Corso di Introduzione alla Norma ISO 9001:2000 per la Corso di Introduzione alla Norma ISO 9001:2000 per la Certificazione dei Sistemi per la Gestione della Certificazione dei Sistemi per la Gestione della

Qualità.Qualità.

SEZIONE 4:SEZIONE 4:

REQUISITI DEL SISTEMA PER LA REQUISITI DEL SISTEMA PER LA GESTIONE DELLA QUALITA’GESTIONE DELLA QUALITA’

© 2

00

7 E

tico

nsu

lt s

rl -

IS

O 9

00

1:2

00

0 -

lin

ee g

uid

a

2

Il Sistema di Gestione per la QualitàIl Sistema di Gestione per la Qualità

Questa Sezione è dedicata al CAPITOLO 4 della norma UNI EN ISO Questa Sezione è dedicata al CAPITOLO 4 della norma UNI EN ISO 9001:20009001:2000..

Il capitolo in questione affronta la STRUTTURAZIONESTRUTTURAZIONE del Sistema Qualità nel suo complesso.

Vengono individuati:

1.1. I Requisiti Generali (4.1)I Requisiti Generali (4.1)

2.2. I Requisiti relativi alla Documentazione (4.2) evidenziando la I Requisiti relativi alla Documentazione (4.2) evidenziando la differenza fra Documenti e Registrazionidifferenza fra Documenti e Registrazioni

Di seguito entreremo nel particolare per evidenziare le peculiarità della norma, Di seguito entreremo nel particolare per evidenziare le peculiarità della norma, per vedere cosa dice e come metterla in pratica.per vedere cosa dice e come metterla in pratica.

Nel mettere in pratica le prescrizioni della norma sottolineeremo come Nel mettere in pratica le prescrizioni della norma sottolineeremo come svilupparle in modo da trasformarle in svilupparle in modo da trasformarle in PLUS reali ed utilizzabiliPLUS reali ed utilizzabili per per l’azienda.l’azienda.

© 2

00

7 E

tico

nsu

lt s

rl -

IS

O 9

00

1:2

00

0 -

lin

ee g

uid

a

3

Il Sistema di Gestione per la QualitàIl Sistema di Gestione per la Qualità

La NormaLa Norma

"L'organizzazione deve stabilire, documentare, attuare e tenere aggiornato il sistema di gestione per la qualità e migliorarne, con continuità, l'efficacia in accordo con i requisiti della presente orma internazionale.

InterpretazioneInterpretazione

L'Azienda (Organizzazione)che intende seguire il modello presentato dalla Norma, deve definire delle metodologiemetodologie secondo le quali intende lavorare. Tali metodologie devono essere costruite in modo da poterle migliorare: ossia OGGETTIVE e SCRITTEOGGETTIVE e SCRITTE.

Per fare questo, bisogna analizzare l'azienda e valutare quali siano le attività svolte (processiprocessi) all'interno dell'azienda e valutare come queste si intreccino fra di loro. In questo modo si verificano le competenze e le responsabilitàcompetenze e le responsabilità di ogni singola funzione dell'azienda.Inoltre l'azienda, una volta definiti i processi deve essere in grado di controllarli per migliorarli. Vedremo più avanti come gli indici di processoindici di processo permettono di avere dati oggettivi su cui misurare le performance (andamento) dei processi.

L'organizzazione deve:

a) Identificare i processi processi necessari…e la loro applicazione

b) Stabilire la sequenza e le interazionila sequenza e le interazioni tra questi processi

c) Stabilire i criteri ed i metodi necessari per assicurare l'efficace funzionamento e l'efficace funzionamento e l'efficace controllol'efficace controllo di questi processi

d) Assicurare la disponibilità di risorserisorse e delle informazioni informazioni necessarie…

e)e) Monitorare, misurare ed analizzare Monitorare, misurare ed analizzare questi processiquesti processi

f) Attuare le azioni necessarie per conseguire i risultati pianificati ed il miglioramento continuomiglioramento continuo di questi processi

© 2

00

7 E

tico

nsu

lt s

rl -

IS

O 9

00

1:2

00

0 -

lin

ee g

uid

a

4

I ProcessiI Processi

Tutte le aziende sono organizzate per processi, dove per processo si intende un “insieme di attività correlate o interagenti che trasformano elementi in entrata in elementi in uscita”.

