21 Linee Guida per gli Audit dei SG di Qualità e Ambiente ... · norma europea EN ISO...

Linee Guida per gli AuditLinee Guida per gli Auditdei Sistemi di Gestione per la dei Sistemi di Gestione per la

Qualità e/o di Gestione Qualità e/o di Gestione Ambientale: UNI EN ISOAmbientale: UNI EN ISO

19011:200219011:2002

Alberto Andreani Tel. 0721-403718 E-mail [email protected]

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Sommario

• La norma è destinata ad una estesa gamma di potenziali utilizzatori che comprendono:– Gli auditor;– Le organizzazioni che attuano sistemi di gestione per la qualità e/o di

gestione ambientale;– Le organizzazioni che hanno l’esigenza di condurre audit di sistemi di

gestione per la qualità e/o l’ambiente per ragioni contrattuali;– Le organizzazioni che operano:

• Nella certificazione o nella formazione ed addestramento degli auditor;• Nella certificazione di sistemi di gestione;• Nell’accreditamento; • Nella normazione nel campo della valutazione della conformità.


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Relazioni Nazionali

• La presente norma sostituisce le:UNI EN ISO 14010:1996, UNI EN ISO 14011:1996, UNI EN ISO 14012:1996, UNI EN 30011-1:1994, UNI EN 30011-2:1994 e UNI EN 30011-3:1994.


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Premessa Nazionale

• La presente norma costituisce il recepimento, in lingua italiana, della norma europea EN ISO 19011 (edizione ottobre 2002 con correzioni del 30 ottobre 2002), che assume così lo status di norma nazionale italiana.

• La traduzione è stata curata dall’UNI.


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Introduzione

• Le Norme ISO 9000 e ISO 14000 enfatizzano l’importanza degli audit come strumenti di gestione per:– tenere sotto controllo– verificarel’efficace attuazione della politica per la qualità e/o l’ambiente di un’organizzazione.


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Le Verifiche Ispettive sono condotte allo scopo di valutare se i

vari elementi di un Sistema di Gestione sono

Attuati Attuati e IdoneiIdonei

a conseguire gli obiettivi che il Sistema si era prefissatia conseguire gli obiettivi che il Sistema si era prefissati.


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Esse forniscono poi l’evidenza oggettiva della necessità di:

ridurre

eliminare

prevenire

le non Conformità


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I risultati delle verifiche ispettive possono essere usati dalla direzione

• Per migliorarel’efficienza della propria organizzazione


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1. Scopo e Campo di Applicazione

La presente norma internazionale fornisce una guida:Sui Principi dell’attività di auditSulla Gestione dei programmi di auditSulla Conduzione di auditSulla Competenza degli auditor

Di Sistemi di Gestione per:

Qualità e/o

Ambiente, siano essi

Interni Esterni


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1. Scopo e Campo di Applicazione

E’ possibile applicare la presente norma anche ad altri tipi di audit, purché si facciano specifiche considerazioni per determinare

La

competenza

necessaria per i membri

del gruppo di audit.


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2. Riferimenti normativi

• ISO 9000:2000Quality management system – Fundamental and vocabulary.

• ISO 14050:2002Environmental management -Vocabulary


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3. Termini e Definizioni

• Ai fini della presente norma, si applicano i termini e le definizioni fornite nella ISO 9000 e nella ISO 14050, a meno che queste non siano superate dai termini e dalle definizioni di seguito riportati.

• I termini le cui definizioni sono riportate in altri punti dellanorma, sono indicati in carattere neretto, con l’indicazione del rispettivo numero di identificazione, quando sono citati in una definizione o in una nota.

• Questi termini in neretto possono essere sostituiti, nella definizione, dalle loro definizioni complete.


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• 3.1 audit (verifica ispettiva):Processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze

dell’audit (3.3) e valutarlo con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri di audit (3.2) sono stati soddisfatti.Note:

• Gli audit interni (di prima parte), sono effettuati, per il riesame da parte della direzione e per altri fini interni, dall’organizzazione stessa, o per suo conto, e possono costituire la base per una autodichiarazione di conformità.

• Gli audit esterni comprendono sia quelli di “seconda parte” che quelli di “ terza parte”: i primi sono effettuati da chi ha un interesse nell’organizzazione, quali clienti, o da altre persone per conto degli stessi, i secondi sono effettuati da organismi esterni indipendenti, quali quelli che rilasciano certificazioni di conformità ai requisiti della ISO 9001 e della ISO 14001.

• Quando due sistemi vengono sottoposti contemporaneamente all’audit, questo è definito “audit combinato”.

• Quando due o più organismi di audit eseguono congiuntamente un audit di di un’unica organizzazione oggetto di audit (3.7), l’audit viene definito “audit congiunto”.


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• 3.2 criteri di audit: Insieme di politiche, procedure o requisiti.

Nota: i criteri di audit sono utilizzati come riferimento rispetto a cui si confrontano le evidenze dell’audit (3.3).

• 3.3 evidenze dell’audit: registrazioni di fatti o altre informazioni, che sono pertinenti ai criteri di audit (3.2) e verificabili.

Nota: le evidenze dell’audit possono essere qualitative o quantitative.


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• 3.4 risultanze dell’audit: risultati delleevidenze dell’audit (3.3), raccolte rispetto ai

criteri di audit (3.2).conformità

Nota: le risultanze dell’audit possono indicarerispetto ai criteri di audit non conformità

o segnalare opportunità di miglioramento.


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3. Termini e Definizioni• 3.5 conclusioni dell’audit: esito di un audit (3.1) fornito

dal gruppo di audit (3.9) dopo aver preso in esame gli obiettivi dell’audit e tutte le risultanze dell’audit (3.4).

• 3.6 committente dell’audit: organizzazione o persona che richiede un audit (3.1).

Nota: il committente può essere l’organizzazione oggetto dell’audit (3.7) o qualsiasi altra organizzazione che abbia un diritto:

• Regolamentare o• Contrattuale

di richiedere un audit.


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• 3.7 organizzazione oggetto dell’audit:organizzazione sottoposta all’audit.

• 3.8 auditor (valutatore):persona che ha la competenza (3.14) per effettuare un audit (3.1).

• 3.9 gruppo di audit:uno o più auditor (3.8) che eseguono un audit, supportatati, se richiesto, da esperti tecnici (3.10).

Note: Nn auditor del gruppo è nominato dal responsabile del gruppo.Il gruppo di audit può comprendere auditor in addestramento.


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3.10 Esperto tecnico: persona che fornisce conoscenze o competenze specifiche al gruppo di audit(3.9).

Note:La conoscenza o competenza specifica sono riferite:

– All’organizzazione– Al processo o– All’attività da sottoporre ad audit,– Alla lingua o alla cultura.

Un esperto tecnico non può agire come auditor (3.8) nel gruppo di audit.


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Dimostrate caratteristiche personali e dimostrata capacità di saper utilizzare conoscenze ed abilità.

3.14 competenza

Descrizione delle •Attività e delle•Disposizioni

per la conduzione di un audit (3.1).

3.12 piano dell’audit

Estensione e limiti di un audit (3.1).Nota: il campo dell’audit generalmente comprende una descrizione: •Delle localizzazioni fisiche,•Unità organizzative,•Attività e processi, come pure il periodo di tempo richiesto.

3.13 campo dell’audit

Insieme di uno o più audit (3.1) pianificati per un arco di tempo definito ed orientati verso uno scopo specifico.Nota: un programma di audit comprende tutte le attività necessarie per pianificare, organizzare ed eseguire gli audit.

3.11 programma di audit


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4. Principi dell’attività di auditL’attività di audit è fondata su un certo numero di principi, i quali fanno

dell’audit uno strumento efficiente

affidabile, a supporto:

delle politiche e dei controlli della direzione, fornendo

in base alle quali un’organizzazione può agire

per migliorare le proprie prestazioni.

informazioni


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4. Principi dell’attività di auditI rispetto di questi principi è un

per fornire conclusioni dell’audit pertinenti e sufficienti e per assicurare che auditor diversi, operando indipendentemente l’uno dall’altro, pervengano a conclusioni simili in circostanze simili.

prerequisito

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4. Principi dell’attività di auditPrincipi relativi agli auditor:a) Comportamento etico (il fondamento della professionalità):

• Fiducia• Integrità• Riservatezza• Discrezione

b) Presentazione imparziale (l’obbligo di riportare fedelmente e con precisione):• Le risultanze• Le conclusioni ed • I rapporti

di audit, devono riflettere fedelmente ed accuratamente le attività di audit. Vanno riportati ostacoli significativi incontrati durante l’audit e le opinioni divergenti non risolte tra il gruppo di audit e l’organizzazione valutata.

c) Adeguata professionalità (l’applicazione di accuratezza e di discernimento nell’attività di audit):

• Gli auditor devono possedere la competenza necessaria per svolgere i compiti loro assegnati, nel rispetto della fiducia loro accordata dai committenti dell’audit e dalle altre parti interessate.


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4. Principi dell’attività di audit

Principi relativi al processo di audit:d) Indipendenza (la base per l’imparzialità dell’audit e l’obiettività delle sue conclusioni):

• Gli auditor devono essereIndipendenti dall’attività oggetto dell’auditLiberi da pregiudiziEsenti da conflitti di interesse

• Gli auditor devonoConservare obiettività di pensieroAssicurare che le risultanze e le conclusioni dell’audit, siano basate solo sulle evidenze dell’audit.

e) Approccio basato sull’evidenza (il metodo razionale per raggiungere conclusioni dell’audit affidabili e riproducibili in un processo dell’audit sistematico):

• Le evidenze dell’audit devono essere verificabili• Considerato che il tempo per effettuare un audit è limitato, le evidenze si

basano su campioni delle informazioni disponibili• L’uso del campionamento deve essere appropriato e strettamente connesso

con il livello di fiducia che può essere riposta sulle conclusioni dell’audit.


