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L’Azienda Digitale Viaggio nell'Italia che compete
Ottobre 2012
Realizzato da NetConsulting
per Repubblica Affari&Finanza e Samsung
Evento Territoriale di Perugia
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INDICE
1 Introduzione ...................................................................................................................... 3
1.1 Obiettivi e metodologia ................................................................................................ 3
2 Principali strategie delle aziende .......................................................................................... 5
3 L’adozione di soluzioni per la gestione dei documenti: driver e strategie ................................ 7
3.1 I principali driver e le aspettative .................................................................................. 7
3.2 Strategie di adozione ................................................................................................... 8
4 Aree maggiormente interessate dalla digitalizzazione e principali criticità ............................. 10
5 Il grado di utilizzo delle tecnologie per la digitalizzazione dei processi .................................. 12
6 Le dinamiche di investimento IT ........................................................................................ 16
7 L’impatto della digitalizzazione sui processi ........................................................................ 19
8 Conclusioni ...................................................................................................................... 23
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1 Introduzione
La crisi economica e quella finanziaria stanno avendo un impatto considerevole su qualunque
tipologia di business e gestione aziendale, condizionandone i risultati. Al tempo stesso, però,
rappresentano un forte driver per individuare ed eliminare inefficienze in passato spesso
trascurate, espressione di sprechi che si traducevano in costi ingiustificati, scarsa produttività dei
singoli, freni alla normale ed efficiente gestione dei processi. Tutte criticità che, oggi più che mai,
non possono essere trascurate e la cui risoluzione non può essere rimandata.
Queste criticità possono essere associate a vari ambiti aziendali e si possono indirizzare attraverso
diverse tecnologie informatiche.
Tra le aree di interesse e di investimento che stanno caratterizzando lo scenario italiano dell'IT
negli ultimi anni, il tema della digitalizzazione di documenti e processi, su spinta di driver di varia
natura - normativi e business - sta avendo un importante ruolo in funzione di obiettivi quali la
riduzione dei costi, la ricerca di maggiore efficienza e agilità di business.
Esigenze di digitalizzazione dei processi trovano spazio nelle agende di investimento delle aziende
utenti di tecnologie, indipendentemente dal settore di appartenenza, pubblico o privato, e dalla
dimensione dell’azienda/ente.
Tra le varie aree che hanno generato inefficienze in passato, alle quali le aziende prestano
particolare attenzione, vi sono sicuramente i processi di stampa. Questi ultimi, se inseriti in una più
ampia dimensione di gestione dei flussi documentali in azienda, possono rappresentare un’ulteriore
area di recupero di efficienza e uno strumento per migliorare la gestione dei processi documentali
critici.
Data l’enfasi sul tema della digitalizzazione, NetConsulting e Repubblica Affari&Finanza hanno
ritenuto necessario delineare l’approccio a questa tematica, a livello nazionale e a livello locale, di
singolo territorio.
1.1 Obiettivi e metodologia Obiettivo di questo Paper vuole essere quello di:
descrivere la situazione nazionale in tema di gestione documentale
focalizzare tendenze e approccio a livello di singolo territorio
confrontare i due ambiti - nazionale e territoriale
Gli aspetti che saranno evidenziati e confrontati, a livello nazionale e di singolo territorio, saranno:
le principali strategie adottate dalle aziende per affrontare l’attuale congiuntura economica
i driver che spingono le aziende ad adottare modelli e soluzioni per migliorare la gestione di
dati ed informazioni
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i processi aziendali ritenuti più critici dalle aziende relativamente alla gestione dei documenti
il livello di utilizzo delle principali tecnologie e soluzioni a supporto della digitalizzazione di
documenti ed informazioni
le dinamiche di investimento IT delle aziende e la quota di questi destinata a soluzioni di
gestione documentale
l’impatto della digitalizzazione in termini sia di maggiore efficienza - riduzione dei costi e dei
tempi di processo - sia di maggiore efficacia - agilità del business e rapidità di risposta al
mercato.
I dati nazionali relativi alle strategie delle aziende ed agli investimenti IT derivano da studi
NetConsulting, integrati con informazioni e dati di altre fonti.
I dati locali sono stati, invece, rilevati attraverso una websurvey, condotta nel mese di settembre
2012 da NetConsulting, su un panel di aziende segnalato da Confindustria Perugia e da aziende
che hanno deciso spontaneamente di dare il loro contributo, accedendo alla websurvey attraverso
il banner pubblicizzato sul sito on-line di Repubblica.
