( es. errata definizione di obiettivi pertinenti)

Risorse (es. concedendo tempo insufficiente per condurre un

audit )

Selezione del Gruppo di Audit ( es. competenze insufficienti per

condurre un audit, problemi di incompatibilità nel Gruppo scelto)

Registrazioni ( es. metodi per la protezione delle registrazioni

inadeguate o modulistica fornita non idonea)

Monitoraggio inefficace degli esiti del programma di audit.

50


ATTUAZIONE (1):

L’attuazione di un programma di audit dovrebbe comprendere

quanto segue:

comunicazione del programma alle parti interessate;

Definire gli obiettivi, il campo di applicazione e i criteri per

ciascun singolo audit;

coordinamento e programmazione;

selezione dei Gruppi di Audit (GA) con competenze necessarie;

Fornire le risorse necessarie ai GA;

Assicurare la conduzione secondo il programma e che le registrazioni siano complete e mantenute.

51


Definizione degli obiettivi di audit

Gli obiettivi dell'audit definiscono ciò che deve essere portato a termine

dall'audit e possono comprendere quanto segue:

determinazione dell'estensione della conformità del sistema di gestione

dell'organizzazione oggetto dell'audit, o di parte di tale sistema, rispetto ai criteri di

audit;

valutazione della capacità del sistema di gestione di assicurare la conformità con i

requisiti cogenti e contrattuali;

valutazione dell'efficacia del sistema di gestione nel conseguire obiettivi specificati;

identificazione di aree di potenziale miglioramento del sistema di gestione.

Campo di applicazione e criteri

Il campo di applicazione dell'audit descrive l'estensione ed i limiti dell'audit

(es.localizzazioni fìsiche dei siti, unità organizzative, attività e processi…) ed il periodo

di tempo interessato dall'audit.

I criteri di audit sono utilizzati come riferimento rispetto a cui si determina la conformità

(es.politiche, procedure, norme, leggi e regolamenti…),

52


SELEZIONE MEMBRI DEL GRUPPO DI AUDIT (GA)

nomina del responsabile del gruppo di audit

I responsabili della gestione del programma dovrebbero nominare il

responsabile del gruppo (RGA).

• IL RGA IMPOSTA LE LINEE GUIDA DELL’AUDIT

• ASSEGNA RESPONSABILITA’ SPECIFICHE IN BASE ALLE COMPETENZE

• SVOLGE IL COORDINAMENTO DELLE ATTIVITA’

SELEZIONE DEI METODI DI AUDIT ( vedi Appendice B norma 19011)

I responsabili della gestione del programma dovrebbero scegliere e

determinare i metodi per condurre efficacemente l’audit in funzione degli

obiettivi, del campo di applicazione e dei criteri di audit.

53

Costituzione del GA

la scelta dei membri del gruppo di audit (GA) avviene considerando gli obiettivi e

l’estensione dell’audit compresi i requisiti legali e contrattuali.

Se non pienamente coperte dagli auditor nel gruppo di audit, la competenza e le

abilità necessarie possono essere ottenute includendo nel gruppo esperti tecnici.

Gli esperti tecnici dovrebbero operare sotto la direzione di un auditor.

Auditor in addestramento possono essere inclusi nel gruppo di audit, ma non

dovrebbero operare senza una direzione o una guida.

Sia il committente dell'audit sia l'organizzazione oggetto dell'audit possono

richiedere la sostituzione di particolari membri del gruppo di audit con

motivazioni basate sui principi dell'attività di audit.

Il responsabile del GA deve ottenere adeguate informazioni quali : obiettivi –

criteri dell’audit – campo di applicazione – metodi e procedure – assegnazione di

risorse adeguate – rischi da affrontare per il raggiungimento degli obiettivi.


54


REGISTRAZIONI:

Dovrebbero essere conservate registrazioni per dimostrare

l’attuazione del programma:

registrazioni relative ai singoli audit (piani, rapporti, non

conformità, azioni correttive,...)

risultati del riesame del programma di audit;

registrazioni relative al personale coinvolto (competenza e valutazione dell’auditor, scelta del GA, mantenimento e miglioramento della competenza);

55


MONITORAGGIO E RIESAME:

L’attuazione del programma dovrebbe essere monitorata e

riesaminata ad intervalli appropriati per valutare se i suoi

obiettivi siano stati raggiunti e per identificare opportunità di

miglioramento;

si dovrebbero utilizzare indicatori di prestazione per

monitorare caratteristiche quali:

capacità dei gruppi di audit ad attuare il programma di audit;

conformità con programmi e tempistica

informazioni di ritorno dagli audit (da committenti, auditati e auditor)

56


MONITORAGGIO E RIESAME:

Il riesame dovrebbe considerare:

risultati e tendenze dei monitoraggi

conformità con le procedure

registrazioni del programma

l’evoluzione delle esigenze e delle attese delle parti interessate

efficacia delle misure per affrontare i rischi associati al programma di audit

le questioni inerenti la riservatezza e la sicurezza delle informazioni riguardanti il programma di audit.

Il gestore del programma di audit dovrebbe :

Identificare le aree di miglioramento

Riesaminare lo sviluppo professionale continuo degli auditor

Riferire i risultati del riesame del programma all’Alta Direzione

57

FOCUS su ESERCITAZIONE 1

LIVELLO PREPARAZIONE DISCENTI AUDITOR

Realizzare un Programma di Audit

Lezione 4

Capitolo 6 – SVOLGIMENTO DI UN AUDIT

AUD19011


59

SVOLGIMENTO DI UN AUDIT

FASI - Vedi figura 2 norma 19011

Avvio dell’audit

Preparazione delle attività di audit

Conduzione delle attività di audit

Preparazione e distribuzione del rapporto di audit

Chiusura dell’audit;

Conduzione di azioni conseguenti all’audit

60


AVVIO DELL’AUDIT - fattibilità

la fattibilità deve essere determinata considerando:

informazioni sufficienti per pianificare l'audit.

La collaborazione da parte dell’organizzazione oggetto di

audit

tempo e risorse adeguate

se giudicato non fattibile occorre segnalarlo al committente,

proponendo anche una alternativa, in accordo con

l’organizzazione oggetto dell’audit.

61


AVVIO DELL’AUDIT Presa di contatto iniziale con l’organizzazione oggetto di audit

II contatto iniziale per l'audit con l'organizzazione oggetto dell'audit può

essere formale o informale, ma dovrebbe essere stabilito dal

responsabile del gruppo di audit per:

stabilire canali di comunicazione con il rappresentante

dell'organizzazione oggetto dell'audit,

fornire informazioni sulla tempistica proposta e sulla composizione

del gruppo di audit,

richiedere l'accesso ai documenti pertinenti, incluse le registrazioni,

determinare i requisiti legali e contrattuali applicabili,

determinare, per ogni sito, i requisiti di accesso, di sicurezza, di

salute e sicurezza sul lavoro o altri requisiti specifici.

……………

62


PREPARAZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT

Riesame della documentazione

La documentazione dell'organizzazione oggetto dell'audit

dovrebbe essere riesaminata prima delle attività di audit

sul posto per determinare la conformità del sistema, come

documentato, con i criteri di audit.

In alcune situazioni, questo riesame può essere rinviato

fino all'inizio delle attività sul posto, se ciò non risulti

dannoso per l'efficace conduzione dell'audit. In altre

situazioni può essere necessaria una visita preliminare sul

posto per ottenere una buona visione complessiva delle

informazioni disponibili.

63



Riesame della documentazione

Qualora si rilevi che la documentazione risulti inadeguata,

il responsabile del gruppo di audit dovrebbe informare il

committente dell'audit, i responsabili della gestione del

programma di audit e l'organizzazione oggetto dell'audit.

Si dovrebbe prendere una decisione se continuare o

sospendere l'audit fino a che le perplessità sulla

documentazione siano risolte.