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5. Gestione di un programma di audit

• 5.1 Generalitàdimensione

A seconda della naturacomplessità

dell’organizzazione da sottoporre ad audit, il programma di audit può includere uno o più audit.

avere vari obiettiviQuesti audit possono audit congiunti

includereVedi note 3 e 4 della della definizione dell’audit in 3.1 audit combinati

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5. Gestione di un programma di audit

• 5.1 GeneralitàUn programma di audit comprende anche

pianificaretutte le attività necessarie per

organizzare

di audite per fornire le risorse efficacemente

che sono necessarie per svolgerliefficientemente

entro i limiti di tempo stabiliti.

Tipi e

numero


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5.1 Gestione di un programma di audit: generalità

• Un’organizzazione può stabilire più di un programma di audit.

• L’alta direzione dovrebbe garantire l’autorità per la gestione del programma di audit.

• I responsabili della gestione della attività di audit dovrebbero:

a) Stabilire, attuare, tenere sotto controllo,riesaminare emigliorare il programma diaudit.

b) Identificare le risorsenecessarie ed assicurare che questesiano fornite.


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Figura 1-Illustrazione del flusso di processo per la gestione di un programma di audit


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Se un’organizzazione da sottoporre ad audit utilizza più sistemi di gestione, si può decidere che il programma di audit comprenda auditcombinati.In tal caso occorre prestare particolare attenzione alla competenza del gruppo di audit.


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Due o più organizzazioni che attuano un audit possono cooperare, come parte dei loro programmi di audit, per condurre un audit congiunto.In tal caso si dovrebbe prestare particolare attenzione:

alla ripartizione delle responsabilità;alla predisposizione di eventuali risorse aggiuntive;alle competenze necessarie nel gruppo di audit;alle procedure appropriate.

Prima che l’audit abbia inizio si dovrebbe raggiungere l’accordo su tali punti.



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• 5.2.1 obiettivi di un programma di audit

• Al fine di dare indicazioni sulla pianificazione e l’esecuzione degli audit, dovrebbero essere stabiliti gli obiettivi di un programma di audit.

• Questi obiettivi possono essere fondati su considerazioni relativa a:

a) Priorità della gestione;b) Progetti commerciali;c) Requisiti del Sistema di Gestione;d) Requisiti legali, regolamentari e

contrattuali;e) Esigenza di valutare i fornitori;f) Esigenze del cliente;g) Esigenze di altre parti interessate;h) Rischi per l’organizzazione.

• Aiuto pratico - Esempi di obiettivi di programma di audit

Esempi di obiettivi di programma di audit sono i seguenti:

a) Soddisfare i requisiti per la certificazione rispetto ad una Norma di Sistema di Gestione;

b) Verificare la conformità ai requisiti contrattuali;

c) Ottenere e conservare la fiduciasull’idoneità di un fornitore;

d) Contribuire al miglioramentodel sistema di gestione

5.2 Gestione di un programma di audit:obiettivi ed estensione di un programma di audit


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• 5.2.2 Estensione di un programma di auditL’estensione di un programma di audit può variare ed è influenzata da:

dell’organizzazione da sottoporre ad audit, così come da quanto segue:a) Il campo, l’obiettivo e la durata di ogni audit da attuare;b) La frequenza degli audit da attuare;c) Il numero, l’importanza, la complessità, l’analogia e le localizzazioni delle attività da

sottoporre ad audit;d) Le norme, le leggi, i requisiti regolamentari e contrattuali ed altri criteri dell’ audit;e) L’esigenza di accreditamento o di certificazione;f) Le conclusioni di precedenti audit o i risultati del riesame di un precedente programma di

audit;g) La lingua, gli aspetti culturali e sociali;h) Le problematiche delle parti interessate;i) Le modifiche significative di un’organizzazione o delle sue attività.

5.2 Gestione di un programma di audit: obiettivi ed estensione di un programma di audit

dimensione natura complessità


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• 5.3.1 La responsabilità per la gestione di un programma di audit dovrebbe essere assegnata a una o più persone che abbiano una conoscenza completa:

Dei principi dell’audit;Della competenza degli auditor;Dell’applicazione delle tecnichedell’audit.

• Queste persone dovrebbero avere :Capacità di gestione eConoscenze tecniche e delle pratiche relative alle attività da sottoporre ad audit.

• Esse dovrebbero:

Stabilire:obiettivi edestensione del programma di audit;

Stabilire:responsabilità e procedure;

Assicurare che siano fornite le risorse;Assicurare l’attuazione del programma di audit;Assicurare che siano conservateappropriate registrazioni del programma di audit;Tenere sotto controllo, riesaminare e migliorare il programma di audit.

5.3 Gestione di un programma di audit: responsabilità, risorse e procedure di un programma di audit


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• 5.3.2 Nell’individuazione delle risorse necessarie per il programma di audit, dovrebbero essere prese in considerazione:

Le risorse economico-finanziarienecessarie per l’elaborazione, l’attuazione, la gestione ed il miglioramento delle attività di audit;Le tecniche di audit;I processi per conseguire e mantenerela competenza degli auditor e per migliorare le loro prestazioni;La disponibilità di auditor e di espertitecnici aventi competenza appropriata agli obiettivi del particolare programma di audit;L’estensione del programma di audit;Il tempo di viaggio, la sistemazione ed altre esigenze richieste dall’attività di audit.

• 5.3.3 Le procedure per il programma di auditdovrebbero tener conto di quanto segue:

La pianificazione e la programmazione degli audit;L’assicurazione della competenza degli auditor e dei responsabili del gruppo di audit;La costituzione di appropriati gruppi di audit e l’assegnazione dei rispettivi ruoli e responsabilità;La conduzione degli audit;L’esecuzione delle azioni successive all’audit, se necessarie;La conservazione delle registrazioni del programma di audit;Il monitoraggio delle prestazioni e dell’efficacia del programma di audit;Il rapporto all’alta direzione sulle acquisizioni complessive del programma di audit.

Per le organizzazioni più piccole, le suddette attività possono essere trattate in un’unica procedura.

5.3 Gestione di un programma di audit: responsabilità, risorse e procedure di un programma di audit


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• L’attuazione di un programma di audit dovrebbe comprendere:a) La comunicazione del programma di audit alle parti interessate;b) Il coordinamento e la programmazione degli audit e delle altre attività del

programma di audit;c) L’attuazione e il mantenimento di un processo per la valutazione iniziale

degli auditor e per il loro aggiornamento professionale continuo, in conformità rispettivamente ai punti 7.6 e 7.5;

d) La garanzia che vengano costituiti gruppi di audit;e) La fornitura delle risorse richieste per i gruppi di audit;f) La garanzia che gli audit vengano eseguiti secondo il programma prestabilito.g) La garanzia che vengano tenute sotto controllo le registrazioni delle attività

di audit;h) La garanzia del riesame ed approvazione dei rapporti di audit e la garanzia

della loro distribuzione al committente dell’audit ed alle altre parti specificate;

i) La garanzia che vengano effettuate, se applicabile, le azioni a seguiredell’audit.

5.4 Gestione di un programma di audit: attuazione di un programma di audit

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• Per dimostrare l’attuazione del programma di audit dovrebberoesserne conservate le registrazioni, che dovrebbero comprendere:

a) Le registrazioni relative ai singoli audit, qualiI piani dell’audit,I rapporti di audit,I rapporti di non conformità,I rapporti di azioni correttive e preventive,I rapporti di azioni successive dell’audit, se applicabili;

b) I risultati del riesame del programma di audit;c) Le registrazioni relative al personale coinvolto nell’audit,

riguardanti argomenti vari qualiLa valutazione della competenza e delle prestazioni dell’auditor,La composizione del gruppo di audit,Il mantenimento ed il miglioramento delle competenze.

• Le registrazioni dovrebbero essere conservate e controllate con adeguata sicurezza.

5.5 Gestione di un programma di audit: registrazioni del programma di audit

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• L’attuazione del programma di audit dovrebbe essere:

controllata e riesaminata

ad intervalli appropriati per valutare:

se i suoi obiettivi siano stati raggiunti e identificare opportunità di miglioramento.

• I risultati dovrebbero essere comunicati all’alta direzione.

• Si dovrebbero utilizzareindicatori di prestazione per controllare caratteristichequali:

La capacità dei gruppi di audit di attuare il pianodi audit;La conformità con i programmi e il rispetto della tempisticadell’audit;Le informazioni di ritorno dai committentidegli audit, dalle organizzazioni oggetto degli audit e dagli auditor.

5.6 Gestione di un programma di audit: controllo e riesame del programma di audit

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• Il riesame del programma di audit dovrebbeconsiderare, per esempio:

a) I risultati dei controlli e le conseguenze che ne derivano;b) La conformità con le procedure;c) L’evoluzione delle esigenze e delle aspettative delle parti

interessate;d) Le registrazioni del programma di audit;e) Le prassi alternative o nuove relative alle attività di audit;f) La coerenza nelle prestazioni tra gruppi di audit in situazioni

simili.• I risultati dei riesami del programma di audit possono

condurre ad azioni correttive e preventive ed al miglioramento del programma di audit.

5.6 Gestione di un programma di audit: controllo e riesame del programma di audit


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• 6.1 Generalità: questo punto contiene linee guida perpianificare econdurre

attività di audit come parte di un programma di audit.• La seguente figura 2 fornisce una visione complessiva di

attività tipiche dell’ audit.• La misura in cui i requisiti di questo punto sono

applicabili dipende: dal campo e dalla complessità dello specifico audit e dall’utilizzazione prevista delle conclusioni dell’audit.

6. Attività di audit

Inizio dell’audit (6.2)

Nomina del responsabile del gruppo di auditDefinizione degli obiettivi, del campo e dei criteri dell’audit

Determinazione della fattibilità dell’auditCostituzione del gruppo di audit

Presa di contatto iniziale con l’organizzazione oggetto dell’audit

Conduzione del riesame della documentazione(6.3)

Riesame dei documenti pertinenti del sistema di gestione, incluse le registrazioni e determinazione della loro adeguatezza con riferimento ai criteri dell’audit

Preparazione delle attività di audit sul posto(6.4)

Preparazione del piano dell’auditAssegnazione dei compiti al gruppo di audit

Preparazione dei documenti di lavoro

Svolgimento delle attività di audit sul posto(6.5)

Svolgimento della riunione di aperturaComunicazione durante l’audit

Ruoli e responsabilità delle guide e degli osservatoriRaccolta e verifiche delle informazioniElaborazione delle risultanze dell’audit

Preparazione delle conclusioni dell’auditSvolgimento della riunione di chiusura


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Nota: Le linee tratteggiate indicano che eventuali azioni a seguire dell’audit generalmente

non sono considerate come facenti parte dell’audit.

