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Impatti della Normativa in materia di Conservazione Sostitutiva e Fatturazione Elettronicaqualità e sicurezza dei processi operativi e gestionali

Domenico Antonelli

Aula ODCEC Roma12 marzo 2015


Fattura PA obbligatoria

• Il 6 giugno 2013 è entrato in vigore il decreto attuativo che prevedemodalità e tempistiche per l’operatività della FE obbligatoria per la PA

• A regime, i fornitori delle amministrazioni pubbliche non potranno piùinviare fatture cartacee ma solo fatture elettroniche secondo lespecifiche tecniche indicate negli allegati

• La data di partenza è stata quella del 6 giugno 2014 e sono staticoinvolti i fornitori di Ministeri, Agenzie e degli enti nazionali diprevidenza (Inpdap, INAIL, INPS)

• La seconda data è il 31 marzo 2015, vedrà coinvolte tutte leamministrazioni pubbliche indicate nell’apposito elenco ISTAT edinserite nel conto economico consolidato dello Stato


Adeguamenti PA e fornitori

• PA: informatizzazione dei sistemi: predisposizione canale verso SDI, acquisizione della fattura PA nei gestionali, sistema documentale per la gestione elettronica (conservazione)

• Fornitori: verifica della decorrenza dell’obbligo, acquisizione informazioni per la corretta emissione delle fatture, attrezzarsi per emissione della fatturaPA nel formato XML, firma digitale emittente , etc.

• Direttamente o tramite intermediari: servizi di emissione, trasmissione e conservazione delle FE

• PMI: possibilità di abilitazione al Mepa e utilizzo dei servizi gratuiti


I tre pilastri della Fattura Elettronica: AIL

• FE è un documento che non viene mai materializzato, dall’emissione allaconservazione pertanto necessita di garanzie tecniche che sia:

– Autentico, ossia provenga e sia stato emesso dal fornitore nella fattura stessa

– Integro ossia non abbia subito modifiche nel contenuto di qualsiasi tipo dalmomento di emissione sino alla ricezione

– Leggibile cioè sia visualizzabile in modo tale che tutte le informazioni rilevanti sianofacilmente leggibili su carta o sullo schermo (human readable)

• Se necessario la leggibilità può essere il risultato di una conversione con unsoftware di visualizzazione (formati strutturati XML o EDI)

• La leggibilità deve essere garantita per tutto il periodo di conservazioneelettronica obbligatorio anche ai fini dell’esibizione alle autorità fiscali/revisorietc.


La nuova FE deregulation dal 1 gennaio 2013

• Semplificazione in emissione con i seguenti metodi alternativi perassicurare autenticità ed integrità:

– apposizione firma elettronica qualificata o digitale

– utilizzo di sistemi EDI (Electronic Data Interchange) di trasmissione

• La principale novità è la centralità delle scelte del soggetto emittenteche può utilizzare:

– sistemi controllo di gestione che assicurino collegamento affidabile tra lafattura e la cessione dei beni/servizi riferibile ad essa (in alternativa allafirma elettronica)

– altre tecnologie in grado di garantire A e I

– NON occorre più la marcatura temporale

– libertà di scelta del formato di emissione: strutturata (XML) o nonstrutturata(PDF)


I Sistemi di Controllo di Gestione (audit trails)

• Devono essere utilizzati sistemi di controllo per garantire l’esistenza diun collegamento certo tra ciascuna operazione imponibile Iva e lafattura

• Il SdC è un processo mediante il quale occorre:

– tenere traccia dei documenti collegati relativi al ciclo di fatturazione(contratto o accordo commerciale, ordine d’acquisto, DDT, fattura,pagamento)

– legare tali elementi per garantire:

1. autenticità, verifica del cliente che ha fatto l’ordine, ricevuto la consegna,intestatario della fattura

2. integrità: verifica di prezzo, quantità, termini di pagamento, Iva dovuta,correttezza della partita IVA


Accordo con il destinatario

• Non è più richiesto che vi sia accordo (agreement) con ildestinatario

• L’accordo preventivo su: formati, modalità, sistema ditrasmissione, non è di per se indispensabile per quanto sia daritenere utile e opportuno

• Se il cedente prestatore demanda a un terzo (outsourcer) latrasmissione sarà necessario uno specifico accordo


La fattura PA: emissione e trasmissione

• File XML (XML schema per fattura elettronica Sistema DiInterscambio SDI 1.0)

