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1 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Introduzione al Project Management Metodologia e Strumenti III edizione 2007/08

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1Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Introduzione al Project ManagementMetodologia e Strumenti

III edizione 2007/08

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2Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Contenuti del Corso

Impostazione del progetto;

Pianificazione delle attività, risorse e costi;

Coordinamento e controllo durante le fasi di realizzazione.

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3Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Chi siamo?

Ma prima di tutto …

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4Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Gestione di un’attività complessa, unica e di durata determinata rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito (scope) mediante un processo continuo di pianificazione di risorse differenziate con vincoli interdipendenti di:

• tempi

• costi

• qualità

Che cos’è il project management

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5Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Attività che risale al periodo di realizzazione delle grandi costruzioni dell’antichità:

• Piramidi in Egitto (XXVI sec a.c.)

• Colosseo (72 d.c.)

• Acquedotti dell’impero romano (144 a.c.)

Condotta senza tecniche di programmazione e di rappresentazione del processo produttivo

Cenni storici

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6Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

• H.L. Gantt all’inizio del secolo scorso definì una tecnica di rappresentazione del processo produttivo utilizzando barre temporali

• nel 1957 M. Walker definì il metodo CPM (Critical Path Method) per il controllo dei tempi di progetto

• nel 1958 venne sviluppata la tecnica PERT (Program Evaluation and Rewiew Technique) in ambito del progetto per la realizzazione dei sottomarini nucleari (progetto Polaris)

Cenni storici

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7Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Negli ultimi decenni il Committente ha imposto ai progetti vincoli sui tempi, costi e qualità sempre più rigidi in quanto:

• Prodotti e tecnologie diventano obsoleti in breve tempo

• Il fornitore deve confrontarsi con una concorrenza più vasta che spesso utilizza manodopera a basso costo

• Il cliente/utente è più smaliziato

Il P.M. ed i vincoli di progetto

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8Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Il risultato è che un elevato numero di progetti non riescono a rispettare i limiti previsti di budget o di tempo o non producono i risultati attesi.

Indagine dello Standish Group, basata su un campione di 28.000 progetti e pubblicata da Computer Weekly il 9 luglio 1998, fornisce questi risultati:

• progetti riusciti: 26%

• progetti chiusi con notevole ritardo sui tempi, e/o costi imprevisti, e/o funzionalità inadeguate: 46%

• progetti falliti: 28%

Totale? 74% di mancati successi

Il P.M. ed i vincoli di progetto

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9Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

• Nel 2000 la spesa per l’informatica nella Pubblica Amministrazione Centrale è stata di 2578 miliardi, 1028 dei quali sono stati sottoposti a monitoraggio.

• La maggior parte dei contratti di importo inferiore a 25 milioni di Euro non è sottoposta a monitoraggio.

• Il controllo di questi contratti richiede un elevato numero di risorse qualificate.

I progetti nella Pubblica Amministrazione

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10Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Se un progetto può andare male, lo farà.

Corollari1. Nessun progetto è facile come sembra

2. Tutti i progetti richiedono più tempo di quanto si pensi.

3. Se c'è la possibilità che varie attività vadano male, quella che causa il danno maggiore sarà la prima a farlo.

4. Se si prevedono quattro possibili modi in cui un progetto può andar male, e si prevengono, immediatamente se ne rivelerà un quinto.

5. Lasciati a se stessi i progetti tendono ad andare di male in peggio.

6. Non ci si può mettere a fare una attività senza che qualcun'altra non vada fatta prima.

7. Ogni soluzione del project manager genera nuovi problemi.

8. I cretini sono sempre più ingegnosi delle precauzioni che i project manager prendono per impedirgli di nuocere.

9. Se in un progetto vi è una pecca, madre natura riuscirà sempre a scovarla.

10. Madre natura è una put....

Legge di Murphy sul Project Management

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11Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Versione relativistica della legge di Murphy

Tutto va male, in un progetto, nello stesso tempo

Chiosa di O'Toole alla legge di Murphy

Murphy era un ottimista

Settima variante di Zymurgy alla legge di Murphy

Quando piove su un progetto, diluvia.

Terza legge di Chisholm

Le proposte sono sempre capite dal team in maniera diversa da come le concepisce il project manager.

Corollari

1. Se si spiegano le cose al Team di progetto in maniera tale che nessuno possa non capire, qualcuno non capirà.

2. Se si fa qualcosa con l'assoluta certezza dell'approvazione del Team, a qualcuno non piacerà

3. Se si vuol mettere il responsabile di una attività di fronte al fatto compiuto, il fatto non si verificherà

Prima legge di Scott

Qualsiasi cosa vada male in un progetto, avrà probabilmente l'aria di andare benissimo.

Prima legge di Finaglie

Se un progetto è nei tempi, qualcosa è andato male

Legge di Pudder

Il progetto che ben comincia, finisce male.

