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La norma UNI EN ISO 19011:2003 (Linee

guida per gli audit dei sistemi di gestione per la

qualità e/o di gestione ambientale)

Roberto Bosca – S.C. Servizio Veterinario Area B ASL T O4 sede di Ciriè

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Norman Secondo la Direttiva Europea 98/34/CE del 22/06/98: “norma” è

la specifica tecnica per applicazione ripetuta e continua, approvata da un organismo riconosciuto a svolgere attivitànormativa, la cui osservanza non sia obbligatoria e che appartenga a una delle seguenti categorie:

¨ norma interna zionale (ISO)¨ norma europea (EN)¨ norma nazionale (UNI)

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Quindi:

documento che definisce le caratteristiche (dimensionali, prestazionali, ambientali, di sicurezza, di organizzazione, ecc) di un prodotto, processo o servizio, redatto mediante consenso, secondo lo stato dell’arte e approvato da organismi riconosciuti.

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Norma tecnica caratterizzata da:a. Consensualità: deve essere approvata con il consenso di

coloro che hanno partecipato ai lavori

b. Democraticità: tutte le parti economico/sociali interessate possono partecipare ai lavori e formulare osservazioni nel corso delle fasi precedenti l ’approvazione f inale

c. Trasparenza: il progetto di norma, durante l’iter di approvazione, è disponibile agli interessati

b. Volontarietà: le norme sono un puro riferimento, nessuno èobbligato a seguirle

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Attività di normazione:

n interviene in tutte le fasi di vita del prodotto e nelle attività di servizio: con la definizione di processi, servizi e livelli di prestazione

n definisce gli aspetti di sicurezza (tutela delle persone), di organizzazione aziendale (tutela delle imprese), di protezione ambientale (tutela dell’ambiente)

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Norme tecnicheSono norme volontarie

frutto della collaborazione tra soggetti diversi :

produttori, consumatori , pubbliche amministrazioni, rappresentan ze sindacali, esponenti del mondo accademico e scienti fico

mediazione tra interessi che sono in conf litto

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Da norma volontaria a norma cogente

Può succedere che a volte l’argomento trattato dalle norme abbia un impatto determinante sulla sicurezza del lavoratore, del cittadino o dell’ambiente

le PP.AA. possono fare riferimento ad esse richiamandole nei documenti legislativi e trasformandole, quindi, in documenti cogenti.

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Enti di normazioneA livello nazionale:

n UNI: Ente Nazionale Italiano di Unificazione (questa sigla contraddistingue tutte le norme nazionali itali ane).

A livello europeo:

n La sigla EN identifica le norme elaborate dal CEN (ComitèEuropéen de Normalisation ).

n Le norme EN devono essere obbligatoriamente recepite dai Paesi membri CEN e la loro sigla di riferimento diventa, nel caso dell’Italia, UNI EN.

n Queste norme servono ad uniformare la normativa tecnica in tutta Europa, quindi non è consentita l’esistenza a livello nazionale di norme che non siano in armonia con il loro contenuto.

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A livello mondiale:

n ISO: (International Organization for Standardization )

n La sigla ISO identifica norme di riferimento applicabili in tutto il mondo. In Italia la sigla diventa UNI ISO (o UNI EN ISO se la norma èstata adottata anche a li vello europeo).

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Accreditamento

Verificare e garantire la competenza, la professionalitàe l’imparzialità dell’operato di una determinata struttura, di un organismo di certificazione o di un laboratorio di prova/taratura, secondo requisiti oggettivi misurabili (SINAL, SINCERT, SIT confluenti oggi in ACCREDIA) .

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Certificazionen Attestazione per iscritto da parte di un organismo di

certificazione che un prodotto, un processo, un servizio o una figura professionale sono conformi ai requisiti di una specificanorma o documento normativo.

n La certificazione viene effettuata da organismi di certificazioneche agiscono sempre quale parte terza.

n In seguito all’avvenuta certificazione, viene rilasciato un certificato ed il diritto d’uso di un marchio .