64



Preparazione del piano

OBIETTIVI, ESTENSIONE E CRITERI DELL’AUDIT

POLITICHE, PROCEDURE, NORME, LEGGI,

REGOLAMENTI, REQUISITI SG E/O

CONTRATTUALI APPLICABILI

RAPPORTI DI AUDIT PRECEDENTI INDIVIDUANDO

GLI ELEMENTI GIA’ PRECEDENTEMENTE CARENTI

RAC RISOLTE O IN CORSO DI RISOLUZIONE

STRUTTURA DELL’ORGANIZZAZIONE

………………………...

GLI INPUT

65


PREPARAZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT - Preparazione del piano

OBIETTIVI ED ESTENSIONE

CRITERI E CAMPO

PROGRAMMA TEMPORALE

DOCUMENTI DI RIFERIMENTO

RUOLI E RESPONSABILITA’ DEL GA E

ACCOMPAGNATORI

AREE ED ARGOMENTI DA AUDITARE

PERSONALE DI CUI SI RICHIEDE LA

PRESENZA

LINGUA

LOGISTICA

RISERVATEZZA e SICUREZZA INFORMAZIONI

CHI LO PREPARA IL RESPONSABILE DEL GRUPPO

DI AUDIT

CONTENUTO

66




Il piano dovrebbe essere riesaminato ed accettato dal

committente dell'audit e presentato all'organizzazione

oggetto dell'audit prima che inizino le attività di audit sul

posto.

Eventuali obiezioni da parte dell'organizzazione oggetto

dell'audit dovrebbero essere risolte fra il responsabile del

gruppo di audit, l'organizzazione oggetto dell'audit e il

committente dell'audit. Ogni revisione del piano di audit

dovrebbe essere concordata fra le parti interessate prima

di continuare l'audit.

67




?

LA SCELTA DELLE ATTIVITA' DA SOTTOPORRE A

AUDIT E' DETERMINANTE PER MASSIMIZZARE LE

POSSIBILITA' DI CONOSCERE LO STATO DEL

SISTEMA DI GESTIONE DELL’ORGANIZZAZIONE

ESAMINATA

68




IL TEMPO DEVE ESSERE SUDDIVISO FRA I PROCESSI DELL’ORGANIZZAZIONE

CIASCUN PROCESSO NECESSITA DI TEMPI ADEGUATI IN FUNZIONE DELLA COMPLESSITA' E DELLA IMPORTANZA DELLE AZIONI SVOLTE

69



Assegnazione dei compiti al GA

II responsabile del gruppo di audit, dovrebbe assegnare a

ciascun membro del gruppo compiti precisi

Nell'assegnare tali compiti si dovrebbe tenere conto delle

esigenze di indipendenza e di competenza dell'auditor, di

un'utilizzazione efficiente delle risorse come pure dei

differenti ruoli e responsabilità degli auditor, degli auditor in

addestramento e degli esperti tecnici.

Man mano che l'audit progredisce possono essere

effettuate delle modifiche alle assegnazioni dei compiti, per

assicurare il raggiungimento degli obiettivi dell'audit.

70


PREPARAZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT P

Preparazione dei documenti di lavoro

I membri del gruppo di audit dovrebbero preparare

documenti di lavoro come necessario per fini di riferimento

e di registrazione delle attività di audit. Tali documenti di

lavoro possono comprendere:

liste di riscontro e piani di campionamento dell'audit,

moduli per registrare le informazioni, quali evidenze di

supporto, risultanze dell'audit e registrazioni di riunioni.

71




I documenti di lavoro, incluse le registrazioni che risultano

dalla loro utilizzazione, dovrebbero essere conservati

almeno fino al termine dell'audit.

I documenti che riguardano informazioni riservate o di

esclusiva proprietà dovrebbero essere opportunamente

salvaguardati in ogni momento dai membri del gruppo di

audit.

72

ATTIVITA’ DI AUDIT



LE FUNZIONI

È UNA GUIDA OPERATIVA

È UN ELEMENTO DI REGISTRAZIONE

NON E’ COMUNQUE LIMITANTE

È UN COSTANTE RIFERIMENTO PER LA

PREPARAZIONE DEL RAPPORTO

È UN PROMEMORIA DELLE EVIDENZE

OGGETTIVE CHE SUPPORTANO I RILIEVI

È UN ELEMENTO PER LA PREPARAZIONE DI

ALTRI AUDIT ALLA STESSA AREA

COSA CONTIENE ELENCO DI “DOMANDE” DERIVATE O CONNESSE

AI REQUISITI APPLICABILI ALL’AUDIT

LA LISTA DI RISCONTRO

DURANTE L’AUDIT

AL TERMINE DELL’AUDIT

73




…………… ALCUNE CONSIDERAZIONI (1)

SE L’OBIETTIVO È AUDITARE L’EFFICACIA DEI PROCESSI È

NECESSARIO CAPIRE COSA IL PROCESSO DEBBA RAGGIUNGERE -

RISULTATI PIANIFICATI -

(le disposizioni o “procedure” possono non essere documentate)

IL NUMERO E IL TIPO DI “DOMANDE” DEVONO RENDERE POSSIBILI

FORME DI CONTROLLO SULL’ATTENDIBILITÀ DELLE RISPOSTE AD

ESEMPIO MEDIANTE RISCONTRI INCROCIATI, RIF. AD EVIDENZE

OGGETTIVE, ECC.


74





LA SEQUENZA DEVE ESSERE LOGICA CON L’OBIETTIVO DI

RAGGIUNGERE IL GRADO DI APPROFONDIMENTO E L’ESTENSIONE

DELL’INDAGINE DESIDERATA

LE VARIE PARTI DI CUI E’ COMPOSTA LA LISTA DEVONO ESSERE

COORDINATE PER OTTENERE RISULTATI UNIFORMI E SIGNIFICATIVI

…………… ALCUNE CONSIDERAZIONI (2)

Vedi esempi di liste di riscontro negli allegati

75





È UN DOCUMENTO DI LAVORO

È UNA REGISTRAZIONE DA ARCHIVIARE

DEVE ESSERE COSTRUITA IN MODO DA

CONSENTIRE UNA CORRETTA

INTERPRETAZIONE ANCHE IN TEMPI

SUCCESSIVI

È UNA GUIDA PER L’AUDITOR E NON UNA

“GABBIA”

È CORRELATA ALL’ESPERIENZA DI CHI LA DEVE

USARE

76

FOCUS su ESERCITAZIONE 2


Redigere un Piano di Audit Fase I

Redigere un Piano di Audit Fase II

Predisporre Gruppo di Audit

77


CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT

Riunione di apertura

Dovrebbe essere tenuta una riunione di apertura con la

direzione dell'organizzazione oggetto dell'audit o, ove

appropriato, con i responsabili delle funzioni o dei processi

da sottoporre ad audit.

Lo scopo di una riunione di apertura è di

a) confermare il piano dell'audit,

b) fornire una breve sintesi di come verranno eseguite le

attività di audit,

e) confermare i canali di comunicazione,

d) offrire all'organizzazione oggetto dell'audit l'opportunità

di porre domande.

78


CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT

Riunione di apertura

In molti casi, per esempio negli audit interni in una piccola

organizzazione, la riunione di apertura può semplicemente

consistere nella comunicazione che sta per essere

condotto un audit e nella spiegazione della natura

dell'audit.

Per altre situazioni di audit, la riunione dovrebbe essere

formale e la presenza dei partecipanti dovrebbe essere

registrata. La riunione dovrebbe essere presieduta dal

responsabile del gruppo di audit

79



Comunicazione durante gli audit

Può essere necessario adottare, durante l'audit,

provvedimenti formali per la comunicazione all'interno del

gruppo di audit e con l'organizzazione oggetto dell'audit.

