LAVORARE PER PROGETTI: ELEMENTI DI PROJECT MANAGEMENT

Seminario Project Management

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Lavorare per progettiElementi di Project Management

12 febbraio 2014

© ISIPM – Istituto Italiano di Project Management – Via Vallombrosa , 47/a – 00135 Roma

Giorgio Giaffreda

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• è una associazione culturale e no-profit nata nel 2005con lo scopo di promuovere la cultura del Project

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Management

• si propone come punto di riferimento sul ProjectManagement per le Scuole/Università e per la PubblicaAmministrazione

• il Consiglio Direttivo si avvale di professionisti in varisettori (consulenza, grandi industrie private italiane e

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( , g pmultinazionali, università, forze armate...)

• è una rete interattiva di confronto tra gli associati• promuove la certificazione della professione di

Project Manager


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• Eventi (Meeting e Forum)

Le nostre attività

• Gruppi di interesse su tematiche riguardanti il PM

• Formazione e Certificazione– Docenti di PM autorizzati da ISIPM– Certificazione delle competenze di Project

Management


• Ricerca sulla “Maturità” nel PM

• …….

N.B. ISIPM non è un ente formativo e non eroga corsi a pagamento per nessunaorganizzazione o nessun socio. Sono solo terze parti a poter svolgere tale attività.

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• In data 19/12/2012 viene approvata la legge sulle AssociazioniProfessionali, rappresentative di professioni non organizzate in Ordini eCollegi (legge 4/2013)


• Nel 2013 ASSociazione Italiana dei Responsabili edEsperti di Gestione Progetto decide di rappresentare i professionistiitaliani che possiedono i requisiti e le conoscenze/abilità/competenze ritenutenecessarie per le professioni in ambito Gestione Progetti e …

• … gestisce/pubblica sul proprio sito web (www.assirep.it) i primi ElenchiProfessionali relativi ai principali “ruoli” professionali che operano nelproject management


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CHE COSA E’ UN PROGETTO?CHE COSA E’ UN PROGETTO?


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Cosa è un progetto?• Definizione:

“Un Progetto è uno sforzo temporaneoUn Progetto è uno sforzo temporaneointrapreso allo scopo di creare un prodotto,

un servizio od un risultato unico”

• Concetti chiave:– Temporaneo cioè avente un inizio ed una fine

definiti (durata limitata)


definiti (durata limitata)• N.B.: Temporaneo è il progetto ma non necessariamente il

prodotto/servizio da esso creati

– Prodotti, servizi o risultati unici– Elaborazione progressiva


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Progetti e operazioni

• Il lavoro di una organizzazione è composto daprogetti e da operazioni.

• Entrambi sono eseguiti da persone e con vincoli dirisorse ma:

• Operazioni: caratterizzate da lavoro ripetitivo,


continuativo, ricorrente.

• Progetti: caratterizzati da lavoro non-ripetitivo, temporaneo, unico, non-ricorrente

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Valutazione dei progettiDefinito l'obiettivo di un progetto,

esistono infinite modalità di conseguirloesistono infinite modalità di conseguirlo.A diverse soluzioni corrispondono altrettante valutazioni da parte del

Committente.

Gli elementi da considerare per valutareun progetto sono essenzialmente:

Performance (requisiti)

Target


un progetto sono essenzialmente:• Requisiti: i risultati del progetto,

misurati in quantità e qualità.

• Tempi: richiesti per il completamento.

• Costi: complessivamente sostenuti.Cost (Limiti di Budget)

Date attese

N.B. tempi costi e qualità sono …. nemici giurati!


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Project Management

Definizione:Definizione:

• “Il Project Management è la pianificazione, ilmonitoraggio e il controllo di tutti gli aspetti diun progetto e di tutte le motivazioni che implicanoil sicuro raggiungimento degli obiettivi di progettoentro tempi, costi e criteri di performance

t biliti” (APM)


prestabiliti” (APM)

• “Il Project Management è l’applicazione diconoscenze, skill, strumenti e tecnichealle attività di progetto al fine di soddisfarne irequisiti” (PMI)

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Il Project ManagerPer coordinare gli sforzi dei tanti attori coinvolti nella

realizzazione di un progettorealizzazione di un progetto(fornitori, consulenti, partner, clienti),

si richiede un unico punto di coordinamento e decisione,il Project Manager (Responsabile di Progetto).

• Ha il compito di gestire il team di progetto, rappresenta ilgestore di tutte le risorse del progetto ed il responsabile


diretto della sua realizzazione nei limiti di tempo, costo equalità previsti.

• Non si tratta normalmente di una figura in relazionegerarchica ai componenti del Team, ma di un "professional"che svolge una funzione specifica a beneficio dell'interogruppo di progetto.