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n Certificazione di prodotto (attesta la conformità dei prodotti a specifiche norme o regole tecniche)

n Certificazione di sistema (attesta la conformità del sistema qualità o sistema di gestione ambientale a specif iche norme)

n Certificazione del personale (attesta che una determinata persona ha i requisiti per operare con competenza in un determinato settore tecnico o organizzativo esempio valutatori di sistemi qualit à)

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La norma UNI E N ISO 19011:20 03

n Sostituisce dal 2002 le norme ISO 10011.

n Le serie di norme internazionali ISO 9000 e ISO 14000 enfatizzano l’importanza degli audit come strumenti di gestione per tenere sotto controllo e verificare la corretta attuazione della gestione della qualità o della gestione ambientale di un’organizzazione.

n Gli audit sono anche considerati essenzial i nella valutazione della conformit à della certif icazione esterna.

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Termini e definizioniAUDITq Processo sistematico, indipendente e documentato per

ottenere evidenze dell’audit e valutarle con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri dell’audit sono stati soddisfatti (UNI EN ISO 19011).

q Esame sistematico e indipendente per accertare se determinate attivit à ed i risultati correlati siano conformi alle disposizioni previste, se tali disposi zioni siano attuate in modo efficace e siano adeguate per raggiungere determinati obiettivi (art. 2 Reg. CE n. 882/04).

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n L’audit eseguito su più Sistemi di gestione contemporaneamente (Qualità/Ambiente/Sicurezza), èdefinito audit combinato.

n L’audit eseguito congiuntamente da due o piùorganismi di audit sulla medesima organizzazione, èdefinito audit congiunto.

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Scopi dell’auditv Verificare la conformità

degli elementi del SG alleprescrizioni

v Verificare l’efficacia del SG attuato nel raggiungere gli obiettivi prefissati

v Fornire ad una organizzazione l’opportunità di migliorare il proprio SG

v Adempiere a specifiche prescrizioni contrattuali

v Certificare il SG di una organizzazione

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AUDIT INTERNI (di prima parte)

n Eseguiti da un’organizzazione sull’attuazione ed efficacia del proprio SG

n Condotti su processi operativi, prodotti e servizin Appartenenza o meno dei valutatori

all’organizzazionen Scopo: valutare se quanto predisposto è

applicato, applicabile, efficace, migliorabile

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AUDIT ESTERNI (di seconda parte)

n Eseguiti da clienti su propri fornitori (anche avvalendosi di società esterna)

n A volte preliminari all’ordine oppure in corso di fornitura (per effettuare una valutazione e qualificazione del fornitore)

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AUDIT ESTERNI (di terza parte)

n Audit eseguito da una terza parte indipendente al fine di valutare (certificazione) la conformità rispetto alle norme di riferimento

n La certificazione prevede la sorveglianza periodica

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AUDIT ESTERNI (di seconda e terza parte)

n Meno approfonditi degli audit interni (minor tempo a disposizione)

n Verifica di campioni ridotti del SG

n Grande esperienza e capacità di prendere pronte decisioni da parte dei valutatori

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Altri termini e definizioni

n Committente dell’audit: organizzazione o persona che richiede un audit (può essere l’organizzazione oggetto dell’audit o qualsiasi altra organizzazione che abbia un diritto regolamentare o contrattuale di richiedere un audit)

n Organizzazione oggetto dell’audit: organizzazione sottoposta all’audit

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n Auditor – Valutatore:persona che ha la competenza per effettuare un audit (RGA, auditor in addestramento)

n Esperto tecnico:persona che fornisce conoscenze e competenze specifiche al GA su alcuni aspetti dell’audit (organizzazione, processo, attività, lingua o cultura): non può agire come auditor nel GA

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Principi dell’attività di audit (“milestones”)

n Prerequisiti per fornire conclusioni dell’audit pertinentie per assicurare che auditor diversi, pur operando indipendentemente l’uno dall’altro, giungano a conclusioni simili in circostanze simili

a. Comportamento etico: fiducia, integrità, riservatezza e discrezione sono essenziali per l’attività di audit

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b. Presentazione imparziale: l’obbligo di riportare fedelmente e con precisione le risultanze, le conclusioni e i rapporti di audit (riportare anche difficoltà ed ostacoli incontrati durante l’audit e opinioni divergenti non risolte tra il GA e l’organizzazione oggetto di audit)

c. Adeguata professionalità: applicazione di accuratezza; la competenza necessaria è un fattore imprescindibile

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d. Indipendenza: gli auditor sono indipendent i dall’attività oggetto dell’audit e sono liberi da pregiudizi e conflitto di interessi

e. Approccio basato sull’evidenza: le evidenze dell’audit sono verificabili (basate su campioni delle informazioni disponibili)