Figura 2 – Visione d’insieme delle attività tipiche dell’audit.

Completamento dell’audit(6.7)

Esecuzione delle azioni a seguire dell’audit(6.8)

Preparazione, approvazione e distribuzione del rapporto di audit(6.6)

Preparazione del rapporto di auditApprovazione e distribuzione del rapporto di audit


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6.2 Avvio dell’audit

• 6.2.1 Nomina del responsabile del gruppo di auditI responsabili della gestione del programma di audit dovrebbero nominare il responsabile del gruppo di audit per ciascunspecifico audit.Ove si conduca un audit congiunto, è importante raggiungere l’accordo tra gli organismi dell’audit prima dell’inizio dell’ audit:

sulle responsabilità specifiche di ogni organismo, con particolare riferimentoall’autorità del responsabile del gruppo costituito per l’attuazione dell’audit.


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• Nel quadro degli obiettivi complessivi di un programma di audit, ogni singolo audit dovrebbe essere basato su:

obiettivicampo ecriteri documentati.

• Gli obiettivi dell’audit definiscono ciò che deve essere portato a termine dall’audit e possono comprendere quanto segue:

a) determinazione del grado di conformità del sistema di gestione dell’organizzazione oggetto dell’audit, o di parti di tale sistema, rispetto ai criteri dell’audit;

b) valutazione della capacità del sistema di gestione di assicurare la conformitàcon i requisiti cogenti e contrattuali;

c) valutazione dell’efficacia del sistema di gestione nel conseguire obiettivispecificati;

d) identificazione di aree di potenziale miglioramento del sistema di gestione.

6.2.2 Avvio dell’audit:definizione degli obiettivi, del campo e dei criteri di audit


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• Il campo dell’audit descrive:– l’estensione ed – i limiti dell’audit, quali

• localizzazioni fisiche,• unità organizzative, • attività e• processi da sottoporre ad audit ed

– il periodo di tempo interessato dall’audit.



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• I criteri dell’audit sono utilizzati come riferimento rispetto a cui si determina la conformità e possono comprendere:

Le politiche,Le procedure,Le norme,Le leggi ed i regolamenti,I requisiti del sistema di gestione,I requisiti contrattuali oI codici di buona pratica del settore industriale/commerciale applicabili.



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• Gli obiettivi dell’audit dovrebbero essere definiti dal committentedell’audit.

• Il campo dell’audit ed i criteri dell’audit dovrebbero essere definititra il committente dell’audit ed il responsabile del gruppo di audit secondo le procedure del programma.

• Eventuali modifichedegli obiettividel campo o dei criteri dell’audit dovrebbero essere concordate dalle medesime parti.

• Ove si debba condurre un audit combinato, è importante che il responsabile del gruppo di audit assicuri che obiettivi, il campo ed icriteri dell’audit siano appropriati alla natura dell’audit combinato.


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• La fattibilità dell’audit dovrebbe essere determinata prendendo in esame fattori quali la disponibilità di:

informazioni sufficienti ed appropriate per pianificare l’audit;adeguata collaborazione da parte dell’organizzazioneoggetto dell’audit;tempo e risorse adeguati.

• Qualora l’audit non sia fattibile, dovrebbe essere proposta al committente dell’audit un’alternativa, dopo aver consultatol’organizzazione oggetto dell’audit.

6.2.3 Avvio dell’audit:determinazione della fattibilità dell’audit


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• Qualora l’audit sia stato dichiarato fattibile, dovrebbe essere costituito un gruppo di audit, tenendo conto delle competenze necessarie per conseguire gli obiettivi prefissati.

• Quando vi sia un solo auditor, egli dovrebbe svolgere tutti i compiti affidati ad un responsabile di gruppo di audit.

• Il punto 7 contiene linee guida per: determinare le competenze necessarie e descrivere i processi per la valutazione degli auditor.

6.2.4 Avvio dell’audit:costituzione del gruppo di audit

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• Quando si decidono la dimensione e la composizione del gruppo di audit, si dovrebbe considerare quanto segue:

a) Gli obiettivi, il campo, i criteri e la durata prevista dell’audit;b) Se si tratta di un audit combinato o congiunto;c) Le competenze complessive del gruppo di audit necessarie per

conseguire gli obiettivi prefissati;d) I requisiti cogenti, contrattuali e di accreditamento/certificazione,

se applicabili;e) La necessità di assicurare l’indipendenza del gruppo di audit dalle

attività da sottoporre ad audit e di evitare conflitto d’interesse;f) La capacità dei membri del gruppo di audit di interagire in modo

efficace con l’organizzazione oggetto dell’audit e di lavorare insieme;g) La lingua dell’audit e la comprensione delle particolari

caratteristiche sociali e culturali dell’organizzazione oggetto dell’audit (questi aspetti possono essere assicurati sia mediante l’abilità propriadell’auditor sia mediante il supporto di un esperto tecnico).



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• Il processo per assicurare la competenza complessiva del gruppo di audit dovrebbe comprendere le seguenti fasi:

L’identificazione delle• conoscenze e delle • conoscenze necessarie per conseguire gli obiettivi dell’audit.

La scelta dei membri del gruppo di audit in modo tale che la totalitàdelle conoscenze e delle competenze siano presenti nel gruppo di audit.

• Se non sono pienamente coperte dagli auditor nel gruppo di audit, le conoscenze e le competenze necessarie possono essere assicurate includendo nel gruppo esperti tecnici, che però dovrebbero operare sotto la direzione di un auditor.

• Auditor in addestramento possono essere inclusi nel gruppo di audit, ma non dovrebbero operare senza essere diretti o consigliati.



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• Sia il committente dell’audit che l’organizzazione oggetto dell’audit possono richiedere la sostituzione di particolari membri del gruppo di audit, con motivazioni ragionevoli basate sui principi dell’attività di audit descritti al punto 4.

• Esempi di motivazioni ragionevoli possono essere:situazioni di conflitto di interesse (come nel caso di un membro del gruppo di

audit che sia stato in precedenza dipendente dell’organizzazione oggetto dell’audit o gli abbia fornito servizi di consulenza) e comportamento precedente non etico.

• Tali ragioni dovrebbero essere comunicate:al responsabile del gruppo di audit ed ai responsabili della gestione del programma di audit, che dovrebbero risolvereil problema con

• il committente dell’audit e con• l’organizzazione oggetto dell’audit,

prima di assumere eventuali decisioni sulla sostituzione di membri del gruppo di audit.


• Il contatto iniziale per l’audit con l’organizzazione oggettodell’audit può essere formale o informale, ma dovrebbe essere stabilito:

dai responsabili della gestione del programma di audit o dal responsabile del gruppo di audit.

• Lo scopo del contatto iniziale consiste in:a) Stabilire canali di comunicazione con il rappresentante

dell’organizzazione oggetto dell’audit;b) Confermare la legittimità della conduzione dell’audit;c) Fornire informazioni sulla tempistica proposta e sulla composizione

del gruppo di audit;d) Richiedere l’accesso ai documenti pertinenti, incluse le registrazioni;e) Determinare le regole di sicurezza applicabili sul posto;f) Predisporre quanto necessario per l’audit;g) Prendere accordi sulla presenza di osservatori e sulla necessità di

guide per il gruppo di audit.

6.2.5 Avvio dell’audit:presa di contatto iniziale con l’organizzazione oggetto dell’audit

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• La documentazione dell’organizzazione oggetto dell’audit, dovrebbe essere riesaminata prima dello svolgimento dell’audit sul posto, per determinare la conformità del sistema, così come è documentato, con i criteri dell’audit.

• La documentazione può comprendere:– documenti e – registrazioni del sistema di gestione pertinenti, e – rapporti di audit precedenti.

• Il riesame dovrebbe prendere in considerazione:– la dimensione,– La natura e– la complessità dell’organizzazione, nonché – gli obiettivi ed – il campo dell’audit.

6.3 Conduzione del riesame della documentazione


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• In alcune situazioni, questo riesame può essere rinviato fino all’iniziodelle attività sul posto, se ciò non risulti dannoso per l’efficace conduzione dell’audit.

• In altre situazioni può essere necessaria una visita preliminare sul posto per ottenere una buona visione complessiva delle informazioni disponibili.

• Qualora si rilevi che la documentazione risulti inadeguata, il responsabile del gruppo di audit dovrebbe informare:– il committente dell’audit,– i responsabili della gestione del programma di audit e– l’organizzazione oggetto dell’audit.

• In tal caso si dovrebbe prendere la decisione se continuare o sospendere l’audit fino a che le perplessità sulla documentazione siano state risolte.

6.3 Conduzione del riesame della documentazione

• 6.4.1 Preparazione del piano dell’audit: il responsabile del gruppo di audit dovrebbe preparare un piano dell’audit per fornire la base per l’accordo sulla conduzione dell’audit, tra:– committente dell’audit,– il gruppo di audit e– l’organizzazione oggetto dell’audit.

• Il piano dovrebbe facilitare– la programmazione ed– il coordinamento delle attività di audit.

• Il livello di dettaglio fornito nel piano dell’audit ne dovrebbe riflettere il campo e la complessità. I dettagli possono essere differenti, per esempio, fra audit iniziali e successivi come pure fra audit interni ed esterni.

• Il piano di audit deve essere sufficientemente flessibile da permettere modifiche, quali variazioni nel campo dell’audit, che possano diventare necessarie man mano che progrediscono le attività di audit sul posto.