Le aziende rispondenti alla rilevazione sul territorio di Perugia sono state complessivamente 41,
appartenenti principalmente ai settori Industria (59%) e Servizi (26%), completano il panel realtà
che operano nell’ICT (5%), nella Pubblica Amministrazione Locale (5%) e nelle Utilities (5%).
A livello dimensionale, il 78% del panel è composto da aziende tra 10 e 99 addetti.
I rispondenti sono soprattutto Top Manager (42% del panel), responsabili delle linee di business
(27%) o responsabili dei sistemi informativi (15%).
Si ringraziano Repubblica Affari&Finanza, Samsung, Confindustria Perugia per il supporto
all’iniziativa.
Un ringraziamento particolare va alle aziende che hanno fornito il loro prezioso contributo
partecipando alla web survey.
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2 Principali strategie delle aziende
Panorama Italiano
L’economica italiana continua ad essere stagnante e particolarmente esposta alle turbolenze
finanziarie. Tale contesto si riflette negli andamenti congiunturali negativi registrati nel primo
semestre 2012 e con previsioni di chiusura dell’anno ancora peggiori: PIL 2012 su 2011 in calo del
2,6%, cui si associa il forte calo dei consumi.
A fronte di questo quadro economico complessivo, le aziende tendono a razionalizzare i costi
per far fronte a: calo della domanda, difficoltà di pagamento da parte dei propri clienti, necessità
di saldare le proprie situazioni debitorie, mantenere una marginalità adeguata alla continuità del
business.
Strategie di ottimizzazione e miglioramento della flessibilità dei processi di business
(produttivi, logistici, amministrativi) vengono perseguite con l’obiettivo:
da un lato, di migliorare l’efficacia dei processi commerciali e di gestione del cliente
dall’altro, di recuperare efficienza nelle relazioni con i fornitori e nei processi di procurement
Un migliore approccio al mercato non può prescindere da azioni volte a migliorare la relazione
con i clienti, percorso che le aziende sembrano indirizzare attraverso strategie di cross o
upselling condotte sul parco clienti già esistente, oltre che con strategie di innovazione
dell’offerta veicolata.
Quest’ultima viene realizzata attraverso incremento delle competenze interne ma anche attraverso
alleanze ed operazioni di fusione ed acquisizione.
Importante sottolineare come ad iniziative di recupero di efficienza le aziende affianchino strategie
di crescita, orientandosi in particolare all’espansione dei mercati aggrediti, a livello nazionale e
in particolare all’estero, sfruttando tassi di cambio favorevoli.
L’espansione commerciale rappresenta altresì un driver ad investimenti in iniziative di marketing
e comunicazione.
Focus Perugia
L’analisi realizzata sul territorio di Perugia risulta influenzata soprattutto dalle tendenze del tessuto
industriale del territorio (56% del panel) – imprese che operano in ambiti quali l’alimentare, il
tessile e l’abbigliamento, la produzione di macchine e apparecchi meccanici, metalli e prodotti in
metallo – meno dal settore Servizi.
L’aspetto che emerge con maggiore evidenza è una forte pressione sui costi che si accompagna a
strategie di ottimizzazione dei processi. Queste priorità sono più sentite sul territorio perugino
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rispetto alla media del Paese, indice del fatto che tale area è tra le più colpite dalla recessione, per
ragioni di tipo strutturale – significativa presenza di produzione di beni intermedi più soggette
all’andamento congiunturale – e da una più contenuta presenza sui mercati esteri che limita la
possibilità di cogliere opportunità al di fuori dei confini nazionali in una fase di calo della domanda
interna.
La pressione sui costi frena, altresì, interventi di tipo commerciale: strategie di innovazione
dell’offerta, iniziative marketing a supporto delle vendite, interventi di miglioramento della
relazione con i clienti sono meno diffusi rispetto alla media Italia.
Allineata alla media nazionale è invece la percentuale di aziende che intende incrementare il
ricorso all’Information Technology, segnale positivo che evidenzia consapevolezza sul supporto che
le tecnologie possono dare al business (Figura 1)
Figura 1 Le principali priorità di business delle aziende
Valori % su totale aziende
Fonte: NetConsulting, Websurvey 2012
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3 L’adozione di soluzioni per la gestione dei documenti: driver e strategie
3.1 I principali driver e le aspettative
L’implementazione delle strategie indicate dalle aziende, in particolare la ricerca di una maggiore
efficienza interna ed il miglioramento delle relazioni con clienti e fornitori, non possono prescindere
da una rivisitazione dei processi aziendali funzionali al miglioramento di flussi di dati ed
informazioni. Tutte le realtà, di qualunque dimensione, si trovano a far fronte a volumi crescenti di
dati ed informazioni, soprattutto destrutturati.
