[eBook ITA] Project Management

5/17/2018 [eBook ITA] Project Management - slidepdf.com

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Il Project Management



Il Project Management 2

INDICE

1. Premessa 3

2. Il ciclo progettuale 3

3. Le fasi dell'attività di progettazione 5

•

Analisi di scenario 5

- Analisi della situazione attuale 5

- Analisi degli obiettivi 6

- Analisi delle strategie 6

• L'elaborazione e la gestione del progetto 6

- Il Quadro Logico 6- La pianificazione e la programmazione temporale delle attività 8

- Il Diagramma di GANTT

4. Appendice: Esempi

- 1: Esempio di Analisi SWOT 11

- 2: Esempio di progettazione con il Quadro Logico 13

- 3: Esempio di Diagramma di GANTT 16




1. Premessa

Il documento che segue è la teorizzazione della metodologia utilizzata dalla Divisione Servizi

Internazionali per l'ideazione, la stesura e la gestione di progetti. L'approccio utilizzato è abbastanza originale e si basa sulla revisione e l'accorpamento

omogeneo di modelli utilizzati a livello internazionale come il Quadro logico ed il diagrammadi GANTT.

Al nostro interno abbiamo sperimentato questa metodologia di lavoro in varie occasioni ed

attualmente sta diventando il nostro standard. Riteniamo possa essere uno strumento di valido supporto anche per le altre strutture del Sistema CNA che ogni giorno si trovano a dover

gestire iniziative complesse.

Stefano Di Niola - Divisione Servizi Internazionali

2. Il ciclo progettuale

Nella gestione di iniziative finanziate da strumenti comunitari, internazionali o nazionali in genere,

è importante considerare l'intero ciclo progettuale con un approccio metodologico integrato. Esso si

configura come un processo circolare nel quale vengono individuati tutti i passaggi salienti e le

interrelazioni tra di essi, in un'ottica di sistema. In base a questo approccio, il ciclo si articola in sei

fasi principali, per ciascuna delle quali devono essere definiti gli aspetti cruciali, i criteri di coesionee di sostenibilità e devono essere specificati gli output da produrre (anche in forma di documenti), i

quali costituiscono degli input per le fasi successive.

Le sei fasi del ciclo progettuale vengono schematizzate nella figura seguente e descritte in maniera

più analitica di seguito.

PROGRAMMAZIONE

VALUTAZIONE IDEAZIONE




Descrizione delle fasi del ciclo progettuale

Programmazione:

Consiste nella definizione delle linee guida e dei principi cardine a cui si devono ispirare gli

interventi e le azioni da intraprendere a livello settoriale, geografico e/o tematico.

Ideazione:

In questa fase vengono elaborate, nell’ambito del quadro programmatico, delle idee-progetto che

scaturiscono da un'analisi del contesto territoriale o settoriale in cui si intende intervenire, dalla

quale emergono specifici problemi e/o fabbisogni da soddisfare. L’idea progettuale viene definita in

linea di massima attraverso una prima individuazione degli obiettivi, dei risultati desiderati e delle

possibili linee di intervento da intraprendere.

Formulazione:

Sulla base dei risultati della fase precedente, che forniscono una prima indicazione sulla pre-

fattibilità degli interventi, si procede alla individuazione dello strumento finanziario più idoneo e

alla elaborazione di un progetto nel rispetto dei requisiti formali e delle condizioni (Terms Of Reference) previste dalla linea di azione o programma individuato. In questa fase vengono anche

definite delle ipotesi di partenariato a cui fanno seguito azioni di concertazione con i potenziali

soggetti da coinvolgere, che sfociano in un Accordo di Partenariato (Partnership Agreement), il

quale attribuisce i ruoli e le responsabilità, le risorse allocate e gli impegni finanziari in capo a

ciascun partner nella gestione del progetto. La elaborazione del progetto comprende la decrizione e

la sequenza di tutte le attività previste, la definizione di un cronoprogramma dettagliato (GANTT) e

di un piano finanziario (budget ).

Finanziamento:

Consiste nella presentazione del progetto all’ente finanziatore o agli organi competenti a livello

nazionale o regionale, a cui fa seguito la decisione sulla sua finanziabilità. In caso di esito positivo,

viene sottoscritto un contratto o convenzione che stabilisce formalmente le condizioni di attuazione

del progetto, sulla base del quale verrà erogato il finanziamento.

