Esami con Teams INTEGRAZIONE ALLA GUIDA DI ATENEO SU COME STRUTTURARE LE SEDUTE DI ESAMI A DISTANZA

DIPARTIMENTO DI GIURISPRUDENZA UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI NAPOLI FEDERICO II

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INDICE

1. PREMESSA, p. 3

2. CREAZIONE DEI CANALI/PUNTI ESAME, p. 4

3. STRUTTURA DEL TEAM, p. 7

4. CREAZIONE DEL CALENDARIO DELL’APPELLO E CODICE TEAM, p. 8

5. INIZIO DELLA SEDUTA DI ESAMI, p. 10

5.1. AVVIO DEI LAVORI DEI PUNTI ESAME, p. 11

5.2. IL TEAM AL LAVORO, p. 13

5.3. LA COLLEGIALITÀ DEI LAVORI, p. 14

6. Il DIALOGO TRA CANALI VIA CHAT, p. 17

7. CONTATTI PER IL SUPPORTO TECNICO, p. 20.

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1. PREMESSA L’Ateneo, per far fronte alle esigenze della didattica nell’attuale fase di emergenza sanitaria, ha inviato ai Dipartimenti una Guida che illustra le modalità di gestione degli esami di profitto a distanza attraverso la piattaforma Microsoft Teams: si tratta del documento “Esami con Teams. Istruzioni su come implementare una seduta di esami con Teams” (d’ora in avanti “Guida”). Il testo, in modo chiaro e semplice, accompagna l’utente in tutti i passaggi necessari: dallo scaricamento dell’applicazione attraverso la piattaforma UNINA, alla creazione della commissione e delle sue articolazioni interne, fino allo svolgimento e alla chiusura degli esami, verbalizzazione inclusa. La Guida, tuttavia, si limita a prefigurare lavori della commissione che si svolgono in due sole modalità, ciascuna associata ad un “canale”: pubblica (la commissione e gli studenti impegnati nella seduta) e privata (i soli componenti della commissione, ad esempio ai fini dell’attribuzione del voto; cfr. p. 9 ss. della Guida). Siffatta struttura del Team garantisce adeguatamente pubblicità e collegialità delle prove: essa risponde perfettamente alle esigenze dei titolari di insegnamenti che intendano svolgere integralmente ciascun esame di ogni singolo appello. Tali docenti potranno pertanto continuare ad attenersi integralmente a quanto illustrato dalla Guida. Quest’ultima non prospetta invece un’articolazione della commissione in “punti esame” differenziati, modalità consolidata nello svolgimento delle prove del nostro Dipartimento in ragione dell’elevato numero di studenti interessati dagli appelli di taluni insegnamenti, in particolare di quelli fondamentali. Tale modalità può essere agevolmente riprodotta attraverso il programma Teams, sempre ricorrendo alla creazione di canali a cui corrisponderà un punto esame. Il presente documento intende integrare la Guida limitatamente a ciò che concerne la definizione di questa più complessa struttura delle commissioni di esame; per ogni ulteriore profilo restano ferme pertanto le istruzioni fornite dall’ateneo. Nelle pagine seguenti saranno anche riportati semplici indicazioni operative e consigli, rivolti a semplificare al massimo il lavoro delle commissioni, ferma restando ferma la facoltà dei docenti di organizzarsi diversamente in ragione delle specificità delle singole sedute (ad esempio il numero limitato di esami da svolgere) o delle loro preferenze.

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2. CREAZIONE DEI CANALI/PUNTI ESAME

Una volta installato il programma e creato il TEAM dell’appello di esame (pp. 3-12 della Guida), è possibile procedere alla creazione dei diversi punti-esame attribuendola ciascuno di essi uno specifico canale. Per creare un canale del TEAM occorre seguire i passaggi definiti nel paragrafo della Guida intitolato “Creazione di uno spazio virtuale riservato alla Commissione d’esame” (p. 9 ss.). Pertanto: dopo aver cliccato sui puntini […] accanto al nome del TEAM selezionare “Aggiungi canale”

Figura 1

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Nelle informazioni del canale che si va a creare inserire il nome del punto esame (es.: “punto esame 1”; o, se si preferisce, il nome del componente della commissione che lo gestirà: ad es. “dott. Tizio”, “prof. Caio”, etc.); selezionare l’opzione privacy “Privato: accessibile solo a persone all’interno del team”; cliccare su “Avanti”.

