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Project Management Alcune considerazioni

" A una nave non basta uno buono nocchiero se non sono bene ordinati gli altri instrumenti che la conducono. "

Francesco Guicciardini (1483-1540) - Ricordi politici e civili

Relatore:

Eugenio Rambaldipresidente@isipm.org

Ordine dei Medici – 17 novembre 2009 - Roma

"L'uomo è, dapprima, un progetto che vive se stesso soggettivamente, invece di

essere muschio, putridume o cavolfiore;

niente esiste prima di questo progetto;

niente esiste nel cielo intelligibile;

l'uomo sarà innanzitutto quello che avrà progettato di essere“

(Jean Paul Sartre)

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"La vita è ciò che ti accade mentre stai facendo

altri progetti!”- John Lennon -

"....... ciò non vuol dire che gli altri progetti non vadano gestiti!"

- ISIPM -

Siamo tutti Project Manager!

Mia Nonna

Uno dei suoi

“famosi” progetti

Tutti noi nella nostra vita gestiamo due tipologie di attività:� Attività ripetitive

o Fare colazioneo Andare al lavoroo Portare i figli a scuolao ….

� Attività non ripetitive o Progettio Sposarsio Comprare casao Organizzare un viaggio all’esteroo ….

Anche la mia vecchia nonnina, sapeva gestire

piccoli ma … buonissimi … progetti ed era

quindi, senza saperlo, una brava “project

manager”.

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Progetti e operazioni

• Il lavoro di una organizzazione è composto da

progetti e da operazioni.

• Entrambi sono eseguiti da persone e con vincoli

di risorse ma:

- Operazioni: caratterizzate da lavoro ripetitivo, continuativo, seriale, ricorrente.

- Progetti: caratterizzati da lavoro non-ripetitivo, temporaneo, unico, non-ricorrente

Progetto

Ma che cos’è un progetto?

“Uno sforzo temporaneointrapreso per creare un

prodotto o un servizio unico”

Definizione del PMI - Project Management Institute

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Project Management

Ma che cos’è il Project Management?

“Gestione sistemica di un’impresa complessa, unica e di durata determinata,

rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito mediante un processo continuo

di pianificazione e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di

costi-tempi-qualità”

Definizione di Russel D. Archibald, 1994

Project Management: Le tre variabili

"Il Project Management è la pianificazione, l'organizzazione, il monitoraggio e il controllo di tutte gli aspetti di un progetto e di tutte le motivazioni che implicato il sicuro raggiungimento degli obiettivi di progetto entro tempi, costi ed criteri di performance prestabiliti" (APM)

Cost (Limiti di Budget)

Performance (requisiti)

Target

Date attese

SCOPE

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Project SCOPE Management

Project TIME Management

Project COST Management

Project QUALITY Management

Project HUMAN RESOURCE Management

Project COMMUNICATIONS Management

Project RISK Management

Project PROCUREMENT Management.

Pro

ject IN

TE

GR

AT

ION

Ma

na

ge

me

nt

Il PMI individua 9 Aree di Conoscenza per il Project Management:

Ambito

Tempo

Costo

Qualità

Risorse Umane

Comunicazioni

Rischi

Approvvigionamenti

PMBok: Aree di Conoscenza (Knowledge Areas)

Plan Do

CheckAct

Ciclo di Deming

Processi di Monitoraggio e Controllo

Processi di Pianificazione

Processi di Esecuzione

Processi di Avvio

Processi di Chiusura

Gruppi di processi di Project Management

Da cui

Processi di Project Management

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Cause di fallimento

• Obiettivi poco chiari

• Scarsa comunicazione tra gli interessati

• Gestione inefficace del progetto

• Basse prestazioni nella produzione Mancanza di

leadership

• Mancanza di risorse

Motivi di successo

• Chiari obiettivi di progetto

• Un impegno esplicito della direzione

• Un Committente

• Un Responsabile (leader)

• Informazioni e buona comunicazione

• Risorse adeguate e forte motivazione

• Un sistema di Pianificazione e Controllo

Progetti: Successi e Fallimenti

Gli attori del Project Management

Gli attori interni

� Il Top Management dell’organizzazione

� Il Project Manager

� Il Committente interno (se progetto interno)

� Gli enti/funzioni coinvolti o interessati

� I membri del Team di Progetto appartenenti alla organizzazione

� Il PMO - Project Management Office

Gli attori esterni

� Il Committente esterno (se progetto esterno)

� I membri del Team di Progetto esterni alla organizzazione

� I fornitori

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Mission

• Garantire la realizzazione di progetti di medio-grandi dimensioni con l’obiettivo di massimizzare i risultati operativi ed economici del progetto e la soddisfazione del committente-cliente.

