AUDIT - Roma Tre Universityhost.uniroma3.it/facolta/economia/db/materiali/... · Audit, verifica...

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AUDIT

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Obiettivi,traguardi e programmi

Miglioramentocontinuo

Politica

Audit

Riesame delladirezione

Prescrizionilegali e altre

SGA

Valuta l’adeguatezza

Verifica laconformitàalla normadi riferimento,adeguatezzaed efficacianell’attuarela politica

Verificala conformità

Valuta l’adeguatezza

Verifical’attuazione

Valutal’adeguatezza

Valuta lacapacità delprocesso

Fornisceinformazioni

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Definizione: Audit del SGA (ISO 14001)

Audit Interno: Processo sistematico, indipendente e documentatoatto ad ottenere le evidenze di audit e valutarle con obiettività,per determinare in che misura i criteri di audit del sistema digestione ambientale stabiliti dall’organizzazione sianosoddisfatti.

Nota 1 un audit interno è condotto dall’organizzazione o da una parte esternaper suo contoNota 2 un audit può essere combinatoNota 3 l’indipendenza può essere dimostrata attraverso la libertà da ogniresponsabilità per l’attività oggetto dell’audit.Nota 4 le evidenze dell’audit consistono in registrazioni, dichiarazioni pertinentie verificabili; i criteri sono un insieme di politiche, procedure o requisiti utilizzaticome riferimento rispetto ai quali le evidenze sono confrontate.Nella UNI EN ISO 9001:2000 sono utilizzati anche i termini "valutatore" e"verifica ispettiva", ma in questo contesto si preferisce l’utilizzo di "auditor" ed"audit".

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9.2 Audit interno del SGA (ISO 14001)L’organizzazione deve condurre, a intervalli pianificati, auditinterni del sistema di gestione ambientale, allo scopo di fornireinformazioni per accertare se il sistema di gestione ambientale:a) è conforme ai:1) Requisiti propri dell’organizzazione per il suo sistema di

gestione ambientale;2) Requisiti della presente norma internazionale

2) è efficacemente attuato e mantenuto attivo;

L’organizzazione deve stabilire, attuare e mantenere uno o piùprogrammi di audit interni, comprensivo di frequenza, metodi,responsabilità, requisiti di pianificazione e reporting dei propriaudit interni.

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9.2 Audit interno del SGA (ISO 14001)Nello stabilire il proprio programma di audit interno,l’organizzazione deve tenere in considerazione l’importanzaambientale dei processi coinvolti, dei cambiamenti cheinfluenzano l’organizzazione e dei risultati degli auditprecedenti.

L’organizzazione deve:a) Definire i criteri degli audit e il campo di applicazioneb) Selezionare gli auditor e condurre gli audit in modo tale da

assicurare l’obiettività e l’imparzialità del processoc) Assicurare che i risultati siano riportati al pertinente livello

direzionale.

L’organizzazione deve conservare informazioni documentatequale evidenza dell’attuazione del programma di audit e deirisultati di audit.

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EMAS: (Audit ambientale)EMAS: (Audit ambientale)

Uno strumento di gestione comprendente una valutazionesistematica, documentata, periodica e obiettiva dell’efficienzadell’Organizzazione, del sistema di gestione e dei processidestinati alla protezione dell’ambiente, al fine di:

I. facilitare il controllo di gestione delle prassi che possonoavere un impatto sull’ambiente

II. valutare la conformità alle politiche ambientali aziendali

Uno strumento di gestione comprendente una valutazionesistematica, documentata, periodica e obiettiva dell’efficienzadell’Organizzazione, del sistema di gestione e dei processidestinati alla protezione dell’ambiente, al fine di:

I. facilitare il controllo di gestione delle prassi che possonoavere un impatto sull’ambiente

II. valutare la conformità alle politiche ambientali aziendali

Definizione: Audit del SGA (EMAS)

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Tipologia di Audit

Audit di prima parte

Sono effettuati, per fini interni,dall’organizzazione stessa, o per suo

conto.

Audit Interni

Audit di seconda parte

Sono effettuati da chi ha un interessenell’organizzazione, quali i clienti,compratori, o da altre persone per

conto degli stessi.

Audit Esterni

Audit di terza parte

Sono effettuati da organismi esterniindipendenti. Tali organismirilasciano certificazioni di

conformità a requisiti delle norme diriferimento.

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Tipologia di Audit

Audit Esterni

Audit di terza parte

- Di rischio: valutazione rischi edanni a seguito incidenti

- Due Diligence: valutazioneapprofondita di una società

industriale, commerciale o di servizial fine di determinare la

convenienza a procedere versouna determinata transazione

- Di certificazione: verifica diconformità ai requisiti di una Norma

e rilascio di un formalericonoscimento

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2avisita

documentaleconformita’

documentale

1avisita

preliminare:conformita’legislativa verifiche

periodiche dimantenimento

Tre audit + 1 svolti da ente terzo di certificazione(DNV ecc)

certificazione

Iter certificativo del SGA

3.verifica ispettiva

iniziale:effettiva

conformitàdel sistema

Pre-certificativa

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E’ stata emessa una Linea Guida applicabile agliAudit dei sistemi di gestione

ISO 19011

Riferimenti normativi attualiISO 19011

11Corso di formazione per auditor interni HSE

La norma UNI EN ISO 19011

12Corso di formazione per auditor interni HSE12

INDICE

1. Premessa2. Termini e definizioni3. Principi dell'attività di audit4. Gestione di un programma di audit5. Attività di audit6. Competenza e valutazione degli auditor

UNI EN ISO 19011


L'ISO - International Organization for Standardization -

Associazione mondiale di organismi nazionali di normazione.L'elaborazione delle norme internazionali è effettuata dai

suoi comitati tecnici

1. PREMESSA

UNI EN ISO 19011


Comitato Tecnico ISO/TC 176 "Quality management and qualityassurance". Sottocomitato SC3, "Supporting technologies"

Comitato Tecnico ISO/TC 207 "Environmental management". SottocomitatoSC2, "Environmental auditing and related environmental investigations'.

UNI EN ISO 19011

1. PREMESSA

UNI EN ISO 19011


• per la gestione di programmi di audit,

• per la pianificazione e conduzione di audit interni od esterni disistemi di gestione,

• per la competenza e la valutazione degli auditor.

1. PREMESSA - STRUMENTO GUIDA

UNI EN ISO 19011


> Auditor> Organizzazioni che attuano sistemi di gestione> Organizzazioni che hanno l'esigenza di condurre Audit per ragioni

contrattuali> Organizzazioni che operano nella certificazione> Organizzazioni che operano nella formazione ed addestramento

degli Auditor> Organizzazioni che operano nell'accreditamento o nella

normazione nel campo della valutazione della conformità.

1. PREMESSA - POTENZIALI UTILIZZATORI


o punto 4 : principi dell'attività di Audit (questi aiutano l'utilizzatore adapprezzare la natura essenziale dell'attività di Audit e sono una necessariaintroduzione ai punti 5, 6 e 7).

o punto 5 : guida per la gestione di programmi di Audit e copre Aspetti qualil'assegnazione di responsabilità per la gestione di programmi di Audit, ladefinizione degli obiettivi del programma di Audit, il coordinamento delleattività di Audit e la fornitura di risorse sufficienti per il gruppo di Audit.

o punto 6: guida per la conduzione di Audit di sistemi di gestione per laqualità e/o di gestione ambientale, compresa la scelta dei gruppi di Audit.

o punto 7: guida sulla competenza necessaria per un Auditor e descrive unprocesso per la valutazione degli Auditor.

1. PREMESSA – I PUNTI della NORMA


2.1 Audit, verifica ispettiva (*)

Processo sistematico, indipendente e documentato per ottenereevidenze dell'Audit e valutarle con obiettività, al fine di stabilire inquale misura i criteri dell’audit sono stati soddisfatti.

(*) Nei sistemi di gestione ambientale il termine "verifica ispettiva"non viene utilizzato.

2. TERMINI E DEFINIZIONI


Audit, verifica ispettiva

NOTA 1 Gli Audit interni ("Audit di prima parte”), sono effettuati, per il riesame daparte della direzione e per altri fini interni, dall'organizzazione stessa, oper suo conto, e possono costituire la base per una autodichiarazione diconformità da parte dell'organizzazione.

NOTA 2 Gli Audit esterni comprendono quelli che sono generalmente denominati"Audit di seconda parte" o di "terza parte". Gli audit di seconda parte sonoeffettuati da chi ha un interesse nell'organizzazione (clienti o altre personeper conto degli stessi). Gli Audit di terza parte sono effettuati da organismidi Audit esterni indipendenti.

NOTA 3 Quando i sistemi di gestione per la qualità e di gestione ambientalevengono sottoposti contemporaneamente all'Audit, questo viene definito"Audit combinato"

NOTA 4 Quando due o più organismi di Audit eseguono congiuntamente un Audit sudi un'unica organizzazione oggetto dell'Audit ,l'Audit viene definito "Auditcongiunto".



2.2 Criteri di Audit

Insieme di politiche, procedure o requisiti.

> I criteri di audit sono utilizzati come riferimento rispetto a cui siconfrontano le evidenze dell'audit (2.3)

2.3 Evidenze dell'audit (audit evidence)

Registrazioni, dichiarazioni di fatti o altre informazioni, che sono pertinenti aicriteri di audit (2.2) e verificabili.

> Le evidenze dell'audit possono essere qualitative o quantitative.



2.4 Risultanze dell'audit (audit findings)

Risultati della valutazione delle evidenze dell'audit (2.3) raccolte rispetto aicriteri di audit (2.2).

> Le risultanze dell'audit possono indicare conformità o non conformitàrispetto ai criteri di audit, o segnalare opportunità di miglioramento.

2.5 Conclusioni dell'audit (audit conclusion)

Esito di un audit (2.1) fornito dal gruppo di audit (2.9) dopo aver preso inesame gli obiettivi dell'audit e tutte le risultanze dell'audit (2.4).



2.6 Committente dell'audit (audit client)

Organizzazione o persona che richiede un audit (2.1).

> II committente può essere l'organizzazione oggetto dell'audit (2.7) o qualsiasialtra organizzazione che abbia un diritto regolamentare o contrattuale dirichiedere un audit.

2.7 Organizzazione oggetto dell'audit (auditee)

Organizzazione sottoposta all'audit.



2.8 Auditor (auditor), valutatore

Persona che ha la competenza (2.14) per effettuare un audit (2.1).

