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Introduzione al Project Management

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• Presentazione e introduzione

• Il Progetto

• Differenze e analogie fra Progetto, Programma e Portfolio

• Vincoli di un Progetto

• Fasi di un Progetto

• Project Charter e Gestione degli Stakeholders

• Cenni sul Rischio

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• Presentazione ed introduzione

• Il Progetto






Cos’è il Project Management

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Applicazione di conoscenze, capacità,

strumenti e tecniche alle attività di progetto

per soddisfarne i requisiti.

La guida al PMBOK® contiene lo standard per gestire la

maggior parte dei progetti, la maggior parte delle volte, in

molti tipi di settori di mercato.

E’ l’insieme delle conoscenze riguardanti principi,

tecniche e strumenti (tools) utilizzati nella

pianificazione, esecuzione, monitoraggio, controllo

e revisione dei Progetti.

Storia del Project Management

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Anche se non c’è una documentazione disponibile, sicuramente qualche strumento di project

management rudimentale esisteva anche nel passato, infatti le grandi opere di costruzione

dovevano in qualche modo rispettare i tempi definiti dal committente.

In tutte le grandi opere dell’antichità, si riscontra come fattore critico di successo la

valutazione delle capacità di sostenere lo sforzo del progetto e il dimensionamento di ciò che

si deve realizzare in funzione delle forze a disposizione:

oggi questo viene chiamato “SCOPE AND RESOURCE MANAGEMENT”.

Le testimonianze del passato portano a concludere che storicamente ogni civiltà che ha

realizzato grandi opere ha sviluppato delle strutture organizzative ad hoc fino a affermare

che: più il progetto è stato un successo, migliore dev'essere stata

l'organizzazione per gestirlo.

Storia del Project Management

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Prima del 1900

Sistemi non documentati di pianificazione

Inizio 1900

Henry Laurence Gantt (20 maggio 1861 – Montclair, 23 novembre 1919),

amico di F. Taylor (padre dello Scientific Management), mette a punto una

tecnica di rappresentazione grafica del processo produttivo utilizzando barre

temporali che vengono calendarizzate e che non mostrano legami logici

apparenti.

Fine 1930

Procter&Gamble introduce i product manager nella struttura organizzativa con

l’intento di avere manager in grado di gestire tutto il ciclo di vita di un prodotto.

Periodo 1940 -:- 1945

E’ avviato il progetto Manhattan, programma di ricerca e sviluppo in ambito

militare che portò alla realizzazione delle prime bombe atomiche durante la

seconda guerra mondiale. In quell’occasione viene nominato un Project

Manager che coordina diversi ricercatori di tutto il mondo e che ha l’obiettivo di

coordinarne le attività e risolvere i conflitti. Nel massimo momento di picco delle

attività vi lavoravano 120.000 persone e coprivano 21 ore su tre turni.

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• Il Progetto

• Differenze ed Analogie fra Progetto, Programma e Portfolio





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Cosa significa "Progetto"

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In latino pro vuol dire in avanti, a favore di.

• Progresso: movimento in avanti (pro…gréssus, passo in avanti, lat. gradi )

• Processo: andare avanti, camminare avanzando (pro…cedere, avanzare avanti)

• Produrre: condurre innanzi, portare fuori (pro…ducere, condurre avanti)

Pro…getto, da pro…jacere vuol dire gettare in avanti.

Significa "ciò che si ha intenzione di fare in avvenire".

In Inglese «Project» – to project – verbo transitivo «proiettare»

Cos’è un Progetto

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Un insieme di attività non ripetitive (non di routine):

• Finalizzate al raggiungimento di un obiettivochiaro e definito

• Con tempi, costi e qualità individuate

• Svolte utilizzando risorse (umane e non)• Tipicamente le risorse umane impegnate costituiscono un pool di

risorse aventi profili ben definiti e sono impegnate in uno sforzo(lavoro) congiunto

• Il lavoro svolto dalle risorse umane viene indicato mediante la

parola inglese “effort” (sforzo)

Caratteristiche del Progetto

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• Rappresenta un “effort” complesso: molti tasks diversi

• Produce risultati specifici in un tempo e con un budget stabiliti

• Richiede il lavoro (“effort” - sforzo) di diversi specialisti

• Differenza fra un progetto e il suo prodotto –un progetto e’ il processo di creazione di un nuovo

risultato finale: il prodotto

• Ha un punto di inizio e un punto di fine

• Un progetto è un insieme delle attività necessarie a produrre qualcosa di unico (un prodotto/servizio)

Il Progetto secondo il PMI

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• Un progetto è una iniziativa temporanea intrapresa per

creare un prodotto, un servizio o un risultato con

caratteristiche di unicità.

