Progetto di ottimizzazione del costo del lavoro

Via A. da Recanate 1, 20124 Milano

Tel. 02 80583223

Fax. 02 80583227

www.lowendalmasai.com

Lowendalmasaï – Copyright 2013 ® - 2

Presentazione Lowendalmasaï Italia

Il Progetto di ottimizzazione del costo del lavoro

│ Agenda

Lowendalmasaï – Copyright 2013 ® - 3

Corporate

profile

Sosteniamo i nostri clienti a livello locale e globale con soluzioni innovative in

grado di portare benefici concreti e durevoli

São Paulo

Mumbai

Sydney

Hanoi

Shanghai

Tokyo

Astana

Moscow

Tel Aviv

Tunisi

Izmir

Istanbul

Consulting Office Sourcing Office Strategic Partner

London

Madrid

Paris

Milan

Rome

Düsseldorf

Copenhagen

Barcelona

Lisbon

Bratislava

Prague

Oslo

Geneva

Amsterdam

Thessaloniki

400 DIPENDENTI NEL

MONDO

2.500 CLIENTI ATTIVI IN

TUTTI I SETTORI

ESPERIENZA VENTENNALE

Enterprise Cost Management: il nostro lavoro consiste nel ridurre i costi aziendali generando cassa

e alleggerendo l’impatto fiscale senza ricorrere a tagli o riduzioni di organico

Lowendalmasaï – Copyright 2013 ® - 4

La nostre aree di specializzazione sono caratterizzate da un’efficiente

combinazione di strategia e operatività

ECM

Fiscal

Labour

Cost

Working

Capital

Innovation

Funding

Risk Management

Purchasing &

Cost Performance

Ottimizzazione

costo del lavoro

Cogliere le

opportunità

a favore

dell’innovazione

Gestire rischi in acquisto, vendita e fiscalità

La riduzione dei costi operativi e

di approvvigionamento,

operando anche su

organizzazione e processi

L’ottimizzazione del capitale

circolante attraverso la generazione

di cassa sui tre cicli: attivo, passivo e

magazzino

La riduzione di parte dell’imposizione

fiscale trasformando la fiscalità in

un’opportunità di risparmio

Aspetti comuni

Declinazioni speciali

/ Aspetti e offerte

particolari

Aree principali

Organizzazione

e processi

Value

Analysis

Organizzazione

e processi

Supporto

Operativo

Sistemi People &

Know How

Redesign

to Cost

Lowendalmasaï – Copyright 2013 ® - 5

Lowendalmasaï offre un modello di remunerazione misto, che comprende una

parte fissa e una parte variabile in funzione degli obiettivi raggiunti

Lowendalmasaï opera assicurando 4 punti fondamentali:

La cultura del Risultato

La Qualità del rapporto

con il Team operativo

Il know how

• Affiancamento

nell’implementazione

• “Doers, not sayers”

Il supporto operativo

• Specializzazione

• Forti competenze settoriali

• Innovazione

• Risultati tangibili e misurabili

• Partnership

• Cultura basata sull’ascolto

• Relazioni con gli interlocutori

operativi

Risultati

ottenuti

% Onorari

Variabili

Lowendalmasaï

• Gli onorari variabili (“success fee”) di Lowendalmasaï sono calcolati in relazione alle effettivi risultati raggiunti

• Lowendalmasaï è una delle società di consulenza pioniera in questa modalità di remunerazione, perché allineiamo i nostri

obiettivi con quelli del Cliente

• Lowendalmasaï ha cura che i saving ottenuti siano effettivi, implementati e duraturi perché fonda il proprio successo sulle