2.9 Gruppo di audit (audit team)

Uno o più auditor (2.8) che eseguono un audit (2.1), supportati, serichiesto, da esperti tecnici (2.10).

> Un auditor del gruppo di audit è nominato responsabile delgruppo.

> II gruppo di audit può comprendere auditor in addestramento.



2.10 Esperto tecnico (technical expert)

Persona che fornisce conoscenze o competenze specifiche al gruppo di audit(2.9).

> La conoscenza o competenza specifica sono riferite all'organizzazione, alprocesso, o all'attività da sottoporre ad audit, alla lingua o alla cultura

> Un esperto tecnico non può agire come auditor (2.8) nel gruppo di audit.



2.11 Programma di Audit (Audit programme)

Insieme di uno o più Audit (2.1) pianificati per un arco di tempo definito edorientali verso uno scopo specifico.

> Un programma di Audit comprende tutte le attività necessarie perpianificare, organizzare ed eseguire gli Audit.



2.12 Piano dell'Audit (audit plan)

Descrizione delle attività e delle disposizioni per la conduzione di un Audit(2.1).

2.13 Campo dell'Audit (Audit scope)Estensione e limiti di un Audit (2.1).> II campo dell'Audit generalmente comprende una descrizione delle

localizzazioni fisiche, unità organizzative, attività e processi, come pure ilperiodo di tempo richiesto.

2.14 Competenza (competence)

Dimostrate caratteristiche personali e dimostrata capacità di saper utilizzareconoscenze ed abilità.



Fanno dell'Audit uno strumento efficiente ed affidabile asupporto delle politiche e dei controlli della direzione,fornendo informazioni in base alle quali un'organizzazionepuò agire per migliorare le proprie prestazioni.

L'adesione a questi principi è un prerequisito per fornireconclusioni dell'Audit pertinenti e sufficienti e perassicurare che Auditor diversi, operandoindipendentemente l'uno dall'altro, pervengano aconclusioni simili in circostanze simili.

3. PRINCIPI DELL’ATTIVITA’ DI AUDIT

28Corso di formazione per auditor interni HSE

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I seguenti principi si riferiscono agli Auditor:

b) Presentazione imparziale: obbligo di riportare fedelmente e conprecisione (le risultanze, le conclusioni ed i rapporti di audit riflettonole attività dell'Audit, vengono riportati ostacoli significativi incontratidurante l'Audit ed opinioni divergenti non risolte tra il gruppo di Audit el'organizzazione).

a) Comportamento etico: fondamento della professionalità (fiducia,integrità, riservatezza e discrezione sono essenziali).



c) Adeguata professionalità: l'applicazione di accuratezza e discernimentonell'attività di Audit (gli Auditor pongono un'attenzione di livello adeguatoall'importanza del compito che essi svolgono e alla fiducia riposta in lorodai committenti dell'Audit e dalle altre parti interessate.

d) Indipendenza: base per l'imparzialità dell'Audit e l'obiettività delleconclusioni dell'Audit (gli Auditor sono indipendenti dall'attività oggettodell'Audit e sono liberi da pregiudizi e conflitto d'interesse: le risultanze ele conclusioni dell'Audit sono basate solo sulle evidenze dell'Audit).



Ulteriori principi fanno riferimento al processo di audit che è perdefinizione indipendente e sistematico:

e) Approccio basato sull'evidenza: metodo razionale per raggiungereconclusioni dell'Audit affidabili e riproducibili in un processo di auditsistematico (le evidenze dell'Audit sono verificabili e si basano su campionidelle informazioni disponibili: un Audit è effettuato in un periodo di tempoe con risorse limitate).



4.1 Generalità

A seconda della dimensione, natura e complessità dell'organizzazione dasottoporre ad Audit, il programma di Audit può includere uno o più Audit.Questi Audit possono avere vari obiettivi e possono anche includere Auditcongiunti o combinati.

Un programma di Audit comprende anche tutte le attività necessarie perpianificare ed organizzare i tipi ed il numero di Audit e fornire le risorse percondurli efficacemente ed efficientemente entro gli intervalli di tempostabiliti.

Un'organizzazione può stabilire più di un programma di Audit.

4. GESTIONE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT


4.1 Generalità

L'alta direzione dell'organizzazione dovrebbe garantire l'autorità per lagestione del programma di Audit. I responsabili della gestione dell'attività diAudit dovrebbero:

a) stabilire, attuare, tenere sotto controllo, riesaminare e migliorare ilprogramma di Audit,b) identificare le risorse necessarie ed assicurare che queste siano fornite.



Illustrazione del flusso di processo per la gestionedi un programma di audit

Autorità per il programma di audit (4.1)

Definizione del programma di audit (4.2, 4.3)obiettivi ed estensione, responsabilità, risorse,procedure

Attuazione del programma di audit (4.4, 4.5)programmazione audit, valutazione auditor, sceltagruppi di audit, indirizzo attività di audit,conservazione delle registrazioni

Monitoraggio e riesame del programma di audit (4.6)monitoraggio e riesame, identificazione delle esigenze diazioni correttive e preventive, identificazione delleopportunità di miglioramento

Miglioramentodel programmadi audit (4.6)

Competenza-valutazionedegli auditor(6)

Attività diaudit (5)

Agire(Act)

Pianificare(Plan)

Pianificare(Plan)

Fare(do)


Se un’organizzazione da sottoporre ad audit qualità e ambiente utilizzaentrambi i sistemi di gestione, si può decidere che iI programma di auditcomprenda audit combinati.In tal caso, speciale attenzione dovrebbe essere rivolta alla competenza delgruppo di audit.

Due o più organizzazioni di audit possono cooperare, come parte dei loroprogrammi di audit, per condurre un audit congiunto. In tal caso, sidovrebbe prestare particolare attenzione alla ripartizione delleresponsabilità, alla predisposizione di eventuali risorse aggiuntive, allecompetenze necessarie nel gruppo di audit ed alle procedure appropriate.Prima che l'audit abbia inizio si dovrebbe raggiungere l'accordo su tali punti.


Esempi di programmi di audit

o una serie di audit interni relativi ad un sistema di gestione per la qualitàdell'organizzazione esteso all'anno in corso;

o audit di sistemi di gestione di seconda parte di potenziali fornitori diprodotti critici, da condursi entro 6 mesi;

o audit di certificazione e sorveglianza condotti da un organismo dicertificazione di terza parte su un sistema di gestione ambientale entro unperiodo di tempo concordato contrattualmente tra l'organismo dicertificazione ed il committente.

Un programma di audit comprende anche una pianificazione appropriata,la fornitura di risorse e la definizione di procedure per condurre gli auditnell'ambito del programma.


4.2 Obiettivi ed estensione di un programma di audit

4.2.1 Obiettivi di un programma di audit

Dovrebbero essere stabiliti gli obiettivi di un programma di audit, al fine didare indicazioni sulla pianificazione e l'esecuzione degli audit.

Questi obiettivi possono essere fondati su considerazioni relative a:priorità della direzione, progetti commerciali, requisiti del sistema digestione, requisiti cogenti e contrattuali, esigenza di valutare il fornitore,requisiti del cliente, esigenze di altre parti interessate, rischi perl'organizzazione.



Esempi di obiettivi di programma di audit

o soddisfare i requisiti per la certificazione rispetto ad una norma disistema di gestione;

o verificare la conformità con requisiti contrattuali;

o ottenere e conservare la fiducia sull'idoneità di un fornitore;

o contribuire al miglioramento del sistema di gestione


4.2.2 Estensione di un programma di auditL'estensione di un programma di audit può variare e sarà influenzata dalladimensione, natura e complessità dell'organizzazione da sottoporre ad audit,così come da quanto segue:Ø il campo, l'obiettivo e la durata di ogni audit da eseguire;Ø la frequenza degli audit da eseguire;Ø il numero, l'importanza, la complessità, l'analogia e le localizzazioni delle

attività da sottoporre ad audit;Ø le norme, i requisiti cogenti e contrattuali ed altri criteri di audit;Ø l'esigenza di accreditamento o di certificazione;Ø le conclusioni di precedenti audit o i risultati del riesame di un precedente

programma di audit;Ø la lingua, gli aspetti culturali e sociali;Ø le problematiche delle parti interessate;Ø le modifiche significative di un'organizzazione o delle sue attività.



4.3 Responsabilità, risorse e procedure di un programma di audit

4.3.1 Responsabilità del programma di audit

La responsabilità per la gestione di un programma di audit dovrebbe essereassegnata a una o più persone che abbiano una comprensione generale deiprincipi dell'audit, della competenza degli auditor e dell'applicazione delletecniche dell'audit. Queste persone dovrebbero avere capacità di gestioneed inoltre conoscenze tecniche e delle pratiche relative alle attività dasottoporre ad audit.



4.3.1 Responsabilità del programma di audit

I responsabili della gestione del programma di audit dovrebbero:

Ø stabilire gli obiettivi e l'estensione del programma di audit,Ø stabilire le responsabilità e le procedure ed assicurare che siano

fornite le risorse,Ø assicurare l'attuazione del programma di audit,Ø assicurare che siano conservate appropriate registrazioni del

programma di audit,Ø tenere sotto controllo, riesaminare e migliorare il programma di audit.



4.3.2 Risorse del programma di audit

Nell'identificazione delle risorse per il programma di audit, dovrebbero esserepresi in considerazione:

Ø le risorse economico-fìnanziarie necessarie per l'elaborazione, l'attuazione,la gestione ed il miglioramento delle attività di audit,

Ø le tecniche dell'audit,Ø i processi per conseguire e mantenere la competenza degli auditor, e per

migliorare la prestazione degli auditor,Ø la disponibilità di auditor e di esperti tecnici aventi competenza

appropriata agli obiettivi del particolare programma di audit,Ø l'estensione del programma di audit,Ø il tempo di viaggio, la sistemazione ed altre esigenze dell'attività di audit.



4.3.3 Procedure del programma di audit

Le procedure per il programma di audit dovrebbero comprendere:

Ø pianificazione e programmazione degli audit;Ø assicurazione della competenza degli auditor e dei responsabili del gruppo

di audit;Ø scelta di appropriati gruppi di audit e assegnazione dei rispettivi ruoli e

responsabilità;Ø conduzione degli audit;Ø esecuzione delle azioni a seguire dell'audit, se necessarie;Ø conservazione delle registrazioni del programma di audit;Ø monitoraggio delle prestazioni e dell'efficacia del programma di audit;Ø rapporto all'alta direzione sulle acquisizioni del programma di audit.