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Gestione di un programma di audit

n L’alta direzione dell’organizzazione dovrebbe garantire l’autorità per la gestione del programma di audit.

n I responsabili della gestione del programma di audit dovrebbero:

o stabilire, attuare, tenere sotto controllo, riesaminare e migliorare i l programma di audit stabiliti

o identificare le risorse necessarie ed assicurare che queste siano f ornite

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Autorità per la gestione di un programma di audit

Definizione del programma di auditObiettivi ed estensione

ResponsabilitàRisorse

Procedure

Pianif (Plan)icare

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Attuazione del programma di auditProgrammazione degli audit

Valutazione degl i auditorCostituzione dei gruppi di auditor

Direttive per l’attività di auditConservazione delle registrazioni

Competenze e valutazione degli

auditor

Attività di audit

Far (Do)e

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Monitoraggio e riesame del programma di auditMonitoraggio e riesame

Identificazione delle esigenze di azioni correttive e preventive

Identificazione delle opportuni tà di miglioramento

Verif i (Check)care

Miglioramento del programma di audit

Agi (Act)re

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ATTIVITA’ DI AUDITAVVIO DELL’AUDIT – costituzione del gruppo

n Criteri di sceltaØ Obiettivi, estensione, durataØ Competenza del personale nella materia oggetto di

auditØ Caratteristiche dell’area da verificare (dimensioni, n.

addetti, attività svolte)Ø RGA che assicuri autorevolezzaØ Indipendenza

Sarebbe opportuno mantenere i l numerodi auditor non inferiore a due

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n Auditor in addestramento possono essere inclusi nel gruppo audit, ma non dovrebbero operare senza una direzione o una guida

n Sia il committente dell’audit sia l’organizzazione oggetto dell’audit possono richiedere la sostituzione di particolari membri con motivazioni basate sui principi dell’attività di audit

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n Il Gruppo audit dovrebbe essere sempre composto da:

Ø un auditor che funge da RGA

Ø da un esperto tecnico che può coincidere con il RGA o altro auditor

Ø eventuali altri auditor

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ATTIVITA’ DI AUDIT PREPARAZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT SUL POSTO – preparazione del piano

n La scelta delle attività da sottoporre ad audit èdeterminante per massimizzare le possibilità di conoscere lo stato del sistema di gestione dell’organizzazione esaminata.

n Ciascun processo necessita di tempi adeguati in funzione della complessità e dell’importanza delle azioni svolte.

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ATTIVITA’ DI AUDIT PREPARAZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT SUL POSTO – assegnazione dei compit i al GAn Il RGA dovrebbe assegnare a ciascun membro del GA compiti

precisi.

n Nell’assegnare tali compiti si dovrebbe tenere conto delle esigenze di indipendenza e di competenza dell’auditor, di un’utilizzazione efficiente delle risorse e dei differenti ruoli e responsabilit à degli auditor, degli auditor in addestramento e degli esperti tecnici.

n Man mano che l’audit progredisce possono essere effettuate delle modifiche alle assegnazioni dei compiti, per assicurare ilraggiungimento degli obiettivi dell ’audit.

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ATTIVITA’ DI AUDIT PREPARAZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT SUL POSTO – preparazione dei documenti di lavoro

n La lista di riscontro:¨ Durante l’audit:

nè una guida operativanè un elemento di registrazionennon è limitante

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n La lista di riscontro:¨ Al termine dell’audit:

n è un costante ri ferimento per la preparazione del rapporton è un promemoria delle evidenze oggettive che supportano

i rilievin è un elemento per la preparazione di altri audit alla stessa

area

Contiene un elenco di domande deri vate o connesse ai requisiti applicabili dell’audit

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n La lista di controllo è:

¨ un documento di lavoro

¨ una registrazione da archiviare

¨ una guida per l’auditor e non una “gabbia”

¨ correlata all’esperienza di chi la usa

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n La lista di controllo deve:

¨ possedere una sequenza logica con l’obiettivo di raggiungere il grado di approfondimento e l’estensione dell’indagine desiderata

¨ deve essere costruita in modo da consentire una corretta interpretazione anche in tempi successivi

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ATTIVITA’ DI AUDIT CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT SUL POSTO – ruoli e responsabilità di guide e osservatori

n I valutatori dovrebbero essere sempre accompagnat i durante la verifica da personale delegato dall’organizzazione

n Per ciascun gruppo o sottogruppo di valutazione dovrebbe essere presente un accompagnatore

n E’ essenziale che gli accompagnatori conoscano le attività che si svolgono nell’area in esame