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Stakeholder di ProgettoI principali stakeholder di progetto sono:

• Project manager - Colui che coordina e dirige il progetto;

• Cliente - Individuo o organizzazione che utilizzerà il prodotto delprogetto;

• Performing organization - Azienda o funzione aziendale coinvoltanell’eseguire il lavoro del progetto;

• Sponsor o Comitato guida (o Project Board) - Individuo o gruppointerno, con adeguata influenza sul top management, che fornisce lerisorse finanziarie e le informazioni iniziali sull’ambito del progetto,

d i l’i l b l l i i t d l


assumendosi l’impegno globale al raggiungimento del successo;

• Gruppo di progetto (Team) - Gruppo di persone preposte allagestione del progetto, che risponde al Project Manager. Inun’accezione allargata nel Team di progetto possono far parte anche irappresentanti degli appaltatori e dei fornitori (Stakeholders esterni) ei rappresentanti del cliente (Stakeholders commerciali)

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I processi di Project ManagementI processi di Project Management possono essere “ raccolti in 5 gruppi:

PianificazPianificaz..

Ideazione di un programma di lavoro realizzabile per

raggiungere lo scopo definito per il progetto

ConcezioneConcezioneRiconoscimento che un progetto

o debba essere avviato e assunzione dell’impegno

dell’organizzazione a condurlo a termine

Coordinamento delle persone e delle altre risorse per condurre

Assicurazione che gli obiettivi di progetto


EsecuzioneEsecuzione

risorse per condurre a termine il piano di

progetto

ChiusuraChiusura

Accettazione formaledei risultati del progetto

e chiusura ordinata delle attività

ControlloControllo

obiettivi di progetto vengano raggiunti

attraverso il monitoraggio e la

continua misura dei progressi e l’adozione delle opportune azioni

correttive


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1. CONCEZIONE DEL PROGETTO1. CONCEZIONE DEL PROGETTO


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CONCEZIONE

• Identificare gli obiettivi che l’organizzazione• Identificare gli obiettivi che l organizzazioneresponsabile del progetto si propone di raggiungere attraverso lo stesso;

• Individuare e descrivere opportunamente le funzionalità e le caratteristiche del prodotto/servizio che il progetto intende produrre;


• Identificare assunzioni e vincoli connessi alla realizzazione del progetto;

allo scopo di verificare l’interesse del progettoe sancirne l’avvio


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2. PIANIFICAZIONE2. PIANIFICAZIONE


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1.1 1.2 1.3

1

Cosa Fare? WBS

Uff. Gare Uff. Acquisti Sub-suppliers Uff. Tecnico

OBS progetto

Chi Fa? OBS

Pianificare …

1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.3.1 1.3.2 Ditta X Ditta Y Ditta Z

Inviti Scelta sala Scelta menù Personale

Organizzazione

Cibi Bevande Vettovaglie Fiori

Acquisti

Sala Cucina Cottura Servizio

Preparazione

WBS - Cena di gala

SegreteriaSig.a Salvi

Ufficio P.R.D.ssa Paoli

Squadra Cucina1° Chef

Impresa di Trasporto

Squadra Camerieri

Ufficio ServiziSig. Ulivi

Resp. ProgettoDott. Galante

Chi fa cosa? Matrice responsabilità

Work Package: Scelta Sala

Descrizione: deve essere scelta una sala per 200 persone,di gran lusso, con caminetto, stile primi del900. In

Responsabile : capo delle P.R.

Chi paga: lo sponsor

Costo : Lit. 12.000.000

Prodotti d’input : specifiche dello sponsor, analisi invitati

Prodotti d’output : offerte, documento di analisi offerte,contratto

Quali obiettivi ho? Work PackageCome fare? Reticolo logico


Quale impegno? Carichi risorse

BASELINEQuanto costa? Budget

Attività 1

Attività 2

Attività 3

Attività 4

Attività 5

Quando? Piano dei tempi – Gantt


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PIANIFICAZIONE: l’importanza

• La pianificazione richiede uno sforzo iniziale i l h i ipiuttosto elevato che viene ampiamente

ripagato nelle fasi successive del progetto

• L’assenza o l’insufficienza di pianificazione espone il Project Manager a grosse difficoltà nelle fasi di


difficoltà nelle fasi di esecuzione e controllo del progetto, mettendo a rischio la sua riuscita

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3. ESECUZIONE3. ESECUZIONE



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ESECUZIONE

Coo dina e e di ige e le inte facceCoordinare e dirigere le interfacce tecniche ed organizzative esistenti nel

progetto allo scopo di realizzare le attività necessarie per il suo

completamento nei tempi, con il


budget e con la qualità previsti dal piano di progetto

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4. CONTROLLO4. CONTROLLO



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CONTROLLO: le attività• Rilevare l’avanzamento delle attività

• Evidenziare:• Evidenziare:

– Ritardi/Anticipi visti come scostamento tra le date previste (baseline) e quelle effettive del progetto

– Variazioni economiche dell’andamento del progetto registrate in corso d’opera e previste al completamento, in un’analisi integrata tra costi e tempi.