4.4 Attuazione di un programma di audit

Ø comunicazione del programma di audit alle parti interessate,Ø coordinamento e programmazione degli audit e delle altre attività del

programma di audit,Ø attuazione e mantenimento di un processo per la valutazione iniziale degli

auditor e per il loro aggiornamento professionale continuo (6.6, 6.5),Ø garanzia che vengano selezionati gruppi di audit,Ø fornitura delle risorse richieste per i gruppi di audit,Ø garanzia che gli audit vengano eseguiti secondo il programma,Ø garanzia che vengano tenute sotto controllo le registrazioni delle attività di

audit,Ø garanzia del riesame ed approvazione dei rapporti di audit eØ garanzia della loro distribuzione al committente ed alle altre parti

specificate, garanzia che vengano effettuate, se applicabile, le azioni aseguire dell'audit.



4.5 Registrazioni del programma di audit

Dovrebbero essere conservate registrazioni per dimostrare l'attuazione delprogramma di audit e tali registrazioni dovrebbero comprendere quantosegue:

Ø le registrazioni relative ai singoli audit (piani dell'audit, rapporti di audit,rapporti di non conformità, rapporti di azioni correttive e preventive,rapporti di azioni a seguire dell'audit, se applicabile;

Ø i risultati del riesame del programma di audit;Ø le registrazioni relative al personale coinvolto nell'audit, riguardanti

argomenti quali: valutazione della competenza e delle prestazionidell'auditor, scelta del gruppo di audit, mantenimento e miglioramentodella competenza.



4.6 Monitoraggio e riesame del programma di audit

L'attuazione del programma di audit dovrebbe essere monitorata eriesaminata ad intervalli appropriati per valutare se i suoi obiettivi siano statiraggiunti e per identificare opportunità di miglioramento.

I risultati dovrebbero essere riportati all'alta direzione.

Si dovrebbero utilizzare indicatori di prestazioni per monitorarecaratteristiche quali la capacità dei gruppi di audit di attuare il pianodell'audit, la conformità con i programmi e con la tempistica dell'audit, leinformazioni di ritorno dai committenti degli audit, dalle organizzazionioggetto degli audit e dagli auditor.



4.6 Monitoraggio e riesame del programma di audit

Il riesame del programma di audit dovrebbe considerare, per esempio,

Ø i risultati e le tendenze dei monitoraggi,Ø la conformità con le procedure,Ø l'evoluzione delle esigenze e delle aspettative delle parti interessate,Ø le registrazioni del programma di audit,Ø le prassi alternative o nuove relative alle attività di audit,Ø la coerenza nelle prestazioni tra gruppi di audit in situazioni simili.

I risultati dei riesami del programma di audit possono condurre ad azionicorrettive e preventive ed al miglioramento del programma di audit.



5.1 Generalità

Questo punto contiene una guida per pianificare e condurre attivitàdi audit come parte di un programma di audit.

5. ATTIVITA’ DI AUDIT


Visione d'insieme delle attività tipiche dell'audit.

Avvio dell'audit (5.2)nomina del responsabile del gruppo di audit, definizione degliobiettivi, del campo e dei criteri dell'audit, determinazione dellafattibilità dell'audit, costituzione del gruppo di audit,determinazione del contatto iniziale con l'organizzazione oggettodell'audit

Esecuzione del riesame della documentazione (5.3)riesame dei documenti pertinenti del sistema di gestione, incluse leregistrazioni, e determinazione della loro adeguatezza conriferimento ai criteri dell'audit


Preparazione delle attività di audit sul posto (5.4)preparazione del piano dell'audit, assegnazione dei compiti algruppo di audit, preparazione del documento di lavoro

Effettuazione delle attività di audit sul posto (5.5)conduzione della riunione di apertura, comunicazione durantel'audit, ruoli e responsabilità di guide ed osservatori, raccolta everifica delle informazioni, identificazione delle risultanzedell'audit, preparazione delle conclusioni dell'audit, conduzionedella riunione di chiusura

Visione d'insieme delle attività tipiche dell'audit


Preparazione, approvazione e distribuzione del rapporto di audit(5.6)

Completamento dell'audit (5.7)

Esecuzione delle azioni a seguire dell'audit (5.8)

Visione d'insieme delle attività tipiche dell'audit


5.2 Avvio dell'audit

5.2.1 Nomina del responsabile del gruppo di audit

I responsabili della gestione del programma di audit dovrebbero nominare ilresponsabile del gruppo di audit per lo specifico audit.

Ove si conduca un audit congiunto, è importante raggiungere l'accordo tra gliorganismi di audit prima dell'inizio dell'audit sulle responsabilità specifiche diogni organismo, particolarmente con riferimento all'autorità del leader delgruppo nominato per l'audit.



5.2.2 Definizione degli obiettivi, del campo e dei criteri di audit

Gli obiettivi dell'audit definiscono ciò che deve essere portato a terminedall'audit e possono comprendere quanto segue:

a) determinazione dell'estensione della conformità del sistema di gestionedell'organizzazione oggetto dell'audit rispetto ai criteri di audit;

b) valutazione della capacità del sistema di gestione di assicurare la conformitàcon i requisiti cogenti e contrattuali;

c) valutazione dell'efficacia del sistema di gestione nel conseguire obiettivispecificati;

d) identificazione di aree di potenziale miglioramento del sistema di gestione.




Il campo dell'audit descrive l'estensione ed i limiti dell'audit qualilocalizzazioni fisiche, unità organizzative, attività e processi da sottoporre adaudit, ed il periodo di tempo interessato dall'audit.

I criteri di audit sono utilizzati come riferimento rispetto a cui si determina laconformità e possono comprendere le politiche, le procedure, le norme, leleggi ed i regolamenti, i requisiti del sistema di gestione, i requisiticontrattuali o i codici di buona pratica del settore industriale/commerciale.Gli obiettivi dell'audit dovrebbero essere definiti dal committente dell'audit. Ilcampo dell'audit ed i criteri di audit dovrebbero essere definiti tra ilcommittente dell'audit ed il responsabile del gruppo di audit secondo leprocedure del programma di audit.




Eventuali modifiche degli obiettivi, del campo o dei criteri dell'auditdovrebbero essere concordate dalle medesime parti.

Ove si debba condurre un audit combinato, è importante che il responsabiledel gruppo di audit assicuri che gli obiettivi, il campo ed i criteri di auditsiano appropriati alla natura dell'audit combinato.



5.2.3 Determinazione della fattibilità dell'audit

La fattibilità dell'audit dovrebbe essere determinata prendendo in esamefattori quali la disponibilità di

Ø informazioni sufficienti ed appropriate per pianificare l'audit,Ø adeguata collaborazione da parte dell'organizzazione oggetto dell'audit,Ø tempo e risorse adeguati.

Qualora l'audit non sia fattibile, dovrebbe essere proposta al committentedell'audit un'alternativa, a seguito di consultazione con l'organizzazioneoggetto dell'audit.



5.2.4 Costituzione del gruppo di audit

Qualora l'audit sia stato dichiarato fattibile, dovrebbe essere costituito ungruppo di audit prendendo in considerazione la competenza necessaria perconseguire gli obiettivi dell'audit. Quando vi sia un solo auditor, questidovrebbe svolgere tutti i compiti applicabili di un responsabile di gruppo diaudit.

Il punto 6 contiene una guida per la determinazione della competenzanecessaria e descrive i processi per la valutazione degli auditor.




Quando si decidono la dimensione e la composizione del gruppo di audit, sidovrebbe considerare quanto segue:

a. gli obiettivi, il campo, i criteri e la durata prevista dell'audit;b. se si tratta di un audit combinato o congiunto;c. la competenza complessiva del gruppo necessaria per conseguire gli obiettivi;d. i requisiti cogenti, contrattuali e di accreditamento/certificazione, se

applicabili;e. la necessità di assicurare l'indipendenza del gruppo dalle attività da

sottoporre ad audit e di evitare conflitto di interesse;f. la capacità dei membri del gruppo di audit di interagire in modo efficace con

l'organizzazione oggetto dell'audit e di lavorare insieme;g. la lingua dell'audit e la comprensione delle particolari caratteristiche sociali

e culturali dell'organizzazione oggetto dell'audit.




Il processo per assicurare la competenza complessiva del gruppo di auditdovrebbe comprendere le seguenti fasi:

Ø l'identificazione delle conoscenze e delle abilità necessario per conseguiregli obiettivi dell'audit,

Ø la scelta dei membri del gruppo di audit tale che la totalità delleconoscenze e delle abilità siano presenti nel gruppo di audit.

Se non pienamente coperte dagli auditor nel gruppo di audit, le conoscenze ele abilità necessarie possono essere ottenute includendo nel gruppo espertitecnici. Gli esperti tecnici dovrebbero operare sotto la direziono di unauditor. Auditor in addestramento possono essere inclusi nel gruppo di audit,ma non dovrebbero operare senza una direzione o una guida.




Sia il committente dell'audit sia l'organizzazione oggetto dell'audit possonorichiedere la sostituzione di particolari membri del gruppo di audit conmotivazioni ragionevoli basate sui principi dell'attività di audit descritti.

Esempi di motivazioni ragionevoli comprendono situazioni di conflitto diinteresse (come nel caso di un membro del gruppo di audit che sia stato inprecedenza dipendente dell'organizzazione oggetto dell'audit o gli abbiafornito servizi di consulenza) e comportamento precedente non etico.Tali ragioni dovrebbero essere comunicate al responsabile del gruppo di audited ai responsabili della gestione del programma che dovrebbero risolvere ilproblema con il committente dell'audit e con l'organizzazione oggettodell'audit prima di assumere decisioni sulla sostituzione di mèmbri del gruppodi audit.



5.2.5 Presa di contatto iniziale con l'organizzazione oggetto dell'audit

II contatto iniziale per l'audit con l'organizzazione può essere formale oinformale, ma dovrebbe essere stabilito dai responsabili della gestione delprogramma di audit o dal responsabile del gruppo di audit.

Lo scopo del contatto iniziale consiste in:

a. stabilire canali di comunicazione con il rappresentante dell'organizzazione,b. confermare l'autorità per la conduzione dell'audit,c. fornire informazioni sulla tempistica e sulla composizione del gruppo di

audit,d. richiedere l'accesso ai documenti pertinenti, incluse le registrazioni,e. determinare le regole di sicurezza applicabili sul posto,f. predisporre quanto necessario per l'audit,g. concordare la proposta di osservatori e sulla necessità di guide per il

gruppo.