economie e la soddisfazione del Cliente

Perché

Lowendalmasai

Lowendalmasaï – Copyright 2013 ® - 6

Siamo orgogliosi del nostro portafoglio Clienti, che include grandi gruppi

internazionali e medie imprese dinamiche

Transport Logistics & Services

Automotive & Aerospace

Energy and Oil & Gas

Chemical-Pharma & Healthcare

Food Beverage & HoReCa

Retail Distribution and Consumer

Goods

Banking Finance Insurance

Luxury & Fashion

IT Electronics & Appliances

Industry & Construction

Advertising, Publishing & Services

I Nostri Clienti

Lowendalmasaï – Copyright 2013 ® - 7

Presentazione Lowendalmasaï Italia

Il Progetto di ottimizzazione del costo del lavoro

│ Agenda

Lowendalmasaï - Copyright 2013 ® - 8

│ Obiettivi

Lowendalmasaï propone un approccio integrato all’ottimizzazione del costo del

lavoro creando una partnership con tutti gli stakeholder coinvolti

• Il consulente del lavoro/payroll: elaborare

adeguatamente i dati forniti dal cliente

• Il responsabile della sicurezza: applicare

correttamente la normativa

• HR legal: evitare i rischi di contenzioso

• Il process manager: ricercare l’efficienza

gestionale, standardizzare

• Il training manager: soddisfare i bisogni formativi

• Comp&Ben manager: elaborare e implementare

una politica di remunerazione che garantisca

equità interna, trattenendo i migliori talenti

• Ridurre il costo del lavoro preservando il capitale

umano

• Essere partner di valore sia per il Cliente che per

i suoi fornitori dell’area HR

• Offrire l’opportunità di sfruttare una visione

integrata rispetto quella «specialistica» dei vari

stakeholder

• Generare saving

• Mitigare i rischi potenziali

• Identificare opportunità di finanziamento

Obiettivi di

Lowendalmasaï

Obiettivi degli

stakeholder Obiettivi comuni

• Garantire maggiore efficacia

• Generare saving

• Ottimizzare i processi

• Mitigare i rischi potenziali

Lowendalmasaï - Copyright 2013 ® - 9

│ Il nostro approccio

Il progetto prevede un’analisi completa di processi e strumenti per la gestione del

personale attraverso due approcci metodologici

Area contributiva

Processi e strumenti

Area assicurativa

Due approcci metodologici:

Finalizzato ad avere

un quadro completo

dell’area HR

Top Down

Concentrato su tematiche

specifiche

Un’analisi a 360° focalizzata su tre macro-aree:

• Analisi “As is”

• Elaborazione di

scenari alternativi

• Piano di

comunicazione

interna

• Process re-

engineering

• Sviluppo di scenari di

rischio e opportunità

di saving

• Change

management

• Analisi “As is”

• Individuazione delle

opportunità di

miglioramento

• Elaborazione di una

strategia di medio

periodo

• Verifica

dell’accuratezza

operativa

• Identificazione

opportunità di saving

• Supporto operativo

nell’implementazione

delle soluzioni

• Analisi degli infortuni

• Identificazione

dell’importo

recuperabile

• Implementazione del

processo di recupero

Processi area HR Contratti e

agevolazioni Payroll

Formazione

finanziata Assicurazione INAIL Ricorso contro terzi

• Analisi del funding

mix utilizzato

• Identificazione delle

opportunità non

sfruttate

• Supporto nella

gestione dei fondi

Compensation &

Benefit

Bottom Up

• Verifica e

aggiornamento del

mansionario

• Sviluppo di scenari di

rischio e opportunità

di saving

• Supporto operativo

nel risolvere le criticità

• Massimizzazione

dell’IVA locale ed

estera recuperata

• Riduzione dei costi

aziendali

• Process redesign

Note spese

Lowendalmasaï - Copyright 2013 ® - 10

│ Approccio

top-down

L’approccio top-down è costituito da due fasi principali (diagnostica e operativa) e