Prima di analizzare nel dettaglio quali sono le aree ed i processi aziendali che le aziende indicano
come critici e quale il livello di adozione delle soluzioni tecnologiche coinvolte, è opportuno
evidenziare per quali motivi le aziende stanno investendo su quest’area (Figura 2):
da una parte, la necessità di preservare e gestire il patrimonio informativo che, se ben
utilizzato, diventa un fattore strategico di competitività
dall’altra, è indubbio che processi e flussi documentali ottimizzati generino un impatto
positivo sui costi gestionali: una corretta gestione del ciclo di vita dei documenti, dalla
creazione fino alla loro archiviazione può consentire un risparmio consistente e, quindi,
un’opportunità che le aziende devono cogliere.
Tra i fattori che spingono ad investire in quest’area vi è certamente la diffusione crescente del
social networking e del Web 2.0 che, unitamente alla maggiore mobilità del posto di lavoro,
richiede livelli più alti di condivisione dei contenuti, e porta all’introduzione di tool quali portali
Intranet ed Extranet che offrono a dipendenti, partner e clienti la possibilità di connettersi tra di
loro, sulla scia di quanto avviene in ambito consumer.
Una gestione della documentazione basata prevalentemente sui supporti cartacei presenta, oltre ai
maggiori costi, una serie di rischi operativi:
perdita di documenti
accesso ad informazioni riservate da parte di utenti non autorizzati
difficoltà nella ricerca di informazioni
difficoltà di accesso alle informazioni nei tempi desiderati
Questi fattori di rischio possono essere ridotti con l’introduzione di soluzioni e tecnologie di
digitalizzazione. Da queste iniziative le aziende si aspettano una riduzione dei rischi operativi
ma anche:
ottimizzazione dei processi
recupero di efficienza
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riduzione dei costi interni ed esterni
miglioramento dei servizi all’utente (rappresentato da personale interno ma anche da
interlocutori esterni)
maggiore adesione alle normative in ambito di gestione dati ed informazioni e tracciabilità
dei processi
La riduzione dei costi ed il recupero di efficienza nei processi è, a sua volta, connessa al
miglioramento di altri fattori quali:
tempo di ricerca di un documento
risorse addette ad un determinato processo
tempo di svolgimento complessivo di un processo
Figura 2 Driver e benefici generati dalla gestione documentale supportata dall’IT
Fonte: NetConsulting, 2012
3.2 Strategie di adozione
Tutti i driver identificati sono strettamente legati l’uno all’altro: è possibile migliorare il servizio al
cliente nel caso in cui si operi nel rispetto delle normative, questo a sua volta riduce l’esposizione
di un’impresa a determinati rischi e, di conseguenza, migliora l’efficienza operativa, generando al
tempo stesso una razionalizzazione dei costi.
L’efficacia massima si ottiene quando le aziende mettono in atto una serie di azioni coordinate e
coerenti tra cui:
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rivisitazione del ciclo di vita del documento e dei processi inerenti le attività di delivery e di
approvazione degli stessi
ottimizzazione e rinnovamento degli ambienti di stampa
diffusione di regole di comportamento orientate a ridurre gli sprechi nella gestione dei
documenti e in particolare delle stampe
introduzione di soluzioni di dematerializzazione dei documenti/processi (fatturazione
elettronica, protocollo informatico, conservazione a norma, firma digitale, posta elettronica
certificata,…)
introduzione di regole e soluzioni per la governance e la tracciabilità dei processi documentali,
in grado di monitorare lo “storico” dei documenti, rilevare chi ne ha avuto accesso e quali
modifiche sono state apportate nei vari scambi.
