CREDIT AUDIT

CREDIT AUDIT:CREDIT AUDIT:VALUTAZIONE DEL RISCHIO VALUTAZIONE DEL RISCHIO

INSOLVENZA E AZIONI PREVENTIVE INSOLVENZA E AZIONI PREVENTIVE PER RIDURRE GLI INSOLUTI.PER RIDURRE GLI INSOLUTI.

Relatore: Relatore: Dott. Daniele MAGGIOLOSenior Management Consultant - Studio Maggiolo Pendini Associati

lunedì 12 marzo e lunedì 2 aprile 2012lunedì 12 marzo e lunedì 2 aprile 2012Ore 18.00Ore 18.00

Centro Produttività Veneto - Fondazione Giacomo RumorCentro Produttività Veneto - Fondazione Giacomo RumorArea Gruppi di StudioArea Gruppi di Studio

GRUPPO DI STUDIO COMMERCIALE E MARKETING

2/13CPV formazione | 12 marzo – 02 aprile 2012

Il caso| profilo aziendaATTIVITA’ = Produzione mobili per ufficio e commercio ingrosso di

complementi d’arredo per l’ufficio

GAMMA = prodotti fascia medio-alta

In possesso di CERTIFICAZIONE DI QUALITA ISO 9001 e UNI-EN

ISO 14001

Rapporto commerciale B to B con rete di rivenditori (forniture per

ufficio)

Rapporto commerciale B to G per partecipazione diretta a gare

Rete commerciale mista, composta da venditori monomandatari,

plurimandatari – supervisione di 3 responsabili di area

Consegna prodotti con logistica propria


Il caso| la situazione rilevata (1/2)Nonostante C.S.Q., scarsa sincronizzazione tra VENDITA – GESTIONE ORDINE – PRODUZIONE – LOGISTICA - AMMINISTRAZIONE Riscontro di aumento degli insoluti a causa della crisiDifficoltà di vendita, compensata da politiche commerciali con scontistica e dilazione pagamentoAumento della dilazione aveva causato la polverizzazione degli insolutiIn caso di mancato pagamento, ritardo nel blocco di fornitura al cliente e, in caso di avvenuto pagamento, dello sblocco delle forniture (produzione e/o logistica)Nessuna strategia per concessione di credito in base al pagamentoInsoluti gestiti poco e mal volentieri nella fase SOLLECITO e RECUPERO da parte del personale amministrativo internoVenditori esterni poco incisivi nella azione del recupero (ritardi nel contatto con il cliente-debitore, accordi poco favorevoli alla azienda, ulteriori sconti concessi al cliente in cambio di altri ordini)


Il caso| la situazione rilevata (2/2)

Attiva solo procedura di concessione/revisione fido e blocco/sblocco fornituraNessuno strumento informatico per lasciare “memoria storica” degli insoluti e di attività / tempi / costi “consumati” per il sollecito / recuperoSolo gestione contabile sul gestionale Procedura, sollecito e recupero del credito, rilevata:

1/2 telefonate (eseguite come “punizione”)2/3 solleciti scritti da amministrazione (circolari automatiche) visita agente (non sempre)pratica al legale (gestita in “economia”)

Mancanza formazione personale interno (amministrazione) e esterno (commerciali) sulle tecniche da impiegare per il sollecito dei crediti


Rischi sui crediti commerciali | scenari

La gestione del credito è uno degli elementi strategici di

sopravvivenza per molte aziende, soprattutto se PMI

Nelle PMI non è diffusa una evidente cultura della prevenzione,

perché ritenuta costosa, degli insoluti e si investe molto nelle

azioni di recupero dei crediti out-sourcing

In aziende di maggiori dimensioni il CREDIT MANAGER definisce

la Credit Policy - partendo dalla contrattualistica e valutazione

dei rischi concilia interessi commerciali e contenimento dei

rischi di insolvenza


Insolvenza |fattori di rischio

Mancanza di una precisa e convinta CREDIT POLICY

Scarso utilizzo delle informazioni interne per valutare la clientela (vecchia e

nuova)

Scarsa efficienza nell’acquisire, interpretare ed utilizzare informazioni

dall’esterno (ufficiose e ufficiali)

Scarsa integrazione (operativa e informativa) tra le diverse funzioni aziendali

Scarsa sensibilità a personalizzare la concessione di credito alla clientela

Decisioni sul credito provenienti dal titolare e raramente condivise con altri

Approccio commerciale approssimativo, orientato al VENDERE anziché

all’INCASSARE

Mancata definizione di sistemi premianti (per i clienti puntuali pagatori) e

punitivi (per quelli che pagano male)

Mancanza di una “cultura di prevenzione”, da contrapporre ad una “attitudine

alla reazione” (recupero crediti VS gestione preventiva)


Insolvenza |cause e concauseSi stima che il 65% degli insoluti sia da addebitarsi a:

Mancanza di pattuizioni precise all’atto dell’acquistoMancanza di documentazione a supporto della vendita (contratti, copie commissioni,...)Conteggio in fattura di spese non concordate (imballi, trasporti, spese incasso,...)Forniture incompleteLavori eseguiti parzialmente o da verificare o da collaudareAccordi iniziali approssimativi sul prodotto o sul servizioAccordi approssimativi sulle modalità di pagamento Documenti di vendita compilati approssimativamente e/o con informazioni incomplete sulle prestazioni o sui prodottiDifferenze economiche o di di quantità o di qualità tra ordinato e fatturatoErrori formali sulla composizione dei documenti contabili (partita iva, codice fiscale, indirizzo,...)Mancato ricevimento della fatturaImpossibilità di dimostrare, da parte del fornitore, di lavori, ore extra di lavoro, materiali impiegati e non concordati preventivamente, ma necessari a completamento del lavoro.


Credit management |strategie per PMI

Definire nuove e più moderne azioni preventive per

ridurre il rischio insoluti

Ampliamento del business con politiche di diversificazione per

acquisire nuovi clienti

Programma attività per fidelizzare la clientela

Programma attività per recuperare i clienti persi

Miglioramenti / ottimizzazioni organizzativi

Contenimenti dei costi

Gestione preventiva degli insoluti per ridurre le perdite sui crediti

Definire la CREDIT POLICY

Avviare procedure di CREDIT AUDIT strutturate


Rischio insoluti |importanza della prevenzione

Un CREDITO non si recupera quando è scaduto o,

peggio, quando è insoluto ma va gestito sin dalla sua

origine cercando di intervenire per presidiare o

rimuovere tutte le cause che possono generare

l’insoluto. La responsabilità nella gestione dei crediti

non è solo della amministrazione, ma dell’intera

azienda.


Rischi sui crediti commerciali | prevenzione (1)

La gestione del credito comporta preliminarmente la

definizione delle politiche del credito, in particolare:

termini di incasso, definendo non solo le condizioni

“nominali” concordate con la clientela, ma anche quelle

“reali”, conseguenti all’ulteriore periodo di mancato

pagamento che si è disposti ad accettare. L’ ampiezza dei

termini dovrà essere valutata in relazione allo stato di

liquidità dell’azienda;

modalità di incasso, anche in funzione delle conseguenze

che inducono sulla gestione della tesoreria;


Rischi sui crediti commerciali | prevenzione (2)

procedure operative per la gestione degli scaduti, delle

posizioni in sofferenza, del superamento del fido, delle condizioni

di affidamento concesse;

individuazione della funzione aziendale delegata a supportare

le decisioni e il controllo dei risultati.

livelli di affidamento, attraverso un’adeguata valutazione della

solvibilità del cliente e con modalità diverse a seconda delle

tipologie di clientela;

Informazioni periodiche preventive sui clienti a rischio o

strategici

Uso banche dati ufficiali (C.C.I.A.A.); Telemaco (C.C.I.A.A)

Company Explorer (telecom)


Credit audit|cosa e comeCOSA

Analisi delle dinamiche del processo, attraverso la mappatura dell’intera filiera ORDINE - INCASSO, con evidenza dei punti critici e/o di debolezza cioè laddove il cliente può trovare “spunti” per contestare i pagamenti;

Valutazione della complessità operativa di tutti gli attori coinvolti nel

processo;

Intervento multidisciplinare che comprende consulenza, formazione,

informatica dedicata.

COMEInterviste dirette agli attori coinvolti nel processo;Valutazione delle attuali procedure di CREDIT MANAGEMENT (ove presenti);Valutazione congruità, completezza ed efficacia della modulistica operativa in uso;Individuazione dei fabbisogni formativi e di rinforzo per tutti gli attori coinvolti nel processo;Erogazione di corsi di formazione dedicati al management, al personale amministrativo interno, alla forza vendita (interna e/o esterna).


Credit audit|aree di analisi

AREE DI ANALISI

Trasferimento del rischioAssicurazione crediti

Factoring

Gestione crediti in out-sourcing

Manualistica e contrattualisticaModuli ordine interni

Copie commissioni

Fatturazione

Manutenzione – assistenza

Contratti fornitura e vendita

Coordinamento informativoScambio interfunzionale programmato di informazioni

Aggiornamento periodico supporti informatici

Sistema CRM integrato

Revisione sistemi incassoSistemi di vendite a credito

Revisione garanzie cliente

Procedure interneVendite

Assistenza tecnica e logistica

Amministrative e finanziarie

Informazioni ufficiali/ufficioseInformazioni interne

Banche dati

Referenze commerciali

Analisi dei bilanci

Analisi dei trend (vendita e amministrativi)

Credit PolicySistemi premianti

Sistemi sanzionatori

Formazione

Revisione procedure

Credit managementValutazione rischio clienti

Approvazione ordini

Gestione fidi concessi

Coordinamento funzioni interne

Coordinamento recupero crediti

CREDIT AUDIT

Education

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