L’azienda stessa è un macro-processo.

E’ compito dell’azienda identificare iidentificare i processi processi che la caratterizzano:•processo commerciale trasforma una richiesta del cliente in un ordine in cui si definiscono quantità, costi, trasporti, metodologie di consegna…•Il processo produttivo trasforma, attraverso una o più attività (produzione per processo o per assemblaggio) le Materie Prime in Prodotti Finiti

Una volta identificati i processi, questi devono essere collegati.collegati.

OUTPUTOUTPUTProcessoProcesso INPUTINPUT

© 2

00

7 E

tico

nsu

lt s

rl -

IS

O 9

00

1:2

00

0 -

lin

ee g

uid

a

5

Le interazioni tra i processiLe interazioni tra i processi

I processi di un'azienda possono essere:•PRIMARIPRIMARI: quando caratterizzano l'attività dell'azienda (Commerciale)•SECONDARISECONDARI: tutti i processi di 'supporto' all'azienda (Amministrazione)

Per avere pieno controllo delle attività, l'Azienda deve identificare, controllare e identificare, controllare e migliorare oltre che i processi anche le interfacce fra i processi.migliorare oltre che i processi anche le interfacce fra i processi.

Per fare questo si deve conoscere il flusso logico delle attività/processi: bisogna quindi identificare le interazioni fra i processi.identificare le interazioni fra i processi.

In questo modo si riconoscono le competenzecompetenze e le responsabilitàresponsabilità all'interno del flusso delle attività aziendali.

AZIENDA

Cliente Commerciale

Produzione

Valutazione Fornitori

Manutenzione degli Impianti

Controlli della Produzione

Magazzino

Fornitori

Programmazione della Produzione

N.B.: La figura è rappresentativa di alcuni processi e non di tutti i processi presenti in azienda.

Acquisti

Amministrazione

AZIENDA

Cliente Commerciale

Produzione

Valutazione Fornitori

Manutenzione degli Impianti

Controlli della Produzione

Magazzino

Fornitori

Programmazione della Produzione

N.B.: La figura è rappresentativa di alcuni processi e non di tutti i processi presenti in azienda.

Acquisti

Amministrazione

© 2

00

7 E

tico

nsu

lt s

rl -

IS

O 9

00

1:2

00

0 -

lin

ee g

uid

a

6

La misurazione dei processiLa misurazione dei processiA questo punto l'Azienda deve essere in grado di valutarevalutare come le sue diverse aree si muovano: deve cioè misurare i processimisurare i processi. Per questo proposito si creano normalmente degli indicatori sintetici di performance (indici)indicatori sintetici di performance (indici) che permettano di avere una lettura lettura dell'andamento dell'azienda la più oggettivaoggettiva possibile.

% produzione totale

NC numero

ordined' proposte

chiusi ordini

consegna di medi giorni

ritardo di medi giorni

consegne totalenumero

ritardoin consegne numero

idisponibil totaliore

macchina utilizzo ore

Errori medi % in produzione dovuti a scarti, rilavorazioni…

Efficienza dell'Ufficio Commerciale…

Saturazione capacità produttiva

Livello di Servizio offerto al cliente

Livello di Servizio offerto al cliente

E' sempre meglio utilizzare almeno due indici per ogni processo: in questo modo la distorsione viene diminuita notevolmente.

Se questa percentuale è bassa può essere per il numero basso di ordini, per l'acquisto di una nuova macchina, per le troppe ore di manutenzione straordinaria e non pianificata…

Utilizzando i due Utilizzando i due indicatori :indicatori :

consegne totalenumero

ritardoin consegne numero

consegna di medi giorni

ritardo di medi giorni

basso

Alto

Consegno mediamente in tempo.I pochi ordini in ritardo subiscono fortissimi ritardi.