Il gruppo di audit dovrebbe consultarsi periodicamente per

scambiarsi informazioni, valutare il progresso dell'audit e

riassegnare compiti tra gli auditor, se necessario.

80


CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT SUL POSTO -

comunicazione durante gli audit

Eventuali problemi riguardanti un aspetto al di fuori del

campo dell'audit dovrebbero essere annotati e rapportati al

responsabile del gruppo di audit, per la possibile

comunicazione al committente dell'audit ed

all'organizzazione oggetto dell'audit.

Ove le evidenze dell'audit disponibili indichino che gli

obiettivi dell'audit sono irraggiungibili, il responsabile del

gruppo di audit dovrebbe rapportare le ragioni al

committente dell'audit ed all'organizzazione oggetto

dell'audit per determinare azioni appropriate. Tali azioni

possono comprendere la riconferma o la modifica del

piano dell'audit, modifiche negli obiettivi e/o nel campo

dell'audit, o l'interruzione dell'audit.

81



Comunicazione durante gli audit

Eventuali esigenze di modifiche nel campo dell'audit che

possano evidenziarsi man mano che le attività di audit sul

campo progrediscono dovrebbero essere riesaminate col

committente dell'audit e, come opportuno, con

l'organizzazione oggetto dell'audit e dovrebbero essere

approvate da costoro.

82



Ruoli e responsabilità di guide e osservatori

Gli Auditor dovrebbero sempre essere accompagnati

durante la verifica da personale delegato

dall’organizzazione (Guide)

per ciascun gruppo o sottogruppo di valutazione dovrebbe

essere presente una guida (accompagnatore)

e’ essenziale che le guide conoscano le attività che si

svolgono nell’area in esame.

le guide dovrebbero anche garantire il rispetto delle regole

in materia di sicurezza e salute sul lavoro.

83


CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT r

Ruoli e responsabilità di guide e osservatori

L’auditor dovrebbe pretendere che siano le persone

interpellate a rispondere alle domande poste

Gli osservatori non dovrebbero interferire o influenzare

la conduzione dell’audit ; in caso contrario il RGA

dovrebbe avere il diritto di rifiutarne la partecipazione

84



Raccolta e verifica delle informazioni

Le informazioni relative agli obiettivi, al campo ed ai criteri

di audit, dovrebbero essere raccolte mediante opportuno

campionamento durante l'audit e dovrebbero essere

verificate.

Solo le informazioni verificabili possono costituire evidenze

dell'audit. Le evidenze dell'audit dovrebbero essere

registrate.

Le evidenze dell'audit sono basate su campioni delle

informazioni disponibili. Esiste quindi un elemento di

incertezza nell'attività di audit, per cui coloro che traggono

le conclusioni dell'audit dovrebbero essere consapevoli di

questa incertezza.

85




L’AUDIT È SOLO

UN’ISTANTANEA DI

QUANTO

L’ORGANIZZAZIONE

VERIFICATA STA

SVOLGENDO IN QUEL

PERIODO

IL PERSONALE POTREBBE

CERCARE DI MOSTRARE IL

MEGLIO

86




FONTI DI INFORMAZIONI

RACCOLTA MEDIANTE

CAMPIONAMENTO

INFORMAZIONI

VERIFICA

EVIDENZE

VALUTAZIONE RISPETTO

AI CRITERI DELL’AUDIT

RILIEVI

RIESAME IL PROCESSO ….. CONCLUSIONI

AUDIT

87




ESEMPIO DI SEQUENZA DI FASI DELL’INDAGINE

INDAGARE SULLA

ORGANIZZAZIONE

INDAGARE SUL SG

INDAGARE SULLA

CONFORMITÀ

INDAGARE SULLA

EFFICACIA DEL SG

LA STRUTTURA DEL SG DEVE

ESSERE GIÀ NOTA A PRIORI

LA CONFORMITÀ DEL SISTEMA

SI ACCERTA DURANTE

L’INDAGINE

L’EFFICACIA DEL SG È PIÚ

DIFFICILE DA DETERMINARE: SI

POTRÀ DESUMERE DAL

RISULTATO DELL’AUDIT; DAGLI

INDICATORI DEI PROCESSI;

DAL RIESAME DELLA

DIREZIONE

88




PER OGNI PROCESSO ANALIZZATO OCCORRE VALUTARE:

• LA SUA CORRETTA OPERATIVITÀ

• LA SUA EFFICACIA

• LA SUA INTERRELAZIONE CON ALTRI PROCESSI

DELL’ORGANIZZAZIONE

89


OCCORRE RICORDARE CHE L’AUDIT È UNA INDAGINE A

CAMPIONE: È QUINDI DETERMINANTE SCEGLIERE CON

ATTENZIONE IL CAMPIONE DA ANALIZZARE CHE DOVREBBE

PRENDERE IN CONSIDERAZIONE LE SEGUENTI AREE DI

ATTIVITÀ:

ATTIVITÀ DI ROUTINE ATTIVITÀ NON DI ROUTINE

ATTIVAZIONE IN CASO DI LAVORI

URGENTI E/O ERRORI



90


L'AMPIEZZA DEL CAMPIONE SCELTO DEVE ESSERE

PROPORZIONATA AL TEMPO CHE SI HA A DISPOSIZIONE PER

LA VERIFICA

UN AUDIT CONDOTTO SOTTO LA PRESSIONE DEL

TEMPO È NORMALMENTE UN AUDIT NON ADEGUATO

(poca EFFICIENZA ed EFFICACIA)



91



raccolta e verifica delle informazioni

METODI

INTERVISTA CON IL PERSONALE

OSSERVAZIONE DIRETTA DI COME VIENE SVOLTA L’ATTIVITÀ

RIESAME DELLA DOCUMENTAZIONE IN USO E DEI

DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE DELL’ATTIVITÀ

ANALISI DEI DATI E DI INDICATORI DI PRESTAZIONE

VALUTAZIONE DI ATTREZZATURE, IMPIANTI, RISORSE

92




L’INTERVISTA

L’INTERVISTATO PUÓ ESSERE IMBARAZZATO O

TROVARSI A DISAGIO

LO STRESS DELL’INTERVISTATO PUÓ ESSERE

CAUSATO DA EMOTIVITÀ O ANCHE DAL TENTATIVO

DI MENTIRE

SE LA RISPOSTA NON E’ CHIARA, IL VALUTATORE

RIPROPORRÀ LA DOMANDA

L’AUDITOR DEVE MANTENERE IL CONTROLLO DEL

COLLOQUIO

93




L’INTERVISTA

• Essere calmi, educati e

rassicuranti

• Porre le questioni direttamente

a chi fa il lavoro

• Non commentare i

comportamenti

• Mantenersi impassibili

• Esprimersi chiaramente e con

precisione

• Riproporre una domanda se

non capita

• Il linguaggio gestuale è sempre

importante

• Guardare l’interlocutore negli

occhi

• Mostrare interesse

• Non distrarsi per prendere

appunti

• Fare occasionali cenni di

assenso

• Dimostrare con continuità

attenzione

94


CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT raccolta e

verifica delle informazioni

L’INTERVISTA

COME?

DOVE?

QUANDO?

COSA?

PERCHÈ?

CHI?

6 IMPORTANTI DOMANDE:

95




DOMANDE INEFFICACI

Disponete di un elenco dei fornitori approvati? È stato addestrato per il lavoro che svolge?

DOMANDE EFFICACI

Dove conservate l’elenco dei fornitori approvati? Come è stato addestrato per il lavoro che fa?

96




?

I VALUTATI CERCHERANNO DI

INTERROMPERLO, MAGARI DICENDO CIÓ

CHE NON DOVREBBERO

È UNA LEVA PSICOLOGICA

IL SILENZIO

È UNO STRUMENTO

POTENTE

97


CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT raccolta e

verifica delle informazioni

IL VALUTATO ANNUIRÀ CREDENDO CHE SIA CORRETTO

OCCORRE EVITARE DI PORRE

NON-DOMANDE

“Io vedo che quando Lei apre la corrispondenza, successivamente

registra il documento sul registro della posta. Ho ragione?”