Figura 2

A questo punto, va inserito il componente della Commissione (già incluso nel team nella fase della sua creazione, pp. 7-8 della Guida) che gestirà il canale/punto esame: selezionando la categoria “Insegnanti”, digitare nome e cognome del commissario nella casella “cerca insegnanti”, attendere che il sistema lo rilevi, selezionarlo e, a quel punto, cliccare sul pulsante “aggiungi” (tali operazioni sono puntualmente descritte nella Guida, p. 9 ss.)

Figura 3

La medesima operazione va ripetuta per la creazione di tutti i canali/punti esami che si intende creare.

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Attenzione:

1) Se è direttamente il Presidente della Commissione che crea e gestisce il TEAM con l’account personale UNINA, il suo inserimento all’interno dei canali-punti esame (NECESSARIO) avverrà automaticamente; diversamente, se la creazione del TEAM è realizzata da altri per suo conto, attraverso un diverso account UNINA, sarà necessario aggiungere manualmente, con la procedura sopra descritta, tanto il commissario che gestisce il singolo punto esame, quanto, in ciascun canale-punto esame creato, il Presidente della Commissione. È fondamentale, in definitiva, che il Presidente della commissione sia componente di tutti i canali del Team.

2) È possibile affidare un canale/punto esame anche a più commissari, che esamineranno poi congiuntamente i singoli studenti (si pensi al caso di commissari con meno esperienza, non ancora autonomi nella conduzione delle prove d’esame). A tal fine, è sufficiente aggiungere al canale, con la procedura sopra indicata, tutti i commissari da destinare all’unico punto esame.

3) Si ricorda che possono essere inseriti, nei canali e nel Team, esclusivamente

docenti (interni o esterni all’Ateneo) e cultori (nel rispetto dei limiti indicati dall’Ufficio area didattica) dotati di account UNINA e in possesso della piattaforma TEAMS.

Un elevato numero di punti esame velocizza naturalmente lo svolgimento della seduta. Si tenga conto, però, che oltre una certa soglia, considerate le particolari modalità di svolgimento delle prove, la gestione della piattaforma potrebbe divenire eccessivamente complessa. Si consiglia dunque di trovare un ragionevole punto di equilibrio tra struttura della commissione, numero di studenti da esaminare e altre variabili (capacità dei commissari nella gestione della piattaforma, affidabilità delle apparecchiature e della rete utilizzate, etc.).

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3. STRUTTURA DEL TEAM Per comprendere la struttura che assume il TEAM appena creato, prima di illustrarne le modalità operative nello svolgimento degli esami, il Presidente della Commissione

(o il gestore del Team) può visualizzare le seguenti informazioni. Cliccando sul pulsante Team, nella barra verticale sulla sinistra, sarà visibile la struttura della Commissione creata. Il canale Generale corrisponde al Team nel suo complesso: al suo interno vi sono, stabilmente, i componenti della commissione e, in occasione delle sedute di volta in volta convocate, gli studenti (e il pubblico) che vi accederanno mediante il codice comunicato dal Presidente della Commissione (infra, par. 4). Il canale Generale può essere associato all’aula fisica dove, in tempi normali, si svolgono gli esami e che vede presenti, nei giorni delle sedute, la commissione, gli studenti che devono sostenere le prove e chiunque voglia assistere.

Il canale Commissione (Privato) (creato seguendo le indicazioni a pp. 9-12 della Guida) è formato esclusivamente dai componenti della commissione: questi potranno accedervi in qualunque circostanza ravvisino la necessità di riunirsi riservatamente. A differenza del canale Generale, al canale Commissione (Privato) non accedono mai gli studenti, neanche durante le sedute. Vi sono infine i canali dei punti esame (nell’esempio della figura 4 ne sono stati creati tre): al loro interno ci sono, come componenti stabili, il Presidente della Commissione e il commissario che gestisce il canale; quest’ultimo, durante gli esami, avvierà una discussione nel canale, alla quale saranno invitati manualmente gli studenti da esaminare (che sono diventati, mediante lo specifico codice, ospiti del TEAM nel canale Generale: su tali passaggi cfr. infra, par. 5 ss.). Per le comunicazioni tra i diversi canali, si rinvia a quanto si dirà infra, par. 6. Nella barra verticale di sinistra (figura 4), ciascun componente del TEAM visualizzerà soltanto i canali di cui fa parte. Solo il Presidente, pertanto, visualizzerà tutti i canali.