Implementazione: Questa fase concide con la esecuzione del progetto entro le condizioni previste dal contratto, nel

rispetto dei vincoli di tempo, di risorse ad esso destinate e di risultati attesi. Lungo tutta questa fase

vengono inoltre realizzate le azioni di monitoraggio previste dal progetto.

Valutazione:




3. Le fasi dell'attività di progettazione

Analisi di scenario

E’ molto importante che le fasi di ideazione ed elaborazione di un progetto siano effettuate sulla

base di un’analisi di scenario accurata e rigorosa, che descriva il contesto di riferimento su cui si

intende intervenire, gli obiettivi da perseguire e le strategie possibili.

1) Analisi della situazione attuale

L’analisi della situazione attuale rappresenta una fotografia fedele del contesto di riferimento, dal punto di vista generale e con un focus sugli aspetti e sui fenomeni su cui l’idea progettuale intende

incidere in modo specifico.

Nell’analisi del contesto è molto importante:

delimitare il contesto dal punto di vista geografico, settoriale, socio-economico;

effettuare una ricognizione dei gruppi sociali e degli attori rilevanti;

identificare correttamente i problemi e la gerarchia tra essi;

illustrare chiaramente i nessi di causa-effetto esistenti tra i fenomeni considerati.

L’analisi deve essere condotta utilizzando tutti gli strumenti disponibili, sia di provenienza ufficiale(fonti statistiche, analisi e ricerche precedentemente effettuate da soggetti accreditati ecc.), che

eventualmente predisposti ad hoc attraverso la conduzione di indagini sul campo per le quali

possono essere impiegate metodologie quali-quantitative di ricerca (indagini campionarie, interviste

a testimoni privilegiati ecc.).

Un approccio ormai largamente utilizzato per l’analisi del contesto, in alcuni casi espressamente

richiesto in fase di elaborazione, è quello dell’analisi SWOT.

L’acronimo SWOT individua i quattro aspetti che costituiscono i “punti cardinali” del contesto di

riferimento, considerati dal punto di vista della loro valenza (positiva o negativa), della loro

condizione (attuale o potenziale), e della loro natura o provenienza (endogena o esogena). Questi

consistono nei Punti di Forza (Strenghts), Punti di Debolezza (Weaknesses), Opportunità

(Opportunities) e Minacce (Threats). I punti di forza e di debolezza sono le caratteristiche attuali e

intrinseche del contesto analizzato, mentre le opportunità e le minacce rappresentano dei fattori

esogeni che possono potenzialmente condizionare in senso positivo o negativo quel contesto. Tale

analisi viene generalmente presentata in forma di matrice, in cui ciascuno dei quattro quadrantiriporta l’elenco e la descrizione sintetica degli elementi rilevanti per ogni aspetto considerato.

LA MATRICE SWOT




2) Analisi degli obiettivi L’analisi degli obiettivi consiste nella rappresentazione dello/degli scenari futuri alla cui

costruzione dovrebbe contribuire il progetto. Tale analisi implica una corretta identificazione delle cause che ostacolano l'esistenza della

situazione desiderata e delle relazioni causa-effetto tra i fenomeni, e deve inoltre stabilire una

gerarchia ed un raggruppamento degli obiettivi da perseguire.

3) Analisi delle strategie Questa analisi avviene in due fasi:

- individuazione delle possibili strategie, alternative o congiunte, attraverso cui è possibile

contribuire alla costruzione dello scenario desiderato;

- scelta della strategia più idonea da perseguire, sulla base di una serie di criteri quali le competenze

e gli interessi specifici dei proponenti, la fattibilità, l’analisi costi-benefici, le priorità attribuite agli

obiettivi, il grado di rilevanza e coerenza, le risorse finanziarie disponibili, i vincoli di tempo ecc.

La strategia prescelta costituisce quindi la “logica di intervento” del progetto.

La elaborazione e la gestione del progetto

Come si è detto, la elaborazione e la gestione del progetto devono avvenire sulla base di una

metodologia rigorosa. L'approccio che riteniamo opportuno adottare quale standard metodologico

nella gestione di iniziative finanziate è quello del Quadro Logico, che viene qui illustrato in

dettaglio e con il ricorso ad esempi che ne faciliteranno la comprensione.

