Project Management, questo sconosciuto!

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32 | gennaio 2017 Project Management, questo sconosciuto! Project Management: l’approccio corretto per applicarlo in azienda Premessa Ricordo una vignetta in cui il Project Management era paragonato al “sesso all’età adolescenziale”: tutti ne parlano, tanto che sembra che tutti “lo facciano”, allo- ra tutti dichiarano di farlo, ma in realtà nessuno sa come farlo! Mi fece sorridere, ma ancora oggi vi trovo un fondo di verità, pensando alle molte persone che lo dichiarano fra le proprie competenze (lo si trova quasi sempre nei curricula!), ma poi approfondendo... Il Project Management come buon senso applicato Ma qual è la questione? Viene inteso in maniera distorta o proprio non c’è un’idea chiara di cosa sia? È proprio così difficile capire di cosa si tratti? È possi- bile darne una definizione facile ed immediata? La mia risposta è sì, è molto facile: il Project Manage- ment è buon senso applicato! Di fronte a quest’affermazione mi aspetterei una rea- zione del tipo: “Allora è vero che ce l’hanno tutti, basta avere buon senso!”. Consideriamo però che la definizione diventa meno banale quando ci si sofferma sulla parola “applicato”, e la si intende in maniera rigorosa, non come un buon proposito, che poi lascia il tempo che trova. E allora le cose cambiano. Come spunto di riflessione amo citare il Manzoni, che scriveva “Il buon senso c’era; ma se ne stava nascosto per paura del senso comune”. Ed è proprio qui la differenza, anche oggi, nella vita professionale tanto quanto nella vita privata, nell’af- frontare progetti tutti noi vorremmo usare pienamen- te – e fino in fondo – il buon senso, e invece usiamo l’abitudine, il consueto, … il senso comune, appunto. Tanto che invece di “gestire” i progetti, li rincorriamo affannosamente o il più delle volte ne veniamo travolti e li subiamo. Concentriamoci sul contesto lavorativo: il Project Management è un approccio strutturato alla gestio- ne di progetti (non le operations, che sono diverse), che poggia sul buon senso, cioè sul fatto che ci sono approcci, metodi, processi, tecniche e strumenti, che negli anni si sono dimostrati più che validi, per far in modo che i progetti siano completati con successo, cioè con la qualità desiderata, nei tempi e nei costi pattuiti. Nulla di più. Mi trovo spesso a dialogare con persone, ma anche organizzazioni intere, convinte che per gestire i pro- getti ci voglia “solo” determinazione (o esasperata perentorietà!), clausole contrattualistiche, molta fur- bizia, … o addirittura basti un software! La mia opinione è diversa, e condivisa da molti colle- ghi che, come me, dopo aver provato a gestire progetti come appena descritto, hanno capito che non funzio- na, si fatica da morire e si producono scarsi risultati. Quando avvertiamo come sintomo che i progetti sono sempre in ritardo, i costi esplodono, si fanno e rifan- no le cose, insomma, quando manca il controllo delle

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32 | gennaio 2017

Project Management, questo sconosciuto!

Project Management: l’approccio corretto per applicarlo in azienda

Premessa

Ricordo una vignetta in cui il Project Management era paragonato al “sesso all’età adolescenziale”: tutti ne parlano, tanto che sembra che tutti “lo facciano”, allo-ra tutti dichiarano di farlo, ma in realtà nessuno sa come farlo!Mi fece sorridere, ma ancora oggi vi trovo un fondo di verità, pensando alle molte persone che lo dichiarano fra le proprie competenze (lo si trova quasi sempre nei curricula!), ma poi approfondendo...

Il Project Management come buon senso applicato

Ma qual è la questione? Viene inteso in maniera distorta o proprio non c’è un’idea chiara di cosa sia?È proprio così difficile capire di cosa si tratti? È possi-bile darne una definizione facile ed immediata?La mia risposta è sì, è molto facile: il Project Manage-ment è buon senso applicato! Di fronte a quest’affermazione mi aspetterei una rea-zione del tipo: “Allora è vero che ce l’hanno tutti, basta avere buon senso!”. Consideriamo però che la definizione diventa meno banale quando ci si sofferma sulla parola “applicato”, e la si intende in maniera rigorosa, non come un buon proposito, che poi lascia il tempo che trova. E allora le cose cambiano. Come spunto di riflessione amo citare il Manzoni, che scriveva “Il buon senso c’era; ma se ne

stava nascosto per paura del senso comune”. Ed è proprio qui la differenza, anche oggi, nella vita professionale tanto quanto nella vita privata, nell’af-frontare progetti tutti noi vorremmo usare pienamen-te – e fino in fondo – il buon senso, e invece usiamo l’abitudine, il consueto, … il senso comune, appunto. Tanto che invece di “gestire” i progetti, li rincorriamo affannosamente o il più delle volte ne veniamo travolti e li subiamo.Concentriamoci sul contesto lavorativo: il Project Management è un approccio strutturato alla gestio-ne di progetti (non le operations, che sono diverse), che poggia sul buon senso, cioè sul fatto che ci sono approcci, metodi, processi, tecniche e strumenti, che negli anni si sono dimostrati più che validi, per far in modo che i progetti siano completati con successo, cioè con la qualità desiderata, nei tempi e nei costi pattuiti. Nulla di più.Mi trovo spesso a dialogare con persone, ma anche organizzazioni intere, convinte che per gestire i pro-getti ci voglia “solo” determinazione (o esasperata perentorietà!), clausole contrattualistiche, molta fur-bizia, … o addirittura basti un software!La mia opinione è diversa, e condivisa da molti colle-ghi che, come me, dopo aver provato a gestire progetti come appena descritto, hanno capito che non funzio-na, si fatica da morire e si producono scarsi risultati.Quando avvertiamo come sintomo che i progetti sono sempre in ritardo, i costi esplodono, si fanno e rifan-no le cose, insomma, quando manca il controllo delle

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ORGANIZZAZIONE E RISORSE UMANE

cose e delle persone, la diagnosi è “carenza di Project Management”, quello vero.Qual è la cura? Beh, confrontarsi con chi lo sa fare dav-vero, con un pizzico di umiltà, magari studiare un po’, provare un approccio diverso (quello giusto), applicarsi e vedere che funziona, caspita se funziona!Attenzione, il Project Management non è una bacchet-ta magica, e soprattutto non è un rimedio efficace se i progetti sono già compromessi, in quei casi si riuscirà al massimo a contenere i danni.