Attività

• Gestisce la realizzazione del prodotto/servizio

• Integra, gestendole, le diverse competenze necessarie alla realizzazione della soluzione

• Organizza il lavoro per la realizzazione del progetto

• Programma le attività operative necessarie alla realizzazione dei progetti esecutivi

• Risponde ai requisiti tecnologici dell’organizzazione fornendo alla direzione presentazioni e proposte formali di messaging

• Verifica “day by day” la gestione dei progetti

• Verifica le performance

(ASSINFORM)

Chi è il Project Manager

� Caratteristiche tecniche:• Esperienza in aree specialistiche inerenti al progetto• Conoscenza e linguaggio di base per trattare con gli specialisti• Confidenza con le potenzialità dei sistemi informatici adottati

� Caratteristiche gestionali:• Conoscenza delle tecniche di Project Management• Conoscenza di metodologie contrattuali e di aspetti legali dell’attività commerciale• Buona conoscenza delle metodologie di pianificazione e controllo• Conoscenza della legislazione e normativa sulla sicurezza del personale• Impegno costante ad operare in un’ottica di qualità globale e di soddisfazione del cliente

� Caratteristiche relazionali:• Attitudine ad operare in team• Buon negoziatore e mediatore• Capacità di leadership• Capacità di valutazione dei collaboratori• Capacità di sviluppare il potenziale individuale e di gruppo• Ottime relazioni con ambiente interno superiore e con il cliente

� Caratteristiche personali :• Flessibilità, spirito di adattamento, predisposizione all’iniziativa• Ambizione, capacità di comunicare e di coordinare• Propensione alla risoluzione dei problemi• Capacità organizzative

Il Project Manager …. un fenomeno!

Ma ne esistono ancora?

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Project Manager: Un grande comunicatore

Fonte: Alberto Nepi

Le domande del Project Manager

Cosa Fare ?

Chi fa ?

Chi fa cosa ?

Con che cosa fare? Come fare ?

Quando fare?

Quanto costa?

WBS

OBS

Matrice

WBS/OBS

Reticolo

Logico

Gantt

Budget

Risorse

Quando fare?Chi fa?Quanto costa?Come fare? Chi fa cosa?Con che cosa fare?Cosa Fare e con quali vincoli?-------------------Mettiamole in ordine e in sequenza

Processi Output

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1.1.1 1.1.2 1.1.3

1.1

1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4

1.2

1.3.1 1.3.2

1.3

1

Passo 1 : WBS - Cosa fare ?

Uff. Gare Uff. Acquisti

Ditta X Ditta Y Ditta Z

Sub-suppliers Uff. Tecnico

OBS progetto

Passo 2 : OBS - Chi fa ?

Inviti Scelta sala Sc elta me nù Per sona le

Organizzazione

Cibi Bevande Vettova glie Fiori

Acquisti

Sala Cucina Cottura Se rvizio

Preparazione

WBS - Cena di gala

SegreteriaSig.a Salvi

Ufficio P.R.D.ssa Paoli

Squadra Cucina1° Chef

Impresa di Trasporto

Squadra Camerieri

Uff icio ServiziSig. Ulivi

Resp. ProgettoDott. Galante

Passo 3 : Assegnazione responsabilità

– Chi fa cosa?

Work Package: Scelta Sala

Descrizione: deve essere scelta una sala per 200 persone, di

gran lusso, con caminetto, stile primi del 900. In

Responsabile : capo delle P.R.

Chi paga: lo sponsor

Costo : Lit. 12.000.000

Prodotti d’input : specifiche dello sponsor, analisi invitati

Prodotti d’output : offerte, documento di analisi offerte,

contratto

Passo 4 : Descrizione dettagliata

Passo 7 : Piano delle risorse

- Quale impegno?

BASELINE

Passo 8 : Piano dei costi/ricavi

- Quanto costa?

Passo 5 : Reticolo logico – Come Fare?

Attività 1

Attività 2

Attività 3

Attività 4

Attività 5

Passo 6 : Piano dei tempi – Quando?

Passi per la pianificazione – Quadro Riassuntivo

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Valutazione dell’Avanzamento

La valutazione dell’avanzamento comprende la rilevazione dello stato

di avanzamento delle attività di progetto a una certa data, la valutazione

dell’effettivo lavoro svolto, attraverso il confronto con la pianificazione

(baseline), l’analisi delle performance e la valutazione del lavoro ancora da

svolgere per il completamento del progetto stesso.

Aspetti rilevanti

- Metodo Earned Value (EV)

- Valori Planned Value, Actual Cost, EV

- Varianze tempi e costi

- Indici di performance del progetto

Metodo ‘Earned Value’

L’ Earned Value (valore acquisito o realizzato) rappresenta il valore, in termini di budget, del lavoro effettivamente eseguito a una certa data.