6.4 Preparazione della attività di audit sul posto

• Il piano dell’audit dovrebbecomprendere:

a) Gli obiettivi dell’audit;b) I criteri di audit e tutti i

documenti di riferimento;c) Il campo dell’audit, compresa

l’identificazione delle unità organizzative e funzionali e dei processi da sottoporre ad audit;

d) Le date ed i luoghi ove si devono attuare le attività di audit sul posto;

e) La stima del tempo e della durata per le attività di audit sul posto, comprese le riunioni con le direzioni dell’organizzazione oggetto dell’audit e le riunioni del gruppo di audit;

f) I ruoli e le responsabilità dei membri del gruppo di audit e degli accompagnatori;

g) L’assegnazione di appropriate risorseper le aree critiche dell’audit;

h) L’identificazione del rappresentante dell’organizzazione oggetto dell’audit, per ciò che si riferisce all’audit;

i) La lingua utilizzata nelle attività di audit, se differente da quella dell’auditor e/o dell’organizzazione oggetto dell’audit;

j) Le voci del rapporto di audit;k) Le indicazioni per la logistica

(spostamenti, sistemazioni, ecc.);l) Gli aspetti soggetti a vincoli di

riservatezza;m) Le eventuali azioni a seguire

dell’audit.

6.4.1 Preparazione della attività di audit sul posto:preparazione del piano di audit


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• Il piano deve essere

– riesaminato, – accettato dal committente e – presentato all’organizzazione oggetto dell’audit prima che inizino le

attività di audit sul posto.• Eventuali obiezioni da parte dell’organizzazione oggetto dell’audit

dovrebbero essere risolte fra:– il responsabile del gruppo di audit,– l’organizzazione oggetto dell’audit e– il committente dell’audit.

• Ogni revisione del piano deve essere concordata fra le parti prima di avviare l’audit.

6.4.1 Preparazione della attività di audit sul posto:preparazione del piano di audit


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• Il responsabile del gruppo i audit, di concerto con il gruppo stesso, dovrebbe assegnare a ciascun membro del gruppo la responsabilità di sottoporre ad audit:

– specifici processi del sistema di gestione,– funzioni,– luoghi o– attività.

• Nell’assegnare tali compiti si dovrebbe tener conto delle esigenze di:– indipendenza e di – competenza dell’auditor, di una– utilizzazione efficiente delle risorse, come pure dei– differenti ruoli e responsabilità degli auditor, degli auditor in addestramento e

degli esperti tecnici.• Man mano che l’audit progredisce possono essere effettuate delle modifiche

alla assegnazione dei compiti, per assicurare il raggiungimento degli obiettivi dell’audit.

6.4.2 Preparazione della attività di audit sul posto:assegnazione dei compiti al gruppo di audit


59

• I membri del gruppo di audit dovrebbero:– riesaminare le informazioni pertinenti agli incarichi ricevuti e – preparare documenti di lavoro necessari

• per fini di riferimento e • di registrazione delle attività di audit.

• Tali documenti di lavoro possono comprendere:– Liste di riscontro e piani di campionamento dell’audit;– Moduli per registrare le informazioni, quali

• evidenze di supporto, • risultanze dell’audit e• registrazioni delle riunioni.

• L’utilizzazione di liste di riscontro e di moduli non dovrebbe limitarel’estensione delle attività di audit, che possono cambiare come risultato di informazioni raccolte durante il suo svolgimento.

6.4.1 Preparazione della attività di audit sul posto:preparazione dei documenti di lavoro


60

• I documenti di lavoro, incluse le registrazioniche risultano dalla loro utilizzazione, dovrebbero essere conservati almeno fino al termine dell’audit.

• La conservazione di documenti dopo la conclusione dell’audit è descritta in 6.7.

• I documenti che riguardano informazioni riservate o di esclusiva proprietà dovrebbero essere opportunamente salvaguardati in ogni momento dai membri del gruppo di audit.

6.4.1 Preparazione della attività di audit sul posto:preparazione dei documenti di lavoro

6.5.1 svolgimento della riunione di apertura• Dovrebbe essere tenuta una riunione di

apertura con la direzione dell’organizzazione oggetto dell’audit o, ove appropriato, con i responsabili delle funzioni o dei processi da sottoporre ad audit.

• Lo scopo di una riunione di apertura è di:a) Confermare il piano dell’audit;b) Fornire una breve sintesi di come verranno eseguite

le attività di audit;c) Confermare i canali di comunicazione;d) Offrire all’organizzazione oggetto dell’audit

l’opportunità di porre domande.

6.5 Svolgimento delle attività di audit sul posto.


62

• In molti casi, per esempio negli audit interni in una piccola organizzazione, la riunione di apertura puòsemplicemente consistere: – nella comunicazione che sta per essere condotto un audit e– nella spiegazione della sua natura.

• Per altre situazioni dell’audit, la riunione dovrebbe: – essere formale e la – presenza dei partecipanti dovrebbe essere registrata.

• La riunione dovrebbe essere presieduta dal responsabiledel gruppo di audit e dovrebbero essere presi in esame i seguenti punti, ove appropriato:

6.5.1 Svolgimento delle attività di audit sul posto: aiuto pratico – riunione di apertura


63

a) La presentazione dei partecipanti, compresa la descrizione dei loro ruoli;b) La conferma degli obiettivi, dell’estensione e dei criteri di esecuzione

dell’audit;c) La conferma, con l’organizzazione oggetto dell’audit, dei tempi previsti e

di ogni altra disposizione pertinente, come la data e il tempo della riunione di chiusura, di ogni riunione intermedia tra il gruppo di audit e la direzione dell’organizzazione oggetto dell’audit e di ogni modificadell’ultima ora;

d) I metodi e le procedure da utilizzare per condurre l’audit, inclusal’informazione all’organizzazione oggetto dell’audit che le evidenzedell’audit sono basate solo su di un campione delle informazioni disponibili e che pertanto esiste un elemento di incertezza nell’attività di audit;

e) La conferma di canali di comunicazione formale fra il gruppo di audit e l’organizzazione oggetto dell’audit;



64

f) La conferma della lingua da utilizzare durante l’audit;g) La conferma che, durante l’audit, l’organizzazione oggetto dell’audit sarà

tenuta informata del progresso dell’audit;h) La conferma che siano disponibili le risorse e quanto necessario al gruppo

di audit;i) La conferma degli aspetti da trattare con riservatezza;j) La conferma, per il gruppo di audit, di idonee condizioni di sicurezza sul

lavoro, di procedure per l’emergenza e la security;k) La conferma della disponibilità, dei ruoli e dell’identità di eventuali guide;l) Il metodo di preparazione dei rapporti, comprese le eventuali

classificazioni delle non conformità;m) Le informazioni circa le condizioni alle quali l’audit può essere concluso;n) Le informazioni riguardati eventuali modalità di ricorso sulla conduzione

o sulle conclusioni dell’audit.



65

• A seconda del campo e della complessità dell’audit, può essere necessario adottare, durante l’audit, provvedimenti formali per la comunicazione all’interno del gruppo di audit e con l’organizzazione oggetto dell’audit.

• Il gruppo di audit dovrebbe consultarsi periodicamenteper scambiarsi informazioni, valutare il progresso dell’audit e riassegnare compiti tra auditor, se necessario.

• Durante l’audit, il responsabile del gruppo di audit dovrebbe comunicare periodicamente il progrediredell’audit ed eventuali problemi all’organizzazioneoggetto dell’audit ed al committente dell’audit, se opportuno.

6.5.2 Svolgimento delle attività di audit sul posto: comunicazione durante l’audit


66

• Le evidenze raccolte nel corso dello svolgimento dell’audit che indichino un rischio immediato e significativo (per es. legato alla sicurezza, all’ambiente e alla qualità) dovrebbero essere riportatesenza ritardo all’organizzazione oggetto dell’audit e, quando opportuno, al committente dell’audit.

• Eventuali problemi riguardanti un aspetto al di fuori del campodell’audit dovrebbero essere annotati e riportati al responsabile del gruppo di audit, per la possibile comunicazione al committentedell’audit ed all’organizzazione oggetto dell’audit.

• Ove le evidenze dell’audit disponibili indichino che gli obiettividell’audit sono irraggiungibili, il responsabile del gruppo di audit dovrebbe riportarne le ragioni al committente dell’audit ed all’organizzazione oggetto dell’audit per determinare azioni appropriate.



67

• Tali azioni possono comprendere:– la riconferma o – la modifica del piano di audit, – modifiche negli obiettivi o – nel campo dell’audit, o – l’interruzione dell’audit.

• Eventuali esigenze di modifiche del campo dell’audit che possono evidenziarsi man mano che le attività di audit sul posto progrediscono dovrebbero essere riesaminate con il committente dell’audit e, se opportuno, con l’organizzazione oggetto dell’audit e dovrebbero essere approvate da entrambi.



68

• Guide ed osservatori possono accompagnare il gruppo di audit, ma nonfanno parte di esso.

• Essi non dovrebbero influenzare o interferire con l’esecuzione dell’audit.• Ove da parte dell’organizzazione oggetto dell’audit siano incaricate guide,

queste dovrebbero assistere il gruppo di audit su richiesta del responsabile del gruppo di audit.

• Le loro responsabilità possono comprendere:a) Stabilire contatti e tempistica per le interviste;b) Organizzare visite a parti specifiche del luogo o dell’organizzazione;c) Assicurare che le regole concernenti la sicurezza sul posto e le procedure di

security siano conosciute e rispettate dai membri del gruppo di audit;d) Presenziare all’audit per incarico dell’organizzazione oggetto dell’audit;e) Fornire chiarimenti o assistenza per la raccolta delle informazioni.

6.5.3 Svolgimento delle attività di audit sul posto: ruoli e responsabilità di guide ed osservatori


69

• Le informazioni relative:– agli obiettivi, – al campo ed – ai criteri dell’audit, comprese le informazioni relative alle interface fra le funzioni, le attività ed i

processi, dovrebbero essere raccolte mediante opportuno campionamentodurante l’audit e dovrebbero essere verificate.

• Solo le informazioni verificabili possono costituire evidenze dell’audit e dovrebbero essere registrate.

• Le evidenze dell’audit sono basate su campioni delle informazioni disponibili.

• Esiste quindi un elemento di incertezza dell’audit, per cui coloro che traggono le conclusioni dell’audit ne dovrebbero essere consapevoli.

• La figura 3 fornisce una rappresentazione delle fasi del processo, della raccolta delle informazioni fino al raggiungimento delle conclusioni dell’audit.