98




È CONSIGLIABILE CAMBIARE

L’APPROCCIO NELLA VISITA E NELLE DIVERSE VISITE

BISOGNA NON ESSERE

PREVEDIBILI

MA COERENTI CON

L’OBIETTIVO

99




NEL CORSO DELL’AUDIT POSSONO VERIFICARSI SITUAZIONI DI

DISTURBO

OCCORRE SEGUIRE TECNICHE CHE CONSENTANO DI

DISTACCARSI

100




l'intervista dovrebbe essere condotta durante l'orario

normale di lavoro e, ove possibile, sul luogo di lavoro

abituale della persona che viene intervistata;

i risultati dell'intervista dovrebbero essere sintetizzati e

riesaminati con la persona intervistata;

le persone intervistate dovrebbero essere ringraziate per la

loro partecipazione e cooperazione

101




LE EVIDENZE OGGETTIVE ALCUNI ESEMPI

DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE

QUELLO CHE L’AUDITOR HA VISTO

QUELLO CHE L’AUDITOR HA SENTITO

DESCRIVERE DA PARTE DEL PERSONALE O

VERIFICATO COME PRASSI COMPORTAMENTALE

FORMALMENTE O PRATICAMENTE ACCETTATA

102

ATTIVITA’ DI AUDIT

CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT SUL POSTO -

elaborazione delle risultanze

Le evidenze dell'audit dovrebbero essere valutate a fronte

dei relativi criteri per dar luogo alle risultanze dell'audit. Le

risultanze dell'audit possono indicare sia conformità, sia

non conformità a fronte dei criteri di audit.

Quando specificato dagli obiettivi dell'audit, le risultanze

dell'audit possono individuare opportunità di

miglioramento.

Il gruppo di audit dovrebbe riunirsi quando necessario per

riesaminare le risultanze dell'audit in fasi appropriate nel

corso dell'audit.

103


CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT elaborazione

delle risultanze e preparazione conclusioni

Le non conformità e le relative evidenze dell'audit di

supporto dovrebbero essere registrate. Le non conformità

possono essere graduate. Esse dovrebbero essere

riesaminate con l'organizzazione oggetto dell'audit per

ottenere consapevolezza che le evidenze dell'audit siano

accurate e che le non conformità siano capite.

Dovrebbe essere fatto ogni tentativo per risolvere eventuali

divergenze di opinione relative alle evidenze e/o alle

risultanze dell'audit e i punti non risolti dovrebbero essere

registrati.

104



Elaborazione delle risultanze

“MEMENTO”:

non conformità: mancato soddisfacimento di un requisito

105



Elaborazione delle risultanze e preparazione conclusioni

•Fondamentali per il SG

•Il SG non rispetta le norme

MINORE •Carenze di peso medio

•Insieme di osservazioni

OSSERVAZIONI Errori minori, puntuali, non

difetti di impostazione del SG

ESEMPIO DI CLASSIFICAZIONE DI NON CONFORMITÀ

MAGGIORE

106



elaborazione delle risultanze e preparazione conclusioni

GLI ORGANISMI DI CERTIFICAZIONE

CLASSIFICANO IN GENERE LE CARENZE IN

PIÚ CATEGORIE

LA CATEGORIA ATTRIBUITA

ALLE CARENZE PUÓ

INFLUENZARE IL RILASCIO

DELLA CERTIFICAZIONE

107




È meglio evitare di notificare le non

conformità man mano che si presentano

È opportuno dichiarare verbalmente il

riscontro della non conformità

Prendere appunti durante lo svolgimento

dell’AUDIT (LA MEMORIA SVANISCE

PRESTO)

Rimandare la notifica ufficiale alla riunione

di chiusura

108




LA PRESCRIZIONE

VIOLATA

L’EVIDENZA

RISCONTRATA

EVENTUALI

ULTERIORI

INFORMAZIONI

SULLA BASE DELLE EVIDENZE RISCONTRATE, VIENE REDATTA UNA

NON CONFORMITÀ CHE INDICA:

PUÒ INCLUDERE

LA RICHIESTA DI

PROPOSTA DI

AZIONE

CORRETTIVA

109




II gruppo di audit dovrebbe consultarsi prima dell'incontro

di chiusura per:

riesaminare le risultanze dell'audit ed altre eventuali

appropriate informazioni raccolte durante l'audit a fronte

degli obiettivi dell'audit,

concordare le conclusioni dell'audit, tenendo conto

dell'incertezza inerente il processo di audit,

preparare raccomandazioni, se richiesto dagli obiettivi

dell'audit,

discutere sulle azioni a seguire, se incluse nel piano di

audit.

110




Esempio di conclusione:

il GA Raccomanda o Non Raccomanda l’organizzazione

per il rilascio del certificato

111



Riunione di chiusura

presieduta dal responsabile del gruppo di audit, per:

presentare le risultanze e le conclusioni dell'audit

per concordare un piano di azioni correttive e preventive.

Tra i partecipanti alla riunione di chiusura dovrebbero

essere compresi l'organizzazione oggetto dell'audit ed

anche il committente dell'audit ed altre parti.

In molti casi, per esempio in audit interni in una piccola

organizzazione, la riunione di chiusura può consistere

semplicemente nella comunicazione delle risultanze e

delle conclusioni dell'audit. Per altre situazioni di audit, la

riunione dovrebbe essere formale e dovrebbero essere

tenuti dei verbali, comprendenti le registrazioni dei

partecipanti.

112



Riunione di chiusura

Dovrebbero essere discusse, e se possibile risolte fra il

gruppo di audit e l'organizzazione oggetto dell'audit,

eventuali divergenze di opinioni relative alle risultanze e/o

alle conclusioni dell'audit. Se non risolte, tutte le opinioni

dovrebbero essere registrate.

Se specificato dagli obiettivi dell'audit , si dovrebbero

presentare le raccomandazioni del gruppo per i

miglioramenti. Dovrebbe essere sottolineato che le

raccomandazioni non sono vincolanti.

113



riunione di chiusura

GLI AUDITOR NON DOVREBBERO ESPRIMERE CONSIDERAZIONI

SOGGETTIVE SUL SIGNIFICATO DELLE NON CONFORMITÀ RILEVATE

114




le proposte di risoluzione delle non conformità

non dovrebbero essere discusse nella riunione finale

devono essere approfondite dal personale responsabile

dell’organizzazione verificata

devono essere proposte dal responsabile della funzione

interessata

è responsabilità della direzione investigare sulla situazione

e determinare l’estensione dei problemi

115




I CONSIGLI

RAPPRESENTANO UNA

LOGICA CONCLUSIONE

DELLA VERIFICA

AUDIT DI PRIMA

PARTE

AUDIT DI

SECONDA PARTE

DECISIONE DEL TOP

MANAGEMENT PRIMA

DELLA VALUTAZIONE

AUDIT DI TERZA

PARTE

L’ORGANISMO DI

CERTIFICAZIONE ADOTTA

CRITERI “AUTONOMI”: IN

GENERE NON SI DANNO

116




I CONSIGLI

il consiglio può essere ritenuto un aggiunta contrattuale

(costi) nel caso di un audit di seconda parte

un consiglio improprio o fuorviante acquisito come “oro

colato” dall’organizzazione valutata comporterà conseguenze

negative sull’auditor

L’auditor ha una visione limitata (a campione)

dell’organizzazione esaminata

? ?