comprende 5 moduli

Modulo Diagnostico

Kick-Off

Data collection ed

Interviste

Proposta di soluzioni

-TO BE-

Identificazione aree di

miglioramento

Analisi

- AS IS -

Presentazione

istanze di

rimborso Action Plan

Risoluzione delle

criticità

Assistenza in

caso di

ispezione

Mappatura

procedure e

strumenti

Analisi a

campione dati

payroll

Analisi

documentazione

a supporto

Fotografia

As Is

dell’

organizzazione

Mappatura

aree di

intervento

Aree di

Saving

Creazione

Report

Audit

Aree di

Rischio Proposte di

minimizzazione

o eliminazione

rischi

Modalità di

ottimizzazione

dei costi

Modulo Operativo

FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 FASE 5

Change Management

+

Implementazione

Interviste

Comunicazione

strategia HR

Data Collection

Lowendalmasaï - Copyright 2013 ® - 11

│ Approccio

bottom-up

Il perimetro del progetto può essere ricondotto a otto aree principali, sulle quali è

possibile focalizzarsi individuando temi specifici

Assicurazione INAIL

Processi area HR

Contratti e agevolazioni

Payroll

Compensation &

Benefit

Formazione finanziata

Ricorso contro terzi

Note spese

1

2

3

4 5

6

7

8

Lowendalmasaï - Copyright 2014 ® - 12

│ INAIL:

ottimizzazione tariffe

Per ottimizzare le tariffe di premio INAIL Lowendalmasaï propone un approccio

strutturato in 3 fasi finalizzato all’individuazione di economie e rischi

Strategia di

risk mitigation

Mappatura aree di

intervento

Definizione scenari di

miglioramento

Raccolta

documentazione

Raccolta dati

Interviste

1 - Data collection 2 - Fotografia «as is» 3 - Soluzioni «to be»

Verifica

documentazione

Analisi

quantitativa

Individuazione

rischi potenziali

Identificazione

aree di saving

Kick-off Validazione

risultati

• Copia delle autoliquidazioni

• Copia del modello 20SM inviato dall’INAIL

• Elenco delle attuali posizioni assicurative e delle relative tariffe di

premio

• Copia del Libro Unico del Lavoro

Dati e documentazione necessari prima del kick-off del progetto

• Copia dei dati riepilogativi delle paghe su base mensile (cedoloni)

• Elenco dei dipendenti (attuali e cessati) con indicazione di:

inquadramento, qualifica, mansione ed eventuali variazioni di tali

dati

• Copia delle Job Description (Mansionario)

• Documento di valutazione dei rischi

• Identificazione dei

rischi e dei risparmi

• Verifica delle tariffe

utilizzate e della loro

distribuzione tra la

popolazione aziendale

Output

1

Lowendalmasaï - Copyright 2014 ® - 13

• Verifica dei requisiti

• Preparazione della domanda di riduzione

• Individuazione e raccolta della documentazione

probatoria

• Presentazione della richiesta entro il 28 febbraio

Agevolazione OT24

Att

ivit

à

Ris

ult

ato

│ INAIL: altre

agevolazioni

Leve aggiuntive consentono di massimizzare il beneficio atteso, ma richiedono

un’azione tempestiva perché prossime alla scadenza

Lavoratori/anno Riduzione premio

Fino a 10 30%

Da 11 a 50 23%

Da 51 a 100 18%

Da 101 a 200 15%

Da 201 a 500 12%

Oltre 500 7%

• Supporto nella definizione del progetto

• Preparazione della memoria tecnica

• Predisposizione del preventivo economico

• Monitoraggio dell’avanzamento delle attività

• Gestione del rapporto con l’ente

• Rendicontazione

Bando ISI 2013

• Il bando finanzia gli investimenti materiali

e l’adozione di sistemi di gestione per il

miglioramento delle condizioni di salute e

sicurezza (i.e. OHSAS18001, SA8000)