• Specifiche tecniche su www.fatturapa.gov.it

• Firma elettronica qualificata dell’emittente e riferimentotemporale

• Trasmissione al Sistema di interscambio (SDI)

http://www.fatturapa.gov.it/


SDI sistema di interscambio

• È lo snodo tra emittente e ricevente la fattura PA:

– Accredita le PA

– Riceve le fatture

– Effettua i controlli sui files

– Inoltra le fatture alla PA

– Notifica l’esito della trasmissione

– Trasmessa al Sistema di interscambio (SDI)


Trasmissione allo SDI

• Sistema di PEC: come allegato al messaggio, possono esserci piùallegati, non è necessario alcun accreditamento

• Tramite un servizio web del SDI (SDI COOP): un solo file alla volta,prevede la sottoscrizione di un accordo di servizio

• Tramite rete SPC (sistema pubblico di connettività)

• Tramite trasmissione dati tra terminali remoti via FTP

• Via web tramite il sito fatturapa.it


Identificazione delle PA: IPA

• Ai fini della ricezione delle FE da parte dello SDI, ogni PA ha uncodice univoco assegnato dall’Indice delle pubblicheamministrazioni (IPA)

• IPA è una sorta di anagrafica di riferimento

• Ogni PA deve accreditarsi presso IPA

• www.indicepa.gov.it

http://www.indicepa.gov.it/


D.Lgs. 7 marzo 2005 n.82 (CAD)La digitalizzazione dei procedimenti amministrativi

• La digitalizzazione dei procedimenti amministrativi consentenuove modalità di comunicazione e interazione con cittadini eimprese attraverso l’erogazione di servizi e la realizzazione diun unico punto di accesso

• I procedimenti amministrativi incentrati sulla gestionedocumentale garantiscono la corretta gestione dell’intero ciclodi vita dei documenti dalla produzione alla conservazione


I sistemi di gestione documentale

• I sistemi per la gestione documentale consentono infatti di:

– Automatizzare i processi di classificazione, fascicolazione e definizionedei dati Documento informatico

– Automatizzare la fase di registrazione dei documenti in ingresso euscita e assegnazione alle unità organizzative Flussi documentali eprotocollo

– Dematerializzare il trattamento dei flussi documentali sia in ingressoche in uscita Dematerializzazione

– Supportare l’archiviazione dei documenti informatici e delle copieConservazione


documento informatico

• Il CAD definisce il documento informatico “la rappresentazioneinformatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”

• Tale definizione è il frutto delle evoluzioni che hanno riguardatoquesto ambito e sottolinea al tempo stesso l’importanza deldocumento informatico quale elemento indispensabile per ladematerializzazione dell’azione amministrativa


flussi documentali

• La gestione dei flussi documentali organizza e governa ladocumentazione ricevuta, inviata o comunque prodottadall’amministrazione per l’esecuzione dei procedimenti di pertinenza

• Consente la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, laclassificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione deidocumenti informatici

• L’AGID definisce inoltre attraverso le modalità operative per eseguire leoperazioni di registrazione del protocollo


dematerializzazione

• Il termine dematerializzazione indica il progressivo incremento dellagestione documentale informatizzata, all’interno delle struttureamministrative pubbliche e private, e la conseguente sostituzione deisupporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore deldocumento informatico, a cui la normativa vigente riconosce pienovalore giuridico.


timbro digitale

• L‘apposizione del contrassegno a stampa (timbro digitale) è utile per laverifica della corrispondenza del documento analogico riprodotto inremoto rispetto all’originale informatico

• Attraverso la circolare n. 62 del 30 aprile 2013 l’Agenzia ha emanato lelinee guida per la generazione, apposizione e verifica del contrassegnoelettronico che può sostituire a tutti gli effetti di legge la firmaautografa in un’ottica di progressiva dematerializzazione dell’interosistema di gestione documentale


conservazione

• Il sistema di conservazione mira a garantire le caratteristiche diautenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documentiinformatici, come previsto dal CAD (art.44)

• Le indicazioni di dettaglio delle regole tecniche sono raccolte in specificiallegati che ampliano il quadro di riferimento dell’attività diconservazione:

– Glossario/definizioni

– Formati

– Standard e specifiche tecniche

– Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione

– Metadati


conservazione

• Due elementi fondamentali del sistema di conservazione il responsabile e il manuale:

• Il responsabile della conservazione: soggetto, interno all'ente, che per legge ha l'obbligo di conservazione di un determinato documento:

– definisce e attua le politiche del sistema di conservazione

– governa la gestione del sistema con piena responsabilità e autonomia

– può, sotto la propria responsabilità, delegare lo svolgimento del processo di conservazione - o parte di esso - a uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza


conservazione

• Il manuale della conservazione è un «documento informatico» che deve illustrare dettagliatamente:

– i ruoli, le responsabilità, gli obblighi e le eventuali deleghe dei soggetti coinvolti

– le tipologie dei documenti conservati

– il modello di funzionamento e il processo di conservazione e di trattamento dei pacchetti di archiviazione

– le procedure per la produzione di duplicati o copie

– le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti

– le infrastrutture utilizzate e le misure di sicurezza adottate


Il processo di conservazione sostitutiva

1. acquisizione documento, immagine o nativo digitale?