Il Quadro Logico ( Logical Framework )

L'approccio del Quadro Logico ( Logical Framework Approach) è stato sviluppato a partire dagli

anni '70 per rispondere ad esigenze emerse nell'ambito di progetti di cooperazione internazionale, in

particolare rivolti ai paesi in via di sviluppo. E' stato in seguito esplicitato dalla Commissione

Europea per essere in seguito esteso anche ad altri contesti tematici e geografici, e viene oggiconvenzionalmente adottato da gran parte degli organismi internazionali e nazionali, delle ONG e

delle agenzie di sviluppo regionali.

Nonostante la crescente importanza assunta da questo approccio metodologico nell’attività di

gestione di progetti, le fonti di documentazione su questo tema sono frammentarie e poco esaustive.

L’unico documento ufficiale sul Quadro Logico è costituito da un manuale pubblicato nel 1993




La metodologia del Quadro Logico

La metodologia del Quadro Logico consiste in un processo analitico che permette di individuare edefinire in maniera logica e sistematica tutti gli elementi necessari per la realizzazione di un

progetto ed i nessi causali che intercorrono tra di essi. Tale processo viene schematizzato attraverso

una matrice nella quale vengono visualizzati i principali elementi del progetto in un formato chiaro

e comprensibile. Essa è articolata in quattro livelli, legati tra loro da un rapporto di causa-effetto in

senso verticale e bi-direzionale. Il Quadro Logico non è utilizzato solamente in fase di

progettazione, ma costituisce anche un indispensabile strumento di monitoraggio in fase di

implementazione e di verifica in fase di valutazione.

La matrice viene presentata di seguito per essere poi descritta nel dettaglio.

La matrice di progettazione del Quadro Logico

DESCRIZIONE

(Logica di

intervento)

INDICATORI FONTI DI

VERIFICA

IPOTESI

(Condizioni di

base)

ObiettiviGenerali

Scopo

(Obiettivo

specifico)

Risultati

Attività

Precondizioni

Significato e descrizione degli elementi rilevanti per il Quadro Logico

Descrizione (Logica di intervento): è la descrizione della strategia di intervento, articolata per

livelli che si è scelto di perseguire attraverso l’implementazione del progetto;




Significato e definizione dei livelli del Quadro Logico

Obiettivi Generali. Sono i benefici sociali e/o economici di lungo termine ai quali il progetto

contribuirà. Questi obiettivi non vengono raggiunti esclusivamente tramite il progetto ma con il

contributo sinergico di altri interventi, progetti o programmi. Essi sono attinenti a diversi aspetti di

carattere sociale ed economico, pertanto il singolo progetto potrà prevedere più obiettivi generali.

Scopo del progetto. (Anche definito come obiettivo specifico). Definisce l’aspetto o condizione dei

destinatari che registrerà un miglioramento a seguito della realizzazione del progetto. Esso indica i

benefici che il target group otterrà dal progetto, i quali devono essere misurabili attraverso

indicatori quantitativi e/o qualitativi e devono essere sostenibili, ovvero autoalimentarsi dopo la fine

del progetto.

Risultati. Si riferiscono agli output delle azioni previste dal progetto, ovvero i prodotti realizzati, i

servizi offerti ecc.

Attività. Sono le azioni che verranno realizzate nell’ambito del progetto per raggiungere i risultati

attesi e perseguire quindi lo scopo del progetto.

La pianificazione e la programmazione temporale delle attività (Diagramma di GANTT)

Nella fase di elaborazione del progetto, è necessario definire e pianificare nel dettaglio le attività da

realizzare che sono state precedentemente inserite nel Quadro Logico (le quali possono essere

raggruppate in “pacchetti” o workpackages), ed effettuarne una programmazione temporale.

La pianificazione consiste nella definizione della sequenza di attività e nella sua schematizzazione

grafica in un diagramma che consente di visualizzare in maniera semplice ed immediata l’ordine

sequenziale ed il grado di interdipendenza tra le attività previste. Esistono vari metodi di

pianificazione, tra cui i più utilizzati sono il PERT (Project Evaluation and Review Technique) ed ilCPM (Critical Path Method).