6.5.4 Svolgimento delle attività di audit sul posto: raccolta e verifica delle informazioni

Evidenze dell’audit

Risultanze dell’audit

I metodi per raccogliere informazioni comprendono:• Interviste;• Osservazioni di attività;• Riesame dei documenti.

6.5.4 Svolgimento delle attività di audit sul posto:raccolta e verifica delle informazioni.

Figura 3: visione d’insieme del processo dalla raccolta delle informazioni fino al raggiungimento delle conclusioni dell’audit.

Fonti d’informazione

Raccolta mediante appropriato campionamento e verifica

Valutazione rispetto ai criteri dell’audit

Riesame

Conclusioni dell’audit

71

• Le fonti di informazione scelte possono variare con il campo e con la complessità dell’audit e possono comprendere quanto segue:

a) Interviste con impiegati e con altre persone;b) Osservazioni delle attività e delle condizioni dell’ambiente di lavoro;c) Documenti quali politica, obiettivi, piani, procedure, norme, istruzioni,

licenze e permessi, specifiche, disegni, contratti ed ordini;d) Registrazioni, come registrazioni di ispezioni, resoconti di riunioni,

rapporti di audit, registrazioni di programmi di controllo e risultati di misurazioni;

e) Riassunti di dati, analisi ed indicatori di prestazioni;f) Informazioni sui programmi di campionamento pertinenti

dell’organizzazione oggetto dell’audit e sulle procedure per il controllodel campionamento e dei processi di misurazione;

g) Rapporti da altre fonti, per esempio, informazioni di ritorno dal cliente, altre informazioni pertinenti da parti esterne e valutazioni di fornitori;

h) Banche dati di computer e siti Web.

6.5.4 Svolgimento delle attività di audit sul posto: Aiuto pratico – Fonti di informazioni

• Le interviste sono uno dei mezzi importanti di raccolta di informazioni e dovrebbero essere eseguite in maniera che si adattino alla situazione ed alla persona intervistata.

• Tuttavia l’auditor dovrebbe considerare quanto segue:a) Le interviste dovrebbero essere rivolte a persone di opportuni livelli e funzioni che

eseguono attività o compiti nell’ambito del campo dell’audit;b) Le interviste dovrebbero essere condotte durante l’orario normale di lavoro e, ove

possibile, sul luogo di lavoro abituale della persona che viene intervistata;c) Dovrebbe essere fatto ogni forzo per mettere la persona che viene intervistata a

proprio agio prima e durante l’intervista;d) Dovrebbero essere spiegate le ragioni dell’intervista e di ogni annotazione presa;e) Le interviste possono essere iniziate con la richiesta alle persone di descrivere il loro

lavoro;f) Dovrebbero essere evitate le domande che possono influenzare le risposte (cioè le

domande influenzanti);g) I risultati delle interviste dovrebbero essere sintetizzati e riesaminati con la persona

intervistata;h) Le persone intervistate dovrebbero essere ringraziate per la loro partecipazione e per

la loro cooperazione.

6.5.4 Svolgimento delle attività di audit sul posto: Aiuto pratico – Conduzioni di interviste


73

• Ciò che è stato posto in evidenza dall’audit dovrebbe essere valutato a fronte dei relativi criteri per dar luogo alle risultanze dell’audit.

• Le risultanze dell’audit possono indicare sia conformità, sia non conformitàa fronte dei criteri dell’audit.

• Quando specificato dagli obiettivi dell’audit, le risultanze dell’audit possono individuare opportunità di miglioramento.

• Il gruppo di audit dovrebbe riunirsi quando necessario per riesaminare le risultanze emerse in fasi appropriate nel corso dell’audit.

• La conformità con i criteri dell’audit dovrebbe essere riassunta per indicare posizioni, funzioni o processi, che sono stati sottoposti ad audit.

• Se incluso nel piano dell’audit, dovrebbero essere registrate anche le singolerisultanze di conformità e le loro evidenze di supporto.

6.5.5 Svolgimento delle attività di audit sul posto: elaborazione delle risultanze dell’audit


74

• Se incluso nel piano dell’audit, dovrebbero essere registrate anche le singole risultanze di conformità e le loro evidenze di supporto.

• Le non conformità e le relative evidenze di supporto dovrebbero essere registrate.

• Le non conformità possono essere classificate.• Esse dovrebbero essere riesaminate con l’organizzazione oggetto

dell’audit per ottenere consapevolezza che le evidenze dell’audit siano accurate e che le non conformità siano capite.

• Dovrebbe essere fatto ogni tentativo per risolvere eventuali divergenze di opinione relative alle evidenze e/o alle risultanzedell’audit e i punti non risolti dovrebbero essere registrati.

6.5.5 Svolgimento delle attività di audit sul posto: elaborazione delle risultanze dell’audit


75

• Il gruppo di audit dovrebbe consultarsi primadell’incontro di chiusura per:

a) Riesaminare le risultanze dell’audit ed altre eventuali appropriate informazioni raccolte a fronte degli obiettivi dell’audit;

b) Concordare le conclusione dell’audit, tenendo conto dell’incertezza inerente il processo dell’audit;

c) Preparare raccomandazioni, se richiesto dagli obiettivi dell’audit;

d) Discutere sulle azioni successive da intraprendere, seincluse nel piano dell’audit.

6.5.6 Svolgimento delle attività di audit sul posto: preparazione delle conclusioni dell’audit.

• Le conclusioni dell’audit possono riguardare elementiquali:

a) L’estensione della conformità del sistema di gestione rispetto ai criteri dell’audit;

b) L’efficace attuazione, mantenimento e miglioramento del sistema di gestione;

c) La capacità del processo di riesame da parte della direzioneper assicurare l’idoneità, l’adeguatezza, l’efficacia e il miglioramento continui del sistema di gestione.

• Se specificato dagli obiettivi dell’audit, le conclusionidell’audit possono portare a raccomandazioni relative a miglioramenti, rapporti di affari, certificazioni/registrazione o future attività di audit.

6.5.6 Svolgimento delle attività di audit sul posto: Aiuto pratico – Conclusioni dell’audit


77

• Sarebbe opportuno tenere una riunione di chiusura, presieduta dal responsabile del gruppo i audit, per presentare le risultanze e le conclusioni dell’audit in maniera tale che queste siano conosciute e comprese a parte dell’organizzazione oggetto dell’audit e per concordare, se appropriato, il periodo di tempo da concedere all’organizzazione stessa per presentare un piano di azioni correttive e preventive.

• Tra i partecipanti alla riunione di chiusura dovrebbero essere compresi l’organizzazione oggetto dell’audit ed anche il committente dell’audit ed altre parti.

• Se necessario, il responsabile del gruppo di audit dovrebbe avvertirel’organizzazione oggetto dell’audit di situazioni incontrate durante l’audit che possono far diminuire la fiducia che può essere ripostasulle conclusioni dell’audit.

6.5.7 Svolgimento delle attività di audit sul posto: Conduzione della riunione di chiusura


78

• In molti casi, per esempio in audit interni in una piccolaorganizzazione, la riunione di chiusura può consistere semplicemente nella comunicazione delle risultanze e delle conclusioni dell’audit.

• Per altre situazioni, la riunione dovrebbe essere formale e dovrebbero essere tenuti dei verbali, comprendenti l’elenco dei partecipanti.

• Dovrebbero essere discusse, e se possibile risolte fra il gruppo di audit e l’organizzazione oggetto dell’audit, eventuali divergenze di opinioni relative alle risultanze e/o alle conclusioni dell’audit.

• Se non risolte, tutte le opinioni dovrebbero essere registrate.• Se specificato dagli obiettivi dell’audit, si dovrebbero presentare le

raccomandazioni per i miglioramenti.• Dovrebbe essere sottolineato che le raccomandazioni non sono

vincolanti.

6.5.7 Svolgimento delle attività di audit sul posto: Conduzione della riunione di chiusura


79

6.6.1 Preparazione del rapporto di audit• Il responsabile del gruppo di audit dovrebbe assumersi la

responsabilità della preparazione e dei contenuti del rapporto di audit.

• Il rapporto dovrebbe fornire una:– completa, – accurata, – concisa e – chiara registrazione dell’audit e dovrebbe comprendere o far

riferimento a quanto segue:

6.6 Preparazione, approvazione e distribuzione del rapporto di audit


80

a) Gli obiettivi dell’audit;b) Il campo dell’audit, particolarmente l’identificazione delle unità

organizzative e funzionali o dei processi sottoposti ad audit ed il periodo di tempo impiegato;

c) L’identificazione del committente dell’audit;d) L’identificazione del responsabile e dei membri del gruppo di audit;e) Le date e i luoghi dove sono state eseguite le attività di audit sul posto;f) I criteri dell’audit;g) Le risultanze dell’audit;h) Le conclusioni dell’audit;• Il rapporto di audit può anche includere o fare riferimento a quanto segue,

dove appropriato:

6.6.1 Preparazione, approvazione e distribuzione del rapporto di audit: preparazione del rapporto di audit

81

i) Il piano dell’audit;j) L’elenco dei rappresentanti dell’organizzazione oggetto dell’audit;k) Una sintesi del processo dell’audit, comprendente incertezze e/o

eventuali ostacoli incontrati che potrebbero far diminuire l’affidabilità che può essere riposta nelle conclusioni dell’audit;

l) La conferma che gli obiettivi dell’audit sono stati raggiunti nell’ambitodel campo dell’audit in accordo con il piano dell’audit;

m) Eventuali aree non coperte, sebbene rientranti nel campo dell’audit;n) Eventuali opinioni divergenti non risolte tra il gruppo di audit e

l’organizzazione oggetto dell’audit;o) Le raccomandazioni per il miglioramento, se precisato negli obiettivi

dell’audit;p) I piani concordati delle azioni successive, se ce ne sono;q) Una dichiarazione sulla riservatezza dei contenuti;r) La lista di distribuzione del rapporto di audit.

6.6.1 Preparazione, approvazione e distribuzione del rapporto di audit: preparazione del rapporto di audit


82

• Il rapporto di audit dovrebbe essere emesso entro il periodo di tempoconcordato.

• Se questo non è possibile, le ragioni del ritardo dovrebbero essere comunicate al committente dell’audit e si dovrebbe concordare una nuovadata di emissione.