Il progetto che comincia male, finisce peggio.

… e se non bastasse …

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12Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

I Progetti

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13Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

I fattori critici di successo del progetto:

• Studio di fattibilità (requisiti, vincoli, stima delle dimensioni del prodotto, risorse, costi, benefici, ecc.)

• Organizzazione del progetto (gruppi di lavoro, comunicazione, ciclo di vita, rapporti con il committente)

• Risorse umane e strumenti

Il P.M. ed i vincoli di progetto

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14Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Rispetto ad altri tipi di progetto hanno alcune specifiche caratteristiche:

• Invisibilità - Il software non è facilmente visibile come per esempio un ponte, un impianto chimico o una vettura

• Complessità - A parità di costo mediamente i progetti software risultano più complessi anche per l’elevato coinvolgimento dell’utente nelle fasi alte del progetto

• Flessibilità - facilità di modificare il prodotto sia in corso d’opera che a fine realizzazione

I progetti di produzione del software

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15Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Due tipologie principali di progetti:

• Sistemi informativi caratterizzati dal fatto che dialogano con l’organizzazione

• Sistemi industriali con interfaccia verso la macchina (sistemi operativi,sistemi di controllo di processo)

Processi di produzione adatti per sviluppo di un tipo sistema non sono spesso efficaci per l’altro

I progetti di produzione del software

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16Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Chi è?

Cosa fa?

Il Project Manager

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17Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

impostazione

controllo

chiusura

pianificazione

esecuzione

Le fasi di progetto

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18Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

• Impostazione del progetto:

• individuazione della struttura organizzativa • definizione degli obiettivi del progetto • individuazione del processo di sviluppo (ciclo di vita)

• Pianificazione:

• definizione delle attività e sequenza • stima dell’impegno di risorse• definizione di compiti e responsabilità• stima della durata delle attività

Le fasi di progetto

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19Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

• segue Pianificazione:

• schedulazione delle attività • stima dei costi• preparazione del piano di progetto• pianificazione della qualità• pianificazione delle comunicazioni• pianificazione dei rischi

Le fasi di progetto

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20Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

• Esecuzione delle attività:

• acquisizione e allocazione delle risorse di progetto• esecuzione delle attività nel rispetto della schedulazione• distribuzione delle informazioni• assicurazione della qualità• gestione della configurazione

Le fasi di progetto

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21Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

• Controllo:

• stato avanzamento dei lavori• controllo dei costi • controllo della qualità dei prodotti• controllo dei rischi • azioni correttive

Le fasi di progetto

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22Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

• Chiusura del progetto:

• verifica del soddisfacimento di tutti gli obblighi contrattuali• ordini di chiusura attività continuative (es. erogazione servizi)• trasferimento del personale e chiusura locali• consegna dell’archivio di progetto• analisi dei risultati

Le fasi di progetto

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23Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Le fasi di progetto

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24Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

• Per funzione: non è assegnato personale allo specifico progetto e non c’è un coordinatore delle attività;

• Per progetto: esiste un coordinatore (project manager) a tempo pieno ed il personale che opera sul progetto dipende direttamente da esso;

• A matrice: esiste un coordinatore a tempo pieno o parziale ed il personale che opera sul progetto è in parte assegnato al team di progetto.

Impostazione del progetto - struttura organizzativa

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25Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

O rg an izza z io n e p e r fu n zio ne

R iso rse um a ne A m m in istra z io ne

P rog e tta zio ne P ia n if ica z io ne P rod u zio ne A cq u is ti C o n tro llo p ro g e tti

D ire z ion e G en e ra le

Impostazione del progetto - struttura organizzativa

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26Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

O rg an izza z io n e p e r p rog e tto

A m m in istra z io ne R iso rse U m a ne

P rog e tto A P rog e tto B P ro ge tto C R ice rca e S vilu p po

D ire z ion e G en e ra le

Impostazione del progetto - struttura organizzativa

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27Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

O rg an izzaz io n e a m a trice

P ro ge tto A

P ro ge tto B

P ro ge tto C

R iso rse

P rog e tta zio ne P ia n if ica z io ne P rod u zio ne A cq u is ti C o n tro llo p ro g e tti

D ire z ion e G en e ra le

Impostazione del progetto - struttura organizzativa

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28Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Tipo di organizzazione Caratteristiche Pregi Difetti

Per funzione

- Compiti e ruoli rigidi- Un solo diretto superiore- Specializzazione professionale

- centralizzazione di risorse simili

- Scarso coordinamento nell'ambito del progetto,- scarso coinvolgimento delle risorse (il progetto transita in più aree)

Per progetto

- Risorse allocate al team fino a conclusione del progetto

- Buon coordinamento e comunicazione all'interno del team- elevata autorità del project manager

- Poco efficiente utilizzo delle risorse

A matrice

- Centralità del progetto- partecipazione al progetto delle diverse funzioni aziendali- due superiori diretti

- Ottimizzazione delle risorse

- Conflitti tra project manager e Functional manager

Impostazione del progetto - struttura organizzativa

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29Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

• Prodotto/servizio da realizzare (definizione dei requisiti)

• a quali costi

• in quanto tempo

• con quale livello qualitativo

La fonte di riferimento è il contratto il quale non sempre definisce in modo sufficientemente chiaro tutti gli obiettivi. Alcuni obiettivi possono essere impliciti e riguardano le aspettative inespresse del cliente. L’utenza specifica nel dettaglio gli obiettivi.

