Ldb key management 2014 05-23 pedronetto-gestione delle riunioni

2° modulo – capacità organizzative:

La gestione delle riunioniNoicàttaro, 24 maggio 2014

Paolo Pedronetto

People & Performance


Agenda 2ndo giorno:La gestione delle riunioni

2

PREPARAZIONE E CONDUZIONE DELLE RIUNIONI

LA COMUNICAZIONE E I GIOCHI RELAZIONALI

LAVORO DI GRUPPO E INNOVAZIONE

Test assertività

Il colloquio di selezione

Brainstorming

1. Preparazion

e delle riunioni

People & Performance 3


Quando la riunione è necessaria

4

confronto delle opinioni con il team raccogliere informazioni concrete risolvere un problema prendere una decisione ottenere chiarimenti con la collaborazione di altri se uno o più componenti del reparto lo richiedono se esistono uno o più problemi, ma non è chiaro chi deve risolverli sviluppare idee e innovazione


Quando è meglio evitarla

5

Quando vi sono in ballo problemi di carattere economico / rapporti personali Quando non si dispone di una quantità adeguata di dati in merito ai problemi da discutereQuando vi sono problemi a livello individualeQuando la linea di condotta è già stata decisaQuando vi sono contrasti già annunciati all’interno del team


Gli obiettivi della riunione

6

Obiettivi posti dall’esterno

Obiettivi interni al team interessato

Obiettivi di analisi

Soluzione di un problema

Presa di decisione


Gli obiettivi della riunione

7

CHIARO Deve essere compreso da tutti i partecipanti

PRECISO In modo che ciascuno conosca il livello del suo

coinvolgimento

ACCETTABILE Compatibile con la realizzazione degli obiettivi

personali

Logistica


CURARE LO SPAZIO Sala troppo grande: ostacola la comunicazione, impedisce il rapporto

diretto, spersonalizza il messaggio. Sala troppo piccola: manca empatia, confusione tra i partecipanti

CURARE L’ACUSTICA Chiedere se tutti sono in grado di sentire bene

ILLUMINAZIONE / AREAZIONE

STRUMENTI (pc, lavagna, filmati….da preparare in anticipo)

Le fasi della riunione 1


La partenza E’ il momento più importante, in cui il pubblico legittima l’oratore e si

dispone ad ascoltarlo. (Va preparato) Deve contenere:

Idea iniziale: una frase, una battuta, un esempio, un articolo, un messaggio positivo che sappia in ogni caso attirare l’attenzione dei partecipanti.

Scelta del metodo: di lavoro, le regole del gioco, i tempi, la presentazione dei partecipanti.

Punti di riferimento: traccia dei temi da affrontare in modo che i partecipanti conoscano i tempi e lo svolgimento della riunione.



La fase centrale E’ consigliabile:

Rendere il gruppo dinamico, permettendo ai partecipanti di esprimersi liberamente

Spiegare il metodo di lavoro che viene utilizzato Sintetizzare gli obiettivi e i risultati raggiunti Aiutare il gruppo a superare blocchi, resistenze, contrasti e

divergenze Valorizzare tutti i contributi Distribuire il tempo in base all’importanza degli argomenti



La chiusura Riepilogo dei temi trattati e delle decisioni prese

Piano d’azione (chi fa cosa e perché, tempi e responsabilità)

Ricerca del feedback dei partecipanti per verificare che tutto sia chiaro Ringraziare i partecipanti per i loro contributi

Redazione del verbale (in tempi rapidi, max 2 giorni)



Dopo la riunione

Monitorare risultati / tempi / costi

Verificare l’efficacia e l’efficienza delle decisioni prese

Follow up del piano d’azione

Autovalutazione critica

2. Comunicazionee

giochi relazionali



Perché l’assertività è importante nel

nostro lavoro?

14


L’assertività è l’insieme delle tecniche che ci permette di difendere i nostri valori.

E’ un comportamento naturale che, come la creatività, abbiamo da bambini e poi modifichiamo progressivamente.

Assertività

15


L’assertività è alla base di un buon clima di lavoro.

Campi di applicazione: • Colleghi• Superiori• Collaboratori• Estranei

Assertività 2

16


L’assertività è utile per:

• Instaurare un rapporto• Fare una richiesta• Dire di no • Fare dei complimenti• Fare una critica

Assertività 3

17

People & Performance18

Test

Test: atteggiamenti

dominanti


Test

N. Piuttosto vero

Piuttosto

falso

1. □ □ Mi metto spesso a fantasticare

2. □ □ Difendo le mie idee con convinzione

3. □ □ Evito i conflitti perché non conducono a niente

• Il test permette di circorscrivere il comportamento che vi è abituale nelle relazioni personali. Vengoni individuati 4 atteggiamenti fondamentali.