La programmazione temporale consiste nella stima dei tempi di realizzazione per ciascuna attività e

nella loro definizione cronologica.

Un metodo molto comune ed efficace che consente di visualizzare contemporaneamente la

sequenza e la tempistica delle attività è quella del diagramma di GANTT , in cui vengono




CNA - Divisione Servizi Internazionali

9

Esempio di diagramma di GANTT

ID Nome attiv ità

1 Att iv ita 1

2 Att iv ità 2

3 Att iv ità 3

4 Att iv ità 4

5 Att iv ità 5

6 Att iv ità 6

7 Att iv ità 7

8 Att iv ità 8

9 Att iv ità 9

10 Att iv ità 10

11 Att iv ità 11

12 Att iv ità 12

13 Att iv ità 13

Tri 1 Tri 2 Tri 3 Tri 4 Tri 1 Tri 2 Tri 3 Tri 4 Tri 1 Tri 2 Tri 3 Tri 4 Tri 1

2001 2002 2003 2004



APPENDICE: ESEMPI

1. Esempio di analisi SWOT

Il caso che viene qui proposto per illustrare l'elaborazione di un'analisi SWOT è un caso reale, che

ci pare utile dal punto di vista esemplificativo sia per il tema di riferimento che per l'ufficialità ed

autorevolezza della fonte di provenienza.

L'analisi è stata tratta dal Programma Operativo Nazionale 2000-2006 "Sviluppo Imprenditoriale

Locale" (fonte: Ministero dell'Industria).

PON 2000-2006 "Sviluppo Imprenditoriale Locale"

Sintesi dell'analisi SWOT

Il quadro della situazione del tessuto imprenditoriale nelle regioni Ob.1, risulta essere molto

complesso. Le grandezze analizzate, peraltro, toccano le determinanti fondamentali della

competitività delle imprese e influenzano tutte le variabili di rottura di interesse.

In particolare la capacità di attrazione di investimenti dall’estero, la capacità di sviluppo di servizi

alle imprese e la capacità di offrire lavoro regolare sono tutte strettamente dipendenti dal livello di

redditività atteso delle imprese e dalle forme organizzative previste. Quanto più elevata è la

redditività attesa e quanto maggiore è la rete produttiva che si costituisce sul territorio con una

matrice di scambi commerciali relativamente completa, tanto maggiori saranno gli impatti sulle

variabili di rottura individuate. L’operare del PON “Sviluppo Imprenditoriale locale” su questiaspetti può essere considerato, quindi, di tipo indiretto determinando le condizioni perché si abbiano

variazioni strutturali favorevoli.

Da un lato, e non poteva essere diversamente in un’area con rilevanti problemi strutturali, i punti di

debolezza costituiscono gli elementi più evidenti degli approfondimenti che vengono svolti,

dall’altro proprio sugli aspetti critici di maggior rilevanza i segnali di dinamismo costituiscono a un

tempo possibili punti di forza ed opportunità da sostenere con appropriate politiche.




L'analisi SWOT originariamente contenuta nel PON è stata schematizzata in forma di matrice per

consentire una più facile lettura.

MATRICE SWOT

PUNTI DI FORZA

• Presenza di risorse imprenditoriali

significative da rinforzare.

• Segnali di dinamismo sui mercati esteri.

• Emersione di alcuni settori relativamente

moderni e localizzati in aree specifiche con

investimenti significativi (anche nel settore

meccanico).

• Presenza di sistemi produttivi locali da

sostenere.

PUNTI DI DEBOLEZZA• Eccessiva e crescente presenza delle unità di

piccolissima dimensione con una riduzione

della dimensione caratteristica nel corso della

prima metà degli anni novanta.• Scarso peso delle esportazioni sul totale della

domanda rivolta al settore industriale (anche se

vi sono recenti segnali di ripresa).

• Ridotta produttività con effetti anche sui livelli

di redditività.

• Struttura finanziaria fortemente squilibrata con

forte peso di capitale di credito, redditivitàrelativamente ridotta e rilevanti oneri

finanziari.

• Ridotta capacità innovativa.

• Struttura produttiva “incompleta” con scarse

relazioni interindustriali interne all’area che

accrescono costi.