A seconda dell’approccio utilizzato dalle aziende nell’affrontare la tematica della gestione dei
documenti, è possibile distinguere due categorie:
aziende con approccio tradizionale alla gestione dei documenti (più frequente nelle realtà
di media e piccola dimensione), quando la maggior parte delle relazioni e lo scambio di
documentazione, sia internamente all’azienda che verso interlocutori esterni (clienti, fornitori,
stakeholder) si basa su documenti cartacei ed anche la gestione delle stampe risulta poco
monitorata
aziende più innovative che hanno adottato una serie di azioni grazie alle quali il documento
cartaceo è stato progressivamente sostituito da documenti elettronici, i flussi di documenti ed i
processi di autorizzazione ed approvazione sono stati completamente automatizzati, grazie
all’adozione delle tecnologie indicate in precedenza.
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4 Aree maggiormente interessate dalla digitalizzazione e principali criticità
Panorama Italiano
A fronte di budget limitati, le aziende stanno adottando un approccio graduale alla digitalizzazione,
partendo da processi ritenuti più critici in termini di:
riservatezza delle informazioni, da cui la necessità di evitare l’accesso di chiunque a
determinati documenti – rischio di violazione della privacy, di fuga di notizie verso l’esterno, di
imitazione – aspetto particolarmente sentito in aree aziendali quali la Direzione Generale, la
Direzione Amministrazione e Finanza, gli Uffici Stampa o Relazioni Esterne, la Direzione del
Personale, piuttosto che l’area Ricerca e Sviluppo di aziende di produzione
elevati volumi, soprattutto in aree caratterizzate da una maggiore interazione con l’esterno
come la gestione clienti, ciclo attivo e passivo (offerte ricevute, contratti, proposte commerciali,
ordini ricevuti ed emessi, fatture ricevute ed emesse, documenti allegati alle fatture), Logistica
e Comunicazione (documentazione promozionale)
tempestività nel reperire le informazioni contenute nei documenti, necessità fortemente
sentita nei decisionali e amministrativi, oltre che dalle linee di business
adozione di formati particolari, spesso su specifiche tipologie di cartaceo, (es. carta
chimica); esigenza sentita soprattutto in aree come la Gestione Clienti e Fornitori (contratti,
fatture, ecc.) e l’area Marketing (produzione di materiale promozionale)
necessità di produrre stampe a colori, particolarmente sentita nell’area Marketing e
Comunicazione e Produzione
adeguamento ai vincoli normativi, che caratterizza aree aziendali quali la Contabilità, le
Risorse Umane, i processi di Audit
Focus Perugia
Le aziende che hanno partecipato alla websurvey hanno indicato una serie di esigenze legate alla
gestione dei documenti e all’utilizzo di dati e informazioni, esigenze che in parte si allineano a
quanto emerso a livello nazionale (Figura 3).
In particolare, sono state indicate come fortemente critiche per diversi processi aziendali (Acquisti,
Logistica, Vendite, Ricerca & Sviluppo) la necessità di tracciare l’iter dei documenti, sia
internamente che nei processi di interazione con l’esterno, congiuntamente alla tempestività di
accesso alle informazioni contenute nei documenti stessi.
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Vincoli normativi quali il rispetto delle policy di sicurezza, del Testo Unico sulla Privacy in tema di
trattamento di dati sensibili, tanto a livello nazionale quanto sul territorio umbro, condizionano
molto aree aziendali quali Human Resources, Fatturazione, Gestione Clienti.
Figura 3 Principali esigenze nella gestione dei documenti nei vari processi aziendali
Fonte: NetConsulting, Websurvey 2012
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5 Il grado di utilizzo delle tecnologie per la digitalizzazione dei processi
Panorama Italiano
Un quadro generale sul grado di utilizzo delle tecnologie a supporto di interventi di digitalizzazione,
a livello nazionale, è fornito dall’indagine Istat sull’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e della
comunicazione nelle imprese.
Da quest’ultima emerge come, a livello Paese (considerando la totalità delle aziende appartenenti
ai settori industria e servizi con numero di addetti compreso tra 10 e 250), non sia presente
un’ampia ed omogenea diffusione di tecnologie volte a supportare le aziende nei processi critici
analizzati in precedenza.
Le tecnologie più diffuse sono le seguenti:
Posta Elettronica Certificata
Sito Internet
Interazione digitale con la Pubblica Amministrazione - che può variare dalla semplice richiesta
di informazioni, al download o upload di documenti fino alla chiusura di un processo intero
Fatturazione elettronica - in uscita
Altre tecnologie sono presenti mediamente in circa la metà delle aziende e si tratta della Firma
Elettronica e dell’e-Procurement. La fatturazione in entrata, il cui utilizzo prevede una serie di
azioni non solo a livello tecnologico ma anche di processi, è adottata dal 14% delle aziende italiane
così come il ricorso all’e-Commerce (vendita di beni o servizi attraverso Internet).