5.3 Conduzione del riesame della documentazione

La documentazione dell'organizzazione oggetto dell'audit dovrebbe essereriesaminata prima delle attività di audit sul posto per determinare laconformità del sistema, come documentato, con i criteri di audit. Ladocumentazione può comprendere documenti e registrazioni del sistema digestione pertinenti, e rapporti di audit precedenti. Il riesame dovrebbeprendere in considerazione la dimensione, la natura e la complessitàdell'organizzazione, nonché gli obiettivi ed il campo dell'audit.



5.3 Conduzione del riesame della documentazione

In alcune situazioni, questo riesame può essere rinviato fino all'inizio delleattività sul posto, in altre situazioni può essere necessaria una visitapreliminare per ottenere una visione complessiva delle informazionidisponibili.

Qualora si rilevi che la documentazione risulti inadeguata, il responsabile delgruppo di audit dovrebbe informare il committente dell'audit, i responsabilidella gestione del programma di audit e l'organizzazione oggetto dell'audit.

Si dovrebbe prendere una decisione se continuare o sospendere l'audit fino ache le perplessità sulla documentazione siano risolte.



5.4 Preparazione delle attività di audit sul posto

5.4.1 Preparazione del piano dell'audit

II responsabile del gruppo di audit dovrebbe preparare un piano dell'audit perfornire la base per l'accordo sulla conduzione dell'audit, tra il committentedell'audit, il gruppo di audit e l'organizzazione oggetto dell'audit.Il piano dovrebbe facilitare la programmazione ed il coordinamento delleattività di audit. Il livello di dettaglio fornito nel piano dell'audit, dovrebberiflettere il campo e la complessità dell'audit. I dettagli possono esseredifferenti, ad esempio, fra audit iniziali e successivi come pure fra auditinterni ed esterni.




Il piano dell'audit dovrebbe essere sufficientemente flessibile da permetteremodifiche, quali variazioni nel campo dell'audit, che possano diventarenecessario man mano che progrediscono le attività di audit sul campo.




Il piano dell'audit dovrebbe comprendere quanto segue:

Ø gli obiettivi dell'audit;Ø i criteri di audit ed ogni documento di riferimento;Ø il campo dell'audit, compresa l'identificazione delle unità organizzative

e funzionali e dei processi da sottoporre ad audit;Ø le date ed i luoghi ove si devono effettuare le attività di audit sul

campo;Ø la stima del tempo e della durata per le attività di audit sul campo,

comprese le riunioni con la direzione e le riunioni del gruppo di audit;Ø i ruoli e le responsabilità dei membri del gruppo e degli accompagnatori;Ø l'assegnazione di appropriate risorse per le aree critiche dell'audit.




Il piano dell'audit dovrebbe inoltre comprendere, nel modo appropriato, quantosegue:

Ø l'identificazione del rappresentante dell'organizzazione oggetto dell'audit, perciò che si riferisce all'audit;

Ø la lingua utilizzata nelle attività e nei rapporti di audit, se differente dallalingua dell'auditor e/o dell'organizzazione oggetto dell'audit;

Ø le voci del rapporto di audit;Ø le indicazioni per la logistica (spostamenti, sistemazioni sul posto, ecc.);Ø gli aspetti soggetti a vincoli di riservatezza;Ø le eventuali azioni a seguire dell'audit.




Il piano dovrebbe essere riesaminato ed accettato dal committente dell'audite presentato all'organizzazione oggetto dell'audit prima che inizino le attivitàdi audit sul posto.

Eventuali obiezioni da parte dell'organizzazione oggetto dell'audit dovrebberoessere risolte fra il responsabile del gruppo di audit, l'organizzazione oggettodell'audit e il committente dell'audit. Ogni revisione del piano di auditdovrebbe essere concordata fra le parti interessate prima di continuarel'audit.



5.4.2 Assegnazione dei compiti al gruppo di audit

II responsabile del gruppo di audit, di concerto con il gruppo stesso, dovrebbeassegnare a ciascun membro del gruppo la responsabilità di sottoporre adaudit specifici processi del sistema di gestione, funzioni, luoghi, aree oattività. Nell'assegnare tali compiti si dovrebbe tener conto delle esigenze diindipendenza e di competenza dell'auditor, di un'utilizzazione efficiente dellerisorse come pure dei differenti ruoli e responsabilità degli auditor, degliauditor in addestramento e degli esperti tecnici. Man mano che l'auditprogredisce possono essere effettuate delle modifiche alle assegnazioni deicompiti, per assicurare il raggiungimento degli obiettivi dell'audit.



5.4.3 Preparazione dei documenti di lavoro

I membri del gruppo di audit dovrebbero riesaminare le informazionipertinenti i loro incarichi di audit e preparare documenti di lavoro comenecessario per fini di riferimento e di registrazione delle attività di audit.Tali documenti di lavoro possono comprendere liste di riscontro e piani dicampionamento dell'audit, moduli per registrare le informazioni, qualievidenze di supporto, risultanze dell'audit e registrazioni di riunioni.

L'utilizzazione di liste di riscontro e di moduli non dovrebbe limitarel'estensione delle attività di audit, che possono cambiare come risultato diinformazioni raccolte durante l'audit.



5.4.3 Preparazione dei documenti di lavoro

I documenti di lavoro, incluse le registrazioni che risultano dalla loroutilizzazione, dovrebbero essere conservati almeno fino al termine dell'audit.La conservazione di documenti dopo la conclusione dell'audit è descritta in5.7.I documenti che riguardano informazioni riservate o di esclusiva proprietàdovrebbero essere opportunamente salvaguardati in ogni momento dai mèmbridel gruppo di audit.



5.5 Conduzione delle attività di audit sul posto

5.5.1 Conduzione della riunione di apertura

Dovrebbe essere tenuta una riunione di apertura con la direzionedell'organizzazione oggetto dell'audit o, ove appropriato, con i responsabilidelle funzioni o dei processi da sottoporre ad audit. Lo scopo di una riunione diapertura è di:

a) confermare il piano dell'audit,b) fornire una breve sintesi di come verranno eseguite le attività di audit,c) confermare i canali di comunicazione,d) offrire all'organizzazione oggetto dell'audit l'opportunità di porre

domande.



RIUNIONE DI APERTURA

In molti casi, per esempio negli audit interni in una piccola organizzazione,la riunione di apertura può semplicemente consistere nella comunicazioneche sta per essere condotto un audit e nella spiegazione della naturadell'audit.

Per altre situazioni di audit, la riunione dovrebbe essere formale e lapresenza dei partecipanti dovrebbe essere registrata. La riunione dovrebbeessere presieduta dal responsabile del gruppo di audit, e dovrebbero esserepresi in esame i seguenti punti, ove appropriato:

a) la presentazione dei partecipanti, compresa una descrizione deiloro ruoli;

b) la conferma degli obiettivi, del campo e dei criteri di audit;

…….



c) la conferma, con l'organizzazione oggetto dell'audit, dei tempidell'audit e di ogni altra disposizione pertinente (data e tempo dellariunione di chiusura, delle riunioni intermedia fra il gruppo di audit ela direzione della organizzazione e di ogni modifica dell'ultima ora;

d) i metodi e le procedure da utilizzare per condurre l'audit, inclusal'informazione all'organizzazione oggetto dell'audit che le evidenzedell'audit saranno basate solo su di un campione delle informazionidisponibili e che pertanto esiste un elemento di incertezzanell'attività di audit;

e) la conferma di canali di comunicazione formale fra il gruppo di audite l'organizzazione oggetto dell'audit;

f) la conferma della lingua da utilizzare durante l'audit ;g) la conferma che, durante l'audit, l'organizzazione oggetto dell'audit

sarà tenuta informata del progresso dell'audit;…….



h) la conferma che siano disponibili le risorse e le strutture necessario algruppo di audit;

i) la conferma degli aspetti da trattare con riservatezza;j) la conferma, per il gruppo di audit, di idonee condizioni di sicurezza sul

lavoro, di procedure per l'emergenza e la security;k) la conferma della disponibilità, dei ruoli e dell'identità di eventuali

guide;l) il metodo di preparazione dei rapporti, comprese le eventuali

classificazioni delle non conformità;m)le informazioni circa le condizioni alle quali l'audit può essere concluso;n) le informazioni riguardanti eventuali modalità di ricorso sulla

conduzione o sulle conclusioni dell'audit.



5.5.2 Comunicazione durante gli audit

A seconda del campo e della complessità dell'audit, può essere necessarioadottare, durante l'audit, provvedimenti formali per la comunicazioneall'interno del gruppo di audit e con l'organizzazione oggetto dell'audit.

Il gruppo di audit dovrebbe consultarsi periodicamente per scambiarsiinformazioni, valutare il progresso dell'audit e riassegnare compiti tra gliauditor, se necessario.




Durante l'audit, il responsabile del gruppo di audit dovrebbe comunicareperiodicamente il progredire dell'audit ed eventuali problemiall'organizzazione oggetto dell'audit ed al committente dell'audit, seopportuno. L'evidenza raccolta nell'audit che indichi un rischio immediato esignificativo (per la sicurezza, l'ambiente o la qualità) dovrebbe essererapportata senza ritardo all'organizzazione oggetto dell'audit e, comeopportuno, al committente dell'audit.

Eventuali problemi riguardanti un aspetto al di fuori del campo dell'auditdovrebbero essere annotati e rapportati al responsabile del gruppo di audit,per la possibile comunicazione al committente dell'audit ed all'organizzazioneoggetto dell'audit.




Ove le evidenze dell'audit disponibili indichino che gli obiettivi dell'auditsono irraggiungibili, il responsabile del gruppo di audit dovrebbe rapportarele ragioni al committente dell'audit ed all'organizzazione oggetto dell'auditper determinare azioni appropriate. Tali azioni possono comprendere lariconferma o la modifica del piano dell'audit, modifiche negli obiettivi e/onel campo dell'audit, o l'interruzione dell'audit.Eventuali esigenze di modifiche nel campo dell'audit che possanoevidenziarsi man mano che le attività di audit sul campo progredisconodovrebbero essere riesaminate col committente dell'audit e, comeopportuno, con l'organizzazione oggetto dell'audit e dovrebbero essereapprovate da costoro.