• Presenza di diseconomie esterne (sia legatealle infrastrutture che a più generali questioni

di ambiente socioeconomico).

• Specializzazione settoriale con poche

“caratterizzazioni” e forte sbilanciamento

verso agroindustria e settori più tradizionali.

• Scarsa integrazione tra il sistema delle

formazione professionale e le esigenze delmondo imprenditoriale.

OPPORTUNITÀ'• Mercati: collocazione geografica

nell’ambito del mediterraneo, rapporti

con le coste meridionali del bacino e le

MINACCE• Strozzature nella disponibilità di capitale

pubblico e di infrastrutture

• Difficoltà di inserire aree depresse in una




2. Esempio di progettazione con il Quadro Logico

Il secondo esempio che viene proposto è un caso elaborato ad hoc e riguarda la realizzazione di un progetto in ambito di innovazione tecnologica destinato ad un target di imprese di un ipotetico

sistema produttivo locale.

Si immagini di voler intervenire in un contesto in cui è stata rilevata una scarsa competitività ed una

scarsa innovatività delle PMI che operano nei settori tradizionali, le quali presentano peraltro un

forte potenziale di sviluppo. In particolare, emerge un insufficiente ricorso delle imprese alle nuove

tecnologie, che potrebbero costituire un forte fattore propulsivo per il loro rilancio.

L'idea progettuale, che verrà formulata e perfezionata con l'individuazione degli strumenti di

finanziamento più idonei, intende perseguire l'obiettivo generale di aumentare la competitivitàdelle PMI tradizionali di quello specifico sistema produttivo locale.

L'obiettivo specifico, che costituisce lo scopo del progetto, è quello di stimolare l'utilizzo delle

nuove tecnologie da parte delle imprese, che costituiscono il target di destinatari del progetto stesso.

Per il raggiungimento dell'obiettivo, si prevede la realizzazione di una serie di attività che si

prefiggono dei risultati oggettivamente verificabili attraverso specifici indicatori.

Possiamo quindi trasporre gli elementi e i livelli che abbiamo identificato entro la matrice delQuadro Logico riportata nelle pagine successive.





13

IL QUADRO LOGICO

DESCRIZIONE(Logica di intervento)

INDICATORI FONTI DI VERIFICA IPOTESI(Condizioni di base)

Nati-mortalità delle imprese Crescita del PIL regionale

Dati di bilancio statici e prospetticidelle imprese (fatturato, capitalesociale ecc.)

Trend economico generalepositivo

Livelli delle esportazioni

Nuovi investimenti

ObiettiviGenerali

Aumentare la competitività delle PMItradizionali del sistema produttivo locale

Comparazione con altri sistemilocali

Dati CERVED, CCIAA, ISTAT, Associazioni di Categoria, altri studisettoriali

Trend favorevole o nonrecessivo dei settori specifici

(comparti tradizionali)

Incremento % di investimenti ininnovazione tecnologica e R&S

Dati forniti da BIC, Innovation RelaisCentres, Associazioni di categoria,CCIAA, altri enti, studi e ricerche

Scopo(Obiettivospecifico)

Stimolare l'uso delle nuove tecnologie daparte delle PMI tradizionali del sistemaproduttivo locale

Servizi fruiti su base annua per innovazione tecnologica

Monitoraggio delle imprese insediatetramite questionari

Condizioni favorevoli nelsistema locale di imprese per l'implementazione delle nuovetecnologie

Analisi del sistema locale delle PMItradizionali e dei loro fabbisognitecnologici

Banca dati anagrafica edeconomico-finanziaria delleimprese locali, risultati di indaginecampionaria

Dati raccolti attraverso CCIAA, Associazioni, BIC ecc. Dati raccoltiattraverso questionari

Sensibilizzazione delle PMI sull'uso dellenuove tecnologie

Numero di imprese partecipantialle iniziative promosse, Numero

di contatti con imprese, Numerodi reichieste, Numero di accessial web-site

Schede di partecipazione alleiniziative. Schede contatto con

imprese. Contatore accessi web.Numero e-mail inviate e ricevute

Risultati

Erogazione di servizi alle impresesull'innovazione tecnologica

Numero di consulenze erogate Reporting consulenti. Schedeconsulenza

Sufficiente grado di interessedelle imprese all'utilizzo dinuove tecnologie. Condizionidi mercato favorevoli per investimenti in nuovetecnologie