– Impegni sostenuti dalle risorse e risultati raggiunti

• Eseguire delle accurate stime a finire

– Stima dell’impatto di ritardi/aggravi di costo ed eventuali modifiche richieste al progetto


p g

• Analizzare ed attivare adeguate azioni di rimedio se necessarie

– Individuazione delle soluzioni possibili

– Valutazione delle alternative

– Scelta di se e come intervenire

• Ripianificare il progetto in base alle azioni adottate

• Verificare l’implementazione e l’efficacia delle azioni adottate

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5. CHIUSURA5. CHIUSURA



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CHIUSURA: cosa fare• Chiudere tutte le attività di un progetto dopo averne verificato il

completamento

• Ottenere l’accettazione da parte del cliente e decretare formalmente la conclusione del progetto (o fase di progetto)

• Predisporre una corretta chiusura amministrativa

• Indire una riunione di fine progetto (close-out meeting) per analizzare i punti di criticità organizzativa, temporale ed economica che si sono verificati durante il progetto

• Trasformare in conoscenza dell’organizzazione ciò che si è


appreso

– registrazione lezioni apprese (lessons learned)

– Aggiornamento del database storico dei progetti

– Eventuale revisione standard ed asset organizzativi.

• Ringraziare e/o premiare chi ha contribuito al successo!

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Benefici del Project Management

• Migliora i processi decisionali aziendali

F d i t t f li t i d b lt t i• Funge da integratore fra cliente, azienda e subappaltatori

• Funge da collante fra Responsabile del Progetto, tutti i partecipanti al Team di progetto e tutti gli attori coinvolti nel progetto

• Facilita il raggiungimento della qualità globale del progetto in termini di tempo, costi e qualità

• Facilita la divulgazione delle conoscenze e delle


• Facilita la divulgazione delle conoscenze e delle professionalità (sia di realizzazione che di gestione)

• Dà trasparenza al progetto durante la sua evoluzione

• Aumenta l’efficienza produttiva

• Riduce i rischi di progetto


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LE CERTIFICAZIONI NEL PMLE CERTIFICAZIONI NEL PM


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I vantaggi delle certificazioni nel PM

• Per il Project Manager• Per il Project Manager– attestazione delle proprie competenze riferite a livelli

professionali e standard riconosciuti a livello internazionale

• Per l’Azienda– “know how” di rilievo nel Project Management– garanzia di qualità nella gestione dei progetti– opportunità a partecipare a progetti di spessore


pp p p p g pinternazionale

• Per il Cliente– un’organizzazione formalmente dedicata alla gestione progetti– Maggior controllo sul progetto e sui suoi obiettivi


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Basiche Professionali

CapmIpma_D Isipm PMPIpma_B,C

Orientiamoci nel mondo certificativo del PM

Intermedie

Project

Certificazionidi PM sulle conoscenze personali

Basiche Professionali

Certificazionisu Metodi di

Prince2

Modelli di Maturità

OPM3

Found.

Pract.

Intermedie


Management

Certificazioni del PMI

Certificazioni di IPMA

Certificazioni di ISIPM

Certificazioni di Prince2

Certificazionidi Program sulle

conoscenze personali

PgMP

Ipma_A

su Metodi di PM

Maturità Aziendale Prado

MSP

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LA CERTIFICAZIONE ISIPMLA CERTIFICAZIONE ISIPM--BASEBASE



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Gli ObiettiviLa Certificazione Base di Project Management (ISIPM-Base):

• è stata progettata per coloro che vogliono iniziare un percorso• è stata progettata per coloro che vogliono iniziare un percorsoprofessionale come Project Manager

• è un utile riferimento per le Scuole e le Università per ridurre il gap neiconfronti delle esigenze formative espresse dai contesti lavorativiprogettuali, superando le difficoltà che si possono incontrare adottandocome modelli di riferimento le certificazioni internazionali (PMI, IPMA,ecc.) che:


)– sono per lo più orientate a personale già professionalizzato;– Necessitano di attestata esperienza lavorativa pregressa;– Sono sprovviste di adattamenti al contesto italiano.

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Mappa dei 38 elementi di conoscenza



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La certificazione ePMQ:Accordo ISIPM-AICA

• AICA propone la nuova Certificazione ePMQ - european ProjectAICA propone la nuova Certificazione ePMQ european Project Management Qualification, che va ad aggiungersi al sistema di qualificazione delle competenze proposto da AICA, coerentemente con i sistemi di Certificazione proposti dal CEPIS (la Federazione Europea delle Associazioni di Informatica).• La Certificazione ePMQ sarà rilasciata da AICA tramite la rete dei propri Test Center ed è costituita da due moduli (con relativi esami):


•1 Foundamentals (conoscenze di base)•2 Project Planning (capacità utilizzo strumenti)

•In base all'accordo tra ISIPM e AICA, chi è già in possesso della Certificazione ISIPM-Base potrà ottenere la Certificazione ePMQ sostenendo soltanto l'esame relativo al modulo Project Planning.

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Grazie per l’attenzione


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