Tecnologie come l’RFID (a supporto della tracciabilità in ambito Produzione/Logistica) risultano
fortemente di nicchia e sono presenti nell’8% delle aziende.
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Figura 4 Livello di adozione di soluzioni e tecnologie a supporto della gestione documentale in Italia
Risposta multipla
Fonte: NetConsulting su dati Istat e altre fonti (in merito a PEC e firma elettronica), 2012
Per quanto riguarda, invece, le azioni intraprese per migliorare l’ambiente di printing, varie ricerche
svolte da NetConsulting hanno evidenziato come le aziende abbiano iniziato un percorso di
rinnovamento e innovazione del proprio parco printing, attraverso diverse azioni:
quasi 3 aziende su 4 hanno progressivamente sostituito i vecchi dispositivi e introdotto
stampanti multifunzione, in grado di rispondere ad esigenze di stampa, fax, copia e scanning
1 azienda su 2 ha razionalizzato il parco dispositivi, adattandolo alle reali esigenze aziendali.
Tuttavia, solo 1 azienda su 4 ha optato per l’introduzione di soluzioni di monitoraggio dei livelli di
utilizzo, di consumo e dei costi. Inoltre, risultano poco diffuse regole di comportamento volte a
evitare sprechi di carta e a ridurre i costi.
Focus Perugia
Riguardo all’utilizzo di strumenti che abilitano percorsi di digitalizzazione dei processi, della
comunicazione e dell’interazione con l’esterno, le realtà perugine risultano meglio posizionate
rispetto alla media nazionale (Figura 5):
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la Posta Elettronica Certificata è utilizzata dal 97% del panel
quasi 8 realtà su 10 utilizzano Internet per acquisto di prodotti e servizi e una percentuale
significativa (74%) interagisce online con la Pubblica Amministrazione
l’invio di fatture in elettronico caratterizza tre quarti delle imprese rispondenti
l’utilizzo della firma digitale arriverà a caratterizzare una percentuale significativa di aziende nel
prossimo anno (85%)
Come rilevato nello scenario nazionale, meno evidente risulta la vendita online e l’utilizzo di
tecnologie RFID, nel primo caso anche per tipologia di offerta che spesso non si presta ad essere
veicolata via Internet, nel secondo perché tecnologia più di nicchia considerata da aziende di
maggiori dimensioni.
Figura 5 Livello di adozione di soluzioni e tecnologie a supporto della gestione documentale
Valori % su totale aziende
Fonte: NetConsulting Websurvey 2012
Il vantaggio che caratterizza le aziende di Perugia nell’utilizzo delle soluzioni descritte, non sembra
confermarsi anche nell’adozione di tecnologie e approcci innovativi nel printing: rispetto alla media
nazionale, nelle aziende del panel l’introduzione di stampanti multifunzione e, più in generale,
l’implementazione di azioni di rinnovamento del parco stampanti e di monitoraggio dei consumi
sono meno frequenti (Figura 6).
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Le realtà di Perugia si distinguono, tuttavia, per un maggior affidamento a regole che vadano a
disciplinare il comportamento dei singoli nella gestione delle stampe e per il ricorso a programmi di
riciclaggio di materiali consumabili, aspetti che evidenziano una maggiore sensibilità verso il
rispetto ambientale attraverso un approccio più “green oriented”.
Alla luce anche delle strategie di business di queste aziende, il messaggio che emerge è che, in
una situazione di forte attenzione ai costi, gli investimenti vengo rinviati e si cerca di agire su
aspetti di tipo organizzativo, più legati al comportamento dei singoli, nell’ottica di recuperare
efficienza e contenere i costi.
Figura 6 Principali strategie adottate per ottimizzare l’ambiente di printing
Valori % su totale aziende
Fonte: NetConsulting Websurvey 2012
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6 Le dinamiche di investimento IT
Questo paragrafo ha lo scopo di evidenziare le principali dinamiche di investimento IT, focalizzando
la domanda di soluzioni e servizi di gestione documentale, nel periodo 2010-2012 (previsioni).
Panorama Italiano
A livello Paese (Figura 7), il biennio 2010-2011 ha mostrato una flessione della spesa IT, nel
2011 il calo è stato del 4,1%, determinato in particolare dalla riduzione della componente
Hardware (-9%) e Servizi (-2,6%), mentre più contenuto è stato il calo in ambito Software (-1%).