5.5.3 Ruoli e responsabilità di guide ed osservatori

Guide ed osservatori possono accompagnare il gruppo di audit, ma non sonoparte di esso e non dovrebbero interferire con l'esecuzione dell'audit: ove daparte dell'organizzazione oggetto dell'audit siano incaricate guide, questedovrebbero assistere il gruppo di audit ed agire su richiesta del responsabiledel gruppo di audit.

Le loro responsabilità possono comprendere quanto segue:Ø stabilire contatti e tempistica per le interviste;Ø organizzare visite a parti specifiche del luogo o dell'organizzazione;Ø assicurare che le regole concernenti la sicurezza sui posto e le procedure diØ security siano conosciute e rispettate dai membri del gruppo di audit;Ø presenziare all'audit in luogo dell'organizzazione oggetto dell'audit;Ø fornire chiarimenti o assistenza sulla raccolta delle informazioni.



5.5.4 Raccolta e verifica delle informazioni

Le informazioni relative agli obiettivi, al campo ed ai criteri di audit,comprese le informazioni relative alle interfacce fra le funzioni, le attivitàed i processi, dovrebbero essere raccolte mediante opportunocampionamento durante l'audit e dovrebbero essere verificate. Solo leinformazioni verificabili possono costituire evidenze dell'audit. Le evidenzedell'audit dovrebbero essere registrate.

Le evidenze dell'audit sono basate su campioni delle informazioni disponibili.Esiste quindi un elemento di incertezza nell'attività di audit, per cui coloroche traggono le conclusioni dell'audit dovrebbero essere consapevoli diquesta incertezza.



Fonti di informazioni

Visione d'insieme del processo dalla raccolta delle informazionifino al raggiungimento delle conclusioni dell'audit

Raccolta mediante appropriato campionamento e verifica

Evidenze dell’audit

Risultanze dell’audit

Riesame

Conclusioni dell’audit

I metodi per raccogliere informazioni comprendono:interviste, osservazioni di attività, riesame dei documenti.

Valutazione rispetto ai criteri di audit


Fonti di informazioni

Le fonti di informazioni scelte possono variare con il campo e lacomplessità dell'audit e possono comprendere quanto segue:Ø interviste con impiegati e con altre persone;Ø osservazioni di attività, delle condizioni e dell'ambiente di lavoro

circostante;Ø documenti (politica, obiettivi, piani, procedure, norme, istruzioni,

licenze e permessi, specifiche, disegni, contratti ed ordini);Ø registrazioni (registrazioni di ispezioni, resoconti di riunioni, rapporti

di audit, registrazioni di programmi di monitoraggio e risultati dimisurazioni;

Ø riassunti di dati, analisi ed indicatori di prestazioni;Ø informazioni sui programmi di campionamento pertinenti e sulle

procedure per il controllo del campionamento e dei processi dimisurazione;

Ø rapporti da altre fonti (informazioni dal cliente, valutazioni difornitori…);

Ø banche dati di computer e siti web.


Tuttavia, l'auditor dovrebbe considerare quanto segue:

Ø le interviste dovrebbero essere rivolte a persone di opportuni livelli efunzioni che eseguono attività o compiti nell'ambito del campo dell'audit;

Ø l'intervista dovrebbe essere condotta durante l'orario normale di lavoroe, ove possibile, sul luogo di lavoro abituale della persona che vieneintervistata;

Ø dovrebbe essere fatto ogni sforzo per mettere la persona che vieneintervistata a proprio agio prima e durante l'intervista;

…….

Conduzione di interviste

Le interviste sono uno dei mezzi importanti di raccolta di informazioni edovrebbero essere eseguite in maniera che si adatti alla situazione ed allapersona intervistata.


Conduzione di interviste

Ø dovrebbero essere spiegate le ragioni dell'intervista e di ogni annotazionepresa;

Ø le interviste possono essere iniziate con la richiesta alle persone didescrivere il loro lavoro;

Ø le domande che possono influenzare le risposte (cioè le domandeinfluenzanti) dovrebbero essere evitate;

Ø i risultati dell'intervista dovrebbero essere sintetizzati e riesaminati conla persona intervistata;

Ø le persone intervistate dovrebbero essere ringraziate per la loropartecipazione e cooperazione.



5.5.5 Elaborazione delle risultanze dell'audit

Le evidenze dell'audit dovrebbero essere valutate a fronte dei relativicriteri per dar luogo alle risultanze dell'audit.Le risultanze dell'audit possono indicare sia conformità, sia non conformità afronte dei criteri di audit. Quando specificato dagli obiettivi dell'audit, lerisultanze dell'audit possono individuare un'opportunità di miglioramento.

Il gruppo di audit dovrebbe riunirsi quando necessario per riesaminare lerisultanze dell'audit in fasi appropriate nel corso dell'audit.



5.5.5 Elaborazione delle risultanze dell'audit

La conformità con i criteri di audit dovrebbe essere riassunta per indicareposizioni, funzioni o processi, che sono stati sottoposti ad audit. Se inclusonel piano dell'audit, dovrebbero essere registrate anche le singole risultanzedell'audit di conformità e la loro evidenza di supporto.Le non conformità e le relative evidenze dell'audit di supporto dovrebberoessere registrate. Le non conformità possono essere graduate. Essedovrebbero essere riesaminate con l'organizzazione oggetto dell'audit perottenere consapevolezza che le evidenze dell'audit siano accurate e che lenon conformità siano capite.Dovrebbe essere fatto ogni tentativo per risolvere eventuali divergenze diopinione relative alle evidenze e/o alle risultanze dell'audit e i punti nonrisolti dovrebbero essere registrati.



5.5.6 Preparazione delle conclusioni dell'audit

II gruppo di audit dovrebbe consultarsi prima dell'incontro di chiusura per:

a) riesaminare le risultanze dell'audit ed altre eventuali appropriate informazioniraccolte durante l'audit a fronte degli obiettivi dell'audit

b) concordare le conclusioni dell'audit, tenendo conto dell'incertezza inerente ilprocesso di audit,

c) preparare raccomandazioni, se richiesto dagli obiettivi dell'audit,

d) discutere sulle azioni a seguire, se incluse nel piano di audit.



CONCLUSIONI DELL'AUDIT

Le conclusioni dell'audit possono riguardare elementi quali:

Ø l'estensione della conformità del sistema di gestione rispetto ai criteridi audit,

Ø l'efficace attuazione, mantenimento e miglioramento del sistema digestione,

Ø la capacità del processo di riesame da parte della direzione perassicurare l'idoneità, l'adeguatezza, l'efficacia e il miglioramentocontinui del sistema di gestione.

Se specificato dagli obiettivi dell'audit, le conclusioni dell'audit possonoportare a raccomandazioni relative a miglioramenti, rapporti di affari,certificazione o future attività di audit.


5.5.7 Conduzione della riunione di chiusura

Si dovrebbe tenere una riunione di chiusura, presieduta dal responsabile delgruppo di audit, per presentare le risultanze e le conclusioni dell'audit inmaniera tale che queste siano capite e conosciute da partedell'organizzazione oggetto dell'audit e per concordare, se appropriato, ilperiodo di tempo da concedere all'organizzazione stessa per presentare unpiano di azioni correttive e preventive. Tra i partecipanti alla riunione dichiusura dovrebbero essere compresi l'organizzazione oggetto dell'audit edanche il committente dell'audit ed altre parti. Se necessario, il responsabiledel gruppo di audit dovrebbe avvertire l'organizzazione oggetto dell'audit disituazioni incontrate durante l'audit che possono far diminuire la fiducia chepuò essere riposta sulle conclusioni dell'audit.



5.5.7 Conduzione della riunione di chiusura

In molti casi (per esempio audit interni in piccole organizzazioni), la riunione dichiusura può consistere nella comunicazione delle risultanze e delle conclusionidell'audit. Per altre situazioni, la riunione dovrebbe essere formale e dovrebberoessere tenuti dei verbali (registrazioni dei partecipanti).

Dovrebbero essere discusse, e se possibile risolte fra il gruppo di audit el'organizzazione oggetto dell'audit, eventuali divergenze di opinioni relative allerisultanze e/o alle conclusioni dell'audit. Se non risolte, tutte le opinionidovrebbero essere registrate.

Se specificato dagli obiettivi dell'audit , si dovrebbero presentare leraccomandazioni del gruppo per i miglioramenti. Dovrebbe essere sottolineatoche le raccomandazioni non sono vincolanti.



5.6 Preparazione, approvazione e distribuzione del rapporto di audit

5.6.1 Preparazione del rapporto di audit

Il responsabile del gruppo di audit dovrebbe assumersi la responsabilità dellapreparazione e dei contenuti del rapporto di audit.Il rapporto di audit dovrebbe fornire una completa, accurata, concisa e chiararegistrazione dell'audit e dovrebbe comprendere o far riferimento a quantosegue:

ü gli obiettivi dell'audit;ü il campo dell'audit, particolarmente l'identificazione delle unità organizzative

e funzionali o dei processi sottoposti ad audit ed il periodo di tempointeressato;

ü l'identificazione del committente dell'audit; …….



5.6.1 Preparazione del rapporto di auditü le date e i luoghi dove sono state eseguite le attività di audit sul posto;ü i criteri di audit;ü le risultanze dell'audit;ü le conclusioni dell'audit. Il rapporto di audit dovrebbe anche includere o fare

riferimento a quanto segue, dove appropriato:ü il piano dell'audit;ü l'elenco dei rappresentanti dell'organizzazione oggetto dell'audit;ü una sintesi del processo di audit, comprendente incertezze e/o eventuali ostacoli

incontrati che potrebbero far diminuire l'affidamento che può essere ripostonelle conclusioni dell'audit;

ü la conferma che gli obiettivi dell'audit sono stati raggiunti nell'ambito del campodell'audit in accordo con il piano dell'audit;

ü eventuali aree non coperte, sebbene rientranti nel campo dell'audit;ü eventuali opinioni divergenti non risolte tra il gruppo di audit e l'organizzazione

oggetto dell'audit;ü le raccomandazioni per il miglioramento, se specificato negli obiettivi dell'audit;ü i piani concordati delle azioni a seguire, se ce ne sono;ü una dichiarazione sulla riservatezza dei contenuti;ü la lista di distribuzione del rapporto di audit.