117




• Un efficace addestramento e buona

comunicazione riducono il problema

• Occorre che L’AUDITOR sostenga la propria

opinione senza sudditanze psicologiche

• L’organizzazione AUDITATA può non

condividere il contenuto del rapporto scritto

• Le discrepanze possono essere risolte

verbalmente con contatti diretti o per vie

ufficiali

RISOLUZIONE DI CONTROVERSIE: POSSONO VERIFICARSI

DIVERGENZE DI OPINIONE FRA AUDITOR E AUDITATI

118


PREPARAZIONE DEL RAPPORTO DI AUDIT -

RGA responsabile della preparazione e dei contenuti del

rapporto di audit.

Il rapporto di audit dovrebbe fornire una completa, accurata,

concisa e chiara registrazione dell'audit e dovrebbe

comprendere o far riferimento a quanto segue:

gli obiettivi dell'audit;

119



contenuti del rapporto di audit (continua):

i criteri, le risultanze e le conclusioni dell’audit;

Il rapporto di audit dovrebbe anche includere o fare

riferimento a quanto segue, dove appropriato:

il piano dell'audit; l'elenco dei rappresentanti

dell'organizzazione oggetto dell'audit;

una sintesi del processo di audit, comprendente incertezze

e/o eventuali ostacoli incontrati che potrebbero far

diminuire l'affidamento che può essere riposto nelle

conclusioni dell'audit;

la conferma che gli obiettivi dell'audit sono stati raggiunti

nell'ambito del campo dell'audit in accordo con il piano

dell'audit;

120



contenuti del rapporto di audit (continua):

eventuali opinioni divergenti non risolte tra il gruppo di

audit e l'organizzazione oggetto dell'audit;

le raccomandazioni per il miglioramento, se specificato

negli obiettivi dell'audit;

i piani concordati delle azioni a seguire, se ce ne sono;

una dichiarazione sulla riservatezza dei contenuti;

la lista di distribuzione del rapporto di audit.

…………..

121



IL RAPPORTO DI AUDIT E’

UNA FORMALE E FEDELE

TRASPOSIZIONE DI

QUANTO RIFERITO

NELLA RIUNIONE DI

CHIUSURA

122



DICHIARAZIONI AMBIGUE

OPINIONI SOGGETTIVE

FRASI CONTRADDITTORIE

ASPETTI DA NON INCLUDERE

INFORMAZIONI CONFIDENZIALI

OTTENUTE DURANTE L’AUDIT

ARGOMENTI NON ESPRESSI E

NON DISCUSSI DURANTE LA

RIUNIONE DI CHIUSURA

DEFICIENZE RISCONTRATE E

RISOLTE DURANTE L’AUDIT

123


DISTRIBUZIONE DEL RAPPORTO DI AUDIT -

II rapporto di audit dovrebbe essere emesso entro il

periodo di tempo concordato.

Il rapporto di audit dovrebbe essere datato, riesaminato ed

approvato come definito nelle procedure del programma di

audit e distribuito ai destinatari designati dal committente

Il rapporto di audit è proprietà del committente dell'audit. I

membri del gruppo di audit e tutti i destinatari del rapporto

dovrebbero rispettare e salvaguardare la riservatezza del

rapporto.

124



IL PRINCIPALE DESTINATARIO

DEL RAPPORTO E’ CHI HA

COMMISSIONATO L’AUDIT

E’ PRASSI CHE QUEST’ULTIMO

INVII UNA COPIA DEL

RAPPORTO ALLA

ORGANIZZAZIONE AUDITATA

125



TOP

SECRET

A FAVORE DEL “NON INVIO” ALLA

ORGANIZZAZIONE AUDITATA PUO’

ESSERCI UNA NECESSITA’ DI

RISERVATEZZA

IL RAPPORTO PUO’ CONTENERE

INFORMAZIONI CONFIDENZIALI SIA

NEGATIVE CHE POSITIVE

126


DISTRIBUZIONE DEL RAPPORTO DI AUDIT

spesso si adotta la soluzione di dividere il rapporto in due

parti.

se e’ previsto l’invio del rapporto all’organizzazione

auditata, il RGA deve esserne preventivamente informato

Vedi esempio di rapporto di audit

127


CHIUSURA DELL’AUDIT

L'audit è completato quando tutte le attività descritte nel

piano di audit sono state eseguite ed il rapporto di audit

approvato è stato distribuito

I documenti riguardanti l'audit dovrebbero essere

conservati o distrutti a seguito di accordi fra le parti

partecipanti e secondo le procedure del programma di

audit ed i requisiti applicabili cogenti e contrattuali.

A meno che non sia richiesto per legge, il gruppo di audit

ed i responsabili della gestione del programma di audit non

dovrebbero divulgare i contenuti dei documenti, ne

eventuali altre informazioni raccolte nel corso dell'audit, o il

rapporto stesso, ad eventuali altre parti, senza

l'approvazione esplicita del committente dell'audit e,

quando appropriato, dell'organizzazione oggetto dell'audit.

128


CONDUZIONE DI AZIONI CONSEGUENTI ALL’AUDIT

Le conclusioni dell'audit possono indicare l'esigenza di

azioni correttive, preventive e, se applicabile, di

miglioramento. Tali azioni a seguire sono generalmente

decise ed effettuate dall'organizzazione oggetto dell'audit

secondo tempistiche concordate e non sono considerate

come facenti parte dell'audit. L'organizzazione oggetto

dell'audit dovrebbe tenere informato il committente

dell'audit dello stato di queste azioni a seguire.

Il completamento e l'efficacia delle azioni correttive

dovrebbero essere verificati. Questa verifica può costituire

parte di un audit successivo.

129

La non conformità è un “non soddisfacimento

dei requisiti specificati” e deve essere trattata

SVOLGIMENTO DI UN AUDIT CONDUZIONE DI AZIONI CONSEGUENTI ALL’AUDIT

L’azione correttiva NON deve essere confusa con il

trattamento delle non conformità

L’azione correttiva è un provvedimento adottato per

correggere condizione pregiudizievoli e precluderne la

ripetizione

E’ un’azione volta ad eliminare cause “sistematiche” di

una non conformità esistente

130

AZIONE CORRETTIVA

Attività da svolgere: Identificazione delle n.c. (inclusi reclami

del Cliente)

individuazione delle cause delle n.c.

E’ opportuno

intraprendere a.c.?

Raggruppamento per cause

Archiviazione dati

no

attivazione a.c.

Registrazione risultati

A.c. efficace?

Archiviazione dati

si

no

si

131

AZIONI PREVENTIVE

Le azioni preventive sono mirate a rilevare, analizzare ed eliminare cause di potenziali non conformità

Le modalità di gestione sono molto simili alle azioni correttive ( vedi diagramma di flusso precedente)

132


CONDUZIONE DI AZIONI A SEGUIRE DELL’AUDIT -

Richieste di azioni correttive in visite di terza parte

il gruppo di valutazione esamina le proposte di azioni

correttive e decide circa la loro efficacia

fa conoscere all’organizzazione le proprie considerazioni

BOH?!?

Vedi esempio di richiesta di azione correttiva

133

CONDUZIONE DI AZIONI A SEGUIRE DELL’AUDIT -

Verifica di azioni correttive in visite di terza parte

è necessario che si esegua una verifica della

implementazione dell’azione correttiva

occorre mantenere registrazione di tale azione


134

FOCUS SU ESERCITAZIONE 1


Redigere Rapporto di Audit

Redigere richiesta di azione correttiva

Lezione 5 Capitolo 7 - COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR

AUD19011


136

COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR

Conoscenze ed

abilità specifiche

per i SG

Conoscenze ed

abilità generali

Comportamento

personale

GRADO DI ISTRUZIONE, ESPERIENZA DI LAVORO, FORMAZIONE

ED ADDESTRAMENTO COME AUDITOR ED ESPERIENZA DI AUDIT

CARATTERISTICHE PERSONALI

Conoscenze e abilità commisurate in funzione del ruolo da

svolgere, tipologia organizzazione,complessità ecc……….