Impostazione del progetto - Individuazione degli obiettivi

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Cosa dovrebbe fare ?

Quanto costerà ?

Qual è la strategia da adottare?

Come verrà organizzato ?

Quanto tempo impegnerà ?

Esistono prodotti simili in sviluppo o già operativi ?

Qual è il piano di spese ?

Che durata avrà il processo di sviluppo ?

Come sarà il service/maintenance e quali sono le garanzie ?

Esiste una infrastruttura di supporto ?

Quali supporti esterni sono richiesti ?

Che prospettive di riuscita sono state individuate ?

Quale sistema di supporto lo manterrà in efficienza ?

Impostazione del progetto - Identificazione dei Requisiti

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31Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Impostazione del progetto - Identificazione dei Requisiti

Lavorare congiuntamente allo sponsor di progetto

Ottenere informazioni dettagliate delle esigenze

Dichiarare in modo esplicito i requisiti ed avere le opportune assicurazioni per quanto riguarda lo staffing di progetto e la sponsorship di progetto

Essere realistici; se un requisito può essere male interpretato, sarà male interpretato

Usare un documento di definizione dello scope di progetto

Se possibile, nella formulazione dei requisiti allegare immagini, grafici, modelli e altri riferimenti di questo tipo

Assicurarsi che i deliverable di progetto corrispondano ai requisiti richiesti

Definire le procedure di monitoraggio e controllo delle modifiche apportate ai requisiti

Informare il project staff e lo sponsor di progetto in merito alle problematiche relative alla definizione dei requisiti

Ottenere l’approvazione (firma) dello sponsor di progetto sulla definizione dei requisiti della baseline di progetto

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ContrattoAspettative inespresse del cliente

Aspettative dell’utenza

Obiettivi di progetto

Impostazione del progetto - Individuazione degli obiettivi

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33Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

• Chiari - Descrizione non ambigua, con pochi termini tecnici dei quali è illustrato il significato

• Misurabili - Devono prevedere una metrica ed un valore target

• Realistici - Deve essere raggiungibile il target degli obiettivi nel loro insieme (prodotto, tempi, costi, qualità)

Impostazione del progetto - Caratteristiche degli obiettivi

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34Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

• E’ il risultato dell’analisi dei fabbisogni del committente

• Si procede in modo incrementale fino a raggiungere il livello di precisione che elimini tutte le ambiguità

• Inizia con lo studio di fattibilità e si completa nel corso dell’esecuzione del progetto

• E’ un fattore critico di successo del progetto e coinvolge sia l’utente che il fornitore

Impostazione del progetto – I requisiti di prodotto

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35Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Definizione chiara ed univoca delle finalità progettuali

Fissare i confini dello scope di progetto

Essere per quanto possibile concisi

Identificare nomi e ruolo per le responsabilità

Definire in anticipo il flusso della documentazione e delle informazioni

Definire le aspettative per quanto riguarda la gestione delle variazioni progettuali, del budget e degli status report

Punto di riferimento “ufficiale” per il futuro del progetto

Impostazione del progetto – il Project Charter

Background e sommario del progetto

Obiettivi del progetto

Deliverable di progetto

Milestones

Assunzioni

Rischi

Risorse

Piano di Comunicazione

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Modelli di ciclo di vita del software:

• Incrementale:I requisiti del sistema sono definiti inizialmente ma il progetto è realizzato per parti successive;

• Evolutivo: Il progetto è realizzato per versioni successive. In ogni versione i requisiti possono essere variati.

Impostazione del progetto – Il ciclo di vita del progetto

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La scelta di un modello è basata sulla valutazione delle seguenti caratteristiche del progetto:

• Criticità delle scadenze;

• Incertezza dei requisiti;

• Complessità di realizzazione.

Impostazione del progetto – Il ciclo di vita del progetto

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38Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Una indicazione di massima:

• Progetti complessi - modello incrementale

• Progetti con requisiti incerti - modello evolutivo

• Progetti con scadenze critiche - modello incrementale o evolutivo

Modelli diversi richiedono diverse tecniche di progettazione, ambienti di lavoro e strumenti

Impostazione del progetto – Il ciclo di vita del progetto

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