………


5.6.2 Approvazione e distribuzione del rapporto di audit

II rapporto di audit dovrebbe essere emesso entro il periodo di tempoconcordato. Se questo non è possibile, le ragioni del ritardo dovrebberoessere comunicate al committente dell'audit e si dovrebbe concordare unanuova data di emissione.Il rapporto di audit dovrebbe essere datato, riesaminato ed approvato comedefinito nelle procedure del programma di auditII rapporto di audit approvato dovrebbe quindi essere distribuito aidestinatari designati dal committente dell'audit.Il rapporto di audit è proprietà del committente dell'audit. I mèmbri delgruppo di audit e tutti i destinatari del rapporto dovrebbero rispettare esalvaguardare la riservatezza del rapporto.



5.7 Completamento dell'audit

L'audit è completato quando tutte le attività descritte nel piano di audit sonostate eseguite ed il rapporto di audit approvato è stato distribuito.I documenti riguardanti l'audit dovrebbero essere conservati o distrutti aseguito di accordi fra le parti partecipanti e secondo le procedure delprogramma di audit ed i requisiti applicabili cogenti e contrattuali.Se non richiesto per legge, il gruppo di audit ed i responsabili della gestionedel programma di audit non dovrebbero divulgare i contenuti dei documenti,ne eventuali altre informazioni raccolte nel corso dell'audit, o il rapportostesso, ad altre parti, senza l'approvazione del committente dell'audit edell'organizzazione oggetto dell'audit. Se è richiesta la divulgazione deicontenuti di un documento dell'audit, il committente dell'audit el'organizzazione oggetto dell'audit dovrebbero esserne informati al piùpresto possibile.



5.8 Conduzione di azioni a seguire dell'audit

Le conclusioni dell'audit possono indicare l'esigenza di azioni correttive,preventive e, se applicabile, di miglioramento. Tali azioni a seguire sonogeneralmente decise ed effettuate dall'organizzazione oggetto dell'auditsecondo tempistiche concordate e non sono considerate come facenti partedell'audit. L'organizzazione oggetto dell'audit dovrebbe tenere informato ilcommittente dell'audit dello stato di queste azioni a seguire.Il completamento e l'efficacia delle azioni correttive dovrebbero essereverificati. Questa verifica può costituire parte di un audit successivo.Il programma di audit può specificare azioni a seguire da parte dei mèmbri delgruppo di audit. Tali azioni a seguire sono considerate valore aggiunto inquanto utilizzano la loro competenza. In tali casi, dovrebbe essere prestataattenzione per mantenere l'indipendenza in successive attività di audit.



6.1 Generalità

La fiducia e l'affidabilità nel processo di audit dipende dalla competenza dicoloro che effettuano l'audit. Questa competenza è basata sulladimostrazione delle caratteristiche personali descritte in 6.2, e dellacapacità di applicare le conoscenze e le abilità descritte in 6.3, ottenutemediante il grado di istruzione, l'esperienza di lavoro, la formazione el'addestramento come auditor, e l'esperienza di audit descritti in 6.4.

6. COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR


6.1 Generalità

Questo concetto di competenza degli auditor è illustrato nella figura 4. Alcunedi queste conoscenze ed abilità descritte in 6.3 sono comuni agli auditor disistemi di gestione per la qualità e di gestione ambientale, ed altre sonospecifiche per auditor delle singole discipline.Gli auditor maturano, mantengono e migliorano la loro competenza mediantelo sviluppo professionale continuo ed una regolare partecipazione agli audit(vedere 6.5).Un processo per la valutazione degli auditor e dei responsabili del gruppo diaudit è descritto in 6.6.



Competenza

QualitàConoscenze ed

abilitàspecifiche per

la qualità(6.3.3)

AmbienteConoscenzeed abilitàspecificheambientali

(6.3.3)

Grado diIstruzione

Formazione edaddestramentocome auditor

Esperienzadi audit

Esperienzadi lavoro

Caratteristiche personali (6.2)

(6.4)


6.2 Caratteristiche personaliGli Auditor dovrebbero avere caratteristiche personali che permettanoloro di agire in accordo con i principi dell'attività di audit descritti.

Un auditor dovrebbe essere:

a. rispettoso dei principi etici, cioè giusto, veritiero, sincero,onesto e riservato;

b. di mentalità aperta, cioè disposto a prendere in considerazioneidee o punti di vista alternativi;

c. diplomatico, cioè avere tatto nei rapporti con altre persone;d. dotato di spirito di osservazione, cioè attivamente consapevole

dell'ambiente fisico e delle attività;



6.2 Caratteristiche personali

e. percettivo, cioè istintivamente consapevole di situazioni e capace dicomprenderle;

f. versatile, cioè pronto ad adeguarsi a differenti situazioni;g. tenace, cioè perseverante, concentrato nel raggiungere gli obiettivi;h. risoluto, cioè capace di pervenire a conclusioni tempestive basate su

analisi e ragionamenti logici;i. sicuro di sé, cioè capace di agire e comportarsi in maniera autonoma e

contemporaneamente di interagire in modo efficace con gli altri.



6.3 Conoscenze ed abilità

6.3.1 Conoscenze ed abilità di carattere generale degli auditor di sistemidi gestione per la qualità e di gestione ambientale

Gli auditor dovrebbero avere conoscenze ed abilità nelle seguenti aree:

a) Principi, procedure e tecniche di audit: per mettere in grado l'auditordi applicare quelli appropriati ai diversi audit ed assicurare che gliaudit stessi siano eseguiti in modo sistematico e coerente. Un auditordovrebbe essere in grado di:



Ø applicare principi, procedure e tecniche di audit >

Ø pianificare ed organizzare efficacemente il lavoro,

Ø eseguire gli audit entro i tempi concordati,

Ø dare la priorità e concentrarsi su aspetti significativi,

Ø raccogliere le informazioni attraverso efficaci interviste, l'ascolto,

Ø l'osservazione ed il riesame di documenti, registrazioni e dati,

Ø comprendere l'idoneità e le conseguenze dell'utilizzazione delle tecniche di

campionamento nell'attività di audit,

Ø verificare l'esattezza delle informazioni raccolte,

Ø confermare la sufficienza e l'idoneità delle evidenze dell'audit per

supportare le risultanze e le conclusioni dell'audit,



Ø valutare quei fattori che possono influenzare l'affidabilità delle risultanze

e delle conclusioni dell'audit,

Ø utilizzare documenti di lavoro per registrare le attività di audit,

Ø predisporre i rapporti di audit,

Ø mantenere la riservatezza e la sicurezza delle informazioni,

Ø comunicare in modo efficace, o mediante l'abilità linguistica personale o

attraverso un interprete.



6.3.1 Conoscenze ed abilità di carattere generale degli auditor disistemi di gestione per la qualità e di gestione ambientale

b) Sistema di gestione e documenti di riferimento.

Le conoscenze e le abilità in quest'area dovrebbero riguardare:Ø l'applicazione dei sistemi di gestione a differenti organizzazioni,Ø l'interazione fra gli elementi del sistema di gestione,Ø le norme relative ai sistemi di gestione per la qualità o di gestione

ambientale, le procedure applicabili o altri documenti relativi ai sistemi digestione utilizzati come criteri di audit,

Ø il riconoscimento di differenze e priorità fra i documenti di riferimento,Ø l'applicazione dei documenti di riferimento a diverse situazioni di audit,Ø i sistemi informativi e la tecnologia per l'autorizzazione, la sicurezza, la

distribuzione ed il controllo dei documenti, dei dati e delle registrazioni.




c) Situazioni organizzative: per consentire all'auditor di comprendere ilcontesto operativo dell'organizzazione. Le conoscenze e le abilità inquest'area dovrebbero riguardare:

Ø la dimensione, la struttura, le funzioni e le interrelazioni

dell'organizzazione,

Ø i processi generali aziendali e la relativa terminologia,

Ø il contesto socio culturale dell'organizzazione oggetto dell'audit.





d) Le leggi applicabili, i regolamenti ed altri requisiti attinenti alla disciplina:per consentire all'auditor di svolgere la propria attività e di essereconsapevole dei requisiti che si applicano all'organizzazione oggettodell'audit. Le conoscenze e le abilità in quest'area dovrebbero riguardare:

Ø i codici, le leggi ed i regolamenti locali, regionali e nazionali,

Ø i contratti e gli accordi,

Ø i trattati e le convenzioni internazionali,

Ø gli altri requisiti sottoscritti dall'organizzazione


6.3.2 Conoscenze ed abilità di carattere generale dei responsabili digruppi di audit

I responsabili dei gruppi di audit dovrebbero avere conoscenze ed abilitàaddizionali nella leadership dell'audit per facilitare l'efficiente ed efficaceconduzione dell'audit. Il responsabile del gruppo dovrebbe essere in gradodi:Ø pianificare l'audit e fare uso efficace di risorse durante l'audit,Ø rappresentare il gruppo di audit nei rapporti con il committente dell'audit

e con l'organizzazione oggetto dell'audit,Ø organizzare e guidare i membri del gruppo di audit,Ø dirigere e guidare gli auditor in addestramento,Ø guidare il gruppo di audit a raggiungere le conclusioni dell'audit,Ø prevenire e risolvere i conflitti,Ø preparare e completare il rapporto di audit.



6.3.3 Conoscenze ed abilità specifiche degli auditor di sistemi digestione per la qualità

Gli auditor dei sistemi di gestione per la qualità dovrebbero avereconoscenze ed abilità relativamente alle aree seguenti:

a) Metodi e tecniche relativi alla qualità: per consentire all'auditor diesaminare i sistemi di gestione per la qualità e di produrre appropriaterisultanze e conclusioni dell'audit.

Le conoscenze e le abilità in quest'area dovrebbero includere:

Ø la terminologia della qualità,Ø i principi di gestione per la qualità e la loro applicazione,Ø gli strumenti per la gestione della qualità e la loro applicazione: controllo

statistico dei processi, l'analisi dei modi e degli effetti di guasto (FMEA).



6.3.3 Conoscenze ed abilità specifiche degli auditor di sistemi digestione per la qualità

b) I processi ed i prodotti, inclusi i servizi: per consentire all'auditor dicomprendere il contesto tecnologico in cui viene eseguito l'audit.


Ø la terminologia dello specifico settore,Ø le caratteristiche tecniche dei processi e dei prodotti, inclusi i servizi,Ø i processi e le prassi dello specifico settore.



6. COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR6.3.4 Conoscenze ed abilità specifiche degli auditor di sistemi di

gestione ambientale

Gli auditor dei sistemi di gestione ambientale dovrebbero avere conoscenze edabilità relativamente alle aree seguenti:

a) Metodi e tecniche di gestione ambientale: per consentire all'auditor diesaminare i sistemi di gestione ambientale e di produrre appropriaterisultanze e conclusioni dell'audit.

Le conoscenze e le abilità in quest'area dovrebbero includere:Ø la terminologia relativa all'ambiente,Ø i principi di gestione ambientale e la loro applicazione,Ø gli strumenti di gestione ambientale (quali la valutazione all'aspetto/

impatto ambientale, la valutazione del ciclo di vita, la valutazione dellaprestazione ambientale, ecc.).


6. COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR6.3.4 Conoscenze ed abilità specifiche degli auditor di sistemi di

gestione ambientale

b) Scienza e tecnologia ambientali: per consentire all'auditor di comprenderele relazioni fondamentali fra le attività umane e l'ambiente.


Ø l'impatto delle attività umane sull'ambiente,Ø l'interazione di ecosistemi,Ø gli elementi dell'ambiente (per esempio, aria, acqua, terra),Ø la gestione delle risorse naturali (per esempio, combustibili fossili, acqua,

flora e fauna),Ø i metodi generali di protezione ambientale.


6.3.4 Conoscenze ed abilità specifiche degli auditor di sistemi digestione ambientale

c) Aspetti tecnici ed ambientali delle attività operative: per consentireall'auditor di comprendere l'interazione delle attività, dei prodotti, deiservizi e delle attività operative dell'organizzazione oggetto dell'audit conl'ambiente.

Le conoscenze e le abilità in quest'area dovrebbero comprendere:

Ø la terminologia dello specifico settore,Ø gli aspetti e gli impatti ambientali,Ø i metodi per valutare la significatività degli aspetti ambientali,Ø le caratteristiche critiche dei processi operativi, dei prodotti e dei servizi,Ø le tecniche di monitoraggio e misurazione,Ø le tecnologie di prevenzione dell'inquinamento.



6.4 Grado di istruzione, esperienza di lavoro, formazione edaddestramento come auditor ed esperienza di audit

6.4.1 Auditor

Un auditor dovrebbe avere l'esperienza seguente:

Ø Dovrebbe aver conseguito un grado di istruzione sufficiente a consentirglidi acquisire le conoscenze e le abilità descritte in 6.3.

Ø Dovrebbe avere esperienza di lavoro che contribuisca allo sviluppo delleconoscenze ed abilità descritte in 6.3.3 e 6.3.4. L'esperienza di lavorodovrebbe essere maturata in una posizione tecnica, gestionale oprofessionale che abbia comportato l'esercizio nella capacità di giudizio,Nella soluzione di problemi e nella comunicazione con altro personaleavente incarichi gestionali o professionali, con persone di pari livello, conclienti, e/o con altre parti interessate.




6.4.1 Auditor

Parte dell'esperienza di lavoro dovrebbe essere maturata in una posizionenella quale le attività svolte contribuiscono allo sviluppo delle conoscenze edelle abilità:

Ø nel campo della gestione per la qualità per auditor di sistemi di gestione perla qualità,

Ø nel campo della gestione ambientale per auditor di sistemi di gestioneambientale.


6.4.1 Auditor

Dovrebbe aver completato formazione ed addestramento come auditorche contribuisca allo sviluppo delle conoscenze e delle abilità descritte in6.3.1, 6.3.3 e 6.3.4..Tali formazione ed addestramento possono essereerogati dalla organizzazione stessa da cui dipende la persona o daun'organizzazione esterna.

Dovrebbe avere esperienza di audit nelle attività descritte. Questaesperienza dovrebbe essere maturata sotto la direzione e la guida di unauditor che abbia le competenze di responsabile di gruppo di audit nellastessa disciplina.



6.4.2 Responsabili del gruppo di audit

II responsabile del gruppo di audit dovrebbe aver acquisito esperienzaaddizionale di audit per sviluppare le conoscenze e le abilità descritte in6.3.2. Questa esperienza addizionale dovrebbe essere maturata agendo nelruolo di responsabile di gruppo di audit sotto la direziono e la guida di unaltro auditor che abbia la competenza di responsabile di gruppo di audit.



6.4.3 Auditor che effettuano audit di entrambi i sistemi di gestioneper la qualità e di gestione ambientale

Gli auditor di sistemi di gestione per la qualità o di gestione ambientale chedesiderano diventare auditor nella seconda disciplina,

Dovrebbero avere la formazione ed addestramento e l'esperienza di lavoronecessari per acquisire le conoscenze e le abilità per la seconda disciplina.

Dovrebbero aver condotto audit di sistema di gestione nella secondadisciplina sotto la direziono e la guida di un auditor che abbia lacompetenza di responsabile del gruppo di audit nella seconda disciplina.



6.4.4 Grado di istruzione, livelli di esperienza di lavoro, diformazione ed addestramento come auditor e di esperienza di audit

Le organizzazioni dovrebbero stabilire il grado di istruzione, i livelli diesperienza di lavoro, di formazione ed addestramento come auditor e diesperienza di audit necessari ad un auditor per conseguire le conoscenze edabilità appropriate al programma di audit applicando le fasi 1 e 2 delprocesso di valutazione descritto in 6.6.2.

L'esperienza ha dimostrato che i livelli riportati nel prospetto 1 sonoappropriati per auditor che conducono audit di certificazione o simili.In relazione al programma di audit, possono essere appropriati livelli piùelevati o inferiori.



6.5 Mantenimento e miglioramento della competenza6.5.1 Aggiornamento professionale continuo

L'aggiornamento professionale continuo attiene al mantenimento ed almiglioramento delle conoscenze, delle abilità e delle caratteristichepersonali.Tale aggiornamento professionale può essere ottenuto con metodi qualiulteriore esperienza di lavoro, formazione ed addestramento, studipersonali, partecipazione a convegni, seminari e conferenze o altrepertinenti attività. Gli auditor dovrebbero dimostrare il loro continuoaggiornamento professionale.Le attività relative all'aggiornamento professionale continuo dovrebberotener conto delle variazioni delle esigenze del singolo edell'organizzazione, della prassi dell'attività di audit, delle norme e deglialtri requisiti.



6.5.2 Mantenimento della capacità di effettuare gli audit

Gli auditor dovrebbero mantenere e dimostrare la loro capacità ad eseguireaudit effettuando con continuità audit di sistemi di gestione per la qualitàe/o di gestione ambientale.




6.6 Valutazione degli auditor

6.6.1 Generalità

La valutazione degli auditor e dei responsabili del gruppo di audit dovrebbeessere pianificata, attuata e registrata in accordo con le procedure delprogramma di audit per ottenere un risultato che sia obiettivo, coerente,corretto ed attendibile. Il processo di valutazione dovrebbe identificareesigenze di formazione ed addestramento ed altre esigenze diaccrescimento delle capacità.


6.6.1 Generalità

La valutazione degli auditor avviene attraverso le seguenti differenti fasi:

o la valutazione iniziale di persone che desiderano diventare auditor;o la valutazione degli auditor come parte del processo di scelta del

gruppo di audit descritta in 5.2.4;o la valutazione continua delle prestazioni dell'auditor per individuare

esigenze di mantenimento e di miglioramento delle conoscenze e delleabilità.

Le fasi del processo descritte in 6.6.2 possono essere utilizzate in ciascunadelle fasi della valutazione



6.6.2 Processo di valutazione

II processo di valutazione comporta quattro fasi principali.

Fase 1 - Determinazione delle caratteristiche personali e delle conoscenze edabilità per soddisfare le esigenze del programma di audit.

Nel decidere le conoscenze ed abilità appropriate si dovrebbero considerare:üla dimensione, la natura e la complessità dell'organizzazione;ügli obiettivi e l'estensione del programma di audit;üi requisiti della certificazione e dell'accreditamento;üil ruolo del processo di audit nella gestione dell'organizzazione;üil livello di riservatezza richiesto nel programma di audit;üla complessità del sistema di gestione da sottoporre ad audit.




Fase 2 - Individuazione dei criteri di valutazione

I criteri possono essere quantitativi (come gli anni di esperienza di lavoro, ilnumero di audit eseguiti, le ore di formazione ed addestramento nell'audit),o qualitativi (come l'aver dimostrato caratteristiche personali, conoscenze oabilità durante la formazione ed addestramento o sul luogo di lavoro).




Fase 3 - Scelta del metodo di valutazione appropriato

La valutazione dovrebbe essere effettuata da parte di una persona o daparte di un gruppo di esperti utilizzando uno o più metodi di valutazioneappropriati:üanalisi delle registrazioni attestanti il grado di istruzione, la formazione e

l'addestramento, l'attività lavorativa e l'esperienza di audit;üricerche, questionari, referenze personali, testimonianze, reclami, valutazione di

prestazioni, riesame da parte di pari interviste faccia a faccia ed intervistetelefoniche;ügiochi di ruolo, audit con supervisore, prestazioni sul lavoro;üesami orali e scritti, esami psicometrici;üriesame del rapporto di audit e discussione col committente dell'audit, con

l’organizzazione oggetto dell'audit, con colleghi e con l'auditor.




Fase 4 - Esecuzione della valutazione

In questa fase le informazioni raccolte sulla persona vengono confrontate

con i criteri stabiliti nella Fase 2. Ove una persona non soddisfi i criteri,

sono richiesti ulteriori formazione ed addestramento, esperienza di lavoro

e/o di audit, a seguito dei quali dovrebbe aver luogo una nuova valutazione.


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Definizione: audit normativo

L’obiettivo di un audit può essere conoscere evalutare qual è il livello di ottemperanza allanormativa (ambientale, di sicurezza, socialeecc.) applicabile a determinate attività ecomunicare i risultati a chi abbiacommissionato l’audit. E’ questo un auditnormativo

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Definizione: audit di rischio di business

L’obiettivo di un audit può essere conoscere evalutare quali possono essere i rischi dibusiness associati a determinate attività,operazioni, impianti, processi e comunicare irisultati a chi abbia commissionato l’audit. E’questo un audit di rischio di business.