2. firma digitale e marca temporale, conservazione sostitutiva didocumento informatico o analogico?

3. indicizzazione

4. produzione del lotto di conservazione

5. chiusura del lotto di conservazione firma e marcatura da partedel Responsabile della Conservazione

6. distruzione del cartaceo

7. comunicazione all’AdE dell’impronta e della marca temporale,tempistica? Entro il quarto mese successivo presentazionedichiarazioni dei redditi (obbligo soppresso)

8. Pagamento imposta di bollo


Vantaggi della conservazione sostitutiva

• La conservazione sostitutiva genera efficienza interna

• L’efficienza interna si traduce in riduzione:

– dei tempi di manodopera la gestione elettronica dei documenti porta con sé il vantaggio in termini di riduzione dei tempi di ricerca dell’informazione

– degli spazi fisici dedicati agli archivi, meglio far spazio alla carta o alle competenze?

– dei costi dei materiali di stampa


L’analisi di Osservatorio ICT & Professionisti

• Fonte: Osservatorio ICT & Professionisti School of Mangement del Politecnico di Milano il “Quaderno del Fare”

• Dati di sintesi:

– Le PA acquirenti sono? 11 mila

– Le dimensioni medie dei fornitori sono? 80% micro e piccole imprese

– Quante fatture riceve la PA in un anno? Tra i 55 e 65 milioni

– Risparmio a regime? Un miliardo di euro l’anno


Risparmi sui progetti di “Fatturazione Elettronica”Fonte: Dipartimento di Ingegneria Gestionale del Politecnico di Milano

• Solo scambio di fattura risparmio nel costo di gestione delprocesso di fatturazione pari a circa 4 € a documento, latoemittente

• Ricezione di fatture in formato elettronico strutturato risparmiofino a 8 € a documento

• Progetti di dematerializzazione e digitalizzazione dei processinell’ambito del Ciclo dell’Ordine risparmio, nella singola impresa, i30-40 € risparmiati a ciclo

• Il risparmio più importante si ottiene con la completa gestioneelettronica dell’intero ciclo dell’ordine, dalla composizionedell’ordine all’archiviazione della documentazione relativa alpagamento/incasso generato dall’ordine stesso


I “principi” del Ciclo Ordine-Pagamento

• Integrazione: il ciclo deve essere gestito come un unico processointegrato, sia all’interno delle organizzazioni sia nelle relazioni diinterfaccia tra cliente e fornitore, attenzione ai parametri di prestazionecomplessivi e ai workflow che legano tra loro le diverse attività nelle fasidi Ordine, Consegna, Fatturazione e Pagamento

• Dematerializzazione: i principali documenti del Ciclo dell’Ordine (ordine,conferma d’ordine, avviso di spedizione, documento di trasporto,Fattura, avviso di pagamento ecc.) possono essere prodotti, scambiati econservati esclusivamente in formato elettronico

• Significativo miglioramento delle prestazioni di processo, si risparmia

fino a circa l’80% dei costi complessivi del processo


I dati sulla fatturazione elettronica

• Audizione Consiglio Nazionale Dottori Commercialisti Esperti Contabili al Senato della Repubblica, commissione Anagrafe Tributaria

• I numeri:

– gli scarti a regime sono il 20% medio, in discesa dopo un dato di picco iniziale del 40% circa

– gran parte degli scarti sono dovuti a problemi tecnici


Le proposte di ODCEC sulla fattura elettronica

• Proposte

• lavorare con SOGEI per la scrittura delle regole tecniche

• richiedere all’Agenzia delle Entrate la fornitura gratuita in ambiente PA della possibilità di caricare i documenti in conservazione sostitutiva:

risparmio di costi

maggiore efficienza ed efficacia dei controlli dell’Amministrazione

eliminazione della duplicazione degli archivi

• aggiungere livelli di dettaglio alla FE per facilitare la spendingreview


• Grazie per l’attenzione!

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