Molto probabilmente sono ordini speciali o interrotti per ragioni concordate con il cliente, occorre indagare.

© 2

00

7 E

tico

nsu

lt s

rl -

IS

O 9

00

1:2

00

0 -

lin

ee g

uid

a

7

La pianificazione dei risultati dei processiLa pianificazione dei risultati dei processi

Una volta definiti gli indici che devono identificare le performance dei diversi processi, l'azienda si pone ovviamente degli obiettivi.Identificando la % di mercato coperta dai prodotti come indice di penetrazione del mercato, stante la prima rilevazione al 10%, è naturale che l'azienda si ponga come obiettivo quello di incrementare la quota al 20%, 30%, 40% in due, cinque, dieci anni.

Allo stesso modo l'Azienda, tramite la pianificazione e il monitoraggiola pianificazione e il monitoraggio degli indici di performance dei processi può tracciare le linee di sviluppo dei singoli processi.

Pianificando ci si pone degli obiettivi…obiettivi…

Gli obiettivi devono essere ragionevolmente raggiungibili e verificabili verificabili nel tempo con continuità, cioè misurabilimisurabili con misure oggettive.In questo modo le 'sensazioni' determinate dall'esperienza vengono supportate da numeri verificabili in qualsiasi momento.

Gli obiettivi devono essere ragionevolmente raggiungibili e verificabili verificabili nel tempo con continuità, cioè misurabilimisurabili con misure oggettive.In questo modo le 'sensazioni' determinate dall'esperienza vengono supportate da numeri verificabili in qualsiasi momento.

La pianificazione è proprio questo: porsi degli obiettivi misurabili e monitorabili per La pianificazione è proprio questo: porsi degli obiettivi misurabili e monitorabili per verificare che l'azienda e tutte le sue singole parti si stiano movendo in modo verificare che l'azienda e tutte le sue singole parti si stiano movendo in modo

coordinato e sincronizzato nella stessa direzione.coordinato e sincronizzato nella stessa direzione.

CON L’EVOLUZIONE DELL'AZIENDA ANCHE GLI OBIETTIVI SI DEVONO EVOLVERE.CON L’EVOLUZIONE DELL'AZIENDA ANCHE GLI OBIETTIVI SI DEVONO EVOLVERE.

SI MIGLIORA SOLO QUELLO CHE SI MISURASI MIGLIORA SOLO QUELLO CHE SI MISURASI MIGLIORA SOLO QUELLO CHE SI MISURASI MIGLIORA SOLO QUELLO CHE SI MISURA

© 2

00

7 E

tico

nsu

lt s

rl -

IS

O 9

00

1:2

00

0 -

lin

ee g

uid

a

8

La pianificazione dei risultati dei processiLa pianificazione dei risultati dei processiLa pianificazione degli obiettivi ci permette di verificare come i diversi processi ( e quindi gli indici che li descrivono) si influenzino direttamente o indirettamente fra di loro.

Facciamo un esempio.I nostri prodotti risultano non concorrenziali per l'alto costo rispetto alla concorrenza, quindi il fatturato lentamente scende. Per rendere i nostri prodotti concorrenziali possiamo:

Caratterizzare i prodotti per:•un alto livello qualitativo •il Livello di Servizio offerto al cliente.

I RISULTATI ATTESIRISULTATI ATTESI:

Diminuzione costi non conformità;Miglioramento qualitativo overall

Vogliamo però pianificarepianificare un potenziamento dei reparti produttivi e dei controlli sempre più efficaci dei prodotti, oltre ad eliminareeliminare le cause più frequenti di Non Conformità. Quindi non potenziamo la parte commerciale.

Cosa è successo?Diminuendo le Non Conformità, diminuiscono i costi di rilavorazione e di scarto, quindi i prezzi dei nostri prodotti.Inoltre le rilavorazioni non sprecano le risorse e i prodotti sono consegnati in tempo.