• Budget: 300m€

2014

21 Gennaio – 8 Aprile

Adesione al bando

Aprile

Preparazione memoria

tecnica e economica

Maggio

Inoltro domanda e

definizione graduatoria

Giugno

Invio documentazione

2015

Rendicontazione al

termine del progetto

Monitoraggio

*

*alcune date potranno essere soggette a

variazione da parte dell’amministrazione

Att

ivit

à

• Finanziamento:

65% del totale di progetto

(max 130k€)

Risultato Caratteristiche

1

Lowendalmasaï – Copyright 2013 ® - 14

│ Gestione note

spese

L’analisi del processo di gestione note spese e delle implicazioni tecnico-fiscali

consente di individuare spazi di ottimizzazione di risorse umane ed economiche

Fotografia «as is»

Analisi Travel Policy

Interviste ai referenti interni (HR+Finance)

Verifica eventuali tool IT e partnership esistenti

Analisi di processo

Audit a campione dei giustificativi

Identificazione

potenziale IVA

italiana e estera

Verifica dei

requisiti tecnici

dei giustificativi

Soluzioni «to be»

Process redesign

Massimizzazione IVA

Ottimizzazione

risorse

• Risoluzione delle criticità

di processo

• Definizione di scenari di

miglioramento

• Soluzione delle criticità

tecniche riscontrate

• Ridefinizione Travel Policy

• Riduzione dei costi

aziendali

• Risorse interne libere di

svolgere attività più vicine

al core business

2

Lowendalmasaï - Copyright 2013 ® - 15

L’analisi e la ricostruzione dei processi mira a individuare soluzioni alle criticità

organizzative in linea con la strategia aziendale

Per tale attività Lowendalmasaï propone 3 approcci, funzionali alle

esigenze organizzative del Cliente:

1. Business Process Re-engineering

2. Organisational Development

3. Mixed Approach

Interviste

Analisi

documentazione

Definizione e

condivisione KPI

Deliverables

Heat Map Matrice di

prioritizzazione

Alert Mapping Performance Matrix

Mitigazione dei rischi

potenziali

Ottimizzazione dei

costi

Efficienza

organizzativa

Change Management

│ Processi area HR

3

Lowendalmasaï - Copyright 2013 ® - 16

L’analisi delle tipologie contrattuali applicate permette di generare saving e mitigare

potenziali rischi stabilendo una strategia di medio periodo

Contrattualistica

• Analisi delle tipologie contrattuali

utilizzate

• Elementi dei contratti individuali

• Elaborazione di una strategia di

medio-periodo

Istituti contrattuali

• Review degli istituti previsti

• Analisi di scenario

• Proposta di soluzioni alternative

Labor Incentive RadarTM

• Newsletter periodica

• Identificazione delle opportunità

agevolative locali

• Supporto operativo

│ Contratti e

agevolazioni

4

Lowendalmasaï - Copyright 2013 ® - 17

La ricostruzione puntuale dei dati payroll permette l’identificazione di saving,

agevolazioni non utilizzate e potenziali criticità

1001 0011

0000111

101011 110011

01010101010

0101010 10101 1100

01010 011000

101 0001 111000

00 1100 001111

Pinco Pallo SpA

Pinco Pallo SpA

Pinco Pallo SpA

Pinco Pallo SpA

Pinco Pallo SpA

Pinco Pallo SpA

Pinco Pallo SpA

Pinco Pallo SpA

LUL

Elaborazioni mensili dati

paghe (“Cedoloni”)

Flusso UNIEMENS

Popolazione aziendale

Analisi dati e procedure

interne

Individuazione di

agevolazioni non

utilizzate

Identificazione e

recupero dei

pagamenti indebiti

Rilevamento aree di

rischio potenziale

│ Payroll

5

Lowendalmasaï - Copyright 2013 ® - 18

│ Ottimizzazione

Com&Ben

Agire sul sistema di benefit attualmente utilizzato permette di generare risparmi per