137


COMPORTAMENTE PERSONALI ATTESI

UN AUDITOR DOVREBBE ESSERE:

a) rispettoso dei principi etici, cioè giusto, veritiero, sincero,

onesto e riservato;

b) di mentalità aperta, cioè disposto a prendere in

considerazione idee o punti di vista alternativi;

e) diplomatico, cioè avere tatto nei rapporti con altre

persone;

d) dotato di spirito di osservazione, cioè attivamente

consapevole dell'ambiente fisico e delle attività;

e) percettivo, cioè istintivamente consapevole di situazioni

e capace di comprenderle;

138


UN AUDITOR DOVREBBE ESSERE:

f) versatile, cioè pronto ad adeguarsi a differenti situazioni;

g) tenace, cioè perseverante, concentrato nel raggiungere

gli obiettivi;

h) risoluto, cioè capace di pervenire a conclusioni

tempestive basate su analisi e ragionamenti logici;

i) sicuro di sé, cioè capace di agire e comportarsi in

maniera autonoma e contemporaneamente di interagire in

modo efficace con gli altri.


139



UN AUDITOR DOVREBBE:

• Essere puntuale

• Vestirsi bene

• Essere sempre cortese e calmo

• Essere adeguatamente preparato

• Essere preciso

140



UN AUDITOR DOVREBBE :

• Immedesimarsi nel ruolo ed evitare di

disperdersi

• Essere indipendente e obiettivo

• Agire con fermezza ( in modo etico e

responsabile)

• Essere sensibile alle diversità culturali

• Prendere appunti: ricordarsi di registrare anche

gli aspetti conformi - “NON UTILIZZARE

REGISTRATORE”.

141



UN AUDITOR DOVREBBE :

• Essere insistente

Non accanirsi

Non avere fretta

Non temere di risultare sgradevole

Abbandonare la lista di riscontro se ritenuto opportuno

• Saper guardare e ascoltare

Specialmente l’auditor non impegnato nell’indagine

142



UN AUDITOR DOVREBBE AVERE LA CAPACITÀ DI:

• Contrastare atteggiamenti ostruzionistici da parte dei

valutati

Assenze

Pausa pranzo

Ritardi

Giri a vuoto

Situazioni “speciali”

• Regali agli auditor

143


CONOSCENZE ED ABILITÀ RICHIESTE

UN AUDITOR DOVREBBE CONOSCERE ED ESSERE IN

GRADO DI APPLICARE:

Principi, procedure e tecniche di audit: per mettere in

grado l'auditor di applicare quelli appropriati ai diversi

audit, ed assicurare che gli audit stessi siano eseguiti in

modo sistematico e coerente;

Un auditor dovrebbe essere in grado di applicare principi,

procedure e tecniche di audit;

pianificare ed organizzare efficacemente il lavoro;

eseguire gli audit entro i tempi concordati;

dare la priorità e concentrarsi su aspetti significativi;

144




GRADO DI:

raccogliere le informazioni attraverso efficaci interviste,

l'ascolto, l'osservazione ed il riesame di documenti,

registrazioni e dati;

comprendere l'idoneità e le conseguenze dell'utilizzazione

delle tecniche di campionamento nell'attività di audit;

verificare l'esattezza delle informazioni raccolte;

confermare la sufficienza e l'idoneità delle evidenze

dell'audit per supportare le risultanze e le conclusioni

dell'audit;

145




GRADO DI:

valutare quei fattori che possono influenzare l'affidabilità

delle risultanze e delle conclusioni dell'audit;

utilizzare documenti di lavoro per registrare le attività di

audit;

predisporre i rapporti di audit;

mantenere la riservatezza e la sicurezza delle informazioni;

comunicare in modo efficace, o mediante l'abilità linguistica

personale o attraverso un interprete;

146



UN AUDITOR DOVREBBE CONOSCERE:

Sistema di gestione e documenti di riferimento: per

consentire all'auditor di comprendere il campo dell'audit e

di applicare i criteri di audit;

l'applicazione dei sistemi di gestione a differenti

organizzazioni;

l'interazione fra gli elementi del sistema di gestione;

l'applicazione dei documenti di riferimento a diverse

situazioni di audit;

i sistemi informativi e la tecnologia per l'autorizzazione, la

sicurezza, la distribuzione ed il controllo dei documenti, dei

dati e delle registrazioni;

147




Contesto organizzativo: per consentire all'auditor di

comprendere il contesto operativo dell'organizzazione;

la dimensione, la struttura, le funzioni e le interrelazioni

dell'organizzazione;

i processi generali aziendali e la relativa terminologia;

il contesto socio culturale dell'organizzazione oggetto

dell'audit;

148




Requisiti legali e contrattuali applicabili, i regolamenti

ed altri requisiti che si applicano all’organizzazione;

i codici, le leggi ed i regolamenti locali, regionali e

nazionali;

i contratti e gli accordi;

i trattati e le convenzioni internazionali;

gli altri requisiti sottoscritti dall'organizzazione;

149


ABILITA’ E CONOSCENZE DEGLI AUDITOR DI SISTEMI DI GESTIONE SPECIFICHE DELLA DISCIPLINA E SETTORE :

Requisiti e principi del sistema

Requisiti legali pertinenti alla disciplina e settore

Requisiti delle parti interessate

Elementi fondamentali della disciplina o applicazione di metodologie, tecniche, processi e prassi, di business e natura tecnica...

Conoscenze specifiche della disciplina relative al particolare settore, tipo e attività o luogo di lavoro sottoposti ad audit…

…….. sufficienti per consentire di valutare le attività, i processi ed i prodotti dell’organizzazione oggetto dell’audit.


150



UN RESPONSABILE DI GRUPPI DI AUDIT (RGA) DOVREBBE ESSERE IN GRADO DI:

pianificare l'audit e fare uso efficace di risorse;

rappresentare il gruppo di audit nei rapporti con il committente e con l'organizzazione oggetto dell'audit;

organizzare e guidare i membri del gruppo di audit;

dirigere e guidare gli auditor in addestramento;

guidare il gruppo di audit a raggiungere le conclusioni dell'audit e tutelare la salute e sicurezza sul lavoro dei membri del gruppo di audit durante l’audit stesso;

prevenire e risolvere i conflitti;

preparare e completare il rapporto di audit;

151


ACQUISIZIONE DELLE COMPETENZE DI AUDITOR

ACQUISITE UTILIZZANDO UNA COMBINAZIONE DI ELEMENTI QUALI :

istruzione / formazione – addestramento sufficiente a consentirgli di

acquisire le conoscenze e le abilità richieste;

Dovrebbe avere esperienza di lavoro che contribuisca allo sviluppo

delle conoscenze ed abilità definite;

Dovrebbe avere completato formazione ed addestramento come auditor

che contribuisca allo sviluppo delle conoscenze e delle abilità.

avere esperienza di audit. Questa esperienza dovrebbe essere

maturata sotto la direzione e la guida di un auditor che abbia le

competenze di responsabile di gruppo di audit nella stessa disciplina.

152


GRADO DI ISTRUZIONE, FORMAZIONE, ESPERIENZA

DEI RESPONSABILI DEL GRUPPO DI AUDIT

II responsabile del gruppo di audit dovrebbe aver acquisito

esperienza aggiuntiva di audit per sviluppare le

conoscenze e le abilità definite. Questa esperienza

aggiuntiva dovrebbe essere maturata agendo nel ruolo di

responsabile di gruppo di audit sotto la direzione e la guida

di un altro auditor che abbia la competenza di responsabile

di gruppo di audit.