• Il rapporto di audit dovrebbe essere: – datato, – riesaminato ed – approvato in conformità con le procedure di programma di audit.

• Il rapporto di audit approvato dovrebbe quindi essere distribuito ai destinatari designati dal committente dell’audit.

• Il rapporto è di proprietà del committente dell’audit.• I membri del gruppo di audit e tutti i destinatari del rapporto dovrebbero

rispettare e salvaguardare la riservatezza del rapporto.

6.6.2 Preparazione, approvazione e distribuzione del rapporto di audit: approvazione e distribuzione del rapporto di audit


83

• L’audit è completato quando tutte le attività descritte nel piano dell’audit sono state attuate ed il rapporto di audit approvato è stato distribuito.

• I documenti riguardanti l’audit dovrebbero essere conservati o distrutti a seguito di accordi fra le parti partecipanti e secondo le procedure del programma di audit ed i requisiti applicabili:

– cogenti e – contrattuali.

• A meno che non sia richiesto per legge, il gruppo di audit ed i responsabili della gestione del programma di audit non dovrebbero divulgare i contenuti dei documenti, né eventuali altre informazioni raccolte nel corso dell’audit, o il rapporto di audit stesso, ad eventuali altre parti, senza l’approvazione esplicita del committente dell’audit e, occorrendo, dell’organizzazione oggetto dell’audit.

• Se è richiesta la divulgazione dei contenuti di un documento dell’audit, il committente dell’audit e l’organizzazione oggetto dell’audit dovrebbero esserne informate il più presto possibile.

6.7 Chiusura dell’audit.


84

• Le conclusioni dell’audit possono indicare l’esigenza di azioni correttive, preventive e, se applicabile, di miglioramento.

• Tali azioni sono generalmente decise ed effettuate dall’organizzazioneoggetto dell’audit secondo tempistiche concordate e non sono considerate come facenti parte dell’audit.

• L’organizzazione oggetto dell’audit dovrebbe tenere informato il committente dell’audit dello stato di queste azioni.

• Il completamento e l’efficacia delle azioni correttive dovrebbero essere verificati.

• Questa verifica può costituire oggetto di un audit successivo.• Il programma di audit può specificare azioni successive da parte dei

membri del gruppo di audit, che sono considerati valore aggiunto in quanto utilizzano la loro competenza.

• In tali casi, dovrebbe essere prestata attenzione per mantenerel’indipendenza in successive attività di audit.

6.8 Conduzione di azioni successive all’audit.


85

7.1 Generalità• La fiducia e l’affidabilità accordata al processo di audit dipende

dalla competenza di coloro che effettuano l’audit.• Questa competenza è basata sul possesso:

– delle caratteristiche descritte in 7.2, e– della capacità di applicare le conoscenze delle competenze descritte in

7.3, ottenute mediante• l’istruzione, • l’esperienza di lavoro, • la formazione e l’addestramento come auditor e • l’esperienza di audit descritti in 7.4.

7 Competenza e valutazione degli auditor


86

• Questo concetto di competenza degli auditor è illustrato nella figura 4.

• Alcune di queste conoscenze e competenze descritte in 7.3 sono comuni agli auditor di sistemi di gestione per la qualità e di gestione ambientale, ed altre sono specifiche per auditor delle singolediscipline.

• Gli auditor– sviluppano, – mantengono e – migliorano la loro competenza mediante lo sviluppo professionale

continuo ed una regolare partecipazione ad audit (vedere 7.5).• Un processo per la valutazione degli auditor e dei responsabili di

gruppo di audit è descritto in 7.6.

7.1 Competenza e valutazione degli auditor: generalità


87

7.1 Competenza e valutazione degli auditor: concetto di competenza

Gli auditor dovrebbero avere caratteristiche personali che permettanoloro di agire in accordo con i principi dell’attività di audit descritti in 4.Un auditor dovrebbe essere:

a) Rispettoso dei principi etici, cioè giusto, veritiero, sincero, onesto e riservato;

b) Di mentalità aperta, cioè disposto a prendere in considerazione idee o punti di vista alternativi;

c) Diplomatico, cioè avere tatto nei rapporti con altre persone;d) Dotato di spirito di osservazione, cioè attivamente consapevole delle

attività e dell’ambiente circostante;e) Perspicace, cioè istintivamente percettivo di situazioni e capace di

comprenderle;f) Versatile, cioè pronto ad adeguarsi a situazioni differenti;g) Tenace, cioè perseverante, concentrato nel raggiungere gli obiettivi;h) Risoluto, cioè capace di pervenire a conclusioni tempestive basate su

analisi e ragionamenti logici;i) Sicuro di sé, cioè capace di agire e comportarsi in maniera autonoma e

contemporaneamente di interagire in modo efficace con gli altri.

7.2 Competenza e valutazione degli auditor: caratteristiche personali


89

7.3.1 Conoscenze e competenze di carattere generale degli auditor di sistemi di gestione per la qualità e di gestione ambientale

• Gli auditor dovrebbero avere conoscenze e competenze nelle seguenti aree:

a) Principi, procedure e tecniche di audit: per mettere in gradol’auditor di applicare quelli appropriati ai diversi audit ed assicurareche gli audit stessi siano eseguiti in modo sistematico e coerente. Un auditor dovrebbe essere in grado di:

7.3 Conoscenze e competenze


90

Applicare i principi, le procedure e le tecniche di audit;Pianificare ed organizzareefficacemente il lavoro;Attuare gli audit entro i tempiconcordati;Dare la priorità e concentrarsi su aspetti significativi;Raccogliere le informazioni attraverso efficaci interviste, l’ascolto, l’osservazione ed il riesame di documenti, di registrazioni e di dati;Comprendere l’idoneità e le conseguenze dell’utilizzazione delle tecniche di campionamento nell’attività di auditVerificare l’esattezza delle informazioni raccolte;

Confermare la sufficienza e l’idoneitàdelle evidenze dell’audit per supportarele risultanze e le conclusioni dell’audit;Valutare qui fattori che possono influenzare l’affidabilità delle risultanzee delle conclusioni dell’audit;Utilizzare documenti di lavoro perregistrare le attività di audit;Predisporre i rapporti di audit;Mantenere la riservatezza e la sicurezza delle informazioni;Comunicare in modo efficace, o mediante l’abilità linguistica personaleo attraverso un interprete.

7.3.1 Conoscenze e competenze: conoscenze e competenze di carattere generale degli auditor di sistemi di gestione per la qualità e di gestione ambientale


91


b) Sistema di gestione e documenti di riferimento: per consentireall’auditor di comprendere il campo dell’audit e di applicarne i criteri. Le conoscenze e le abilità in quest’area dovrebbero riguardare:



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L’applicazione dei sistemi di gestione a organizzazioni differenti;L’interazione fra gli elementi del sistema di gestione;Le norme relative ai sistemi di gestione per la qualità o di gestione ambientale, le procedure applicabili o altri documenti relativi ai sistemi di gestione utilizzati come criteri di audit;Il riconoscimento delle differenze e delle priorità fra i documenti di riferimento;L’applicazione dei documenti di riferimento a diverse situazioni di audit;I sistemi informativi e la tecnologia per l’autorizzazione, la sicurezza, la distribuzione ed il controllo dei documenti, dei dati e delle registrazioni.



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c) Situazioni organizzative: per consentire all’auditor di comprendere il contesto operativo dell’organizzazione. Le conoscenze e competenzein quest’area dovrebbe riguardare

La dimensione, la struttura, le funzioni e le interrelazionidell’organizzazione;I processi generali aziendali e la relativa terminologia;Il contesto socio culturale dell’organizzazione oggetto dell’audit.



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d) Le leggi applicabili, i regolamenti ed altri requisiti attinenti alla disciplina: per consentire all’auditor di svolgere la propria attività e di essere consapevole dei requisiti che si applicano all’organizzazione oggetto dell’audit. Le conoscenze e le competenze da possedere in quest’area dovrebbero riguardare:

I codici, le leggi ed i regolamenti locali, regionali e nazionali;I contratti e gli accordi;I trattati e le convenzioni internazionali;Gli altri requisiti sottoscritti dall’organizzazione.



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• I responsabili di gruppi di audit dovrebbero avere conoscenze e competenze aggiuntive in materia di responsabilità dell’audit per facilitare l’efficiente ed efficace sua conduzione. Il responsabile del gruppo di audit dovrebbe essere in grado di:

Pianificare l’audit e fare uso efficace di risorse durante l’audit;Rappresentare il gruppo di audit nei rapporti con il committentedell’audit e con l’organizzazione oggetto dell’audit;Organizzare e guidare i membri del gruppo di audit;Dirigere e guidare gli auditor in addestramento;Guidare il gruppo di audit a raggiungere le conclusioni dell’audit;Prevenire e risolvere i conflitti;Preparare e completare il rapporto di audit.

7.3.2 Conoscenze e competenze: conoscenze e competenze di carattere generale dei responsabili di gruppi di audit

• Gli auditor dei sistemi di gestione per la qualitàdovrebbero avere conoscenze e competenze relativamente alle seguenti aree:

a) Metodi e tecniche relativi alla qualità: per consentireall’auditor di esaminare i sistemi di gestione per la qualità e di pervenire ad appropriaterisultanze e conclusioni. Le conoscenze e le competenze in quest’area dovrebbero includere:La terminologia della qualità;I principi di gestione per la qualità e la loro applicazione;Gli strumenti di gestione per la qualità e la loro applicazione[per es. il controllo statistico dei processi, l’analisi delle modalità e degli effetti delle situazioni negative, (FMEA), ecc.]

b) I processi ed i prodotti, inclusi i servizi: per consentire all’auditor di comprendere il contesto tecnologicoin cui viene eseguito l’audit. Le conoscenze e le competenze in quest’area dovrebbero includere:La terminologia del settorespecifico;Le caratteristiche tecniche dei processi, inclusi i servizi;I processi e le prassi del settore specifico.