• Rispondere spontaneamente, mettendo:• Una crocetta in corrispondenza della prima colonna “piuttosto

vero” se pensate o agite nella maggior parte del tempo nel modo descritto.

• Una crocetta in corrispondenza della seconda colonna “piuttosto falso” se pensate o agite raramente nel modo descritto.

• Non esistono risposte giuste o sbagliate. • Il test è individuale, non vengono chiesti i risultati!


Test: interpretazione delle risposte

Fuga Assertività Manipolazione Aggressività

18

14151923283036404143

279

131822252935384548

36

10121721263133394247

45

11162024273234374446

2 7 5 4



Dissimulazione Franchezza

Vivo interesse per gli altri

Ripiegamento in se stessi



Aggressività – Assertività

Segnala un atteggiamento ritenuto assertivo dall’interessato, che viene invece percepito come aggressivo, per mancanza di ascolto o per eccesso di franchezza.



Manipolazione-Assertività

Segnala un dubbio rispetto all’assertività, non si è persuasi che questo sia l’atteggiamento più efficace e viene rimpiazzato con la manipolazione.



Fuga – Aggressività

Piuttosto raro, l’atteggiamento dominante è il ripiegamento.



Fuga – Manipolazione

Conferma l’atteggiamento di fuga, che si ritiene inefficace in alcuni casi, preferendo tentare una manovra di manipolazione per raggiungere lo scopo: è definita come dissimulazione.


In sintesi

L’atteggiamento di FUGA: Individua coloro che sono poco motivati, disillusi, temono la gerarchia,

ricercano la tranquillità. Caratteristiche: mancanza di comunicazione, inattività, agitazione,

sovradattamento. L’atteggiamento AGGRESSIVO:

Sono persuasi della loro efficienza personale e sono convinti che gli altri non lo siano altrettanto e abbiano bisogno di forti sollecitazioni.

L’atteggiamento di MANIPOLAZIONE: Interesse per gli altri, ma comunicazione mirata a raggiungere solo i

propri fini. Si indirizzano verso coloro che hanno un atteggiamento passivo.


In sintesi

L’atteggiamento ASSERTIVO: Saper ascoltare gli altri Dire chiaramente: cosa penso, cosa mi aspetto e cosa spero

Rendere partecipe il proprio interlocutore, chiunque sia, delle proprie difficoltà, bisogni, aspirazioni, sentimenti, desideri riconoscendo che quest’ultimo ha il diritto di dire di NO, assumendosene il relativo RISCHIO.


In sintesi

L’atteggiamento ASSERTIVO va preso con cautela: I confini tra i diversi atteggiamenti sono sfumati

L’atteggiamento assertivo può essere interpretato come aggressivo

Occorre non dimenticare i diversi punti di vista


Il mix ideale

Fuga: 0 – 1 Aggressività: 2-3Manipolazione : 4 – 5 Assertività: 10


Le tecniche assertive

Entrare in relazione con gli altri

Fare delle critiche

Atteggiarsi



Esprimersi: • Il rito preliminare• Le domande

• Chiuse• Aperte

• Forma dell’espressione• Importanza dell’IO

• Frase ternaria:• Situazione / sentimenti / motivo logico



Rito preliminare:• Serve per capire se l’interlocutore è disposto ad

ascoltarvi e a creare un clima di interesse reciproco

• Trascurarlo può essere percepito come atteggiamento aggressivo

• Attenzione ai segnali in questa fase• Attenzione ai fattori culturali • Esempi:

• Buongiorno!• Come va ?• Ha passato un buon fine settimana ?• Ci ha trovato facilmente ?



Le domande rappresentano un segnale di vivo interesse che arricchisce il dialogo. • Domande chiuse neutre: SI / NO

• Domande chiuse orientate: implicano la risposta attesa

• Domande aperte: raccolgono informazioni /avviano il dialogo

• Domande di rimando: riprendono una frase o una espressione dell’interlocutore per aiutarlo ad esprimere un’idea che fatica a formulare



Esempi di domande chiuse, aperte, di rimando:

«Lei ha già partecipato al corso di inglese ?»

«Lei non è contrario a rimanere fino a tardi in caso di necessità ?»

«Cosa ne pensa del nuovo sistema informatico ?»

«Pensa che il lavoro cambierà con la nuova procedura ?»

«…..mi sento qualche volta un po’ superato….»«superato in che senso ? Mi può fare un esempio ?»