Il metodo utilizza i seguenti tre valori:

• PV – Planned Value (o Budget Cost of Work Scheduled – BCWS) rappresenta il totale dei costi pianificati alla data di avanzamanto.

BAC (Budget At Completion) rappresenta il punto di stima di fine progetto.

• AC – Actual Cost (o Actual Cost of Work Performed – ACWP) rappresenta il costo totale effettivamente sostenuto relativamente al lavoro eseguito alla data di avanzamento

• EV – Earned Value (o Budget Cost of Work Performed – BCWP)

rappresenta il valore del lavoro effettivamente eseguito alla data di avanzamento.

B.08 “VALUTAZIONE DELL’AVANZAMENTO”

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AC PV

BAC

EV

SV

CV

R

€

Tempo

SV = EV – PV

CV = EV – AC

PV

EVSPI =

AC

EVCPI =

CPI

EV - BACETC =

Earned

Planned

Actual

Applicazione Earned Value

PV

EAC ?

B.08 “VALUTAZIONE DELL’AVANZAMENTO”

IL PROJECT MANAGEMENT COME FATTORE DI SUCCESSO

IL RUOLO DEL PROJECT MANAGER È DETERMINANTE PER IL RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI , NON SOLTANTO NELLE AZIENDE FORNITRICI MA SOPRATTUTTO NELLE ORGANIZZAZIONI COMMITTENTI, SIA PRIVATE CHE PUBBLICHE (PUBBLICA AMMINISTRAZIONE CENTRALE E LOCALE, RICERCA SCIENTIFICA, SCUOLA, UNIVERSITA’. ETC.)

IL SUCCESSO DEL PROJECT MANAGER RICHIEDE UN APPROCCIO ALTAMENTE PROFESSIONALE E L’UTILIZZO DI METODOLOGIE DI GESTIONE CONSOLIDATE E VERIFICATE IN AMBITO INTERNAZIONALE.

PERCHE’ LA CERTIFICAZIONE DEI PROJECT MANAGER

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La nuova certificazione ISIPM La nuova certificazione ISIPM

Libro di riferimento:

“Guida alla Certificazione Base di Project Management ”

a cura di Enrico Mastrofini , Eugenio Rambaldi

Collana: Management Tools

pp. 128, 1a edizione 2008 (Cod.1065.18)

Prezzo: € 15,00

Editore: FRANCO ANGELI

ProgettoProject ManagemtProgram ManagementProcessi di PMApproccio sistemistico e IntegrazioneContesto e StakeholderFasi del progetto (ciclo di vita)Criteri di Successo del ProgettoStrategie di progetto, Requisiti ed ObiettiviSviluppo e Valutazione del Progetto

Avvio PianificazioneControlloEsecuzioneChiusura

Sistema QualitàSicurezza, salute e ambiente

Finanza e Aspetti LegaliStrutture Organizzative e progettiGestione processi di Cambiamento

(Change Management)Gestione delle Comunicazioni

Standard e Normative

CONOSCENZEDI CONTESTO

CONOSCENZECOMPORTAMENTALI

CONOSCENZEMANAGERIALI

DI BASE

CONOSCENZETECNICHE E

METODOLOGICHE

LeadershipNegoziazione

TeamWorking / Team Building

Problem SolvingOrientamento al risultato

Conflitti e CrisiMotivazione

Etica

Strutture gerarchiche di progettoGestione Rischi e Opportunità di progettoGestione Ambito progetto e DeliverableGestione Configurazione e ModificheGestione dei Costi di ProgettoGestione delle Risorse di progettoGestione dei Tempi di progettoValutazione dell’avanzamento Gestione Contratti e Acquisti di progettoDocumentazione e ReportisticaGestione Qualità di Progetto

ELEMENTIDI

CONOSCENZA

Certificazione Base di PM di ISIPMwww.isipm.org

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Certificazione ISIPM in SanitàCertificazione ISIPM in Sanità

Libro di riferimento:

“Guida alla Certificazione Base di Project Management in sanità”

a cura di M. Dal Maso, E. Mastrofini , E. Rambaldi

Collana: Management Tools

pp. 128, 1a edizione 2008 (Cod.1065.18)

Prezzo: € 19,00

Editore: FRANCO ANGELI

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Legge “generale” di Murphy applicata al PMLegge “generale” di Murphy applicata al PM

“Se un progetto può andar male, lo farà!”“Se un progetto può andar male, lo farà!”

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Ma almeno …

….. Nessun progetto è mai completamente fallito ….

….. può sempre servire da esempio negativo!

Grazie dell’attenzione