• Temporaneo: ha un inizio ed una fine determinati

• Prodotto, servizio o risultato: ha un obiettivo ben preciso

• Unicità: si propone di fare qualcosa di unico ed irripetibile

Alcune definizioni

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EFFORT

Significato: sforzo, (fatica), lavoro, (opera)Si misura in ore*uomo, oppure in giorni*uomo, ecc.Quindi è una misura delle risorse necessarie per portare atermine una certa attività.

ELAPSED

Significato: scivolato via, (periodo), trascorso - tempo

ENTRO QUANTO (tempo) prevedo di realizzare … ?

rappresenta l’INTERVALLO di tempo massimo entro ilquale si prevede di completare un’attività di progetto.

Si misua in ore, giorni, settimane, mesi ecc.


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• Un insieme di attività (individuali o collettive) che puntano al raggiungimento di un risultato definito e che comportano l’esecuzione di un insieme di passi

• Un progetto richiede: Pianificazione

Budget

Tempo (durata)

Risorse

Meccanismi di controllo


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• Unicità del prodotto

La definizione dei “deliverables” del progetto è unica

Le condizioni della loro creazione sono uniche

Entrambe le cose

• Vincoli sul processo

• Un fattore limitante che influisce sull’esecuzione di un progetto

I fondi sono limitati (e dunque le risorse)

I requisiti (il che cosa) sono ben definiti

Il tempo è limitato

Perché i progetti falliscono?

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• Piani irrealistici

• Staffing insufficiente/inesperto

• Ambito (requisiti) instabile a causa

di cambamenti in corso d’opera

• Cattiva qualità (reale e percepita)

• Cattiva comunicazione

• Pressioni esterne

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• Il Progetto






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Definizione di Programma

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Un Programma è definito come un insieme di progetti correlati, gestiti in

modo coordinato al fine di ottenere benefici e controllo non possibili nella

gestione individuale dei singoli progetti. Un progetto può far parte o meno

di un programma ma un programma avrà sempre dei progetti al suo interno

(Fonte PMBOK® 5th Edition par. 1.4.1)

Esempio: sistema di telecomunicazioni satellitari con progetti per:

• la progettazione del satellite e delle stazioni terrestri

• la costruzione di ciascuna di queste

• l’integrazione del sistema

• il lancio del satellite

Definizione di Portfolio

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Un Portfolio («portafoglio») di progetti è un insieme di progetti o

programmi e altri lavori che vengono raggruppati per facilitare la gestione

efficace del lavoro complessivo, allo scopo di raggiungere gli obiettivi

strategici di un’organizzazione. I programmi o progetti del portfolio

possono non essere interdipendenti o direttamente collegati.

(Fonte PMBOK® 5th Edition par. 1.4.2)

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• Il Progetto





• Concetto di Rischio

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Vincoli di un Progetto

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TempiQuasi tutti i progetti hanno un senso purchévengano realizzati entro tempi determinati

CostiQuasi tutti i progetti devono tenere conto divincoli di budget

QualitàRispetto dei requisiti posti (il «che cosa»).

Un progetto nasce per il conseguimento di unobiettivo principale: realizzare unprodotto/servizio che abbia ben determinatirequisiti

Triple Constraint

Il concetto di Baseline

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La Baseline di un Progetto rappresenta il punto di partenza in termini di Tempi – Costi – Qualità pianificati. Sarà il punto con cui bisogna sempre confrontarsi.

Durante l’intera durata di un progetto la Baseline può sempreessere cambiata (per vari motivi), l’importante è che:

- Non esistano 2 Baseline attive allo stesso tempo

- Che i cambi di Baseline siano stati autorizzati dal Change Control Board (Comitato di Gestione delle Modifiche) -Gruppo formalmente riconosciuto responsabile della revisione, valutazione, approvazione, rinvio o rifiuto delle modifiche al progetto nonché della registrazione e comunicazione di tali decisioni

Vincoli di un Progetto ….

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QUALITA’ – AMBITO (CHE COSA)Cosa dobbiamo realizzare?Rappresenta l’obiettivo principale (tecnico e operativo) daraggiungere: il motivo per cui viene effettuato il progetto.

TEMPO (QUANDO)In quanto tempo dobbiamo completare il lavoro?Rappresenta l’obiettivo temporale da raggiungere.(Quali sono le attività da svolgere, quali risorse dobbiamocoinvolgere)

COSTO (QUANTO = CHI, QUANTO EFFORT, QUALICOSTI)Di quali risorse abbiamo bisogno, per quanto tempo, …quanto costano?Rappresenta l’obiettivo economico da raggiungere.