153


CRITERI DI VALUTAZIONE DELL’AUDITOR

Dovrebbero essere :

qualitativi (aver dimostrato durante la formazione – addestramento o sul

posto di lavoro, il comportamento personale, le conoscenze o la messa in

pratica delle abilità)

quantitativi (anni di esperienza lavorativa e di istruzione, numero audit

condotti, ore di formazione – addestramento di audit … vedi tabella di

ESEMPIO sotto)

PARAMETRO AUDITOR AUDITOR PERENTRAMBI SG

RGV

GRADO DIISTRUZIONE

5 ANNI COME PERAUDITOR

COME PERAUDITOR

ESPERIENZA DILAVORO NELCAMPO DELLAGESTIONE DELLAQUALITÀ OAMBIENTALE

ALMENO 2 DEI 5COMPLESSIVI

2 ANNI NELLASECONDADISCIPLINA

COME PERL’AUDITOR

FORMAZIONE EDADDESTRAMENTOCOME AUDITOR

40 ORE DIFORMAZIONE EADDESTRAMENTOSULL’AUDIT

24 ORE NELLASECONDADISCIPLINA

COME PERL’AUDITOR

154


mantenimento e miglioramento della competenza

L'aggiornamento professionale continuo attiene al

mantenimento ed al miglioramento delle conoscenze, delle

abilità e delle caratteristiche personali.

Tale aggiornamento professionale può essere ottenuto con

metodi quali ulteriore esperienza dì lavoro, formazione ed

addestramento, studi personali, partecipazione a convegni,

seminari e conferenze o altre pertinenti attività. Gli auditor

dovrebbero dimostrare il loro continuo aggiornamento

professionale.

Gli auditor dovrebbero mantenere e dimostrare la loro

capacità ad eseguire audit effettuando con continuità audit

di sistemi di gestione per la qualità e/o di gestione

ambientale.

155


valutazione degli auditor

La valutazione degli auditor e dei RGA dovrebbe essere

pianificata, attuata e registrata in accordo con le procedure

del programma di audit. La valutazione degli auditor

avviene attraverso:

la valutazione iniziale di persone che desiderano diventare

auditor;

la valutazione degli auditor come parte del processo di

scelta del gruppo di audit;

la valutazione continua delle prestazioni dell'auditor per

individuare esigenze di mantenimento e di miglioramento

delle conoscenze e delle abilità.

156


il processo di valutazione degli auditor è composto da 4

fasi principali

Fase 1 - Determinazione delle caratteristiche personali

e delle conoscenze ed abilità per soddisfare le

esigenze del programma di audit

Fase 2 - Individuazione dei criteri di valutazione

Fase 3 - Scelta del metodo di valutazione appropriato

Fase 4 - Esecuzione della valutazione

157


Fase 1 - Determinazione delle caratteristiche personali e

delle conoscenze ed abilità per soddisfare le esigenze

del programma di audit

si dovrebbero considerare

la dimensione, la natura e la complessità

dell'organizzazione da sottoporre ad audit;

gli obiettivi e l'estensione del programma di audit;

i requisiti della certificazione e dell'accreditamento;

il ruolo del processo di audit nella gestione

dell'organizzazione da sottoporre ad audit;

il livello di riservatezza richiesto nel programma di audit;

la complessità del sistema di gestione da sottoporre ad

audit

158


Fase 2 - Individuazione dei criteri di valutazione

I criteri possono essere quantitativi (come gli anni di

esperienza di lavoro, il numero di audit eseguiti, le ore di

formazione ed addestramento nell'audit), o qualitativi

(come l'aver dimostrato caratteristiche personali,

conoscenze o abilità durante la formazione ed

addestramento o sul luogo di lavoro).

159


Fase 3 - Scelta del metodo di valutazione appropriato

La valutazione dovrebbe essere effettuata da parte di una

persona o da parte di un gruppo di esperti utilizzando uno

o più metodi scelti tra quelli indicati nel prospetto.

Nell'usare il prospetto si dovrebbe tenere presente che:

i metodi descritti rappresentano una serie di opzioni e

possono non applicarsi in tutte le situazioni;

l'affidabilità dei vari metodi descritti può variare;

generalmente, si dovrebbe utilizzare una combinazione di

metodi per assicurare un risultato obiettivo, coerente,

giusto ed affidabile.

160


.

Metodo di valutazione Obiettivi Esempi

Riesame delle registrazioni Per verificare il bagaglioprofessionale dell'auditor

Analisi delle registrazioni attestanti ilgrado di istruzione, la formazione el'addestramento, l'attività lavorativae l'esperienza di audit.

Informazioni di ritorno positive enegative

Per fornire informazioni su comeviene percepita la prestazionedell'auditor

Ricerche, questionari, referenzepersonali, testimonianze, reclami,valutazione di prestazioni, riesameda parte di pari

Interviste Per valutare le caratteristichepersonali e le capacità dicomunicare, verifìcare leinformazioni e verificare leconoscenze ed acquisire ulterioriinformazioni.

Interviste faccia a faccia edinterviste telefoniche

Osservazione Per valutare ie caratteristichepersonali e la capacità di applicareconoscenze ed abilità.

Giochi di ruolo, audit consupervisore, prestazioni sul lavoro

Esame Per valutare le caratteristichepersonali, le conoscenze ed abilità ela loro applicazione.

Esami orali e scritti, esamipsicometrici

Riesame post-audit Per fornire informazioni quandol'osservazione diretta può nonessere possibile o appropriata

Riesame del rapporto di audit ediscussione col committentedell'audit, coll'organizzazioneoggetto dell'audit, con colleghi econ l'auditor

161

COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI

AUDITOR DI TERZA PARTE

Fase 4 - Esecuzione della valutazione

In questa fase le informazioni raccolte sulla persona

vengono confrontate con i criteri stabiliti nella Fase 2. Ove

una persona non soddisfi i criteri, sono richiesti ulteriori

formazione ed addestramento, esperienza di lavoro e/o di

audit, a seguito dei quali dovrebbe aver luogo una nuova

valutazione.

Lezione 6 – Informativa :

Esempi delle conoscenze e abilità auditor specifiche

della disciplina

Certificazione ed accreditamento

AUD19011


163

CONOSCENZE ED ABILITÀ DEGLI AUDITOR DI SISTEMA DI

GESTIONE DELLA QUALITÀ – appendice A.4 19011

UN AUDITOR SGQ DOVREBBE CONOSCERE ED ESSERE IN

GRADO DI APPLICARE:

Metodi e tecniche relativi alla qualità;

la terminologia della qualità, i principi di gestione per la qualità e la

loro applicazione;

gli strumenti per la gestione della qualità e la loro applicazione (es. il

controllo statistico dei processi, l'analisi dei modi e degli effetti del

guasto - FMEA);

I processi ed i prodotti, inclusi i servizi: per consentire all'auditor di

comprendere il contesto tecnologico la terminologia dello specifico

settore;

164

CONOSCENZE ED ABILITÀ DEGLI AUDITOR DI SISTEMA DI

GESTIONE AMBIENTALE

UN AUDITOR SGA DOVREBBE CONOSCERE ED ESSERE IN GRADO DI

APPLICARE:

la terminologia relativa all’ambiente;

i principi di gestione ambientale e la loro applicazione;

gli strumenti di gestione ambientale (quali la valutazione dell'aspetto/impatto

ambientale, la valutazione del ciclo di vita, la valutazione della prestazione

ambientale, ecc.);

Comparti ambientali ( esempio : aria – suolo – acqua – fauna )

Valutazione delle prestazioni ambientali

Utilizzo di sostanze pericolose

….. altri

165

PROGRAMMA CONTINUO DI COLLABORAZIONE PER

PROMUOVERE LA FIDUCIA RECIPROCA TRA GLI ENTI

DI ACCREDITAMENTO (accordi di mutuo

riconoscimento)

–CERTIFICAZIONE DI SISTEMA, PRODOTTO,

PERSONALE

–LABORATORI DI PROVA E CENTRI DI TARATURA

EA - EUROPEAN ACCREDITATION of CERTIFICATION

166

IAF (International

accreditation forum) EA

(European

accreditation)

SINAL SINCERT fondato nel ‘91

SIT

LABORATORI

DI PROVA

ORGANISMI DI

CERTIFICAZIONE

CENTRI DI

TARATURA

Organizzazioni

(Industria, imprese

di servizi,personale)

ieri

167

IAF (International

accreditation forum) EA

(European

accreditation)

SINAL SINCERT fondato nel ‘91

SIT

ACCREDIA nasce il 15 luglio del 2009

ACCREDIA subentra giuridicamente a Sinal – Sincert - Sit - Ente

Unificato per l’accreditamento dei Laboratori di prova , dei centri di taratura e degli Organismi di certificazione e ispezione

oggi

168

Riferimenti Normativi

Le ISO 17000 sono una serie di norme (alcune già

pubblicate e altre di prossima pubblicazione) che

aggiornano il quadro che disciplina le diverse attività di

valutazione della conformità di parte prima, seconda e

terza, nonché vari aspetti ad esse correlati.