Cosa è successo?Diminuendo le Non Conformità, diminuiscono i costi di rilavorazione e di scarto, quindi i prezzi dei nostri prodotti.Inoltre le rilavorazioni non sprecano le risorse e i prodotti sono consegnati in tempo.

Costi in diminuzione,Costi in diminuzione,Qualità e Servizio Qualità e Servizio in miglioramento.in miglioramento.

Costi in diminuzione,Costi in diminuzione,Qualità e Servizio Qualità e Servizio in miglioramento.in miglioramento.

Per essere sicuri dei nostri obiettivi bisogna far sì che gli sforzi siano indirizzati al miglioramento degli miglioramento degli indici:indici:•Livello di Soddisfazione Cliente•Non Conformità in Produzione

© 2

00

7 E

tico

nsu

lt s

rl -

IS

O 9

00

1:2

00

0 -

lin

ee g

uid

a

9

Il miglioramento dei processiIl miglioramento dei processiUna volta definiti gli obiettivi e il monitoraggio, l'Azienda (organizzazione per la Norma) controlla periodicamente il raggiungimento e le dinamiche degli stessi.

L'Azienda si pone obiettivi migliorativiobiettivi migliorativi nei confronti dei processi per verificare l'andamento: il cosiddetto cruscotto aziendale.

Per ottenere miglioramenti nei processi, è verosimile che si impongano dei piani di miglioramento (investimenti in risorse). Si rende rende necessaria la pianificazione pianificazione degli investimenti in risorse per il miglioramento del sistemadegli investimenti in risorse per il miglioramento del sistema.

Il miglioramento dei processi può anche passare per la riprogettazione delle attività eliminando le attività che non risultano efficaci (attività a valore aggiunto nullo) ed inserendo le attività ritenute migliorative al processo.

Un'azienda di commercializzazione di prodotti di terzi, per migliorare i tempi di preparazione degli imballi ha pensato di investire un nuovo magazzino prodotti finiti in verticale e riorganizzare completamente i prodotti in modo da avere i prodotti ad alta rotazione in basso e quelli a bassa rotazione in alto.In questo modo il magazzino prodotti finiti è stato avvicinato al reparto di preparazione ordini e il magazzino è stato ottimizzato.I risultati:-sono stati eliminati completamente i percorsi che i magazzinieri facevano per recuperare i prodotti finiti nei diversi magazzini-sono state eliminate le attività di ricerca dei codici grazie alla riorganizzazione e riallocazione del magazzino-Il Servizio al Cliente è migliorato ottimizzando i tempi di preparazione degli imballi-Si sono liberate risorse per il minore tempo medio di preparazione degli ordiniSi sono liberate risorse per il minore tempo medio di preparazione degli ordini

© 2

00

7 E

tico

nsu

lt s

rl -

IS

O 9

00

1:2

00

0 -

lin

ee g

uid

a

10

I processi: scheda riassuntivaI processi: scheda riassuntiva

L’Azienda è un insieme sinergico

ed olistico di processi

intercorrelati fra loro.

Per poter controllare

l’azienda, bisogna controllare le sue

parti.

Per controllare i processi bisogna

conoscerli e metterli in

relazione tra loro.

Gli indici di indici di performance performance

mostrano in modo oggettivo

l’andamento dei singoli processi e

dell’azienda.

In questo modo possiamo

monitorare i processi.

Per migliorare quello che

misuriamo servono obiettivi.

Fissare degli obiettivi vuol dire PIANIFICARE la vita dell’azienda

Nel fissare gli obiettivi si possono

identificare necessità di sviluppo e

miglioramento.

La PIANIFICAZIONE La PIANIFICAZIONE aziendale permette di aziendale permette di identificare il cammino identificare il cammino

dell’azienda.dell’azienda.