Gli approcci corretti al Project Management

Ma quali sono gli approcci corretti per innescare un cambiamento? Quali gli ostacoli? Eccone una carrellata:• il Project Management richiede un cambio di

approccio, soprattutto per le persone cosiddette “d’azione”, quelle che cominciano subito a fare, piuttosto che pianificare il come fare. Pianificare bene un progetto, piuttosto che buttarvisi a capofitto, fa risparmiare soldi e tempo!

• il Project Management è un metodo, anche standardizzato, di gestire attività, ma va adattato al contesto, al settore, al tipo e alla dimensione

di progetto. Tutte le organizzazioni beneficiano dell’introduzione di metodi che aumentano l’effi-cacia (raggiungimento di obiettivi) e l’efficienza (non sprecare risorse), vanno però contestualizza-ti, non usati a caso;

• il cambiamento toccherà diversi comportamen-ti ed è bene che avvenga in maniera graduale, e non tutto insieme. Altrimenti il rischio è che forzando le cose si “ingessi” l’organizzazione e quindi si salti alla conclusione – errata – che il Project Management non funziona;

• l’intera organizzazione deve essere coinvolta nel cambio di approccio; il progetto è costituito da un insieme di attività condotte da diverse persone all’interno dell’azienda, evitando incom-prensioni e modi di operare incoerenti, altrimenti si genera solo confusione. Il Project Management serve per fare chiarezza, a beneficio di tutti;

• il Project Management non deve essere confuso con l’uso di un software di gestione progetti; i software o strumenti in genere supportano un metodo condiviso; essi sono utilissimi, spe-cialmente quando i progetti hanno dimensioni rilevanti, ma non possono sostituire il metodo, la corretta comunicazione, il ragionamento, … il buon senso!

• infine è determinante il supporto dei vertici aziendali nell’infondere carica e spinta al cam-biamento. È necessario un contributo illuminato, in mancanza del quale la macchina progettuale avrà il freno a mano tirato.

Il Project Management, quando viene percepito come scomodo?

Aggiungo qualche considerazione, poiché nella mia esperienza ho notato che ci sono casi in cui il Project Management – a torto – può essere percepito come scomodo.I casi principalmente sono:

• quando si temono i controlli formali, la supervi-sione, che possono mettere in evidenza lacune di competenza o scarsa volontà. Il Project Man-agement toglie gli equivoci e chiarisce il “chi fa che cosa”, e questo - mi chiedo - non è un bene?!;

• quando si preferisce lavorare in maniera creati-va, fantasiosa, libera; il Project Management, per quanto flessibile, innegabilmente ha com-ponenti di rigidità e ciò comporta che alcune at-tività siano condotte con rigore. Ma vorrei tran-quillizzare, proprio e solo nelle attività in cui è

Il Project Management è un approccio strutturato alla

gestione di progetti che poggia sul buon senso, cioè sul fatto che ci sono approcci,

metodi, processi, tecniche e strumenti, che negli anni si sono

dimostrati più che validi

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meglio non usare creatività!• quando la direzione teme di perdere il controllo,

perché il Project Management prevede che og-nuno si assuma la propria responsabilità, con

delle opportune deleghe, che rendono il tutto efficace ed efficiente, liberando tempo e au-mentando i risultati.

Nonostante sia forte il desiderio di far meglio le cose,

Ing. Cristiano OttavianIngegnere gestionale, con-sulente e formatore presso aziende, trainer in Business School. Già direttore di una Cor-porate Academy, progetta e real-izza percorsi formativi a suppor-to dell’efficacia ed efficienza dei modelli di business. In ambito Project Management è certifi-

cato PMP, Prince2. Associato al PMI e membro del comitato editoriale del PMI-Northern Italy Chapter. Co-autore de “Il Glossario dei termini di Project Management”. Si occupa di innovazione, sviluppo prodotto e pro-cesso, cambiamento organizzativo e ottimizzazione di processi, progettazione della distribuzione di prodotti e servizi. Conduce progetti in aziende di diversi settori, in Italia, in Europa e Medio Oriente.

è normale che l’abitudine sia più forte, e che la quotid-ianità ed il contesto inducano a ripetere le stesse cose nel medesimo modo, anche gli errori.Alcune resistenze al cambiamento sono naturali e logiche, altre emozionali e irrazionali. Per fornire un semplice aiuto a superare questa “paura dell’ignoto”, pensiamo a questo: se il Project Management (quello vero!) non migliorasse le cose, cioè producesse qualità deprecabile, scadenze non rispettate, costi fuori con-trollo, allora, perché se ne parla tanto? Certo, implica un po’ di impegno, ma sembra ne valga proprio la pena.Tornando alla metafora e provocazione iniziale, forse è il caso di provare a farlo davvero, e magari ci piace e ci darà soddisfazione!

Il Project Management richiede un cambio di approccio, soprattutto

per le persone cosiddette “d’azione”, quelle che cominciano

subito a fare. Pianificare un

progetto, piuttosto che buttarvisi a

capofitto, fa rispar-miare soldi e tempo!

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