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n L’accompagnatore deve avere la necessaria competenza e autorità per interagire con i valutatori

n Il valutatore deve pretendere che siano le persone interpellate a rispondere alle domande poste

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ATTIVITA’ DI AUDIT CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT SUL POSTO – raccolta e verifica delle informazioni

n Le informazioni relative agli obiettivi, al campo e ai criteri di audit, dovrebbero esser raccolte mediante opportuno campionamento durante l’audit e dovrebbero es sere verificate

n Solo le informazioni verificabili possono costituire evidenze del l’audit

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n Le evidenze dell’audit sono basate su campioni delle informazioni disponibili; esiste quindi un elemento di incertezza nell’attività di audit, per cui coloro che traggono le conclusioni dell’audit dovrebbero essere consapevoli di questa incertezza

n L’audit è solo un’istantanea di quanto l’organizzazione verificata sta svolgendo in quel periodo

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Fonti di informazione(interviste, osservazioni di attività, riesame dei

documenti)

Raccolta mediante appropriato campionamento e verifi ca

Evidenze del l’audit

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Valutazione rispetto ai criteri dell’audit

Risultanze dell’audit

Riesame

Conclusioni dell’audit

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Fonti di informazioni

n Possono comprendere:a. Interviste con impiegati e altre personeb. Osservazioni delle attività, delle condizioni e dell’ambiente

di lavoroc. Documenti, quali obiettivi, piani, procedure, norme,

istruzioni, licenze e permessi, specifiche, disegni, contratti eordini

d. Registrazioni (di ispezioni, resoconti di riunioni, rapporti di audit, registrazioni di programmi di controllo e risultati di misurazioni)

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e. Analisi di dati, analisi e indicatori di prestazionif. Informazioni sui programmi di campionamento pertinenti

all’organizzazione oggetto dell’audit e sulle procedure per il controllo del campionamento e dei processi di misurazione

g. Rapporti da altre fonti, per esempio, informazioni di ritorno dal cliente, altre informazioni pertinenti da parti esterne e valutazioni di f ornitori

h. Valutazione di attrezza ture, impianti e risorsei. Banche dati di computer e siti web

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Conduzioni di interviste

n Le interviste sono uno dei mezzi importanti di raccolta di informazioni e dovrebbero essere eseguite in maniera che si adattino alla situazione ed alla persona intervistata.

n L’auditor deve considerare:a. Le interviste dovrebbero essere rivolte a persone di

opportuni livelli e funzioni che eseguono attività e compiti nell’ambito del campo dell ’audit

b. Le interviste dovrebbero essere condotte durante il normale orario di lavoro e sul luogo di lavoro abituale della persona che viene intervistata

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c. Dovrebbe essere fatto ogni sforzo per mettere la persona che viene intervistata a proprio agio prima e durante l’intervista

d. Dovrebbero essere spiegate le ragioni dell’intervista e di ogni annotazione presa

e. Le interviste possono essere iniziate con la richiesta alle persona di spiegare il loro lavoro

f. Dovrebbero essere vietate le domande che possono influenzare le risposte (domande inf luenzanti)

g. I risultati delle interviste dovrebbero essere sintetizzati ed riesaminati con la persona intervistata

h. Le persone intervistate dovrebbero essere ringraziate per la loro partecipazione e collaborazione

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n Condizione dell ’intervistato:

Ø può essere imbarazza to o trovarsi a disagio

Ø l’emotività o il tentativo di mentire può essere causa di stress

Ø la risposta può non essere chiara (ripetizione della domanda da parte dell ’auditor)

Ø l’intervistato può divagare (controllo del colloquio da parte dell’auditor)

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Modalità di conduzione dell’intervista da parte dell’auditor

q Il linguaggio gestuale èsempre importante

qGuardare l’interlocutore negli occhi

qMostrare interesseq Non distrarsi per prendere

appuntiq Fare occasionali cenni di

assensoq Dimostrare con continuità

attenzione

q Essere calmi, educati e rassicuranti

q Porre le domande direttamente a chi fa il lavoro

q Non commentare i comportamenti

qMantenersi impassibiliq Esprimersi chiaramente e

con precisioneq Riproporre un domanda se

non viene compresa

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n Domande inefficaci (è stato addestrato per la mansione che ha?)

n Domande efficaci (come è stato addestrato per la mansione che ha?)

n Il silenzio è uno strumento importante ed è una leva psicologica

n Da evitarsi le non-domande (sono domande che hanno già una risposta)

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ATTIVITA’ DI AUDIT CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT SUL POSTO – riunione di chiusura

n Possono verificarsi divergenze di opinione fra auditor e auditati

n Risoluzione di controversie, come si risolve il problema?