7.3.3 Conoscenze e competenze: conoscenze e capacità specifiche degli auditor di sistemi di gestione per la qualità

• Gli auditor dei sistemi di gestione ambientaledovrebbero avere conoscenze e competenzerelativamente alle seguenti aree:

a) Metodi e tecniche di gestione ambientale: per consentire all’auditor di esaminare i sistemi di gestione ambientale e di pervenire ad appropriaterisultanze e conclusioni. Le conoscenze e le competenze in quest’area dovrebbero includere:

La terminologia relativa all’ambiente;I principi di gestione ambientale e la loro applicazione;Gli strumenti di gestione ambientale (quali la valutazione dell’aspetto/impatto ambientale, la valutazione del ciclo di vita, la valutazione della prestazione ambientale, ecc.).

7.3.4 Conoscenze e competenze: conoscenze e competenze specifiche degli auditor di sistemi di gestione ambientale

98


b) Scienze e tecnologie ambientali: per consentireall’auditor di comprendere le relazioni fondamentali fra le attività umane e l’ambiente. Le conoscenze e le competenze in quest’area dovrebbero includere

L’impatto delle attività umane sull’ambiente;L’interazione di ecosistemi;Gli elementi dell’ambiente (per esempio, aria, acqua, terra);La gestione delle risorse naturali (per esempio, combustibili fossili, flora e fauna);I metodi generali di protezione ambientale.


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c) Aspetti tecnici ed ambientali delle attività in opera: per consentire all’auditor di comprendere l’interazione con l’ambiente delle attività, dei prodotti, dei servizi e delle attivitàoperative dell’organizzazione oggetto dell’audit. Le conoscenzee le capacità in quest’area dovrebbero comprendere:

La terminologia del settore specifico;Gli aspetti e gli impatti ambientali;I metodi per valutare la significatività degli aspetti ambientali;Le caratteristiche critiche dei processi operativi, dei prodotti e dei servizi;Le tecniche di controllo e di misurazione;Le tecnologie di prevenzione dell’inquinamento.



100

7.4.1 Auditor• Gli auditor dovrebbero avere

l’istruzione, l’esperienza di lavoro, la formazione e l’addestramento come auditor e l’esperienza di audit seguenti:

a) Dovrebbero aver conseguito un grado di istruzione sufficiente a consentirgli di acquisire le conoscenze e le competenzedescritte in 7.3.

7.4 Istruzione, esperienza di lavoro, formazione ed addestramento come auditor ed esperienza di audit


101

b) Dovrebbero avere esperienza di lavoro che contribuisca allo sviluppo delle conoscenze e delle competenze descritte in 7.3.3 e 7.3.4. L’esperienza di lavoro dovrebbe essere maturata in una posizione tecnica, gestionale o professionale che abbia comportato l’esercizionella capacità di giudizio, nella soluzione di problemi e nella comunicazione con altropersonale avente incarichi gestionali o professionali, con persone di pari livello, con clienti e/o con altre parti interessate.

7.4.1 Istruzione, esperienza di lavoro, formazione ed addestramento come auditor ed esperienza di audit: auditor


102

• Parte dell’esperienza di lavoro dovrebbe essere maturata in una posizione nella quale le attività svolte contribuiscano allo sviluppo delle conoscenze e delle competenze

Nel campo della gestione per la qualità per auditor di sistemi di gestione per la qualità, eNel campo della gestione ambientale per auditor di sistemi di gestione ambientale.



103

c) Dovrebbero aver completato formazione ed addestramento come auditor che contribuisca allo sviluppo delle conoscenze e delle competenze descritte in 7.3.1, 7.3.3 e 7.3.4. Tale formazione ed addestramento possono essere erogati dall’organizzazione stessada cui dipende la persona o da un’organizzazione esterna.

d) Dovrebbero avere esperienza di audit nelle attività descritte in 6. Questa esperienza dovrebbe essere maturata sotto la direzione e la guida di un auditor che abbia le competenze di responsabile di gruppo di audit nella stessa disciplina.

Nota: l’importanza della direzione e della guida (qui e nei punti 7.4.2, 7.4.3 e nel prospetto 1) necessaria durante un audit è a discrezione di coloro a cui è assegnata la responsabilità di gestire il programma di audit e del responsabile del gruppo di audit. Fornire la direzione e la guida non implica una supervisione costante e non richiede che a qualcuno sia assegnato questo compito in modo esclusivo.



104

• Il responsabile del gruppo di audit dovrebbe aver acquisito esperienza aggiuntiva dell’audit per sviluppare le conoscenze e le competenzedescritte in 7.3.2.

• Questa esperienza aggiuntiva dovrebbe essere maturata agendo nel ruolo di responsabile di gruppo di audit sotto la direzione e la guida di un altro auditor che abbia la competenza di responsabile di gruppo di audit.

7.4.2 Istruzione, esperienza di lavoro, formazione ed addestramento come auditor ed esperienza di audit: responsabili del gruppo di audit


105

• Gli auditor di sistemi di gestione per la qualità o di gestione ambientale che desiderino diventare auditor nella seconda disciplina:

a) Dovrebbero avere la formazione, l’addestramento e l’esperienza di lavoro necessari per acquisire le conoscenza e le competenzenecessarie per la seconda disciplina;

b) Dovrebbero aver condotto audit di sistema di gestione nella seconda disciplina sotto la direzione e la guida di un auditor che abbia la competenza di responsabile del gruppo di audit nella secondadisciplina.

• Il responsabile del gruppo di audit in una disciplina dovrebbe soddisfare le raccomandazioni di cui sopra per diventareresponsabile del gruppo di audit nella seconda disciplina.

7.4.3 Istruzione, esperienza di lavoro, formazione ed addestramento come auditor ed esperienza di audit: auditor che effettuano audit di entrambi i sistemi di gestione per la qualità e di gestione ambientale


106

• Le organizzazioni dovrebbero stabilire– il grado di istruzione, – i livelli di esperienza di lavoro, – di formazione e di addestramento come auditor e – di esperienza di audit necessari ad un auditor per conseguire le

conoscenze e competenze appropriate al programma di audit applicando le fasi 1 e 2 del processo di valutazione descritto in 7.6.2.

• L’esperienza ha dimostrato che i livelli riportati nel prospetto 1 sono appropriati per auditor che conducono audit di certificazione o simili.

• In relazione al programma di audit, possono essere appropriatilivelli più elevati o inferiori.

7.4.4 Istruzione, esperienza di lavoro, formazione ed addestramento come auditor ed esperienza di audit: grado di istruzione, livelli di esperienza di lavoro, di formazione e di addestramento come auditor e di esperienza di audit


107

7.4.4 Istruzione, esperienza di lavoro, formazione ed addestramento come auditor ed

esperienza di audit: prospetto 1 – Esempio di grado di istruzione, di livelli di esperienza i lavoro, di formazione e di addestramento come auditor e di esperienza di audit per auditor che conducono audit di

certificazione o simili.

Come per l’auditor24 h di formazione ed addestramento nella seconda disciplina (vedere nota 4)

40 h di formazione ed addestramento sull’audit

Formazione ed addestramento

Come per l’auditor2 anni nella seconda disciplina

Almeno 2 anni dei 5 complessivi

Esperienza di lavoro nel campo della gestione per la qualità o della gestione ambientale

Come per l’auditorCome per l’auditor5 anni(vedere nota 2)

Esperienza di lavoro

Come per l’auditorCome per l’auditorIstruzione secondaria(vedere nota 1)

Istruzione

Responsabile del gruppo di audit

Auditor in entrambe le discipline

AuditorParametro

7.4.4 Istruzione, esperienza di lavoro, formazione ed addestramento come auditor ed

esperienza di audit: prospetto 1 – Esempio di grado di istruzione, di livelli di esperienza i lavoro, di formazione e di addestramento come auditor e di esperienza di audit per auditor che conducono audit di

certificazione o simili (Continua).

Responsabile del gruppo di audit

Auditor in entrambe le discipline

AuditorParametro

Nota 1 L’istruzione secondaria è quella parte secondaria del sistema nazionale di istruzione che si svolge dopo la fase di istruzione primaria o elementare, ma che occorre completare per accedere all’università o a corsi equipollenti.Nota 2 Il numero di anni di esperienza di lavoro può essere ridotta di 1 anno se la persona ha completato un corso di formazione appropriato dopo l’istruzione secondari.Nota 3 L’esperienza di lavoro nella seconda disciplina può essere concomitante con l’esperienza di lavoro nella prima disciplina.Nota 4 La formazione e l’addestramento nella seconda disciplina sono necessari per acquisire la conoscenza delle norme, delle leggi, dei regolamenti, dei principi, dei metodi e delle tecniche relative.Nota 5 Un audit completo è un audit che copre tutte le fasi descritte da 6.3 a 6.6. L’esperienza complessiva di audit dovrebbe coprire l’intera norma del sistema di gestione.

Tre audit completi per un totale di almeno 15 giorni di esperienza di audit ricoprendo il ruolo di responsabile di gruppo di audit sotto la direzione e guida di un auditor avente la competenza di responsabile di gruppo di audit (vedere nota 5).Gli audit dovrebbero essere stati completati negli ultimi due anni consecutivi.

Tre audit completi per un totale di almeno 15 giorni di esperienza di audit nella seconda disciplina sotto la direzione e guida di un auditor avente la competenza di responsabile di gruppo di audit nella seconda disciplina (vedere nota 5).Gli audit dovrebbero essere stati completati negli ultimi due anni consecutivi.

Quattro audit completi per un totale di almeno 20 giorni di esperienza di audit effettuati come auditor in addestramento sotto la direzione e la guida di un auditor avente la competenza di responsabile di audit (vedere nota 5).Gli audit dovrebbero essere completati negli ultimi tre anni consecutivi

Esperienza di auditor

7.5.1 Sviluppo professionale continuo• Lo sviluppo professionale continuo attiene al mantenimento ed al

miglioramento delle conoscenze, delle competenze e delle caratteristiche personali.

• Tale sviluppo professionale può essere ottenuto con metodi quali – ulteriore esperienza di lavoro, – formazione ed addestramento, – studi personali, – partecipazione a convegni, seminari e conferenze o – altre attività idonee.

• Gli auditor dovrebbero essere in grado di dimostrare il loro sviluppo professionale continuo.

• Le attività relative allo sviluppo professionale continuo dovrebbero tener conto delle variazioni delle esigenze del singolo e dell’organizzazione, della prassi dell’attività di audit, delle norme e degli altri requisiti.