Figura 5

Figura 4

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4. CREAZIONE DEL CALENDARIO DELL’APPELLO E DEL CODICE TEAM Chiuse le prenotazioni, il Presidente della Commissione articolerà, come di consueto, il calendario dell’appello e lo pubblicherà, con congruo anticipo, sulla propria pagina webdocenti Unina. Nel calendario sarà indicato anche il CODICE TEAM per accedere alla prova di esame nel giorno e all’orario indicato nel calendario. Il CODICE in questione si ottiene nel seguente modo: dal canale GENERALE, occorre collocare il puntatore del mouse, per qualche secondo e SENZA CLICCARE, sul simbolo del TEAM (nell’esempio della figura 5, il quadrato blu con una “e” al centro). Si aprirà un riquadro con diversi pulsanti, tra cui quello rappresentato da un INGRANAGGIO, su cui occorre cliccare. Figura 5

Tre le diverse opzioni che appariranno, ci sarà quella CODICE DEL TEAM: cliccando sul triangolino a sinistra della scritta, comparirà il bottone GENERA.

Figura 6

Cliccando su Genera si otterrà Il codice (nell’esempio: 3onr8xo), che potrà essere agevolmente copiato (attraverso l’apposito tasto COPIA) e incollato nel documento del calendario di esame. In questo modo avremo comunicato agli studenti l’aula (virtuale) in cui dovranno recarsi per sostenere l’esame, o anche solo per assistere alla seduta.

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Al fine di non pregiudicare il corretto funzionamento dell’applicazione TEAM e di rendere più agevole il lavoro della commissione, si consiglia di articolare il calendario per blocchi di studenti non troppo numerosi. Se per una sessione, ad esempio, risulteranno 40 prenotati, anziché convocarli tutti ad un unico orario, potrà essere preferibile scaglionarli in due gruppi di venti in orari diversi (la distanza tra una convocazione e un’altra varierà, ovviamente, in ragione della durata media del singolo esame e della composizione della Commissione). Il codice TEAM può essere sempre cancellato e rigenerato (i nuovi codici risulteranno però sempre diversi dai precedenti): a tal fine, è sufficiente cliccare sul tasto RIMUOVI (cfr. figura 6) e ripetere la procedura di creazione del codice innanzi illustrata. Sarebbe tuttavia opportuno utilizzare un unico CODICE per ogni appello di esame, anche se organizzato con un calendario articolato su più giorni. Diversamente, i codici di volta in volta generati dovranno essere nuovamente comunicati agli studenti, non risultando più sufficiente l’indicazione iniziale effettuata in occasione della pubblicazione del calendario. Si consiglia, una volta terminate tutte le sedute di un appello, di cancellare il codice: lo stesso TEAM potrà essere utilizzato per gli appelli di esame successivi, generando però, al momento della pubblicazione del calendario, un nuovo codice (da comunicare con il calendario del nuovo appello).

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5. INIZIO DELLA SEDUTA DI ESAMI

Nel giorno e all’ora della convocazione, gli studenti che devono sostenere l’esame accederanno, attraverso il codice del Team indicato dal docente nel calendario, al canale GENERALE: entrano così nell’aula in cui si svolgeranno gli esami. Il Presidente della Commissione pertanto, qualche minuto prima dell’ora stabilita per l’inizio della seduta, avvierà dal CANALE GENERALE una “RIUNIONE IMMEDIATA”, attraverso il pulsante rappresentato dal simbolo di una videocamera (figura 7), che si trova nella pagina principale del canale, nella parte inferiore della finestra del programma. Figura 7

A questo punto, i commissari e gli studenti potranno entrare nella riunione GENERALE, attraverso il tasto PARTECIPA che apparirà in un rettangolo blu sulla schermata principale del canale (figura 8), una volta avviata la riunione. Figura 8