Riguardano:

Gli Enti di accreditamento (ISO/IEC 17011)

Gli Organismi di certificazione (ISO/IEC 17021, ISO/IEC

17024, ISO/IEC 17020)

I laboratori di prova e taratura (ISO/IEC 17025)

169


UNI CEI EN ISO/IEC 17011:2005 - Valutazione della

conformità - Requisiti generali per gli organismi di

accreditamento che accreditano organismi di valutazione

della conformità

specifica i requisiti generali per gli organismi di

accreditamento che valutano e accreditano gli organismi di

valutazione della conformità.

170



conformità - Requisiti per gli organismi che forniscono

audit e certificazione di sistemi di gestione

contiene i principi ed i requisiti per la competenza, la

coerenza e l'imparzialità dell'audit e della certificazione dei

sistemi di gestione di tutti i tipi (per esempio sistemi di

gestione per la qualità o sistemi di gestione ambientale) e

per gli organismi che forniscono queste attività. Gli

organismi di certificazione operanti secondo la norma non

sono tenuti ad offrire tutti i tipi di certificazione di sistema di

gestione

171


UNI CEI EN ISO/IEC 17020:2005 - Criteri generali per il

funzionamento dei vari tipi di organismi che effettuano

attività di ispezione

specifica i criteri generali per la competenza degli

organismi imparziali che svolgono attività di ispezione,

indipendentemente dal settore interessato. Essa specifica

inoltre i criteri di indipendenza.

172



conformità - Requisiti generali per organismi che operano

nella certificazione delle persone

stabilisce i requisiti per gli organismi che operano nella

certificazione delle persone a fronte di requisiti specificati.

Essa è stata elaborata al fine di produrre e promuovere un

riferimento accettato a livello internazionale per i precitati

organismi di certificazione, in modo da facilitare il reciproco

riconoscimento delle stesse certificazioni tra soggetti di

nazionalità differente.

173


UNI CEI EN ISO/IEC 17025:2005 - Requisiti generali per

la competenza dei laboratori di prova e di taratura

specifica i requisiti generali per la la competenza dei

laboratori ad effettuare prove e/o tarature, incluso il

campionamento. Essa copre le prove e tarature eseguite

utilizzando metodi normalizzati, metodi non-normalizzati e

metodi sviluppati dai laboratori.

174

Appendice – Tools:

Schemi e mappe mentali per condurre con efficacia

un audit

Portare il sistema a creare valore raggiungendo

comprendendo lo scopo, applicando i principi e

raggiungendo gli obiettivi

AUD19011


175

UN PROCESSO DI PROCESSI

By processes analysis = Analisi per processi

Richiesta

d'offerta

Analisi di

fattibilità

Valutazione

fornitori

Analisi

economica e

finanziaria

Ordine Sviluppo

prodotto

Sviluppo

processo

Materiali

Conto lavoro

Budget e

pianificazione

di progetto

Validazione e

gestione dei

fornitori

Test e

verifiche

Validazione di

processo e di

prodotto

Offerta Produzione di

serie

Evasione

degli ordini

Gestione

scorte

Gestione

supply chain

POLITICHE, STRATEGIE, OBIETTIVI, PIANIFICAZIONE, TATTICA E OPERATIVITÀ

MONITORAGGIO, MISURAZIONE, ANALISI, VERIFICA, CONTROLLO, VALIDAZIONE

CL

IEN

TI

E M

ER

CA

TI

CL

IEN

TI

E M

ER

CA

TI

Reclami

Marketing

Migliorament

o continuo

176

I PIANI DI AZIONE CREDIBILI E SOSTENIBILI

Planning = Pianificare Importante

+

-

Importante

Urgente

+

Urgente

-

177

SOTTO CONTROLLO

Protective, Preventive, Predictive = Protettivo, preventivo, predittivo

Controllo di prodotto focus: trovare l'effetto

proteggere

Controllo di processo focus: trovare la causa

prevenire

Controllo statistico di processo focus: trovare il meccanismo

predire

178

GOVERNARE E GESTIRE

Process Management = Processi "guidati"

INPUT

OUTPUT

NOISE/CONSTRAIN

CATLAYZER/RESOURCE

GOVERNARE La qualità e la quantità dipendono solo dalle proprie scelte, si

tratta di elementi che possono essere selezionati, scelti o regolati.

GESTIRE Si tratta di vincoli e di elementi di disturbo che esulano dalle

proprie scelte e costituiscono l'ambito della protezione, della

prevenzione e, ove possibile, della predizione

179

CAUSE E CONCAUSE

Turtle Diagram = Diagramma a tartaruga

Output Input

Process

stage

PS2

O I PS1 O

What goes into

the process?

I PS3

What is the

intended result

of the process?

Work content How does the process operate?

Control of execution:

instructions, procedures, methods

Material resource What material facilities are used

to carry out the process? Tangible assets:

equipment, facilities

Process support What functions/areas/persons

support the process? Intangible assets:

training, knowledge, skill, authority

Level of effectiveness How effectively is the

process carried out? Process measurement:

key performance indicators

180

KPI

Key Perfomance Indicator = Indicatore Chiave di Prestazione

È frutto dal rapporto tra la misura del risultato atteso (target) e il risultato ottenuto

(goal)

Risultato ottenuto

Risultato atteso

181

PROBLEMI E PRIORITÀ

Priority Risk Number = Numeri di priorità del rischio

Occurrence

Severity

Detectability

182

SE TI LAMENTI E BASTA FAI PARTE DEL PROBLEMA

Problem Solving = Approccio proattivo ai problemi

Problema individuato e segmentato

Problema

riconosciuto

come già noto?

Si conosce una soluzione

efficace?

Si possono reperire dati a

riguardo?

C’è il tempo per analizzare

tutti i dati?

Pensiero

laterale

innovativo

183

ISHIKAWA 1 E = 7 M

EFFECT

Materials Machines Men

Methods Measurements Milieu

Mother nature

The six factors

These are the factors that are generally regarded as causing variation in capability measurements:

• Machine (e.g. degree of wear and choice of tooling);

• Measurement (e.g. resolution and spread of measuring instrument);

• Men-Operator (e.g. how experienced and careful he/she is);

• Material (e.g. variations in surface smoothness and hardness);

• Milieu-Environment (e.g. variations in temperature, humidity and voltage);

• Method (e.g. type of machining operation).

184

MAPPA DEL RIESAME DELLA DIREZIONE

Redditività

Fatturato

Nuovi

clienti Fedeltà dei

clienti

Innovazione Produzione Marketing Post-

vendita

Persone

Sistemi

informativi

Master alma laboris (milano) audit e iso 19011

Leadership & Management

Transcript of Master alma laboris (milano) audit e iso 19011