7.5 Mantenimento e miglioramento della competenza


110

• Gli auditor dovrebbero mantenere e dimostrare la loro capacità ad eseguireaudit attraverso la regolare partecipazionead audit di sistemi per la qualità e/o di gestione ambientale.

7.5.2 Mantenimento e miglioramento della competenza: mantenimento della capacità di effettuare audit

7.6.1 Generalità• La valutazione degli auditor e dei responsabili di gruppo di audit dovrebbe

essere: – pianificata, – attuata e – registrata in conformità con le procedure del programma di audit per ottenere

un risultato che sia: • obiettivo, • coerente, • corretto ed • attendibile.

• Il processo di valutazione dovrebbe identificare esigenze di formazione e di addestramento ed altre esigenze di accrescimento delle capacità.

• La valutazione degli auditor viene effettuata attraverso le seguenti differenti fasi:

– La valutazione iniziale di persone che desiderano diventare auditor;– La valutazione della competenza di un auditor durante il processo di scelta del

gruppo di audit descritta in 6.2.4.– La valutazione continua delle prestazioni dell’auditor per individuare esigenze di

mantenimento e di miglioramento delle conoscenze e delle competenze.• La figura 5 illustra la relazione tra queste fasi di valutazione.• Le fasi del processo descritto in 7.6.2 possono essere utilizzate in ciascuna delle fasi della valutazione.

7.6 Valutazione degli auditor

7.6.1 Valutazione degli auditor:relazioni tra le fasi di valutazione

Il processo di valutazione comporta 4 fasi principali

Fase 1 – Determinazione delle caratteristiche personali e delle conoscenze e delle competenze per soddisfare le esigenze del programma di audit

• Nel determinare le conoscenze e le competenze appropriate, si dovrebbero considerare:

– La dimensione, la natura e la complessità dell’organizzazione da sottoporre ad audit;

– Gli obiettivi e l’estensione del programma di audit

– I requisiti della certificazione/registrazione e dell’accreditamento;

– Il ruolo del processo dell’audit nella gestione dell’organizzazione da sottoporre ad audit;

– Il livello di riservatezza richiesto nel programma di audit;

– La complessità del sistema di gestione da sottoporre ad audit.

Fase 2 – Individuazione dei criteri di valutazione

• I criteri possono essere quantitativi(come gli anni di esperienza di lavoro, il numero di audit eseguiti, le ore di formazione e di addestramentonell’audit), o qualitativi (come l’aver dimostrato caratteristiche personali, conoscenze o competenze durante la formazione e l’addestramento o sul luogo di lavoro).

7.6.2 Valutazione degli auditor:processo di valutazione


114

Fase 3 – Scelta del metodo di valutazione appropriato

• La valutazione dovrebbe essere effettuata da parte di una persona o da parte di un gruppo di espertiutilizzando uno o più metodi scelti tra quelli indicati nel prospetto 2.

• Nell’usare il prospetto 2 si dovrebbe tener presente che:

– I metodi descritti rappresentano una serie di opzioni e possono non essere applicabili in tutte le situazioni;

– L’affidabilità dei vari metodi descritti può variare;

– Generalmente, si dovrebbe utilizzareuna combinazione di metodi per assicurare un risultato

• obiettivo, • coerente, • giusto ed • affidabile.

Fase 4 – Esecuzione della valutazione

• In questa fase le informazioni raccoltesulla persona vengono confrontate con i criteri stabiliti nella Fase 2.

• Ove una persona non soddisfi i criteri, sono richiesti ulteriori

– formazione ed addestramento,– esperienza di lavoro e/o audit, a seguito

dei quali dovrebbe aver luogo una nuova valutazione.

• Nel prospetto 3 è illustrato un esempiodi come potrebbero essere applicate e documentate le fasi del processo di valutazione per un ipotetico programma di audit interno.

7.6.2 Valutazione degli auditor:processo di valutazione

7.6.2 Valutazione degli auditor:processo di valutazione – Prospetto 2 - Metodi di valutazione

Riesame del rapporto di audit e discussione con il committente dell’audit, con l’organizzazione oggetto dell’audit, con colleghi e con l’auditor

Per fornire informazioni quando l’osservazione diretta può non essere possibile o appropriata

Riesame post-audit

Esami orali o scritti, esami psicometriciPer valutare le caratteristiche personali, le conoscenze e le competenze e la loro applicazione

Esame

Giochi di ruolo, audit con supervisore, prestazioni sul lavoro

Per valutare le caratteristiche personali e la capacità di applicare conoscenze e competenze

Osservazione

Interviste faccia a faccia ed interviste telefonichePer valutare le caratteristiche personali e le capacità di comunicare, verificare le informazioni e verificare le conoscenze ed acquisire ulteriori informazioni.

Interviste

Ricerche, questionari, referenze personali, testimonianze, reclami, valutazione di prestazioni, riesame da parte di pari

Per fornire informazioni su come viene percepita la prestazione dell’auditor

Informazioni di ritorno positive e negative

Analisi delle registrazioni attestanti l’istruzione, la formazione e l’addestramento, l’attività lavorativa e l’esperienza di audit

Per verificare il bagaglio professionale dell’auditor

Riesame delle registrazioni

EsempiObiettiviMetodo di valutazione

Conoscenze e competenze generali

7.6.2 Valutazione degli auditor:processo di valutazione – Prospetto 3 – Applicazione del processo di valutazione di un auditor in un ipotetico programma dell’audit interno

Valutazione delle prestazioni.

Fase 3Metodi di valutazione

Rispettoso dei principi etici, di mentalità aperta, diplomatico, dotato di spirito di osservazione, percettivo, versatile, tenace, risoluto, sicuro di sé.

Fase 1Caratteristiche personali, conoscenze ed abilità

Prestazioni soddisfacenti sul luogo di lavoro.

Caratteristiche personali

Fase 2Criteri di valutazione

Aree di competenza

Riesame delle registrazioni della formazione e dell’addestramento

Aver frequentato un corso di formazione e di addestramento sulle leggi riguardanti le attività e i processi da sottoporre ad audit

Capacità di individuare e comprendere l’applicazione delle leggi e dei regolamenti pertinenti relativi ai processi, prodotti e/o scarichi nell’ambiente.

Leggi, regolamenti ed altri requisiti applicabili

Riesame della attività professionali svolte.

Aver lavorato per l’organizzazione almeno per un anno con un ruolo di supervisore

Capacità di operare efficacemente nell’ambito della cultura, della struttura organizzativa e delle pratiche di comunicazione (reporting) dell’organizzazione.

Situazioni organizzative

Riesame delle registrazioni di formazione e di addestramento.Esame.Interviste.

Aver letto e capito le procedure del Manuale del sistema di Gestione riguardanti gli obiettivi, il campo ed i criteri dell’audit.

Capacità di applicare le parti pertinenti del Manuale del Sistema di Gestione e le relative procedure.

Sistema di gestione e documenti di riferimento

Riesame delle registrazioni della formazione e dell’addestramento.Osservazione. Riesame da parte di pari.

Aver completato un corso intero di formazione e di addestramento come auditor. Aver effettuato tra audit come membro di un gruppo di audit interno.

Capacità di condurre un audit secondo procedure interne, comunicando con colleghi conosciuti sul luogo di lavoro.

Principi, procedure e tecniche dell’audit


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Conoscenze e competenze specifiche per la qualità

7.6.2 Valutazione degli auditor:processo di valutazione – Prospetto 3 – Applicazione del processo di valutazione di un auditor in un ipotetico programma dell’audit interno (Continua)




Aree di competenza

Riesame delle registrazioni delle attività professionali svolte.

Aver lavorato nella pianificazione della produzione come addetto alla pianificazione del processo.

Capacità di identificare i prodotti, il loro processo di fabbricazione, le specifiche e l’utilizzazione finale.

Processi e prodotti, inclusi i servizi

Riesame delle registrazioni della formazione e dell’addestramento.Osservazione.

Aver completato la formazione e l’addestramento nell’applicazione dei metodi di controllo e collaudo della qualità.Aver applicato sul luogo di lavoro le procedure di prova durante il processo e prove finali.

Capacità di descrivere i metodi interni di controllo della qualità.Capacità di distinguere i requisiti per le prove durante il processo da quelli per le prove finali

Metodi e tecniche relativi alla qualità

7.6.2 Valutazione degli auditor:processo di valutazione – Prospetto 3 – Applicazione del processo di valutazione di un auditor in un ipotetico programma dell’audit interno (Continua)




Aree di competenza

Conoscenze e competenze specifiche ambientali

Riesame delle registrazioni della formazione e dell’addestramento, del contenuto e dei risultati del corso.Riesame delle registrazioni della formazione e dell’addestramento e delle attività professionali svolte.

Aver completato un corso interno di formazione e di addestramento sull’immagazzinamento, preparazione, uso e smaltimento di materiali e relativi impatti ambientali.Aver completato formazione d addestramento sul Piano di Risposta all’Emergenza ed esperienza come membro della squadra di risposta all’emergenza.

Capacità di riconoscere gli aspetti ambientali dell’organizzazione ed i loro impatti (per esempio materiali, le loro reazioni reciproche e l’impatto potenziale sull’ambiente nel caso di fuoriuscita o di rilascio).Capacità di valutare le procedure di risposta all’emergenza applicabili agli incidenti ambientali.

Aspetti tecnici ed ambientali delle attività operative

Riesame delle registrazioni delle attività professionali svolte.

Sei mesi di esperienza di lavoro nella prevenzione e nella riduzione dell’inquinamento in una struttura produttiva con aspetti ambientali similari.

Capacità di comprendere come i metodi di prevenzione e di riduzione dell’inquinamento utilizzati dall’organizzazione siano rivolti agli aspetti ambientali significativi dell’organizzazione.

Scienza e tecnologia ambientali

Riesame delle registrazioni della formazione e dell’addestramento.

Aver completato la formazione e l’addestramento nella valutazione della prestazione ambientale.

Capacità di comprendere i metodi per la valutazione della prestazione ambientale.

Metodi e tecniche di gestione ambientale

21 Linee Guida per gli Audit dei SG di Qualità e Ambiente ... · norma europea EN ISO...

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