E negative sono le previsioni di chiusura dell’anno in corso.
All’interno di questo scenario negativo si inserisce il mercato delle soluzioni e dei servizi di
gestione documentale (Enterprise Content Management) che nel 2011 valeva poco meno
di 900 milioni di euro, in calo dell’1,9% rispetto al 2010. Il trend negativo sta continuando
anche nel 2012, seppur la flessione prevista per questo segmento di mercato sia minore rispetto a
quella del mercato IT complessivo.
Figura 7 Il mercato dell’Information Technology – focus su Enterprise Content Management, 2010-2012E
Dati in mln € e Δ%
Fonte: NetConsulting, ottobre 2012
I settori che più domandano soluzioni di gestione documentale e che stanno dando un
maggiore impulso alla domanda sono quello delle Telecomunicazioni & Media, il Finance e le
Utilities, a cui è complessivamente riconducibile il 70% del mercato.
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Si tratta di settori in cui la domanda di soluzioni documentali è supportata dalla necessità di
interagire con elevati bacini di utenza, a partire dalla customer base.
Complessivamente, quindi, questo segmento del mercato in IT appare in parziale controtendenza
rispetto all’andamento del comparto IT complessivo, grazie a diversi driver che stanno
supportando gli investimenti e che a livello settoriale possono essere così riassunti:
Telecomunicazioni & Media: implementazione di soluzioni di fatturazione elettronica,
digitalizzazione dei processi di gestione dei clienti e di back office, digitalizzazione dei processi
Human Resources
Finance: in ambito bancario emerge un’attenzione particolarmente significativa verso
l’ottimizzazione e la digitalizzazione dei processi di filiale che passa anche attraverso l’utilizzo
della firma grafometrica in fase di acquisizione cliente, la digitalizzazione delle comunicazioni
marketing e ufficiali alla clientela; nel mondo assicurativo i principali trend di investimento
riguardano l’ottimizzazione e la digitalizzazione dei processi di liquidazione sinistri, l’evoluzione
dell’online come strumento di comunicazione e interazione con agenti o clienti, particolare
interesse viene mostrato verso l’utilizzo di firma su tablet nei processi assuntivi
Utilities: in questo settore le principali aree di investimento in ambito documentale riguardano
le aree marketing e comunicazione dove i driver sono rappresentati essenzialmente
dall’evoluzione ed integrazione dei canali di contatto con la clientela
Industria: in questa fase risultano più diffusi, rispetto al passato, progetti di
dematerializzazione del ciclo attivo e passivo, della documentazione relativa al personale; si
rileva inoltre una maggiore frequenza di interventi sui flussi documentali in processi core come
progettazione, produzione e supply chain
Pubblica Amministrazione: investimenti guidati dal nuovo CAD (Codice dell’Amministrazione
Digitale) che, ad oggi, riguarda prevalentemente l’obbligatorietà della posta elettronica
certificata che abilita la dematerializzazione degli scambi di comunicazioni e che trainerà i
servizi di conservazione a norma, la fatturazione elettronica, il fascicolo sanitario elettronico, lo
sviluppo di carte elettroniche e l’implementazione di piattaforme online di front office
Distribuzione e dei Servizi: le realtà di maggiori dimensioni stanno indirizzando i propri
investimenti nella aree del ciclo attivo e passivo (coinvolgendo gli interlocutori a valle e a
monte della propria catena del valore), senza trascurare la gestione clienti, su spinta anche di
programmi di fidelizzazione della clientela.
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Focus Perugia
Un quinto delle aziende dell’area di Perugia ha espresso una previsione di spesa IT, per il 2013, in
crescita (Figura 8). Tale crescita, in molti casi supera anche il 5%. Si tratta di aziende con un
budget IT tra i più elevati all’interno del panel (mediamente tra 50 mila e 250 mila euro), che
intende proseguire, anche in questa fase, investimenti IT volti a migliorare il proprio sistema
produttivo/gestionale e le relazioni con clienti e fornitori.
La maggior parte delle aziende del panel ha indicato un budget IT 2013 in linea con quello
dell’anno in corso o in lieve flessione. Si tratta, in tal caso, di aziende medio-piccole con budget IT
inferiori ai 50 mila euro.
Investimenti in soluzioni di gestione documentale, nella maggior parte delle aziende, assorbono
meno del 10% dei costi IT totali, in rari casi arrivano a coprire il 25% della spesa complessiva.