Efficace addestramento ebuona comunicazione

Assenza di sudditanzapsicologica nel sostenere

la propria opinione

Controversie risolte verbalmente con contattidiretti o attraverso le vie ufficiali

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Competenza e valutazione degli auditor

n La fiducia e l’affidabilità accordata al processo di audit dipende dalla competenza di coloro che effettuano l’audit, che si basa sulla dimostrazione:

a. delle caratteristiche personalib. della capacità di applicare le conoscenze e le abilità

generali ottenute mediante l’istruzione, l’esperienza di lavoro, la formazione ed addestramento come auditor e l’esperienza di audit

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Caratteristiche personali

n Un auditor dovrebbe essere:a. rispettoso dei principi etici, cioè giusto, veritiero,

sincero, onesto e riservatob. di mentalità aperta, cioè disposto a prendere in

considerazione idee o punti di vista alternativic. diplomatico, cioè avere tatto nei rapporti con altre

personed. dotato di spirito di osservazione, cioè attivamente

consapevole dell’ambiente fisico e delle attività

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e. perspicace, cioè istintivamente percettivo di situazioni e capace di comprenderle

f. versatile, cioè pronto ad adeguarsi a differenti situazioni

g. tenace, cioè perseverante, concentrato a raggiungere gli obiettivi

h. risoluto, cioè capace di pervenire a conclusioni tempestive basate su analisi e ragionament i logici

i. sicuro di sé, cioè capace di agire e comportarsi in maniera autonoma e contemporaneamente di interagire in modo efficace con gli altri

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n Un auditor dovrebbe:¨ essere puntuale ¨ vestirsi bene¨ essere cortese e calmo¨ essere adeguatamente preparato¨ essere preciso¨ immedesimarsi nel ruolo ed evitare di disperdersi¨ essere indipendente e obiettivo¨ esaminare l ’evidenza¨ prendere appunti e ricordarsi di registrare anche gli aspetti

conformi

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¨Contrastare gli atteggiamenti ostruzionistici da parte dei valutati:

nAssenzenPausa pranzonRitardinGiri a vuotonSituazioni particolari

58

n Un auditor non dovrebbe:¨ essere insistente¨ accanirsi¨ avere fretta¨ temere di risultare sgradevole¨ non sapere né guardare né osservare (soprattutto

quando non è impegnato nell’indagine)

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Conoscenze ed abilità generali

n Un auditor dovrebbe conoscere ed essere in grado di:¨ applicare principi, procedure e tecniche di

audit, per garantire che gli audit siano effettuati in modo sistematico e coerente

¨ pianificare ed organizzare efficacemente il lavoro

¨ eseguire gli audit entro i tempi concordat i¨ dare la priorità e concentrarsi sugli aspetti

significativi

60

¨ raccogliere le informazioni attraverso efficaci interviste, l’ascolto, l’osservazione e il riesame di documenti, registrazioni e dati

¨ comprendere l’idoneità e le conseguenze dell’utilizzazione delle tecniche di campionamento nell’attività di audit

¨ verificare l’esattezza delle informazioni raccolte¨ confermare la sufficienza e l’idoneità delle

evidenze dell’audit per supportare le risultanze e le conclusioni dell’audit

61

¨ valutare quei fattori che possono influenzare l’affidabilità delle risultanze e delle conclusioni dell’audit

¨ utilizzare documenti di lavoro per registrare le attività di audit

¨ predisporre i rapporti di audit ¨ mantenere la riservatezza e la sicurezza delle

informazioni¨ comunicare in modo efficace o mediante

l’abilità linguistica personale

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¨ il sistema di gestione e documenti di riferimento per consentire all’auditor di comprendere il campo dell’audit e di applicare i criteri dell’audit

¨ l’applicazione dei sistemi di gestione a differenti organizzazioni

¨ l’interazione fra gli elementi del sistema di gestione

¨ l’applicazione dei documenti di riferimento a diverse situazioni dell’audit

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¨ i sistemi informativi e la tecnologia per l’autorizzazione, la sicurezza, la distribuzione e il controllo dei documenti, dei dati e delle registrazioni