… e Compromesso tra i Vincoli

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CostoTempo

Qualità

Veloce

Alta

Bassa

NonEsiste

Economico

Metodi per la definizione degli obiettivi di un Progetto

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Gli obiettivi di un progetto devono sempre superare la

griglia di valutazione della tecnica SMART

Specific: quali output principali compongono il progetto

Measurable: come misurare se raggiungiamo gli obiettivi

Achievable: è raggiungibile e condiviso tra le parti

Realistic: può essere raggiunto date risorse, tempo e skill

Time - constrained: sono definiti gli obiettivi temporali

SMART

SPECIFIC Project: un esempio

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Obiettivi specifici focalizzano l'attenzione delle persone. Inmancanza di un obiettivo specifico, l'attenzione delle personepuò frammentarsi tra troppi obiettivi possibili.

Voglio incrementare i ricavi dell’aziendaeffettuando 10 vendite in più per settimana.

MEASURABLE Project: un esempio

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Gli obiettivi devono essere misurabili in modo da avereevidenza tangibile del loro raggiungimento.

Voglio incrementare i ricavi dell’azienda del20% effettuando 10 vendite in più persettimana.

ACHIEVABLE Project: un esempio

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Un obiettivo è raggiungibile se coincide con qualcosa che si sadi poter fare.

Voglio incrementare i ricavi dell’azienda del 20%effettuando 10 vendite in più per settimana. Nell’ultimoquarter l’incremento è stato del 15%, quindi non dovrebbeessere così dura.

REALISTIC Project: un esempio

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Se potessi sfornare 1000 pizze in un giorno questo potrebbeessere non rilevante se il mio business è l’autolavaggio.

Voglio incrementare i ricavi dell’azienda del 20%effettuando 10 vendite in più per settimana. Venderemo ilsoftware che produciamo. Nell’ultimo quarter l’incrementoè stato del 15%, quindi non dovrebbe essere così dura.

TIME-BASED Project: un esempio

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Voglio incrementare i ricavi dell’azienda del 20% questoquarter effettuando 10 vendite in più per settimana.Venderemo il software che produciamo. Nell’ultimo quarterl’incremento è stato del 15%, quindi non dovrebbe essere cosìdura.

Senza una data fine è molto facile trovarsi fuori obiettivo o lasciarlomorire. Oltre la data fine sarebbe opportuno fissare anche short-termmilestones in modo da potersi aiutare nella verifica degli avanzamenti.

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• Il Progetto






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Fasi (Phases) o Gruppi di Processi di un Progetto

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Initiating Planning

Executing

Monitoring &

Controlling

Closing

I gruppi di processi sono collegati tra loro attraverso gli output che SONO prodotti. L'output di un processo diventa generalmente un input per un altro processo o costituisce un risultato del progetto, del sotto-progetto o della fase di progetto.

La fase di Monitoring & controlling introduce il concetto di ciclicità

Fasi di un Progetto: costo e staffing

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Costo e staff del personale non sono costanti durante il ciclo di vita del progetto

Fasi di un Progetto: effort

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Beginning EndTime

Initiating Planning ExecutingMonitoring &

Controlling Closing

I gruppi di processi (Initiating, Planning, Executing, Monitoring & Controlling e Closing) del Project Management, sono attività con sovrapposizioni che si manifestano durante tutto il corso del progetto.

Fasi (Phases) di un Progetto: deliverables

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Initiating Planning

ExecutingMonitoring

& Controlling

Closing

• Project Charter

• Stakeholder Matrix

• Stakeholder Analysis• Project Plan(s)

• Piano della Comunicazione

• WBS

• WBS Dictionary

• Diagramma di rete

• Risk Matrix

• S-Curve

• RACI Matrix

• Change Request

• Earning ValueManagement

• Lessons Learned

• Baseline Change Log

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• Il Progetto






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Fasi (Phases) di un Progetto: Initiating

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• Individuazione della struttura organizzativa

• Definizione degli obiettivi del progetto

• Individuazione del processo di sviluppo (ciclo di vita)

• Produzione della Project Charter

La Project Charter

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E’ il documento che rappresenta

l’ufficializzazione del Progetto.

Definisce gli eventi scatenanti, i principali

obiettivi, rischi e vincoli del progetto.

Ufficializza il Project Manager.

La Project Charter: perché!