Le previsioni per il 2013 per queste soluzioni evidenziano la stessa dinamica della spesa IT
complessiva: un terzo del panel ha indicato una crescita della spesa in soluzioni di gestione
documentale, anche significativa, ma più del 60% manterrà i livelli di investimento del 2012. Tale
trend riguarda tutte le dimensioni di impresa.
Figura 8 Trend della spesa IT complessiva e della spesa in soluzioni di gestione documentale
Valori % su totale aziende
Fonte: NetConsulting Websurvey 2012
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7 L’impatto della digitalizzazione sui processi
Risulta difficile per le aziende calcolare il TCO (Total Cost of Ownership) dei processi e di
conseguenza valutare i risparmi complessivi che si possono ottenere adottando soluzioni di
gestione documentale: mediamente solo il 30% delle aziende italiane ha effettuato valutazioni sul
TCO dei processi documentali ed una quota inferiore è in grado di calcolare i saving derivanti
dall’introduzione di strumenti informatici nei processi documentali.
Le difficoltà sono legate anche alla numerosità e diversità gli elementi da quantificare: il costo della
carta ma anche costi relativi a consumabili, consumi di energia elettrica, utilizzo degli spazi,
supporto di strumenti informatici, personale, formazione, attività amministrative.
E’ evidente quanto complesso possa risultare calcolare i saving sull’intera azienda, sicuramente più
agevole risulta quantificare i risparmi in singoli processi.
A livello di scenario verranno indicati alcuni esempi di saving sia generali che relativi a specifici
processi, mentre il focus territoriale fornirà una visione sulla capacità delle aziende di valutare e
quantificare i possibili risparmi.
Panorama Italiano
Il recupero di efficienza derivante da una gestione elettronica dei documenti comporta per le
aziende una serie di risparmi, per citarne alcuni (Fonte: NetConsulting e altre fonti):
riduzione del costo di gestione del singolo documento, considerando che ogni documento perso
o archiviato in modo errato costa ad una realtà aziendale 120 Euro e ogni documento duplicato
o stampato più volte 18 Euro
riduzione dei tempi dedicati alla gestione dei documenti (ricerca, analisi, archiviazione), attività
che copre normalmente il 40% del tempo lavorativo
Vari assessment e valutazioni condotte da NetConsulting su singoli processi/aree aziendali hanno
mostrato come i vantaggi generati da interventi di ottimizzazione dei flussi documentali siano
assolutamente significativi:
l’introduzione del fascicolo elettronico del dipendente porta a ridurre i tempi di processo
dell’area Human Resources del 75% e i costi di gestione della documentazione dei dipendenti
dell’80% circa. A questi vantaggi si aggiunge il miglioramento dell’interazione tra area HR e
dipendenti di tutte le aree aziendali. In definitiva, il risparmio annuo derivante da un progetto
di tal tipo può raggiungere i 150 Euro per singolo dipendente
la conservazione sostitutiva dei documenti è in grado di generare risparmi complessivi che
possono arrivare all’80% dei costi di conservazione
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la fatturazione elettronica genera risparmi fino al 60%, differenziati a seconda che riguardi
il ciclo attivo o quello passivo
Per quanto riguarda, infine, l’ottimizzazione dei dispositivi e dei processi di stampa, vari
studi hanno evidenziato come una corretta politica nella gestione dei dispositivi possa generare
saving fino al 40% oltre che un miglioramento dei processi in termini di security e aderenza alla
compliance.
E’ evidente, quindi, come l’impatto complessivo di queste iniziative sui costi aziendali e sul business
non vada sottovalutato. E su questo le aziende (Figura 9) mostrano una consapevolezza crescente:
6 aziende su 10 ritengono che l'implementazione di soluzioni IT volte ad una migliore efficienza
nella gestione delle informazioni e dei documenti abbia, direttamente o indirettamente, un impatto
sui risultati economici.
Figura 9 Capacità di valutare il TCO complessivo dei processi e il saving da interventi di digitalizzazione - Italia
Valori % su totale aziende
Fonte: NetConsulting, 2012
Focus Perugia
Le aziende di Perugia, nel complesso, sembrano meno pronte rispetto alla media nazionale in
termini di maturità e capacità di valorizzare i risparmi da percorsi di digitalizzazione dei flussi
documentali (Figura 10):
© NetConsulting 2012 21
il 26% delle aziende del panel dichiara di aver calcolato il Total Cost of Ownership dei processi
documentali e il 21% di aver quantificato i possibili risparmi (percentuali inferiori alla media
nazionale)
inoltre, significativa e più elevata rispetto al contesto nazionale è la percentuale di aziende che
non effettuano valutazioni di questo tipo e non prevedono di farlo.