¨ le situazioni organizzative, per consentire di comprendere il contesto operativo dell’organizzazione

¨ la dimensione, la struttura, le funzioni e le interrelazioni dell’organizzazione

¨ i processi generali dell’azienda e la relativa terminologia

¨ il contesto socio-culturale dell’organizzazione oggetto di audit

64

¨ le leggi applicabili, i regolamenti ed altri requisiti attinenti alla disciplina

¨ i codici, le leggi ed i regolamenti locali, regionali e nazionali

¨ i contratti e gli accordi¨ i trattati e le convenzioni internazionali¨ gli altri requisiti sottoscritti dall’organizzazione

65

n Un auditor di Sistema Gestione Qualità dovrebbe conoscere ed essere in grado di applicare:¨ metodi e tecniche relat ivi alla qualitਠla terminologia della qualità, i principi di

gestione per la qualità e la loro applicazione¨ gli strumenti per la gestione della qualità e la loro

applicazione¨ i processi ed i prodotti, inclusi i servizi (per

consentire di comprendere il contesto tecnologico e la terminologia dello specifico settore)

66

n Un Responsabile di gruppo audit (RGA) dovrebbe essere in grado di:

¨ pianificare l’audit e fare uso efficace di risorse

¨ rappresentare il gruppo di audit nei rapporti con il committente e con l’organizzazione oggetto dell’audit

¨ organizzare e guidare i membri del gruppo audit

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¨ dirigere e guidare gli auditor in addestramento

¨ guidare il gruppo di audit e raggiungere le conclusioni dell’audit

¨ prevenire e risolvere i conflitti

¨ preparare e completare il rapporto di audit

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Grado di istruzione, formazione, esperienza degli auditor

n Un auditor dovrebbe:¨ avere conseguito un grado di istruzione sufficiente

a consentirgli di acquisire la conoscenza e le abilitàrichieste

¨ avere esperienza di lavoro che contribuisca allo sviluppo delle conoscenze ed abilità definite

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¨ avere completato formazione ed addestramento come auditor in modo tale da contribuire allo sviluppo delle conoscenze e delle abilità; laformazione e l’addestramento possono essere erogati dall’organizzazione stessa da cui dipende la persona stessa o da un’organizzazioneesterna

¨ avere esperienza di audit; questa esperienza dovrebbe maturata sotto la direzione e la guida di un auditor che abbia la competenza di responsabile del gruppo di audit nella stessa disciplina

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Grado di istruzione, formazione, esperienza dei Responsabili del gruppo di audit

n Il Responsabile di un gruppo di audit dovrebbe:¨ avere acquisito esperienza addizionale di audit

per sviluppare le conoscenze e le abilità definite (questa esperienza addizionale dovrebbe essere maturata agendo nel ruolo di responsabile del gruppo audit sotto la direzione e la guida di un altro auditor che abbia la competenza di Responsabile di gruppo audit).

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Come per auditor40 ore di formazione ed addestramento sull’audit

Formazione ed addestramento come auditor

Come per auditorAlmeno 2 anni dei 5 complessivi

Esperienza di lavoro nel campo della gestione qualità

Come per auditor5 anniEsperienza di lavoro complessiva

Come per auditorIstruzione secondariaIstruzione

RGAAuditorParametro

Esempio di grado di istruzione, di livelli di esperienza di lavoro, di formazione e di addestramento come auditor e di esperienza di audit

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Esempio di grado di istruzione, di livelli di esperienza di lavoro, di formazione e di addestramento come auditor e di esperienza di audit (segue)

Tre audit completi per un totale di almeno 15 giorni di esperienza di audit ricoprendo il ruolo di RGA sotto la direzione e la guida di un auditor avente la competenza di responsabile di gruppo audit.Gli audit dovrebbero essere completati negli ultimi due anni consecutivi.

Quattro audit completi per un totale di almeno 20 giorni di esperienza di audit effettuati come auditor in addestramento sotto la direzione e la guida di un auditor avente la competenza di responsabile di gruppo audit.Gli audit dovrebbero essere completati negli ultimi tre anni consecutivi.