Il Presidente, dopo aver atteso qualche minuto che l’aula “si riempia” (e comunque non prima dell’orario ufficiale di inizio seduta), verificherà attraverso l’elenco dei prenotati quanti tra gli studenti convocati siano effettivamente presenti. Procederà ad un vero e proprio appello, al quale gli studenti risponderanno fornendo anche il loro ACCOUNT UNINA (necessario, nei passaggi successivi, per i casi di omonimia). È buona norma (per tutte le videoconferenze con un certo numero di partecipanti, indipendentemente dalla piattaforma utilizzata) che tutti, salvo chi parla, abbiano spenti microfoni (per evitare fastidiosi rumori di fondo) e telecamere (per non appesantire eccessivamente la rete). Gli studenti potranno rispondere all’appello: o sulla chat del canale generale (figura 7: il testo va immesso nella stringa dove è scritto “avvia una nuova conversazione …”; dopo aver schiacciato sul tasto invio della tastiera il messaggio sarà visibile a tutti coloro che sono collegati in quel momento al canale); o attivando per un attimo il microfono per poi disattivarlo dopo la risposta (attraverso la barra degli strumenti riportata infra, figura 9).

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Il Presidente della Commissione disporrà a questo punto dell’elenco degli studenti (prenotati e convocati) presenti, con relativo account unina. Potrà procedere dunque a distribuire gli stessi tra i diversi canali/punti esame affidati ai diversi commissari. Tale operazione potrà essere realizzata direttamente sul canale Generale, dunque in pubblico, oppure utilizzando il Canale Commissione (privato), se creato: in tale ipotesi, dovrà essere avviata anche su tale canale una Riunione immediata a cui tutti i componenti della commissione dovranno partecipare (figure 7-8). Attenzione: tale riunione andrà avviata dal canale Commissione (privato), selezionandolo nell’elenco canali che compare sulla sinistra cliccando sul pulsante Team (cfr. figura 4); è sempre da questo canale che i commissari dovranno partecipare (cfr. figura 8). Si noti che, seguendo la procedura appena descritta, risulteranno attive due contestuali riunioni su due diversi canali: una pubblica, una riservata ai commissari, con questi ultimi che potranno passare da una riunione all’altra (infra, par. 5.3 ss.). Si raccomanda di fornire a tutti i commissari che presiederanno i canali/punti esame l’elenco dei prenotati convocati, al fine di dar loro accesso alle informazioni necessarie ai fini del riconoscimento e della verbalizzazione.

5.1. AVVIO DEI LAVORI DEI PUNTI ESAME

A questo punto, i lavori della commissione si divideranno tra i diversi canali/punti esame. Ciascun commissario, dal canale/punto esame che gestisce (cfr. figura 4 per la visualizzazione e la selezione dei diversi canali), avvierà una riunione immediata (figura 7), alla quale – per il momento – è abilitato a partecipare, oltre lui, il solo Presidente della Commissione (che in questa fase non dovrà però prendervi parte, dovendo rimanere sul canale generale). All’interno di ogni riunione attiva, ciascun partecipante visualizzerà la seguente barra dei comandi:

Figura 9

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Dalla riunione appena avviata dal proprio canale-punto esame, ciascun Commissario inizierà ad invitare gli studenti che gli sono stati assegnati dal Presidente (supra, par. 5): a tal fine attiverà la visualizzazione dei PARTECIPANTI attraverso il relativo pulsante della barra comandi della riunione (figura 9). Cliccando su tale pulsante, apparirà un riquadro sulla destra (PERSONE): nella casella in alto, dove compare la scritta “invita qualcuno”, andranno inseriti nome e cognome dello studente da invitare. Figura 6

La piattaforma, durante la scrittura, individuerà tra gli utenti unina le corrispondenze al nominativo digitato: il commissario selezionerà lo studente da esaminare; nei casi di omonimia (frequenti), il commissario effettuerà

la scelta sulla base del nome unina fornito nel corso dell’appello ad inizio seduta. L’operazione sarà ripetuta dal Commissario per tutti gli studenti assegnati al suo punto esame. Figura 7

È necessario che ogni commissario inviti immediatamente tutti gli studenti destinati al suo punto esame: questa sarà una prima modalità che assicura la pubblicità della seduta. In aggiunta, il commissario – su indicazione del Presidente – aggiungerà, con la medesima procedura, chiunque richieda, dal canale generale, di assistere alle prove. N.B.: si consiglia di rivolgere l’invito agli studenti con la modalità appena indicata e non mediante la procedura “aggiungi membro” (descritta dalla Guida per la creazione del canale privato della Commissione, p. 9 ss.): in tale ipotesi, infatti, lo studente verrebbe aggiunto al canale stabilmente e non limitatamente alla riunione in corso di svolgimento.