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DUE DILIGENCE AMBIENTALE

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Definizione: Due Diligence ambientale

Nel caso di acquisizione di un’azienda o un ramo diazienda o un impianto da parte di un’altra azienda onel caso di merging l’obiettivo di un audit puòessere conoscere e valutare quali sono i costiambientali nascosti dell’operazione, quali sono cioèle passività ambientali (i soldi che si dovrannonecessariamente spendere per ragioni ambientaliuna volta acquistata l’azienda o dopo la fusione conessa) spesso non quantificati nel bilancio diesercizio e/o non evidenziati nelle note integrativee comunicare i risultati a chi abbia commissionatol’audit. Questo tipo di audit è una “Due Diligenceambientale”

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Due Diligence ambientale

L'ambiente, a differenza di altri rischi, dovrebbeessere una di quelle aree dove è bene chel'acquirente esegua verifiche nel corso dellanegoziazione stessa, in modo da ricostruire l'esattasituazione rischi del venditore; unasottovalutazione delle poste passive o l'esistenza dipassività ambientali non evidenziate può portare adun rischio molto elevato.Le passività ambientali potrebbero, in qualunquemomento successivo all'acquisizione, determinareperdite economiche a carattere straordinario chepossono rivelarsi non trascurabili

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Due Diligence ambientale

Le informazioni raccolte per mezzo delle procedure di Due DiligenceAmbientale permettono all'investitore di formarsi un'opinione circadue voci:

i costi aggiuntivi da sostenersi per eliminare le inadeguatezze dellestrutture o delle procedure dell'azienda esaminata;

gli oneri latenti (o passività potenziali) relativi al possibile verificarsidi eventi dannosi o all'insorgere di responsabilità, dopol'acquisizione e senza colpa del compratore.

Un classico esempio di costi aggiuntivi è costituito dalle spesenecessarie per la messa a norma degli impianti rispetto allalegislazione ambientale e sulla sicurezza del lavoro.

Tutto ciò si può tradurre in una riduzione del prezzo fissato perl'investimento oppure nella richiesta al venditore di provvedere agliopportuni adeguamenti prima che l'operazione si concluda

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Definizione: i criteri di Due Diligenceambientale

I criteri per la conduzione di una DueDiligence ambientale nel settore petroliferosono racchiusi nelle norme ASTM, “StandardPractice for Environmental Site Assessment:Phase I & II”, e nella ISO 14015,“Environmental management – Environmentalassessment of sites and organizations”

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FASI DELLA DUE DILIGENCE AMBIENTALE

A. Analisi delle attività dell’azienda

B. Studio della documentazione ambientale

C. Audit ambientale in situ

D. Valutazione delle risultanze dell’audit

E. Rapporto di Due Diligence

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FASI DELLA DUE DILIGENCE AMBIENTALEA. Analisi preliminare delle attività aziendali (I)

La due diligence prevede in principio l’analisi della naturadelle attività dell’azienda verificata, l’individuazione degliaspetti ambientali e delle possibili criticità. Gli aspettiambientali da tenere in considerazione sono:

- l’approvvigionamento delle acque- gli scarichi idrici- l’emissioni in atmosfera- i rifiuti- il suolo e il sottosuolo- le sostanze pericolose- la gestione delle emergenze- il rumore- l’elettromagnetismo

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FASI DELLA DUE DILIGENCE AMBIENTALEA. Analisi preliminare delle attività aziendali (II)

Dalla natura del ciclo produttivo il team di auditprova a capire quali saranno, in occasione dellavisita presso l’azienda, gli aspetti ambientali daosservare con maggiore attenzione.

A quest’attività di studio delle attuali attivitàs’affianca l’analisi della storia del sito, per capirese nello stesso luogo in passato sono state svoltealtro tipo di attività/produzioni sia da parte dellastessa che di altre aziende. Ciò, in modoparticolare, al fine di scoprire se vi è statapossibilità di contaminazione del sito e se vi sonodi conseguenza obblighi di bonifica

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FASI DELLA DUE DILIGENCE AMBIENTALEB. Studio della documentazione ambientale (I)

La società incaricata dell’indagine richiedepreliminarmente una serie di documenti standard,alcuni generali relativi al sito ed all’azienda(planimetrie degli impianti, certificati di agibilità, diiscrizione alla C.C.I.A.A. ecc..), altri specifici inrelazione ai singoli aspetti ambientali.

Tale studio può essere effettuato prima che il team dilavoro si rechi presso il sito produttivo, ovvero, nellostesso sito presso la cd. data room, luogo messo adisposizione degli auditor per l’analisi delladocumentazione.

Tale fase precede la visita allo stabilimento ed i colloquicoi dipendenti, coi responsabili delle produzioni, coiconsulenti esterni e con gli amministratori della società(laddove disponibili).

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FASI DELLA DUE DILIGENCE AMBIENTALEB. Studio della documentazione ambientale (II)Attività di Data Room

Presso la data room, in via informale, può venir anche richiestoal direttore dello stabilimento o suoi incaricati di raccontarebrevemente la storia del sito, delle produzioni nonché ilgenerale approccio alle tematiche ambientali.

Una volta esaminata la documentazione vengono archiviati tutti idocumenti ritenuti utili all’indagine ed all’effettuazione delreport finale al cliente.

Il team di audit, poi, sulla base dei documenti e dei primi colloquiindividua gli aspetti ambientali che, sulla carta, appaionogestiti in maniera insufficiente e che possono dar luogo asituazioni di non conformità.

Laddove l’azienda sia fornita di un sistema di gestioneambientale, di un manuale e relative procedure e/o abbiaottenuto la certificazione ISO 14001 ovvero la registrazioneEMAS, il compito del team di DD è semplificato

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FASI DELLA DUE DILIGENCE AMBIENTALEC. Audit ambientale in situ

Solitamente il tour dello stabilimento segueordinatamente le fasi del ciclo produttivo, dal luogo distoccaggio delle materie prime fino alla fase in cui ilprodotto è realizzato e viene stoccato presso una dataarea dello stabilimento.

Durante il sopralluogo, il team di audit registra leinformazioni, viste e/o riferite, intorno alla produzioneda coloro che guidano la visita, oltre a quelle assunteattraverso brevi domande agli operai della produzione.Importante, è naturalmente l’annotazione immediata ditutte queste informazioni assunte con la precisazionedella fonte.

L’indicazione della fonte dell’informazione èparticolarmente importante dato che nel report finalesarà necessario dare evidenza sempre della fontedell’informazione e dei nomi e delle funzioni di coloroche l’hanno fornita

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Emergono delle responsabilitàevidenti nella gestione degli aspettiambientali dell’azienda/sito? A chisono imputabili tali responsabilità?Agli amministratori, al personaledipendente o a terzi? Sonoresponsabilità civili, amministrative openali?

Due Diligence: risultati della valutazione

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Quali sono le possibiliconseguenze di taliresponsabilità? Quali costisono legati a taliresponsabilità?

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Sono stati arrecati danniall’ambiente circostante? Allacollettività locale? Ai vicini? A terziidentificati o identificabili? Sonopossibili azioni risarcitorie neiconfronti dell’azienda?L’azienda, a sua volta, potrebberivalersi su qualcuno?

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L’azienda è coperta conassicurazione contro incidentiambientali o danni a terzi?Di che tipo e contro quali rischi?Qual è la copertura economicatotale?


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L’azienda ha ricevuto prestitidalle banche finalizzatiall’adozione di tecnologie miglioridal punto di vista ambientale?


144

Vi sono non conformità allanormativa ambientale? Qualipossibili conseguenze di taleinottemperanza?


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In ordine a tali responsabilità, la P.A.può stabilire obblighi o divietiall’azienda che limitino l’attività?Può irrogare sanzioni pecuniarie?Può sospendere l’attività o extremaratio far chiudere il sito?


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In caso di acquisizionedell’azienda, tali responsabilitàsi trasmetterebbero o noall’acquirente?


147

Potrebbero essere realizzate dellemisure di mitigazione o diprevenzione o di correzionedegli impatti ambientali e dellenon conformità? In che tempi e aquale costo?


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Esistono rimedi tecnologici perovviare alle non conformità? Inche tempi? E a quali costi?


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Quali sono le conseguenze per ilbusiness? Il rischio per il businesslegato agli aspetti ambientalidell’azienda è basso/medio/alto?E’ quantificabile in termini economici ilrischio?


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FASI DELLA DUE DILIGENCE AMBIENTALED. Il Rapporto di Due Diligence (I)

Momento finale di una due diligence è il report checonsiste in una relazione esaustiva dell’interventocondotto, con l’indicazione, per ciascun aspettoambientale esaminato, della:

- normativa di riferimento;- conformità formale;- conformità sostanziale.

La “conformità formale”, guarda a quelle azioni poste inessere dall’azienda per essere conforme alla normativaambientale e che risultano documentalmente.

Al contrario, nella “conformità sostanziale” vengonoelencate tutte quelle azioni/attività di conformità omeno riscontrate in seguito alla visita dellostabilimento ovvero in seguito ai colloqui effettuati conil personale ed i consulenti esterni.

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FASI DELLA DUE DILIGENCE AMBIENTALED. Il Rapporto di Due Diligence (II)

Il Rapporto di Due Diligence non deve contenere giudizise non quelli inerenti le conclusioni in cui possonooffrirsi insieme stime ed opinioni, purchè ancorate adevidenze oggettive.

Un buon report finale deve essere in grado di fornireun’analisi coerente e mirata della specifica tematicaoggetto dell’indagine, di assistere il committente nellavalutazione dell’attività di riferimento, di solito inrelazione a transazioni particolarmente significative.

Al termine del rapporto vengono stilate delle conclusioni.Vengono altresì quantificati, con la migliore

approssimazione possibile, i rischi economici legati allagestione degli aspetti ambientali, quali misure devonoessere adottate al fine di ottemperare alla legge ovveroquali rimedi introdurre per ridurre od eliminare i rischiambientali.

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FASI DELLA DUE DILIGENCE AMBIENTALED. Il Rapporto di Due Diligence (III)

La parte relativa ai costi che l’azienda deve sostenere pergestire meglio, e nel rispetto della legge, le tematicheambientali, è la parte più significativa del Rapportoperché è ciò cui è davvero interessato il futuroacquirente dell’azienda verificata.

Anche i tempi di introduzione di tali misure sono rilevanti,perché spesso le operazioni di acquisizione hannosenso solo se effettuate in tempi molto ridotti.

Se la Due Diligence viene svolta in tempi molto strettistretti da non potere spesso fornire stime esatte deicosti, spesso il Rapporto si limita a dare delleindicazioni di massima circa l’esistenza di un rischiobasso, medio od alto.

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