Esperienza di audit

RGAAuditorParametro

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Mantenimento e miglioramento della competenza

n L’aggiornamento professionale continuo è attinente al mantenimento ed al miglioramento delle conoscenze, delle abilità e delle caratteristiche personali

n L’aggiornamento professionale può essere ottenuto con metodi come l’ulteriore esperienza di lavoro, formazione e addestramento, studi personali, partecipazione a convegni, seminari e conferenze o altre pertinenti attività. Gli auditordovrebbero dimostrare il loro continuo aggiornamento professionale

n Gli auditor dovrebbero mantenere e dimostrare la loro capacitàad eseguire audit effettuando con continuit à audit

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Valutazione degli auditor e del RGAn La valutazione degli auditor e dei RGA dovrebbe essere

pianificata,attuata e registrata in accordo con le procedure del programma di audit.La valutazione avviene attraverso:

Ø la valutazione iniziale di persone che desiderano diventare auditor

Ø la valutazione degli auditor come parte del processo di scelta del gruppo di audit

Ø la valutazione continua delle prestazioni dell’auditor per individuare esigenze di mantenimento e di miglioramento delle conoscenze e delle abilit à

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Il processo di valutazione degli auditor è composto da quattro fasi principali

n Fase 1: determinazione delle caratteristiche personali e delle conoscenze e delle abilità per soddisfare le esigenze del programma di audit

n Fase 2: individuazione dei criteri di valutazionen Fase 3: scelta del metodo di valutazione appropriaton Fase 4: esecuzione della valutazione

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Fase 1:determinazione delle caratteristiche personali e delle conoscenze e delle abilità per soddisfare le esigenze del programma di audit

n Si dovrebbero considerare q la dimensione, la natura e la complessità dell’organizzazione

da sottoporre ad auditq gli obiettivi e l ’estensione del programma di audit q i requisiti della certif icazione e dell ’accreditamentoq il ruolo del processo di audit nella gestione

dell’organizzazione da sottoporre ad auditq il livello di riservatezza richiesto nel programma di auditq la complessità del sistema di gestione da sottoporre ad audit

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Fase 2: individuazione dei criteri di valutazione

n I criteri possono essere quantitativi (anni di esperienza di lavoro, numero di audit eseguiti, ore di formazione e di addestramento nell’audit) o qualitativi (dimostrazione di particolari caratteristiche personali, conoscenze o abilità durante la formazione ed addestramento o sul luogo di lavoro)

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Fase 3: Scelta del metodo di valutazione appropriato

n La valutazione dovrebbe essere effettuata da parte di una persona o da parte di un gruppo di esperti utilizzando una o piùmetodi scelti tra quelli indicati nel prospetto. Nell’usare il prospetto si dovrebbe tenere presente che:q i metodi descritti rappresentano una serie di opzioni e

possono non applicarsi in tutte le situazioniq l’affidabilità dei vari metodi descritti può variar eq generalmente si dovrebbe utilizzare una combinazione di

metodi per assicurare un risultato obiettivo, coerente, giusto ed affidabile

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Riesame del rapporto di audit e discussione con il committente dell’audit, dell’organizzazione oggetto dell’audit, con colleghi e con l’auditor

Per fornire informazioni quando l’osservazione diretta può non essere possibile o appropriata

Riesame post audit

Esami orali e scritti, esami psicometrici

Per valutare le caratteristiche personali, le conoscenze e le abilitàe la loro applicazione

Esame

Giochi di ruolo, audit con supervisore, prestazioni sul lavoro

Per valutare le caratteristiche personali e la capacità di applicare conoscenze e abilità

Osservazione

Interviste a faccia a faccia ed interviste telefoniche

Per valutare le caratteristiche personali e la capacità di comunicare, verificare le informazioni e le conoscenze ed acquisire ulteriori informazioni

Interviste

Ricerche, questionari, referenze personali, testimonianze, reclami, valutazione di prestazioni

Per fornire informazioni su come viene percepita la prestazione dell’auditor

Informazioni di ritorno positive e negative

Analisi delle registrazioni attestanti l’istruzione, la formazione e l’addestramento, l’attività lavorativa e l’esperienza di audit

Per verificare il bagaglio professionale dell’auditor

Riesame delle registrazioni

EsempiObiettiviMetodi di valutazione

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Fase 4: Esecuzione della valutazione

n In questa fase le informazioni raccolte sulla persona vengono confrontate con i criteri stabiliti nella fase 2. Quando una persona non soddisfi i criteri, sono richiesti ulteriore formazione ed addestramento, esperienza di lavoro e/o di audit, a seguito dei quali dovrebbe aver luogo una nuova valutazione