Pianificare Applicare Controllare

VerificareMigliorare

© 2

00

7 E

tico

nsu

lt s

rl -

IS

O 9

00

1:2

00

0 -

lin

ee g

uid

a

11

I processi: conclusione.I processi: conclusione.

La Norma porta l’Azienda a dotarsi di un SISTEMA DI CONTROLLO DI GESTIONESISTEMA DI CONTROLLO DI GESTIONE, cioè di un insieme di indicatori che garantiscano alla Direzione dell’Azienda di avere sotto controllo

l’effettivo andamento dell’azienda e di pianificare gli interventi a fronte degli obiettivi da raggiungere.

La Norma porta l’Azienda a dotarsi di un SISTEMA DI CONTROLLO DI GESTIONESISTEMA DI CONTROLLO DI GESTIONE, cioè di un insieme di indicatori che garantiscano alla Direzione dell’Azienda di avere sotto controllo

l’effettivo andamento dell’azienda e di pianificare gli interventi a fronte degli obiettivi da raggiungere.

E’ nell’interesse dell’azienda individuare le metodologie e gli indicatori più adatti a monitorare i processi per rendere efficace il Sistema introdotto, oltre che puntare alla Certificazione.

E’ nell’interesse dell’azienda individuare le metodologie e gli indicatori più adatti a monitorare i processi per rendere efficace il Sistema introdotto, oltre che puntare alla Certificazione.

In questo modo è possibile DELEGARE SENZA PERDERE IL CONTROLLO DELL’AZIENDADELEGARE SENZA PERDERE IL CONTROLLO DELL’AZIENDA, ottimizzando l’utilizzo delle risorse e migliorando il flusso delle informazioni in azienda.

In questo modo è possibile DELEGARE SENZA PERDERE IL CONTROLLO DELL’AZIENDADELEGARE SENZA PERDERE IL CONTROLLO DELL’AZIENDA, ottimizzando l’utilizzo delle risorse e migliorando il flusso delle informazioni in azienda.

© 2

00

7 E

tico

nsu

lt s

rl -

IS

O 9

00

1:2

00

0 -

lin

ee g

uid

a

12

La documentazioneLa documentazione

La NormaLa Norma

La documentazione del sistema per la gestione della qualità DEVE INCLUDERE:DEVE INCLUDERE:

InterpretazioneInterpretazione

L'Azienda che intende seguire il modello presentato dalla Norma (Organizzazione), deve costruire sostanzialmente un manuale della manuale della qualitàqualità analogo a quello della Norma 1994. Inoltre deve impegnarsi a fornire prova chiara del suo impegno per il raggiungimento di determinati obiettivi.La novità sono le procedure richieste: solo alcune.

Inoltre si sottolinea la differenza fra documenti e registrazioni.

L’accento fondamentale è dato dal fatto che si lascia all’AziendaAzienda stessa di determinare QUALI QUALI SIANO E COME STRUTTURARE le PROCEDURE SIANO E COME STRUTTURARE le PROCEDURE e i DOCUMENTI NECESSARI.e i DOCUMENTI NECESSARI.Infatti è solo l’Azienda (nelle figure dei propri responsabili) che può evidenziare le necessità reali.Inoltre solo i Responsabili sanno come andrebbero sviluppate le documentazioni, in quanto conoscono le informazioni che devono trasmettere.

a) Dichiarazioni documentate sulla politica e sugli obiettivi della qualità

b) Un manuale della qualitàmanuale della qualitàc) Le procedure documentate richiesteprocedure documentate richieste

dalla presente norma internazionaled) I documenti necessaridocumenti necessari

all’organizzazione per assicurare l’efficace pianificazione, funzionamento e controllo dei suoi processi

e) Le registrazioni richiesteregistrazioni richieste dalla presente norma internazionale

© 2

00

7 E

tico

nsu

lt s

rl -

IS

O 9

00

1:2

00

0 -

lin

ee g

uid

a

13

La documentazioneLa documentazione

Cosa è un documento?Cosa è un documento?