l’azienda e migliorare i benefici per i dipendenti

Change management

Predisposizione del nuovo piano

Monitoraggio

Analisi sistema C&B in uso

Studio della popolazione

aziendale

Definizione KPI

1 – Analisi «as is» 2 – Soluzioni «to be» 3 – Implementazione

Predisposizione di scenari di

miglioramento

Analisi costi-benefici

Gap analysis

Validazione dei risultati

Analisi del sistema in uso

Studio policy aziendale

Interviste ai referenti interni

Definizione del perimetro

1 Studio della popolazione

Analisi demografica

Predisposizione

questionario interno

Rilevazione disposizione al

cambiamento

2 Definizione KPI (esempi)

Costi interni vs costi esterni

Tasso di assenteismo

Risorse economiche totali

dedicate

3

6

Lowendalmasaï - Copyright 2013 ® - 19

Aliquota CashAssistenza

sanitaria

Asilo

nido

borsa di

studio

Trasporto

collettivo

Valore del benefit € 1.000 € 1.000 € 1.000 € 1.000 € 1.000

TFR 7,41% € 74 € 74 € 74 € 74 € 74

Contributi c/o datore 23,31% € 233 € 100 € 0 € 0 € 0

Costo lordo azienda € 1.307 € 1.174 € 1.074 € 1.074 € 1.074

Decucibilità Irap 3,90% € 9 € 0 € 0 € 0 € 0

Deducibilità Ires 27,50% € 359 € 323 € 295 € 295 € 295

Costo netto azienda € 939 € 851 € 779 € 779 € 779

Imponibile fiscale del dipendente € 1.000 € 1.000 € 1.000 € 1.000 € 1.000

Contributi c/o dipendente 11% € 110 € 0 € 0 € 0 € 0

Imposte (avg prime tre %Irpef) 29% € 258 € 0 € 0 € 0 € 0

Netto in tasca al dipendente € 632 € 1.000 € 1.000 € 1.000 € 1.000

Esempio di benefit alternativi

│ Comp&Ben:

benefici

L’adozione di benefit alternativi a quelli esistenti garantisce benefici economici, una

maggiore soddisfazione dei dipendenti e facilita la gestione delle relazioni sindacali

• Riduzione del costo netto pagato

dall’azienda

• Diminuzione degli oneri contributivi

• Miglioramenti nel people

managament

• Facilitazione delle relazioni sindacali

• Aumento del beneficio economico

per il dipendente

Benefici diretti e indiretti

6

Lowendalmasaï – Copyright 2013 ® - 20

│ Formazione

finanziata

Lowendalmasaï propone un approccio strutturato in 4 fasi, in parallelo ad un’attività

di scouting per individuare nuove opportunità di finanziamento 7

Documentazione

economica

Componente di

partecipazione

Documentazione

richiesta dal fondo

Predisposizione

documentazione

Predisposizione

preventivo

finanziario

Elaborazione del

documento «piano

formativo»

Verifica di

conformità

Fase 2

Presentazione del

Piano

Fase 3

Monitoraggio

Fase 4

Rendicontazione

Monitoraggio di

controllo

Monitoraggio

procedurale

Report periodico

di avanzamento

Fase 1

Predisposizione

piano formativo

Scouting nuove opportunità

Analisi dei fondi

utilizzati

Analisi dei

fabbisogni

formativi

Coordinamento

con

organizzazione

interna e Dept HR

Preparazione

del progetto

formativo

Individuazione aree d’azione

Monitoraggio e scouting

nuove opportunità Newsletter trimestrale

• Opportunità identificate

• % di finanziamento

• Target

Lowendalmasaï - Copyright 2013 ® - 21

La possibilità di ricorsi contro terzi permette di rientrare dei danni ingiustamente

subiti dall’azienda

Interviste Analisi

documentazione Data collection

Mappatura

opportunità

Ottenimento

rimborsi

L’utilizzo di questa leva risiede nella legislazione italiana e nella

dottrina della Corte di Cassazione. In sintesi il danno risarcibile è

costituito da tutto ciò che, non essendo indennizzato dall’INAIL,

viene posto a carico del datore di lavoro:

1. Retribuzione erogata per i giorni di comporto

2. Retribuzione integrativa all’indennità INAIL

3. Contribuzione INPS

4. Costi di sostituzione del lavoratore infortunato

5. Eventuali maggiori danni derivanti dall’assenza

del lavoratore infortunato

│ Ricorso contro terzi

8

Lowendalmasaï – Copyright 2013 ® - 22

. Area contributiva INPS;

. Area assicurativa INAIL;

. Processi area HR;

. Compensation & Benefit;

. Compliance con la normativa vigente;

. Opportunità agevolative.

. Target : strumenti e processi di gestione del personale

. Obiettivo: identificazione di aree di saving e di rischio

. Perimetro: 2 legal entities, 5000 dipendenti

. Orizzonte temporale: 2010

. Team : 3 consultants, 5 months

. Stretta collaborazione con il team HR del cliente

. Individuazione degli interlocutori chiave

. Interviste

. Data Collection

. Mappatura processi e trumenti di gestione del personale

. Analisi dati payroll

. Analisi della documentazione a supporto

. Mappatura delle aree di intervento con l’individuazione di

saving e rischi

. Strutturazione di un action plan condiviso con il cliente per:

. Eliminare i rischi

. Individuare le modalità di realizzazione dei saving

Diagnostico:

Saving:

• Agevolazioni non utilizzate:

o INAIL: 70k€

o Contrattualistica: 230k€ per anno

• Gestione tariffe INAIL: 31k€

• Compensation & Benefit: sovrapposizione di

benefit: 500k€

Rischi:

• Errata applicazione tariffe INAIL: 750k€ per

lavoratore (lavoratori coinvolti: circa 100)

• Processi HR:

o Sistema di rilevazione presenze: 580k€

o Rischi legali: 2,5M€

Contesto Risultati Focus

Temi

Metodologia & Azioni

831k€ (100%)

3,8M€ (100%)

Saving ottenuti

Rischi eliminati

| Business Case

RISCHI

Gestione tariffe

INAIL

20%

Processi HR

80%

Agevolazioni

non utilizzate

36% Compensation & Benefit

60% Gestione tariffe

INAIL

4%

SAVING

ITC Company

Identificazione di spazi di ottimizzazione ed aree di rischio nell’area HR

Lowendalmasaï Italia

Via Antonio da Recanate 1 – 20124 Milano

Tel: +39 02 80 58 32 23 – Fax: +39 02 80 58 32 27

www.lowendalmasai.com

Paris - HQ

7, rue Emmy Noether

93400 Saint-Ouen, France

T : + 33 1 83 72 72 00

London

7 The Square, Stockley Park

Uxbridge, UB11 1FW,

London, United Kingdom

T: +44 (0) 203 178 54 41

Lisbon

Rua da Misericórdia 76,

1200-273,Lisbon Portugal

T: (+351) 213 210 219

Düsseldorf

Louise-Dumont-Str. 5

D-40211, Germany

T: +49 (0) 211 71 06 75 0

Madrid

Avenida de Bruselas, 7,

28108,Alcobendas, Spain

T : +34 91 319 28 75

Barcelona

Plaza Francesc Macia, 4

08029, Barcelona, Spain

T : + 34 93 201 07 00

Amsterdam

Mauritsstraat 11

2011 VN, Harlem, Netherland

T: +31 23 511 2980

Shanghai

Hong-Kong Plaza, 283 Middle

Huaihai Road, Room 1503,

Shanghai 200021, China

T: +86 (21)63411255

Tokyo

Kitasando DT Bldg. 5F,

4-16-7Sendagaya Shibuya-ku,

TOKYO 151-0051 - Japan

T : +81 (0)3 6661 4501

Rome

Via Salaria 58

00198, Rome

Italy