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• Per ufficializzare l’avvio del Progetto

• Per dare delega al Project Manager

• Per chiarire a tutti il perché dell’avvio del Progetto

• Per ufficializzare gli obiettivi del Progetto

• Per permettere a tutti di riferirsi in maniera inequivocabile ed

omogenea al Progetto

Esempio (riduttivo) di Project Charter

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Progetto … … … …

FINALITA’ DEL PROGETTO

BISOGNI DEL CLIENTE DA SODDISFARE

CRITERI DI SUCCESSO DEL PROGETTO

PROCESSO DI APPROVAZIONE DEI DELIVERABLE

RISCHI

TARGET DI TEMPO E COSTO

INDICAZIONE DEGLI STAKEHOLDER E DELLE RISORSE

NOMINATIVO DEL PM ASSEGNATO

Gli Stakeholders

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• Definizione: Individuo, gruppo od organizzazione che può

influenzare, essere influenzato/a o percepirsi interessato/a da una

decisione, attività o risultato del progetto

• Gli stakeholder sono persone od organizzazioni coinvolti nel progetto o i cui

interessi possono influenzare l’esito del progetto.

• Identificare gli stakeholder all’inizio del progetto significa analizzare le loro

esigenze, aspettative e capacità di influenzare sul progetto e sui deliverable.

• Si definisce una strategia di gestione di ciascun stakeholder per

massimizzare le influenze positive e ridurre i potenziali impatti negativi.

• Il grado di complessità di un progetto è basato anche sul numero degli

stakeholder del progetto.

Gli Shareholders

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• Sono gli azionisti di una impresa, ossia coloro che ne posseggono quote

di capitale (investitori o finanziatori).

• Se uno o più individui sono Shareholder allora sono anche

Stakeholder!

• Il viceversa non è sempre vero.

Lo Sponsor

• Lo Sponsor è una Persona o un gruppo che fornisce risorse e supporto

per il progetto, programma o portfolio ed è il responsabile ultimo che

agevola il successo del progetto

Definisce un comitato di persone con compiti decisionali di tipostrategico.

Lo Steering Committee (SC) può comprendere:

- membri del Top Management dell'azienda

- eventuali membri di società esterne incaricate dellarealizzazione del progetto o di fasi dello stesso

- membri del Committente

Il PM può essere parte dello SC oppure può essere convocatodi volta in volta. Le modalità operative con cui opera lo SCsono descritte nel Capitolato e nella Project Charter.

Steering Committee (Comitato Guida)

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Nel caso di un progetto che abbia origine da un bando di gara, allora le modalità operative dello SC sono (tipicamente) descritte nel capitolato di gara

Esempi di Stakeholders

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• Il Project Manager

• Il team di progetto

• Il Top Management dell’azienda

• Il Comitato Guida

• Lo Sponsor

• Il Cliente o Committente

• Ciascun componente del gruppo che lavora al Progetto

• I Professori che vi accompagnano nei PMOGs

• I Tutor dei PMOGs

• Fornitori interni/esterni

• …

Perché è importante definire gli Stakeholder

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Gli Stakeholder devono essere identificati dal project management team

all’inizio del progetto in modo da sviluppare una strategia per coinvolgere

correttamente ognuno di loro per massimizzare le influenze positive

minimizzare gli impatti negativi. Stakeholder con obiettivi diversi o in

conflitto possono complicare la gestione da parte del PM.

Esempio di Stakeholder Register

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STAKEHOLDER REGISTER

Project Title: Date Prepared:

Name Position RoleContact

InformationRequirements Influence Power

Marchionne S. Chief AD +39456….. High

Individuazione e Classificazione degli Stakeholders

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Raccolta e analisi sistematica delle informazioni riguardanti gli

interessi da tenere in considerazione durante il progetto.

• Modello di salience: Potere / Urgenza / Legittimità

• Griglia potere / interesse

• Griglia potere / influenza

• Griglia influenza / impatto

Kick-off Meeting

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Il kick off meeting fa parte della preparazione del

progetto e segna l’inizio della fase esecutiva

Il kick off meeting può essere svolto in modi diversi, infatti se si

conoscono le risorse e queste vengono dedicate al progetto

allora è possibile riunirle e svolgere il kick off del progetto

illustrandone gli obiettivi.

Invece nel caso in cui il progetto non ha team ufficializzato si

può procedere con una comunicazione o ufficializzazione a livello

di comitato progetti.

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• Il Progetto






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Il concetto di rischio

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• Rischio: Situazione di incertezza condizionale o indefinita circa la possibilità di

un accadimento. Può trattarsi di un accadimento con conseguenze positive

(Opportunità) o negative (Rischio puro)

• Rischio di progetto: Esprime una situazione di incertezza relativa ad un

potenziale rischio che abbia conseguenze su un progetto.

• Evento: Ciò che può accadere, ovvero la trasformazione del rischio in un

accadimento certo

• Probabilità: Probabilità che l’evento si verifichi

• Impatto: Le conseguenze del verificarsi dell’evento con particolare riferimento

agli ambiti costo, tempo e qualità

Grazie.

Name: Giacomo Franco

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