Cosa è un documento?” Cosa è un documento?” Informazioni con il loro mezzo di supportoInformazioni con il loro mezzo di supporto””

Cos’è una informazione?” Cos’è una informazione?” Dati significativiDati significativi””

Un foglio di carta vuoto è un mezzo di Un foglio di carta vuoto è un mezzo di supporto, come un file di Word, Excel, un file supporto, come un file di Word, Excel, un file in genere, o una videocassetta vergine, un in genere, o una videocassetta vergine, un CD-ROM vergine…CD-ROM vergine…

I dati significativi sono tutte le cose che I dati significativi sono tutte le cose che vogliamo memorizzare: indirizzi dei clienti, vogliamo memorizzare: indirizzi dei clienti, tipo di prodotto, causa della manutenzione tipo di prodotto, causa della manutenzione straordinaria…straordinaria…

© 2

00

7 E

tico

nsu

lt s

rl -

IS

O 9

00

1:2

00

0 -

lin

ee g

uid

a

14

La documentazioneLa documentazione

Cosa è un documento?Cosa è un documento?

Unendo, sovrapponendo le due cose, si ottiene quello che è un documento: il supporto (nel Unendo, sovrapponendo le due cose, si ottiene quello che è un documento: il supporto (nel nostro caso un foglio) e le informazioni che volgiamo memorizzare: i cosiddetti DATI nostro caso un foglio) e le informazioni che volgiamo memorizzare: i cosiddetti DATI SENSIBILI.SENSIBILI.

Abbiamo in questo modo Abbiamo in questo modo creato un documentocreato un documento: un ordine fornitore, un fax, una procedura : un ordine fornitore, un fax, una procedura ,una sezione di manuale…,una sezione di manuale…

© 2

00

7 E

tico

nsu

lt s

rl -

IS

O 9

00

1:2

00

0 -

lin

ee g

uid

a

15

La documentazioneLa documentazione

Cosa è una registrazione?Cosa è una registrazione?

Cosa è una registrazione?: ” Cosa è una registrazione?: ” Documento che riporta i risultati ottenuti o fornisce Documento che riporta i risultati ottenuti o fornisce evidenza delle attività svolteevidenza delle attività svolte””

Cosa manca a questo DOCUMENTO per diventare una registrazione?

Mancal’EVIDENZA OGGETTIVAEVIDENZA OGGETTIVA

dello svolgimento di una attività oppure la

REGISTRAZIONE dei RISULTATIREGISTRAZIONE dei RISULTATIdi una qualche attività (taratura strumenti,controllo macchine, verifiche ispettive…)

© 2

00

7 E

tico

nsu

lt s

rl -

IS

O 9

00

1:2

00

0 -

lin

ee g

uid

a

16

La documentazioneLa documentazioneCosa è una registrazione?Cosa è una registrazione?

Si parte quindi da un modulo completo delle informazioni necessarie, ove il RESPONSABILE Si parte quindi da un modulo completo delle informazioni necessarie, ove il RESPONSABILE DELL’ATTIVITA’ relativa va a DELL’ATTIVITA’ relativa va a SCRIVERESCRIVERE (quindi (quindi REGISTRAREREGISTRARE) le evidenze rilevate. ) le evidenze rilevate.

Facciamo un esempio:Supponiamo che il Direttore Commerciale abbia l’espresso incarico di valutare tutte i preventivi dei vari prodotti offerti prima che questi siano trasmissibili dalla Sua segretaria ai diversi clienti.Se il Direttore Commerciale e la Segretaria non si possono parlare, come fa la Segretaria ed essere sicura, ad avere l’evidenza oggettiva che il Direttore Commerciale abbia esaminato le offerte? Come fa quindi a distinguere fra documenti esaminati, e documenti ancora da controllare?

La risposta è semplice: basterebbe una firmafirma da parte del Direttore Commerciale una volta che l’offerta è accettata e una firma con “NO” o delle correzioni per i documenti da eliminare o modificare prima di trasmetterli.