Figura 10 Capacità di quantificare il TCO complessivo dei processi e il saving da interventi di digitalizzazione - Perugia
Valori % su totale aziende
Fonte: NetConsulting, Websurvey 2012
Le realtà che effettuano già valutazioni di questo tipo rilevano possibili risparmi che arrivano fino al
25% - in alcuni al 50% – del costo totale di processo (Figura 11). E gli ambiti che più influiscono
su questi risultati fanno riferimento alla riduzione di carta e materiali consumabili, ai minori costi
del personale e di gestione degli spazi, meno ai minori consumi energetici.
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Figura 11 Saving generati da progetti di gestione documentale ed aree a maggiore impatto
Valori % su totale aziende che hanno valutato i saving
Fonte: NetConsulting, Websurvey 2012
In linea con quanto emerso a livello nazionale le aziende di Perugia, nel 55% dei casi, sono
consapevoli dell’impatto, diretto o indiretto, che progetti di dematerializzazione dei flussi
documentali possano avere sui risultati aziendali (Figura 12): tali iniziative generano un
miglioramento, in alcuni casi significativo, del fatturato. E’ evidente che l’impatto diretto sui risultati
di business è da imputare alla riduzione dei costi che interventi di digitalizzazione dei processi
generano. L’impatto indiretto è invece da attribuire ad una maggiore efficacia commerciale e
produttiva, ad un miglioramento del time to market grazie a processi più snelli, automatizzati e più
efficienti.
Figura 12 Incidenza dei progetti in ambito documentale sul fatturato
Valori % su totale aziende
Fonte: NetConsulting, Websurvey 2012
© NetConsulting 2012 23
8 Conclusioni
L’analisi realizzata, sia a livello nazionale che territoriale, dà adito a considerazioni importanti su
quanto le aziende stiano già facendo in tema di gestione documentale e quanto ancora ci sarà da
fare.
E’ evidente che ci troviamo in uno scenario, privato e pubblico, fortemente condizionato dalla
difficile situazione congiunturale: strategie di ottimizzazione e riduzione dei costi sono
assolutamente prioritarie, seppur non vengano trascurate politiche di espansione commerciale e
innovazione in particolare dell’offerta.
La consapevolezza che investimenti ICT possano rappresentare uno strumento che abilita queste
strategie e supporta in politiche di miglioramento del business non è ancora ampiamente diffusa.
Stessa situazione si rileva se si va a focalizzare l’ambito della gestione documentale.
Si rileva, tuttavia, una sensibilità crescente verso questa tematica e una altrettanto crescente
propensione ad investirvi, sia per esigenze di ottimizzazione dei processi che su spinta di
provvedimenti normativi. Non tutte le aziende sono pronte, per questioni di natura culturale e
soprattutto per limitate capacità di spending, ad investire in soluzioni che vadano ad ottimizzare i
propri flussi documentali.
L’analisi del territorio di Perugia evidenzia una buona consapevolezza sull’utilità dell’Information
Technology seppur le scelte di investimento siano condizionate dalla difficile situazione di mercato:
un tessuto imprenditoriale convinto che l’Information Technology possa dare valore al business
- il livello di adozione di alcune tecnologie a supporto della gestione dei documenti (PEC, firma
digitale, invio elettronico di fatture, ecc.), nel complesso, è superiore alla media nazionale
un mantenimento del livello di spesa in Information Technology, anche per soluzioni che
abilitano la dematerializzazione dei documenti e dei processi
una minore propensione alla misurazione dei costi di gestione dei documenti e dei risparmi
ottenibili digitalizzando i processi, seppur più della metà delle aziende sia convinta che da
interventi di questo tipo possano derivare miglioramenti dei risultati di business.
E’ evidente che una maggiore diffusione delle tecnologie non può manifestarsi se non vi è
convinzione dei vantaggi che se ne possono trarre. Bisogna far leva, quindi, sulla convinzione
dell’IT come strumento utile - presente nella maggior parte delle aziende del territorio - perché si
possano innescare percorsi innovativi e virtuosi sull’intero sistema imprenditoriale locale.