Nelle riunioni dei singoli canali-punti esame ci saranno ora il commissario che lo gestisce e tutti gli studenti invitati (per sostenere l’esame o per assistervi). Iniziano dunque a svolgersi le prove: il commissario invita il primo studente ad accendere microfono e telecamera (gli altri presenti li manterranno spenti); effettua il riconoscimento mediante l’esibizione – in videocamera – di un documento in corso di validità e dà inizio al colloquio. Ultimata la prova (infra, par. 5.3 ss.), procederà allo stesso modo per i successivi candidati.

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5.2. IL TEAM AL LAVORO In questa fase, operano nel Team, simultaneamente, più riunioni su diversi canali. Accanto a quello dei singoli punti esame saranno operativi: a) il canale generale, con il Presidente e gli studenti-pubblico non indirizzati verso i diversi punti esame. Nella transizione tra una seduta del calendario e un’altra, su tale canale inizieranno a confluire gli studenti della seduta successiva: in attesa che la precedente si concluda, si potrà dar corso alle operazioni preliminari in precedenza descritte (supra, par. 5: appello e raccolta dei nomi utente unina). Il Presidente potrà anche utilizzare il canale generale come ulteriore punto esame, svolgendo direttamente alcuni colloqui (il Presidente, nella struttura immaginata, non ha un proprio canale punto esame) o portando a termine le eventuali “seconde parti” dei colloqui (sul punto cfr. infra, par. 5.3). b) il canale Commissione (privato), su cui la Commissione potrà incontrarsi riservatamente per qualunque esigenza emerga nel corso della seduta. Il prospetto dei canali del TEAM (già rappresentato alla figura n. 4) apparirà, durante la presente fase dei lavori, nel seguente modo: Figura 12

Le icone delle telecamere che compaiono accanto ai canali indicano su quali di essi vi è una riunione in corso. Nella figura 12 risultano riunioni attive su tutti i canali del TEAM. N.B.: quella della figura 12 è la visualizzazione del Presidente, che è componente di tutti i canali. Gli altri commissari visualizzeranno solo i canali di cui sono componenti. Ciascuno di essi vedrà pertanto i seguenti canali (con relativo status): generale, Commissione (privato) e punto esame gestito.

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5.3. LA COLLEGIALITÀ DEI LAVORI Il Presidente della Commissione potrà assicurare la collegialità dei lavori attraverso differenti modalità. Si illustra di seguito, per prima, quella che appare preferibile alla luce delle peculiarità insite in una gestione a distanza delle sedute di esame. Si indicheranno, poi, altre possibili strade che pure possono essere seguite, sebbene con maggiori difficoltà nella gestione della piattaforma. Il Presidente della Commissione è l’unico ad avere accesso a tutti i canali del TEAM: potrà pertanto passare agevolmente da una riunione ad un’altra, partecipando allo svolgimento degli esami sui canali punti-esami. Per questi ultimi, il Presidente non avvierà direttamente le riunioni, ma parteciperà a quelle già in corso avviate dai commissari che gestiscono i punti esami (figura 13). Cliccando su un punto esame con riunione in corso (nella figura 13 il punto esame n.1), troverà nella pagina principale del canale l’avviso di riunione in corso (a destra nella figura 13): per accedere alla riunione sarà sufficiente cliccare su PARTECIPA. Figura 13

In questo modo il Presidente prenderà parte alla riunione del canale dove si sta svolgendo un colloquio di esame: ascolterà l’esposizione del candidato, interverrà allorquando lo ritenga necessario, porrà anch’egli una o più domande. A questo punto, formulerà una propria valutazione, parziale, di cui il commissario che gestisce il canale terrà conto nell’attribuzione finale del voto. Sull’andamento complessivo della prova Presidente e Commissario potranno discutere o davanti al candidato o spostandosi temporaneamente sul canale Commissione (Privato). Seguendo questa modalità, la chiusura dell’esame e la verbalizzazione saranno portate a termine direttamente dal Commissario esaminatore, che a tal fine sarà messo in condizione dal Presidente di accedere alla piattaforma dei verbali digitali (per la verbalizzazione cfr. la Guida, p. 18 ss.).