La firma del Direttore Commerciale è la REGISTRAZIONE, l’EVIDENZA OGGETTIVAREGISTRAZIONE, l’EVIDENZA OGGETTIVA che il riesame del contratto è stato fatto da chi di competenza.La Stessa segretaria, una volta trasmesse le offerte, può timbrarle con “TRASMESSO” e firmarle prima di archiviarle.In questo modo distingueremo fra:•Offerte da controllare•Offerte controllate e non trasmesse•Offerte trasmesse

TUTTO UTILIZZANDO UN SOLO DOCUMENTOTUTTO UTILIZZANDO UN SOLO DOCUMENTO

© 2

00

7 E

tico

nsu

lt s

rl -

IS

O 9

00

1:2

00

0 -

lin

ee g

uid

a

17

Il controllo della documentazioneIl controllo della documentazione

Tutta la documentazionedocumentazione dell’Azienda (manuale, procedure, moduli, registrazioni) deve essere tenuta sotto controllo dall’organizzazione. In particolare “Deve essere predisposta “Deve essere predisposta una procedura documentata che stabilisca le modalità necessarie per … approvare … una procedura documentata che stabilisca le modalità necessarie per … approvare … riesaminare, aggiornare … i documenti, … assicurare che vengano identificate le modifiche riesaminare, aggiornare … i documenti, … assicurare che vengano identificate le modifiche e lo stato di revisione … che le pertinenti versioni … siano disponibili sui luoghi di e lo stato di revisione … che le pertinenti versioni … siano disponibili sui luoghi di utilizzazione … assicurare che i documenti siano e rimangano leggibili … che i documenti di utilizzazione … assicurare che i documenti siano e rimangano leggibili … che i documenti di origine esterna siano identificati e la loro distribuzione sia controllata … prevenire l’uso origine esterna siano identificati e la loro distribuzione sia controllata … prevenire l’uso involontario di documenti obsoleti…”involontario di documenti obsoleti…”

La norma in pratica richiede che esista una PROCEDURA PROCEDURA che stabilisca COME e CHI COME e CHI emette, modifica, conserva, distribuisce e controllaemette, modifica, conserva, distribuisce e controlla la documentazione (interna ed esterna) attiva in azienda.

Una particolare attenzione viene rivolta alle REGISTRAZIONIREGISTRAZIONI per le quali la Norma richiede “una procedura documentata per stabilire le modalità necessarie per l’identificazione, l’archiviazione, la protezione, la reperibilità, la definizione della durata di conservazione e le modalità di eliminazione delle registrazioni.”

Questo particolare requisitoparticolare requisito nasce dalla peculiarità delle registrazioni:

la prova di una attività va trattata in modo più oculato e conservata in modo da poterla utilizzare qualora ne insorga la

necessità.

Questo particolare requisitoparticolare requisito nasce dalla peculiarità delle registrazioni:

la prova di una attività va trattata in modo più oculato e conservata in modo da poterla utilizzare qualora ne insorga la

necessità.

© 2

00

7 E

tico

nsu

lt s

rl -

IS

O 9

00

1:2

00

0 -

lin

ee g

uid

a

18

DOCUMENTAZIONDOCUMENTAZIONEE

La documentazione: conclusioniLa documentazione: conclusioni

La Norma richiede una procedura che identifichi come, chi e sotto quali responsabilità viene gestita tutti i

documenti di origine interna ed esterna che influenzano il Sistema di

Gestione per la Qualità Aziendale

Oltre alla procedura per i documenti deve esistere una procedura che

definisca le metodologie di gestione della vita delle registrazioni: dal modulo “nudo” alla registrazione completa fino alla archiviazione e successiva eventuale distruzione.

REGISTRAZIONIREGISTRAZIONIDOCUMENTIDOCUMENTI

E’ compito dell’Azienda creare una procedurasnella ed adatta alle proprie esigenze come

d’altra parte TUTTA LA MODULISTICATUTTA LA MODULISTICA: questoper sfruttare al meglio le potenzialità.