L’espressione:La forma e il tono sono tanto importanti quanto la sostanza.

• Preparazione del messaggio

• Parlare in prima persona

• Il «disco incantato»



La frase ternaria: è una riformulazione utile nelle richieste, nella gestione dei rimproveri e degli elogi. • Parte iniziale : espone la situazione che vi fa reagire

• Parte centrale: espone i sentimenti o le reazioni alla situazione:

• Parte finale: spiega il motivo logico che lega la vostra reazione a questa situazione.



Esempi di frasi ternarie:

«Quando lei arriva in ritardo come in questo caso….…. mi mette in difficoltà….…..perché non abbiamo più tempo per affrontare le priorità della giornata»

«Quando lei entra nel mio ufficio senza bussare…..….mi sento come se fossi aggredito…..…..perché la sento come un’intrusione nel mio territorio…..»

«Lei ieri sera ha lasciato l’ufficio senza fare ordine….…ciò mi fa arrabbiare ….…..perché quando oggi arrivo prima di lei, tocca a me mettere tutto a posto prima di iniziare il lavoro»



Ascoltare: • Ascolto passivo

• Ascolto semi-attivo

• Ascolto attivo (empatia)• Riformulazione• Alternanza ascolto/empatia/ritorno al

progetto



Esempi di riformulazione:

«Se ho ben compreso, lei trova che il clima di lavoro nel vostro reparto stia peggiorando da qualche settimana a questa parte ?»

«Se posso riassumere, lei mi propone di ridurre il budget nella futura organizzazione»

«La tua opinione mi sorprende e sarei lieto se tu mi dicessi un po’ di più sui motivi che ti fanno pensare in questo modo….»


Fare delle critiche

1. Comprendere i sentimenti altrui

• Se dovete criticare qualcuno, iniziate con un apprezzamento sincero

• Fate domande prima di preoccuparvi delle risposte

• Date la senzazione di essere interessati sinceramente al caso


Fare delle critiche

2. Elaborate la vostra opinione sul caso

• Richiamate l’attenzione sugli errori altrui in maniera indiretta

• Utilizzate esempi supportati da dati oggettivi

• Date agli altri l’impressione che hanno una reputazione da difendere



Atteggiarsi: (non verbale) • Distanza e rispettive posizioni

• Zona di disagio (> 2 metri)• Zona favorevole (70cm – 1m)• Zona intima (<50cm)

• Sguardo e sorriso• Gesti di approvazione e di diniego• Abbigliamento• Silenzio

• Abitudine a sopportare i silenzi


Esercitazione

e il colloquio di lavoroLola


3. Lavoro di gruppo e

innovazione


Assertività nelle riunioni

Il partecipante assertivo: • Si accorge quando si abbandona

l’ordine del giorno• Rileva se non tutti si sono espressi

sull’argomento• Capisce e propone la pausa• Distingue le priorità dalle questioni

secondarie• Richiede la presenza dei

responsabili di un progetto• Non è soggetto alla sindrome

dell’ascensore• Applica le decisioni prese anche se

non è d’accordo


Creazione di un’idea Selezione di un’idea (censura)

Il Brainstorming


Creazione di un’idea: Fase divergente • Esplorazione sistematica e vagabonda, raccolta dati

diversi, senza classificazione, né giudizio in merito; tutto può essere detto, senza censura né autocensura.

• Lavoro preferibilmente in gruppo

Selezione di un’idea: Fase convergente• Vagliare, classificare e organizzare il materiale

raccolto nella prima fase. Non eliminare, ma classificare e organizzare gerarchicamente.

• Lavoro preferibilmente a due / individuale


Esercitazione

Il caso

Lola Cola10 minuti:5 per raccogliere le idee, 5 per selezionarle


Gli approcci al problem solving creativo:

Combinatorio Principio: scomposizione del problema in elementi e funzioni e successiva

ricombinazione. Strumenti utilizzati: matrici di scoperta

Associativo Principio: nessuna associazione di idee è frutto del caso. Strumenti utilizzati: brainstorming / mappe mentali

Analogico Principio: stabilire somiglianze in ambiti diversi. Strumenti utilizzati: Simboli e metafore

Onirico Principio: ispirazione creatrice da meccanismi non controllati dalla coscienza. Strumenti utilizzati: sogno

Le persone dimenticheranno quello che hai dettonon ricorderanno quello che hai fattoma non scorderanno mai come le hai fatte sentire

Maya Angelou


Grazie per l’attenzione!

Ldb key management 2014 05-23 pedronetto-gestione delle riunioni

News & Politics

Transcript of Ldb key management 2014 05-23 pedronetto-gestione delle riunioni