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Il Presidente è dunque un componente mobile della Commissione: passerà da un canale/punto esame all’altro, sovrintendendo l’andamento complessivo dei colloqui e assicurandosi di interloquire con tutti gli studenti esaminati. Gli altri commissari, invece, resteranno tendenzialmente impegnati a gestire i loro canali (passeranno al limite nei canali Generale e Commissione (privato) se necessario). Quando un commissario del TEAM, e in particolare il Presidente (considerato il suo ruolo), è contestualmente in più riunioni, si visualizzeranno sullo schermo i comandi riportati in figura 14: Figura 14

Nell’esempio dell’immagine, riferito al presidente, questi è presente contemporaneamente, in stato di attesa (in pausa), su quattro riunioni di diversi canali. Cliccando sui bottoni sulla linea della freccia verde, sceglierà di entrare in una delle riunioni in corso; cliccando su quelli sulla linea della freccia gialla, sceglierà di abbandonare la riunione corrispondente. N.B.: abbandonare non significa che la riunione si arresterà, ma soltanto che un componente la lascia (la riunione continuerà tra gli altri

partecipanti): si potrà sempre tornare in una riunione abbandonata, fin quando in corso, seguendo le indicazioni relative alla figura 13. L’applicazione TEAMS non consente agli utenti di partecipare a più di quattro riunioni contemporaneamente. Questo non rappresenta un problema per i commissari, che potranno essere contestualmente in massimo tre riunioni (sui canali Generale, Commissione (Privato) e Punto esame gestito), passando agevolmente, quando necessario, da una riunione ad un’altra. Il problema potrebbe sussistere per il Presidente, nel caso fossero attivi più di due canali/punti esami: in tale ipotesi, il Presidente dovrebbe rimanere sempre sui canali Generale e Commissione, abbandonando le riunioni canali/punti esame quando supera il limite indicato. Ma si ribadisce: abbandonare la riunione non significa non potervi rientrare quando lo si desideri, con le modalità indicate (v. ancora figura 13).

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Rispetto ad un andamento dei colloqui spesso strutturati su una “prima” e una “seconda” parte, con la formula appena illustrata si mantiene l’esame “doppio”, ma la parte con il Presidente non è necessariamente quella conclusiva. Se si volesse mantenere la struttura “tradizionale”, si potranno seguire due diverse strade (in relazione alle quali assumerà però un’importanza fondamentale quanto si dirà infra, par. 6, in merito alle comunicazioni via chat tra canali del Team): 1) Il commissario, una volta ultimate le sue domande al candidato, “chiamerà” il presidente della Commissione sul canale/punto esame, affinché concluda la prova. La valutazione sull’andamento complessivo del colloquio e la decisione in ordine alla votazione potranno realizzarsi sia davanti allo studente, sia passando temporaneamente al canale Commissione (privato). Tornati sul canale punto esame, si comunicherà allo studente l’esito della prova e si procederà alla verbalizzazione (cfr. la Guida, p. 18 ss.). 2) Il commissario, ultimata la “prima parte” del colloquio, inviterà il candidato a spostarsi sulla riunione del canale GENERALE; a questo punto, invierà sulla chat del canale Commissione (Privato) un messaggio con il nominativo dello studente, le domande rivoltegli e la votazione proposta. Il presidente, visualizzato il messaggio relativo alla prima parte del colloquio, svolgerà la seconda parte sul canale generale, su cui intanto lo studente si è spostato, invitandolo ad attivare microfono e telecamera. Conclusa la seconda parte, il Presidente procederà quindi ad attribuire il voto e alla verbalizzazione (cfr. la Guida, p. 18 ss.).

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6. Il DIALOGO TRA CANALI VIA CHAT È importante che i componenti della commissione, impegnati in diverse riunioni su diversi canali, abbiano agevoli modalità di comunicazione tra loro. Tale esigenza, come segnalato, diviene imprescindibile laddove si prescelgano le modalità di svolgimento degli esami indicate nel precedente paragrafo ai numeri 1 e 2. In tale ottica, la commissione potrà organizzarsi come meglio ritiene: potrà ad esempio creare un gruppo WhatsApp dove inviare le comunicazioni. Sarebbe ovviamente più semplice gestire anche questo aspetto direttamente da TEAMS, utilizzando così un’unica piattaforma per la conduzione complessiva della seduta. All’interno di ogni riunione è presente lo strumento CHAT, che può essere facilmente visualizzata con il pulsante presente nella barra della figura 9 (se schiacciato, la chat comparirà sulla parte destra dello schermo). Il problema è che, in tale caso, la chat funziona tra coloro che, in quel momento, sono presenti alla riunione. Come far pervenire un messaggio ad un componente della Commissione impegnato in un’altra riunione su un diverso canale? Facciamo due esempi pratici.