14

DESCRIZIONE(Logica di intervento)

INDICATORI FONTI DI VERIFICA IPOTESI(Condizioni di base)

1. INDAGINE SUI FABBISOGNI

TECNOLOGICI DELLE IMPRESE

Dati statistici raccolti, Numero

imprese del campione, numero diquestionari compilati, risultatidell'indagine

Fonti statistiche rilevanti, Campione,

Questionari, analisi campionaria,report, banca dati delle imprese

1.1 Raccolta e analisi dati statistici

1.2 Costruzione banca dati anagraficadelle imprese

1.3 Costruzione campione

1.4 Predisposizione questionario

1.5 Organizzazione e Briefing Equipe di

Rilevatori

1.6 Somministrazione questionari

1.7 Raccolta e analisi dati

1.8 Reporting

1.9 Aggiornamento banca dati

2 FORMAZIONE AGENTI DI SVILUPPOTECNOLOGICO

Numero di soggetti selezionati,Ore di formazione, numeroformati, risultati ottenuti

Documentazione corsuale,valutazioni docenti

2.1 Selezione formatori

2.2 Preparazione corso e materialedidattico

2.3 Briefing formatori

2.4 Selezione agenti sviluppo

2.5 Formazione agenti sviluppo

3 MATERIALE INFORMATIVO … …

3.1 Materiale cartaceo

3.2 Brochures

3.3 Newsletters3.4 Aggiornamento web-site

4 INIZIATIVE DI SENSIBILIZZAZIONE

4.1 Contatti con imprese

Numero partecipanti, numerocontatti, invii e-mail

Schede di partecipazione, schedecontatto, e-mail ecc.

4.2 Sportello informativo

4.3 Organizzazione workshops

4.4 Comunicazione media

4.5 Invio newsletters e info via e-mail

Attività

5 EROGAZIONE SERVIZI PER LE

IMPRESE

Numero consulenze, numero

contatti

Schede contatto, reports, banca dati

delle imprese

Sufficiente grado di

partecipazione delle imprese,disponibilità a fornireinformazioni, disponibilità didati statistici, professionalità edisponibilità di rilevatori.Disponibilità di formatorispecializzati e diprofessionalità da formare eimpiegare come agenti disviluppo tecnologico, ecc.





15

5.1 Consulenze presso imprese a curadegli agenti di sviluppo tecnologico

5.2 Reporting

5.3 Monitoraggio delle imprese insediate

(follow-up)

6 COORDINAMENTO EMONITORAGGIO DEL PROGETTO

Indicatori quantitativi e qualitativi Reports

6.1 Coordinamento

6.2 Monitoraggio

7 DISSEMINAZIONE RISULTATI

7.1 Conferenza stampa finale

Numero partecipanti, numerocontatti, invii e-mail

Schede partecipazione, Articoli, Website, Reports ecc.

7.2 Convegno finale

7.3 Diffusione risultati on-line PrecondizioniScarsa competivitità dellePMI tradizionali del sistemalocaleElevato potenziale dicrescita delle impreseScarso utilizzo delle nuovetecnologie





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3: Esempio di diagramma di GANTT

Le attività previste nel Quadro Logico sono state quantificate temporalmente e rappresentate in un diagramma di GANTT. Dato il carattere

puramente esemplificativo del caso proposto, il GANTT viene qui rappresentato in forma sintetica per macro-attività o workpackages, ma in uncaso reale dovrebbe essere dettagliato per tutte le sotto-attività previste.

ID Nome attività

1 INDAGINE SUI FABBISOGNI TECNOLOGICI DELLE IMPR

2 FORMAZIONE AGENTI DI SVILUPPO TECNOLOGICO

3 MATERIALE INFORMATIVO

4 INIZIATIVE DI SENSIBILIZZAZIONE

5 EROGAZIONE SERVIZI PER LE IMPRESE

6 GESTIONE E MONITORAGGIO DEL PROGETTO

7 DISSEMINAZIONE RISULTATI

Tri 1 Tri 2 Tri 3 Tri 4 Tri 1 Tri 2 Tri 3 Tri 4 Tri 1 Tri 2 Tri 3 Tri 4

2001 2002 2003

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