E’ compito dell’Azienda creare una procedurache meglio soddisfi le necessità:

lo Stato per esempio ci fa conservare le registrazioni fiscali per dieci anni…

© 2

00

7 E

tico

nsu

lt s

rl -

IS

O 9

00

1:2

00

0 -

lin

ee g

uid

a

19

Fissiamo i punti principali.Fissiamo i punti principali.

PROCESSIPROCESSI

L’Azienda deve dimostrare di conoscere le metodologie applicate al suo interno per svolgere la sua attività. Inoltre i diversi processi che la compongono devono essere messi in relazione fra loro, misurabili e migliorabili.

Monitorando i processi tramite gli indici si ha una fotografia costantemente aggiornabile dello stato dell’azienda in tutte le sua parti monitorate.

In questo modo le ‘sensazioni’ sono supportate da valori oggettivi facilmente controllabili.

Grazie agli indici si può controllare l’evolversi della situazione e pianificare il miglioramento tramite obiettivi di lungo e breve periodo.

L’Azienda ha la possibilità in questo modo di introdurre un efficace Sistema di Controllo di Gestione e Delegare la responsabilità allocando meglio le risorse.

PROCESSIPROCESSI

L’Azienda deve dimostrare di conoscere le metodologie applicate al suo interno per svolgere la sua attività. Inoltre i diversi processi che la compongono devono essere messi in relazione fra loro, misurabili e migliorabili.

Monitorando i processi tramite gli indici si ha una fotografia costantemente aggiornabile dello stato dell’azienda in tutte le sua parti monitorate.

In questo modo le ‘sensazioni’ sono supportate da valori oggettivi facilmente controllabili.

Grazie agli indici si può controllare l’evolversi della situazione e pianificare il miglioramento tramite obiettivi di lungo e breve periodo.

L’Azienda ha la possibilità in questo modo di introdurre un efficace Sistema di Controllo di Gestione e Delegare la responsabilità allocando meglio le risorse.

DOCUMENTAZIONEDOCUMENTAZIONE

L’Azienda non può lasciare che la documentazione al suo interno non segua metodologie e regole chiare e precise. Per questo deve introdurre procedure chiare per la gestione della documentazione.

La documentazione di un Sistema per la Gestione della Qualità si divide in DOCUMENTI e REGISTRAZIONI.

Per le registrazioni (documenti di particolare importanza) esiste la necessità di controllare anche la durata dell’archiviazione.

Tutta la documentazione (interna ed esterna) che influenza il SGQ deve essere sottoposta alle regole fissate: in questo modo si ha pieno controllo dei documenti.

La forma dei documenti dipende dalle esigenze dell’azienda e dalle necessità cui devono rispondere.

DOCUMENTAZIONEDOCUMENTAZIONE

L’Azienda non può lasciare che la documentazione al suo interno non segua metodologie e regole chiare e precise. Per questo deve introdurre procedure chiare per la gestione della documentazione.

La documentazione di un Sistema per la Gestione della Qualità si divide in DOCUMENTI e REGISTRAZIONI.

Per le registrazioni (documenti di particolare importanza) esiste la necessità di controllare anche la durata dell’archiviazione.

Tutta la documentazione (interna ed esterna) che influenza il SGQ deve essere sottoposta alle regole fissate: in questo modo si ha pieno controllo dei documenti.

La forma dei documenti dipende dalle esigenze dell’azienda e dalle necessità cui devono rispondere.

© 2

00

7 E

tico

nsu

lt s

rl -

IS

O 9

00

1:2

00

0 -

lin

ee g

uid

a

20

Eticonsult Srl – Il vostro partner

Contatti

Eticonsult Srl

Sede legaleVia dei Partigiani 424121 Bergamo

Sede operativaVia Serenissima 4224020 Scanzorosciate (Bergamo)

Telefono: +39.035.210619Fax: +39.02.70036497e-mail: info@eticonsult.comhttp://www.eticonsult.com/