a) Immaginiamo si sia scelto di adottare la modalità di gestione di esami di cui al punto 1 del precedente paragrafo. Il commissario del canale punto esame n. 1 termina la prima parte e, per la seconda, deve “chiamare” sul proprio canale il Presidente, intanto impegnato in un’altra riunione (ad esempio sul canale generale; o in un altro canale-punto esame per un’altra seconda parte), che pertanto non vede i messaggi della chat del canale che lo chiama.

b) Immaginiamo si sia scelto di adottare la modalità di gestione di esami di cui al

punto 2 del precedente paragrafo. Il commissario del canale n. 1 termina la prima parte e invia sulla chat Commissione (privato) il messaggio con il relativo esito. Anche in questo caso il Presidente, se impegnato in altra riunione su canale diverso da Commissione (privato), potrebbe non accorgersi tempestivamente del messaggio, rallentando i lavori della seduta.

Si indicano di seguito le procedure da seguire per rendere più efficaci le comunicazioni via chat tra diversi canali.

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Figura 15

Mentre si partecipa ad una riunione, è sempre possibile, senza interromperla, visualizzare la struttura del Team attraverso il tasto TEAM presente nulla barra verticale sulla sinistra della finestra. La riunione, dallo schermo intero, passa in un riquadro più piccolo (in alto a sinistra, nella figura 15 indicato con “Riunione in punto esame n. 2”). Il commissario, da tale schermata, può selezionare uno dei diversi canali a cui ha accesso e inviare messaggi nella relativa chat (con la riunione che prosegue sempre nel riquadro in alto a sinistra). Può, ad esempio, selezionare il canale Commissione (Privato): comparirà la schermata principale del canale, con la relativa chat nella parte bassa della finestra.

È qui che va composto il messaggio, che sarà immesso nella chat premendo invio sulla propria tastiera oppure cliccando sul pulsante aeroplanino di carta (nella figura 15 cerchiato in rosso) Figura 15

Oppure: Figura 16

È possibile segnalare che il messaggio è riservato ad uno specifico utente facendolo precedere da @NOME COGNOME dell’destinatario prescelto.

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Il messaggio è stato dunque inviato. Bisogna però regolare il sistema di notifiche, affinché ai componenti della Commissione arrivi la segnalazione che è stata pubblicata una comunicazione sulla chat di un canale di cui sono componenti. Figura 17

Tutti i componenti della commissione dovranno eseguire, per ogni canale a cui partecipano, le seguenti operazioni. Dalla visualizzazione del Team, cliccare sui tre puntini […] accanto al canale su cui si sta intervenendo (nell’esempio della figura 17 il canale Commissione (Privato)); dal riquadro che compare si seleziona l’opzione NOTIFICHE DEL CANALE. Il nuovo riquadro che si apre va impostato come indicato nella figura 18. Cliccare quindi su SALVA.

Figura 18

N.B.: si ripete che l’operazione deve essere effettuata da ogni commissario per tutti i canali di cui è componente. Il Presidente, essendo componente di tutti i canali, dovrà ripetere l’operazione per ciascuno di essi. Attraverso tali modifiche, i commissari, indipendentemente dalla riunione in cui sono impegnati, riceveranno una

duplice notifica dei messaggi pubblicati nei vari canali. Figura 19

In particolare, comparirà un punto rosso sul pulsante AZIONI (rappresentato da un CAMPANELLO), situato in alto nella barra verticale collocata nella parte sinistra della finestra: nell’esempio della figura 19, viene segnalato che ci sono due notifiche. Cliccando sul pulsante si potrà verificare da chi proviene il messaggio, sulla chat di quale canale è stato immesso e, nel caso interessi, visualizzarlo.

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7. CONTATTI PER IL SUPPORTO TECNICO

Per qualsiasi chiarimento o dubbio di natura tecnica, i docenti potranno rivolgersi a:

Gennaro Ferraro (gennaro.ferraro2@unina.it);

Pasquale Iscaro (pasquale.iscaro@unina.it);

Flaviano Mattino (flaviano.mattino@unina.it);

Maurizio Scopacasa (maurizio.scopacasa@unina.it).